Организационное обеспечение деятельности руководителя в современной организации.

Содержание:
ВВЕДЕНИЕ
ГЛАВА 1. ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ
1.1. Организационные формы, структура и функции службы делопроизводства
1.2. Организация бездокументационной деятельности секретаря
1.2.1 Роль секретаря в подготовке и проведении совещаний
1.2.2. Организация телефонного обслуживания
1.2.3. Организация приема посетителей
1.3. Нормативно-методическое обеспечение секретарской деятельности
ГЛАВА 2. ОСОБЕННОСТИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ РАБОТЫ РУКОВОДИТЕЛЯ НА ПРИМЕРЕ ФИЛИАЛА ОТКРЫТОГО АКЦИОНЕРНОГО ОБЩЕСТВА «СБЕРБАНК РОССИИ» УРАЛЬСКИЙ БАНК в г. Екатеринбурге
2.1. Краткая характеристика предприятия
2.2. Организация работы секретаря руководителя в банке Филиале Открытого акционерного общества «Сбербанк России» - Уральский банк в г. Екатеринбурге
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ И ИСТОЧНИКОВ:
Приложения

Обеспечение участников письменными принадлежностями не осуществляется, т.к. участники приходят с личными ежедневниками и ручками.
Протокол совещания на оперативных планерках секретарем не ведется, так как во время проведения совещания секретарь находится на своем рабочем месте, осуществляя прием посетителей и отвечая на входящие телефонные звонки.
По окончании оперативного совещания в случае отсутствия у руководителя срочных поручений по итогам планерки секретарь наводит порядок в помещении селекторной, проветривает помещение, закрывает его и сдает ключ охране.
Ежемесячные плановые совещания по планированию работы на месяц и подведению итогов работы за прошедший месяц проводятся, как правило, в последний четверг каждого месяца. Место проведения - селекторная комната, число участников совещания 12-15 человек (заместитель руководителя, секретарь, руководители служб, подразделений). Руководители межрайонных отделений и руководство производственных отделений участвуют в совещании по селекторной связи. Длительность совещания 1,5-2 часа.
Процедура подготовки ежемесячных совещаний предполагает выполнение следующих операций:
- составление повестки совещания и определение состава участников совещания;
- оповещение участников совещания о факте проведения и повестке дня;
- документирование совещания (ведение протокола совещания по указанию руководителя).
Секретарем руководителя по его указанию составляется повестка совещания, в которой указываются вопросы, поднимаемые на нем, докладчики по данным вопросам, время, отведенное на доклад. Кроме того, повесткой предусмотрено время на обсуждение проведенных докладов - прения сторон, итоговое слово руководителя.
После утверждения повестки совещания руководителем ее сканированная копия отправляется по электронной почте всем участникам совещания, в случае отсутствия почты содержание повестки доводится до сведения факсимильной связью.
За два дня до начала совещания секретарь дополнительно по телефону оповещает участников совещания о дате и времени проведения. В случае отсутствия запланированного участника (болезнь, отпуск) по согласованию с руководителем назначается новый докладчик, компетентный по данному направлению.
Так как участниками совещания являются сотрудники Сбербанка, регистрация участников секретарем не производится, кратко фиксируются прибывшие, в случае отсутствия производится доклад руководителю.
При размещении участников совещания секретарем соблюдаются правила делового этикета: так как на совещании предполагается активное обсуждение вопросов, то место руководителя в центре за столом, место напротив занимает заместитель руководителя, слева и справа от руководителя сидят начальники служб.
Согласно своей должностной инструкции в случае необходимости (по поручению руководителя) секретарь ведет протокол заседания. В протоколе секретарем фиксируются присутствующие на совещании, находящиеся на селекторной связи, фамилии выступающих, содержание выступления, принятые решения, назначенные исполнители и сроки исполнения.
Окончательно протокол заседания оформляется секретарем в течение двух дней по окончании заседания, после чего передается руководителю для дальнейшей работы.
Если руководитель приглашен на совещание в другую организацию, то в обязанности секретаря входит подбор по указанию руководителя необходимых документов, включая присланные приглашения, повестку дня, информационные материалы; напоминание руководителю о дате и времени проведения совещания; своевременный (с учетом времени на дорогу) вызов автомобиля.
Если руководитель не имеет возможности выехать на совещание и вместо руководителя в совещании будет принимать участие заместитель или другое должностное лицо, в обязанности секретаря входит сообщение ему о повестке дня, времени и месте проведения совещания, а также передача всех информационных материалов.
Таким образом, в Сбербанке России секретарем организована и проводится работа по документационному и бездокументному обслуживанию руководителя.  Каждый вид обслуживания имеет свои особенности, знание которых необходимо для экономии времени и должного выполнения своих профессиональных обязанностей.
