Компьютеризация ведения бухгалтерского учета: проблемы и преимущества

Введение 2
Раздел 1. Теоретические основы компьютеризации бухгалтерского учета 4
1.1.Компьютерная информационная система предприятия 4
1.2.Предпосылки внедрения компьютерной формы ведения бухгалтерского учета 19
Раздел 2. Организационные аспекты компьютеризации бухгалтерского учета 28
2.1.Принципы и способы внедрения компьютерной системы бухгалтерского учета 28
2.2.Преимущества и недостатки внедрения компьютерной системы бухгалтерского учета 39
Заключение 49
Список использованной литературы 51

Внешний разработчик несет юридическую и финансовую ответственность перед заказчиком за разработку в полном объеме (в отличие от собственного разработчика) и обеспечивает экономическую целесообразность - разработку системы может выполнить только подготовленный коллектив, что концептуальные инструментальные и технологические наработки.
2.2.Преимущества и недостатки внедрения компьютерной системы бухгалтерского учета
Оценка эффективности информационных систем - это сопоставление результатов использования информационной системы с затратами на ее внедрение и эксплуатацию. Сопоставимость затрат и результатов предполагает их выражение в денежной форме [10].
Кроме этого, следует учитывать ряд необходимых действий управленческого персонала корпорации для обеспечения экономического эффекта внедрения и функционирования информационной технологии (рис. 2.3).
 
Рис. 2.3. Действия управленческого персонала для достижения экономического эффекта от внедрения информационной технологи [6]
Эффективность использования современных информационно-компьютерных технологий в бухгалтерском учете показывает целесообразность использования вычислительной и организационной техники при формировании, передаче и обработке данных. Непосредственно эффективность использования компьютерной системы бухгалтерского учета должна учитывать экономические показатели приведены на рис. 2.4.
Попытки оценивать эффективность использования информационных технологий во внутренних характеристиках традиционных ИТ-операций типа единиц измерения объемов информации, передаваемой скорости выполнения операций процессором, количество обращений к определенного программного алгоритма, времени работы аппаратуры на отказ практически не имеют никакой ценности для управленческого персонала корпорации из-за за неспивставлення с их бизнес-стратегией.
Рис. 2.4. Показатели анализа эффективности использования КСБУ на предприятиях [15]
В настоящее время существует два принципиальных подхода к оценке эффективности информационных проектов и функционирования информационной системы компании в целом: финансовый, предоставляющая стоимостную оценку любой компоненты ИС, и смешанный, содержащий финансовую и нефинансовую составляющие. По первому методу нельзя охарактеризовать эффект от применения ИКТ в фирме в целом, прежде всего потому, что его определенные последствия имеют качественный характер (например, повышение лояльности клиентов и дилеров, и в стоимостном выражении не измеряются). Ему соответствует методика расчета совокупной стоимости владения фирмой информационными ресурсами ТСО (Total Cost of Ownership). Основные положения этого метода были предложены Gartner Group еще в 1987 для определения стоимости владения компьютером на Wintel-платформе, а современный вид она приобрела после образования в 1994 году фирмы Interpose, которая совместно с Gartner Group разработала принципиально новую модель анализа финансового аспекта информационных технологий.
В наиболее обобщенном виде совокупная стоимость владения (УВО) определяется как сумма расходов на приобретение, внедрение и использование информационной системой учреждения, общая или в расчете на один компьютер. Для автоматизированных вычислений по методике применяется экспертное программное обеспечение (ПО) известных фирм: Interpose (ТСО Advisor Client & Server Model), Gartner Group (ТСО Analyst), Microsoft (Desktop TCO & ROI Advisor), Intel, IBM, Symantec, но расчеты возможны и без готовых программ , достаточно знать точный алгоритм.
