номенклатура дел организации

Оглавление
Введение
1. Основная часть
1.1.Назначение и виды номенклатуры дел
1.2. Формирование, систематизация и установление сроков хранения дел
2. Практическая часть
2.1. Выбор типа номенклатуры дел колледжа, разработка классификационной схемы
2.2. Формирование заголовков дел и определение сроков их хранения
2.3. Систематизация (расположение) заголовков дел в номенклатуре
2.4. Оформление проекта номенклатуры дел, подписание, согласование и утверждение
Заключение
Список использованной литературы
Приложение 1

Во второй части данной работы было проведено исследование номенклатуры дел в Политехническом колледже.
За разработку индивидуальной номенклатуры дел данного колледжа ответственность возлагается на службу делопроизводства.
Для ускорения и улучшения работы над разработкой номенклатуры дел руководители структурных подразделений предоставляют в службу делопроизводства только списки:
Что касается сроков хранения документов, то в Политехническом колледже применяют следующие сроки:
- Конкретные (3 года, 5 лет, 10 лет, 75 лет, Пост. – «постоянно») – «Должностные инструкции сотрудников – срок хранения 3 года (01-03)»; «Аттестационные заключения колледжа – срок хранения 5 лет (01-13)»; «Годовые планы, статистические отчеты о подготовке квалифицированных рабочих по установленным формам – срок хранения 10 лет (02-16)»; «Протоколы заседаний выпускных квалификационных экзаменационных комиссий – срок хранения 75 лет (02-04)»; «Устав колледжа и свидетельство об аккредитации – срок хранения Постоянно (01-02)».
- Условные (с отметками «ЭК», «ЭПК», «ДМН», «При условии завершения ревизии») – «Документы конкурсов профессионального мастерства учащихся – срок хранения 10 лет ЭК (02-19)»; «Документы о передовом педагогическом опыте работы преподавателей общетехнических и специальных дисциплин, переписка по этому вопросу – срок хранения 10 лет ЭПК (02-11)»; «Приказы, методические рекомендации и письма министерства образования РФ – срок хранения ДМН (01-01)»; «Главная книга – срок хранения 5 лет – При условии завершения ревизии (06-08)».
Подписывает сводную номенклатуру дел руководитель службы делопроизводства.
Список использованной литературы
ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
Андреева В. И. Делопроизводство: организация и ведение [Текст]: учебно-практическое пособие / В.И. Андреева. - 3-е изд., перераб. и доп. - М. : Кнорус, 2010. - 296 с.
Белов А.Н. Делопроизводство и документооборот [Текст]: учебное пособие/ А.Н. Белов, А.А. Белов. – 5-ое Изд; доп. и перераб. – М.: Эксмо, 2005. – 621с.
Демин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов [Текст] / Ю.М. Демин. – СПб: Питер, 2003. – 220с.
Замыцкова О.И. Делопроизводство [документационное обеспечение управления] [Текст]: учебник/ О.И. Замыцкова, М.И. Басаков. – 7-ое изд. – Ростов н/Д: Феникс, 2008. – 376с.
Кирсанова М.В. Современное делопроизводство [Текст]: учебное пособие/ М.В. Кирсанова. – 4-е изд. – М.: Инфра-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2005. – 312с.
Кузнецова Т.В. Делопроизводство (организация и технология документационного управления) [Текст] / ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: Юнити, 2002. – 359с.
Кузнецова Т.В. Секретарское дело [Текст]: учебник для вузов/ ред. Т.В. Кузнецова. – М.: МЦФЭР, 2010. – 344с.
Ленкевич Л.А. Секретарь – референт. Делопроизводство [Текст]: учебное пособие/ Л.А. Ленкевич. – М.: Издательский центр «Академия», 2007. – 80с.
Райхцаум А.Л. У истоков организации секретарского дела в нашей стране // Секретарь референт. – 2011. – № 1. – С. 87–89.
Рогожин М.Ю. Справочник кадровика: практическое пособие [Текст] / М.Ю. Рогожин. – М .: Велби: Проспект, 2005. – 400с.
