Автоматизация кадровой работы(на примере конкретной организации)

Оглавление
стр.
Введение
1 Теоретические аспекты автоматизации работы кадровых служб предприятий
1.1 Современные научные подходы к автоматизированным системам управления персоналом
1.2 Классификация автоматизированных систем управления персоналом
1.3 Анализ российского рынка автоматизированных систем управления персоналом
2. Оценка эффективности внедрения автоматизированной системы управления персоналом на ОАО «Клинцовский автокрановый завод»
2.1 Организационно-экономическая характеристика предприятия
2.2 Анализ финансового состояния предприятия
2.3 Характеристика информационной системы и разработка проекта ее внедрения
2.4 Расчет капиталовложений на внедрение информационной системы
Заключение
Список использованной литературы

Автоматизация учета сотрудников ОАО «КАЗ» и пример формирования штатного расписания компании представлен в Приложениях 1 - 3. Таблица 2.4 – Этапы автоматизации кадрового учета ОАО «КАЗ»№Наименование работЗадачиИспользуемые документы Результат1Анкетирование (инициализация проекта)Провести экспресс-анкетирование Заказчика. Выяснить основную информацию: - ведение кадрового учета на текущий момент;- количество сотрудников, рабочих мест документооборота;- количество обучаемых сотрудников;- ИТ-структура;- и другоеАнкета2Создание рабочей группыСоздать с Заказчиком совместную рабочую группу. В «Положении о рабочей группе» распределить роли и ввести конкретные фамилии ответственных со стороны Исполнителя и Заказчика. Согласовать и подписать с Заказчиком Положение о рабочей группе.План-график внедрения Положение о рабочей группе Приказ о создании рабочей группыРазработано Положение о рабочей группеИздан Приказ о создании рабочей группыРаспределение ролей (описание ролевых функций)3Обследование объекта автоматизацииПровести анкетирование ключевых пользователей.Проанализировать полученную информацию, составить «описание» бизнес-процессов для последующего включение в ТЗ на внедрение.Каждый выезд подтверждать техническим актом, это поможет в дальнейшем отстоять свои интересы по оплате выполненных работ по каждому этапу.Описание бизнес- процессовОпросникТехнический акт. В техническом акте на этом этапе можно зафиксировать сотрудников, у которых была получена информация и тип информации.Результатом обследования должен стать Отчет об обследовании.4Тестовая эксплуатация4.1Инсталляция системыВыезд к заказчику для инсталляции системы, все действия необходимо проводить в присутствии специалистов Заказчика, с комментариями и демонстрацией. Подтверждается техническим актом. Технический акт Технический акт (установлена система в количестве Н пользователей)Краткая инструкция по инсталляции системы4.2Настройка системыНастройка системы. Заполнение справочников и документа основные настройки. Заполнение видов документов, бизнес-процессов, печатных форм и т.д. для тестированияПорядок настройки системыОпросникТехнический акт.Технический акт (какие справочники настроены специалистами Исполнителя)4.3Инструктаж ключевых пользователейПроведение инструктажа участников рабочей группы и тестовых пользователей в презентационной форме, с последующим инструктажем на местах.Программа обученияПрограмма обучения4.6Тестирование системыОрганизовать и провести тестирование силами сотрудников Заказчика. Собрать мнения и замечания для анализа. Все замечания об ошибках от пользователей должны быть оформлены документально.Тестовые сценарииФорма сообщения об ошибкахТехнический акт 4.7Детальное обследование и анализ результатовПроанализировать результаты тестирования, провести настройку и адаптацию программного обеспечения (ПО) согласно собранных замечаний.Рекомендации по оптимизации настроек системыЗадание на доработку в ТЗ на внедрение4.8Разработка ТЗ на внедрениеРазработать ТЗ, где необходимо описать рамки проекта, определить полигон внедрения, конечный объём, перечень и последовательность выполняемых работ.ТЗ на внедрение5Опытная эксплуатация5.1Разработка краткой инструкции пользователейРазработать и передать Заказчику краткие инструкции пользователей. У каждого пользователя должен быть комплект необходимых инструкций.Краткие инструкции пользователей5.2Обучение пользователей по эксплуатации системыПровести обучение пользователей в презентационной форме. Либо проведение курсов обучения в учебном центре или на территории заказчика.