№8 Совершенствование регламентации труда персонала

Введение
1.Регламентация труда персонала в организации – теоретические основы
1.1.Сущность регламентации труда
1.2.Регламентация системы управления персоналом
1.3.Значение регламентации труда персонала в организации
2.Анализ регламентации труда персонала на примере ООО «Золото Сибири»
2.1.Общая характеристика ООО «Золото Сибири»
2.2.Анализ регламентации труда персонала в ООО «Золото Сибири»
2.3.Рекомендации в области регламентации труда персонала в ООО «Золото Сибири»
Заключение
Список использованных источников и литературы
Приложение 1 Проект Положения о защите персональных данных работников
Приложение 2 Проект должностной инструкции менеджера по персоналу
Приложение 3 Пример профиля должности
Приложение 4 Структура функций и операций процесса «Оценка кандидатов»

Работники Предприятия информируются о любом процессе сбора персональных данных и правилах, регулирующих этот процесс, а также о собственных правах.
Лица, ответственные за обработку и хранение персональных данных работников Предприятия, регулярно проходят инструктаж и обучение, для того, чтобы понимать процесс сбора личных данных и свою ответственность в деле применения принципов настоящего Положения.
Работники Компании не должны отказываться от своих прав на сохранение тайны.
7. Сбор, обработка и хранение персональных данных работников
7.1. Структурные подразделения и сотрудники, работающие с персональными данными работников
На Предприятии следующие структурные подразделения и сотрудники имеют доступ к персональным данным работника:
- менеджер по персоналу (личные дела, база данных работников Предприятия);
- бухгалтерия (заработная плата, информация, требуемая на отчисления в различные инстанции, электронная база данных);
7.2. Носители информации, используемые при работе с персональными данными
На Предприятии используются следующие носители информации:
- электронная база данных
- личные дела сотрудников
8. Доступ к персональным данным работника
8.1. Внутренний доступ (работники Предприятия)
Перечень ответственных лиц в структурных подразделениях Предприятия, имеющих доступ к персональным данным работника:
8.1.1. Менеджер по персоналу
8.1.2. Бухгалтерия
- бухгалтер;
- кассир
8.1.3. Директор Предприятия
8.2. Внешний доступ (другие организации и граждане)
Для передачи информации о работнике Предприятия любому иному лицу или организации менеджер по персоналу берет письменное заявление от работника о таком разрешении с указанием:
- конкретных лиц, учреждений и организаций,
- личных данных, подлежащих оглашению,
- целей, для которых данные будут собраны/переданы,
- срока, в течение которого заявление будет действительно.
9. Безопасность персональных данных
Предприятие обеспечивает защиту личных данных методами безопасности, диктуемыми обстоятельствами, так, чтобы они не потерялись и были недоступны для несанкционированного использования, изменения или раскрытия.
9.1. Внутренняя защита (порядок работы с конфиденциальной информацией)
Защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты обеспечивается Предприятием за счет своих средств в порядке, установленном федеральным законом. (п. 7 ст. 86 Трудового кодекса РФ)
Согласно части 3 статьи 57 Трудового кодекса в трудовом договоре лиц, ответственных за хранение конфиденциальной информации о персональных данных работников Предприятия, предусматривается условие о неразглашении государственной, коммерческой, служебной и иной охраняемой законом тайне.
9.1.1. Получение персональных данных
Вышеперечисленные лица, ответственные за наличие персональных данных, всю информацию получают у самого работника.
Для получения личных данных у третьей стороны, ответственное лицо Предприятия, обязано заранее уведомить работника и получить его письменное согласие.
В запросе к работнику ответственное лицо Предприятия указывает цель получения тех или иных персональных данных, предполагаемые источники и способы их получения, а также характер подлежащих сбору личных данных и возможные последствия отказа работника дать согласие.
При получении согласия работника Предприятия ответственное лицо обязано обеспечить, чтобы любое лицо или организация, уполномоченные им собирать персональные данные или проводить расследование, представляли себе истинную цель работы и избегали неверного истолкования.
Работодатель не должен собирать личные данные о работнике, затрагивающие его:
- половую жизнь,
- политические, религиозные или иные убеждения,
- криминальное прошлое.
