Совершенствование системы кадрового делопроизводства на примере предприятия ГБОУ ДОД СПб «СДЮШОР фигурного катания на коньках»

ВВЕДЕНИЕ
1Теоретические основы организации и развития кадрового делопроизводства
1.1Кадровое делопроизводство (понятие, схема, организация)
1.2Современные требования к документированию движения персонала организации, основные виды документов, типовые формы
1.3Нормативно-правовая база и техническое обеспечение кадрового делопроизводства
2Анализ организации кадрового делопроизводства на примере ГБОУ ДОД СПб «СДЮШОР фигурного катания на коньках»
2.1Общая характеристика ГБОУ ДОД СПб «СДЮШОР фигурного катания на коньках»
2.2Аудит кадрового делопроизводства в ГБОУ ДОД СПб «СДЮШОР фигурного катания на коньках»
2.3 Оценка эффективности практики ведения кадрового делопроизводства в ГБОУ ДОД СПб «СДЮШОР фигурного катания на коньках»
3 Рекомендации по совершенствованию кадрового делопроизводства в ГБОУ ДОД СПб «СДЮШОР фигурного катания на коньках»
3.1. Организация кадрового делопроизводства
3.2.Мероприятия по совершенствованию документального обеспечения кадровой деятельности
3.3. Возможности технического обеспечения кадрового делопроизводства в ГБОУ ДОД СПб «СДЮШОР фигурного катания на коньках». Оценка экономического эффекта от предложенных мероприятий
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
ПРИЛОЖЕНИЕ 1 – Анкета кандидата на вакантную должность ГБОУ ДОД СПб «СДЮШОР фигурного катания на коньках»
ПРИЛОЖЕНИЕ 2 – Проект инструкции по кадровому делопроизводству
ПРИЛОЖЕНИЕ 3 – Проект положения о защите персональных данных работников
ПРИЛОЖЕНИЕ 4 – Интерфейс программы «Сотрудники предприятия 2.7.1»

Делопроизводством принято называть деятельность, которая направлена на создание документов и дел, соответствующих государственным стандартам, а также формирование условий для движения, поиска и хранения документов.Кадровое делопроизводство документирует трудовые отношения.Государственное бюджетное образовательное учреждение дополнительного образования детей Санкт-Петербургская «Специализированная детско-юношеская школа олимпийского резерва фигурного катания на коньках» создано в 1969 году.В процессе исследования в форме кадрового аудита, проведенного в СДЮШОР, было выявлено значительное количество нарушений в области ведения кадрового делопроизводства. Наиболее существенные из них:отсутствие положения о защите персональных данных работников;отсутствие документов, являющихся основанием для издания соответствующих приказов;работа с трудовыми договорами ведется формально. Ряд существенных пунктов, таких как описание подробно прописанных должностных обязанностей (должностные инструкции в СДЮШОР отсутствуют), условия, выгодные для работодателя в трудовых договорах не проработаны;коллективный договор отсутствует;не ведется военно-ученая документация.Исходя из теоретических обобщений и выводов, основанных на результатах проведенного исследования, целесообразно представить следующие рекомендации:ввести принципы нормирования труда в работу специалиста по кадрам СДЮШОР;ввести в действие инструкцию по кадровому делопроизводству;организовать хранение кадровой документации в соответствии с требованиями законодательства (отдельное помещение, металлические шкафы);принять новую номенклатуру дел, оформленную в соответствии с требованиями законодательства;принять Положение о защите персональных данных работников;подготовить «шпаргалку» директору СДЮШОР с указанием необходимых документов и порядка их прохождения при ряде кадровых мероприятий;вести протоколы совещаний с участием директора СДЮШОР;подготовить план мероприятий по формированию архива СДЮШОР;составить описи документов в личных делах работников СДЮШОР;разработать новую форму трудового договора;разработать должностные инструкции работников СДЮШОР;ввести в действие автоматизированное рабочее место специалиста по кадрам.Практически все рекомендации автора настоящей работой одобрены руководством СДЮШОР, ряд из них реализован на момент написания работы, остальные должны быть реализованы в течение лета 2013 года.Перечисленные рекомендации легли в основу комплексной программы, в соответствии с которой будет осуществляться формирование эффективной системы кадрового делопроизводства ГБОУ ДОД СПб «СДЮШОР фигурного катания на коньках».СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВНормативные актыКонституция Российской Федерации. Конституция РФ. Государственный флаг РФ. Государственный герб РФ. Государственный гимн РФ. – М.: АСТ, 2006. – 160 с.Гражданский кодекс Российской Федерации. – М.: ЭКСМО, 2006 – 608 с.Трудовой кодекс Российской Федерации.