Направления, цели, формы и учёт использования архивных документов.

СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
1. ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ, ЦЕЛИ И ФОРМЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНОЙ ИНФОРМАЦИИ
1.1. Направления и цели использования архивной информации
1.2. Формы использования архивной информации
2. УЧЕТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
2.1. Учет архивных документов в государственных архивах
2.2. Организация учета работы архива по использованию документов
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

С развитием этой работы сведения о документах становились все полнее, иногда текст воспроизводился полностью или в подробнейшем пересказе. Календари являются одной из форм справочного издания. Этот способ публикаций широко употреблялся в конце прошлого столетия в США, где в 1893-1903 гг. вышла серия календарей. Ценнейшими из них являются календари бумаг третьего, четвертого и пятого президентов Т. Джеферсона, Д. Медисона и Д. Монро.
Особой формой публикации источников являются издания документа или группы документов, близких по смыслу.
2. УЧЕТ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
2.1. Учет архивных документов в государственных архивах
Приступая к изучению этой темы, надо знать определение понятий: «Учет документов» (ГОСТ Р51141-98. Ст.115), «Единица хранения», «Архивный фонд» (как учетные единицы: ГОСТ Р51141-98. Ст.71 и 81), обратить внимание, что учет начинается на более ранних стадиях: в делопроизводстве (номенклатура дел), в ведомственном архиве, где учет является одним из средств обеспечения сохранности документов и контроля за их наличием, т.е. учет проходит через все три сферы: делопроизводство, ведомственный архив, государственный архив.
Отметить значение учета (обеспечивает сохранность документов, помогает организовать обоснованное комплектование и т.д.), принципы его построения (централизован, динамичен и система учета едина) и постепенную разработку наиболее целесообразных форм учета. Знать понятия «Государственный учет». «Государственный централизованный учет», «Центральный фондовый каталог». Существующая система учетных документов сложилась не сразу. Из форм дореволюционного учета, советским архивистам заимствовать, за исключением инвентарной описи, фактически было нечего. Поэтому процесс разработки учетных документов протекал длительное время: одни найденные формы не прижились (как опросные листы, разработанные в 1918–19 гг.), другие наоборот усовершенствовались (карточка фонда), апробировались на практике. Выходившие в 1936–1947 гг. «Правила учета архивных материалов в госархивах», а в 1962 и 1984 гг. «Основные правила работы госархивов СССР» закрепляли эту систему учета. Эти правила, а также приказы органов управления архивным делом в течении многих десятилетий являлись организационно-методической основой учета в госархивах.
Переходя к анализу учета в 90-х гг., необходимо остановиться на причинах архивной реформы и четко сформулировать ее следствия как в отношении архивов, так и учета. Отметить, что в соответствии со ст.19 «Основ законодательства об АФ РФ и архивах» все документы государственной и негосударственной части АФ РФ, независимо от места их хранения, подлежат государственному учету. Порядок государственного учета устанавливается Федеральной архивной службой России. Поэтому встал вопрос о необходимости разработки специального нормативно-правового документа, который бы закрепил этот порядок и создал механизм реализации указанной ст.19 «Основ ...».1993.
Таким документом явился «Регламент государственного учета документов АФ РФ (1997 г.). Знать его основные положения, состав и формы документов централизованного государственного учета (паспорт архива, карточка фонда, паспорт архива организаций). Уяснить, что разработка «Регламента...» — это лишь часть большой работы по совершенствованию системы госучета АФ РФ, причем ее развитие возможно лишь на основе решения проблемы автоматизации системы. Сейчас этот вопрос решается, причем автоматизация учета внедряется на всех уровнях. Первый шаг в этом направлении — разработка Росархивом программы «Архивный фонд», одной из выходных форм которой является форма паспорта архива, соответствующая «Регламенту...».
Обратить внимание, что составной частью системы централизованного государственного учета является Государственный реестр уникальных документов АФ РФ. Это создание свода наиболее ценных по своей значимости документальных реликвий, имеющих национальное и мировое значение: «Красная книга АФ РФ». Реестр будет существовать как автоматизированная база данных. Она будет постоянно пополняться и использоваться по запросам. Разрабатывается на федеральном уровне (Более подробную информацию см. Отечественные архивы, 2000 г. № 1. С.11).
Следует иметь ввиду, что в соответствии с Федеральной целевой программой «Развитие и сохранение культуры и искусства Российской Федерации «Развитие архивного дела») в 2001 г. должны выйти новые «Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации». Они устанавливают единый порядок функционирования госархивов и центров хранения документации, взаимодействия архивных учреждений федерального, регионального и муниципального уровней, могут использоваться в работе государственных хранилищ документов музеев и библиотек. Раздел V «Основных правил» посвящен Учету. Необходимо ознакомиться с этим разделом, знать систему учетных документов архива, их целевое назначение. Обратить внимание, что учету подлежат секретные и рассекреченные дела, особо ценные и уникальные документы и документы по личному составу, учетно-партийные документы и дела, находящиеся на временном и депозитарном хранении.