Программа курса обученияТехнический акт о проведении обучения Технический акт о проведенном обучении5.3Передача системы в опытную эксплуатациюПередать ПО и подписать акт.АктАкт ввода в опытную эксплуатацию6Приемочные испытания и передача системы в промышленную эксплуатацию6.1Разработка программы и методики испытанийРазработать программу и методику испытаний ПОс учетом специфики документооборота ЗаказчикаПрограмма и методика испытаний, сценарии тестированияПрограмма и методика испытаний6.2Проведение испытанийПровести испытания. Составить протокол, в котором необходимо зафиксировать замечания, если они будут.Протокол испытанийПротокол испытаний6.3Ввод системы в промышленную эксплуатациюУстранить замечания и передать ПО в промышленную эксплуатацию. АктАкт ввода в промышленную эксплуатациюПоложение об электронном документообороте7Сопровождение системыВ процессе сопровождения осуществлять консультирование и информационную поддержку пользователей согласно условиям сопровождения.Условия сопровождения (могут быть оговорены в договоре)2.4РасчеткапиталовложенийнавнедрениеинформационнойсистемыРасчет трудовых затрат по базовому и проектируемому варианту.А). Базовый вариант.Объём работы измеряется количеством обработанных документов, которые должен обработать специалист в существующей системе. При этом учет нефтепродуктов ведется на основе бумажных форм документов, то есть ответственное лицо заносит необходимые сведения вручную на формализованный бланк, анализ представленной информации происходит без применения средств автоматизации.Норма выработки показывает, сколько за один час специалист может обработать документов при базовом варианте решения задачи. В нашем случае норма выработки в час составляет 1,5 документа.Трудоёмкость (Тб) определяется делением объёма работы на норму выработки.Тб =1800 /1,5 = 1200 час.Б.)Проектный вариант.Норма выработки при проектном варианте показывает, сколько специалист за один час обрабатывает документов с использованием разработанной системы. Норма выработки в час составляет 12,0 документов.Трудоёмкость (Тп) определяется делением объёма работы на норму выработки:Тп = 1800 /12,0 = 150 час.Абсолютный показатель снижения трудовых затрат(∆T):∆T=Tп-Tб, (2.1)∆T= 1200-150=1050 час.Коэффициент относительного снижения трудовых затрат (Кт):Кт=∆T/Tб (2.2)Кт=1050/1200*100%=87,5%Индекс изменения трудовых затрат или повышение производительности труда (Yт):Yт=Тб/Тп. (2.3)Yт =1200/150=8Расчет стоимостных показателей по базовому и проектируемому варианту:А. Базовый вариант1. Материальные затраты:В материальные затраты на обработку информации включаются затраты на расходные материалы (канцтовары): скоросшиватели, ручки, карандаши, линейки, ластики, штрих, бумага формата А4. Посчитано, что ежемесячно на это необходимо расходовать 350 рублей.Картриджи: 1 шт. х 500 руб. = 500 руб.;Итого: 850 руб. в месяцСоответственно на год потребуется:850 х 12 = 10200 руб.2. Трудовые затраты.Количество работников – 1 человека. ФОТ (Фонд оплаты труда) сотрудника – 250 руб./час. * 100 час. = 25000 рублей в месяц.Фонд заработной платы за год составляет:25000 х 12 = 300000 руб.Всего затраты на базовый вариант обработки информации составляет:Сб =300000+10200=310200 руб.Б. Проектный вариант.1. Материальные затраты:В материальные затраты на обработку информации включаются следующие расходные материалы:картриджи 1 шт. х 500 руб. = 500 руб.;бумага 1 шт. х 105 руб. = 105 руб.;Итого: 605 руб. в месяцСоответственно на год потребуется:605 х 12 = 7260 руб.2. Трудовые затраты.Количество работников – 1 человека. ФОТ (Фонд оплаты труда) сотрудника – 250 руб./час. * 12,5 = 3125 рублей в месяц.Фонд заработной платы за год составляет:3125 x12= 37500 руб.3. Накладные расходы (в данном случае состоят из суммы стоимости потреблённой электроэнергии):2500Кв/ч*1,50 руб.=37500,00 руб.Сопровождение – 30000 руб. в год.Срок действия проекта – 7 лет, тогда амортизационные отчисления составят 14,28% (100% / 7) от капитальных вложений.Капитальные вложения (инвестиции) в создание проекта.Сводный инвестиционный план проекта, таким образом, суммарные затраты стоимость проекта равна 207750,00 руб.Сумма амортизационных начислений 14,28% от капитальных вложений:207750,00 х 0, 14 = 29085,00 руб.Всего затраты на автоматизированную обработку информации составляют:Сп = 7260+37500+37500+30000+29085=141345 руб.Рассчитаем значение стоимостных показателей:Абсолютное снижение стоимостных затрат(∆С):∆С=Сб-Сп, (2.4)∆С =310200-141345=168855 руб.