Информационное обеспечение деятельности по управлению персоналом ОАО "Электронный город"

Оглавление
Введение
1.Теоретические основы использования информационных технологий в управлении персоналом организации
1.1Информационное обеспечение управления персоналом
1.2Возможности использования экспертных, справочных систем, Интернета в управлении персоналом организации
2.Совершенствование информационного управления персоналом в ОАО «Электронный город»
2.1Общая характеристика ОАО «Электронный город»
2.2Анализ информационного обеспечения управления персоналом в ОАО «Электронный город
2.3Рекомендации по совершенствованию информационного обеспечения управления персоналом в ОАО «Электронный город»
Заключение
Список использованных источников
Приложение. Выдержки из описания корпоративного информационного портала ОАО «Электронный город»

Вследствие большого объема работ в части подбора и найма персонала, сотрудники службы персонала часто теряют информацию о кандидатах, которая не заносится ни в какие базы и тратят значительное время на ее восстановление.Вопросы автоматизации процедур аттестации и обучения персонала, также актуален для Общества, т.к. аттестация персонала проводится в Обществе ежегодно, но результаты ее хранятся в форме, неудобной для оперативного доступа и использования руководством.Также руководство Общества проявляет большой интерес к дистанционному обучению персонала.В целом следует отметить, что уровень информационного обеспечения управления персоналом в ОАО «Электронный город» весьма невысок, особенно, учитывая факт работы Общества в области информационных технологий.Рекомендации по совершенствованию информационного обеспечения управления персоналом в ОАО «Электронный город»По итогам проведенного анализа автором были подготовлены следующие рекомендации в части совершенствования использования информационных технологий в управлении персоналом ОАО «Электронный город»:Организовать использование планирования потребности в персонале и набора персонала с применением соответствующих подсистем программы «1С: Зарплата и управление персоналом 8»Организовать подготовку и проведение аттестации персонала Общества с применением соответствующих подсистем программы «1С: Зарплата и управление персоналом 8»;Разработать инструменты информационного воздействия на персонал Общества, например, таких, как корпоративный портал.Отметим, что подсистема по планированию потребности в персонале и набору персонала программы «1С: Зарплата и управление персоналом 8» предоставляет пользователю следующие возможности:инструмент «Кадровое планирование», который позволяет как работать со списком вакансий Общества, так и с кадровым планом;заносить информацию о кандидатах на вакантные позиции, существенная часть которой может использоваться при оформлении на работу;вести переписку с кандидатами;организовывать процедуры набора персонала;вести учет затрат на набор персонала.Затраты на реализацию данной рекомендации можно выразить в рабочем времени сотрудников, задействованных в процессе:сотрудники службы персонала – 8 часов. Функционал: изучение возможностей программы, освоение инструментария;сотрудники производственно-технической службы – 2 часа. Функционал: консультирование сотрудников службы персоналаПодробнее остановимся на возможностях программы в части оценки персонала. Подсистема «Оценка персонала» программы «1С: Зарплата и управление персоналом» предоставляет возможность разработки системы оценки персонала ОАО, а именно:описать компетенции работников Общества в любом заданном количестве;назначить шкалу и разработать критерии оценок для каждой компетенции;сформировать списки должностных компетенций ОАО.На основании разработанной системы оценки персонала проводится аттестация работников, результаты которой регистрируются в программе. Под компетенциями понимаются формализованные критерии оценки качеств персонала, оценка которых будет осуществляться по оценочным шкалам.Схема подсистемы «Оценка персонала» приведена на рис.8.Компетенции работников заносятся в справочник «Компетенции». При этом для каждой компетенции может быть выбрана оценочная шкала о описаны критерии получения той или иной оценки.Рис.8 Схема подсистемы «Оценка персонала»Для того, чтобы оценить компетенции, могут быть использованы быть использованы следующие оценочные шкалы:пятибалльная;четырех бальная (отлично, хорошо, удовлетворительно, не удовлетворительно);трех бальная (выше ожидаемого уровня, на ожидаемом уровне, ниже ожидаемого уровня);двух бальная (зачет, не зачет).Есть возможность описания «собственной» шкалы оценок.Каждая должность ОАО «Электронный город» (справочник «Должности») может быть описана «своим» списком компетенций.