В моделях ИТ-расходов, заложенных в основу работы экспертного программного обеспечения, используется их дифференциация на [18]:
- Прямые (бюджетные) и косвенные расходы (по совместному подходом Microsoft и Interpose);
- Капитальные и текущие вложения (за подходом Gartner Group). Такие расходы условно разделяют по временной шкале: капитальные - осуществляются на этапе разработки автоматизированной системы предприятия, текущие расходы -
на этапе ее функционирования. Выбор определенной стратегии, аппаратной и программной платформ при осуществлении капитальных вложений существенно влияет на последующие текущие затраты на функционирование ИС.
По первой моделью прямые расходы предусматриваются в бюджетах центрального ИТ-департамента крупного учреждения, а также рабочих или проектных групп по поддержке и внедрению информационных технологий в его производственных и административных структурных единицах. В любом случае информация о прямых расходах следует собирать в бухгалтерской отчетности, выделяя общие расходы на заработную плату, закупку оборудования и программного обеспечения, а также сумму амортизации на основные фонды, относящиеся к информационным технологиям.
Планирование косвенных ИТ-расходов очень затруднено, часто они вообще не учитываются, однако, по оценкам Interpose, составляют более 50% средних ИТ-расходов учреждений и их вычисления чрезвычайно важно для расчета размера УВО.
Приведем также интересный факт [19], что средняя компания теряет от двух до трех процентов дохода в течение 10 дней после сбоя в работе ее информационной системы; полное восстановление функционирования системы требует в среднем около пяти дней, после чего компания выходит на уровень рентабельности, который наблюдался к сбою.
На практике такие данные собираются на основе детализированных форм по учету рабочего времени, ведение которых, в свою очередь, занимает много времени, но это почти единственный точный способ выяснить, какую часть рабочего времени тратят пользователи на устранение проблем на компьютерах.
Другой способ учесть косвенные расходы - применить усредненные значения этих факторов по отрасли, которые постоянно оказывают и обновляют консалтинговые фирмы [22].
При исследовании данной методики УВО (по Gartner Group и Interpose) нами был сформирован ряд причин, которые влияют на рост размера ИТ-расходов:
1. Неверная ориентация при планировании КСБУ корпорации на среднего пользователя: возможности мощной техники используются бухгалтером, который осуществляет рутинное ввода данных, за середньокорпоративнимы максимум на 10%. получает стандартам, в то же время когда бухгалтер, требуют максимальной производительности аппаратуры, ее не получает. В таком случае рекомендуются при разработке проекта КСБУ детализировать рабочие функции учетного персонала.
По самым обобщенным рекомендациям, количество сотрудников на предприятии с высокой стоимостью простоя не должна превышать 25% [49, с. 13].
2. Необходимость прямого вмешательства квалифицированного технического персонала, из-за некорректных действий конечных пользователей (учетных работников): случайное удаление системных файлов, изменение пользователем конфигурации системы, инсталляция дополнительных программ, приводит к конфликтам с уже установленным программным обеспечением.
3. Ненормативные конфигурации ПК (видконфигуровани поставщиками без учета специфики пользователей), которые приводят к образованию значительных проблем для технического персонала, увеличивает его трудовые затраты.
4. Жесткое закрепление определенной информации и программных средств по определенным рабочими местами; рост количества мобильных компьютеров и соответственно пользователей (стоимость владения таким оборудованием на 36% выше, чем в стационарных систем).
5. Риск неверного инвестирования в информационные технологии (корпорация ориентируется на стандартный ИТ-бюджет без оценки возможных рисков, однако при вирусной атаке возникают дополнительные расходы на восстановление информационной структуры, которые могут превысить размер годового ИТ-бюджета компании).
6. Риски, исходящие от производителей аппаратного и программного обеспечения, связанные с их неправильным выбором.
7. Слишком расплывчатые требования к запроектированной КСБУ, высокие нормы выработки, установленные в расчете на одного сотрудника, неадекватное макетирование и тестирование ее рабочей модели.
8. Отсутствует или слабая защита КСБУ системы от последствий дефектов в ее проектирования; неэффективная система восстановления частичной работоспособности компьютерной системы в форс-мажорных ситуациях.
