Разработка ИС «Электронный секретарь».

Содержание
Введение 2
1. Описание предметной области информационной технологии организации ООО «ТРС», где внедрена ИС «Электронный секретарь» 4
1.1 Характеристика полной предметной области 5
1.2 Характеристика организационных единиц предметной области 6
2. Характеристика процессов циркуляции и переработки информации 10
2.1. Разработка функциональной модели системы на основе технологии IDEF0 10
2.2. DFD диаграмма потоков данных информационной системы "Электронный секретарь" 13
2.3. Диаграмма потоков процессов в информационной системе «Электронный секретарь» IDEF3 14
3. Предлагаемая информационная система "Электронный секретарь" организации ООО «ТРС» 17
3.1. Функциональная модель системы IDEF0 17
3.2. Диаграмма потоков данных в системе 19
4. Техническое обеспечение информационной системы «Электронный секретарь» в организации ООО «ТРС» 21
4.1 Предлагаемая локальная компьютерная сеть, персональные компьютеры и принтеры 21
4.2 Предлагаемый перечень прикладных программ 29
5. Расчет затрат на реализацию информационной системы "Электронный секретарь в ООО "ТРС". 30
5.1 Расчет затрат на локальную компьютерную сеть, персональные компьютеры и принтеры 30
5.2 Расчет затрат на приобретение прикладных программ 30
5.3. Расчет эффективности внедрения ИС "Электронный секретарь" в ООО "ТРС" Нижний Новгород 31
Заключение 34
Список используемой литературы 36

Программа предназначена для автоматизации рабочего места секретаря организации, учитываются входящие и исходящие документы.
На всех рабочих местах сотрудников ООО "ТРС" установлена операционная система Windows2007, а также оболочка NortonCommander семейства MS-DOS.
На компьютеры компании так же устанавливают антивирусную программу «Антивирус Касперского».
Так же, сотрудники пользуются в своей работе интегрированным пакетом прикладных программ общего назначения MicrosoftOffice 2007, включающим:
Текстовый редактор;
Редактор электронных таблиц;
систему управления базой данных (СУБД);
графические редакторы.
На рабочем месте имеются системы обработки данных (СОД), предназначенные для информационной поддержки сотрудника, при принятии управленческих решений.
Microsoft Office Communicator используют для общения внутри компании между коллегами, путем обмена мгновенным сообщением и аудио и видеозвонков. Это приложение представляет собой часть программного пакета MicrosoftOffice и интегрировано в него.
Помимо этого, на рабочем месте устанавливают программу Microsoft Office Outlook - персональные коммуникаторы состоящие из календаря, планировщика задач, записок, менеджера электронной почты, адресной книги.
Используют в своей работе также Microsoft Office Visio —для создания с бизнес-диаграммам и технических диаграммам.
На рабочем месте установлены приложения Microsoft Office Project (приложение для управления проектами), Microsoft Query — приложение для просмотра и отбора информации из базы данных, Microsoft Office One Note — приложения для записи заметок их управления.
Для взаимодействия с базой данных используется СУБД MSSERVER.
5. Расчет затрат на реализацию информационной системы "Электронный секретарь в ООО "ТРС".
5.1 Расчет затрат на локальную компьютерную сеть, персональные компьютеры и принтеры
Стоимость каждой стационарной рабочей станции выходит порядка 23 177 руб., так как станций восемь, то всего получается 155 416 рублей – затраты на стационарные рабочие станции. Прибавим сюда расходы на сервер, сетевой принтер и концентратор - 47856 и получим итоговую сумму – 203272 рублей. Такая цена является приемлемой для указанного количества рабочих станций.
Как видно из комплектации при современном уровне развития технологий обеспечивается наилучшая комплектация, которая позволяет функционировать системе на самых высоких скоростях и обеспечивает удобство и имеет большой запас на расширение и модификацию.
5.2 Расчет затрат на приобретение прикладных программ
Установка программы "АРМ Секретаря 3.8" на одном рабочем месте будет стоить 2500 руб. В фирме ООО "ТРС" Нижний Новгород будет 8 рабочих станций и соответственно затраты составят 20000 рублей.
Затраты на операционную систему Windows 2007 обойдутся в 3200 на рабочее место, т.е. 25600руб.
Антивирусная программа «Антивирус Касперского» будет стоить 1050 руб. для одной рабочей станции, т.е. 8400 руб. для всех.
Программное обеспечение Microsoft Office 2007 будет стоить 3390 руб., на 8 компьютеров - 27120 руб.
Установка СУБД MS SERVER обойдется 20948 руб.
Итоговые затраты на комплектующие составят 305340 рублей
Прибавим к ним затраты на кабели и разъемы, еще порядка 4000 руб. и получим 309340 руб.
Далее рассчитаем эффективность таких затрат и срок окупаемости проекта внедрения автоматизированной информационной системы "Электронный секретарь".
5.3. Расчет эффективности внедрения ИС "Электронный секретарь" в ООО "ТРС" Нижний Новгород
Чтобы оценить финансовую эффективность реинжиниринга бизнес-процессов можно использовать подход, который рассматривает реструктуризацию деятельности организации в виде инвестиционного проекта. Эффективность затрат на улучшение качества товара организации можно характеризовать разными показателями, которые используют в финансовом анализе для оценки эффективности проекта.
К примеру, чистую приведенную стоимость инвестиционного проекта (NPV) часто используют для оценки полученной прибыли от реализации проектов с учетом временной стоимости денег
где CFi– потоки денежных поступлений от данного инвестиционного проекта в i-й период, n – число периодов прогнозирования, d – ставка дисконтирования, отражающая минимальную величину дохода на вложенный капитал, Inv – денежные средства, затраченные на инвестиции.
CF1 =145000
CF2 =220000
CF3 =393000
CF4 =516000
CF5 =724000
CF6 =901000
В качестве временного периода возьмем полугодие, т.е. i=6
Величина d за 2014 год составляет 20%, т.е. 0,2
d = d b + d s + d o + d k + d j
d b  базовой ставки по эмитенту
d s премии за страновой риск (учёт специфического риска страны расположения)
d o Премия за отраслевой риск
d k  Премия за риск некачественного корпоративного управления
d j Премия за неликвидность акций
В таблице 1 приведены расчеты показателя NPV
Таблица 1
Месяц Сfi Сfi с учетом d NPV за месяц 1 145000 120833,3333 -179166,6667 2 220000 152777,7778 -26388,88889 3 393000 227430,5556 201041,6667 4 516000 248842,5926 449884,2593 5 724000 290959,3621 740843,6214 6 901000 301743,077 1042586,698   Сумма 1342586,698     NPV 1042586,698  
Inv=300000 руб.
NPV=1042586,698 руб.
На рисунке 13 приведен график динамики NPV
Рис.13. График динамики NPV
Для того, чтобы оценить эффективность вложения в улучшение качества продукции показатель CF рассматривают в виде дополнительного денежного потока, полученного в результате проведения мероприятий, направленных на улучшение качества. По-другому, показатель CF  - это разница между денежными потоками организации до и после проведения реинжиниринга бизнес-процессов.
Известно, что дисконтированный срок окупаемости (DPP), который с большей надежностью характеризует эффективность проекта по сравнению с простым сроком окупаемости (PP), определяется как значение n, для которого справедливо следующее уравнение:

