Деловое совещание: подготовка и проведение

СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ 3
1.Понятие делового совещания, классификация совещаний по целям и методам проведения 4
2.Подготовка и проведение делового совещания 6
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 14
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 15

Не жалейте времени на подготовку к планерке. Вам нужно лишь составить план проведения делового совещания и наметить конечный результат. Это не займет много времени, но принесет положительный эффект. Распределите очередность выступающих.Некоторые специалисты заполняют отведенное время ненужными разговорами, даже если их мысль можно выразить в нескольких предложениях. Руководителюнеобходимо четко понимать суть выступления, отделить его от лишней «шелухи».Отрицательно сказываются эмоциональные высказывания на итоги собрания. Избегайте излишнюю эмоциональность, так вы сможете сэкономить время на обсуждение.Специалистам узкого профиля нельзя использовать специфическую лексику. Это снизит понятность дискуссии у других участников. Необходимо использовать простые и доступные термины и понятия.Мнение руководителя необходимо скрывать от подчиненных до конца обсуждения, чтобы не перетягивать мнение оппонентов на свою сторону.Неприятности на совещанияхК сожалению, даже на самых продуманных деловых совещаниях происходят неприятности. При обсуждении это может быть конфликт или тупик. Не надо терять голову, любую неприятность можно уладить. В конфликтной ситуациинужно найти причину несогласия сторон, внимательно следить за ходом обсуждения.Когда выступает оратор необходимо брать во внимание не только смысл его слов, но обороты и метафоры, язык телодвижений, акценты на определенные мысли, которыми он пользуется. Если вам удалось все это зафиксировать, то конфликт можно легко уладить при помощи особых методов.Если возник тупик в обсуждении стоит еще раз напомнить участникам совещания предмет дискуссии и его цель. Бывает, что цель обсуждения сотрудникам неясна, либо вы предоставили мало информации. Поправьте данную проблему. Бывает, что аспекты могут быть исчерпаны, значитспросите у участников делового совещания, следует ли продолжать данное обсуждение. Часто необходимо переходить к следующему этапу. Вопросы, которые не рассмотрели можно вынесены на следующее совещание, либо вернуться к ним позже. Перерыв – это одно из требований, как правильно проводить совещание.Когда участники дискуссии замолчали, не старайтесь заполнить возникшую паузу. Поймите, почему она возникла. Бывает, что молчание вызывается поведением руководителя или недостатком информации. Уточните у сотрудников, необходимо ли им что-то объяснитьБывает, что группа не хочет обсуждать тот или другой вопрос, стараются уйти к другим темам. В данном случае нужно показать, что вы настроены на общение, а противоположная точка зрения тоже должна быть озвучена. Покажите, что каждое мнение оценится по достоинству. Скажите что-нибудь хорошее первому выступающему. Но необходимо неукоснительно следовать правилу или вы потеряете доверие коллектива.Бывает, что обсуждение крутится вокруг одной или нескольких тем. Уточните у сотрудников, есть ли у них еще мнения по уже поднятому вопросу. Спросите, поняли ли они цель делового совещания.Если возник конфликтнужно четко обозначить, что все эмоции должны остаться за пределами зала для совещаний. Скажите о правилах проведения деловых совещаний. Внимание аудитории нужно направить на цель совещания, а не на выходки отдельных выступающих. Попробуйте вернуть положительный тон обсуждению, обратите внимание аудитории на повестку дня. Сконцентрируйте внимание сотрудников, что в данный момент не идет обсуждение предложений участников совещания, а только выдвигаются идеи. Таким образом можно избавиться от не нужной критики и реакции на нее. Чтобы выйти из конфликта можно использовать пробные вопросы.ЗАКЛЮЧЕНИЕОрганизации, которые добиваются успеха, отличаются от противоположных тем, что имеют более динамичное и эффективное руководство. Значит, и успех любого дела определяется тем, насколько активно и сознательно участвуют в нем люди. Для руководителя обеспечивающими и основополагающими являются социально-психологические методы менеджмента, которые направлены на достижение поставленной цели, которая влияет на конечный итог деятельности организации. Под деловым совещанием понимаем элемент управленческой деятельности руководителя, наиболее распространенная форма управления, которая позволяет использовать коллективный разум, знания и опыт специалистов, чтобы решить сложные проблемы, организовать обмен информацией между отдельными работниками и структурными подразделениями и своевременно доводить конкретные задачи до непосредственных исполнителей.Подытоживая вышесказанное, хотелось бы еще раз обратить внимание на актуальность распределения рабочего времени каждого руководителя организации, на его умение четко, ясно, быстро доводить информацию до своих подчиненных, получать все необходимые сведения от них, принимать своевременно правильные решения.СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ1.Дафт Р. Современный менеджмент. - СПб.: Питер, 2002.-289с2. Зайверт Л. Ваше время - в Ваших руках: советы руководителям, как эффективно использовать рабочее время: Пер. с нем. - М.: Экономика, 2010.-300с3.Каммероу Д., Баргер Н., Корби Л. Ваш психологический тип и стиль работы. - М.: ЗАО "Институт психотерапии", 2001.-250с4. Лаврененко В.Н. Психология и этика делового общения Учебник для вузов 3-е изд., перераб. И доп. М., ЮНИТИ-ДАНА 2000. с327-331