Документационное обеспечение управления персоналом.

СОДЕРЖАНИЕ
С.
ВВЕДЕНИЕ
ГЛАВА 1. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ПРОЦЕССА УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ: ПРАВОВОЙ И ТЕОРЕТИЧЕСКИЙ АСПЕКТЫ ПРОБЛЕМЫ
1.1 Внешние правовые акты: Законы РФ, Постановления правительства, приказы и распоряжения вышестоящих органов
1.2 Внутренние правовые акты: Приказы и распоряжения Руководства Администрации городского округа, Постановления Думы муниципального образования, приказы и распоряжения начальника финансового управления, должностные регламенты, инструкции
1.3 Анализ методов исследования документов
1.4 Документационное обеспечение и эффективность процесса управления персоналом: взаимосвязи явлений
ГЛАВА 2. ОРГАНИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ В ФИНАНСОВОМ УПРАВЛЕНИИ: АНАЛИЗ ПРОЦЕССА
2.1 Анализ организации документационного обеспечения управления персоналом
2.1.1 Анализ оформления бланков
2.1.2. Анализ оформления отдельных видов документов, регламентирующих деятельность персонала финансово-экономического управления (приказы по личному составу, распоряжения и т.д.)
2.1.3 Анализ прохождения приказов, обратной связи и вида, в котором доводятся приказы
2.1.4 Анализ системы документационного обеспечения персоналом финансово-экономического управления Администрации городского округа Заречный
2.1.4.1. Состав и объем документооборота
2.1.4.2. Прием и первичная обработка документов
2.1.4.3 Регистрация документов
2.1.4.4 Организация контроля над исполнением документов
2.1.4.5 Организация текущего контроля документов
2.1.4.6 Сортировка документов по ценности
2.1.4.7 Подготовка документов к сдаче в архив
2.2 Анализ распределения информационных потоков и связи персонала потоками
ГЛАВА 3. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ ФИНАНСОВОГО УПРАВЛЕНИИ
3.1 . Доработка локальных документов
3.2 Совершенствование делопроизводства на основе электронного документооборота
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Т.В.Кузнецовой. – 2-е изд., переработ. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006. – 560с.
Гаева И.И. Делопроизводство: курс лекций, 2005. – 222с.
Гайдукова, Л.М. Проблемы традиционных технологий документационного обеспечения / Л.М. Гайдукова// – Секретарское дело. – 2006. – №10 – С. 17–22.
Демин Ю. «Делопроизводство. Подготовка служебных документов» Издательство: Феникс, 2010. -256с.
Захаркина О.И. Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база. С учетом новой редакции Трудового кодекса РФ. – М.: «Омега–Л». – 2007. – 116 с.
Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. – М.: Научная книга, 2005. - 137с.
Ленкевич Л. А. Секретарь-референт. Секретарское дело: учебное пособие для образовательных учреждений, реализующих программы профессиональной подготовки. Издательство «Академия», 2007.- 452с.
Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. 6-е изд., испр. и доп. \М.В. Кирсанова, Ю.М.Аксенов. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2008. - 363c.
Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2008-318с.
Костомаров М.Н. Унификация и стандартизация документов управления // Секретарское дело. 2001. - № 4.-С. 15.
Красавин А.С. Проблемы ДОУ по кадрам // Делопроизводство. 2006. № 2
Кузнецов И. Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: Издательско- торговая корпорация «Дашков и К», 2006. — 520 с.
Кузнецов С. Л. Кадровое делопроизводство: (традиционные и автоматизированные технологии), - М. : Интел-синтез АПР, 2005. - 399 с.
Кузнецов С.Л. Современные технологии регистрации документов / С.Л. Кузнецов // Секретарское дело. – 2007. – № 11. – С. 30-33.
Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления), 5-е изд., исправл. и доп. – М.: ООО «Журнал Управление персоналом», 2007 – 128 с.
