Организация почтового сервиса предприятия, Электронный документооборот на предприятии ООО «ИНТЕКС».

ОГЛАВЛЕНИЕ
Введение 4
1 Теоретические аспекты электронного документооборота 7
1.1 Программные средства электронного документооборота 7
1.1.1 1С: Документооборот 8
1.1.2 Евфрат 10
1.1.3 Дело 11
1.1.4 Босс-референт 11
1.1.5 Directum 12
1.1.6 PayDox 13
1.1.7 DocsVision 13
1.1.8 Сравнение систем электронного документооборота 14
1.2 Организация документооборота в ООО «ИНТЕКС» 17
1.2.1 Организационная структура ООО «ИНТЕКС» 18
1.2.2 Бизнес-процессы ООО «ИНТЕКС» 20
1.2.3 Применяемые в ООО «Интекс» средства электронного документооборота 32
1.3 Выводы по разделу 35
2 Оптимизация электронного документооборота в ООО «ИНТЕКС» 37
2.1 Архитектура решения 37
2.2 Бизнес-процессы «как должно быть» 39
2.2.1 Группа бизнес-процессов «Участие в конкурсах на разработку/адаптацию программного обеспечения» 39
2.2.2 Группа бизнес-процессов «Разработка новых конфигураций по заказам» 43
2.2.3 Группа бизнес-процессов «Доработка существующих конфигураций в целях повышения их качества» 48
2.3 Выводы по разделу 52
3 Информационно-программный продукт для оптимизации электронного документооборота в ООО «ИНТЕКС» 53
3.1 Алгоритмы работы информационно-программного продукта 53
3.1.1 Алгоритм подбора оптимального способа доставки 53
3.1.2 Алгоритм получения тарифов доставки / стоимости проезда до населенного пункта 57
3.1.3 Алгоритм загрузки тарифов доставки / стоимости проезда до населенного пункта 59
3.1.4 Алгоритм ввода варианта доставки 60
3.1.5 Алгоритм ввода города 62
3.2 Информационные объекты 64
3.3 Проект интерфейсов программного продукта 69
3.3.1 Диаграмма навигации и диалоговые окна 69
3.3.2 Раздел «Подбор оптимального способа доставки» 70
3.3.3 Раздел «Варианты доставки» 74
3.3.4 Раздел «Города» 82
3.3.5 Раздел «Тарифы» 84
3.4 Выводы по разделу 86
Заключение 87
Список использованной литературы 90

Макет формы «Подбор оптимального способа доставки» приведен на рисунке 21.Рисунок 21 - Макет окна «Подбор оптимального способа доставки»В таблице 6 приведены основные элементы формы «Подбор оптимального способа доставки».Таблица 6 – Элементы формы «Подбор оптимального способа доставки»№Элемент формыОписание123Поле «Наименование»В поле заносится название конкурса и другая информация. Подробнее см. таблицу 7.Поле «Дата и время окончания приема конкурсной документации»В поле указывается дата и время окончания приема конкурсной документации.Например, 15.11.2014 10:00 Подробнее см. таблицу 7.Поле «Город»В поле осуществляется выбор города, в который необходимо доставить конкурсную документацию. Выбор осуществляется из справочника. Подробнее см. таблицу 7.Поле «Объем документации»В поле заносится количество пачек бумаги, из которых состоит документация. Подробнее см. таблицу 7.Поле «Дата и время подготовки конкурсной документации»В поле указывается дата и время подготовки конкурсной документации или, другими словами, время готовности конкурсной документации для отправки в нужный город.Например, 15.11.2014 10:00.Подробнее см. таблицу 7.Поле участвует в подборе оптимального способа доставки, когда выставлен флажокнапротив него. По умолчанию флажок не выставлен.Надпись про наличие тарифовНадпись «Имеются варианты доставки, для которых не получены тарифы» отображается, если на форме «Варианты доставки» имеются элементы, у которых:флаг «На собственном авто» не выставлен;поле «Вариант сбора тарифов» имеет значение «Получение стоимости с офиц. сайта»;ещё не получен тариф доставки/проезда.Надпись «Имеются варианты доставки, для которых не загружены тарифы из файла» отображается, если на форме «Варианты доставки» имеются элементы, у которых:флаг «На собственном авто» не выставлен;поле «Вариант сбора тарифов» имеет значение «Загрузка из файла»;не загружен тариф доставки/проезда.Если условия для отображения выше приведенных надписей отсутствуют, то выводится надпись зеленым шрифтом «Для всех вариантов доставки имеются тарифы».Кнопка «Получить тарифы»Если отсутствуют условия для отображения надписи «Имеются варианты доставки, для которых не получены тарифы» (см. предыдущий пункт таблицы), то кнопка не отображается.Работа кнопки соответствует алгоритму, описанному в пункте 3.1.2.