В исключительных случаях Работодатель имеет право собирать вышеуказанные данные, если они непосредственно относятся к вопросу трудоустройства.
Если Предприятие устанавливает наблюдение, то работника следует заранее проинформировать о причинах этого, о времени ведения слежки, используемых методах и приемах, а также подлежащих сбору данных. Работодатель должен минимизировать вмешательство в личную жизнь работников.
Секретное слежение возможно только при веских предположениях об уголовной ответственности или о серьезных проступках.
Непрерывное слежение разрешается, если это необходимо для охраны здоровья и безопасности труда, а также для защиты имущества.
9.1.2. Хранение персональных данных
Хранению на Предприятии подлежат только данные, собранные в соответствии с принципами получения личных данных в соответствии с трудовым законодательством РФ.
Вышеперечисленные лица, ответственные за хранение личных данных работников, обеспечивают наличие общей информации, регулярно обновляют ее, внося в список характерные персональные данные о работниках Предприятия и о происходящих в этих данных изменениях.
Личные данные работников Предприятия хранятся столько времени, сколько это оправдано конкретными целями, для которых они собираются, за исключением случаев, когда:
работник хочет в течение определенного периода быть в списке потенциальных кандидатов на рабочее место
личные данные требуются работодателю или работнику для юридической процедуры в связи с доказательством фактов, вытекающих из существующего или прошлого трудового отношения.
Персональные данные на Предприятии хранятся и кодируются так, чтобы работник мог понять их.
9.1.3. Использование персональных данных
Личные данные работников Предприятия следует использовать в соответствии с законодательством РФ и данным Положением.
9.1.4. Передача персональных данных
Лица, ответственные за хранение личных данных работников, имеют право сообщать третьим сторонам только с согласия работника, в том числе и с коммерческими целями. Исключением являются:
предупреждение серьезной угрозе жизни и здоровью
для осуществления трудового отношения
для применения уголовного законодательства.
Лица, ответственные за хранение персональных данных, имеют право сообщать их третьим сторонам только с согласия работника.
Правила, относящиеся к передаче третьим сторонам, распространяются на передачу персональных данных между работодателями той же группы или различными государственными учреждениями.
Лица, ответственные за хранение личных данных работников Предприятия, должны предупредить тех, кто получает данные о работниках, что их можно использовать лишь для тех целей, для которых они сообщены, и требовать подтверждения того, что данное правило соблюдается. Сказанное не распространяется на обычный обмен данными в соответствии с законодательными требованиями.
Внутренняя передача личных данных работников Предприятия ограничивается случаями, о которых известно работнику.
Личные данные работников внутри Предприятия доступны только ответственным лицам, уполномоченным пользователям, которые имеют доступ лишь к тем данным, которые необходимы им для выполнения их конкретных функций.
Объединение файлов, содержащие персональные данные о работниках Предприятия, запрещается, кроме случаев, указанных в данном Положении.
Работодатель имеет предусмотренные процедуры для слежения за внутренними потоками личных данных и обеспечения того, чтобы их обработка происходила с настоящим Положением.
10. Права работника
Работники Предприятия имеют право на регулярную информацию относительно хранящихся о них персональных данных и обработки этих данных.
Работникам Предприятия обеспечивается доступ в течение нормального рабочего времени ко всем персональным данным о них, независимо от того, обрабатываются ли данные автоматизированными системами или хранятся в специальных ручных файлах, относящихся к данному работнику.
Работник Предприятия имеет право получить копию любой записи в той мере, в какой эта запись содержит персональные данные о работнике.
Работник Предприятия имеет право назначать своего представителя по своему выбору для доступа к своим персональным данным.
Работодатель не взимает плату с работников за предоставление доступа или копирования записей о себе.
При проверке надежности персональных данных работодатель имеет право отказывать работнику в доступе к его личным данным до завершения проверки и в той мере, в какой это может помешать ей.
Работник имеет право на требование, чтобы недостоверные или неполные личные данные, а также сведения, обработанные не в соответствии с данным Положением, были исключены или исправлены.