– М.: ЭКСМО, 2010 – 192 с.Об архивном деле в Российской Федерации: Федеральный закон от 22 октября 2004 г., № 125-ФЗ// Консультант ПлюсОб информации, информационных технологиях и о защите информации: Федеральный закон от 27 июля 2006 г., № 149-ФЗ// Консультант ПлюсОб утверждении Положения о воинском учете: Постановление Правительства РФ от 22 марта 1995 г. № 292 // Консультант ПлюсПравила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей: Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 // Консультант ПлюсОб утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек: Постановление Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. № 69 // Консультант ПлюсОб утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты: Постановление Госкомстата РФ от 05 января 2004 г. № 1// Консультант ПлюсУчебники, пособия и монографииБазаров Т.Ю. Управление персоналом. – М.: Академия, 2006. – 224 с.Гусятникова Д.Е. Кадровый учет с нуля. – М.: «Издательский дом Дашков и К», 2009. – 216 с.Егоршин А.П. Управление персоналом. – Н.Новгород: НИМБ, 2005. – 722 с.Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная баз: практ. пособие/ О.И. Захаркина, Д.Е. Гусятникова. 3-е изд., испр. – М.: Изд-во «Омега», 2008. – 261 с. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления: Учеб. Пособие.– М.: Инфра-М, 2007. – 422 с.Образцы кадровых документов с комментариями: практическое пособие/ Ю.В. Сенотрусова. 5-е изд. исправл., М.: Омега-Л, 2008. – 384 с.Пономарева Н.Г. Как избежать ошибок в кадровом делопроизводстве. – М.: Альфа-Пресс, 2005 – 168 с.Рудавина Е.Р.,Екомасов В.В. Книга директора по персоналу. – СПб.: Питер, 2008. – 368 с.Семенихин В.В. Кадровый документооборот. – М.: ЭКСМО, 2010 – 192 с.Филина Ф.Н. Практический универсальный справочник работника кадровой службы. – М.: ГроссМедиа, 2008. – 205 с.Шилкина В.Е. Инструменты управления персоналом. Аспекты кадрового документооборота. – М.: БераторПаблишинг, 2007 – 321 с.Шкатулла В.И. Настольная книга менеджера по кадрам.- 3-е изд., изм. и доп. – М.: Издательство НОРМА, 2003. – 992 с.Янковская В.Ф. Документооборот организации. //Секретарь-референт.– 2005. – № 7. – с. 28.Янковская В.Ф. Нормативная база работы с конфиденциальными документами // Секретарь-референт.– 2008. – № 4. – с. 45.ПРИЛОЖЕНИЕ 1– Анкета кандидата на вакантную должность ГБОУ ДОД СПб «СДЮШОР фигурного катания на коньках»Фамилия, имя, отчество Дата и место рождения Семейное положение Наличие детей, их возраст Адрес регистрации Адрес проживания Контактные телефоны Образование:(нужное подчеркнуть)высшеен/высшеесреднее специальноесреднее(укажите наименование учебного заведения и присвоенную квалификацию/специальность)Знание иностранных языков:Уровень владения: 1 – плохо, 2- удовлетворительно, 3 – хорошо, 4 – свободноЯзыкЧитаюГоворюПишуСпециализированнаялексикаВладение компьютером:Уровень владения: 1 – начинающий пользователь, 2 – уверенный пользователь, 3 – профессиональное владениеПрограммное обеспечениеНазвание программУровень владенияТекстовый редакторЭлектронные таблицыОбозреватель InternetПрограммы для обработки электронной почтыДругоеОпыт работы с оргтехникой(нужное подчеркнуть)ксероксфаксмини-АТСдругоеОпыт работы(начиная с последнего места работы)Дата поступ-ленияДата уволь-ненияНазвание организацииДолжностьДолжностные обязанностиУровень заработной платыВаши основные профессиональные достижения Причина поиска работы Возможность командировок Отношение к ненормированному графику работы Наличие водительского удостоверения Когда вы можете приступить к работе Дополнительные навыки Личные качества Интересы, увлечения Дата Подпись Заполняется в отделе правовой и кадровой работыПРИЛОЖЕНИЕ 2– Проект инструкции по кадровому делопроизводствуУТВЕРЖДЕНАприказом директораот «___»______2013 г. №_____ИНСТРУКЦИЯПО КАДРОВОМУ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ГБОУ ДОД СПб «СДЮШОР фигурного катания на коньках»1. Общие положения1.1. Инструкция по кадровому делопроизводству в ГБОУ ДОД СПб «СДЮШОР фигурного катания на коньках» (далее Инструкция)регламентирует организацию единого порядка кадрового делопроизводства в ГБОУ ДОД СПб «СДЮШОР фигурного катания на коньках» (далее – Учреждение), его структурных подразделениях.1.2. Кадровое делопроизводство осуществляется в соответствии сзаконодательством Российской Федерации, нормативными документами, в том числе настоящей Инструкцией и документами подразделенийУчреждения.1.3. Организация работы по выполнению требований настоящейИнструкции возлагается на руководителей подразделений Учреждения, специалиста по кадрам.1.4. Специалист по кадрам осуществляетметодическое