Принципы нормирования рабочего времени секретаря

СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ 3
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ НОРМИРОВАНИЯ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ СЕКРЕТАРЯ
1.1. Понятие видов норм, используемых при планировании рабочего временени секретаря 5
1.2. Зависимость норм рабочего времени от должности секретаря 8
1.3. Нормативные акты, регулирующие процесс планирования рабочего времени секретаря 10
1.4. Принципы нормирования рабочего времени секретаря 12
ГЛАВА 2. НОРМИРОВАНИЕ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ СЕКРЕТАРЯ В ООО «АЛЬФА-СЕРВИС»
2.1. Краткая характеристика ООО «Альфа-Сервис» и обязанности секретаря в данной организации 16
2.2. Мероприятия по совершенствованию нормирования рабочего времени секретаря в ООО «Альфа-Сервис» 17
2.3. Расчет эффективности нормирования времени секретаря в ООО «Альфа-Сервис» 20
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 26
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 27
ПРИЛОЖЕНИЕ 29

Это объясняется большей мотивацией, а также повышением лояльности работника к своей компании. Следует также отметить, что на данный показатель оказывает влияние и материальное стимулирование секретаря. Обратимся к оценке эффективности мероприятий, расчет которой изложен выше. В таблице 2.4. приведены сводные данные по ожидаемым результатам введения мероприятий. Таблица 2.4.Оценка эффективности мероприятий ПоказательФактичекоезначение в 2013 г.ОжидаемоезначениеИзменение, % к 2013 г.Выручка, млн. руб.40846213%Отработанные чел.-часы в году167 328209 16025%Доступные чел.-часы в году223 104223 104-Коэффициент использования доступных чел.-часов, %0,750,9425%Выручка/чел.-час0,0020,002210%Среднее количество сотрудников (не административный персонал), чел.112112-Выручка/чел.3,6434,12613%Чистаяприбыль, млн. руб.43,77849,44613%Чистаяприбыль/чел.0,3910,44113%Число уволившихся в текущем году, чел.3815-61%Коэффициенттекучестикадров34%13%-61%Количествовертикальныхконфликтов9825-74%Количествогоризонтальныхконфликтов31460-81%Лояльность сотрудников компании (из 10 максимально возможных баллов)5860%Невыполнениезаданий, %11%3%-73%Время разговора секретаря, мин.4,72,9-38%Время обработки анализа информации после звонка, мин.1,20,3-75%Максимальное число проектов на секретаря203-85%Минимальное число проектов на секретаря110%Среднее число проектов на секретаря72-71%Планируемая выручка определяется в соответствии со следующей формулой: Вплан = Ватт + ΔВак (2.1)где Вплан – плановая выручка;Ватт – выручка после введения обучения технике общения и анализе инфорации после звона;ΔВак – изменение выручки после введения журналов.Аналогично рассчитывается чистая прибыль: ЧПплан = ЧПатт + ΔЧПак (2.2)где ЧПплан – плановая чистая прибыль;ЧПатт – чистая прибыль после введения обучения;ΔЧПак – изменение чистой прибыли после введения журналов.В качестве выводов по второму разделу необхоимо отметить, что в ООО «Альфа-Сервис» имеется секретарь, который имеет проблемы в использовании рабочего времени.70% рабочего времени секрерать проводит, разговаривая по телефону с заказчиками и другими клиентами организации.Мероприятия по совершенствованию нормирования рабочего времени секретаря в ООО «Альфа-Сервис» можно распределить по основным напралвениям: создание индивидуальных должностных инструкций, использование метода Эйзенхауэра, разделение дня на временные отрезки (первая полоивна дня, вторая половина дня, окончание рабочего дня) и введение обучения по сокращению времени звонка и введению журналов фиксации действий секретаря.- Мероприятия доказали свою эффективность расчетами. Планируется также, что в результате введения мероприятий, секретарь повысит количество фактически отработанных часов. Это объясняется большей мотивацией, а также повышением лояльности работника к своей компании. Следует также отметить, что на данный показатель оказывает влияние и материальное стимулирование секретаря. ЗАКЛЮЧЕНИЕВ Российской Федерации имеются многчисленные работники, должностные обязанности которых описаны в квалификационных справочниках. В Трудовом Кодексе Российской Федерации дается основные определения нормам времени, а также их видам. Нормы времени на осуществление тех или иных операций различаются также по должностям секретарей. Основные должности – это секретарь, секретарь-референт, серкетарь-машинистка, секретарь приемной рукоовдителя. Имеются опредленные принципы, с помощью которых можно систематизировать работу и нормировать рабочее время секретаря.