Создание базы данных в MS Access.

Содержание:
Введение
1. Проектирование логической структуры базы данных
2. Проектирование физической структуры базы данных.
3. Организация ввода данных в БД
4. Описание информационных потребностей пользователей и выбор способов их реализации
4.1 Запросы на упорядочивание информации
4.2 Запросы на поиск информации
4.3 Запросы на выборку данных
4.4 Реализация вычислений
4.5 Реализация коррекции базы данных
5. Разработка интерфейса.
Список литературы

[Код предмета] = [График занятий].[Код предмета]) ON Студент.[Код студента] = Посещение.[Код студента]) ON Группа.[Код группы] = Студент.[Код группы]
GROUP BY Предмет.Наименование, Группа.[Номер группы], Посещение.[Количество часов], Студент.Фамилия, Предмет.[Код предмета], [График занятий].[Код графика];
В виде показанном на рис.4.9.
Рис.4.9 Информация для построения перекрестного запроса
Перекрестный запрос строится при помощи конструктора (рис.4.10) и имеет следующий текст:
TRANSFORM Sum(Запрос2.[Sum-Количество часов]) AS [Sum-Sum-Количество часов]
SELECT Запрос2.Наименование, Sum(Запрос2.[Sum-Количество часов]) AS [Итоговое значение Sum-Количество часов]
FROM Запрос2
GROUP BY Запрос2.Наименование
PIVOT Запрос2.[Номер группы];
Рис.4.10. Перекрестный запрос в конструкторе
В результате выполнения запроса получаем необходимую информацию, представленную на рис.4.11.
Рис.4.11. Результаты выполнения перекрестного запроса
4.5 Реализация коррекции базы данных
Для удаления данных за прошлый учебный год был разработан при помощи конструктора запрос на удаление данных, текст запроса имеет следующий вид:
DELETE Посещение.[Дата регистрации], Year([Посещение]![Дата регистрации])
FROM Посещение
WHERE (((Year([Посещение]![Дата регистрации]))=Year(Date())-1));
Для изменения графика занятий - вместо преподавателя XX лекции по АА читает ББ, был разработан и оттестирован следующий запрос на обновление информации (рис.4.12).
Рис.4.12 Запрос на обновление с параметрами
Текст запроса имеет вид
PARAMETERS предмет Text ( 255 ), старое_ФИО Text ( 255 ), новое_ФИО Text ( 255 );
UPDATE Предмет INNER JOIN ([Вид занятия] INNER JOIN (Преподаватель INNER JOIN [График занятий] ON Преподаватель.[Код преподавателя] = [График занятий].[Код преподавателя]) ON [Вид занятия].[Код вида] = [График занятий].[Код вида]) ON Предмет.[Код предмета] = [График занятий].[Код предмета] SET Преподаватель.ФИО = [новое_ФИО]
WHERE (((Преподаватель.ФИО)=[старое_ФИО]) AND ((Предмет.Наименование)=[предмет]) AND (([Вид занятия]![Наименование])="Лекция"));
4.6 Построение отчетов
Для построения табличного отчета – табель посещаемости за семестр был разработан запрос к базе данных для получения информации для работы мастера отчетов.
Текст запроса для подготовки информации имеет вид:
SELECT Студент.Фамилия, Предмет.Наименование, Группа.[Номер группы], Предмет.Семестр, [График занятий].Дата, Посещение.[Количество часов]
FROM Группа INNER JOIN (Предмет INNER JOIN ([График занятий] INNER JOIN (Студент INNER JOIN Посещение ON Студент.[Код студента] = Посещение.[Код студента]) ON [График занятий].[Код графика] = Посещение.[Код графика]) ON Предмет.[Код предмета] = [График занятий].[Код предмета]) ON Группа.[Код группы] = Студент.[Код группы]
GROUP BY Студент.Фамилия, Предмет.Наименование, Группа.[Номер группы], Предмет.Семестр, [График занятий].Дата, Посещение.[Количество часов];
Имея результаты выполнения запроса, используем мастер подготовки отчетов и получаем необходимый табличный отчет, представленный на рис.4.13.
Рис.4.13 Табличный отчет согласно заданию
Для формирования извещение каждому студенту-прогульщику о явке в деканат необходима предварительная подготовка информации, которая может быть выполнена при помощи следующего запроса:
SELECT DISTINCT Группа.[Номер группы], Студент.Фамилия, Студент.Имя, Студент.Отчество
FROM Предмет INNER JOIN (([Вид занятия] INNER JOIN [График занятий] ON [Вид занятия].[Код вида] = [График занятий].[Код вида]) INNER JOIN ((Группа INNER JOIN Студент ON Группа.[Код группы] = Студент.[Код группы]) INNER JOIN Посещение ON Студент.[Код студента] = Посещение.[Код студента]) ON [График занятий].[Код графика] = Посещение.[Код графика]) ON Предмет.[Код предмета] = [График занятий].[Код предмета];
Имея информацию о прогульщиках, полученную при помощи запроса, используем конструктор запросов и получаем необходимый отчет, представленный на рис. 4.14
Рис.4.14 Произвольный отчет согласно заданию
5. Разработка интерфейса.
Запускается приложение при помощи формы «Главная», в результате на экране появляется ее изображение (рис.5.1).
Рис.5.1 Главная форма приложения
Главная форма содержит основные пункты меню в виде кнопочных элементов, которые позволяют выполнять действия, согласно заданию на курсовую работу. Активация кнопочных элементов приводит к формированию соответствующих форм второго уровня, которые непосредственно выполняют действия, описанные в п.4. данной пояснительной записки. Внешний вид форм представлен на рис.5.2-5.7
Рис.5.2 Форма ввод данных
Рис.5.3 Форма «Поиск информации»
Рис.5.4 Форма «Выборка информации»
Рис.5.5 Форма «Вычисление»
Рис.5.6 Форма «Коррекция»
Рис.5.7 Форма «Отчеты»
Заключение
В курсовой работе была спроектирована и разработана информационная система деканата института.
На этапе анализа предметной области были выявлены основные сущности и связи между ними, разработана логическая и физические модели базы данных.
Для реализации функций информационной системы в качестве СУБД Microsoft Access 2007.
Информационные потребности пользователя в системе реализованы через следующие механизмы:
- построение запросов на поиск информации;
- построение запросов на выборку информации;
- использование перекрестных запросов;
- использование запросов для коррекции и обновления информации;
- использование запросов для расчетов и вычислений;
- использование запросов для формирования отчетов и непосредственное формирование отчетов.
Считаю, что созданная в курсовой работе информационная система деканата института полностью соответствует заданию.

Список литературы
Диго С.М., «Базы Данных», Москва, «Финансы и статистика», 2005г.
Боуман Дж., С.Эмерсон, М.Дарновски «Практическое руководство по SQL»
Электронная встроенная гипертекстовая справочная система Microsoft Access, файл MSACC20.HLP, 4.7 Мбайт
Хэлволсон Майкл., Майкл Янг, Эффективная работа с Microsoft Office. - C.Петербург: Питер, 2001
2