руководство организацией и совершенствованием кадровогоделопроизводства в Учреждении и контроль соблюдения установленногонастоящей Инструкцией порядка работы с кадровыми документами.1.5. Специалист по кадрам осуществляет:учет личного состава и систематический его анализ;учет движения кадров, подготовку резерва на выдвижение;совершенствование работы на основе внедрения новейшихтехнологий работы с документами;другие функции, связанные с работой по управлению персоналом.2. Документирование кадрового делопроизводства2.1. Кадровое делопроизводство осуществляется в видеорганизационных, распорядительных и информационно-справочныхдокументов.2.2. Организационные документы регламентируют структуру, задачи ифункции Учреждения и его подразделений, организацию их работы, права,обязанности и ответственность руководителей и специалистов каждого изэтих подразделений.2.3. К основным организационным документам, в частности,относятся:устав;положение;штатное расписание;правила внутреннего трудового распорядка;коллективный договор;положение об оплате труда;положение о премировании;а также должностные инструкции.При необходимости применяются и другие организационные документыдля решения возникающих проблем во взаимоотношениях с работниками (положение о резерве кадров,положение об аттестации и т.п.).2.4. К распорядительным документам относятся приказы,распоряжения и поручения по основной деятельности Учреждения, в которыхотражаются вопросы работы с кадрами, а также документы по личномусоставу, отражающие конкретные управленческие ситуации процессовдвижения кадров, их учета, оценки и т.д.2.5.. Допускается оформление приказов по личному составу (оналожении дисциплинарных взысканий, о смене фамилии, о замещении ит.п.) в произвольной форме, так как унифицированные формы приказов неохватывают все кадровые операции.2.6. К информационно-справочным документам относятся: акты,справки, докладные и объяснительные записки, телеграммы,телефонограммы, протоколы заседаний аттестационных и квалификационныхкомиссий, заявления, графики ежегодных отпусков, другие документы,содержащие информационно-справочные данные по вопросам работы скадрами.3. Документирование движения кадров3.1. Документирование трудовых правоотношений осуществляется приприеме, переводе, перемещении, увольнении работников, предоставленииотпусков, командировании, нахождении на лечении и т.д.3.2. Оформление приема, поступающего на работу, осуществляется наоснове:паспорта;документов об образовании, о квалификации или наличии специальныхзнаний;трудовой книжки, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условияхсовместительства;страхового свидетельства государственного пенсионногострахования;документов воинского учета – для военнообязанных и лиц,подлежащих призыву на военную службу.3.3. Специалист по кадрам в отдельных случаяхможет запрашивать у лица, поступающего на работу, дополнительныедокументы, предусмотренные законодательством Российской Федерации инеобходимые при заключении трудового договора.3.4. На лиц, поступающих на работу впервые, оформляются трудоваякнижка и документы для получения страхового свидетельствагосударственного пенсионного страхования.3.5. Лицо, поступающее на работу в Учреждение, подает вместе сдокументами, указанными в пункте 3.2 настоящей Инструкции, личноезаявление с просьбой о приеме на работу или согласии работать напредложенной ему должности.При достижении договоренности с лицом, поступающим на работу,заключается трудовой договор и издается приказ о приеме его на работу.3.6. Последовательность оформления документов при приеме наработу:составление и оформлениетрудового договора;составление и оформление приказа о приеме на работу;оформление личной карточки (форма Т-2);внесение соответствующей записи в трудовую книжку;оформление личного дела;3.7. Приказы по личному составу являются первичными учетнымидокументами, фиксирующими факт приема, перевода, перемещения илиувольнения работника, и основанием для начисления ему заработнойплаты.3.8. Приказ о приеме на работу (форма Т-1) издается наосновании заключенного трудового договора.3.9. Приказ о приеме на работу, подписанный директором Учреждения, регистрируется и объявляется работнику подрасписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора.3.10. Личная карточка работника (форма N Т-2) является основнымучетным документом, оформляется на каждого работника, принятого наработу, и служит основанием для анализа состава и учета движениякадров.3.11. В период оформления на работу специалист по кадрам знакомит работника с коллективным договором,правилами внутреннего трудового распорядка, должностной инструкцией идругими документами Учреждения и соответствующего подразделения,имеющими отношение к его трудовой деятельности.3.12. В зависимости от профессии (должности), квалификации и видапредстоящей трудовой деятельности работник допускается к выполнениюдолжностных обязанностей после проведения соответствующихинструктажей, обучения, стажировки или проверки знаний.3.13. Информация о работнике вносится при необходимости в учетныекниги и журналы: о приеме и увольнении работников, о движении трудовыхкнижек, о регистрации приказов, об учете трудовых договоров,должностных инструкций, служебных удостоверений и т.