Оборудование архивохранилищ

Оглавление
Введение
Оборудование бумажных архивов
Оборудование электронного архива
Заключение
Список литературы

Рассматривает структуру изделия с позиций ЕСКД. Дополнительный вьюэр - ShowV3.x. Общие принципы построения всех рассматриваемых систем приблизительно одинаковы:Все они имеют ядро, управляющее электронными паспортами (или электронными карточками) заносимых в архив документов. Структура карточек в большей или меньшей степени может определяться при создании архива. Все они имеют систему вьюэров, позволяющих просматривать документы в том или ином формате. Обычно эти вьюэры позволяют просматривать множество графических форматов (как растровых, так и векторных), а также офисные форматы (текстовые процессоры и электронные таблицы). Крометого, обычноестьвозможностьподключениядополнительныхвьюэров. Все они имеют возможность вызова различных программ для редактирования документов в том или ином формате. Такжеимеетсявозможностьподключения дополнительных программ - редакторов. Все системы имеют возможность многопользовательской работы, т.е. доступа к архиву с различных рабочих мест сети. Все системы имеют возможность поиска документов по паспортам (карточкам) в соответствии с запросами разной сложности. А вот дальше начинаются различия:RxEDMхранит документы в структуре файловой системы, что повышает вероятность бесконтрольного доступа к документам. Search хранит документы в "Электронных шкафах-сейфах", что препятствует бесконтрольному доступу, но требует повышенных организационных мер по резервному копированию. (При разрушении "электронного шкафа" могут пропасть все хранящиеся в нем документы). ВьюэрRxEDM (RxHighLight) обеспечивает достаточно редкую операцию сравнения графических файлов (как растровых, так и векторных!). Searchобеспечиваеют хранение одного документа в нескольких файлах - например, это могут быть наложенные растровый и векторный файлы. RxEDM обеспечивает механизмы гиперссылок из одних документов в другие, что само по себе заманчиво, но вносит некоторые элементы хаоса в обычно иерархическую структуру архива. SEARCH сегодня единственная система, которая в состоянии анализировать спецификации и строить по ним структуру изделия. При этом спецификации могут быть как разработаны с использованием Search, так и автономно с использованием программы AVS и затем занесены как документы в архив. Более того, пользователь может работать в архиве, используя форму представления архива на экране, аналогичную спецификации ЕСКД.К системам общего назначения, которые могут быть использованы для создания электронных архивов и систем конструкторского документооборота, можно отнести:AutodeskView - программа просмотра файлов в различных форматах, в том числе растровых. Рекомендациипоприменению:SearchV5.x является несомненным лидером среди рассматриваемых систем с точки зрения функциональных возможностей. Он может быть рекомендован фактически для всех предприятий, всерьез занимающихся созданием электронных архивов и конструкторским документооборотом. RxEDMможет быть рекомендован для предприятий, не ставящих перед собой цель автоматизации конструкторского документооборота, которым необходимо создание относительно небольшой электронной картотеки документов. ЗаключениеОрганизация архива зависит от объема документов в компании. Иногда архив организуется как самостоятельный отдел или подразделение в составе службы делопроизводства. При организации архива необходимо соблюсти ряд обязательных правил.Документы размещаются в специально приспособленных для хранения документации зданиях или отдельных помещениях. Также для правильной работы архива необходимо разработать и принять положение (инструкцию) об архиве организации. Руководитель архива либо лицо, ответственное за архив (далее — архивист), назначается на должность и освобождается от должности приказом руководителя организации.Архивист организует работу архива и несет ответственность ( в том числе и уголовную) за выполнение возложенных на архив задач. Архивист проходит инструктаж, а в необходимых случаях — стажировку.Также при организации архива в штатное расписание организации необходимо внести должность архивиста.Целесообразно также составить должностные инструкции и указать виды работ, возлагаемых на архивиста.Передача дел в архив организации осуществляется по графику, который составляется архивом, согласовывается с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утверждается руководителем организации.Прием каждого дела производится в присутствии работника структурного подразделения.Поскольку архив организации предназначен не только для хранения документов, но и для их использования, необходимо установить регламент выдачи документов из архива по заявкам сотрудников организации, а также сторонних организаций. В частности, правилами работы архивов установлено, что выдача документов должна регистрироваться в книгах выдачи дел работникам организации, а также в книгах выдачи дел во временное пользование другим организациям. Выдача оформляется заказами (требованиями) на выдачу дел сотрудникам организации, актами о выдаче дел во временное пользование другим организациям, в том числе органам суда и прокуратуры.Срок выдачи документов во временное пользование не может превышать одного месяца для использования работниками организации и трех месяцев — для временного пользования другими организациями.Список литературыАлексеева Е. В. Архивоведение: учебное пособие / Е. В. Алексеева, Л. П. Афанасьева, Е. М. Бурова; под ред. В. П. Козлова. – М., 2005.Алексеева Е.В. Архивы и право: современное состояние и перспективы развития / Е.В. Алексеева // Делопроизводство. - 2003. - № 2.Альбрехт Б.В. Архивы коммерческих организаций / Б.В. Альбрехт. - М., 2005.Альбрехт Б.В. Правовые основы организации деятельности архивов юридических лиц / Б.В. Альбрехт // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2005. - № 7.Афанасьева Л.П. Ресурсы Интернета как объект архивного хранения: проблемы экспертизы ценности / М.П. Жукова // Секретарское дело. - 2004. - № 8-10.Быкова Т.А. Порядок и сроки хранения документов в акционерных обществах / Т.А. Быкова // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2005. - № 3.Козлов В.П. Закон «Об архивном деле в РФ» /В.П. Козлов // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2005. - № 1.Кузнецова Т.В. О сроках хранения документов / Т.В. Кузнецова // Секретарское дело. - 2004. - № 4.Кузнецова Т.В. Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ / Т.В. Кузнецова // Секретарское дело. - 2004. - № 1.Охотников А. В. Документирование и делопроизводство: учебное пособие / А. В. Охотников, Е. А. Булавина. – Ростов н/Дону. 2005. Павлюк Л.В. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере / Л.В. Павлюк, Т.Н. Киселева, Н.И. Воробьев. - М.-СПб., 2011.Рогожин М.Ю. Делопроизводство. Организация архива предприятия / М.Ю. Рогожин. - СПб., 2005.Янковая В.Ф. Как организовать делопроизводство / В.Ф. Янковая. - М., 2012.