При нажатии на данную кнопку открываются электронные страницы, содержащие расчет тарифов доставки/проезда (адрес эл. страницы указан в соответствующем поле на форме «Вариант доставки – Создание (Изменение)», см. подраздел 3.3.2) для тех вариантов доставки, у которых:флаг «На собственном авто» не выставлен;поле «Вариант сбора тарифов» имеет значение «Получение стоимости с офиц. сайта»;ещё не получен тариф доставки/проезда.На эл. странице должны быть заполнены поля для расчета тарифа, которые аналогичны полям текущей формы. Для этого администратору системы необходимо прописать в коде соответствующий алгоритм по обработке страницы и сбору (сохранению в системе) результатов расчета тарифа. Примечание. Параметр «Объем документации» применяется для тех расчетов тарифа, где учитывается вес документации. Стоит принимать вес одной пачки бумаги равным 2,5 кг.При необходимости пользователь должен занести недостающую для расчета информацию.Результат расчета тарифа содержит «город», «срок доставки/проезда» и «стоимость». Результат расчета тарифа для варианта доставки хранится в системе до тех пор, пока открыто текущее окно «Подбор оптимального способа доставки».Кнопка «Подобрать способы доставки»При нажатии на кнопку осуществляется подбор вариантов доставки, удовлетворяющих заданным параметрам. Результаты подбора выводятся в таблице «Оптимальные способы доставки» (подробнее см. ниже).Работа кнопки соответствует алгоритму, описанному в пункте3.1.1. Так, обобщенными этапами работы являются:проверка на корректность ввода параметров;проверка на наличие тарифов для всех вариантов доставки (если имеются варианты доставки, для которых отсутствуют тарифы, то выводится соответствующее предупреждающее сообщение);отбор вариантов доставки, удовлетворяющих заданным параметрам;проверка: имеются ли отобранные варианты доставки (если таковые отсутствуют, то выводится сообщение о том, что подходящих вариантов доставки не найдено);ранжирование отобранных вариантов доставки по стоимости и вывод результатов в таблицу «Оптимальные способы доставки». Таблица «Оптимальные способы доставки»Таблица предназначена для отображения всех возможных вариантов доставки документации, удовлетворяющих заданным параметрам.Варианты доставки отображаются по возрастанию их «стоимости».Таблица не доступна для редактирования.Подробнее про графы таблицы см. в таблице 8.Кнопка «Сохранить»При нажатии на кнопкуимеется возможность сохранить таблицу «Оптимальные способы доставки» на жесткий диск в файле формата .xls, .xlsx, .doc, .docx и др. или вывести её на печать. В названии и шапке таблицы должны быть приведены значения полей текущей формы.Таблица 7 – Описание полей формы «Подбор оптимального способа доставки»№ПолеТип данныхЗначение по умолчаниюПримечание12356НаименованиеСтрока (150)нетПоле обязательно для заполнения.Дата и время окончания приема конкурсной документацииДата и время (без секунд)нетПоле обязательно для заполнения.ГородСсылка на справочник «Города»нетПоле обязательно для заполнения.Объем документацииЧисло (целое)«1»Значение поля должно быть неотрицательным.Поле обязательно для заполнения.Дата и время подготовки конкурсной документацииДата и время (без секунд)нетПоле обязательно для заполнения только тогда, когда выставлен флаг напротив него.Таблица 8 – Описание граф таблицы «Оптимальные способы доставки»№ГрафаОписаниеВозможность сортировки1234NВ графе приводится позиция варианта доставки в итоговом рейтинге. ДаВариант доставкиВ графе приводится наименование варианта доставки.ДаВид доставкиВ графе приводится вид доставки для указанного в графе 2 варианта.ДаВремя работыВ графе приводится время работы.Формат представления информации:«с <ЧЧ:ММ> до <ЧЧ:ММ>»Пример:«с9:30 до 17:00»Если данное поле для варианта доставки, указанного в графе 2, не заполнено, то в графе таблицы приводится «круглосуточно»НетСтоимость, руб.В графе приводится стоимость доставки документации или проезда до населенного пункта.ДаСрок доставки, час.В графе приводится срок доставки документации или время проезда до населенного пункта.ДаРаздел «Варианты доставки»Форма «Варианты доставки»Из основного окна системы можно перейти на форму «Варианты доставки». Макет формы «Варианты доставки» приведен на рисунке22.