38. Аудит расчетов с подотчетными лицами.(на примере ООО "ТРИ")

СОДЕРЖАНИЕ
Введение
Глава 1. Теоретические аспекты аудита расчетов с подотчетными лицами
1.1. Нормативное регулирование расчетов с подотчетными лицами
1.2. Составление плана и программы аудита
1.3. Перечень аудиторских процедур при проверке расчетов с подотчетными лицами
Глава 2. Проведение проверки учета расчетов с подотчетными лицами
2.1. Источники информации для проверки
2.2. Взаимосвязь между регистрами бухгалтерского учета и проверяемыми первичными документами
2.3. Проверка правильности отражения в учете выданных средств в подотчет и своевременности оформления авансовых отчетов
2.4. Обобщение и оформление результатов проверки
Заключение
Список литературы
Приложения

Кроме того, расходы списанные на затраты (себестоимость), должны были снизить на сумму НДС (со стоимости проезда и оплаты найма жилья).
По законодательству работник должен отчитаться в течение трех дней по возвращении из командировки. Руководство организации обязано не позднее пяти дней принять решение по авансовому отчету. Часто на предприятии эти сроки не соблюдаются.
По результатам проведенного опроса главного бухгалтера исследуемого предприятия для оценки системы бухгалтерского учета и внутреннего контроля учета расчетов с подотчетными лицами в ООО «ТРИ» фактор некомпетентности был определен аудитором в 22%, что характеризует систему бухгалтерского учета с сомнительной эффективностью, а систему контроля - "низкая".
2.4. Обобщение и оформление результатов проверки
При проведении сплошной аудиторской проверки авансовых отчетов выявлено, что в ОАО «ТРИ» встречаются случаи, когда авансовые отчеты не подписываются подотчетным лицом, бухгалтером и не утверждаются руководителем предприятия. Несмотря на это, суммы по предоставленным отчетам (неподписанным) списывают с подотчетного лица на затраты или другие объекты учета организации. Иногда к авансовым отчетам прилагают недействительные документы (товарный чек без отметок, штампов магазина, различные квитанции, талоны, чеки без обязательных реквизитов). В то же время к авансовым отчетам не прилагаются квитанции от приходных кассовых ордеров при оплате стоимости материальных ценностей (работ, услуг) организации-корреспонденту через подотчетное лицо (хотя эти суммы бывают солидные). При проверке установленного порядка выдачи подотчетных сумм в ходе аудиторской проверки на предприятии установлено, что иногда деньги под отчет выдавались лицам, которые имели задолженность по ранее полученным суммам.
При проверке законности выдачи сумм в подотчет на хозяйственные нужды определяется наличие списка работников организации, которым могут выдаваться в подотчет наличные деньги. Список утверждается приказом или распоряжением руководителя. В список включаются только постоянно работающие лица либо выполняющие разовые работы для организации на основании договоров подряда. В ОАО «ТРИ» такой приказ руководителя отсутствует и подотчетные суммы выдаются бухгалтерией произвольно, по мере необходимости, что не соответствует нормативам ведения бухгалтерского учета в РФ.
По выданным под отчет суммам устанавливают, нет ли превышения предельных размеров аванса. На исследуемом предприятия предельный размер выдаваемых авансов, в основном, соответствует нормативу. На расходы, производимые в месте нахождения организации, деньги выдаются в размере не более двухдневной потребности и на срок, не превышающий трех дней, а на производимые вне места расположения организации - в размере не более десятидневной потребности и на срок не более пятнадцати дней. На командировочные расходы деньги выдаются в подотчет в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на оплату проезда в оба конца, суточных и квартирных расходов.
Очень часто работникам предприятия выдаются в подотчет денежные средства на приобретение или возмещение стоимости проездных билетов для проезда в городском транспорте, причем эти суммы списываются на себестоимость. Однако согласно Положению о бухгалтерском учете в РФ предприятие вправе компенсировать своим работникам эти затраты, но не за счет себестоимости, а за счет чистой прибыли.
Важным этапом проверки является установление своевременности возврата неиспользованных подотчетных сумм. В ОАО «ТРИ» отмечается нарушение сроков возврата неизрасходованных сумм аванса. Однако меры к нарушителям данного норматива не применяются. Неизрасходованные и своевременно невозвращенные подотчетные суммы должны быть удержаны по расчетно-платежной ведомости в бесспорном порядке не позднее месяца со дня окончания срока их возвращения.
При сплошной проверке авансовых отчетов подотчетных лиц на предприятии выявлено, что в некоторых случаях оплата суточных значительно превышает установленные нормы, причем вся сумма утвержденных расходов по авансовым отчетам относится на себестоимость. В то время как превышение норм бухгалтерия должна была отнести на уменьшение прибыли, остающейся в распоряжении предприятия, одновременно с удержанием с этой суммы подоходного налога. Кроме того, расходы списанные на затраты (себестоимость), должны были снизить на сумму НДС (со стоимости проезда и оплаты найма жилья).