п.3.14. Предоставление ежегодных отпусков работникам Учрежденияосуществляется в соответствии с графиком ежегодных отпусков иоформляется приказом по личному составу (формы Т-6 и Т-6а).3.15. Оформление работников в командировки осуществляется поунифицированным формам: служебное задание для направления вкомандировку и отчет о его выполнении (форма Т-10а); приказы онаправлении работника (работников) в командировку (формы Т-9 и Т-9а); командировочное удостоверение (форма Т-10).4. Оформление личных дел4.1. Личное дело – совокупность документов, содержащих наиболееполные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Первоначально вличное дело группируются документы, оформленные при приеме на работу иназначении на должность. Личные дела включает в себяанкетно-биографические, характеризующие и дополнительные документы.4.2. Документы в личном деле работника располагают вхронологическом порядке (по дате их издания или составления) вследующей последовательности:заявление с просьбой приема на работу;анкета Учреждения, заполненная работником, с приложенной фотографией;копия паспорта;копии свидетельств о заключении брака, о рождении детей;копии документов об образовании;копии документов воинского учета;копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;копия приказа о приеме на работу;экземпляр трудового договора;опись документов, находящихся в личном деле.4.3. В дальнейшем в личное дело включают все основные документы,возникающие в период трудовой деятельности работника (документы обизменении анкетно-биографических данных, представления о назначении,характеристики, аттестационные листы, копии приказов о переводе надругую работу, о поощрениях, дисциплинарных взысканиях и т.п.).4.4. Ответственным за достоверность персональных данных и наличиедокументов личных дел работников является специалист по кадрам Учреждения.5. Организация работы по ведению трудовых книжек5.1. Трудовая книжка является основным документом о трудовойдеятельности и трудовом стаже работника.5.2. Трудовая книжка оформляется и в дальнейшем ведется в точномсоответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек,изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей,утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225 и Инструкцией по заполнению трудовых книжек,утвержденной Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.5.3. Трудовая книжка является документом строгой отчетности. ВУчреждении ведутся:приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки ивкладышей в нее; книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки ивкладышей в нее, которая ведется отделом бухгалтерского учета и отчетностиУчреждения,вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением ирасходованием бланков трудовых книжек и вкладышей в них с указаниемсерии и номера каждого бланка.В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, котораяведется отделом правовой и кадровой работы, регистрируются все трудовыекнижки работников Учреждения, принятых на работу, а также трудовыекнижки и вкладыши в них (с указанием серии и номера), оформленные наработников, поступивших на работу впервые.5.4. Испорченные при заполнении бланки трудовых книжек подлежатуничтожению в установленном порядке.5.5. В соответствии с пунктом 43 Правил ведения и хранениятрудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспеченияими работодателей, неполученные работниками при их увольнении трудовыекнижки хранятся в течение двух лет у специалиста по кадрам, азатем передаются на хранение в архив. Срок хранения невостребованныхтрудовых книжек – 50 лет.6. Порядок передачи документов на хранение6.1. Документы кадрового делопроизводства по истечению сроканадобности в установленном порядке передаются на архивное хранениелибо выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение илиуничтожение осуществляют путем проведения экспертизы ценностидокументов.6.2. Работу по организации и проведению экспертизы ценностидокументов кадрового делопроизводства проводит