Рисунок 22 - Макет окна «Варианты доставки»Данная форма служит для:просмотра перечня созданных вариантов доставки; вызова форм создания/измененияварианта доставки;вызова форм для просмотра тарифов выделенного варианта доставки;вызова форм для обновления тарифов выделенного варианта доставки.В таблице9 приведены основные элементы формы «Варианты доставки».Таблица 9 – Основные элементы формы «Варианты доставки»№Элемент формыОписание123Таблица «Варианты доставки»В таблице приводится перечень созданныхвариантов доставки.Подробнее про графы таблицы см. в таблице10.Кнопка «Создать»При нажатии на кнопку появляется окно «Вариант доставки - Создание» (подробнее см. ниже) с незаполненными данными. Кнопка «Изменить»При нажатии на кнопку появляется окно «Вариант доставки - Изменение» (подробнее см. ниже) с данными, отражающими выбранный в таблицевариант доставки.Кнопка «Удалить»При нажатии на кнопку система запрашивает подтверждение на удаление выбранного в таблицеварианта доставки.Кнопка «Обновить тарифы»Если для выделенного варианта доставки выставлен признак «На собственном авто» или в качестве варианта сбора тарифов выбрано значение «Получение стоимости с офиц. сайта», то кнопка не активна.Работа кнопки соответствует алгоритму, описанному в пункте3.1.3.При нажатии на кнопку открывается окно для выбора файла формата .xls, содержащего тарифы для выделенного варианта доставки. Файл должен содержать следующую информацию:город;срок доставки документации или время проезда до населенного пункта (в час.);стоимость доставки документации / проезда до населенного пункта (в руб.);дата актуальности тарифа.Примечание.Перед применением данной кнопки администратору системы необходимо для каждого варианта доставки, у которых не выставлен признак «На собственном авто» и в качестве варианта сбора тарифов выбрано значение «Загрузка из файла», прописать в коде программы алгоритм распознавания файла формата .xls, содержащего тарифы.Кнопка «Посмотреть тарифы»Если выделенный вариант доставки не имеет загруженных тарифов, то кнопка не активна.При нажатии на кнопку появляется окно «Тарифы – <Вариант доставки.Наименование>» (подробнее см. пункт 3.3.5), содержащее тарифы доставки документации/проезда до населенного пункта выделенного элемента таблицы.Таблица 10 – Описание граф таблицы «Варианты доставки»№ГрафаОписаниеВозможность сортировки1234НаименованиеВ графе приводится наименование варианта доставки. ДаВид доставкиВ графе приводится вид доставки конкурсной документации. Да Адрес эл. страницыВ графе приводится адрес эл. страницы, если таковой имеется для варианта доставки, иначе приводится символ «–».НетВремя работыВ графе приводится время работы компании (почты, водителя).Формат представления информации:«с <ЧЧ:ММ> до <ЧЧ:ММ>»Пример:«с9:30 до 17:00»Если данное поле для элемента не заполнено, то в графе таблицы приводится «круглосуточно»НетЗагр. тарифыВ графе приводится флажок, если для варианта доставки имеются загруженные тарифы доставки/проезда.ДаДата актуальности тарифовЕсли для варианта доставки имеются загруженные тарифы доставки/проезда, то в графе приводится дата актуальности этих тарифов. Иначе в графе приводится символ «–».ДаФорма «Вариант доставки – Создание (Изменение)»Окна «Вариант доставки– Создание» и «Вариант доставки– Изменение» открываются при нажатии на кнопки «Создать» и «Изменить» в окне «Варианты доставки» соответственно. Внешний вид данныхформничем не отличается между собой, поэтому, в дальнейшем, будем их рассматривать как одну форму «Вариант доставки – Создание (Изменение)».Форма«Вариант доставки – Создание (Изменение)» служит длясоздания/редактирования варианта доставки: задания наименования варианта доставки;выбора вида доставки;выбора варианта сбора тарифов за доставку/проезд;задание адреса эл. страницы, содержащей тарифы;задание времени работы;определение стоимости за 100 км пути на собственном авто.Форма «Вариант доставки – Создание (Изменение)» (см. рисунки 22-26)состоит из: набора полей, в которых задаются общие сведения о варианте доставки; набор кнопок, позволяющих загрузить и просмотреть тарифы за доставку/проезд.