Коэффициента относительного снижения стоимостных затрат (Кс):Кс=∆С/Сб*100%Кс=168855/310200*100%=54,4%Индекс изменения стоимостных затрат (Yc):Yc=Сб/Сп. (2.5)Yc=310200/141345=2,19Определим экономическую эффективность от системы. Это отношение экономического эффекта, полученного за определённый период времени от вложения капитала (или от внедрения мероприятий), к объёму вложенного капитала, обеспечившего внедрение мероприятий и получение экономического эффекта. Экономический эффект представляет собой чистый доход (прибыль), т. е. цена минус себестоимость.Формула экономической эффективности имеет вид:Е=∆С/Кз=1/Т (2.6)где: ∆С – чистый доход (прибыль), полученный в течение года от эксплуатации внедрённого проекта;Кз – объём инвестиций, за счёт которого обеспечен доход.Е =168855/207750=0,81Эффективность капитальных затрат определяется сроком окупаемости (Т) дополнительных капитальных затрат на модернизацию информационной системы. Срок окупаемости определяется, как обратная величина ЕТ = 1 / Е (2.7)Т = 1 /0,81 = 1,2Экономические показатели, полученные в результате дипломного проектирования, представлены в таблице 2.5.Таблица 2.5 - Экономические показатели проектаНаименование показателей эффективностиЕд. измеренияРезультатНеобходимые инвестиции на разработку системыруб.178221,00Годовые затраты на ведение документации при базовом вариантеруб.310200,00Годовые затраты на автоматизированное введение документооборотаруб.191345,00Годовой экономический эффектруб.168855,00Экономическая эффективность проекта0,81Срок окупаемости проекталет1,2ЗаключениеПодведем итоги проделанной работы.В настоящее время на российском рынке представлены как зарубежные, так и отечественные системы автоматизации управления персоналом. При этом по уровню технических возможностей между этими решениями нет кардинальных различий - системы отечественной разработки вполне удовлетворительно справляются с обработкой данных по 15-20 тыс. сотрудников и поддержкой территориально-распределённых организационных структур.Однозначного преимущества в настоящее время нет практически ни у одного из игроков. Западные системы, как правило, обладают более полным функционалом. Основой работы западных HRM-систем является кадровая политика и профили компетенций персонала, они ориентированы на оптимизацию затрат на персонал в рамках принятой кадровой политики, развитие и удержание сотрудников, планирование их карьеры, планирование поощрений и продвижения, анализ эффективности персонала и т.п. При этом учетные и расчетные функции в этих системах требуют значительных доработок для обеспечения полного соответствия текущему российскому законодательству и российской специфике учета и управления.С другой стороны, российские комплексные системы, как правило, построены «от обратного» - основными функциями являются регламентированный учет и классический управленческий учет, во всех решениях реализованы сложные механизмы расчета заработной платы с учетом различных схем начислений и удержаний, поддержкой требований налогового законодательства и т.п. Еще одно преимущество отечественных систем - в способности быстро и качественно выпускать обновления при изменении законодательства. Что же касается HR-функций, то они появились в отечественных решениях в последние несколько лет и являются расширением функциональности систем, но не их ядром. Но это не оказывает существенного влияния на качество реализации блоков планирования карьеры, обучения, предоставления компенсаций и т.п. Еще одно преимущество систем российского производства - гораздо более низкая стоимость внедрения и владения системой.На основе проведенного функционального анализа, расчета ТСО, рекомендуется установить программу 1С: Зарплата и Управление персоналом. Это способствовало бы эффективному ведению кадрового документооборота, выполнению всех учетных кадровых процедур, быстрому получению любой отчетности по персоналу, так как у нее больше функциональных возможностей. Среди основных практических результатов, которые можно получить при внедрении программы 1С: Зарплата и Управление персоналом- это снизить общую трудоемкость цикла управления персоналом, уменьшить суммарные затраты на сопровождение и поддержку системы. При внедрении данной программы экономия будет достигаться за счет ускорения информационного обмена, более эффективной обработки данных, снижения вероятности ошибок, так как в программе 1С: Зарплата и Управление персоналомотдела кадров и расчетчик по заработной плате, которые непосредственно взаимосвязаны друг с другом будут работать в одной программе. Исходя из анализа экономической эффективности, срок окупаемости данной программы будет примерно через 6 месяцев.