Оценки компетенций работника регистрируются в документе «Аттестация работника». При проведении документа, результаты оценок записываются в периодический регистр сведений «Оценки компетенций работников». На основании данных этого регистра происходит формирование отчета по оценкам компетенций работников.Также в подсистему включен специализированный инструмент для планирования проведения аттестаций работников и анализа результатов полученных оценок – обработка Аттестации работников.Инструментом «Аттестации работников» объединены следующие возможности оценки персонала:просмотр актуальных оценок и списка компетенций, запланированных к оценке, для каждого работника из произвольно сформированного списка;работа со списком документов «Аттестация работников»;получение диаграммы распределения всех оценок работников по какой-либо компетенции или совокупности компетенции и должности, и сравнения полученных и ожидаемых результатов.На закладке «Анализ оценок» имеется возможность формирования диаграммы распределения оценок за выбранный период времени по одной из компетенций работников. Дополнительно можно ограничить данные для анализа по конкретной должности. Ожидаемое и фактическое количество оценок компетенции выводятся на диаграмме разными цветами.С помощью отчета «Оценки компетенций работников» имеется возможность получения сводных результатов аттестаций работников за выбранный период времени. Отчет позволяет вывести данные в произвольной группировке и с использованием различных отборов.Затраты на реализацию данной рекомендации также можно выразить в рабочем времени сотрудников, задействованных в процессе:сотрудники службы персонала – 12 часов. Функционал: изучение возможностей программы, освоение инструментария;сотрудники производственно-технической службы – 4 часа. Функционал: консультирование сотрудников службы персоналаВ завершение данного раздела автор хотел бы остановиться подробнее на таком инструменте информационного воздействия как корпоративный портал. «Термины «Интранет» и «внутренний портал компании» в большинстве случаев используются как синонимы. Заметим одну существенную…разницу: Интранет имеет более широкий смысл, включая и внутренний портал, и инфраструктуру, и неформализованный обмен информацией, такой, как электронная почта. Если мировая сеть – это Интернет, то ее внутрикорпоративный сегмент, доступный лишь сотрудникам организации, – это Интранет»[18, с.286]. Внутренний портал организации обеспечивает всем сотрудникам Общества разнообразные пути доступа к внутрикорпоративным блокам данных через веб - интерфейс (привычный для большинства путь общения с Интернетом) на экране их рабочего компьютера, подключенного к внутренней сети организации. Задача корпоративного портала ОАО «Электронный город» – обеспечить связь на всех уровнях, для всех сотрудников, сделать общекорпоративные компетенции доступными для каждого пользователя, избежав при этом информационной перегрузки. Корпоративный портал позволяет очень быстро найти нужных людей с необходимыми навыками, обучить сотрудников, эффективно организовать их работу, оперативно подобрать требующуюся информацию. Создатели корпоративного портала могут собрать в одном месте («субпортале») информацию обо всех возможных вариантах дистанционного общения, обеспечиваемого Интранетом. Это автоматизированное согласование места и времени встречи, интегрированная голосовая почта, обмен программами и материалами, теле - и веб – конференции, электронная почта и т.д.В пользу создания корпоративного портала в ОАО «Электронный город» говорит и тот факт, что офисы Общества располагаются в нескольких городах, в перспективе число таких территориально разбросанных офисов может существенно вырасти. Соответственно, для компании такого уровня создание полноценного корпоративного портала является вполне реальным и крайне полезным.У сотрудников Общества будет возможность выбрать наиболее адекватный способ общения и получить всю информацию, как воспользоваться тем или иным каналом связи.Корпоративный портал поможет решить одну из наиболее актуальных задач информационного общества – как не оказаться затопленным потоками информации. Достигается это за счет приложения, управляющего списками рассылки электронной почты.Следующая важная функция портала – обеспечение доступа к «письменным» знаниям различными логическими путями. Поиск информации внутри портала облегчается благодаря «тематическим» субпорталам (электронное обучение, маркетинг и т.д.)Корпоративный портал – это канал доступа к оперативной информации для менеджеров по их направлениям работы.Одним из главных звеньев корпоративного портала может быть электронное обучение. Этот звено портала должен вести менеджер по персоналу Общества. В число структурных блоков электронного обучения могут входить:«электронный деканат», или система управления обучением;инструменты и процессы создания педагогического материала;каналы доставки педагогического материала.