Рисунок 23 - Макет окна «Вариант доставки – Создание (Изменение)»Рисунок 24 - Макет окна «Вариант доставки – Создание (Изменение)» с видом доставки «Почта» и загруженными тарифамиРисунок 25 - Макет окна «Вариант доставки – Создание (Изменение)» с не установленным признаком «На собственном авто»Рисунок 26 - Макет окна «Вариант доставки – Создание (Изменение)» с установленным признаком «На собственном авто»В таблице 11приведены основные элементы формы «Вариант доставки – Создание (Изменение)».Таблица 11 – Элементы формы «Вариант доставки – Создание (Изменение)»№Элемент формыОписание123Поле «Наименование»В поле заносится наименование варианта доставки. Например, наименование компании, оказывающей услуги по доставке/проезду, либо ФИО водителя. Подробнее см. таблицу 12.Поле «Вид доставки»В поле осуществляется выбор вида доставки конкурсной документации. Возможные значения: Почта;Экспресс-почта;Собственными силами. Подробнее см. таблицу 12.Флаг «На собственном авто»Флаг отражается, если поле «Вид доставки» имеет значение «Собственными силами». По умолчанию и когда поле «Вид доставки» не имеет значение «Собственными силами», флаг является выключенным. Поле «Вариант сбора тарифов»Поле отображается, если флаг «На собственном авто» является выключенным. В поле осуществляется выбор варианта сбора тарифов доставки/проезда. Возможные значения: Загрузка из файла;Получение стоимости с офиц. сайта.Подробнее см. таблицу 12.Поле «Адрес электронной таблицы»Поле отображается, если флаг «На собственном авто» является выключенным.В поле заносится адрес электронной страницы компании, оказывающей услуги по доставке/транспортировке, содержащий тарифы (расчет тарифов).Подробнее см. таблицу 12.Поле «Стоимость за 100 км пути, руб.»Поле отображается, если флаг «На собственном авто» является включенным.В поле заносятся экономические расходы (в руб.) на каждые 100 км пути, которые требуются на доставку конкурсной документации на собственном транспортном средстве. Подробнее см. таблицу 12.Поле «Время работы»В поле заносится время работы компании (водителя), в которое можно передать ей (ему) конкурсную документацию для доставки в нужный город.Подробнее см. таблицу 12.Справочное поле «Дата актуальности загр. тарифов»Поле отображается, если флаг «На собственном авто» является выключенным и поле «Вариант сбора тарифов» имеет значение «Загрузка из файла».В поле приводится дата актуальности загруженных тарифов доставки/проезда до населенного пункта.Поле не доступно для редактирования.Если загруженные тарифы для текущего элемента отсутствуют, то приводится надпись красным шрифтом «Тарифы не загружены».Кнопка «Записать и закрыть»При нажатии на кнопку должны осуществляться проверки на заполнение следующих полей:«Наименование»;«Вид доставки»;«Вариант сбора тарифов» (если поле отображается);«Адрес электронной таблицы» (если поле отображается);«Стоимость за 100 км пути, руб.» (если поле отображается).Кроме того, осуществляются проверки на выполнение следующих требований: на уникальность наименования варианта доставки;поле «Время работы»: значение в поле «с» не может совпадать со значением поля «до»;если заполнено хоть одно поле («с» либо «до»), то должно быть заполнено и другое поле.Если все проверки пройдены, то происходит сохранение (запись) варианта доставки, иначе выводятся соответствующие сообщения об ошибках.Кнопка «Обновить тарифы»Если для текущеговарианта доставки выставлен признак «На собственном авто» или в качестве варианта сбора тарифов выбрано значение «Получение стоимости с офиц. сайта», то кнопка не активна.При нажатии на кнопку открывается окно для выбора файла формата .xls, содержащего тарифы для выделенного варианта доставки. Файл должен содержать следующую информацию:город;срок доставки документации или время проезда до населенного пункта (в час.);стоимость доставки документации / проезда до населенного пункта (в руб.);дата актуальности тарифа.Примечание.Перед применением данной кнопки администратору системы необходимо для текущего варианта доставки прописать в коде программы алгоритм распознавания файла формата .xls, содержащего тарифы.Кнопка «Посмотреть тарифы»Если вариант доставки не имеет загруженных тарифов, то кнопка не активна. При нажатии на кнопку появляется окно «Тарифы – <Вариант доставки.