Максимович Г.Ю. Комплексный подход к внедрению информационных технологий во все сферы ДОУ / Г.Ю. Максимович, В.И. Берестова // Секретарское дело. – 2005. – № 11(63)
Петрова Ю. А. Секретарское дело: настольная книга секретаря-референта Издательство «Омега-Л», 2008. – 320с.
Рогожин М.Ю. - Справочник по делопроизводству /Издательство: Юстиц-Информ, 2007. – 216с.
Румынина Л. А. Документационное обеспечение управления: учеб. Для студентов образоват. учреждений сред. проф. образования / Л. А. Румынина. – 7-е изд., стер. – М. : Академия, 2009. – 222 c.
Санкина Л.В. Как составить должностную инструкцию секретаря-референта (рекомендации по составлению) // Секретарское дело. – 2007. – №4. – С. 19-24.
Смирнова Е. П. Делопроизводство для секретаря. Разработка, хранение и учет служебной документации: практическое пособие. Издательство «Омега-Л», 2007. - 152с.
Стенюков М. В. Документы, Делопроизводство. - М. "ПРИОР", 2006. - 190с.
Сысоева Л.В. Разработка концепции общекорпоративной системы управления документами / Л.В. Сысоева// – Секретарское дело. – 2006. – № 7 – С. 30–35
Управление персоналом в современных организациях. Коул, Джеральд, пер. с англ.- 2004. - 352с.
Управление персоналом организации: отбор и оценка при найме, аттестация. Уч. пос. Кибанов А.Я, Дуракова И.Б. 2005, 2-е изд., 416с.
Филенко Е.Н. Развитие понятия «документ» с внедрением новых информационных технологий / Е.Н. Филенко// – Делопроизводство. – 2006. – № 3 – С. 64–65.
Чиканов А.А. Трудовой договор//Трудовое право. № 4, 2004-c.58
Шекшня С.В., Ермошкин Н.Н. Стратегическое управление персоналом в эпоху Интернета. – М., 2002.-336с.
Шишов А.К. Изменения – основа развития предприятий // Экономика и производство. – 2005. – N 4. – С.26–29.
Энговатова О.А. 500 советов секретарю Издательство: Альфа-Пресс, 2006. - 224с.
Янкова В.Ф. Делопроизводство и документооборот на предприятии.- 2009.- № 8.- С. 6-13.
3. Интернет-ресурсы
Официальный сайт Федерального архивного агентства (Росархива) [Электронный ресурс]. - Режим доступа:http:www.archives.ru/.
Официальный сайт журнала Делопроизводство и документооборот на предприятии [Электронный ресурс].-URL:http:www.delo-press.ru/.(Дата обращения 20.05.2012)
Официальный сайт журнала Делопроизводство и электронный документооборот [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http:www.termika.ru/.(Дата обращения 05.05.2012)
Официальный сайт электронных офисных систем [Электронный ресурс]. - Режим доступа:http:www.eos.ru/.Загл. с экрана. - Яз. Рус. (Дата обращения 10.05.2012)
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
Бланк приказа о переводе
ПРИЛОЖЕНИЕ 2
Инструкция по ведению кадрового делопроизводства
Финансово-экономическое управление УТВЕРЖДАЮ
Инструкция по кадровому делопроизводству Директор
«____»___________200_г. ________ _________________
«____»_________20__г.
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее - Инструкция) составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами и направлена на четкую и оперативную организацию всей деятельности управления кадров.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации в области трудового права и нормативными актами в области организации делопроизводства.
1.3. Инструкция устанавливает технологию работы с документами по личному составу и регламентирует правила создания, оформления, утверждения, прохождения и хранения кадровых документов внутри организации.
1.4. Ответственность за организацию кадрового делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с кадровыми документами в Финансово-экономическом управлении возлагаются на начальника Управления.
1.5. Руководители структурных подразделений и ответственные за ведение кадрового делопроизводства несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов.
1.6. Права и обязанности ответственного за ведение кадрового делопроизводства определяются должностными инструкциями.