По законодательству работник должен отчитаться в течение трех дней по возвращении из командировки. Руководство организации обязано не позднее пяти дней принять решение по авансовому отчету. Часто на предприятии эти сроки не соблюдаются.
Для устранения выявленных нарушений рекомендуется:
Издать приказ, утверждающий список подотчетных лиц;
Издать приказ о сроках выдачи под отчет денежных средств и сроках возврата неизрасходованных авансовых средств, о порядке возмещения выданных средств сотрудниками предприятия;
По установленным в ходе аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами фактам необоснованного списания сумм на затраты определить сумму заниженного для налогообложения дохода, а также скрытый размер платежей по социальному страхованию и обеспечению, транспортному налогу;
Особое внимание внутреннему контролю на предприятии следует уделять правильности и своевременности составления авансовых отчетов;
Командировочные расходы в размерах, превышающих лимиты, должны списываться за счет прибыли, остающейся в распоряжении организации;
Компенсация работникам предприятия затрат на городской транспорт должна осуществляться за счет прибыли, остающейся в распоряжении организации.
По результатам проведенной аудиторской проверки учета расчетов с подотчетными лицами в ОАО «ТРИ» был сделан вывод о том, что система внутреннего контроля в ОАО находится в неудовлетворительном состоянии.
Для снижения риска потерь в результате злоупотреблений отдельных должностных лиц, санкционирующих выдачу наличных денежных средств под отчет, при разработке финансовой политики ООО «ТРИ» руководству предприятия следует отдавать предпочтение заключению крупных и долговременных договоров на поставку товарно-материальных ценностей при детальном обсуждении ключевых условий таких договоров на совете директоров (правлении).
Работники, получающие наличные денежные средства под отчет, должны нести персональную материальную ответственность за исполнение ими своих обязательств по отчету за полученные средства. Материальная ответственность должна быть закреплена в заключенном с подотчетным лицом договоре о материальной ответственности.
В целях контроля различных аспектов взаимоотношений с работниками предприятия по подотчетным суммам и недопущения ухудшения результатов деятельности организации из-за нецелевого использования подотчетных сумм присваивается категория риска. Ранжирование подотчетных лиц по категориям риска (классы по рискам: высокий, средний, низкий и др.) производится главным бухгалтером по разработанному алгоритму на основе следующих условий.
1. Степень выполнения обязательств по отчетам за использованные подотчетные суммы. На основе статистического учета определяется степень выполнения обязательств отдельными подотчетными лицами, а также группами лиц, сформированными по различным признакам. Если ранее конкретный работник не имел нарушений по расчетам за подотчетные суммы (новые работник или получает денежные средства под отчет впервые), то категория риска его заказа определяется на основе степени выполнения обязательств той характерной группой работников, к которой он отнесен.
2. Наличие и содержание первичной информации (материалов) о работнике (отзывы других организаций и т.п.). Ранжирование по категориям риска необходимо для оценки необходимости проведения анализа надежности (деловой порядочности) работника, для принятия решения о предоставлении наличных денежных средств под отчет конкретным работникам предприятия (параметры определяются категорией риска). После анализа надежности работника ему может быть присвоена другая категория риска.
В целях предотвращения (упреждения) ситуации, связанной с ухудшением финансового состояния организации вследствие роста просроченной даты возврата задолженности, работникам с учетом категории риска их отчетов ставятся в соответствие параметры выдачи сумм под отчет (лимит суммы и предельный срок отчета). Установление параметров следует возложить на главного бухгалтера или руководителя финансовой службы. Эти параметры по каждому классу риска должны быть зафиксированы в соответствующем разделе «Положения о финансовой политике ОАО «ТРИ». Принятие решения по превышению параметров выдачи наличных денежных средств под отчет по конкретным работникам должно входить в компетенцию главного бухгалтера.
Заключение
В стране за последние годы проведена большая работа по созданию независимого аудиторского контроля, подготовке кадров аудиторов и лицензированию их деятельности, регламентации профессиональных обязанностей, прав и ответственности аудиторов в соответствии с принятыми отдельными законодательными актами. Первые аудиторские фирмы появились в России в 1987 году и в настоящее время они организованы во многих крупных городах России. История, проблемы, опыт развития и становления аудита рассматриваются учеными-экономистами и практиками на страницах различных журналов и других периодических изданий.
Цель данной работы состояла в проведении аудита расчетов с подотчетными лицами в ООО «ТРИ».