Наименование>» (подробнее см. пункт 3.3.5), содержащее тарифы доставки документации/проезда до населенного пункта для текущего варианта доставки.Таблица 12 – Описание полей формы «Варианты доставки – Создание (Изменение)»№ПолеТип данныхЗначение по умолчаниюПримечание12356НаименованиеСтрока (150)нетПоле обязательно для заполнения.Вид доставкиСсылка на перечисление «Виды доставки»«Почта»Поле обязательно для заполнения.Вариант сбора тарифовСсылка на перечисление «Варианты сбора тарифов»«Загрузка из файла»Поле обязательно для заполнения, если отображается на формеАдрес электронной таблицыСтрока (500)нетПоле обязательно для заполнения, если отображается на формеСтоимость за 100 км пути, руб.Число (целое)нетЗначение поля должно быть неотрицательным.Поле обязательно для заполнения, если отображается на форме.Время работыВремя (ЧЧ.ММ – ЧЧ.ММ)нетПоле не обязательно для заполнения.Раздел «Города»Форма «Города»Из основного окна системы и из формы «Подбор оптимального способа доставки» можно перейти на форму «Города». Макет формы «Города» приведен на рисунке27.Рисунок 27 - Макет окна «Города»Данная форма служит для добавления, изменения и просмотра перечня городов.В таблице13 приведены основные элементы формы «Города».Таблица 13 – Основные элементы формы «Города»№Элемент формыОписание123Таблица «Города»В таблице приводится перечень созданныхгородов и расстояний до них от г. Москва.Подробнее про графы таблицы см. в таблице14.Кнопка «Создать»При нажатии на кнопку появляется окно «Город - Создание» (подробнее см. ниже) с незаполненными данными. Кнопка «Изменить»При нажатии на кнопку появляется окно «Город - Изменение» (подробнее см. ниже) с данными, отражающими выбранный в таблицегород.Кнопка «Удалить»При нажатии на кнопку система запрашивает подтверждение на удаление выбранного в таблицегорода.Таблица 14 – Описание граф таблицы «Города»№ГрафаОписаниеВозможность сортировки1234№ п/пВ графе приводится порядковый номер строки таблицыНетГород В графе приводится название городаДа Расстояние, кмВ графе приводится расстояние (в км) до города, указанного в графе 2, от г. Москва ДаФорма «Город – Создание (Изменение)»Окна «Город– Создание» и «Город– Изменение» открываются при нажатии на кнопки «Создать» и «Изменить» в окне «Города» соответственно. Внешний вид данныхформничем не отличается между собой, поэтому, в дальнейшем, будем их рассматривать как одну форму «Город – Создание (Изменение)».Форма«Город – Создание (Изменение)» служит длясоздания/редактирования города.Макет окна «Город – Создание (Изменение)» представлен на рисунке 28.Рисунок 28 - Макет окна «Город – Создание (Изменение)»В таблице 15 приведены основные элементы формы «Город – Создание (Изменение)».Таблица 15 – Элементы формы «Город – Создание (Изменение)»№Элемент формыОписание123Поле «Название города»В поле заносится название города (населенного пункта). Подробнее см. таблицу 16.Поле «Расстояние от г. Москва, км»В поле указывается расстояние (в км) от г. Москва до города, приведенного в поле «Название города» Подробнее см. таблицу 16.Кнопка «Записать и закрыть»При нажатии на кнопку должны осуществляться проверки на заполнение следующих полей:«Название города»;«Расстояние от г. Москва, км».Кроме того, осуществляется проверка на уникальность названия города.Если все проверки пройдены, то происходит сохранение (запись) города, иначе выводятся соответствующие сообщения об ошибках.Таблица 16 – Описание полей формы «Город – Создание (Изменение)»№ПолеТип данныхЗначение по умолчаниюПримечание12356Название городаСтрока (150)нетПоле обязательно для заполнения.Расстояние от г. Москва, кмЧисло (целое)нетЗначение поля должно быть неотрицательным.Поле обязательно для заполнения.Раздел «Тарифы»Форма «Тарифы»Из форм «Варианты доставки» и «Вариант доставки – Создание (Изменение)» можно перейти на форму «Тарифы – <Вариант доставки.Наименование>». Макет формы приведен на рисунке29.Рисунок 29 - Макет окна «Тарифы – <Вариант доставки.Наименование>»Данная форма служит для просмотра тарифов доставки документации и стоимости проезда в населенные пункты.В таблице17 приведены основные элементы формы «Тарифы – <Вариант доставки.Наименование>».Таблица 17 – Основные элементы формы «Тарифы – <Вариант доставки.