Организация контроля исполнения документов в федеральных органах исполнительной власти

Оглавление
Введение
1.Нормативная база и общие принципы организации контроля исполнения документов в федеральных органах исполнительной власти
2.Система работы Министерства регионального развития Российской Федерации по контролю исполнения документов в условиях развития межведомственного электронного документооборота
2.1.Информационно-документационная деятельность Министерства регионального развития Российской Федерации
2.2.Технологические основы внутриведомственной организации контроля исполнения документов
2.3.Использование новых технологий в межведомственном взаимодействии Министерства регионального развития Российской Федерации и федеральных органов исполнительной власти по вопросам контроля исполнения документов
Заключение
Список литературы

Это новый этап информатизации, позволяющий формировать комплексные системы, объединенные общими техническими решениями, и характеризуется созданием:информационно-справочных систем;систем информационной поддержки принятия решений.Также сегодня появляются идеи о создании комплексных информационных систем для обеспечения управления социально экономическим развитием территорий, направленные на решение вопроса об интеграции разрозненных информационных ресурсов на уровне административного района и создания хранилища данных территориального исполнительного органа государственной власти или органа местного самоуправления.В результате чего были созданы условия для создания:аналитических систем;систем моделирования и прогноза социально-экономической ситуации. В настоящее время в органах государственной власти и местного самоуправления растет уверенность в необходимости таких систем, которые позволят выполнять мониторинг социально-экономического развития общества, осуществлять моделирование и прогнозирование на предстоящий период.Теперь приведем пример такой системы – «Кодекс» производства ОАО «Центр компьютерных разработок» консорциума «Кодекс» (ОАО «ЦКР»), который занимается автоматизацией органов государственной власти и местного самоуправления с 1991 года. Организации государственного сектора составляют около 80% в общем списке организаций, где внедрены программные продукты «Кодекс», а территориальная зона охвата включает тринадцать субъектов Российской Федерации.За время создания и внедрения программного обеспечения в ОАО «ЦКР» накоплен большой опыт работы с органами государственной власти и местного самоуправления по автоматизации функций государственного управления в различных сферах:информационно-правовая поддержка;автоматизация процессов документационного обеспечения управления;автоматизация работы кадровых органов;автоматизация функций сбора и ведения информации, необходимой для управления;информационная поддержка принятия решений и контроль принятых решений В составе информационных систем, разработанных ОАО «ЦКР» для органов власти содержится:11 функциональных систем электронного документооборота и делопроизводства;13 систем учетного характера, оперативного и административного управления;10 информационно-справочных систем. С 2004 года предприятием была разработана и внедрена в территориальных исполнительных органах государственной власти Санкт-Петербурга Информационно-аналитическая система, позволяющая собирать, накапливать и анализировать статистическую информацию о социально-экономическом развитии территорий. Таким образом, на основе созданных автоматизированных систем и апробированных технических решений реально можно осуществлять идею комплексной автоматизации территориальных исполнительных органов государственной власти, городских и районных органов местного самоуправления.Рассмотрим модули программы, который могли бы быть внедрены в рассматриваемом органе власти.В составе автоматизированных систем применяются геоинформационные технологии, обеспечивающие интегрированное представление данных об объектах (субъектах), расположенных на территории органа власти:структурированные данные;местоположение на электронной карте;электронные документы, связанные с объектом.Такие технологии позволяют создавать геоинформационные системы (ГИС), которые способны существенно повысить уровень решения задач.Многофункциональный комплекс систем и услуг, разработанный ОАО «ЦКР», включает:системы электронного документооборота и делопроизводства «Кодекс: Документооборот»;системы информационной поддержки принятия решений с использованием ГИС-технологий;систему «Управление персоналом»;корпоративные правовые системы «Кодекс»;информационно-справочную систему «Электронный телефонный справочник»;технологии создания web-систем;разработку иных заказных систем.