Проект мероприятий по увеличению прибыли предприятия

Введение
Теоретическая часть
Глава 1. Основные признаки и характеристики проекта
А) Определение понятия «проект»
Б) Причины и этапы возникновения системы управления проектами
В) Классификация проектов. Жизненный цикл проекта и его основные фазы
Глава 2. Организация управления проектом.
Г) Функции управления проектом
Д) Понятие ресурсов проекта
Е) Структура разбиения работ (декомпозиция проекта)
Ж) Календарное планирования проекта
З) Сетевые модели и сетевые графики
Глава 3. Оценка эффективности инвестиционных проектов
И) Основные принципы оценки эффективности
К) Показатели оценки эффективности проекта (чистый доход, чистый дисконтированный доход, внутренняя норма доходности, срок окупаемости, индекс доходности)
Л) Оценка устойчивости проекта (определение рисков, уровень безубыточности проекта)
Практическая часть: Разработка проекта в рамках повышения прибыли организации
Формулировка концепции проекта
Разработка стратегического замысла проекта
Разработка целевой структуры проекта
Мобилизация ресурсов
Реализация проекта
Управление командой проекта
Организационное моделирование проекта
Управление временем
Управление стоимостью
Управление рисками
Заключение
Список использованной литературы

Отсутствует информационная база данных для обеспечения документооборотаИз таблицы видно, что для реализации проекта недостает части необходимых ресурсов, в основном интеллектуальных и материальных.Более детальный анализ типов ресурсов позволяет выявить актуальные и потенциальные ресурсы и рассмотреть способы их перевода из потенциальных в актуальные, что представлено в таблице 4. Для реализации данного проекта существуют как актуальные, так и потенциальные ресурсы. Таблица 4.Анализ ресурсов с точки зрения их наличия и способов перевода потенциальных в актуальныеТип ресурсовАктуальныеПотенциальныеСпособы перевода1. Интеллектуальные1.1. Знания и опыт для создания новой структурной единицы1.2. Знания и опыт для разработки СЭД1.3. Знания и опыт для обучения сотрудников работе в СЭД+++Заключить договор на разработку ПОРазработать систему дистанционного обучения и тесты для аттестации2. Материальные2.1. помещение2.2 оборудование++Закупка согласно плану3. Финансовые+Утверждение бюджета проекта4. Профессиональные+5. Правовые+Разработать Положение о внедрении СЭД и внести изменения в часть должностных инструкций6. Организационные+7. Управленческие+8. Нравственно-волевые+9. Информационные+Созданиеинформационную базу данных для обеспечения документооборотаДля реализации проекта планируется приобретение недостающих ресурсов, являющихся на данный момент потенциальными. В соответствии с составленным перечнем недостающих ресурсов будет составлена бюджет проекта, который затем будет утвержден. В процессе внедрения проекта возможен выход за рамки бюджета, что также должно быть запланировано.Далее сформируем коммуникационную структуру проекта, которая состоит из внешней и внутренней.Под внешними коммуникациями подразумевается взаимодействие проектной команды с внешней средой. Обязательными элементами этой среды будут фирмы-подрядчики, указанные выше: ООО «Доктайп» - разработка СЭД и обучение сотрудников работе в ней, и компания «ТехноСфера», поставляющая необходимое компьютерное оборудование. (рис.2).Рис. 2. Внешняя коммуникационная структура проектаЭффективность взаимодействияво внешней коммуникационной структуре обеспечивается заключением и соблюдение условий соответствующих договоров (внешняя среда предприятия), а также успешное выполнение работ и своевременные отчеты перед руководством предприятия (внутренняя среда предприятия). Внутренние коммуникации - это коммуникации внутри организации между различными уровнями и подразделениями.