Следовательно, необходимо подчеркнуть, что по методике расчета ТСО нельзя измерить и спрогнозировать ни прибыль фирмы, ни доход от внедрения информационных технологий. Результатные данные методики выявляют критические составляющие стоимости, что позволяет значительно улучшить использование их преимуществ и усилить опосредованная влияние на финансовые результаты работы фирмы.
Второй смешанный подход к оценке эффективности использования информационных технологий заключается в том, что его методики призваны сделать "прозрачными" промежуточные этапы влияния IT на конечные финансовые результаты фирмы таким образом, чтобы их можно было количественно описать, измерить и отследить.
Самой известной из этой группы является распространенная на Западе, но пока мало применена у нас управленческая методология сбалансированной учетной ведомости BSC (Balanced Scorecard) для внедрения стратегического управления учреждением, разработанная Д. Нортоном и Р. Каштаном в 1990 году Сейчас BSC внедрена в тысячах учреждений в всем мире - от небольших некоммерческих фондов до крупных международных корпораций, более чем в половине компаний списка Fortune 500. В обзоре Harvard Business Review концепция BSC признана одной из важнейших идей менеджмента за последние 75 лет.
Методические реализации концепции используются не только для определения финансовых и нефинансовых последствий применения IT в компании, ее электронного бизнеса, но и для анализа финансов, кадров, компетентности руководителей и т.п.. Возможность применения BSC для оценки эффективности информационного проекта объясняется тем, что сущность методики заключается в обобщающей оценке эффективности системы управления фирмой. Различные аспекты и разработаны стандарты методики дают ответ на основные управленческие вопрос об отношении к фирме или ее клиентов и акционеров, о внутренних ресурсах фирмы, конкурентные преимущества и т.д.. Использование метода для оценки эффекта от внедрения ИС позволяет определить, насколько предложенный информационный проект соответствует целям предприятия. При этом рассматриваются финансовые и нефинансовые цели предприятия, гарантирует полноту и достоверность оценки. В результате анализа проекта на соответствие целям предприятия и его последующего принятия или отклонения происходит приведение в соответствие ИТ-стратегии и корпоративной стратегии предприятия.
Типовой проект разработки Balanced Scorecard для фирмы содержит следующие этапы:
1. Формализация целей, которые в любой форме существуют в каждой компании, является важнейшим шагом в построении "стратегически ориентированной организации".
2. Определение перспектив, или направлений, развития фирмы, распределение целей по перспективам. Необходимо определить направления деятельности, необходимые для реализации стратегических целей компании, сформулированных на первом этапе.
3. Определение задач, решаемых для достижения целей, и распределение их по направлениям деятельности. На этом этапе уточняются задачи, реализация которых приводит к достижению основной цели [102].
4. Установление причинно-следственных связей между целями и задачами, а также критических факторов успеха для их реализации. Выявление факторов помогает сгруппировать задачи и цели в единую систему и завершает этап создания Scorecard - сбалансированных учетных сведений, и отображают основные цели фирмы и их дальнейшую декомпозицию в виде набора критических факторов успеха. Например, для цели по повышению лояльности клиента критическими факторами успеха будут качество обслуживания клиентов и качество товара [106].
5. Определение измерителей целей. Для оценки реализации факторов успеха разрабатывается набор ключевых факторов эффективности КРИ (Key Performance Indicators), которые количественно оценивают каждый из факторов эффекта и могут быть определены через формулы или другие способы расчета. Структура и количество факторов эффективности для каждой компании специфический и разрабатывается индивидуально. Каждый из них имеет целевое нормативное значение, которое свидетельствует о том, что цель может быть достигнута в требуемый срок.