Система управления обучением может представлять:полную справочную информацию обо всех курсах Общества и внешних, сведения о необходимой для успешного прохождения курса предварительной подготовке, о стоимости курса для подразделения обучаемого сотрудника;возможность записаться или отказаться от того или иного курса в онлайновом режиме;обеспечение всего необходимого документооборота в рамках процесса обучения;доступ к «личному делу» обучаемого для него самого, его руководителя и менеджера по персоналу.Стоит подчеркнуть, что онлайновое обучение в Обществе ни в коем случае не является полной заменой традиционному обучению. Как показывает опыт, электронное обучение наиболее эффективно тогда, когда оно используется в качестве дополнения, обогащающего традиционный процесс обучения и заменяющего 40 – 60% педагогического материала.Выдержки из описания корпоративного портала ОАО «Электронный город», подготовленного автором настоящей работы и преданные на рассмотрение руководству Общества, приведены в Приложении. По мнению автора, все необходимое программное обеспечение, необходимое для создания корпоративного портала уже находится в распоряжении ОАО, поэтомузатраты на реализацию данной рекомендации можно выразить в рабочем времени сотрудников, задействованных в процессе:сотрудники службы персонала – 48 часов. Функционал: участие в подготовке технического задания, участие в промежуточных проверках реализации портала, освоение инструментария, наполнение портала необходимой информацией;сотрудники производственно-технической службы – 176 часов. Функционал: подготовка и согласование технического задания, реализация проекта «Портал», консультирование сотрудников службы персоналаВыводы.В данном разделе дана характеристика ОАО «Электронный город». На основании проведенного SWOT-анализа одна слабых сторон Общества – недостаточное информационное обеспечение.Представлены предложения:организовать использование планирования потребности в персонале и набора персонала с применением соответствующих подсистем программы «1С: Зарплата и управление персоналом 8»;организовать подготовку и проведение аттестации персонала Общества с применением соответствующих подсистем программы «1С: Зарплата и управление персоналом 8»;разработать инструменты информационного воздействия на персонал Общества, например, таких как корпоративный портал.ЗаключениеРезультаты проведенного исследования дают основание для вывода о том, что цель курсовой работы достигнута –проведен анализ информационного обеспечения управления персоналом в ОАО «Электронный город» и разработаны конкретные практические предложения, направленные на повышение егорезультативности.В целом решены основные задачикурсовой работы:рассмотрены теоретические основы использования информационных технологий в управлении персоналом;дана общая характеристика ОАО «Электронный город»;проведен анализ информационного обеспечения управления персоналом ОАО «Электронный город»;разработаны рекомендации по совершенствованию информационного обеспечения управления персоналом в ОАО «Электронный город».Информация– процесс передачи сообщений между передающей и принимающей системами, что ведет к изменению разнообразия состояния последней.Большой объем информации, связанной с управлением персоналом организации, ее сбор, хранение, переработка, анализ, предоставление пользователям (в первую очередь – руководителям), ставит задачу применения в компании информационных технологий и создания соответствующей информационной системы. Наиболее активно в организациях используются:справочно-информационные системы;интернет-технологии;средства автоматизации кадрового делопроизводства.Проведенный в ОАО «Электронный город» анализ информационного обеспечения управления персоналом выявил ряд возможностей для совершенствования работы в данном направлении.Предложено:организовать использование планирования потребности в персонале и набора персонала с применением соответствующих подсистем программы «1С: Зарплата и управление персоналом 8»;организовать подготовку и проведение аттестации персонала Общества с применением соответствующих подсистем программы «1С: Зарплата и управление персоналом 8»;разработать инструменты информационного воздействия на персонал Общества, например, таких как корпоративный портал.В настоящее время данные предложения находятся на рассмотрении у руководства ОАО «Электронный город».Список использованных источниковГражданский кодекс Российской Федерации. Части 1,2,3 и 4 – М.: Проспект, КноРус, 2010, – 544 с.Трудовой Кодекс Российской Федерации. – М.: Эксмо, 2010. – 256 с.Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» № 149 – ФЗ от 27 июля 2006 г. // Консультант ПлюсФедеральный закон «О персональных данных» № 152 – ФЗ от 27 июля 2006 г. // Консультант ПлюсБойко Э.В. Компьютеризация кадровой деятельности. – М.: Управление персоналом, 2008. – 136 с.Ивановская Л.В., Свистунов В.М. Обеспечение системы управления персоналом на предприятии. – М.: ГАУ, 2008. – 245 с.Иларионова Т.С. Информационное обеспечение управления персоналом. – М.: РАГС, 2009. – 70 с.Кибанов А.Я. Основы управления персоналом. – М.: Инфра-М, 2012. – 448 с.Киселев Г.М., Бочкова Р.В., Сафонов В.И. Информационные технологии в экономике и управлении. – М.: Дашков и Ко, 2013. – 272 с.Коул Д. Управление персоналом в современных организациях. – М.: Вершина, 2009. – 410 с.Мельников В.П. Информационное обеспечение систем управления. – М.: Академия, 2010. – 336 с.Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. – М: Вильямс, 2011. – 672 с.Провалов В.С. Информационные технологии управления. – М.: Флинта, 2010. – 376 с.Рудавина Е.Р., Екомасов В.В. Большая книга директора по персоналу. – СПб.: Питер, 2011. – 368 с.Сапков В.В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства. – М.: Академия, 2012. – 288 с.Серова Г.А. Компьютеризация службы управления персоналом.// Управление персоналом. – 2007. – № 4. – С.61Чудновский А.Д. Информационные технологии управления в туризме. – М.: КноРус, 2011. – 104 с.Шекшня С.В., Ермошкин Н.Н. Стратегическое управление персоналом в эпоху Интернета. 6-е изд., перераб. и доп. – М.: ЗАО «Бизнес-школа “Интел-Синтез”», 2002. – 336 с.www.2090000.ruПриложение. Выдержки из описания корпоративного информационного портала ОАО «Электронный город»ВведениеКорпоративный информационный портал (КИП) – реализованный на основе технологии Intranet внутренний сайт компании, обладающий расширенной функциональностью и ориентированный на сотрудников фирмы, её клиентов и партнеров. Основная задача портала – организация разнородной информации, имеющейся в компании. Использование локальной сети позволяет размещать на портале файлы практически любого размера. Ограничение доступа дает возможность размещать на портале закрытую информацию и гибко управлять правами доступа к ней.НазначениеКИП предназначен решать следующие задачи:Информирование сотрудников компании о различных аспектах деятельности как компании в целом, так и отдельных её отделов и подразделений.Облегчение поиска информации.Унифицированный, ролевый доступ к необходимой информации. Доступ к информации может быть ограничен на основании логина пользователя, отдела или компании, к которым он относится, должности или роли пользователя и т.д.Контроль за созданием документов, их изменением, предоставление средств обсуждения документов.Поддержка групп пользователей, занятых в одном процессе. Обеспечения площадок для обсуждения различных тем. Обеспечение прозрачности и контролируемости выполнения заданийНа КИП могут быть представлены:Справочные материалы (информация о компании, персонале, тел. справочник и т.д.)Корпоративные новостные ленты, уведомление о приказах, объявления сотрудников. Документы, классификаторы и каталоги. Документы могут быть собраны в произвольные категории, возможно включение одного документа в разные разделы.Файловые хранилища.Подсистемы управления задачами и проектами. Позволяют выставлять задачи на сайте и отслеживать процесс их выполнения. Например, выставляется заявка в отдел ИТ, после чего пользователь может проследить, кому именно передана данная заявка, какая важность ей присвоена, какие действия проведены по заявке и т.д. Средства совместной работы. Обсуждения по любым вопросам, контроль версий документов, сбор мнений сотрудников компаний. Учебные материалы. На портале возможно как хранение учебных пособий, так и размещение систем тестирования и интерактивного обучения.Данные интернет-сервисов (информеры) – например, информация о курсах валют, погоде и т.п.Краткие требования к рабочим местам пользователейБлагодаря использованию при реализации Портала технологий Intranet жестких требований к конфигурации компьютера и установленному на нем программном обеспечении не предъявляется. Естественно, что чем лучше конфигурация компьютера пользователя (а именно, больше быстродействие процессора и больше объем оперативной памяти), тем быстрее будет работа Портала. Единственным требованием к оснащению компьютера программным обеспечением является наличие установленного на нем браузера Интернет InternetExplorer. В принципе, установка именно InternetExplorer в качестве браузера по умолчанию не является обязательным. Для более полного использования функционала Портала на рабочем месте пользователя должно быть установлено следующее программное обеспечение, входящее в пакет прикладных программ MicrosoftOffice:MS Word;MS Excel;MS Outlook