К операциям по документационному обеспечению руководителя относится: организация документооборота Сбербанка, ведение табеля учета рабочего времени, оформление командировок руководителя, работа с обращениями граждан.
Анализ организации работы показал, что имеются отдельные недостатки в осуществлении документационного обеспечения деятельности Сбербанка России, к которым относятся:
- отсутствие журналов регистрации обращения и личного приема граждан;
- номенклатуры дел;
- оформление дел текущего и архивного делопроизводства не проводится в соответствии с установленными требованиями.
К операциям по бездокументному обеспечению руководителя относятся: осуществление технических функций по обеспечению и обслуживанию работы руководителя, организация телефонных переговоров, прием посетителей, прием и передача телефонограмм, участие в подготовке совещаний и организация их технического обслуживания.
Анализ работы по бездокументному обслуживанию показал, что в целом организация работы в данном направлении осуществляется секретарем грамотно, нарекания со стороны руководителя отсутствуют, но имеются отдельные недоработки: отсутствует журнал регистрации входящих и исходящих телефонограмм.
Особенностью организации секретарского обслуживания в банке является тот факт, что один сотрудник выполняет обязанности трех: это секретарь-машинистка (секретарь данного отделения банка осуществляет компьютерный набор документов), секретарь-референт (организует и документально оформляет совещания, ведет прием посетителей и др.), помощник руководителя (наделен полномочиями представителя в других учреждениях).
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В результате проведенного исследования, нами были сделаны следующие выводы: Секретарь - одна из самых распространенных управленческих профессий. Невозможно представить себе как организацию без руководителя, так и руководителя без секретаря. Однако сотрудники, занимающие секретарскую должность, часто заняты разной работой.
Как показывают результаты анализа литературы и источников, секретари так или иначе, занимаются высоким интеллектуальным трудом, от которого зависит успех фирмы, организации и предприятия.
Цель данного исследования была достигнута - определено содержание деятельности секретаря как работника, занимающегося организационным и информационным обслуживанием аппарата управления организации.
Анализ документации, регламентирующий деятельность секретаря показал, что он в своей деятельности руководствуется: действующим законодательством РФ, уставом Филиала ОАО «Сбербанк России» Уральский банк в г. Екатеринбурге, правилами внутреннего трудового распорядка, положениями о структурных подразделениях организации, приказами руководства организации, нормативно-методическими материалами по организации деятельноти и должностными инструкциями.
Результаты анализа нашей работы показали, что специализации секретаря банка соответствует своя должностная инструкция с набором обязанностей, в которой существуют особые требования к образованию, профессиональной подготовке, личным качествам секретаря.
Однако при всех различиях в работе секретаря банка можно выделить общие черты, функции и задачи, которые и составляют суть профессии. Профессиональное поле секретаря банка можно условно поделить на две части: информационную и организационную. В зависимости от конкретных условий эти части работы по объему могут сильно различаться. Однако многие работающие секретари банка, имеющие профильное образование, отмечают, что даже новейшие учебные программы далеко не исчерпывают тот список знаний и умений, которые необходимы современному секретарю.
В условиях жесткой конкуренции немногие руководители могут себе позволить выбирать секретаря только по внешним данным. Такие качества, как рост, возраст и «количество печатных знаков в минуту», все больше уступают место образованности, интеллекту, коммуникабельности и стажу работы. Сегодня во всех развитых странах при подготовке секретарей особое внимание уделяют расширению профессиональной эрудиции, кругозора, повышению способности решать разнообразные деловые задачи.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ И ИСТОЧНИКОВ:
Источники:
1. О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации// Федеральный Закон от 02.05.2006г. № 59-ФЗ// // СЗ РФ. 2006. №19. Ст. 2060.
2. Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота // Постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. № 754 // Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 39, ст. 4614.
3. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 6 октября 2000 г.
4. Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 06.02.2002.
5. Государственные требования к минимуму содержания и уровню требований к специалистам для получения дополнительной квалификации «Мастер делового администрирования – Master of Business Administration (MBA)», введены приказом Минобразования РФ от 08.02.2008 г. № 40;
6. Типовые правила внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций, утвержденные постановлением Госкомтруда СССР от 20 июля 1984 г. N 213. По состоянию на 25 сентября 2006 года
7. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Росархива от 27 ноября 2000 г. № 68) // Российская газета, № 32-33 (Приказ), 1502.2001 г. – Утратила силу в связи с изданием Приказа Минкультуры России от 08.11.2005 г. № 536.
8. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477) // «Собрание законодательства Российской Федерации», 22.06.2009, № 25, ст. 3060.
9. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утв. Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 3 марта 2003 г. № 65-ст) // М: ИПК Издательство стандартов, 2003 (Требования к оформлению документов).
10. Единый тарифно-квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих или ЕТКС (утв. постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. N 37) (с изменениями от 21 января, 4 августа 2000 г., 20 апреля 2001 г., 31 мая, 20 июня 2002 г., 28 июля, 12 ноября 2003 г., 25 июля 2005 г., 7 ноября 2006 г., 17 сентября 2007 г., 29 апреля 2008 г.)
11. Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти: [Текст]: утв. Постановлением Минтруда России, 25 марта 2002 г. № 23
12. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Росархива от 23.12.2009 г. № 76). – Документ опубликован не был.
13. ГОСТ 6.10.4-84 «Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения» (утв. Постановлением Госстандарта СССР от 09.10.1984 г. № 3549). – Документ опубликован не был.
14. Сбербанк России. Официальный сайт. Электронный ресурс - www.sbrf.ru
15. Сбербанк России. Официальный сайт. Западно-Уральский банк сегодня. – Электронный ресурс - http://www.sbrf.ru/udmurtia/ru/about/tb_today/.
16. Сбербанк России. Официальный сайт. Деятельность банка. Электронный ресурс http://sberbank.ru/moscow/ru/search/?q114=%E4%E5%FF%F2%E5%
EB%FC%ED%EE%F1%F2%FC
17. Бюллетень банковской статистики». – 2010г. № 2
18. Должностная инструкция секретаря Филиала ОАО «Сбербанк России» - Уральский Банк в г. Екатеринбурге, утверждена начальником филиала 2308.2011.
Литература:
1. Акимова Т.А. Теория организации. М.: Юнити-Дана 2003г. – 367 с.
2. Балашов А.П. Основы менеджмента. Учеб. пособие. М.: Вузовский учебник. 2008. - 288 с.
3. Веснин В.Р. Практический менеджмент персонала. Пособие по кадровой работе. М.: Юристъ. 2002г. – 504 с.
4. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент. М.: Экономист. 2007. – 322 с.
5. Воржаева Н.В., Фролова И.М., Епифанцева Н.Л. Роль секретаря-референта в структуре документационного обеспечения управления. М.: Попурри, 2007г. – 602 с.
6. Домникова М.А., Привалова Е.Ю. Давайте познакомимся!// Секретарь-референт. - 2006 - №1. – С. 34-38.
7. Домникова М.А., Привалова Е.Ю. Мои милые коллеги.// Секретарь-референт, 2004г. №5. – С. 12-18.
8. Егоршин А.П. «Управление персоналом». Нижний Новгород: НИМБ. 2001 – 596 с.
9. Ишутина Е. Секретарь - доверенное лицо руководителя. М.: Деловая книга, 2005. – 458 с.
10. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. М.: Бизнес-школа «Интел-Синтез». 1999. – 320 с.
11. Липецкая В. Готовимся к деловой беседе. //Секретарь-референт, 2004г. №10. – 78-81.
12. Несмеева А.Ф. Краткий курс корпоративного дарения. // Секретарь-референт, 2004г. №12. – 45-47.
13. Резник С.Д. «Персональный менеджмент», г. Москва 2006г.
14. Рогожин М.Е. Офис-мастер. М.: МЦФЭР, 2007г. – 382 с.
15. Сельченкова С.В. Делопроизводство Практический учебник. К.: Инкунабула. 2009. – 475 с.
16. Смирнова Е.П. Делопроизводство для секретаря. М.: Омега-Л. 2010.
– 152 с.
17. Скриптунова Е., Зельцерман К. Организуем прием посетителей.// Секретарь-референт, 2006г. №4. – 35-43с.
18. Стенюков М.В. Секретарю-референту. Помощник руководителя. М.: А-Приор, 2007г. – 256 с.
19. Стенюков М.В. Справочник. Помощник руководителя. М.: А-Приор, 2006г. – 190 с.
20. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. Практческое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. М.: Приор. 1998. – 144 с.
21. Стенюков М.В. Секретарское дело. М.: Приор. 2000. – 192 с.