При изменении персональных данных работника Работодатель обязан известить все стороны, имеющие неверные или неполные личные данные, обо всех внесенных коррективах, за исключением случаев, когда работник согласен с тем, что делать этого не нужно.
При отказе Работодателя внести изменения или исправления в персональные данные работник имеет право на помещение своего заявления с указанием причин своего несогласия. При любом последующем использовании персональных данных необходимо прилагать информацию о том, что они носят спорный характер и заявление работника.
Применительно к личным данным оценочного характера, если их исключения и исправления невозможны, работник имеет право дополнить хранимые персональные данные заявлением, выражающим его собственную точку зрения.
11. Коллективные права
Все переговоры, относящиеся к обработке личных данных о работниках Предприятия, следует вести с соответствии с настоящим Положением и законодательством РФ, которые защищают право отдельного работника знать и решать, какие персональные данные о нем следует использовать, при каких условиях и для каких целей.
Представителей работников следует информировать и консультироваться по вопросам:
- относящимся к ведению или изменению автоматизированных систем для обработки личных данных о работниках,
- предстоящего ведения любой электронной системы слежения за поведением трудящихся на Предприятии,
- целей, содержания и характера использования и истолкования различных анкет и тестов, связанных с личными данными о работниках.
При привлечении агентств по найму Предприятие требует обработки персональных данных кандидатов в соответствии с данным Положением.
12. Ответственность за разглашение конфиденциальной информации, связанной с персональными данными работника
Представители работников и работодателя несут ответственность за конфиденциальность персональных данных работников всех уровней и должностей в соответствии с нормами Российской Федерации и настоящим Положением
Приложение 2 Проект должностной инструкции менеджера по персоналу
ООО «Золото Сибири» УТВЕРЖДАЮ
Директор ООО «Золото Сибири»
_____________________
«___»______2013 г.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
01.03.2013 №
Санкт-Петербург
менеджера по персоналу
Общая часть.
1.1. Отдел (подразделение): центральный аппарат управления
1.2. Полное наименование должности: менеджер по персоналу
Эта должность подчинена и получает приказы и рабочие распоряжения от директора
Закрепление в должности.
Работа на данной должности требует от работника следующей квалификации:
1.4.1. Образование: высшее
1.4.2. Дополнительное образование: менеджмент, маркетинг, психология
1.4.3. Минимальный рабочий стаж по специальности от 3 лет
1.4.4. Знания и навыки:
знание современных технологий управления персоналом;
знание нормативных документов
умение решать текущие проблемы в области управления персоналом
навыки планирования, делегирования и контроля
1.4.5. Личностные характеристики: плановость в работе, педантичность, коммуникабельность, высокая ответственность, склонность к обучению, способность к инновациям.
Оборудование рабочего места (умение использовать в работе): ПК, факсимильный аппарат, копировальный аппарат, бумагорезательная машина
Право на отпуск: 28 календарных дней (возможен в несколько этапов)
Цели.
Руководство ООО «Золото Сибири» (в дальнейшем – Общества) для описываемой должности выдвинуло следующие цели:
2.1. Разработка и внедрение кадровой политики в Обществе
Консультационная помощь по вопросам управления персоналом.
2.3. Организация эффективной работы в области кадрового делопроизводства.
Должностные обязанности
Разрабатывает стандарты и регламенты Общества относительно персонала
Создает штатное расписание Общества (совместно с руководителями подразделений)
Собирает информацию от руководителей подразделений о необходимости набора персонала
Совместно с руководителями подразделений составляет должностные инструкции для сотрудников.
Готовит и проводит совместно с руководителями подразделений курсы обучения различных уровней.
Разрабатывает методики и периодичность обучения по каждой конкретной должности.
Разрабатывает и организует проведение политики в отношении персонала.
Организует мероприятия по оценке персонала (аттестация)
Организует мероприятия по контролю состояния социально - психологического климата и, при необходимости, по его коррекции.
3.10. Создает периодическую отчетность и согласовывает результаты с руководителями подразделений.
Консультирует руководителей подразделений по вопросам, связанным с управлением персоналом.
Осуществляет постоянный мониторинг профессиональных и специальных изданий, прессы.
Организует мероприятия по защите конфиденциальной информации Общества.
