Разработка информационной системы «Автосервис»

Автоматизация документооборота, в наши дни становится необходимым инструментом оптимизации и управления внутренними процессами предприятий, без которого сложно обойтись в условиях жесткой конкуренции. Автоматизация документооборота предоставляет новые перспективы для компании по ускорению темпов работы, дает возможности по опережению конкурентов в принятии стратегических и оперативных решений [16].

В современном мире уже очень сложно обойтись без автоматизации документооборота на крупном предприятии. Она так же нужна, как автоматизация бухгалтерских процессов. Для этого существует множество причин. Первая причина в том, что, обработка информации должна проводиться быстро и качественно, часто информационные потоки даже важнее материальных. Вторая причина в том, что потеря информации или ее части, а также хищение может стоить предприятию очень дорого. Выделяют список общих проблем для организаций с традиционными способами обработки документов [2]:

• потеря документов, их хищение;
• накопление массы документов от неизвестных источников;
• временные затраты на поиски документов;
• временные затраты на бумажную продукцию для документов;
• затраты на подготовку и утверждение документов.

Вышеперечисленные проблемы решаются путем внедрения системы электронного документооборота, плюс:

• будет обеспечена согласованная работа всех отделов;
• будет упрощена работа с документами и повышена ее результативность;
• повысится производительность труда персонала из-за уменьшения времени на создание, обработку и поиск документов;
• повысится доступность информации;
• появится возможность установки прав доступа персонала к данным.

Можно сделать вывод, что автоматизированные системы документооборота нужны любому предприятию, как большому, так и мелкому [10].

В курсовой работе будет рассмотрена функциональная модель информационной системы для автосервиса.

Автосервисом является структура, которая занимается плановым техническим обслуживанием, текущим и капитальным ремонтом, устранением неполадок, установкой дополнительного оборудования, восстановительным ремонтом автомобильного транспорта.

Если рассмотреть функции, выполняемые автосервисом, то основными направлениями работы автосервиса является оказание услуг по различным видам ремонта автомашины, приведение ее в действующее состояние или замена некоторых ее частей.

Все клиенты, которые обращаются в автосервис, оформляют заказы на оказание услуг, они заполняют формы регистрации, где нужно указывать свои паспортные данные, марку автомобиля, номер автомобиля и данные владельца, контактные телефоны.

Поэтому, основными функциями по документальному сопровождению заказов являются:

• регистрация клиентов;
• выдача справочной информации о доступных услугах;
• прием заказов на оказание услуги;
• выдача справочной информации о сделанном заказе;
• отчеты о проделанной работе и расчеты стоимости предоставленной услуги.

Разрабатываемую информационную систему можно применять в любом типичном автосервисе. Она должна предусматривать хранение большого количества информации в единой базе данных, созданной для того, чтобы экономить рабочее время с помощью автоматизации различных вспомогательных процессов оформления документов: учет сведений о клиентах, автомобилях, о работах, учет наличия запчастей и расходного материала. Таким образом, разработанная автоматизированная информационная система для автосервиса может сильно облегчить работу автосервиса [3].

1.1 Разработка функциональной модели системы на основе технологии IDEF0

Предметной областью для моделирования является информационная система автосервиса.

Она предназначена для автоматизации оформления документации в автосервисе.

Информационная автоматизированная система автосервиса должна включать в себя возможности: создание и администрирования базы данных клиентов, автомобилей, оказанным услугам, сотрудникам, и предоставлять возможности оформления отчетной документации по разным видам работы автосервиса.

На диаграммах IDEF0 система взаимодействует с окружающим миром посредством входов, выходов, управления и механизмов исполнения, которые обозначаются стрелками.

Входные данные:

- обращения клиентов (даты обращений, информация о клиенте, информация о транспортном средстве, суммы авансовых платежей, виды необходимых работ);

...

1.2 DFD диаграмма потоков данных информационной системы автосервиса

Для того, чтобы определить пути следования информационных потоков - движение документации и ресурсов, необходимо построить DFD диаграмму потоков данных информационной системы для автосервиса.

Диаграмма потоков данных (Dataflow diagrams, DFD) используется, чтобы описывать документооборот и обработку данных. Так же как и диаграммы IDEF0, DFD диаграммы представляют разрабатываемую систему в виде иерархической структуры взаимозависимых действий и объектов, связанных определенными отношениями. Их чаще всего используют в виде дополнений к моделям IDEF0, чтобы более наглядно отображать текущие операции и документооборот в системе обработки данных. Главной целью диаграмм DFD является иллюстрация того, каким образом каждое действие преобразует входы в выходы, а также выявление отношений между этими действиями.

...

2.1 Функциональная модель системы IDEF0

Проанализировав построенные функциональные модели стало видно, что в моделях не хватает следующих входных данных:

- запасные части и ресурсы (являются основным сырьем для процессов работы автосервиса, из-за того, что их используют во всех процессах оказания услуг по ремонту и тюнингу);

- данные по оплате (квитанции, оплаченные клиентам по услугам автосервиса).

...

2.3 Отчеты по диаграммам моделей IDEF0, DFD, IDEF3

Для законченного и полного описания моделей создадим отчеты по диаграммам DFD, IDEF0 и IDEF3.

Для начала создадим отчет по диаграммам для модели IDEF0 (рис. 11). Содержимое текстового файла отчета представлено на рис. 12. В отчете описываются свойство каждой диаграммы, действия, связи и объекты.

...

4 Оценка эффективности внедрения информационной системы

В нынешнее время организации занимаются планированием инвестиционной деятельности основываясь на сформулированные собственные цели и анализ их работы [1]. Всегда на начальных этапах оцениваются основные перспективы базовых направлений развития организации. На следующих этапах формулируются стратегические цели в рамках обозначенных перспектив, далее определяются показатели и их целевое значение, связь со основными целями, и в конце — конкретные шаги по внедрению разработанной стратегии. Чаще всего применяют проекты, которые предусматривают реинжиниринг бизнес-процессов организации, а осуществление таких проектов нацелено на достижение целей. Самые успешные организации, используют идеологию TQM для планирования инноваций в производстве, они опираются на качественные характеристики процессов и продукции [2], и планируют изменения своих финансовых показателей в результате проведения реинжиниринга. Для этого эффективнее всего пользоваться комплексным подходом, включающим в себя методы анализа бизнес – процессов, используя качественно-стоимостные показатели и модели, которые отражают процессы создания продукции при реализации бизнес-процессов, и элементы финансового анализа деятельности предприятия

...

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Рассмотрев вопросы разработки информационной системы на предприятиях удалось выявить огромные преимущества использования таких систем предприятиями. При правильном подборе системы легко проходит процесс ее внедрения, сокращаются временные затраты на обычные рабочие действия с документацией из-за чего работники становятся более эффективными и выполняющими большие объемы работы. С помощью многофункциональных систем электронного документооборота возможно добиться оптимизации деятельности как локальных отделов компании, так и всех ее процессов. Многими системами ходе анализа собираются сведения, использующиеся при принятии управленческого решения

...