i=5 месяцев
 Отдача проекта по реинжинирингу бизнес-процесса на вложенные в него средства определяется с помощью показателя PI, который характеризует суммарную дополнительную прибыль от реинжиниринга на единицу затрат на его реализацию [14]:

Pi=1342586,698/300000=4,47
Таким образом, подтверждается, что проведение реинжиниринга бизнес-процессов интернет-магазина систем безопасности эффективно и приводит к увеличению объема продаж.

Заключение
Рассмотрев вопросы разработки информационной системы на предприятиях удалось выявить огромные преимущества использования таких систем предприятиями. При правильном подборе системы легко проходит процесс ее внедрения, сокращаются временные затраты на обычные рабочие действия с документацией из-за чего работники становятся более эффективными и выполняющими большие объемы работы. С помощью многофункциональных систем электронного документооборота возможно добиться оптимизации деятельности как локальных отделов компании, так и всех ее процессов. Многими системами ходе анализа собираются сведения, использующиеся при принятии управленческого решения [8,9,10].
Есть еще множество других преимуществ, даваемых системами автоматизированного документооборота. Эти преимущества не всегда лежат на поверхности, но оказывают сильное влияние на эффективную работу предприятия, путем повышения уровня подготовленности сотрудников, развития их умений, а также навыков использования компьютерных технологий в своей работе[7].
Можно сделать выводы о том, что системы автоматизированного документооборота ведут за собой значительные экономические эффекты для предприятий внедривших эти системы, эти эффекты сложно оценить количественно из-за косвенного их влияния. Известно, что от правильности выбора системы электронного документооборота зависит успех ее внедрения.
В дополнение ко всему вышесказанному хочется добавить, что сегодня внедрение систем электронного документооборота на предприятиях является необходимой чертой информационного общества. За это говорит положительный опыт внедрения таких систем, а также значительная экономическая выгода от их использования[14,15].
В процессе курсовой работы разработана функциональная модель информационной системы «Электронный секретарь», включающая в себя три модели: модель IDEF0 модель DFD и модель IDEF3.
Модель IDEF0 является двухуровневой, включающей в себя три действия первого уровня декомпозиции.
DFD диаграмма включает в себя два уровня, состоящих из трех действий первого уровня и трех работ второго уровня, а также трех внешних сущностей и четырех хранилищ данных. Рассмотрены основные технические характеристики информационной системы, проведена оценка затрат и экономической эффективности внедрения данной системы.
Разработанные модели должны упростить дальнейшие разработки программы информационной системы «Электронный секретарь».
Список используемой литературы
Погодаев А.К., Глухов А.И. Определение стратегии развития компании на основе принципов всеобщего управления качеством // Известия ТулГУ. Серия: Машиностроение, системы приводов и детали машин. Спец. вып. — Тула: Изд-во ТулГУ, 2006. С. 210-216.
Федюкин В.К. Основы квалиметрии. Управление качеством продукции. Учебное пособие. – М.: Информационно-издательский дом «Филинъ», 2004. – 296 с.
Калянов Г.Н. - Моделирование, анализ, реорганизация и автоматизация бизнес-процессов. 2006. - 465с.