Во внутреннюю коммуникационную структуру проекта входят 3 члена проектной команды (рис.3.):Рис. 3. Внутренняя коммуникационная среда проектаМенеджер проекта – Начальник технического отделаСотрудник службы материально-технического обеспеченияСотрудник юридической службыСотрудник общего отделаДанные сотрудники были выбраны для участия в проекте в силу имеющегося опыта и соответствующей компетенции.Реализация проектаУправление командой проектаДля реализации проекта формируется команда, состоящая из 3 человек, каждому из которых поручается выполнить определенные задачи. Распределение задач между членами команды отражает матрица ответственности, представленная в таблице 5.Таким образом, распределены все задачи целевой структуры проекта, причем с учетом выполнения каждым из членов команды своих постоянных обязанностей.Таблица 5Матрица ответственностиИсполнителиЗадачи целевой структурыНачальник технического отделаСотрудник службы материально-технического обеспеченияСотрудник юридической службыСотрудник общего отдела1.2.3.4.1.1.1.Разработать Положение о внедрении СЭД в деятельность предприятия+1.1.2Разработать и утвердить План внедрения СЭД в ООО «СУЭРЖ»+1.2.1 Описать бизнес-процессы ООО «СУЭРЖ»+1.2.2Определить необходимый перечень документов согласно имеющегося графика документооборота+1.2.3. Определить жизненный цикл и этапы прохождения и согласования каждого документа+2.1.1. Создать ТЗ на разработку СЭД+2.1.2 Выбрать разработчика СЭД+2.1.3 Заключить договор на разработку СЭД++2.1.4 Организовать внедрение и техническое сопровождение СЭД+2.2.1Определить необходимость закупки дополнительных компьютеров и портативных ноут-буков для возможности удаленного доступа к СЭД+2.2.2. Заключить договор поставки необходимого оборудования++2.2.3Определить перечень лиц, имеющих право электронной подписи документов+2.2.4Создать электронную документированную базы данных в рамках СЭД+2.3.1. Опытная эксплуатация СЭД+2.3.2. Выявить замечания по работе СЭД в процессе опытной эксплуатации сотрудниками+2.3.3.Скорректировать СЭД с учетом выявленных недочетов+3.1.1.Разработать дистанционный курс обучения работы в СЭД+3.1.2. Разработать систему тестов для аттестации сотрудников, прошедших обучение+3.2.1. Создать план проведения обучения+3.2.2. Провести обучение и аттестацию сотрудников по работе с СЭД+4.1.1.Расчет постоянных затрат+4.1.2.Расчет переменных затрат+4.1.3. Определение предварительного финансового результата+4.2.1Согласование бюджета проекта администрацией ООО «СУЭРЖ»+4.2.2.Подписание бюджета проекта высшим руководством ООО «СУЭРЖ»+4.2.3 Выделение средств на реализацию проекта и контроль их использования.+Штатное расписание должностей проектной команды предполагает определение сумм вознаграждения сотрудникам за участие в проекте (таблица 6) в соответствии со уровнем сложности и трудоемкости решаемых конкретным сотрудником задач.Таблица 6Штатно-должностное расписание№ДолжностьФорма и размер ожидаемого вознаграждения (аккордное, за весь проект)1.Менеджер проекта – Начальник технического отдела25000 руб.2.Сотрудник службы материально-технического обеспечения11000 руб.3.Сотрудник юридической службы12000 руб.4.Сотрудник общего отдела14000 руб.Итого:62000 руб.Проектная команда создана таким образом, чтобы возложить ответственность за выполнение определенного рода задач на конкретного сотрудника, способного их решить.Отличительная черта выбранных сотрудников – высокий уровень профессионализма. Организационное моделирование проектаОрганизационная структура проекта является частью организационной структуры предприятия и относится клинейно-функциональной (рис.5), так как должна обеспечить выполнение как линейных, так и функциональных обязанностей. Соответственно и связи в данной структуре будут как вертикальными (между менеджером и сотрудниками проекта), так и горизонтальными (взаимосвязи между членами команды).