Внедрение данного комплекса в исполнительных органах государственной власти или органах местного самоуправления позволяет:обеспечить информационную поддержку принятия решений за счет накопления данных, поступающих из различных источников, доступа к актуальной информации, обеспечения её анализа и удобного отображения, в том числе на электронной карте;создать единое информационное пространство для всех подразделений органа власти;унифицировать документационное обеспечение управления;комплексно автоматизировать функции делопроизводства с постепенным переходом на электронный документооборот;автоматизировать кадровое делопроизводство;обеспечить информационно-правовую поддержку всех подразделений и всех сотрудников органа власти;создавать базы данных контактной информации, поддерживать их в актуальном состоянии, быстро получать информациюоб организациях и их сотрудниках;создать и вести web-сайт органа власти;автоматизировать иные специальные и справочные функции путем разработки и внедрения заказных систем.Модульное построение комплекса систем позволяет выполнять поэтапное внедрение с последующим наращиванием автоматизированных функций.Сегодня административное управление в федеральных органах исполнительной власти основано на:подготовке распорядительных и нормативных документов;контроле исполнения документов.Системы «Кодекс: Документооборот» изначально создавались для крупной корпоративной структуры – Администрации Санкт-Петербурга. Поэтому при их создании в основном учитывались особенности корпоративных СЭД. Системы «Кодекс: Документооборот» обеспечивают:подготовку электронных документов;создание банка электронных копий документов;централизованный и децентрализованный учет документов;ведение единых корпоративных классификаторов и справочников;обмен структурированной и документальной информацией между структурными подразделениями, в том числе удаленными, а так же централизованный корпоративный контроль исполнения.Характеристики систем «Кодекс: Документооборот», обеспечивающие успех применения систем в административном управлении органов власти:законченные решения для типовых задач (функций) делопроизводства, которые могут быть внедрены в короткие сроки;реалистичность в реализации функций делопроизводства;экономичность системы для заказчика;масштабируемость системы;развитая функциональность систем;единая информационная логика систем.Рассмотрим их подробнее.Каждая из подсистем, входящих в состав «Кодекс: Документооборот», предназначена для реализации типовых задач обработки документов:регистрации служебной корреспонденции и контроля ее движения,регистрации обращений граждан и контроля рассмотрения писем,централизованного контроля исполнения нормативно-распорядительных документов и др.Это дает возможность предложить готовые решения автоматизации основных участков делопроизводства для большинства органов государственной власти и местного самоуправления.Системы «Кодекс: Документооборот» рассчитаны на применение в условиях функционирования традиционного делопроизводства, когда электронный документооборот существует параллельно с бумажным. Поэтому они:поддерживают бумажный документооборот;обеспечивают постепенный переход от бумажного документооборота к электронному.Такой подход существует при организации документооборота в органах государственной власти.Экономичность системы «Кодекс: Документооборот» определяется:использованием собственных продуктов и технологий «Кодекс»;ориентацией на наиболее массовые программно-технические платформы, прежде всего Microsoft;невысокими затратами на внедрение. В условиях ограниченности финансовых средств такая характеристика систем «Кодекс: Документооборот» является важным преимуществом.Модульная архитектура системы и возможность автоматизированного обмена между модулями позволяет с успехом внедрять ее учреждениях различного масштаба.Одной из существенных особенностей организации делопроизводства в государственных структурах является функциональное разделение обязанностей по работе с документами между различными подразделениями и различными категориями работников аппарата. Поэтому в систему «Кодекс: Документооборот» включены следующие функциональные и справочные подсистемы автоматизации делопроизводства:«Кодекс: Контроль исполнения документов» обеспечивает контроль исполнения документов, позволяет организовать централизованный контроль множества исполнителей, коррекцию порядка исполнения документов, разнообразный анализ исполнительской дисциплины структурных подразделений, в том числе территориально удаленных.