Наименование>»№Элемент формыОписание123Название формыВ названии формы указывается наименование варианта доставки, для которого приводятся тарифы. Кнопка «Печать»При нажатии на кнопкуимеется возможность вывести на печать таблицу с тарифами или сохранить её на жесткий диск в файле формата .xls, .xlsx, .doc, .docx и др. В названии таблицы должны быть указаны наименование варианта доставки и дата актуальности.Справочное поле «Дата актуальности тарифов»Поле не доступно для редактирования. В поле приводится дата актуальности загруженных тарифов для варианта доставки.Таблица «Тарифы»В таблице приводятся тарифы доставки документации или стоимость проезда в населенные пункты. Таблица доступна только для просмотра. Подробнее про графы таблицы см. в таблице18.Таблица 18 – Описание граф таблицы «Тарифы»№ГрафаОписаниеВозможность сортировки1234№ п/пВ графе приводится порядковый номер строки таблицыНетГород В графе приводится название городаДа Срок доставки, час.В графе приводится срок доставки документации или время проезда до населенного пункта, указанного в графе 2.ДаСтоимость, руб.В графе приводится стоимость (в руб.) доставки документации или проезда до населенного пункта, указанного в графе 2.ДаВыводы по разделуВ третьем разделе дано детальное описание выдвигаемого рационализаторского предложения. Разработаны алгоритмы работы информационно-программного продукта, описаны информационные объекты, применяемые в информационно-программном продукте, спроектированы интерфейсы информационно-программного продукта.ЗаключениеВ рамках настоящей работы рассмотрены и охарактеризованы наиболее распространенные в Российской Федерации программные средства электронного документооборота. Проведен сравнительный анализ технологических характеристик программных средств. Выполнено сравнение функциональных возможностей средств электронного документооборота, на основании которого сделан вывод об некотором превосходстве 1С:Документооборот и Directumнад конкурентами за счет расширенной функциональности, способности адаптироваться под требования Заказчика и масштабируемости.Применительно к ООО «Интекс» проведен анализ бизнеса, включая анализ организационной структуры и анализ основных бизнес-процессов. Проведенный анализ показал применение в ООО «Интекс» устаревших средств баг-трекинга и контроля версий, осложняющих бизнес-процессы и приводящих к лишним трудозатратам работников ООО «Интекс». Определено, что функции, выполняемыми указанными системами могут быть переложены на современную систему электронного документооборота. Ввиду особенностей производственной деятельности ООО «Интекс», в качестве такой системы документооборота предложено взять 1С: Документооборот. Такая система может быть адаптирована сотрудниками ООО «Интекс» без привлечения сторонних специалистов, что обеспечивает быструю реакцию системы на изменение бизнес-процессов, ускоренную процедуру внедрения и снижение затрат на такое внедрение.Замена двух систем единой с расширенным функционалом обеспечит оптимизацию бизнес-процессов путем снятия необходимости проведения схожих действий одновременно в двух системах, улучшит понимаемость бизнес-процессов и их результатов работниками компании.Кроме того, в рамках процесса «Разработка конкурсной документации и её отправка» выявлено выполнение офис-менеджером трудоемкой операции «Выбор способа отправки конкурсной документации». Операция заключается в выборе оптимального способа доставки корреспонденции из следующих:путем отправки почтой;путем отправки одной из курьерских служб;путем доставки нарочным (на автомобиле компании или посредством общественного транспорта: ж/д транспорт, авиатранспорт и т.д.).Поскольку рассматриваемые система 1С:Документооборот является адаптируемой под требования компании, автором было сделано рационализаторское предложение, заключающееся в разработке в рамках новой системы документооборота специализированного средства, обеспечивающего автоматический расчет оптимального способа доставки корреспонденции путем выполнения следующих функций:учет вариантов доставки корреспонденции;опрос web-сайтов компаний по доставке корреспонденции для получения тарифов;опрос web-сайтов транспортных компаний для получения сведений о стоимости поездки в отдельные населенные пункты;учет параметров доставки корреспонденции;подбор оптимального способа доставки корреспонденции.