2.2. Организация учета работы архива по использованию документов
Архивы ведут специальный учет всей работы по использованию своих документов. Такой учет необходим для проведения анализа проделанной работы, установления динамики роста и разработки мероприятий по дальнейшему ее улучшению. Учету подлежат все виды работ по использованию.
Начинается учет с заполнения «Листа использования», который вкладывается в каждое дело. В этом учетном документе отмечается, когда, кем и для какой цели были использованы документы.
Для характеристики работы читального зала учитываются данные о количестве исследователей и сделанных ими посещений за год, а также количестве выданных им дел. Для этого в читальном зале ведутся свои учетные документы: книга регистрации личных дел исследователей; картотека учета тем исследований; книга учета посещений читального зала.
Для характеристики работы архива по выдаче справок собираются сведения о количестве поступивших запросов и количестве выданных положительных и отрицательных ответов с указанием срока их исполнения. Такой учет возможно осуществить либо на основании картотеки, либо на основании алфавитного журнала регистрации писем, заявлений и жалоб трудящихся. Архивы, направляя в заинтересованные учреждения документы, копии документов, выдавая документы во временное пользование, прилагают к ним специальные анкеты по учету эффективности использования. Учреждения должны вернуть эти анкеты архив с отзывом о том, как материалы были использованы, какую они дали экономию средств или каков иной результат использования архивных материалов. Для изучения эффективности использования и дальнейшего прогнозирования всех видов работы с документами большое значение имеет учет потребностей в ретроспективной документной информации, который проводится архивами по специально разработанной методике. Такой учет устанавливает круг потребителей документной информации, интенсивность и характер использования тех или иных информационных массивов.
Учет использования дел и документов архива ведется в следующих учетных формах: книга выдачи дел из хранилища; журнал регистрации выданных копий, выписок, справок, технических материалов; журнал регистрации посещений читального зала.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Таким образом, в результате многолетней архивной практики сложились многочисленные формы использования, которые применялись и применяются в различных целях: политических, научных, народнохозяйственных, стационно-пропагандистских и культурно-просветительских, учебно-воспитательных (связь со школами) и краеведческой работе, для удовлетворения социально-правовых запросов граждан.
Работа по использованию в новых социально-политических условиях претерпела изменения, стала более целенаправленной, конкретной, адресной.
Подводя итоги темы, необходимо четко сформулировать задачи архивистов в область использования архивных документов. Дальнейшее изучение и прогнозирование рынка информационной продукции и информационных услуг; Активная пропаганда в средствах массовой информации; Выбор приоритетных форм и направлений публикаторской работы, сотрудничество с научной, религиозной общественностью; Расширение информационной базы архивов. Продолжение работ по рассекречиванию архивных документов;
В план-проспект «Основных правил работы госархивов Российской Федерации» (1997 г.) введен раздел «Учет рассекреченных документов и учет учетно-партийных документов». Вместе с тем, необходимо обратить внимание на то, что в российских архивах все еще большой объем документов остается на закрытом хранении. Рассекречивание тормозится, нарушается непрерывность в этой необходимой работе. Спецкомиссия при Президенте по рассекречиванию документов, созданных КПСС, с 1997 г. прекратила свою работу. Существующий механизм рассекречивания сегодня не действует.
Решая проблему доступа к архивным документам, архивисты должны усилить внимание к развитию системы НСА госархивов.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
Алексеева Е. Архивоведение. – М.: Academia, 2004. – 270 с.
Банасюкевич В., Установ В. Актуальные научные проблемы обеспечения сохранности архивных документов // Отечественные архивы. – 2000. – №1. – С. 30-35.
Бурова Е. Архивоведение. – М.: Изд. дом МЭИ, 2012. – 482 с.
Илизаров Б. Архивоведение и архивное дело на современном этапе // Теоретические проблемы исторических исследований. – М., 2000. – Вып. 3, ноябрь 2000 г. – С. 38-49.
Киселева И., Волкова И., Нежданова О. Современное состояние и перспективы развития системы НСА к документам госархивов // Отечественные архивы. – 2000. – № 5. – С. 69-73.
Козлов В. Архивная служба России и российская государственность: опыт 80 лет // Отечественные архивы. – 1998. – № 6. – С. 3-11.
Ларина В., Система НСА госархивов как основа формирования общего архивного информационного пространства // Отечественные архивы. – 2000. – №3. – С. 14-18.
Лыкова Л. Бизнес архивов сегодня и завтра. // Отечественные архивы. – 1994. – №5. – С. 3-9.
Никонорова В., Коршунова Т. Рассекречивание документов бывших парторганов // Отечественные архивы. – 1999. – №3. – С. 6-10.