Санкина Л.В. Справочник по кадровому делопроизводству [Текст] / Л.В. Санкина. – Изд-е 3-ое. перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2003. – 368с.
Соколов В.С. Документальное обеспечение управления [Текст]: учебник/ В.С. Соколов. – 2-ое изд. – М.:ФОРУМ: ИНФРА-М, 2008. – 176с.
Стяжкина Т.А. Делопроизводство предприятия [Текст]/ Т.А. Стяжкина. – М.: Экзамен, 2003. – 192с.
Филина Ф.Н. Справочник кадровика. Полное практическое руководство [Текст] / ред. Ф.Н. Филина. – М.: Гросс Медиа: Росбух, 2008. – 512с.
Шатенштейн Л.С. Подготовка дел для архивного хранения/ Л.С. Шатенштейн //Секретарское дело. - 2012. - № 2. - С. 17-21.
Деловые журналы Делопресс [Электронный ресурс]: URL:http://www/delo-press.ru (дата обращения 20.11.2012г).
Официальный сайт Федерального архивного агентства (Росархива) [Электронный ресурс]. - URL::http:www.archives.ru/(дата обращения 20.11.2012г).
Официальный сайт электронных офисных систем [Электронный ресурс]. - URL::http:www.eos.ru (дата обращения 20.11.2012г).
Термика //[Электронный ресурс] – URL:: http://www.termika.ru/dou/po/delo/ (дата обращения 20.11.2012г).
Приложение 1
УТВЕРЖДАЮ:
Директор политехнического
колледжа ________________
«___» _____________ 20__г.
Номенклатура дел политехнического колледжа
Индекс дела Наименование структурного подразделения (направлений деятельности), заголовок дела Кол- во томов Срок хранения дела (тома, части), № статьи по перечню Примечание 1 2 3 4 5 Дирекция – 01 01-01 Приказы, методические рекомендации и письма министерства образования РФ ДМН 19 «б»
21 «б» Не менее 5 лет 01-02 Устав колледжа и свидетельство об аккредитации Пост 37 «а» 01-03 Должностные инструкции сотрудников 3 года 56 После замены новыми 01-04 Приказы директора колледжа по основной деятельности Пост 19 «а» 01-05 Приказы директора колледжа по личному составу (прием, увольнение, аттестация) 75 лет 19 «б»
01-06 Приказы директора колледжа о предоставлении отпусков, взысканий, командировок 3 года 19 «в»
01-07 Основания к приказам 3 года 492 01-08 Журнал регистрации приказов по основной деятельности Пост 106 «а» 01-09 Журнал регистрации приказов по личному составу 75 лет 508 01-10 Переписка с Комитетом по профессиональному образованию по вопросам деятельности колледжа 3 года 495 01-11 Карточки регистрации входящей корреспонденции 3 года 106 «б» 01-12 Карточки регистрации исходящей корреспонденции 3 года 106 «б» 01-13 Аттестационные заключения колледжа 5 лет - После аттестации колледжа 01-14 Списки преподавателей и мастеров колледжа 75 лет 511 01-15 Годовые отчеты о численности и составе кадров колледжа 5 лет 294 01-16 Протоколы заседаний педагогического совета и документы к ним Пост 16 Поступают на хранение в госархив в фонде Комитета 01-17 Личные дела работников колледжа (заявления, анкеты, автобиографии, копии приказов) 5 лет 498 «а» После выдачи личных дел 01-18 Журнал регистрации выдачи трудовых книжек 50 лет 526 01-19 Письменные обращения, заявления работников колледжа, учащихся и их родителей, других граждан 5 лет 31 Содержащие предложения об улучшении работы системы 01-20 Акты проверки состояния делопроизводства и переписка по вопросам организации делопроизводства. Акты о проверке условий хранения документов в колледже и переписка с ЦЭК Комитета 5 лет 118, 119 01-21 Приемо-сдаточные акты, составляемые при смене руководителя колледжа Пост 61 01-22 Положение об экспертной комиссии колледжа, протоколы заседаний экспертной комиссии, акты о сдаче документов в госархив Хранятся в организации 115 После ликвидации передаются в ОВА 01-23 Сводная утвержденная номенклатура дел Пост 95 Учебно – производственная работа – 02 02-01 Книга приказов по личному составу учащихся (о зачислении, выпуске и отчислении учащихся) 75 лет