2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
2.1. Кадровое делопроизводство осуществляется в виде организационных, распорядительных и информационно-справочных документов.
2.2. Организационные документы регламентируют структуру, задачи и функции Финансово-экономическом управлении и его структурных подразделений, права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов.
2.3. К основным организационным документам относятся:
- устав
-положение об учебном заведении, о структурных подразделениях
-штатное расписание
-правила внутреннего трудового распорядка
-коллективный договор
- положение об оплате труда
-положение о премировании
-должностные инструкции
При необходимости применяются и другие организационные документы для решения возникающих проблем во взаимоотношениях с работниками (положение об аттестационной комиссии, положение о защите персональных данных работников, инструкция по технике безопасности, и др.)
2.4. К распорядительным документам относятся приказы по основной деятельности, в которых отражаются вопросы работы с кадрами, а также документы по личному составу, которые отражают конкретные ситуации процессов движения кадров, их учета, оценки и т.д. К таким документам относятся приказы по личному составу, личные карточки, личные дела работников, трудовой договор, трудовые книжки и др.
Приказы по основной деятельности должны храниться и регистрироваться отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу издаются по унифицированным формам Госкомстата (Т-1,Т-1а,Т-5,Т-5а,Т-6,Т-6а.Т-8,Т-8а,Т-9,Т-9а,Т-11,Т-11а. .Допускается оформление приказов по личному составу (о наложении дисциплинарных взысканий, о смене фамилии, о замещении, о совмещении профессий и т.п.) на бланке установленного образца в Финансово-экономическом управлении, так как унифицированные формы приказов не охватывают все кадровые операции. При оформлении приказов по личному составу используется система индексации, она позволяет отличить приказы по личному составу по срокам хранения. Индекс «ЛС» прибавляется к номеру приказов со сроком хранения 75 лет, индекс «К» - к номеру приказов со сроком хранения 5 лет.
2.5. К информационно-справочным документам относятся: акты, справки, докладные и объяснительные записки, протоколы заседаний аттестационной комиссии, заявления, графики ежегодных отпусков и другие документы, содержащие информационно-справочные данные по вопросам работы с кадрами.
ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ
Кадровые документы, которые создаются в Финансово-экономическом управлении, должны быть предельно краткими и ясными по содержанию, всесторонне обоснованные, не допускающие различных толкований, отредактированы. Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них сведений возлагается на лиц, подготовивших, завизировавших и подписавших такие документы.
3.2. Бланки организационно - распорядительных кадровых документов. Все виды организационно- распорядительных документов печатаются на бланках установленного образца: бланк приказа; общий бланк Финансово-экономическом управлении.
3.3. Дата документа. Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого Финансово-экономическим управлением - дата его принятия; для утверждаемого документа - дата утверждения. Для документов, составленных совместно с несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией (договор, акт, отчет и т.п.).
3.4. Согласование кадрового документа в Финансово-экономическом управлении. Для оценки кадрового документа, его соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование такого документа. Согласование кадрового документа оформляется путем визирования проекта документа руководителем структурного подразделения. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку и дату визирования. Виза проставляется на экземплярах кадровых документов, остающихся в управлении кадров, на последнем листе кадрового документа. При необходимости документ согласуется с юристом, бухгалтерией и с другими структурными подразделениями. Проекты приказов визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа.
3.5. Подписание кадровых документов. Кадровые документы подписываются руководителем или лицом, исполняющим его обязанности, в структурных подразделениях подписываются руководителем структурного подразделения.
3.6. Удостоверение печатью. На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать.
4. ДОКУМЕНТЫ ПО УЧЕТУ КАДРОВ.
4.1. Трудовая книжка работника – основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Трудовые книжки ведутся в порядке, предусмотренном «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденными постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 (с изменениями от 6 февраля 2004 г.)
4.2. Личное дело – совокупность документов, содержащих полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личные дела ведутся с целью концентрации всей информации об одном работнике в отдельном комплексе (досье).