«Кодекс: Письма и обращения граждан» регистрирует устные и письменные заявления граждан и организаций, ход их рассмотрения, ответы и решения, принятые по ним. Формирует статистику и общий анализ ситуации в субъекте Российской Федерации на основе информации, содержащейся в письмах и обращениях граждан.«Кодекс: Служебная корреспонденция», обслуживает документопотоки, связанные с регистрацией входящих и исходящих документов и работу с ними, обеспечивает штрих-кодирование и потоковое сканирование корреспонденции.«Кодекс: электронный архив» – подсистема для создания электронного полнотекстового архива документов, с гибкими возможностями полнотекстового поиска с учетом русской морфологии. Полнотекстовые банки данных формируются с использованием оригинальной технологии «Кодекс». Доступ к документам обеспечивается по технологии Интернет/Интранет.«Кодекс: Система подготовки документов» интегрированная с Microsoft Word обеспечивает создание электронных документов и наполнение электронного архива.«Кодекс: Система регистрации документов» позволяет создавать проекты нормативных документов, регистрировать их движение в процессе согласования, вести учет бланков в соответствии с правилами делопроизводства, принятыми в данном органе власти. «Кодекс: Система регистрации документов» для хранения документов использует электронный архив.«Кодекс: Контроль согласования проектов правовых актов» предназначена для обеспечения электронного согласования проектов документов и контроля исполнения Регламента согласования проектов правовых актов организации;«Кодекс: Управление персоналом» для автоматизации кадрового делопроизводства в каждом структурном подразделении крупного органа власти, а так же для ведения единого корпоративного реестра государственных служащих;«Кодекс: Система оперативного контроля для руководителя» для отображения в удобной форме информации о фактическом состоянии дел по исполнению документов и напоминания руководителям о поступивших документах;«Кодекс: Центральная Справочная система» предназначена для доступа по технологии Internet/Intranet к правовой информации (базам данных «Кодекс»), электронному архиву документов и базам данных подсистем «Кодекс: Документооборот».«Кодекс: Контроль выполнения договоров» для автоматизации функций структурных подразделений органов власти, занимающихся учетом, экспертизой договоров и контролем их исполнения. Подсистема обеспечивает учет поступлений финансовых средств и планирование расходов, обеспечение контроля за всеми договорами, заключенными всеми самостоятельно хозяйствующими субъектами в составе организации.Такое многообразие систем позволяет обеспечивать комплексную автоматизацию процессов административного управления как в территориальных исполнительных органах государственной власти субъектов Российской Федерации, так и в органах местного самоуправления.Все системы, входящие в комплекс «Кодекс: Документооборот», реализуют единую информационную логику и включают решения по обмену документами и информацией друг с другом. Это обеспечивает информационное взаимодействие в рамках электронного документооборота между органами государственной власти и органами местного самоуправления.Процесс разработки перечисленных программных продуктов «Кодекс» обусловлен тесным сотрудничеством ОАО «ЦКР» с органами государственной власти и местного самоуправления. Технические решения «Кодекс» апробированы в органах власти 13 субъектов Российской Федерации и муниципальных образованиях 24 городов, двух министерствах Российской Федерации и их территориальных органах, а также в нескольких десятках предприятий и организаций. ОАО «ЦКР» обладает достаточным потенциалом для разработки заказных систем, решающих специфические задачи органов государственной власти и местного самоуправления в целях их комплексной автоматизации.Широкий спектр программных продуктов и технических решений «Кодекс», наличие опытных и квалифицированных кадров, способных проектировать и создавать сложные автоматизированные системы различного предназначения, позволяют сегодня успешно решать задачи комплексной автоматизации органов власти различных уровней.Консорциум «Кодекс» непрерывно совершенствует комплекс программных продуктов призванный обеспечить автоматизацию органов государственной власти. Изменения вносятся в уже существующие подсистемы, добавляется новая функциональность, усовершенствуется интерфейс пользователя, модернизируются внутренние механизмы обработки данных, создаются новые функциональные подсистемы.