При проведении сплошной аудиторской проверки авансовых отчетов выявлено, что на исследуемом предприятии встречаются случаи, когда авансовые отчеты не подписываются бухгалтером и не утверждаются руководителем предприятия. Несмотря на это, суммы по предоставленным отчетам (неподписанным) списывают с подотчетного лица на затраты или другие объекты учета организации. Иногда к авансовым отчетам прилагают недействительные документы (товарный чек без отметок, штампов магазина, различные квитанции, талоны, чеки без обязательных реквизитов). В то же время к авансовым отчетам не прилагаются квитанции от приходных кассовых ордеров при оплате стоимости материальных ценностей (работ, услуг) организации-корреспонденту через подотчетное лицо (хотя эти суммы бывают солидные). При проверке установленного порядка выдачи подотчетных сумм в ходе аудиторской проверки на предприятии установлено, что иногда деньги под отчет выдавались лицам, которые имели задолженность по ранее полученным суммам.
Законность выдачи сумм в подотчет на хозяйственные нужды определяется наличием списка работников организации, которым могут выдаваться в подотчет наличные деньги. Список утверждается приказом или распоряжением руководителя. В ООО «ТРИ» такой приказ руководителя отсутствует и подотчетные суммы выдаются бухгалтерией произвольно, по мере необходимости, что не соответствует нормативам ведения бухгалтерского учета в РФ.
Иногда работникам предприятия выдаются в подотчет денежные средства на приобретение или возмещение стоимости проездных билетов для проезда в городском транспорте, причем эти суммы списываются на себестоимость. Однако согласно Положению о бухгалтерском учете в РФ предприятие вправе компенсировать своим работникам эти затраты, но не за счет себестоимости, а за счет чистой прибыли.
Представительские расходы через подотчетных лиц на предприятии в соответствии с нормами бухгалтерского учета относят на издержки производства. Обоснованность этих расходов подтверждается наличием оправдательных документов.
В ООО отмечается нарушение сроков возврата неизрасходованных сумм аванса. Однако меры к нарушителям данного норматива не применяются. Неизрасходованные и своевременно невозвращенные подотчетные суммы должны быть удержаны по расчетно-платежной ведомости в бесспорном порядке не позднее месяца со дня окончания срока их возвращения.
В процессе контроля законности и целесообразности возмещения командировочных расходов выявлено, что в некоторых случаях оплата суточных значительно превышает установленные нормы, причем вся сумма утвержденных расходов по авансовым отчетам относится на себестоимость. В то время как превышение норм бухгалтерия должна была отнести на уменьшение прибыли, остающейся в распоряжении предприятия, одновременно с удержанием с этой суммы подоходного налога. Кроме того, расходы списанные на затраты (себестоимость), должны были снизить на сумму НДС (со стоимости проезда и оплаты найма жилья).
По законодательству работник должен отчитаться в течение трех дней по возвращении из командировки. Руководство организации обязано не позднее пяти дней принять решение по авансовому отчету. Часто на предприятии эти сроки не соблюдаются.
Бухгалтерские записи по отражению движения сумм по расчетам с подотчетным лицами соответствует нормативам и законодательным актам РФ.
Для устранения выявленных нарушений рекомендуется:
Издать приказ, утверждающий список подотчетных лиц;
Издать приказ о сроках выдачи под отчет денежных средств и сроках возврата неизрасходованных авансовых средств, о порядке возмещения выданных средств сотрудниками предприятия;
По установленным в ходе аудиторской проверки расчетов с подотчетными лицами фактам необоснованного списания сумм на затраты определить сумму заниженного для налогообложения дохода, а также скрытый размер платежей по социальному страхованию и обеспечению, транспортному налогу;
Особое внимание внутреннему контролю на предприятии следует уделять правильности и своевременности составления авансовых отчетов;
Командировочные расходы в размерах, превышающих лимиты, должны списываться за счет прибыли, остающейся в распоряжении организации;
Компенсация работникам предприятия затрат на городской транспорт должна осуществляться за счет прибыли, остающейся в распоряжении организации.
Список литературы
Налоговый кодекс Российской Федерации часть первая от 31 июля 1998 г. N 146-ФЗ и часть вторая от 5 августа 2000 г. N 117-ФЗ (с изменениями от 5, 14, 25, 29 июня, 10, 28 июля, 2 октября 2012 г.) // Собрание законодательства Российской Федерации от 3 августа 1998 г. N 31 ст. 3824.
Федеральный закон от 7 августа 2001 г. N 119-ФЗ "Об аудиторской деятельности" (с изменениями от 14, 30 декабря 2001 г., 30 декабря 2004 г., 2 февраля, 3 ноября 2006 г., 30 декабря 2008 г.)
Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (с изменениями от 3 ноября 2006 г., 23 ноября 2009 г.)
Приказ Минфина РФ от 31 октября 2000 г. N 94н "Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению" (с изменениями и дополнениями от 7 мая 2003 г., 18 сентября 2006 г., 8 ноября 2010 г.) // Финансовая газета, ноябрь 2000 г., N 46, 47.