Разработка специализированного средства, реализующего указанные функции обеспечила оптимизацию трудозатрат на подбор способа доставки корреспонденции, а также экономию материальных средств за счет выбора оптимального способа доставки корреспонденции.Для указанного средства разработаны алгоритмы функционирования, описание структуры информационных объектов средства и спроектированы рекомендуемые интерфейсы средства.Предложено следующее изменение ИТ-архитектуры ООО «Интекс».Должна быть адаптирована и внедрена система 1С: Документооборот. Адаптация системы должна вестись силами ООО «Интекс» в соответствии с принятыми бизнес-процессами «как есть».В ходе внедрения системы 1С: Документооборот, в систему должны быть внесены:сведения об организационной структуре и штате компании;сведения о текущих проектах в части: структуры проекта, стадии выполнения, наработанных материалах, исполнителях;сведения из системы баг-трекинга.Перенос следует выполнять в нерабочее время таким образом, чтобы переход на новую систему прошел одномоментно. После переноса данных, исторические системы должны поддерживаться в рабочем состоянии до завершения последнего проекта, отраженного в них. Всё это время системы должны использоваться только в качестве хранилища ретроспективной информации.Ретроспективную информацию по подготовке к конкурсам вводить не целесообразно. Система может наполняться по мере подготовки к очередным конкурсам.Предложенное изменение ИТ-архитектуры позволило:снизить трудозатраты на поддержание систем баг-трекинга и контроля версий;повысить оперативность адаптации системы под изменяющиеся требования ООО «Интекс» и снизить затраты на такую адаптацию, за счет проведения её силами сотрудников фирмы;оптимизировать бизнес-процессы компании и повысить эффективность труда её работников;обеспечить оперативный выбор наиболее экономически эффективного способа доставки корреспонденции.Список использованной литературыОбзор систем электронного документооборота // коллектив авторов // журнал «IXBT.com», 20 декабря 2011 // http://www.ixbt.com/soft/sed.shtmlРынок ПО: Обзор систем электронного документооборота Арам Пахчанян http://www.cnews.ru/reviews/index.shtml?2002/05/17/140012Мокеева Т. Трудности электронного документооборота.//Серия практических статей. 2012. http://www.klerk.ru/buh/articles/313946/]Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот [Электронный ресурс]: учебник/ Н.Н. Куняев [и др.].— Электрон. текстовые данные.— М.: Логос, 2013.— 452 c.— Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/9083.— ЭБС «IPRbooks», по паролюЗахаркина О.И. Кадровая служба предприятия. Делопроизводство, документооборот и нормативная база [Электронный ресурс]/ Захаркина О.И., Гусятникова Д.Е., Шитова М.А.— Электрон. текстовые данные.— Саратов: Ай Пи Эр Медиа, 2009.— c.— Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/1537.— ЭБС «IPRbooks», по паролюГлик Д.И. Национальные стандарты в области электронного документооборота [Электронный ресурс]/ Глик Д.И.— Электрон. текстовые данные.— М.: Горячая линия бухгалтера, 2006.— c.— Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/846.— ЭБС «IPRbooks», по паролюСенченко П.В. Документационное обеспечение управленческих решений [Электронный ресурс]: учебное пособие/ Сенченко П.В., Ехлаков Ю.П., Кириенко В.Е.— Электрон. текстовые данные.— Томск: Эль Контент, Томский государственный университет систем управления и радиоэлектроники, 2011.— 142 c.— Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/13879.— ЭБС «IPRbooks», по паролюГлинских А. Мировой рынок систем электронного документооборота [Электронный ресурс] — Режим доступа. — URL: http://citforum.ru/consulting/docflow/market/article1.8.200222.htmlКонюшенко Е.К. Выбор системы электронного документооборота: взгляд заказчика / Обзорные статьи. 2012. [Электронный ресурс] — Режим доступа. — URL: http://www.iteam.ru/publications/it/section_64/article_2986Ключевые возможности 1С:Документооборот 8 [Электронный ресурс] — Режим доступа. — URL: http://v8.1c.ru/doc8/2.htm1С: Документооборот. 