Согласно методики BSC анализируется шесть КРИ, характеризующих эффективность использования информационных технологий и качество обслуживания конечных пользователей информационной службой компании. Нами было переосмыслено и предложены факторы влияния на эффективность использования информационной технологии:
- Разработка необходимой стратегии и политики, правильные распределение ресурсов и осуществления планирования (исходя из интересов корпорации), сотрудничество руководителя ИТ-службы с руководителями других подразделений при разработке стратегии осуществления деятельности корпорацией (при разработке информационной технологии корпорации - сотрудничество ИТ-специалистов с главным бухгалтером, руководителем производства и т.п.);
- Управление проектами, бюджетом и активами корпорации, которое заключается эффективного решения выдвинутых задач бухгалтерской службой корпорации, совершенствовании программных средств и информационных услуг обычно осуществляется в пределах информационных проектов;
- Организация технической поддержки и сопровождение;
- Удовлетворение потребностей учетного персонала учитывая время реакции информационной службы на запросы сотрудников, профессионализм сотрудников служб поддержки, эффективность взаимодействия информационной службы и сотрудников других подразделений, привлечения учетных специалистов к участию в разработке проектов и организации выполнения различных операций.
6. Разработка (инициатив) по достижению целей и выполнению задач, согласование их с управлением компании. Здесь определяются способы достижения целевых значений КРИ - инициативе или целевые программы, которые сопоставляются с возможностями информационных технологий, применяемых в корпорации.
7. Интеграция BSC в систему управления корпорацией, сущность которой заключается в распределении человеческих и финансовых ресурсов, установлении зоны ответственности за выполнение задач. BSC интегрируется в планово-бюджетной системы компании и управленческой отчетности.
8. Внедрение и пересмотр. Реализация плана изменений, и системы управления компанией начинает функционировать на основе разработанной концепции BSC. Сбалансированная система факторов развивается вместе с предприятием. Выполнение задач, изменения на рыночные требуют анализа и корректировки BSC компании, происходит в среднем раз в год.
Таким образом, можно сделать вывод, что применение методики совокупной стоимости владения не дает ответа на вопрос о доходе, который может быть получен от инвестиций определенного информационного проекта (в частности КСБУ корпорации), а внедрение системы Balanced Scorecard на предприятии для оценки, в том числе, эффективности информационных технологий, является сложным долгосрочным мероприятием, поэтому сохраняется практическое значение группы так называемых классических финансовых методов оценки эффекта инвестиций в IT.
Такие методы базируются с учетом всех потоков платежей (расходных и доходных), которые порождаются информационным проектом внедрения информационной технологии. Классические методы рассматривают изменения в общем размере доходов компании. Сложность такой оценки заключается в том, что она является прогнозной и должна базироваться на учете как наибольшего количества возможных эффектов воздействия от внедрения ИС. Общепринятой методики построения такой прогнозной оценки нет, однако те, которые существуют, базируются на моделировании бизнес-процессов компании, что сейчас можно считать единственной базой для построения прогноза доходов.
Заключение
Применение компьютерной техники вносит значительные изменения в организации бухгалтерского учета, причем с вспомогательного средства вычислительная техника превращается в выдающийся фактор opгaнизацiи учета. Эти изменения обусловлены тем, что изменяются способы обработки данных, при которых обеспечивается разная скорость предоставления отчетной информации.
При компьютерной форме бухгалтерськогo учета содержание формы учета расширяется и углубляется; она начинает определять не только методолoгични, но и и технологических и информационные аспекты организации бухгалтерского учета и обработки учетной информации.
Применение компьютеров позволило автоматизировать рабочее место бухгалтера и поднять на новый уровень процесс регистрации хозяйственных операций. Бухгалтер работает на компьютере в диалоговом (Интерактивном) режиме, использует обратную связь в процессе обработки информации и получения соответствующих выходных документов.
Единство информационной базы и полный автоматизированный технологический процесс обеспечивается за счет однократного ввода информации. Интеграция обработки данных первичного учета и адаптация программного обеспечения к потребностям пользователей достигается путем применения различных компьютерных программ. Кроме того, компьютерная форма учета имеет ряд преимуществ перед ручной, среди которых основными являются встроенные бухгалтерские знания (в программу встраиваемые правила формирования тех или иных проводок хозяйственных операций, то есть форма бухгалтерского учета наполняется специфическими бyxгaлтерськимы знаниями), параллельное ведение учета по нескольким стандартам (на базе одних и тех же однократно введенных данных можно получать несколько систем оценок и показателей, рассчитываемых по разным методиками) и т.д.