Участвует в разрешении конфликтных ситуаций в Обществе
Своевременно оформляет прием, перевод и увольнение работников, учет личного состава, выдачу справок о настоящей и прошлой деятельности работников, хранение и ведение трудовых книжек, установленной документации.
Организует табельный учет, составление и выполнение графика отпусков, контроль состояния трудовой дисциплины и соблюдения работниками правил внутреннего трудового распорядка,
Проводит работу по созданию электронного банка данных о персонале Общества, его своевременному пополнению
Составляет и предоставляет установленную отчетность.
Права.
Для выполнения должностных обязанностей предоставлены следующие права:
5.1. Давать обязательные для исполнения указания руководителям Общества по вопросам, относящимся к компетенции менеджера по персоналу.
По согласованию с руководителями Общества привлекать сотрудников или самих руководителей к проводимым мероприятиям.
Получать необходимую информацию от подразделений Общества, исходя из возложенных задач.
Созывать в установленном порядке совещания, семинары, а также участвовать в проводимых другими организациями совещаниях по вопросам, относящимся к кадровой деятельности.
Согласовывать разрабатываемые проекты приказов, инструкций и других нормативных актов, вести деловую переписку по вопросам, относящимся к его компетенции.
Представлять интересы Общества в государственных, общественных и других организациях по вопросам, входящим в его компетенцию.
Осуществлять проверки подразделений по вопросам, относящимся к его компетенции.
В соответствии с согласованным бюджетом привлекать к работе сторонних экспертов и консультантов.
Вносить предложения, связанные с улучшением собственной деятельности, подразделений и Общества.
Вносить руководству предложения о поощрении, привлечении к дисциплинарной и материальной ответственности работников Общества.
Ограничения.
В данной должности не имеет права:
выходить за пределы плана расходов без согласования с бухгалтером.
Ответственность.
На данной должности несет ответственность за:
Задержку и слабую работу в направлении поставленных целей и за неполное использование предоставленных прав.
Низкий научно-методический уровень и необоснованность всех аналитико-оценочных документов.
Нерациональное и неэффективное взаимодействие с подразделениями и сотрудниками Общества в рамках данной Инструкции.
Нанесение материального ущерба.
Разглашение конфиденциальной информации о работниках Общества.
Невыполнение установленного распорядка.
Работу непосредственный руководитель оценивает на основе следующих показателей:
своевременность и качество выполнения плана развития системы управления персоналом в Обществе;
своевременность предоставления и качество составления документов, установленными правилами, существующими в Обществе.
Должностную инструкцию составил
__________________________ (должность, подпись)
«___»______2013 г.
«С должностной инструкцией ознакомлен»
____________________________ (подпись)
«___»______2013 г.
Приложение 3 Пример профиля должности
Профиль должности бухгалтера по заработной плате
Эксперты:
Главный бухгалтер
Внешний консультант
Профессионально-значимые качества Методы и средства оценки Выраженность
(1 -низкий уровень; 10-высокий уровень) Профессиональные знания и навыки, необходимые для выполнения функциональных
обязанностей на данной должности
Опыт работы по специальности (не менее 3 лет) документы Высшее или среднее специальное образование документы Знание документации в области бухгалтерского учета интервью Знание правил и норм расчета и начислений по оплате труда интервью тестовое задание Навыки расчета и начислений сотрудникам оплаты труда интервью рекомендации Навыки ведения документооборота по бухгалтерскому учету тестовое задание Навыки работы с первичной документацией в программе 1с интервью тестовое задание Навыки персонифицированного учета доходов интервью Навыки изучения, учета и оптимизации накладных расходов и рисков, связанных с работой интервью Навыки планирования и представления данных по налогам и отчислениям по заработной плате интервью Навыки формирования отчетов в ПФ, ФСС, МИФНС в части оплаты сотрудникам интервью рекомендации Навыки подготовки документации к архивному хранению интервью Навыки взаимодействия с банками, в т.ч. открытия в банке карточных счетов сотрудникам, вьщачи пластиковых карт. интервью Умение формировать справки о доходах сотрудников интервью Уверенный пользователь ПК. Навыки работы с программой 1С интервью контроль !Т-дирекции Исполнительские качества