ЭПК 19 «б» 02-02 Положения и инструкции по методической работе, планы работы ДМН 21 «б» План не менее 5 лет, 166 «а» 02-03 Протокол заседаний и отчеты методических комиссий по общетехническим, специальным дисциплинам и производственному обучению Пост 571 02-04 Протоколы заседаний выпускных квалификационных экзаменационных комиссий 75 лет 592 02-05 Планы работы колледжа на год 5 лет 166 «а» 02-06 Отчеты по учебно – воспитательной работе за год и формы 10 НК (профтех), 11 НК (профтех) 5 лет 02-07 Учебные планы, программы по производственному обучению, общетехническим и специальным дисциплинам 5 лет 166 «а» 02-08 Расписания учебных занятий колледжа, документы по их изменению и дополнению. Расписание дополнительных занятий с отстающими 1 год 602 02-09 Планы, графики и анализ контроля за учебно – воспитательным процессом 5 лет 572 «а» 02-10 Планы повышения квалификации работников колледжа, стажировки мастеров производственного обучения, отчеты об их выполнении 5 лет 572 «а» 02-11 Документы о передовом педагогическом опыте работы преподавателей общетехнических и специальных дисциплин, переписка по этому вопросу 10 лет ЭПК 579 02-12 Планы работы и протоколы заседаний совета мастеров, отчеты мастеров производственного обучения по учебно – воспитательной работе 5 лет 574, 577 02-13 Журналы анализа работы преподавателей общетехнических и специальных дисциплин 5 лет 577 02-14 Документы педагогических чтений (доклады выступающих) Пост 571 02-15 Планы работы заведующих учебными кабинетами и отчеты об их выполнении 5 лет 572 «а» 02-16 Годовые планы, статистические отчеты о подготовке квалифицированных рабочих по установленным формам 10 лет 548 02-17 Планы работы кружков технического творчества учащихся п общетехническим и специальным дисциплинам, отчеты об их выполнении 3 года 573 02-18 Контрольные работы (годовые) учащихся по общетехническим и специальным дисциплинам, их анализ и графики проведения 3 года 588 «а» 02-19 Документы конкурсов профессионального мастерства учащихся 10 лет ЭК 66 «а» Возможен отбор, передача в ГАНО в фонде Комитета 02-20 Письменные экзаменационные (квалификационные, выпускные) работы учащихся, их анализ, выводы и предложения 1 год 587 02-21 Журналы регистрации выдачи дипломов, аттестатов 75 лет 528 02-22 Поименные книги учащихся 75 лет 19 «б» 02-23 Личные дела учащихся (заявления, справки, характеристики) 75 лет ЭПК 499 «а» Отчисление с курса – 5 лет 02-24 Документы поНОТ: рациональные предложения и акты об их внедрении 3 года 614 02-25 Ведомости учета успеваемости учащихся. Табели успеваемости учащихся 5 лет 597 02-26 Документы об отчислении учащихся из колледжа (докладные, объяснительные, переписка) 10 лет 613 02-27 Журнал учета теоретических занятий учащихся 5 лет 605 02-28 Планы мероприятий по профориентационной работе комплектования колледжа и хранения контингента учащихся 5 лет 572 «а» Учебно – воспитательная работа – 03 03-01 Перспективные планы воспитательной работы колледжа на весь период обучения и год, отчеты об их выполнении 5 лет 572 «а», «б» 03-02 Планы воспитательной работы колледжа на месяц 3 года 272 «б» 03-03 Планы работы кружков по общественным дисциплинам и кружков художественной самодеятельности, отчеты об их выполнении 3 года 573 03-04 Документы о работе родительского комитета (годовые планы, отчеты, протоколы) 5 лет 577 03-05 Планы работы и отчеты совета общежития 3 года 167 03-06 Документы о передовом педагогическом опыте воспитательной работы классных руководителей, мастеров производственного