Автоматизация учета ставит новые требования к первичной информации. Разнообразие форм предоставления такой информации, поступающей в бухгалтерию, позволяет вести сводный учет непосредственно на основании первичных документов без предварительного их накопления и обобщения. Различия технологии документирования в компьютеризированных системах учета следующие:
а) накопление и первичная обработка учетных данных базируются на использовании компьютеров непосредственно на рабочих местах учетных работников (в цехах, на складах, в бухгалтерии). При этом сокращается поток бумажных документов и осуществляется переход к безбумажной технологии учета;
б) обработка данных документирования осуществляется по принципу сочетания процессов составления первичного документа и введение его в компьютерную базу данных;
в) возможность автоматической регистрации первичной информации с помощью таких средств, как технологические датчики, сканеры штриховых кодов (для учета товарно-производственных запасов), кассовые аппараты (для учета выручки от реализации в розничной торговле), смарт-карты (для учета работы и заработной платы), веса, часы, счетчики, измерительная тара и т.п. Такая технология первичного учета позволяет без какой-либо предварительной регистрации учетных данных и их накопления вручную получить все необходимые отчетные данные непосредственно на основании первичных документов.
Список использованной литературы
Васильков Н.М. Опорный конспект лекций по дисциплине "Эффективность информационных систем" образовательно-квалификационного уровня "Специалист" для специальности "Экономическая кибернетика". - М.: Экономическая мысль, 2005. - 98 с. - C. 4-5 [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.library. tane.edu.ua/ files/EVD/IV_06/okl_ec.pdf
Деньга C.M. Компьютеризация учета на предприятиях различных масштабов и отраслей / / Вестник Национального университета "Львовская Политехника" / Менеджмент и предпринимательство в Украине: этапы становления и проблемы развития - Львов, 2007. - № 576 - С. 409.
Довгаль Ю.Д. Необходимость организации бухгалтерского учета в условиях применения компьютерных технологий / / Материалы VIII международной научно-практической конференции, Днепропетровск, 7-21 февраля 2005 года. - Том 81 Учет и аудит. - С. 54.
Жадько К.С. Выбор программного обеспечения для автоматизации бухгалтерского учета предприятий / / Вестник Днепропетровского Государственного Финансово-Экономического Института / Экономические науки. - Днепропетровск, 2005. - Том 2 - С. 409.
Ивахненков С.В. Информационные технологии в организации бухгалтерского учета: история, теория, перспективы: Научное издание. - Житомир, АСА, 2001. - 416 с.
Ивахненков С.В. Информационные технологии в организации бухгалтерского учета и аудит: Учеб. пособие. - 3-е изд., Перераб. и доп. - М.:, 2006.
Каплан Р., Нортон Д. Сбалансированная система показателей: от стратегии к действию. - М.: Олимп-Бизнес, 2003. - 304 с.
Кельдер Т. Л. Характеристика и назначение интегрированных АСУ. Информационные системы и технологии в экономике [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.zsu.zp.ua/lab/mathdep/mme/V/IS_TE/9.html.
Кляшторная О. Оценка ИТ-проектов. Что выбрать?// Директор ИС. -2003. - №06[Електронний ресурс]. – Режим доступу:http://www.osp.ru/cio/ 2003/06/022.htm.
Козаченко В. Е. Управление общей стоимостью владения КИС// Корпоративные системы. - 2002. - № 2. – с. 13 – 20 [Електронний ресурс]. – Режим доступу: http://www.library.dgtu.donetsk.ua/fem/vip97/97_03.pdf.