В выбранной организации, ООО «Альфа-Сервис», имеется секретарь, который имеет проблемы в использовании рабочего времени.70% рабочего времени секрерать проводит, разговаривая по телефону с заказчиками и другими клиентами организации.Мероприятия по совершенствованию нормирования рабочего времени секретаря в ООО «Альфа-Сервис» можно распределить по основным напралвениям: создание индивидуальных должностных инструкций, использование метода Эйзенхауэра, разделение дня на временные отрезки (первая полоивна дня, вторая половина дня, окончание рабочего дня) и введение обучения по сокращению времени звонка и введению журналов фиксации действий секретаря.- Мероприятия доказали свою эффективность расчетами. Планируется также, что в результате введения мероприятий, секретарь повысит количество фактически отработанных часов. Это объясняется большей мотивацией, а также повышением лояльности работника к своей компании. Следует также отметить, что на данный показатель оказывает влияние и материальное стимулирование секретаря. СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ Источники: Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. N 197-ФЗ (ред. от 01.10.2007) // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2002. - N 1 (часть I). - Ст. 3. Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 №14-ФЗ (и изм. от 22.12.2008)Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД) (утв. и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. N 299) (с изм. 29/2006). – М.: Издательство стандартов, 1995. – 204 с. Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (ОКПДТР). - М.: ИПК Изд-востандартов, 1995.Общероссийский классификатор занятий ОК 010-93, утвержден Постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 года №298 // СПС Гарант [Электронный ресурс]. www.garant.ru.Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержден Постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 года №37 // СПС Гарант [Электронный ресурс]. www.garant.ru.Литература и периодические издания:7. Базарова Т.Ю., еремина Е.М. Управление персоналом, М., - 2013, С. 120-122.8. Герчикова И.Н. Менеджмент: Учеб. для ВУЗов. – 4-е изд. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2004. С.1 299. Егоршин А.П., Зайцев А.К. Организация труда персонала: Учебник. – М.: ИНФРА-М, 2008. – 320с.;10. Организация и нормирование труда. Учебник для вузов/ Под ред. Ю.Г. Одегова – М.: Издательство «Экзамен», 2003. – 464с.;11. Организация и охрана труда: учеб.-методич. пособие/ И.М. Вашко. – Мн.: Акад. упр. при Президенте Респ. Беларусь, 2007. – 224с.;12. Рофе А.И. Организация и нормирование труда: Учебник для вузов. – М.: Издательство «МИК», 2003. – 368с.13. Оскерко Т.С. «Современный секретарь. Актуализация компетенций», М., - 2014, - 315 с.14. Рябушкина В. С. Организация и нормирование труда, М. – 2013, - 400 с.15. Смирновой Е. «Делопроизводство для секретаря», М.. 2011 – С.76.16. Шейнова В. П. Секретарь:секреты профессии, М., - 2012, - 210 с.ПРИЛОЖЕНИЕПриложение 1Анализ затрат рабочего времени серктаря ООО «Альфа-Сервис»ВыполнениеработыВидработыИспользуемыетехническиесредстваИспользуемыеисточникиинформацииДолжность контактного лица для взаимодействия Факторы, влияющие на продолжительность выполнения работыХарактеристикадеятельностиначалоокончаниеПродолжительность, мин8:0011:00180Подготовка документов, обзвон клиентовКопьютер, телефонСправочные издания, ИнтернетРуководительЗанятость клиентовСекрерать при приходе на работу подготваливает рабочее место, включает всю оргтехнику, проверяет почту рукоовдителя и планирует звонки12:0017:00300Обзвон клиентов, отправка документовКопьютер, телефонСправочные издания, ИнтернетРуководительКоличество писем17:0019:00120Протоколирование совещаний, обзвон клиентовКопьютер, телефонСправочные издания, ИнтернетРуководительПродложительность совещанияСекрераь присутстует на совещении и протоколирует его, если совещаний нет, то совершает обзвон клиентов