учет расчетов с подотчетными лицами в организациях

Содержание
Введение
1. Теоретические аспекты учета расчетов с подотчетными лицами
1.1. Понятие и сущность расчетов с подотчетными лицами
1.2. Нормативное регулирование учета расчетов с подотчетными лицами
2. Организационно - экономическая характеристика ООО «Релакс»
2.1. Организационный статус и финансовая характеристика деятельности ООО «Релакс»
2.2. Организация системы учета в ООО «Знаменское»
3. Практические аспекты учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Релакс»
3.1. Первичный учет расчетов с подотчетными лицами
3.2. Аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами
3.3 Совершенствование учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Релакс»
Заключение
Список литературы
Приложения

Аналитический учет по данному счету ведется в изучаемом обществе по каждой сумме, выданной под отчет. При этом с целью получения информации о наличии и движении подотчетных сумм в разрезе объектов аналитического учета в применяемом программном продукте используется субконто.
Далее в качестве примера рассмотрим несколько хозяйственных ситуаций, возникших в ООО «Релакс» при расчетах с подотчетными лицами в октябре 2012 года.
Например, заведующему хозяйством ООО «Релакс» Астахову В.А. на основании приказа руководителя по РКО № 503 от 18.10.2012 г. был выдан аванс с целью приобретения необходимого инвентаря для офиса организации в сумме 6000 руб. сроком на 2 дня. Задолженности по подотчетным суммам у сотрудника нет. 19.10.2012 г. Астахов В.А. представил в бухгалтерию АО № 91 об израсходованных суммах с приложением кассового и товарного чека от 18.10.2012 г. из магазина розничной торговли «Электротехника» на факс в количестве 1 шт. по цене 5 930 руб. Поступление данного инвентаря подтверждено приходными ордерами по оприходованию на склад. Авансовый отчет был проверен бухгалтером объекта исследования и утвержден его руководителем. Остаток денежных средств был возвращен сотрудником в кассу по ПКО №396 от 19.10.2012 г.
Для наглядности отразим изложенные хозяйственные операции в журнале в таблице ниже.
Таблица 7 – Журнал регистрации хозяйственных операций
Содержание операции Корреспон-денция счетов Сумма, руб. Учетный документ Дт Кт 1. Выдано из кассы под отчет заведующему хозяйством Астахову В.А. 71 50 6 000 Расходный кассовый ордер № 503 от 18.10.2012 г. 2. Астаховым В.А. приобретен инвентарь для офиса 10 71 5 930 Авансовый отчет № 91 от 19.10.2012 г.
Товарный чек и чек ккм от 18.10.2012 г. 3. Астаховым В.А. возвращен остаток неиспользованных денежных средств в кассу 71 50 70 Приходный кассовый ордер №396 от 19.10.2012 г. 4. Оприходован инвентарь на склад организации 44 10 5 930 Приходный ордер №279 от 19.10.2012 г.
Одним из распространенных фактов хозяйственной жизни ООО «Релакс» является регулярное направление своих работников в командировки. При этом срок командирования сотрудников утвержден соответствующим приказом общества и не должен превышать 20 календарных дней, не счиатя время нахождения в пути.
Например, в ноябре 2012 года начальника ОТК Смирновой Д.В. согласно распоряжения руководителя был выдан аванс в сумме 24 500 руб. по РКО №517 от 19.11.2012 г. с целью командировки в г Москву на мебельную выставку в Экспо-Центр. Задолженности по подотчетным сумма у данной сотрудницы нет.
В качестве обоснования данной командировки у Смирновой Д.В. имеется приглашение от одного из поставщиков фурнитуры, приказ руководителя №105 от 18.11.2012 г. с разрешением выдачи суточных в сумме 700 руб. в день, служебное задание №21 от 19.11.2012 г. для направления в командировку и отчет о его выполнении, командировочное удостоверение №21 от 19.11.2012 г., а также плановая смета коммерческих расходов сотрудницы, включающая в себя:
автобусные билеты (туда-обратно) – 450 руб.;
авиабилеты (туда-обратно) – 9 000 руб.;
номер в гостинице на 5 дней х 2150 руб. в сутки – 10 750 руб.;
суточные 5 дней х 700 руб. – 3 500 руб.