В. В. Ильин - Моделирование бизнес-процессов. Практический опыт разработчика. 2006. – 201 с
Уткин Э.А., «Бизнес-реинжиниринг. Обновление бизнеса», ЭКМОС, М-1998. - с.112.
Елиферов, В.Г. Бизнес-процессы: Регламентация и управление: Учебник / В.Г. Елиферов. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 319 c.
Репин, В.В. Бизнес-процессы. Моделирование, внедрение, управление / В.В. Репин. - М.: Манн, Иванов и Фербер, 2013. - 512 c.
Репин, В.В. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов / В.В. Репин. - М.: Манн, Иванов и Фербер, 2013. - 544 c.
Рудакова, О.С. Реинжиниринг бизнес-процессов: Учебное пособие для студентов вузов / О.С. Рудакова. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2013. - 343 c.
Хаммер, М. Быстрее, лучше, дешевле: Девять методов реинжиниринга бизнес-процессов / М. Хаммер. - М.: Альпина Пабл., 2012. - 356 c.
Ширяев, В.И. Управление бизнес-процессами: учеб.-метод. пособие / В.И. Ширяев. - М.: ФиС, ИНФРА-М, 2009. - 464 c.
Крючков В.Н. Нейро-лингвистические основы реинжиниринга бизнес-процессов. - Менеджмент в России и за рубежом, № 2, 2002.
Крючков В.Н. Реинжиниринг бизнес-процессов с точки нейро-лингвистического программирования. - ЭКО, № 11, 2003.
Робсон М., Улпах Ф. Практическое руководство по реинжиниргу бизнес-процессов / Перевод под ред. Н.Д. Эриашвили. – http://www.management.com.ua/bpr/bpr012-2.html\
 Хаммер М., Чэмпи Дж. Реинжиниринг корпорации: манифест для бизнес-революции, Изд-во "Харпер Бизнес", 2001.
Гританс Я.М. Организационное проектирование и реструктуризация (реинжиринг) предприятий и холдингов: экономические, управленческие и правовые аспекты. – М., 2005.
Менеджмент. /Под ред. проф. М.М. Максимцова, проф. М.А. Комарова. – М.: Юнити, 2002.
Оболенски Н. Практический реинжиринг бизнеса: Инструменты и методы для эффективного изменения. - М: Лори, 2004.
Столповских А.И. Управление организационным развитием на кризисных предприятиях химической промышленности. Дисс. Канд. Эконом. Наук. – М., 1995.
Истратова Е. А. Формирование эффективной системы бизнес-процессов организации на основе портфельного анализа // Методы менеджмента качества. -2008. - N 12. - С. 4-9 Итоги международной научно-практической конференции "Реинжиниринг бизнес-процессов на основе современных информационных технологий.
Киселев А. Д. Реинжиниринг бизнес-процессов. полный курс МВА: учебник / Киселев А. Д. – М. : Эксмо, 20с.
См.: Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ (ред. от 29.04.2008, с изм. от 22.12.2008) «Об обществах с ограниченной ответственностью» // Российская газета, N 265, 26.12.2008.
БройдоВ.Л. , Ильина О.П. Вычислительные системы, сети и телекоммуникации. Учебное пособие. Издание 3. СПб.: Питер, 2008. —740 с.
Бройдо В.Л. Персональные ЭВМ: архитектура и программирование на Ассемблере. Учебное пособие. -СПб.:СПбГИЭА, 1994. –218 с.Танненбаум Э. Архитектура компьютера. — СПб.: Питер, 2002. —704 с.
Фигурнов В.Э. IBM PC для пользователя. — М.: Финансы и статистика, 2002. —240 с.Лучшие ресурсы сети Интернет. Желтые страницы (русские ресурсы). htpp://www.YP.Piter.com
Компьютеры и программы (экспертиза и тесты). htpp://www.comp.potrebitel.ru
Магия ПК. htpp://www.magicpc.spb.ruМир Интернет. htpp://www.iworld.ru
Патрушина С. М. Информационные системы в экономике. – М.: Изд-во Бизнес, - 2010 - 352 с.
Макарова Н.В., Бройдо В.Л., Ильина О.П. и др. Информатика. Учебник. —М.: Финансы и статистика, 2006. —768 с.10.
34