Влияние процесса коммуникаций на эффективное управление организацией.

Оглавление
Введение
1.Сущность, функции коммуникаций
2.Формирование системы и процесса деловых коммуникаций в организации
3.Факторы и критерии эффективности деловых коммуникаций, влияние на управление организацией
Заключение
Библиографический список
Приложение 1 Программа обучения менеджеров «Деловые коммуникации: теория и практика»
Приложение 2 Выдержка из раздаточных материалов программы
«Деловые коммуникации – теория и практика»
Приложение 3 Пример анкеты к занятиям по программе
«Деловые коммуникации – теория и практика»

Алгоритм создания эффективной СВК приведен на рисунке 4.Рисунок 4. Создание эффективной СВКОсновные критерии оценки эффективности СВК таковы:адекватность применяемых информационных каналов сфере деятельности организации;баланс вертикальных и горизонтальных коммуникаций внутри организации, документированной (формальной) информации и вербальных средств;качество выполнения работ, которые требуют одновременного участия разных подразделений организации;количество коммуникационных каналов;количество промежуточных звеньев при передаче информации;количество распространяемых слухов;своевременность распространения информации;состояние социально-психологического климата в трудовом коллективе.Инструменты построения и повышения эффективности СВК можно разделить на четыре основных вида (см. таблицу 2): аналитические, информационные, коммуникативные и организационные.Таблица 2Инструменты построения и повышения эффективности СВКАналитическиеИнформационныеКоммуникативныеОрганизационныеанкетирование;опрос;«почтовый ящик»;фокус-группавнутренний сайт;доски объявлений;корпоративные СМИ;листовки;рассылка сообщенийкорпоративные мероприятия;корпоративное обучение;корпоративные тренинги;система адаптации;соревнование по профессиивыступления руководства;разработка и внедрение корпоративных стандартов;собрания;совещанияДля построения эффективной СВК рекомендуется использовать инструменты каждой группы, в то время как большинство организаций применяют одновременно не более двух групп вышеуказанного инструментария. Реже всего организациями используются следующие инструменты:деловые игры;«почтовые ящики» для сбора предложений;презентации для сотрудников;тематические фотостенды;электронные библиотеки;электронные СМИ.Чаще всего организациями используются:внутренние сайты;внутренние собрания;рассылки сообщений;стенды с информацией.Чаще всего, в организациях отсутствует сотрудник, который отвечает за работу СВК на постоянной основе. Как правило, организациями не формируется бюджет для поддержания и регулярной работы с внутренними коммуникациями. Вследствие вышеуказанного вполне понятно, почему происходит нерегулярное доведение информации до сведения работников организации, почему в информации отсутствует нужный эмоциональный заряд, почему порой размеры организации и ее бизнес совершенно не учитываются в информации. При создании эффективной СВК крайне важно грамотно разделить функции между субъектами внутренних коммуникаций. Так, например, отдел маркетинга и PR может осуществлять поддержку внутреннего сайта (совместно с IT-службой), выпуск корпоративного журнала, проведение корпоративных мероприятий. Адаптацией новых сотрудников организации, поддержанием работоспособной корпоративной культуры, социально-психологического климата в трудовом коллективе может заниматься отдел персонала при активном участии топ-менеджмента. Зачастую на отдел персонала возлагается обязанность поддержания СВК в целом. ЗаключениеРезультаты проведенного исследования дают основания сделать вывод о том, что цель курсового проекта достигнута – проанализировано влияние процесса коммуникаций на эффективное управление организацией.В целом решены важнейшие задачи курсового проекта:дана характеристика сущности, функций коммуникаций; рассмотрено формирование системы и процесса коммуникаций в организации; проанализированы факторы и критерии эффективности коммуникаций, их влияние на управление организацией.Коммуникация– способность выразить идеи в ясной и убедительной форме, умение выслушать, найти объяснение другой точки зрения.Организационные коммуникации – это процесс, с помощью которого руководство реализует и развивает систему предоставления информации и передачи сведений сотрудникам внутри организации, а также людям и организациям за ее пределами.Организационные коммуникации следует разделить на две группы: внешние и внутренние.