Исторически, Консорциум «Кодекс» ориентировался на автоматизацию работы органов государственной власти. Традиционно, это такие документопотоки, как обработка входящей и исходящей корреспонденции, согласование документов, контроль исполнения документов, а так же учет писем и обращений граждан.Для каждого направления деятельности администрации наша компания предлагает подсистемы, автоматизирующие обработку большинства документов. Сотни вариантов отчетов позволяют анализировать накопленную информацию по различным аспектам.Одной из важнейших частей системы является надежное хранилище разнотипных документов. НашаСистема подготовки документовпозволяет обеспечить хранение сотен тысяч документов, с возможностью поиска по тексту.Безопасность обеспечивается разделением прав доступа пользователя на документ, поддержкой электронно-цифровых подписей, шифрованием трафика между сервером приложений и клиентом. Автоматически поддерживается версионность документов, помещенных в хранилище.Пользователи, подключающиеся к системе через узкие каналы связи или Internet, могут воспользоваться тонким клиентом, доступным через Internet Explorer. При этом сохранятся вся функциональность присущая полноценному Windows-клиенту.Для удобства работыСистема подготовки документовинтегрируется с основными офисными приложениями. Для Microsoft Office это MS Word и MS Excel, для OpenOffice это OpenWriter и OpenCalc. В данный момент реализуется одно из перспективных направлений развития системы – интеграция с Autodesk AutoCAD. Такое решение позволит строить хранилища проектной документации, обеспечивающее коллективный доступ к чертежам и их сканированным копиям, с возможностью поиска и каталогизирования.Подсистемы «Кодекс: Документооборот» позволяют осуществлять постепенный переход от бумажного документооборота к безбумажной технологии. Интегрируясь с полнотекстовым хранилищем, подсистема «Кодекс: Потоковое сканирование» позволяет обеспечить обработку электронных копий бумажных документов.Подсистема предназначена для создания полнотекстовых банков входящей корреспонденции с сохранением электронной копии документа. Все регистрируемые документы помечаются специальным штрих-кодом и помещаются в сканер, который автоматически сканирует оригинал, распознает текст с использованием ПО Abbyy FineReader 8.0, и помещает его в хранилищеСистемы подготовки документов.Таким образом, пользователям становится доступны электронные копии документов с сохраненными подписями и печатями, а так же распознанный текст, для поиска и анализа.Штрих-код, нанесенный на документ, позволяет мгновенно найти документ с помощью сканера штрих-кодов в базе данных. Такая функция на порядок ускоряет обработку документов, снижает вероятность ошибок поиска, одновременно с штрих-кодом печатается регистрационный номер и дата регистрации.Удобство работы пользователя определяется эргономикой наших приложений, точно рассчитанной и выверенной. Однако, иногда возникает потребность изменить интерфейс приложения, скрыть редко используемые атрибуты, сгруппировать принципиально важные атрибуты документов.Технология настраиваемого интерфейса позволяет администратору через специальный дизайнер приложения полностью изменить внешний вид наших задач. При необходимости, все документы, обрабатываемые в тех или иных документопотоках организации, могут быть расширены дополнительными атрибутами, классификаторами, элементами дизайна, создавая индивидуальное решение для каждого Заказчика. Визуально, дополнительные элементы органично вписываются в общий дизайн экранных форм.Возможность расширения атрибутного состава документов придает нашим приложениям гибкость и функциональность, независимую от разработчика. Теперь Заказчик, без привлечения собственных программистов, может модифицировать отдельные подсистемы «Кодекс: Документооборот»Архитектура следующего поколения систем электронного документооборота Консорциума «Кодекс», проектировалась из расчета большого числа пользователей, высоких нагрузок и работы в сложных гетерогенных сетях. Клиентская часть соединяется с сервером приложений по протоколам TCP/IP (бинарный формат данных) или HTTP (SOAP-формат).Ядро системы функционирует на сервере приложений, в качестве которого может выступать любой сервер с развернутым пакетом Microsoft .NET Framework 1.1. Вся основная логика обработки данных сосредоточена на сервере приложений. В сети может быть развернуто несколько серверов приложений систем «Кодекс: Документооборот», связанных с одной базой данных. Для обеспечения комфортной и быстрой работы пользователей ядро автоматически перераспределяет нагрузку между несколькими серверами приложений.