Итого: 23 700 руб..
Смирнова Д.В. зарегистрировалась в «Журнале учета работников, выбывающих в командировки» 19.11.2012 г.
26.11.2012 г. Смирнова Д.В. предоставила в бухгалтерию для проверки авансовый отчет №98 с приложением следующих документов:
1) автобусные билеты на общую сумму – 450 руб.;
2) авиабилеты на сумму 9 000 руб.;
3) счет № ФЛ-0014 от 25.11.2012 г. из гостиницы за 5 дней проживания на сумму 10 250 руб.;
4) приказ руководителя №105 от 18.11.2012 г. о выдаче суточных из расчета 700 руб. в день;
5) отчет о проделанной работе;
6) командировочное удостоверение с отметками о прибытии и выбытии с выставки по мере её завершения.
Неиспользованная подотчетная сумма в размере 1 300 рублей была возвращена сотрудницей по ПКО № 406 от 26.11.2012 г.
Занесем всю информацию в журнал регистрации операций (таблица 7):
Для наглядности отразим изложенные хозяйственные операции в журнале в таблице ниже.
Таблица 8 – Журнал регистрации хозяйственных операций
Содержание операции Корреспон-денция счетов Сумма, руб. Учетный документ Дт Кт 1. Выдано из кассы под отчет начальнику ОТК Смирновой Д.В. 71 50 24 500 Расходный кассовый ордер №517 от 19.11.2012 г. 2. Учтены расходы по командировке согласно авансового отчета, предоставленного Смирновой Д.В. по моменту её возвращения 10 71 23 200 Авансовый отчет № 98 от 26.11.2012 г.
Содержание операции Корреспон-денция счетов Сумма, руб. Учетный документ Дт Кт Расходы на проезд
Расходы на проживание
Суточные 44
44
44 71
71
71 9 450
10 250
3 500 Автобусные и авиа-билеты
Счет № ФЛ-0014 от 25.11.2012 г.
Командировочное удостоверение 3. Смирновой Д.В. возвращен остаток неиспользованных денежных средств в кассу 71 50 1 300 Приходный кассовый ордер № 406 от 26.11.2012 г.
В целом, командировочные расходы в ООО «Релакс» соответствуют указанным нормам, что дает возможность включить их в расходы, связанные с производством и реализацией, согласно ст.261, гл. 25 НК РФ.
Основным документом для учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» служит журнал-ордер №7, выступающий в качестве комбинированного регистра, где в разрезе каждой выданной под отчет сумме отводится отдельная строка. Аналогом данного документа в ООО «Релакс», применющим для ведения бухгалтерского учета программу «1С: Бухглатерия 7.7» служит журнал-ордер (ведомость) по счету 71 и, при необходимости, по субконто.
Кроме того, для отражений операций по изучаемому счету предназначен анализ счета (приложение Л) и оборотно-сальдовая ведомость, представляющую собой отчет по движению на счете 71 за выбранный период, детализированный по подотчетным лицам и содержащий информацию по оборотам с корреспондирующими счетами. Данный регистр используется бухгалтерами ООО «Релакс» для получения сводной информации по расчетам с подотчетными лицами.
По итогам каждого месяца данные из журнала-ордера автоматически переносятся в Главную книгу общества, а по окончании отчетных периодов из Главной книги остатки автоматически включаются в бухгалтерскую отчетность предприятия. Отметим, что в бухгалтерском балансе ООО «Релакс» дебиторскую задолженность по расчетам с подотчетными лицами отражают по строке 1230 (12305), а кредиторскую – по строке 1520 (15206).
3.3 Совершенствование учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Релакс»
Учет расчетов с подотчетными лицами в ООО «Релакс» в целом ведется в соответствии с предъявляемыми законодательством требованиями. При этом его организация нуждается в совершенствовании, включающем не только устранение имеющихся недостатков, но и адаптацию его к современным условиям.