Коммуникации, лежащие в области деловых отношений и направленные на то, чтобы решить какую-либо конкретную проблему, или на достижение необходимого результата (при этом ориентируются на общие цели или интересы коммуникантов) называются деловыми.Коммуникациями выполняются три основные функции:информационно-коммуникативная; регулятивно-коммуникативная; эмоционально-коммуникативная.Систему внутренних коммуникаций можно охарактеризовать, как совокупность информационных каналов, которые позволяют передавать между сотрудниками внутри организации сведения различного содержания (деловое, интеллектуальное, эмоциональное). Субъектами коммуникации являются топ-менеджеры, линейные менеджеры, сотрудники специализированных подразделений, которые осуществляют работу с СВК.Вне зависимости от рода деятельности организации, ее СВК, в идеале, должна соответствовать следующим принципам:достаточность;достоверность;комплексность;открытость;простота и понятность;регулярность;своевременностьОсновные критерии оценки эффективности СВК таковы:адекватность применяемых информационных каналов сфере деятельности организации;баланс вертикальных и горизонтальных коммуникаций внутри организации, документированной (формальной) информации и вербальных средств;качество выполнения работ, которые требуют одновременного участия разных подразделений организации;количество коммуникационных каналов;количество промежуточных звеньев при передаче информации;количество распространяемых слухов;своевременность распространения информации;состояние социально-психологического климата в трудовом коллективе.Анализируя вышесказанное, можно сделать вывод, что эффективное управление невозможно без отлаженных коммуникаций. Принятие решений, инновационная политика, создание благоприятного психологического климата, стимулирование людей - всё это требует детальной информации.Эффективные внутренние деловые коммуникации с сотрудниками и руководством – это скорее искусство, чем наука. Правила эффективных форматов, конечно, существуют, но они различны для каждой аудитории и определить их можно лишь путем проб и ошибок. Самое главное во внутренних деловых коммуникациях – это искренность, за которой следует точность. Честность, точность и концентрация на интересах аудитории обычно делают коммуникации эффективными.Библиографический списокВеснин В.Р. Менеджмент. – М.: Проспект, 2012. – 624 с.Веснин В.Р. Управление персоналом. Теория и практика. – М.: Проспект, 2010. – 688 с.Голуб О.Ю., Тихонова С.В. Теория коммуникации. – М.: Дашков и Ко, 2011. – 388 с.Дафт Р. Менеджмент. – СПб.: Питер, 2012. – 656 с.Коноваленко М.Ю., Коноваленко М.А. Теория коммуникации. – М.: Юрайт, 2012. – 416 с.Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. – М: Вильямс, 2011. – 672 с.Минцберг Г. Структура в кулаке. Создание эффективной организации. – СПб.: Питер, 2011. – 512 с.Мишин В.М. Исследование систем управления. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2010. – 527 с.Самохвалова А.Г. Деловое общение. Секреты эффективных коммуникаций. – М.: Речь, 2012. – 336 с.Спивак В.А. Организационное поведение. Конспект лекций. – М.: Юрайт, 2011. – 208 с.Шик З. Коммуникация и пиар в организациях. – М.: Гуманитарный центр, 2012. – 264 с.Приложение 1 Программа обучения менеджеров «Деловые коммуникации: теория и практика»1. Введение в курс1.1. Понятие коммуникаций. Коммуникации и эффективность совместной деятельности.1.2. Особенности деловых коммуникаций. Коммуникации и организационная культура. Ресурсные затраты на коммуникации: оценка времени и денег. Стоимость коммуникативных ошибок для организации и сотрудников.1.3. Обыденные представления («мифы») о коммуникациях и реальность. Возможности развития коммуникативной компетентности.2. Характеристика деловых коммуникаций. Основные понятия2.1. Бизнес-организация как информационная (коммуникативная) среда. Внутренние и внешние коммуникации.2.2. Виды внутренних коммуникаций в фирме. Формальные и неформальные коммуникации. Значение межличностного общения в организационной среде. Вертикальные и горизонтальные, восходящие и нисходящие коммуникации. Роль обратной связи в эффективности коммуникаций.2.3. Структура и переменные коммуникативного процесса. Характеристика основных каналов связи в фирме. Использование индивидуальных и групповых, устных и письменных коммуникаций.2.4. Коммуникативная компетентность менеджера: главные составляющие.3. Устные коммуникации3.1.