постоянно действующаяэкспертная комиссия Учреждения.6.3. Документы по личному составу постоянного и временного (свыше10 лет) хранения подлежат передаче в архив не позднее, чем через тригода после завершения их делопроизводством. Документы временного (до10 лет включительно) хранения не передаются в архив, а хранятся всоответствующих подразделениях (как правило, у специалиста по кадрам или отделе бухгалтерского учета и отчетности) в специально отведенных местах (отдельныхкомнатах или запирающихся металлических шкафах) и по истечении сроков их храненияуничтожаются в установленном порядке.6.4. К документам по личному составу постоянного и временного(свыше 10 лет) хранения относятся: приказы по личному составу оназначении (приеме), освобождении (увольнении), переводе, перемещении,смене фамилии, награждении и поощрении; личные дела и личные карточки работников (форма Т-2).6.5. Подготовка дел по личному составу к передаче в архивосуществляется специалистом по кадрам, за которымв должностной инструкции закреплена эта функция.6.6. Документы по личному составу, подлежащие передаче в архив,формируются в соответствующие дела, каждый лист дела нумеруется вразвернутом виде арабскими цифрами в валовом порядке.Номера листов проставляются карандашом в правом верхнем углулиста на свободном от текста месте. Применение авторучек и цветныхкарандашей не допускается.Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: вначаленумеруется конверт, а затем – каждый вложенный в него документ.6.7. Допущенные при нумерации листов ошибки устраняются, при этомстарый номер зачеркивается и рядом проставляется новый номер. Делатьисправления запрещается.6.8. В соответствии с Основными правилами работы архивоворганизаций, утвержденными Росархивом 6 февраля 2002 г., обязательнымиреквизитами описания обложки дела являются:наименование организации – ГБОУ ДОД СПб «СДЮШОР фигурного катания на коньках»наименование структурного подразделения ГБОУ ДОД СПб «СДЮШОР фигурного катания на коньках»;индекс дела (в соответствии с номенклатурой дел);заголовок дела;дата начала и окончания дела;количество листов в деле;срок хранения дела;архивный шифр дела.На обложке дела указывается полное наименование подразделения Учреждения, а в скобках – принятое сокращенное наименование этогоподразделения.6.9. Каждое оформленное для передачи на архивное хранение делодолжно иметь внутреннюю опись включенных в него документов.7. Порядок использования и храненияперсональных данных работников7.1. Персональные данные работника –информация, необходимаяработодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретногоработника.7.2. При обработке персональных данных работника Учреждения, т.е.получении, хранении, передаче или любом другом использованииперсональных данных работника работодатель или специалист по кадрам обязан соблюдать установленные Трудовым кодексомРоссийской Федерации требования.7.3. Обработку персональных данных работников Учреждения осуществляет назначенный для этой работы специалист по кадрам.7.4. Доступ к личным делам руководителей и специалистов Учреждения разрешаетсяруководителям подразделений в отношении непосредственноподчиненных им работников.7.5. Передача персональных данных работников Учрежденияосуществляется в соответствии со статьей 88 Трудового кодексаРоссийской Федерации.7.6. Сохранность персональных данных работников подразделений Учреждения обеспечивается специалистом по кадрам.7.7. Трудовые книжки, личные дела, архивные личные дела, личныекарточки работников (формы Т-2), приказы по личному составу, справки,отражающие социально-демографические сведения о работнике и его работув прошлом, алфавитные карточки, карточки о сменяемости руководителяхранятся в специально оборудованных шкафах.7.8. Хранение персональных данных работников в электронном видеосуществляется в специально выделенных для этих целей ПЭВМ. Допуск кработе на ПЭВМ предоставляется специалисту по кадрам и руководителям и подразделений Учреждения, имеющим на это должностные полномочия.