Положение Банка России от 12 октября 2011 г. N 373-П "О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации" // Вестник Банка России от 30 ноября 2011 г. N 66.
Постановление Госкомстата РФ от 1 августа 2001 г. N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет" // Бюллетень Министерства труда и социального развития Российской Федерации, 2001 г., N 10.
Алборов Р.А. Аудит (методика и практика проведения). – Ижевск: Фон, 2011.
Аудит / Под ред. В.И.Подольского. - М.: ЮНИТИ, 2012.
Варламова Е.Н.  Расчеты с подотчетными лицами: типичные ошибки при учете // Аудиторские ведомости, N 5, май 2011 г. – С. 5-7.
Егоркина О. Представительские расходы в налоговом учете // Налоговый учет для бухгалтера. - 2010. - N 6.
Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет, анализ хозяйственной деятельности и аудит. - М.: Перспектива, 2012.
Кошкина Т.Ю. Подотчетники: проблемы и решения // Актуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложения. - 2009. - N 9. – С. 9-11.
Кузнецова В.А.  Аудиторская проверка расчетов с подотчетными лицами // Консультант бухгалтера, N 5, май 2011 г.
Кузнецова В.А. Расчеты с подотчетными лицами. – М.: Дело и Сервис, 2011.
Овсийчук М.Ф. Аудит. Организация. Методика проведения. - М.: ООО «Интелтех», 2010.
Потапова Е., Мамедова Л. Родственные души // Новые системы финансового учета. - 2010. - N 1. – С. 8-9.
Судаков С.В. Регулирование аудиторской деятельности в Российской Федерации // Экономический анализ. Теория и практика, N 16, август 2011 г.- С. 7-8.
Суйц В.П., Смирнов Н.Б. Основы российского аудита. - М.: ЮНИТИ, 2011.
Тотъева А.Ю. Правовой статус саморегулируемых аудиторских объединений // Налоги. - 2010. - N 1.
Шишкин А.К., Миккруков В.А., Дышкант И.Д. Учет, анализ, аудит на предприятии. - М.: Аудит-ЮНИТИ, 2012.

Приложения
Положение Банка России от 12 октября 2011 г. N 373-П "О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации" // Вестник Банка России от 30 ноября 2011 г. N 66.
Постановление Госкомстата РФ от 1 августа 2001 г. N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет" // Бюллетень Министерства труда и социального развития Российской Федерации, 2001 г., N 10.
Варламова Е.Н.  Расчеты с подотчетными лицами: типичные ошибки при учете // Аудиторские ведомости, N 5, май 2011 г. – С. 5-7.
Аудит / Под ред. В.И.Подольского. - М.: ЮНИТИ, 2012. – С. 37.
Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет, анализ хозяйственной деятельности и аудит. - М.: Перспектива, 2012. – С. 212-213.
Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет, анализ хозяйственной деятельности и аудит. - М.: Перспектива, 2012. – С. 212-213.
Постановление Госкомстата РФ от 1 августа 2001 г. N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N АО-1 "Авансовый отчет" // Бюллетень Министерства труда и социального развития Российской Федерации, 2001 г., N 10.
Положение Банка России от 12 октября 2011 г. N 373-П "О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации" // Вестник Банка России от 30 ноября 2011 г. N 66.
Варламова Е.Н.  Расчеты с подотчетными лицами: типичные ошибки при учете // Аудиторские ведомости, N 5, май 2011 г. – С. 5-7.
Варламова Е.Н.  Расчеты с подотчетными лицами: типичные ошибки при учете // Аудиторские ведомости, N 5, май 2011 г. – С. 5-7.
Кошкина Т.Ю. Подотчетники: проблемы и решения // Актуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложения. - 2009. - N 9. – С. 9-11.
Налоговый кодекс Российской Федерации часть первая от 31 июля 1998 г. N 146-ФЗ и часть вторая от 5 августа 2000 г. N 117-ФЗ (с изменениями от 5, 14, 25, 29 июня, 10, 28 июля, 2 октября 2012 г.) // Собрание законодательства Российской Федерации от 3 августа 1998 г. N 31 ст. 3824.
Кошкина Т.Ю. Подотчетники: проблемы и решения // Актуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложения. - 2009. - N 9. – С. 9-11.
Кузнецова В.А. Расчеты с подотчетными лицами. – М.: Дело и Сервис, 2011.- С. 28.
Кузнецова В.А. Расчеты с подотчетными лицами. – М.: Дело и Сервис, 2011.- С. 29.
Судаков С.В. Регулирование аудиторской деятельности в Российской Федерации // Экономический анализ. Теория и практика, N 16, август 2011 г.- С. 7-8.
3