22. Петрова «Секретарское дело». Организация совещания. – Электронный ресурс - http://www.e-reading.org.ua/chapter.php/130608/183/Petrova_-_Sekretarskoe_delo.html
23. Энговатова О. «500 советов секретарю». Он-лайн чтение. – С. 18. Электронный ресурс. http://thelib.ru/books/engovatova_olga/500_sovetov_sekretaryu-read-18.html
Приложение 1
Список регистрации участников совещания
№п/п Фамилия, имя. отчество Должность Организация Телефон/ Факс
Приложение 2
Журнал личного приема посетителей начальником
№ п/п Дата приема и время Фамилия, имя, отчество посетителя Место работы По какому вопросу Примечания            
Приложение 3
Приложение 4
Структура акционеров Сбербанка России ОАО по состоянию на дату закрытия реестра акционеров (конец операционного дня 12 апреля 2012 года) выглядит следующим образом:
Категория акционеров Доля в уставном капитале, % Банк России 57,58 Юридические лица – нерезиденты 33,8 Юридические лица – резиденты 4,1 Частные инвесторы – нерезиденты 0,01 Частные инвесторы – резиденты 4,5
Общее количество акционеров – более 244 тысяч.
Акционеры с долей участия не менее чем 5% уставного капитала Сбербанка России ОАО:
Наименование акционера Доля в уставномкапитале, % Доля в голосующихакциях, % Центральный банк Российской Федерации (Банк России) 57,6 60,3
Сбербанк России. Официальный сайт. Деятельность банка. Электронный ресурс http://sberbank.ru/moscow/ru/search/?q114=%E4%E5%FF%F2%E5%
Приложение 5
Анализ телефонных звонков секретаря Сбербанка России
Виды телефонов Состоялось звонков Время, затраченное на звонки (минуты) Городской номер 18 57 Городской номер / факс 31 93 Внутренний 28 112 Прямой с руководителем 12 25 Общее количество 89 287
Энговатова О. «500 советов секретарю». Он-лайн чтение. – С. 18. Электронный ресурс. - http://thelib.ru/books/engovatova_olga/500_sovetov_sekretaryu-read-18.html
Петрова «Секретарское дело». Организация совещания. – Электронный ресурс - http://www.e-reading.org.ua/chapter.php/130608/183/Petrova_-_Sekretarskoe_delo.html
Шанькина Е.А. Организация работы секретаря руководителя по бездокументному обслуживанию. Электронный журнал «Управление персоналом». 2011 № 1. – Электронный ресурс - http://www.top-personal.ru/officeworkissue.html?136
Смирнова Е.П. Делопроизводство для секретаря. М.: Омега-Л. 2010. – С. 74.
Организация и технологии документационного обеспечения управления. Делопроизводство. Электронная библиотека Библиотекарь. Ру. Электронный ресурс - http://bibliotekar.ru/deloproizvodstvo-1/101.htm
Личный прием. Делопроизводство. Электронная библиотека Библиотекарь. Ру. Электронный ресурс - http://www.bibliotekar.ru/deloproizvodstvo-2/78.htm
Кузнецова Т.В. Делопроизводство. .: Бизнес-школа «Интел-Синтез». 1999. – С. 95.
Скриптунова Е.А,, Зельцерман К.Б. Организуем прием посетителей.//Секретарь-референт № 4(40), апрель 2006. Электронный ресурс - http://www.axima-consult.ru/stati-priemposet.html
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом 6 октября 2000 г.
Положение о приеме граждан
Бизнес и финансы. Инвестиции. Электронный ресурс - http://www.evrodol.ru/invest/inv_9.htm
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Росархива от 27 ноября 2000 г. № 68) // Российская газета, № 32-33 (Приказ), 1502.2001 г. – Утратила силу в связи с изданием Приказа Минкультуры России от 08.11.2005 г. № 536.
Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 06.02.2002.
Постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» // Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 39, ст. 4614.
Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477) // «Собрание законодательства Российской Федерации», 22.06.2009, № 25, ст. 3060.
Сбербанк России. Официальный сайт. Электронный ресурс - www.sbrf.ru
Сбербанк России. Официальный сайт. Западно-Уральский банк сегодня. – Электронный ресурс - http://www.sbrf.ru/udmurtia/ru/about/tb_today/.
Официальный сайт Сбербанка России. Электронный ресурс - www.sbrf.ru
Генеральная лицензия Банка России на осуществление банковских операций № 1481 от 08.08.2012.
Официальный сайт Сбербанка России. Правление Западно-Уральского банка. Электронный ресурс - http://www.sbrf.ru/udmurtia/ru/about/tbmanagers/tb_board/.
Сбербанк России. Официальный сайт. Деятельность банка. Электронный ресурс - http://sberbank.ru/moscow/ru/search/?q114=%E4%E5%FF%F2%E5%EB%FC%ED%EE%F1%F2%FC
Там же.
Должностная инструкция секретаря Филиала ОАО «Сбербанк России» - Уральский Банк в г. Екатеринбурге, утверждена начальником филиала 2308.2011.
Должностная инструкция секретаря, утверждена начальником Уральского банка ОАО «Сбербанк России» от 10.09.2011
6