ПРИЛОЖЕНИЕ 3– Проект положения о защите персональных данных работников УТВЕРЖДЕНОприказом директораот «___»______2013 г. №_____ПРОЕКТ ПОЛОЖЕНИЯ О ЗАЩИТЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ РАБОТНИКОВГБОУ ДОД СПб «СДЮШОР фигурного катания на коньках»1. ПолитикаПоложение о защите персональных данных работников ГБОУ ДОД СПб «СДЮШОР фигурного катания на коньках» (в дальнейшем – Учреждение) является средством контроля конфиденциальности личных данных работников и соблюдением их прав в соответствии с законодательством РФ. 2. Цели и область примененияПоложение о защите персональных данных работников Учреждения вводится в целях:обеспечения защиты личных данных работников в соответствии с законодательством РФ от неправомерного их использования или утраты (глава 14 Трудового кодекса РФ);обеспечения личной безопасности работников и конфиденциальной информации Учреждения;упорядочения контроля персональных данных работников со стороны работодателя;Действие настоящего Положения распространяется на ручную и/или автоматизированную обработку всех личных данных о работниках Учреждения. Передача персональных данных работников в пределах Учреждения должна осуществляться в соответствии с настоящим Положением, с которым все работники ознакомлены под роспись (п.8 статьи 86 Трудового кодекса РФ).Действие настоящего Положения распространяется на работников Учреждения всех уровней и должностей.3. Законодательные акты – основания для разработки ПоложенияНастоящее Положение базируется на нормах Конституции РФ, а также общепризнанных принципах и нормах международного права и международных договорах РФ, которые в соответствии с частью 4 статьи 15 Конституции РФ являются составной частью российской правовой системы.Согласно Конвенции о защите частных лиц в отношении автоматизированной обработки данных личного характера 1981 года (статья 2) понятие «данные личного характера» означают любую информацию, относящую к физическому лицу, идентифицированному или которое может быть идентифицировано.Порядок сбора, обработки, хранения и защиты от несанкционированного доступа персональных данных работников Учреждения на основании статьи 87 Трудового кодекса РФ устанавливается Работодателем.4. Понятие и состав персональных данных работниковВ настоящем Положении используются следующие термины: Персональные данные работника – информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника (ст. 85 Трудового кодекса РФ)Обработка – получение, хранение, комбинирование, передача и любое другое использование личных данных.Слежение – использование таких устройств, как компьютеры, кинокамеры, видео установки, телефоны и другое оборудование связи, а также различных методов установления личности и ее местонахождения либо иных методов наблюденияРаботник – любой нынешний или в прошлом работавший сотрудник или кандидат на рабочее место.5. Порядок ввода в действие и изменения ПоложенияНастоящее положение вводится в действие с «__»______ 2013 года.Дополнения и/или изменения в данное Положение могут быть внесены в связи с изменением законодательства РФ в данной области и/или внутренних предложений Компании, утвержденных соответствующим образом.6. Общие положения В соответствии с законодательством РФ и процедурами, утвержденными вУчреждении, обрабатываются персональные данные работников, имеющие непосредственное отношение к их деятельности. Личные данные работников используются только в целях, для которых они первоначально были собраны.Персональные данные, собранные в связи с техническими и организационными мерами по обеспечению безопасности и должного функционирования автоматизированных информационных систем, не используются для контроля поведения работников Учреждения. Личные данные, собранные путем электронного слежения, не являются единственными факторами при оценке результативности деятельности работника Учреждения Работодатель регулярно оценивает методы обработки персональных данных, совершенствуя способы защиты тайны работников. Работники Учреждения информируются о любом процессе сбора персональных данных и правилах, регулирующих этот процесс, а также о собственных правах. Лица, ответственные за обработку и хранение персональных данных работников Учреждения, регулярно проходят инструктаж и обучение, для того, чтобы понимать процесс сбора личных данных и свою ответственность в деле применения принципов настоящего Положения. Работники Учреждения не должны отказываться от своих прав на сохранение тайны.7. Сбор, обработка и хранение персональных данных работников7.1. Структурные подразделения и сотрудники, работающие с персональными данными работниковВУчреждении следующие структурные подразделения и сотрудники имеют доступ к персональным данным работника:- специалист по кадрам (личные дела, база данных работников Учреждения);- отдел бухгалтерского учета и отчетности (заработная плата, информация, требуемая на отчисления в различные инстанции, электронная база данных);- служба главного инженера (электронная база данных);- секретарь директора (база данных сотрудников)7.2. Носители информации, используемые при работе с персональными даннымиНа Учреждении используются следующие носители информации:- электронная база данных- личные дела