Способность быстро, качественно и своевременно выполнять свои обязанности рекомендации интервью Способность грамотно и своевременно выполнять поручения руководителя интервью Способность четко ставить себе цели и задачи интервью Способность к тщательному планированию, оптимизации тестовое задание Способность организовать процесс (самостоятельно организовать последовательность действий для выполнения намеченных планов с расстановкой приоритетов интервью тестовое задание Способность к самопроверке и самоконтролю интервью Способность к монотонной работе интервью Способность соблюдать интересы Компании, сохранность конфиденциальной информации. интервью Деловые и личностные качества
Возраст от 28 до 45 лет. Пол женский документы Гибкость и скорость мышления, хорошая память интервью диагностика Внимательность, аккуратность интервью диагностика Ответственность (стремление каждое дело выполнить наилучшим образом) интервью Целеустремленность, мотивация достижения успеха, нацеленность на результат интервью рекомендации Коммуникабельность интервью Работоспособность, самоорганизованность и дисциплинированность интервью Требовательность к себе и к окружающим интервью Сосредоточенность, усидчивость интервью Эмоциональная устойчивость диагностика Обучаемость, стремление к профессиональному росту тестовое задание Сообразительность тестовое задание Презентабельность внешний вид
Приложение 4 Структура функций и операций процесса «Оценка кандидатов»
Операция,
функция Вход Клиент процес-са Владелец, исполни-
тель процесса Управляющий поток
(действия, примерные сроки)( Информацион-ный поток (документы) Выход Получение заявки Заявка на подбор персонала Любое подр-е ООО Консуль-
тант Заявка принята к рассмотрению в качестве предварительной 8 р.ч. Положение о подборе персонала
Заявка на подбор персонала Заявка принята в работу для оценки Оценка заявки Заявка на подбор персонала Внутр - й клиент- Консультант
Определение наличия Профиля должности
Оценка соответствия заявки Профилю 2
р.ч. Заявка на подбор персонала
Профиль должности Профиль есть- заявка принята в работу Согласование заявки с внутренним клиентом Заявка на подбор персонала Внутр - й клиент- Консультант
Определение требуемого уровня
выраженности согласно шкалы Профиля.
Выбор и согласование
способов оценки 2
р.ч. Заявка на подбор персонала
Профиль должности Заявка принята в работу Проведение оценки внутренних кандидатов Список возможных внутренних
кандидатов Конс - т Консультант
Проведение оценочного интервью и психологической диагностики, предусмотренных в Профиле должности 2-4
р.ч
на
к-та Заявка на подбор персонала
Профиль должности Соотв-е – выбор лучшего, предл-е о новой должн-ти
Нет – переход к внешним канд-м Получение и первичная обработка информации о кандидатах Резюме кандидатов Конс - т Консультант
Первичная оценка кандидатов по формальным признакам на соответствие требований Заявке и Профилю должности 0,2
р.ч.
на
к-та Заявка на подбор персонала
Профиль должности
Резюме База резюме Первичное
телефонное
собеседование База резюме Конс - т Консультант
Оценка соответствия формальным критериям, указанным в Заявке 0,1 р.ч.
на
к-та Заявка на подбор персонала
Профиль должности
Резюме Список кандид-в на оцен-е интервью Организация оценочного интервью Список кандидатов на оценочное интервью Конс - т Консультант
Обзвон кандидатов
Формирование графика интервью 0,1 р.ч.
на
к-та Список кандидатов
График проведения интервью График провед-я интервью Проведение оценочного интервью График проведения интервью Конс - т Консультант
Оценка соответствия опыта кандидата требованиям ООО
Оценка профессиональных компетенций и специальных знаний кандидата
Оценка личностного профиля кандидата От 2 до 5 р.ч.
на
к-та Заявка на подбор персонала
Профиль должности
Резюме
Интервью по компетенциям
Специальные методы, предусмотренные Профилем Бланки оценки Анализ полученных результатов Бланки оценки Конс - т Консультант
Анализ данных, на основании которых должно быть принято решение о дальнейшем рассмотрении или отклонении кандидата От 1 до 3 р.ч.