Структура устных коммуникаций. Вербальные и невербальные коммуникации.3.2. Умение слушать как основа устной коммуникации. Понятие активного слушания.3.3. Главные барьеры устной коммуникации. Приемы их идентификации и преодоления.4. Коммуникации в группах: совещания4.1. Совещание как технология группового принятия решений: достоинства и недостатки.4.2. Управление совещанием. Основные обязанности руководителя совещания. Стили руководства и целесообразность их использования. Методики проведения совещаний. Роли участников совещания.4.3. Подготовка и проведение совещания: необходимые стадии.5. Письменные коммуникации5.1. «Внутрифирменная бюрократия» как инструмент управления. Обзор деловых письменных коммуникаций. Отличия устных и письменных коммуникаций. Значение стандартов и форматов.5.2. Основные виды деловой переписки в фирме. Служебные записки. Планы. Отчеты. Инструктивные и методические документы.5.3. Служебные записки.5.3.1 Виды и цели служебных записок. Требования к различным видам записок.5.3.2. Планирование и составление служебных записок.5.4. Планы и отчеты.5.4.1. Значение бизнес-планирования как инструмента управления. Планирование в среднем управленческом звене. Виды планов и отчетов.5.4.2. Требования к плану и отчету. Структура и формат документов. Порядок составления плана и отчета.5.4.3. Отражение в планах и отчетах количественных и качественных показателей.5.4.4. Стандартные ошибки при составлении планов и отчетов.5.5. Инструктивные и методические документы.5.5.1. Инструкции как инструмент управления.5.5.2. Порядок написания и апробации инструкций.6. Коммуникации и конфликт6.1. Природа конфликта в организации. Конструктивные и деструктивные конфликты. Польза конфликта.6.2. Основные причины организационных конфликтов. Роль восприятия в конфликтной ситуации.6.3.Стадии развития конфликта.6.4. Управление конфликтом. Методика анализа конфликтных ситуаций.6.5. Стили управления конфликтом.Приложение 2 Выдержка из раздаточных материалов программы«Деловые коммуникации – теория и практика»Формальные коммуникационные каналыВОСХОДЯЩИЕ КОММУНИКАЦИИМои записи (при недостатке места пользуйтесь оборотной стороной листа)Что я сделал(а), результаты, проблемы.Что сделали другие (подчиненные и равные), результаты, проблемы.Результаты и проблемы подразделения.Что и как, по моему мнению, надо сделать.Мнение о политике и практике организации.Мое восприятие моих показателей работы.НИСХОДЯЩИЕ КОММУНИКАЦИИ:Мои записи (при недостатке места пользуйтесь оборотной стороной листа)Указания: что надо делать.Инструкции по выполнению работ: как надо делать.Информация о значении работы и ее месте в задачах организации (обоснование работы).Информация о процедурах и практике организации.Обратная связь для подчиненных (оценка работы).Идеологическая информация: миссия и цели компании.ГОРИЗОНТАЛЬНЫЕ КОММУНИКАЦИИ:Мои записи (при недостатке места пользуйтесь оборотной стороной листа)Координация работ.Решение проблем.Разделение информации.Разрешение конфликтов.Приложение 3 Пример анкеты к занятиям по программе«Деловые коммуникации – теория и практика»Мои коммуникацииФамилия_______________________Должность______________________В столбце «Частота» используются оценки: «редко», «иногда», «часто», «постоянно»В столбце «Оценка» используются оценки пятибалльной шкалыВОСХОДЯЩИЕ (Я СООБЩАЮ «НАВЕРХ»)ОписаниеЧастотаОценкаЧто я сделал(а), результаты, проблемыЧто сделали другие (подчиненные и равные), результаты, проблемыРезультаты и проблемы подразделенияЧто и как, по моему мнению, надо сделатьМнение о политике и практике организацииМое восприятие моих показателей работыНИСХОДЯЩИЕ 1 (Я ПОЛУЧАЮ «СВЕРХУ»)ОписаниеЧастотаОценкаУказания: что надо делатьИнструкции по выполнению работ: как надо делатьИнформация о значении работы и ее месте в задачах организации (обоснование работы)Информация о процедурах и практике организацииОбратная связь для подчиненных (оценка работы)Идеологическая информация: миссия и цели компанииНИСХОДЯЩИЕ 2 (Я СООБЩАЮ «ВНИЗ»)ОписаниеЧастотаОценкаУказания: что надо делатьИнструкции по выполнению работ: как надо делатьИнформация о значении работы и ее месте в задачах организации (обоснование работы)Информация о процедурах и практике организацииОбратная связь для подчиненных (оценка работы)Идеологическая информация: миссия и цели компанииГОРИЗОНТАЛЬНЫЕОписаниеЧастотаОценкаКоординация работРешение проблемРазделение информацииРазрешение конфликтов