Лопатина С.С., Александрова В.А. Особенности выбора, систематизации и развития корпоративных автоматизированных систем бухгалтерского учета / / Вестник национального технического университета "ХПИ". - № 58, Т. 3. - Харьков. НТУ "ХПИ", 2005. - С. 179.
Лысенко Н.М. Методологические основы автоматизации бухгалтерского учета предприятий / / Проблемы теории и практики учета, анализа, аудита и пути их решения: Материалы Всеукраинской научно-метод. конф. 3-5 мая 2006 г. - Севастополь: Изд-во СевНТУ, 2006 - С. 212.
Майдан Ю. Внедрение на производстве "1С: Предприятие 8.0 УПП" / / Корпоративные системы - 2007. - № 4. - С. 44-50.
Макарова Н. В. Подходы к оценке эффективности информационных систем компаний [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.e- commerce.pl.ua/ pdf _files/2004_2.pdf.
Макфарлэйн Г. ИТ-служба в зеркале сбалансированных показателей// Computerworld. - 2000. - № 42 [Електронний ресурс]. – Режим доступу: http://www.e-commerce.pl.ua/pdf_files/2004_2.pdf.
Малкова А.И. Проблемы выбора, систематизации и развития автоматизированных систем бухгалтерского учета / / Вестник Технологического университета Подолья / Экономические науки. - Хмельницкий, 2003. - № 5 Часть 2, Часть 1 (55). - С. 256.
Минаков А.В. Критерии выбора 8. Выбор программного обеспечения для ведения автоматизированного бухгалтерского учета / / Вестник Технического университета Подолья / Экономические науки. - Хмельницкий, 2005. - № 3, Том 3 (75). - С. 82.
Мурадян А. Г. ИТ-бюджет - приятного аппетита!// Business Online. - 2001. - № 4. - с. 53-56.
Мурадян А. Г. Сетевой магазин: цена или ценность [Електронний ресурс]. – Режим доступу: http://i2r.rusfimd.ru/ /static/3 51 /outl 6247. shtml.
Мурадян А. Г. Тайное и явное.//Business online. - 2001. - № 4. - с. 57-62.
Мурадян А. Г. ТСО изнутри - версия 2 [Електронний ресурс]. – Режим доступу: http://www.telecominfo.ru/?t=414.
Назаренко В.М., Кошулько А.А., Назаренко Н.В. Оценка критериев оптимальности КИС производственных предприятий // Корпоративные системы – 2007. – № 2. – С. 39-43.
Офіційний сайт корпорації “Інформаційні технології” // Конкурентные преимущества IT-Предприятия. – http://www.it.ua/products.php?cat_id=61&cat=62.
Петрук А.Н., Легенчук С.Ф. Учет и контроль международных расчетов с применением информационно-компьютерных технологий / / Вестник Житомирского государственного технологического университета / Экономические науки. - М.: ЖДТУ, 2005. - № 2 (32). - С. 152-166.
Попкова Л.А. Современные информационные технологии автоматизации бухгалтерского учета // Проблемы бухгалтерского учёта, анализа, контроля и статистики в инновационной экономике: материалы междунар. науч.-практ. конф. (Минск, 24-25 мая 2006 г.) – Мн.: БГЭУ, 2006. – С. 192.
Тракало О.М. Проблеми автоматизації бухгалтерського обліку // Матеріали міжнародної науково-практичної конференції “Облік, аналіз і аудит у сучасному бізнесі”. – Львів, 27-28 травня 2004. – С. 333.
Скрипкин К. Г. Экономическая эффективность информационных систем. – М.: ДМК Пресс, 2002. – 256 с.: ил, – с. 7, 8.
Толкач В. Balanced Scorecard - взгляд в будущее [Електронний ресурс]. – Режим доступу: http://www.management.com.ua/strategy/str051 .html.
Целых А. Б. Всесторонний анализ эффективности информационных проектов. “Cбалансированное” решение [Електронний ресурс]. – Режим доступу: http://www.auр.ru/articles/management/ /14.htm.
2