4.2.1. Личные дела ведутся на всех работников управления.
4.2.2. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу, формируется в течение всего срока работы работника и дополняется документами, характеризующими  трудовую деятельность.
4.2.3. Личные дела работников хранятся 75 лет, руководителей организации – постоянно.
4.2.4. Личные дела хранятся в Управлении как документы строгой отчетности. Ответственность за хранение личных дел возлагается на ответственного за ведение кадрового делопроизводства работника Управления.
4.3. Журналы (книги) учета – документирование основных операций по движению личного состава.
4.3.1.Личная карточка работника управления оформляется унифицированной формой Т-2 Личная карточка заполняется работником Управления кадров в одном экземпляре, от руки (разборчиво), данные формулируются полностью, без сокращений на основании соответствующих документов (паспорта, трудовой книжки, военного билета, документа об образовании и др.) Все последующие изменения в анкетно-биографических и учетных данных работника управления должны своевременно отражаться в личной карточке.
4.3.2. Работник Управления кадров в учетные журналы вносит приказы по личному составу о приеме, увольнении, переводе работников, трудовые договоры работников, прием на хранение трудовых книжек. Все учетные документы предназначены для обеспечения сохранности сведений о личном составе управления. Они хранятся в течение 75 лет, книга учета движения трудовых книжек хранится 50 лет.
4.4.1. При прекращении трудового договора работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) трудовую книжку и по письменному заявлению работника копии документов, связанных с работой (ст.62 ТК РФ). Заявление составляется работником в письменной произвольной форме, с точным обозначением конкретных видов документов, копии которых желает получить работник, и обоснованием соответствующего требования ссылкой на ст.62 ТК РФ, и подается не позднее, чем за три дня до даты увольнения.
4.4.2.Трудовой кодекс РФ дополнительно предусматривает обязанность работодателя выдать работнику: надлежаще заверенную копию приказа о приеме на работу (ч.2 ст.68 ТК РФ); трудовую книжку и другие документы, связанные с работой, при расторжении трудового договора по инициативе работника (ч.5 ст.80 ТК РФ); копии любых записей, содержащих персональные данные работника, за исключением случаев, предусмотренных федеральными законами (ст.89 ТК РФ).
Работодатель обязан выдать работнику по его требованию копии связанных с работой документов в течение трех дней со дня подачи соответствующего заявления без требования  с работника платы.
4.4.3. Удостоверение копий, связанных с работой производится кадровой службой.
5. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ И ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ
5.1. Организация документов в кадровом делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, систематизацию документов, формирование и оформление дел в кадровом делопроизводстве, и их передачу в архив управления в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, а также методическими документами по архивному делу. Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в кадровом делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.
5.2. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в институте, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
5.3. Группировка исполненных документов в дела осуществляется в соответствии с номенклатурой дел. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного хранения и временных сроков хранения. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.
5.4. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования. Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства. На выданное дело заводится карта - заменитель дела. Сторонним организациям дела выдаются по актам. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя, с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
6. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ НА ХРАНЕНИЕ В АРХИВ
6.1. Для определения ценности кадровых документов с целью отбора их на хранение в архив управления и установления сроков хранения проводится экспертиза ценности документов. Отбор кадровых документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел путем полистного просмотра дел. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
6.2. На завершенные дела постоянного, временного хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела. Описи дел составляются по установленной форме в трех экземплярах.
7. ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ ПО ОТДЕЛЬНЫМ КАДРОВЫМ ФУНКЦИЯМ
7.1. Прием на работу
7.1.1. Документы, необходимые при оформлении приема на работу
7.1.1.1. Перечень документов, создаваемых отделом кадров:
- трудовой договор
- приказ о приеме работника на работу
- личная карточка (форма № Т-2)
- личное дело
- письма-сведения о гражданине, подлежащем воинскому учету и принятии его на работу (для лиц, подлежащих воинскому учету)
7.1.1.2. Перечень необходимых регистрационных форм:
- журнал регистрации трудовых договоров
- журнал регистрации приказов по личному составу (ЛС)
- Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
- листы ознакомления работников с локальными нормативными актами
7.1.1.3. Перечень документов, предъявляемых листом, поступающим на работу:
- личное заявление
- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность
- трудовая книжка, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства
- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования
- документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу)
- свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (ИНН)
- документы об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки
7.1.1.4. При заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляется специалистом по кадрам, свидетельство государственного пенсионного страхования оформляется работником, ответственным за выполнение данной функции.