В целях совершенствования системы ведения учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Релакс», в первую очередь, можно порекомендовать разработать должностные инструкции для работника бухгалтерии, отвечающего за данный участок учета. В качестве образца в приложении М приведена инструкция бухгалтера расчетного стола.
Изучение принятой учетной политики объекта исследования и приложений к ней выявило отсутствие графика документооборота для предоставление первичных документов ответственными лицами по данному участку учета, что создает замедленный процесс обработки документов. Необходимо добавить данный раздел в действующий график документооборота, который позволит повысить эффективность учетной деятельности общества. Для совершенствования организации учета в объекте исследования был разработан примерный план документооборота, представленный в приложении Н.
Также в ООО «Релакс» существует ряд недостатков в оформлении документов. В некоторых документах не заполняются реквизиты предусмотренные в формах установленного образца. Многие документы оформлены неаккуратно, с исправлениями, а также с отсутствием соответствующей записи, подтверждающей правильность исправления. Такие упущения затрудняют четкое понимание документов и задерживают учетный процесс. При этом не стоит забывать, что даже незначительные нарушения, допущенные при проведении операций по расчетам с подотчетными лицами, могут привести к занижению налоговой базы практически по всем основным видам налогов.
Необходимо устранить некоторые недочеты в оформлении документов, а именно при заполнении первичных документов, а также регистров бухгалтерского учета желательно:
заполнять все реквизиты, предусмотренные в документах;
не допускать подчисток, помарок или исправлений;
не делать посторонних записей в документе;
вносить в графы информацию, соответствующую их назначению.
В качестве ключевой ошибки, допускаемой бухгалтерией ООО «Релакс» в ходе расчетов с подотчетными лицами, является отсуствие графика проведения инвентаризаций данных операций. Кроме того, с целью осуществления контроля за сроком возврата сотрудников из командировки, в бухгалтерии объекта исследования стоит несколько изменить действующий «Журнал учета работников, выбывающих в командировки» на «Журнал сотрудников, прибывающих в командировке». В качестве одного из мероприятий по совершенствованию учета расчетов по подотчетным суммам в приложении О представлен рекомендуемый образец данного регистра.
.
Для достижения большей точности учета и снижения трудоемкости учетного процесса на предприятии важное значение имеет внедрение компьютеризации бухгалтерского учета с использованием программы «1С: Предприятие версия 8.0».
Применение данного комплекса в ООО «Релакс» позволит организовать единую информационную систему для управления всеми аспектами деятельности общества и обеспечит руководителям возможность всестороннего оперативного контроля хозяйственной деятельности в различных аналитических разрезах учета. Данная программа представляет собой оптимальный инструмент для автоматизации базовых функций управления и учета. В частности, «1С:Бухгалтерия 8.0» позволяет решать все задачи, стоящие перед бухгалтерской службой предприятия, в сочетании с таким прикладными решениями, как «Управление торговлей» и «Зарплата и Управление Персоналом».
Заключение
На основании проведенного исследования, можно сделать вывод о том, что в целом, работа ООО «Релакс» является удовлетворительной, так как показатели финансовых результатов и их динамика положительны. Размер чистой прибыли общества в 2011 г. на 31 тыс. руб. больше, чем в 2010 г.
Проведенное исследование теоретических положений категории «расчеты с подотчетными лицами» позволяет дать им опеределение и понимать их как работников организации, которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании.
Изучение порядка учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «Релакс» заключалось в ознакмлении с порядком ведение первичного, аналитического и синтетического учета по данному участку.
Основными первичными документами по учету расчетов с подотчетными лицами являются приказы руководителя, служебное задание, командировочное удостоверение, авансовый отчет. При этом вся документация представлена унифицированными бланками.
Синтетический учет расчетов ведется в программе «1С: Бухгалтерия версия 7.7» на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами», где автоматически формируется анализ данного счета и журнал-ордер по нему. В конце каждого месяца итоговые суммы по дебету и по кредиту счета 71 переносят в Главную книгу предприятия. Все бухгалтерские проводки, содержащиеся в учетных регистрах общества, соответствуют типовым корреспонденциям.