Рис. 5.Организационная структура проектаВыгодность вертикальных связей заключается в выполнении принципа единоначалия менеджера проекта, горизонтальные связи обеспечивают наиболее эффективное выполнение работ по проекту в результате общего взаимодействия.Управление временемСогласно Уставу проекта (данные табл. 2) утверждение проекта будет осуществлено 01октября 2012 года руководителем ООО «СУЭРЖ». Последовательность, продолжительность и сроки выполнения работ проекта (задач целевой структуры проекта) отражены в диаграмме Ганта (Приложение 1), сетевом графике (Приложение 2), календарном плане проекта (данные таблиц 7 и 8).Длительность работ, которые должны будут выполнены членами проектной команды, определяется с учетом временных затрат на выполнение сходных работ за период деятельности организации в прошлом. Для работ, выполняемых в компании впервые, при оценке длительности были использованы методы аналогий и экспертных оценок.Проект реализуется в рамках выполнения сотрудниками своих прямых обязанностей, без отрыва от текущей работы. Обучение сотрудников дополнительным навыкам для реализации проекта не требуется, так как задачи между ними распределены таким образом, чтобы выполняемые функциональные обязанности были связаны с работами проекта. Комплекс работ по проекту уже определен в дереве целей на уровне задач. В связи с тем, что в проекте разработан комплекс мероприятий в различных направлениях, многие из работ не связаны друг с другом, вследствие чего появляется резерв времени, что не сказывается на сроке реализации проекта в целом, который составляет 60 календарных дней (2 месяца).Таблица 7.Определение последовательности работЗадачаПоследовательность выполнения 1.1.1.Разработать Положение о внедрении СЭД в деятельность предприятияОдновременно с 1.2.11.1.2Разработать и утвердить План внедрения СЭД в ООО «СУЭРЖ»После 1.1.11.2.1 Описать бизнес-процессы ООО «СУЭРЖ»Одновременно с 1.1.11.2.2Определить необходимый перечень документов согласно имеющегося графика документооборотаПосле 1.1.11.2.3. Определить жизненный цикл и этапы прохождения и согласования каждого документаПосле 1.1.12.1.1. Создать ТЗ на разработку СЭДПосле 1.2.32.1.2 Выбрать разработчика СЭДОдновременно с 2.1.1.2.1.3 Заключить договор на разработку СЭДПосле 2.1.22.1.4 Организовать внедрение и техническое сопровождение СЭДПосле 2.1.32.2.1Определить необходимость закупки дополнительных компьютеров и портативных ноут-буков для возможности удаленного доступа к СЭДПосле 2.1.32.2.2. Заключить договор поставки необходимого оборудованияПосле 2.2.12.2.3Определить перечень лиц, имеющих право электронной подписи документовОдновременно с 1.2.3.2.2.4Создать электронную документированную базу данных в рамках СЭДПосле 1.2.22.3.1. Опытная эксплуатация СЭДПосле 2.1.42.3.2. Выявить замечания по работе СЭД в процессе опытной эксплуатации сотрудникамиПосле 2.3.12.3.3.Скорректировать СЭД с учетом выявленных недочетовПосле 2.3.23.1.1.Разработать дистанционный курс обучения работы в СЭДОдновременно с 2.1.3 и 2.1.43.1.2. Разработать систему тестов для аттестации сотрудников, прошедших обучениеОдновременно с 3.1.13.2.1. Создать план проведения обученияПосле 3.1.1.3.2.2. Провести обучение и аттестацию сотрудников по работе с СЭДПосле 3.2.1.4.1.1.Расчет постоянных затратПосле 2.1.1., одновременно с 4.1.24.1.2.Расчет переменных затратПосле 2.1.1., одновременно с 4.1.14.1.3. Определение предварительного финансового результатаПосле 4.11 и 4.1.24.2.1Согласование бюджета проекта администрацией ООО «СУЭРЖ»После 4.1.34.2.2.Подписание бюджета проекта высшим руководством ООО «СУЭРЖ»После 4.2.14.2.3 Выделение средств на реализацию проекта и контроль их использования.