Список использованной литературы1С:Зарплата и Управление Персоналом 8. Первые шаги – СПб: Питер, 2011, - стр 427.Ван Хорн Д.К. Основы управления трудовыми ресурсами. - М.: Финансы и статистика. 2009. – 740 сГамова В.В. Управление кадрами - важнейший элемент менеджмента в условиях рынка. Владивосток: Изд-во ДВГАЭУ, 2009. – 254сГенкин Б. М. Экономика и социология труда : учеб.для вузов— 7-е изд., доп. — М. : Норма, 2008.Годовые бухгалтерские отчеты ОАО «КАЗ» за 2009-2011 ггИвлев А, Гарайбех Ю. Организация и стимулирование труда: зарубежный опыт/"Человек и труд", №12, 2009Каплан Р. Сбалансированная система показателей. От стратегии к действию / Р. Каплан, Д. Нортон. – М.: Олимп-Бизнес, 2003. – 320 с.Каплан, Роберт С. Организация труда, ориентированная на стратегию. - М.: Олимп-Бизнес, 2009. - 392 с.Кибанов А.Я. Управление персоналом: учебное пособие / А.Я. Кибанов. М.: КНОРУС, 2009. – 42 с.Кучмаева О.В. Экономика труда: Учебное пособие. - М.: МЭСИ, 2009. Лукичева Л.И. Управление персоналом: курс лекций; практические задания / Л.И. Лукичева; под.ред. Ю.П. Анискина. – М.: Омега-Л, 2004. – 264 сМазин А.Л. Экономика труда: Учебное пособие - 2-е изд.; перераб. и доп. - М.: ЮНИТИ, 2008.Михеев Д. Эффективность труда - ключевой // Экономист. - 2009.- № 8. - С. 33-37.Муладжанова Т. Как удержать ценных сотрудников // Кадровый вестник, 2009, №7.Одегов Ю. Г. Управление персоналом, оценка эффективности: Учебное пособие для вузов. – М.: Финстатинформ, 2009.ОстапенкоЮ.М. Экономика труда: Учебное пособие / Ю. М. Остапенко. - М.: ИНФРА-М, 2009.Смирнов М.А. Производительность труда, заработная плата и экономическая эффективность труда / М. А. Смирнов, О. М. Санников // Уровень жизни населения регионов России. - 2009.- № 2. - С. 5-21.Тощенко Ж.Т. Предмет и структура социологии труда / Ж. Т. Тощенко // СОЦИС. - 2009.- № 3. - С. 48-58.Управление персоналом /Под ред. Проф. П.Э. Шлендера. – М.:ЮНИТИ-ДАНА, 2009.Управление персоналом в организации: учебн. пособ. / А.К. Саакян, Г.Г. Зайцев, Н.В. Лашманова, Н.В. Дягилева. – СПб: Питер, 2001. – 176 сУправление персоналом организации: учебник / Под.ред. А.Я. Кибанова. – М.: ИНФРА-М, 2004. – 638 сФедосеев В.Н., Капустин С.Н. Управление персоналом организации. Учебное пособие. / В.Н. Федосеев, С.Н. Капустин. – М.: Издательство «Экзамен», 2009. – 43 с.Фирон Х. Е. , Линдерс М. Р. Управление персоналом предприятия. - СПб: Виктория плюс 2005 - 872 сФренкель А.А. Прогнозирование производительности труда: методы и модели. - 2-е изд.; доп. и перераб. - М.: Экономика, 2008.Экономика и социология труда: Учебное пособие / Под ред. Б.Ю. Сербиновского и В.А. Чуланова. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2009.Экономика труда. Под ред. Кокина Ю.П., Шлендера П.Э. – М.: Магистр, 2009.Экономика труда: (социально-трудовые отношения) / Под.ред. Н.А. Волгина, Ю.П. Одегова. – М.: Издательство «Экзамен», 2009г.Экономика труда: Учебник / Под ред. Н.А.Горелова. - 2-е изд. - СПб.: Питер, 2009.Приложение 1Автоматизированный учет сотрудников ОАО «КАЗ»Приложение 2Автоматизация Штатного расписанияУнифицированная форма № Т-3Утверждена Постановлением ГоскомстатаРоссии от 5 января 2004 г. № 1Номер документаДата составленияШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ129.12.2012УТВЕРЖДЕНОПриказом организациина периодЯнварь 2013 г.Структурное подразделениеДолжность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификацииКоличествоштатныхединицТарифная ставка(оклад) и пр.,руб.Надбавки, рубВсего в месяц, руб.(гр. 5 + гр. 6 +гр. 7 + гр. 8) х гр. 4ПримечаниенаименованиекодНадбавка за проезд по городуВсего в месяц, руб.(гр. 5 + гр. 6 +гр. 7 + гр. 8) х гр. 4Примечание12345678910Администрация1Водитель224 900,00 - 32 400,0010%54 780,00 - 71 280,00Администрация1Генеральный директор1150 000,00 - 210 000,00150 000,00 - 210 000,00Администрация1Заместитель генерального директора190 000,00 - 112 750,0090 000,00 - 112 750,00Администрация1Коммерческий директор1115 000,00 - 145 000,00115 000,00 - 145 000,00Администрация1Помощник генерального директора150 200,00 - 65 000,0050 200,00 - 65 000,00Администрация1Секретарь125 300,00 - 32 000,0025 300,00 - 32 000,00Итого по листу7485 280,00 - 636 030,00Итого по документу7485 280,00 - 636 030,00Приложение 3Документы кадрового учета ОАО «КАЗ»