обучения, воспитателей и работников библиотеки 10 лет ЭПК 579 03-07 Документы об участии колледжа в смотрах и конкурсах (справки, докладные о выставках, итоги) 10 лет ЭПК 66 «а» Возможен отбор, передача в ГАНО в фонде Комитета 03-08 Документы по профилактике правонарушений среди учащихся (планы, протоколы, списки учащихся, состоящих на учете в органах внутренних дел, наркодиспансерах) 3 года 03-09 Документы о правовом воспитании учащихся (доклады, лекции) ДМН 03-10 Переписка с органами милиции, прокуратуры, комитетом по делам несовершеннолетних по правовым вопросам 5 лет 73 03-11 Документы об организации летних и зимних каникул (заявки, переписка, отчеты) 3 года 03-12 Документы, по вопросам социальной защиты учащихся (списки учащихся из числа детей, оставшихся без попечения родителей, из многодетных семей, семей беженцев и вынужденных переселенцев, детей, пострадавших от аварий Чернобыльской АЭС, и др.) 5 лет ЭПК 03-13 Документы по вопросам медицинского обслуживания учащихся (справки, отчеты, акты углубленного мед.осмотра) 3 года Общеобразовательная подготовка – 04 04-01 Положения и инструкции по методической работе, планы работы, протоколы заседаний и отчеты методических комиссий по общеобразовательным дисциплинам ДМН Планы – 5лет, 572 «а», отчеты – 5 лет, 575 «а» 04-02 Учебные планы, программы по общеобразовательным дисциплинам 5 лет 572 «а» 04-03 Контрольные работы (годовые) по общеобразовательным дисциплинам, их анализ и графики проведения 3 года 588 «а» 04-04 Письменные экзаменационные работы по общеобразовательным дисциплинам, их анализ и графики проведения 1 год 587 04-05 Экзаменационные билеты, расписания экзаменов и консультаций 1 год 566 04-06 Сводные ведомости успеваемости и поведения учащихся, протоколы экзаменов, документы об освобождении учащихся от экзаменов 5 лет 597 04-07 Документы по проведению олимпиад по учебным дисциплинам (задания, инструкции по проведению, списки участников, протоколы заседаний комиссий) 5 лет ЭПК 04-08 Журналы анализа работы преподавателей общеобразовательных дисциплин 5 лет 577 04-09 Планы работы кружков по общеобразовательным дисциплинам, отчеты по их выполнению 3 года 573 04-10 Документы о передовом педагогическом опыте работы преподавателей общеобразовательных дисциплин и переписка по этому вопросу 10 лет
ЭПК 579 04-11 Журнал учета теоретического обучения 5 лет 605 Производственное обучение – 05 05-01 Планы производственной деятельности колледжа на год и отчеты об их выполнении 3 года 573 05-02 Планы производственной деятельности колледжа на квартал и отчеты об их выполнении 3 года 573 05-03 Планы производственного обучения групп на месяц и отчеты об их выполнении 3 года 573 05-04 Учебные программы по производственной практике, списки практикантов по объектам, копии приказов базовых предприятий по практике, отчеты мастеров производственного обучения о практике 5 лет 609-610 05-05 Перечни учебно – производственных работ по профессиям 3 года 267 05-06 Перечни контрольных и проверочных работ по профессиям, графики и протоколы проведения проверочных работ, их анализ, выводы и предложения 10 лет 578 05-07 Книга учета инструктажа по безопасности труда 10 лет 436 05-08 Журналы анализа работы мастеров производственного обучения 5 лет 577 05-09 Документы о передовом педагогическом опыте работы мастеров производственного обучения и переписка по этому вопросу 10 лет ЭПК 579 05-10 Технические паспорта на оборудование, планы – графики его ремонта, акты на списание пришедшего в негодность оборудования ДЗН 1670 «б» 05-11 Заявки на оборудование, инструмент, материалы, учет и отчетность по их расходу 3 года 988 «а» 05-12 Журналы учета производственного обучения 5 лет 605 Бухгалтерия – 06 06-01 Приказы и распоряжения Министерства образования РФ и Комитета. Инструктивные указания по финансовым вопросам органов профтехобразования, финансовых органов РФ ДМН 19 «б»,