После 4.2.2Далее необходимо соотнести последовательность выполнения задач по времени выполнения в виде календарного графика (таблица 8)Таблица 8Календарный план проектаЗадачиДлительностьНачалоОкончаниеРаннее началоРаннее окончаниеПозднее началоПозднее окончаниеРезерв (дни)начало проекта0д01.10.201201.10.201201.10.201201.10.201201.10.201201.10.20120д1.1.1.Разработать Положение о внедрении СЭД в деятельность предприятия3д01.10.201205.10.201201.10.201205.10.201201.10.201205.10.20120д1.1.2Разработать и утвердить План внедрения СЭД в ООО «СУЭРЖ»2д06.10.201207.10.201206.10.201207.10.201206.10.201208.10.20121д1.2.1 Описать бизнес-процессы ООО «СУЭРЖ»95д02.10.201208.10.201202.10.201208.10.201204.10.201210.10.20122д1.2.2Определить необходимый перечень документов согласно имеющегося графика документооборота2д06.10.201207.10.201206.10.201207.10.201207.10.201209.10.20121д1.2.3. Определить жизненный цикл и этапы прохождения и согласования каждого документа2д07.10.201208.10.201207.10.201208.10.201209.10.201210.10.20121д2.1.1. Создать ТЗ на разработку СЭД3д09.10.201213.10.201209.10.201213.10.201210.10.201215.10.20123д2.1.2 Выбрать разработчика СЭД1д09.10.201209.10.201209.10.201209.10.201213.10.201213.10.20120д2.1.3 Заключить договор на разработку СЭД2д12.10.201213.10.201212.10.201213.10.201213.10.201214.10.20121д2.1.4 Организовать внедрение и техническое сопровождение СЭД7д14.10.201222.10.201214.10.201222.10.201215.10.201224.10.20123д2.2.1Определить необходимость закупки дополнительных компьютеров и портативных ноут-буков для возможности удаленного доступа к СЭД1д13.10.201213.10.201213.10.201213.10.201214.10.201214.10.20120д2.2.2. Заключить договор поставки необходимого оборудования2д14.10.201215.10.201214.10.201215.10.201215.10.201216.10.20121д2.2.3Определить перечень лиц, имеющих право электронной подписи документов2д14.10.201215.10.201214.10.201215.10.201215.10.201216.10.20120д2.2.4Создать электронную документированную базу данных в рамках СЭД10д14.10.201227.10.201214.10.201227.10.201215.10.201228.10.20122д2.3.1. Опытная эксплуатация СЭД21д28.10.201225.11.201228.10.201225.11.201229.10.201226.11.20120д2.3.2. Выявить замечания по работе СЭД в процессе опытной эксплуатации сотрудниками18д02.11.201225.11.201202.11.201225.11.201205.11.201226.11.20121д2.3.3.Скорректировать СЭД с учетом выявленных недочетов3д26.11.201230.11.201226.11.201230.11.201227.11.201230.11.20121д3.1.1.Разработать дистанционный курс обучения работы в СЭД4 д14.10.201219.10.201214.10.201219.10.201215.10.201221.10.20123д3.1.2. Разработать систему тестов для аттестации сотрудников, прошедших обучение2д20.10.201221.10.201220.10.201221.10.201222.10.201223.10.20121д3.2.1. Создать план проведения обучения1д22.10.201222.10.201222.10.201222.10.201223.10.201223.10.20120д3.2.2. Провести обучение и аттестацию сотрудников по работе с СЭД3д23.10.201227.10.201223.10.201227.10.201224.10.201228.10.20121д4.1.1.Расчет постоянных затрат3д26.10.201228.10.201226.10.201228.10.201227.10.201229.10.20120д4.1.2.Расчет переменных затрат3д26.10.201228.10.201226.10.201228.10.201227.10.201229.10.20120д4.1.3. Определение предварительного финансового результата1д29.10.201229.10.201229.10.201229.10.201230.10.201230.10.20120д4.2.1Согласование бюджета проекта администрацией ООО «СУЭРЖ»2 д30.10.201202.11.201230.10.201202.11.201231.10.201203.11.20120д4.2.2.Подписание бюджета проекта высшим руководством ООО «СУЭРЖ»2 д03.11.201204.11.201203.11.201204.11.201205.11.201206.11.20120д4.2.3 Выделение средств на реализацию проекта и контроль их использования.В течение проекта22.10.201230.11.201224.10.201230.11.201224.10.201230.11.20120дВременные резервы при внедрении новых услуг позволят снизить риски проекта и выполнить работы в срок. Проект будет завершен 30 декабря 2012 года.