По совершенствованию учета расчетов сподотчетными лицами в ООО «Релакс» намечены следующие основные направления:
использовать работниками бухгалтерии разработанные должностные инструкции;
рекомендуется дополнить действующий график документооборота;
соблюдать правила оформления учетных регистров.
Для достижения большей точности учета и снижения трудоемкости учетного процесса на предприятии рекомендуется осуществить комплексную автоматизацию, охватывающую основные контуры не только учета, но и управления деятельности общества. Применение данного комплекса в ООО «Релакс» позволит организовать единую информационную систему для управления всеми аспектами деятельности и обеспечит руководителям возможность всестороннего оперативного контроля хозяйственной деятельности в различных аналитических разрезах учета.
Список литературы
Гражданский кодекс РФ, принятый 21.10.1994 г. (ред. от 28.11.2011 г.)
Федеральный закон РФ «О бухгалтерском учете» №129-ФЗ от 21.10.1996 г. (в ред. от 21.11.2011 г.)
Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утвержденное приказом Министерства финансов РФ от 29 июля 1998 г. №34н)
План счетов бухгалтерского учета финансово - хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению, утвержденным Приказом Министерства Финансов России от 31 октября 2000 г. № 94н (с учетом изменений от 7 мая 2003 г.)
ПБУ 1/08 «Учетная политика организации», утвержденное приказом Минфина РФ №106н от 06.10.2008 г.
ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации», утвержденное приказом Минфина России № 43н от 6.07.1999 г. (ред. от 08.11.2010 г.).
ПБУ 10/99 «Расходы организации», утвержденное приказом Министерства финансов РФ от 6.05.1999 г. №33н.
1C: Бухгалтерия 8. Учебная версия. – М.: ООО «1С – Паблишинг», 2012. – 565 с.: ил.
Безруких П.С. Бухгалтерский учет: Учебник / А.С. Бакаев, П.С. Безруких, Н.Д. Врублевский; Под ред. П.С. Безруких. – 4-е изд., перераб. и доп. – М.: Бухгалтерский учет, 2008. – 719 с.
Бухгалтерский учет: учебное пособие/В.М. Богаченко, Н.А. Кирилова, Н.Н. Хахонова. Изд.4-е, доп. и перераб. – Ростов-н/Дону: Феникс, 2011. – 576 с.
Варламова В.Н. Расчеты с подотчеными лицами: типичные ошибки. // Кадровый вопрос, 2012. - №5.
Данилова В.В. Расчеты с подотчетными лицами. // Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение. – 2011, - №2.
Межуева Т. Подотчет и учет. // Кадровый вопрос, 2011. - №5.
Методические рекомендации по оценке финансового состояния предприятий АПК.// Орел: изд-во ОрелГАУ, 2012. – 47 с.
Семенихин В.В. Командировочные и иные аналогичные расходы. // Налоги, 2011. - №11.
Сотникова Л.В. Бухгалтерская отчетность организации за 2011 год. - М.: ИНФРА-М, 2012.
Шириков С.И. Расчеты с подотчетными лицами.// Кадровый вопрос, 2012. - №4.
Приложения
Данные взяты из годовой финансовой отчетности, представленной в приложениях Г и Д
Расчет по формуле: ;
Расчет по формуле: ;
Расчет по формуле: ;
Расчет по формуле: ./14/
Расчет по формуле: ;
Расчет по формуле: ;
Расчет по формуле: ;
Расчет по формуле: ;
Расчет по формуле: ;
Расчет по формуле: ;
Расчет по формуле: ./14/
2
Документы первого вида:
служебная записка;
приказ по форме Т9;
служебное задание;
командировочное удостоверение;
доверенность;
расходный кассовый ордер по форме КО-2.
Документы второго вида:
проездные документы;
счета;
чеки ККМ;
бланки строгой отчетности;
квитанция к приходному кассовому ордеру;
товарный чек;
акт;
счет-фактура;
накладная.
Документы третьего вида:
авансовый отчет по форме АО-1