Пальшина Е. Использование архивных документов в современных условиях // Отечественные архивы. – 1998. – № 4. – С. 102-105.
Ульянина Е. Архивоведение: конспект лекций. – М.: Высш. образование, 2007. – 147 с.
Хорхордина Т. Российская наука об архивах: История. Теория. Люди / Рос. гос. гуманит. ун-т. – М., 2003. – 525 с.
Шустов В. Под контролем сохранность документов // Отечественные архивы. – 1995. – №6. – С. 98-99.
Алексеева Е. Архивоведение. – М.: Academia, 2004. – С. 34.
Бурова Е. Архивоведение. – М.: Изд. дом МЭИ, 2012. – С. 21.
Бурова Е. Архивоведение. – М.: Изд. дом МЭИ, 2012. – С. 23.
Там же. – С. 25.
Хорхордина Т. Российская наука об архивах: История. Теория. Люди / Рос. гос. гуманит. ун-т. – М., 2003. – С. 55.
Ларина В., Система НСА госархивов как основа формирования общего архивного информационного пространства // Отечественные архивы. – 2000. – №3. – С. 14.
Илизаров Б. Архивоведение и архивное дело на современном этапе // Теоретические проблемы исторических исследований. – М., 2000. – Вып. 3, ноябрь 2000 г. – С. 38.
Бурова Е. Архивоведение. – М.: Изд. дом МЭИ, 2012. – С. 33.
Ларина В., Система НСА госархивов как основа формирования общего архивного информационного пространства // Отечественные архивы. – 2000. – №3. – С. 16.
Пальшина Е. Использование архивных документов в современных условиях // Отечественные архивы. – 1998. – № 4. – С. 102.
Ульянина Е. Архивоведение: конспект лекций. – М.: Высш. образование, 2007. – С. 36.
Документы Государственного исторического архива Чувашской Республики о праздновании столетия Отечественной войны 1812 года // http://www.gia.archives21.ru/default.aspx?page=./3700/7333/7336
Пальшина Е. Использование архивных документов в современных условиях // Отечественные архивы. – 1998. – № 4. – С. 103.
Хорхордина Т. Российская наука об архивах: История. Теория. Люди / Рос. гос. гуманит. ун-т. – М., 2003. – С. 113.
Илизаров Б. Архивоведение и архивное дело на современном этапе // Теоретические проблемы исторических исследований. – М., 2000. – Вып. 3, ноябрь 2000 г. – С. 39.
Бурова Е. Архивоведение. – М.: Изд. дом МЭИ, 2012. – С. 109.
Киселева И., Волкова И., Нежданова О. Современное состояние и перспективы развития системы НСА к документам госархивов // Отечественные архивы. – 2000. – № 5. – С. 70.
Лыкова Л. Бизнес архивов сегодня и завтра. // Отечественные архивы. – 1994. – №5. – С. 4.
Ульянина Е. Архивоведение: конспект лекций. – М.: Высш. образование, 2007. – С. 69.
Алексеева Е. Архивоведение. – М.: Academia, 2004. – С. 88.
Кололеева А. Экспонирование архивных документов: опыт Выставочного зала федеральных государственных архивов // http://rodnaya-istoriya.ru/index.php/arxivi-rf/arxivi-rf/eksponirovanie-arxivnix-dokumentov-opit-vistavochnogo-zala-federalnix-gosudarstvennix-arxivov.html
Банасюкевич В., Установ В. Актуальные научные проблемы обеспечения сохранности архивных документов // Отечественные архивы. – 2000. – №1. – С. 32.
Бурова Е. Архивоведение. – М.: Изд. дом МЭИ, 2012. – С. 121.
Там же. – С. 130.
Пальшина Е. Использование архивных документов в современных условиях // Отечественные архивы. – 1998. – № 4. – С. 104.
Ульянина Е. Архивоведение: конспект лекций. – М.: Высш. образование, 2007. – С. 45.
Бурова Е. Архивоведение. – М.: Изд. дом МЭИ, 2012. – С. 166.
Хорхордина Т. Российская наука об архивах: История. Теория. Люди / Рос. гос. гуманит. ун-т. – М., 2003. – С. 141.
Илизаров Б. Архивоведение и архивное дело на современном этапе // Теоретические проблемы исторических исследований. – М., 2000. – Вып. 3, ноябрь 2000 г. – С. 41.
Козлов В. Архивная служба России и российская государственность: опыт 80 лет // Отечественные архивы. – 1998. – № 6. – С. 5.
Бурова Е. Архивоведение. – М.: Изд. дом МЭИ, 2012. – С. 171.
Там же. – С. 180.
Алексеева Е. Архивоведение. – М.: Academia, 2004. – С. 123.
Киселева И., Волкова И., Нежданова О. Современное состояние и перспективы развития системы НСА к документам госархивов // Отечественные архивы. – 2000. – № 5. – С. 71.
Там же. – С. 72.
14