Управление стоимостью Для определения стоимости проекта нам необходимо рассчитать стоимость всех ресурсов. На данной стадии бюджет проекта является предварительным. Затратная составляющая бюджета называется сметой проекта. Стоимость необходимых ресурсов рассмотрим в смете проекта (таблица 9) согласно выявленным потенциальным ресурсам, которые необходимо приобрести для осуществления проекта (данные табл. 4). Стоимость ресурсов, отраженных в смете проекта является приблизительной и может быть увеличена в период реализации проекта, что изменит и общую стоимость проекта.Таблица 10Смета проектаНазвание ресурсаСтоимость, руб.Стоимость услуг по договору с ООО «Доктайм»120 000 Компьютерное оборудование для обеспечения проекта140 000Премии проектной команде62 000Итого: 322 000Поэтому возникает необходимость создания резервного фонда проекта, который будет составлять 15% от стоимости проекта, что составит 48 300 руб. Таким образом, общая стоимость проекта составит 370 300рублей.Управление рискамиВ ходе реализации проекта существует вероятность возникновения рисковых событий, способных повлиять на ход проекта и его стоимость. Риски определяются исходя из задач целевой структуры проекта (таблица 11). В качестве наиболее вероятных рисков выделены следующие:коммерческие риски: изменение цен на покупку компьютерного оборудования и увеличение стоимости работы по созданию программного обеспечения, т.е. выход за бюджет проекта;производственные риски: нехватка времени на освоение обучающего курса, что увеличит время осуществления проекта;организационно-управленческие риски: ошибки и неточности в разработке Положения о внедрении СЭД, и изменении должностных инструкций для сотрудников, задействованных в СЭД.В таблице 11 приведены возможные мероприятия по оценке и нейтрализации проектных рисковТаблица 11Проектные рискиЗадача целевой структуры проектаВид рискаМетоды управления рискамипокупка компьютерного оборудования коммерческийРезервирование средств на покрытие непредвиденных расходов (15% от стоимости проекта)Разработка СЭДкоммерческийРезервирование средств на покрытие непредвиденных расходов (15% от стоимости проекта)Изменение должностных инструкций для сотрудников Организационно-управленческийНейтрализация за счет временного резерва Разработка Положения о СЭДОрганизационно-управленческийНейтрализация за счет временного резерва Проведение обучения сотрудниковПроизводственный (срыв графика работ)Нейтрализация за счет отведения на решение задачи большего времени Таким образом, выявленные риски можно нейтрализовать путем резервирования денежных средств и времени на реализацию той или иной задачи проекта.Для успешной реализации проекта на всех этапах будет осуществляться непрерывная обратная связь по проводимой работе, оценка эффективности проекта. Для оценки эффективности проекта были выбраны следующие критерии эффективности:положительные тенденции при аттестации сотрудников после обучениярост показателя качества обслуживания, выражаемый в увеличении количества клиентов уменьшение сроков обработки документов;сокращение количества ошибок у сотрудников в процессе документооборота;положительные тенденции при аттестации сотрудников после обучения.С экономической точки зрения эффективность внедрения проекта может быть оценена не раньше, чем по окончании календарного года, следующего за внедрением проекта.ЗаключениеВ основе выделения проектного менеджмента из системы общего управления предприятием лежат особенности проекта как объекта управления, которые заключаются в их целевой направленности, необходимости тщательного планирования и координации действий по проекту, той или иной степенью уникальности , а также ограниченностью во времени. Таким образом, проектом является определенная последовательность действий, направленная на достижении конкретной уникальной цели в определенный промежуток времени. Управление проектами ориентируется на эти особенности, уделяя основное внимание тщательному планированию проекта, в том числе необходимых для его выполнения ресурсов, постоянной корректировке хода работ по проекту, контролю и анализу достигнутых результатов.