21 «б» 06-02 Приказы директора колледжа. Копии ДМН 06-03 Утвержденное штатное расписание колледжа, документа об его изменении 3 года 52 «а» Хранится по месту утверждения в Комитете 06-04 Лицевые счета работников колледжа 75 лет ЭПК 311 «а» 06-05 Сметы расходов на содержание колледжа, планы доходов и расходов по производственной деятельности, сметы специальных ассигнований на содержание аппарата управления и изменения к ним 5 лет 229 «а» 06-06 Отчеты колледжа по финансированию – годовые Пост 303 «б» Передается в Комитет 06-07 Отчеты училища по финансированию – квартальные 3 года 303 «в» 06-08 Главная книга 5 лет 316 При условии завершения ревизии 06-09 Вспомогательные книги и картотеки системного и внесистемного учета (бухгалтерские проводки) 5 лет 317 При условии завершения ревизии 06-10 Документа по тарификации преподавателей 25 лет 06-11 Книги и журналы регистрации счетов, кассовых ордеров, накладных, платежных ведомостей, доверенностей, поручений, материальных счетов 5 лет 319 06-12 Кассовые книги 5 лет 317 При условии завершения ревизии 06-13 Оборотные и накопительные ведомости по синтетическим и аналитическим балансовым счетам 5 лет При условии завершения ревизии 06-14 Оправдательные расходные документы (кассовые, мемориальные, банковские по начислению зарплаты) 5 лет 317 При условии завершения ревизии 06-15 Решения судов, исполнительные листы, ведомости и переписка по удержаниям из заработной платы 5 лет 22 06-16 Материалы по государственному социальному страхованию и документы об уплате за счет средств социального страхования фонду занятости, пенсионному фонду 5 лет 322 06-17 Авансовые отчеты 4 года 309 При условии завершения ревизии 06-18 Наряды, акты на выполненные работы, табели рабочего времени и другие документы по заработной плате 5 лет 310 При условии завершения ревизии 06-19 Оборотно-сальдовые ведомости по счету 0 302 00 (расчеты с поставщиками) 5 лет 361 При условии завершения ревизии 06-20 Акты и переписи о проведении инвентаризации, учета и переоценки имущества и товарно-материальных ценностей 3 года 323 06-21 Акты документальных ревизий финансово – хозяйственной деятельности колледжа и документы к ним 5 лет 334 При условии завершения ревизии 06-22 Договоры с материально ответственными лицами 5 лет 337 При условии завершения ревизии От «___» ______________г. № __________
Соколов В.С. Документальное обеспечение управления: учебник / В.С. Соколов. – 2-ое изд. – М.:ФОРУМ: ИНФРА-М, 2008. – С.76.
Кузнецова Т.В.«Секретарское дело» Издательство: Управление персоналом 6-издание, 2010 - С.56.
Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. - С.82.
ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
Райхцаум А.Л. У истоков организации секретарского дела в нашей стране // Секретарь референт. – 2011. – № 1. – С. 87–89.
Шатенштейн Л.С. Подготовка дел для архивного хранения/ Л.С. Шатенштейн //Секретарское дело. - 2012. - № 2. - С. 17-18.
Шатенштейн Л.С. Подготовка дел для архивного хранения/ Л.С. Шатенштейн //Секретарское дело. - 2012. - № 2. - С. 19-21.
Ленкевич Л.А. Секретарь – референт. Делопроизводство [Текст]: учебное пособие/ Л.А. Ленкевич. – М.: Издательский центр «Академия», 2007. – С.66.
Деловые журналы Делопресс [Электронный ресурс]:URL:http://www/delo-press.ru (дата обращения 20.11.2012г).
Андреева В. И. Делопроизводство: организация и ведение: - 3-е изд. - М. : Кнорус, 2010. - С.42.