В качестве системы управления базой данных программный комплекс «Кодекс: Документооборот» использует Microsoft SQL Server 2000 и выше. В данный момент производится отладка подсистем на СУБД Oracle 9.2. Несмотря на использование сервера приложений, часть логики обработки данных возлагается на СУБД, в основном это критичные по времени и надежности функции, такие как обеспечение безопасности данных.Система формирования отчетов, ориентированная на представление данных в пакете Microsoft Office позволяет пользователю на основе набора условий поиска сформировать отчет, без использования графических дизайнеров, программирования и знания языка запросов SQL. Гибкий механизм генерации отчетных документов собирает информацию с различных СУБД, в качестве которых может выступать MS SQL Server, Oracle, Interbase/Firebird. Консолидированные данные обрабатываются как единый массив, над которым производятся группировки, построение линейных таблиц, подотчетов, кросс-таблиц. Каждый отчет может содержать неограниченное количество таких объектов, которые вкладываются один в другой.Наша технология формирования отчетов позволяет избавиться от множества рутинных и сложных операций, присущих традиционным отчетным системам, и за счет этого делает создание отчетов доступной пользователям системы, не обладающим специальной подготовкой или навыками.Одним из требований, предъявляемым нами к программному обеспечению «Кодекс: Документооборот» является его расширяемость. Мы хотим, что бы наша система стала платформой для развития целого комплекса автоматизированных средств документооборота, который будут создавать не только разработчики Консорциума «Кодекс», но и все дистрибьюторы наших систем.Для решения этой задачи мы полностью документируем все наши программные модули, структуры данных, хранимые процедуры и интерфейсы. При приобретении наших систем будет предоставляться API и документация, которая позволит:самостоятельно расширять функциональность подсистем;разрабатывать сложные отчеты;писать надстройки к системе.Изменения будет стоить внесению изменений в стоимость времени и труда работников, также период адаптации. В учреждении час работника стоит 113,6 рублей. Организационные изменения продлятся 8 часов, при численности участвующих сотрудников 10 человек. Расчеты проводим в тыс. руб.10*8*113,6 = 9088Производительность в течение двух недель будет снижена на 30 %.113,6 *8*10*10 = 90880–12000 = 78880.Расходы на внедрение «Кодекс» рассчитываются по формуле 1: Р=∑Рi (1)где i - статьи расходов на внедрение системы.Оценка эффективности от изменения сложна и зависит от многих внешних и внутренних факторов, влияние которых оценить сложно. Поэтому результаты изменений обычно оценивают по их соответствию поставленной цели методом экспертных оценок. А также проводится расчет рентабельности. Расходы на внедрение «Кодекс»:Клиентские лицензии – 8 000 за одно рабочее местоОднопроцессорная СУБД - 900Дополнительное ПО – 10 000Работы по запуску системы Расходы по запуску системы рассчитываются по формуле 2: Рз=М*W + М*W *F(N) (2) ГдеРз – работы по запуску системы, М - количество месяцев, необходимое для выполнения работ по запуску системы на N мест;W - средняя стоимость 1 месяца работ;F(N) - функция характеристики размера организации. Поведение этой функции качественно похоже на логарифм от величины N и приблизительно равно следующим значениям: если N=100, то F(N)=0,3; если N=200, то F(N)=0,35, а если N <100, то F(N)=0,1.Рз = 2*7 000 + 2*7000*0,1 = 15400 + 5 600 = 15400Обучение (Ро) сотрудников – 7 000Сопровождение (Рс) системы в течение года 84 000Конвертация (Рк) данных – 7 000Расходы по внедрению ERP за год рассчитываются по формуле 3: Рд=Рл+Рб+Рп+Рз+Ро+Рс*(12-М)/12 +Рк (3)Рд = 84000 + 80000 + 9000 + 10000 + 15400 + 7000+8000 = 213400Экономический эффект от внедренной системы рассчитывается по формуле 4:Э=Эрв+Эсб (4)где Эрв - сэкономленное время сотрудников, Эсб – сэкономленная бумага.Расчет стоимости времени сотрудника также осуществляется на основе экспертных оценок. Рассчитаем экономию времени сотрудника за год.Предположим, каждый сотрудник тратит 30 % своего рабочего времени на создание документов. При введении ERP экономия времени составит 20 %Эвр = (113,6*8*22)/100*20*16 = (число всех сотрудников организации) = 63979,52 руб./мес.Так, экономия времени составляет 3998,72 руб./месс. на человека.Если «Кодекс» сокращает документооборот на 50%, а пачка в 500 листов стоит 150 руб. 1 лист = 150/500 = 0,3 руб.