200 вопросов и ответов А. Бондарев, В. Лушников Издательство: 1С-Паблишинг 300 стр.Евфрат: Руководство пользователя.– М. Cognitive Technologies, 2014Инструкция по работе в СЭД «Дело». Центр информационно-коммуникационных технологий Республики Башкортостан УФА 2013Внедрение системы электронного документооборота «Дело» в администрации города Подольска» [Электронный ресурс] — Режим доступа. — URL: http://www.sfx-tula.ru/news/solution/3497Босс-Референт. Руководство пользователя .– М. Логика Бизнеса, 2014Directum – система электронного документооборота, автоматизации делопроизводства и управления документами. Directum [Электронный ресурс] — Режим доступа. — URL: http://www.directum.ruDirectum 5.0 – Новое поколение. Directum [Электронный ресурс] — Режим доступа. — URL: http://www.directum.ru/5000079.aspx?from=sliderPayDox электронный документооборот и совместная работа [Электронный ресурс] — Режим доступа. — URL: http://www.paydox.ru/Help/DoTour.asp?l=ruСистема документооборота Docsvision [Электронный ресурс] — Режим доступа. — URL: http://www.docsvision.com/products/system/Системы электронного документооборота – управление знаниями [Электронный ресурс] — Режим доступа. — URL: https://sites.google.com/site/upravlenieznaniami/tehnologii-upravlenia-znaniami/sistemy-elektronnogo-dokumentooborotaСмирнова Г.Н. Проектирование электронных систем управления документооборотом [Электронный ресурс]: учебное пособие/ Смирнова Г.Н.— Электрон. текстовые данные.— М.: Евразийский открытый институт, Московский государственный университет экономики, статистики и информатики, 2004.— 127 c.— Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/11087.— ЭБС «IPRbooks», по паролюСмирнова Г.Н. Электронные системы управления документооборотом [Электронный ресурс]: учебное пособие/ Смирнова Г.Н.— Электрон. текстовые данные.— М.: Евразийский открытый институт, Московский государственный университет экономики, статистики и информатики, 2004.— 116 c.— Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/11135.— ЭБС «IPRbooks», по паролюРоманов Д.А. Правда об электронном документообороте [Электронный ресурс]/ Романов Д.А., Ильина Т.Н., Логинова А.Ю.— Электрон. текстовые данные.— М.: ДМК Пресс, 2008.— 224 c.— Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/7633.— ЭБС «IPRbooks», по паролюШиряев В.И. Управление бизнес-процессами [Электронный ресурс]: учебно-методическое пособие/ Ширяев В.И., Ширяев Е.В.— Электрон. текстовые данные.— М.: Финансы и статистика, 2014.— 464 c.— Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/18853.— ЭБС «IPRbooks», по паролюПрактика и проблематика моделирования бизнес-процессов [Электронный ресурс]/ Е.И. Всяких [и др.].— Электрон. текстовые данные.— М.: ДМК Пресс, 2009.— 246 c.— Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/7641.— ЭБС «IPRbooks», по паролюБлинов А.О. Реинжиниринг бизнес-процессов [Электронный ресурс]: учебное пособие/ Блинов А.О., Рудакова О.С., Захаров В.Я.— Электрон. текстовые данные.— М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2012.— 341 c.— Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/16437.— ЭБС «IPRbooks», по паролюA.D.Scheer "ARIS - Business Process Modeling". Springer-Verlag Berlin, 1999.Силич В.А. Моделирование и анализ бизнес-процессов [Электронный ресурс]: учебное пособие/ Силич В.А., Силич М.П.— Электрон. текстовые данные.— Томск: Томский государственный университет систем управления и радиоэлектроники, 2011.— 212 c.— Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/13890.— ЭБС «IPRbooks», по паролю.Самуйлов К.Е. Основы формальных методов описания бизнес-процессов [Электронный ресурс]: учебное пособие/ Самуйлов К.Е., Чукарин А.В., Быков С.Ю.— Электрон. текстовые данные.— М.: Российский университет дружбы народов, 2011.— 123 c.— Режим доступа: http://www.iprbookshop.ru/11540.— ЭБС «IPRbooks», по паролюУправление версиями в Subversion [Электронный ресурс] — Режим доступа. — URL: http://svnbook.red-bean.com/Шурыгин А.Н., Бунова Е.В. Организация проектного управления при реализации ФЦП «Информационное общество» с использованием системы Redmine / Вестник южно-уральского государственного университета. Серия: компьютерные технологии, управление, радиоэлектроника // Выпуск № 1 / том 14 / 2014