на
к-та Результаты оценки
Заявка на подбор персонала
Профиль должности Соотв-е –в финал.
Частично соотв-т – в резерв.
Не соотв-т – отказ Передача обратной связи кандидатам Предваритель-ный список финальных кандидатов Конс - т Консультант
Отправка электронных сообщений или обзвон кандидатов, передача информации о результатах интервью
Оповещение должно быть произведено в течение 1-2 дней после интервью 0,1 р.ч.
на
к-та Предварительный список финальных кандидатов
Список кандидатов, не прошедших первое интервью Формир-е
списков
канд-в Формирование информации об итоговых кандидатах для передачи внутреннему клиенту Список итоговых клиентов Внутр-й
клиент – иниц-р процесса Консультант Подготовка информации для передачи 2-4
р.ч
Список кандидатов
Резюме финальных кандидатов
Итоговые бланки оценок, в т.ч. сравнительные таблицы
Заявка на подбор персонала
Профиль должности Итоговый
список канд-в, утвержд-й
внутр-м клиентом Организация финальных интервью Список кандидатов на финальное интервью Конс - т Консультант
Обзвон кандидатов
Формирование графика интервью 0,1 р.ч.
на
к-та Список финальных кандидатов
График проведения интервью График провед-я интервью Проведение финальных оценочных интервью График проведения интервью Конс - т Заказчик Проведение оценочных интервью внутренним заказчиком
Заполнение отчетных форм по результатам оценки От 1 до 2 р.ч.
на
к-та Список финальных кандидатов
Резюме кандидатов
Анкеты кандидатов
Результаты первого оценочного интервью Форма по рез-м оценки Анализ полученных результатов Отчетная форма по результатам оценки Заказчик Консультант
Анализ полученных результатов, обсуждение данных, полученных на первом и втором интервью 0,5 р.ч.
на
к-та Резюме кандидатов
Анкеты кандидатов
Список канд-в на проверку рекоменд. Проверка рекомендаций Список кандидатов на проверку рекомендаций Заказчик Консультант
Проверка рекомендаций От 1 до 2 р.ч.
на
к-та Резюме кандидатов
Анкеты кандидатов
Список кандидатов на проверку рекомендаций
Зафиксиро
анные
рез - ты проверки Выбор наилучшего кандидата Отчетная форма по результатам оценки, форма отчета по рекоменда-циям Заказчик Заказчик Обсуждение финальных кандидатов и принятие окончательного решения 1 - 2
р.ч
Отчетная форма по результатам оценки Отчетная форма по рекомендациям
Резюме кандидатов
Анкеты кандидатов
Заявка на подбор персонала
Профиль должности Ф.И.О. кандидата Информиров - е
итогового
кандидата Предложение о работе Кандидат Консультант
Получение согласия кандидата приступить к работе на озвученных условиях 0,5 р.ч.
Предложение о работе Согласие
кандидата на выход на работу Подготовка рабочего места Согласие
кандидата на выход на работу Конс - т Заказчик Организация рабочего места для нового сотрудника 1-3 р.д. Заявка на организацию рабочего места Готовое рабочее место
Ивановская Л.В., Митрофанова Б.А., Свистунов В.М. Организация, нормирование и регламентация труда персонала. – М.: Проспект, 2012. – С.49
Кибанов А.Я. Основы управления персоналом. – М.: Инфра-М, 2008. – С.95
Веснин В.Р. Управление персоналом. Теория и практика. – М.: Проспект, 2010. – С.17
Егоршин А.П. Управление персоналом. – Н.Новгород: НИМБ, 2010. – С.232
Веснин В.Р. Менеджмент. – М.: Проспект, 2012. –С.16
Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент. – М.: Инфра-М, 2011. – С.74
Андреева И.Н. Управление кадрами. Руководство для персонала и топ-менеджмента. – СПб: БХВ-Петербург, 2012. – С.235
Трудовой Кодекс Российской Федерации. – М.: Эксмо, 2010. – 256 с.
2
Директор
Коммерческий директор
Бухгалтер
Системный администратор
Кассир
Менеджер
Старший менеджер
Продавец
(21 шт.ед.)