Э сб = 10000*0,3/2 = 1500Э=Эрв+Эсб = 1500+63979,52= 65479,52В экономический эффект от внедрения «Кодекс» включаются следующие показатели:прямой экономический эффект (экономия трудовых и временных ресурсов);совершенствование управленческого контроля исполнения документов;унификация и стандартизация документооборота;тотальный контроль документооборота.ЗаключениеВ данной дипломной работе ставилось целью проведение анализа и последующего совершенствования организации делопроизводства в учреждении «Министерство регионального развития Российской Федерации».Отметим, что документооборот – это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело. Обработка поступающих документов может считаться оптимальной, если документ поступает к конечному пользователю в течение следующего дня после его получения организацией.Оптимизация документооборота заключается в достижении следующих условий:исключение возвратного движения документов;однократность пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя;участие той или иной инстанции должно быть строго регламентировано. Также было проведено исследование процессов управления, в ходе которых и происходит движение документов. Однако на этапе существует ряд проблем.Решение данных проблем позволит:значительно улучшить удобство работы сотрудников ДОУ с системой обеспечения документооборота в учреждении «Министерство регионального развития Российской Федерации»;сократит сроки подготовки отчетности в учреждении «Министерство регионального развития Российской Федерации»;ускорит работу по основной деятельности учреждения «Министерство регионального развития Российской Федерации».Таким образом, целью оптимизации ставилось упрощение ведения делопроизводства в учреждении «Министерство регионального развития Российской Федерации» посредством внедрения информационной системы.Расчет экономической эффективности мероприятий по повышению эффективности ведения делопроизводства в учреждении «Министерство регионального развития Российской Федерации» показал эффективность данного мероприятия.Внедрение предложенных мероприятий позволит добиться желаемого результата в краткосрочный период и в долгосрочной перспективе, при условии дальнейшего развития и анализа эффективности внедрения проводимых мероприятий.Список литературыФедеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ (ред. от 28.07.2012) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 (ред. от 07.09.2011) «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 (ред. от 07.09.2011) «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».Постановление Правительства РФ от 19.01.2005 N 30 (ред. от 06.09.2012) «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти»Постановление Правительства РФ от 28.07.2005 N 452 (ред. от 27.03.2013) «О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти»Постановление Правительства РФ от 28.07.2005 N 452 (ред. от 27.03.2013) «О Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти»Должностная инструкция секретаря учреждения.«Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003» (утв. Росархивом).Басаков, М.И. Делопроизводство. [Документационное обеспечение управления]: учебник/ М. И. Басаков, О. И. Замыцкова.- Изд. 9-е.- Ростов н/Д : Феникс, 2009. – 376 с.Денисова Е.И. Контроль суда за сроками предъявления исполнительных документов к принудительному исполнению // Вестник Омского университета. Серия: Право. 2009. Т. 18. № 1. С. 45-48.Кузнецова Т.В. Развернутая должностная инструкция секретаря-референта и офис-менеджера. Секретарское дело. 2005 г. № 2. с. 5-6Ленкевич, Л.А. Делопроизводство: учеб. для нач. проф. образования/ Л. А. Ленкевич.- 3-е изд., перераб.- М. : Академия, 2009. - Справочник товароведа: Непроводольственные товары: В 3т. / С.И. Баранов, Е.И. Веденеев, А.Я. Володенков и др. – 3-е изд., перераб. – М.: Экономика. Т. 2. – 1990. – 463с.Санкина Л.В. Контроль исполнения документов. Режим доступа: http://www.sekretariat.ru/discuss/91308/.Справка о численности и оплате труда гражданских служащих федеральных государственных органов (центральных аппаратов министерств и ведомств) в I полугодии 2012 годаШарипова Р.Р. Контроль исполнения документов в рамках СЭД. Практический опыт внутреннего регламентирования на примере инструкции по организации контроля исполнения документов и поручений в СЭД «ДИРЕКТУМ» // Секретарское дело. 2011. № 2. С. 64-70.Янковая В. Контроль за сроками исполнения документов - это наша специфика // Секретарское дело. 2009. № 06. С. 56-59.http://www.kodeksdoc.ru/index.php?option=com_content&view=article&id=12:tech-automation-government&catid=19&Itemid=40http://www.minregion.ru/ministerstvo/official/