сотрудников8. Доступ к персональным данным работника8.1. Внутренний доступ (работники Учреждения)Перечень ответственных лиц в структурных подразделениях Учреждения, имеющих доступ к персональным данным работника:8.1.1. Специалист по кадрам8.1.2. Отдел бухгалтерского учета и отчетности- главный бухгалтер - бухгалтер по заработной плате- главный кассир8.1.3. Служба главного инженера- главный инженер;- системный администратор8.1.4. Директор Учреждения8.1.5. Руководитель отдела правовой и кадровой работы8.1.6. Секретарь директора8.2. Внешний доступ (другие организации и граждане)Для передачи информации о работнике Учреждения любому иному лицу или организации специалист по кадрам берет письменное заявление от работника о таком разрешении с указанием: - конкретных лиц, учреждений и организаций, - личных данных, подлежащих оглашению, - целей, для которых данные будут собраны/переданы, - срока, в течение которого заявление будет действительно.9. Безопасность персональных данныхУчреждение обеспечивает защиту личных данных методами безопасности, диктуемыми обстоятельствами, так, чтобы они не потерялись и были недоступны для несанкционированного использования, изменения или раскрытия.9.1. Внутренняя защита (порядок работы с конфиденциальной информацией)Защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты обеспечивается Учреждением за счет своих средств в порядке, установленном федеральным законом. (п. 7 ст. 86 Трудового кодекса РФ) Согласно части 3 статьи 57 Трудового кодекса в трудовом договоре лиц, ответственных за хранение конфиденциальной информации о персональных данных работников Учреждения, предусматривается условие о неразглашении государственной, коммерческой, служебной и иной охраняемой законом тайне. 9.1.1. Получение персональных данныхВышеперечисленные лица, ответственные за наличие персональных данных, всю информацию получают у самого работника. Для получения личных данных у третьей стороны, ответственное лицо Учреждения, обязано заранее уведомить работника и получить его письменное согласие. В запросе к работнику ответственное лицо Учреждения указывает цель получения тех или иных персональных данных, предполагаемые источники и способы их получения, а также характер подлежащих сбору личных данных и возможные последствия отказа работника дать согласие. При получении согласия работника Учреждения ответственное лицо обязано обеспечить, чтобы любое лицо или организация, уполномоченные им собирать персональные данные или проводить расследование, представляли себе истинную цель работы и избегали неверного истолкования. Работодатель не должен собирать личные данные о работнике, затрагивающие его:- половую жизнь,- политические, религиозные или иные убеждения,- криминальное прошлое.В исключительных случаях Работодатель имеет право собирать вышеуказанные данные, если они непосредственно относятся к вопросу трудоустройства. Если Учреждение устанавливает наблюдение, то работника следует заранее проинформировать о причинах этого, о времени ведения слежки, используемых методах и приемах, а также подлежащих сбору данных. Работодатель должен минимизировать вмешательство в личную жизнь работников.Секретное слежение возможно только при веских предположениях об уголовной ответственности или о серьезных проступках.Непрерывное слежение разрешается, если это необходимо для охраны здоровья и безопасности труда, а также для защиты имущества.9.1.2. Хранение персональных данных Хранению на Учреждении подлежат только данные, собранные в соответствии с принципами получения личных данных в соответствии с трудовым законодательством РФ. Вышеперечисленные лица, ответственные за хранение личных данных работников, обеспечивают наличие общей информации, регулярно обновляют ее, внося в список характерные персональные данные о работниках Учреждения и о происходящих в этих данных изменениях. Личные данные работников Учреждения хранятся столько времени, сколько это оправдано конкретными целями, для которых они собираются, за исключением случаев, когда:работник хочет в течение определенного периода быть в списке потенциальных кандидатов на рабочее местоличные данные требуются работодателю или работнику для юридической процедуры в связи с доказательством фактов, вытекающих из существующего или прошлого трудового отношения.Персональные данные на Учреждении хранятся и кодируются так, чтобы работник мог понять их.9.1.3. Использование персональных данных Личные данные работников Учреждения следует использовать в соответствии с законодательством РФ и данным Положением.9.1.4. Передача персональных данныхЛица, ответственные за хранение личных данных работников, имеют право сообщать третьим сторонам только с согласия работника, в том числе и с коммерческими целями. Исключением являются:предупреждение серьезной угрозе жизни и здоровьюдля осуществления трудового отношениядля применения уголовного законодательства.