Основное назначение стратегического управления проектами заключается в постоянном отслеживании выполнения результатов по проекту. В самом общем случае это можно делать, определяя соответствие освоения бюджета проекта и временного графика его выполнения. При значительных колебаниях этого соотношения возможно либо выход за рамки бюджета, либо невыполнение сроков проекта, либо и то, и другое. Второй важнейшей задачей стратегического управления проектом является управление рисками, т.е. их выявление, определение вероятности наступления и разработка мер по их нейтрализации или предотвращению.Оперативное управление проектами включает в себя непосредственное воздействие на процесс выполнения проекта: формирование команды, разработка оперативных планов и документов, распределение ресурсов по этапам проекта, контроль и анализ затрат и т.п. Оперативное управление проектом выполняет его непосредственный руководитель.В практической части работы был предложен проект ввода системы электронных документов в деятельность предприятия в рамках повышения эффективности его деятельности, и роста прибыли. Данный проект относится к краткосрочным проектам, временные рамки которого составляют 60 календарных дней. Источник финансирования – собственные средства предприятия. В рамках разработки проекта были реализованы следующие задачи:проведение предпроектного анализа. На этапе проведения предпроектного анализа были выполнены следующие действия:описание проблемной ситуации с выявлением ее сути;выявление причин сложившейся ситуации;формулировка и обоснование актуальности проблемы с выявлением степени и характера ее решения;описание возможных последствий проблемы.сформулирована стратегическая концепция проекта, разработан Устав проекта и план его реализации, выстроена целевая структура по 4 основным направлениям. проведен анализ ресурсного обеспечения, выявлены потенциальные ресурсы необходимые для реализации проекта, разработана коммуникационная структура проекта.рассмотрен процесс реализации проекта по всем необходимым позициям:управление командой;организационное моделирование проекта;управление временем; управление стоимость проекта;управление рисками.проведен мониторинг проекта в виде определения качественных критериев его эффективности.Практическая значимость проекта заключается в возможности его применения в деятельности данного предприятия для оптимизации документооборота в рамках повышения эффективности его управления и роста прибыли предприятия.Список использованной литературыБерр Х. Проектный менеджмент в рыночной экономике. Режим доступа -http://www.iteam.ru/publications/project/section_40/article_2473/Бобровский С. Стратегическое управление проектами.Режим доступа -http://www.iteam.ru/articles.php?tid=2&pid=6&sid=36&id=344Введение в проектный менеджмент. Режим доступа -http://www.cfin.ru/itm/project/pmintro.shtmlДеренская Я.Н. Классификация проектов в проектном менеджменте. – Источник: http://www.finanalis.ru/litra/318/2895.htmlДубинин Е. Финансовое управление по проектам. Режим доступа -http://www.iteam.ru/publications/finances/section_30/article_2884/Каневский Е. Внедрение системы управления проектами на практике // Финансы: стратегия и тактика. – 2007. - № 3Маюнова Н.В. Основы управления проектами: Учебный курс (учебно-методический комплекс). – М.:Центр дистанционных образовательных технологий МИЭМП, 2010Менеджмент управления проектами: основы проектного менеджмента. Режим доступа -http://www.prostoy.ru/24.htmlУправление проектами. Режим доступа -http://www.cti-technologies.ru/iskupr/proj/Управление проектами Treelogy.Manager. Режим доступа - http://www.treelogy.ru/cd/62