Лица, ответственные за хранение персональных данных, имеют право сообщать их третьим сторонам только с согласия работника. Правила, относящиеся к передаче третьим сторонам, распространяются на передачу персональных данных между работодателями той же группы или различными государственными учреждениями. Лица, ответственные за хранение личных данных работников Учреждения, должны предупредить тех, кто получает данные о работниках, что их можно использовать лишь для тех целей, для которых они сообщены, и требовать подтверждения того, что данное правило соблюдается. Сказанное не распространяется на обычный обмен данными в соответствии с законодательными требованиями. Внутренняя передача личных данных работников Учреждения ограничивается случаями, о которых известно работнику. Личные данные работников внутри Учреждения доступны только ответственным лицам, уполномоченным пользователям, которые имеют доступ лишь к тем данным, которые необходимы им для выполнения их конкретных функций. Объединение файлов, содержащие персональные данные о работниках Учреждения, запрещается, кроме случаев, указанных в данном Положении. Работодатель имеет предусмотренные процедуры для слежения за внутренними потоками личных данных и обеспечения того, чтобы их обработка происходила с настоящим Положением.10. Права работникаРаботники Учреждения имеют право на регулярную информацию относительно хранящихся о них персональных данных и обработки этих данных. Работникам Учреждения обеспечивается доступ в течение нормального рабочего времени ко всем персональным данным о них, независимо от того, обрабатываются ли данные автоматизированными системами или хранятся в специальных ручных файлах, относящихся к данному работнику. Работник Учреждения имеет право получить копию любой записи в той мере, в какой эта запись содержит персональные данные о работнике. Работник Учреждения имеет право назначать своего представителя по своему выбору для доступа к своим персональным данным. Работодатель не взимает плату с работников за предоставление доступа или копирования записей о себе. При проверке надежности персональных данных работодатель имеет право отказывать работнику в доступе к его личным данным до завершения проверки и в той мере, в какой это может помешать ей. Работник имеет право на требование, чтобы недостоверные или неполные личные данные, а также сведения, обработанные не в соответствии с данным Положением, были исключены или исправлены. При изменении персональных данных работника Работодатель обязан известить все стороны, имеющие неверные или неполные личные данные, обо всех внесенных коррективах, за исключением случаев, когда работник согласен с тем, что делать этого не нужно. При отказе Работодателя внести изменения или исправления в персональные данные работник имеет право на помещение своего заявления с указанием причин своего несогласия. При любом последующем использовании персональных данных необходимо прилагать информацию о том, что они носят спорный характер и заявление работника. Применительно к личным данным оценочного характера, если их исключения и исправления невозможны, работник имеет право дополнить хранимые персональные данные заявлением, выражающим его собственную точку зрения.11. Коллективные праваВсе переговоры, относящиеся к обработке личных данных о работниках Учреждения, следует вести ссоответствии с настоящим Положением и законодательством РФ, которые защищают право отдельного работника знать и решать, какие персональные данные о нем следует использовать, при каких условиях и для каких целей. Представителей работников следует информировать и консультироваться по вопросам:- относящимся к ведению или изменению автоматизированных систем для обработки личных данных о работниках,- предстоящего ведения любой электронной системы слежения за поведением трудящихся на Учреждении,- целей, содержания и характера использования и истолкования различных анкет и тестов, связанных с личными данными о работниках.При привлечении агентств по найму Учреждение требует обработки персональных данных кандидатов в соответствии с данным Положением.12. Ответственность за разглашение конфиденциальной информации, связанной с персональными данными работникаПредставители работников и работодателя несут ответственность за конфиденциальность персональных данных работников всех уровней и должносте