7.1.2. Предварительный медицинский осмотр (обследование)
7.1.2.1. При приеме на работу, работник должен пройти флюорографическое обследование, результаты его представить в управление кадров.
Порядок и сроки оформления документов
7.1.3.1. Прием на работу начинается с предоставления соискателем заявления о приеме на работу. Заявление пишется от руки, образец заявления находится в альбоме форм документов управления кадров. На заявлении руководитель структурного подразделения указывает свое согласие на прием на работу « Согласовано», «Не возражаю». Заявление визируется руководителем структурного подразделения, бухгалтерией, начальником управления кадров и передается в канцелярию для резолюции.
До подписания трудового договора работник должен быть ознакомлен под роспись с Уставом управления, коллективным договором и локальными нормативными актами управления:
- правилами внутреннего трудового распорядка
- положением о защите персональных данных работников
- положением об оплате труда
- положением о порядке установления стимулирующих выплат
- положением о премировании
- должностной инструкцией
Об ознакомлении с этими документами делаются специальные отметки в листе ознакомления с нормативными актами, работник расписывается в ознакомлении с документами.
В день оформления приема на работу работник проходит вводный инструктаж по охране труда и технике безопасности в управлении по обеспечению безопасности управления, первичный инструктаж на рабочем месте, который проводится руководителем структурного подразделения, в который принимается работник. Результаты инструктажа заносятся в «Контрольный лист по технике безопасности», подписываются инженером по охране труда, руководителем структурного подразделения.
Трудовой договор должен быть оформлен не позднее первого рабочего дня или не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к работе.
Типовая форма трудового договора для преподавателей и сотрудников находится в Альбоме форм документов управления кадров. Трудовой договор составляется в письменной форме в двух экземплярах. Текст трудового договора подписывается работником и начальником управления. После подписания трудового договора обеими сторонами трудовой договор регистрируется в журнале регистрации трудовых договоров в тот же рабочий день.
Один экземпляр трудового договора передается работнику в течение одного рабочего дня после регистрации (не позднее трех дней после подписания). О получении работником экземпляра трудового договора делается специальная отметка на экземпляре трудового договора, хранящемся в управлении кадров.
На основании заключенного трудового договора и заявления работника в течение одного рабочего дня издается приказ о приеме работника на работу. Приказ оформляется специалистом по кадрам по унифицированной форме № Т-1, № Т-1а, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об унифицированной форме первичной документации по учету труда и его оплаты», содержащейся в Альбоме форм документов управления кадров и передается руководителю. Приказ о приеме работника подписывается руководителем и регистрируется в журнале регистрации приказов по личному составу.
С приказом о приеме на работу работник должен быть ознакомлен под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.
Копия приказа передается в финансово-экономическое управление для дальнейшего оформления приема работника на работу (присвоение табельного номера, лицевого счета, установления заработной платы)
На основании приказа о приеме работника на работу в его трудовую книжку вносится запись о приеме на работу.
Работникам, поступающим на работу впервые, а также работникам, у которых трудовая книжка отсутствует и которые обратились с заявлением об оформлении новой трудовой книжки, в течение недели со дня приема на работу оформляется трудовая книжка действующего образца. Трудовые книжки, предъявленные работниками при приеме на работу, регистрируются специалистом по кадрам в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
7.1.3.7.. Специалист по кадрам в течение двух рабочих дней со дня издания приказа о приеме на работу оформляет личную карточку работника по унифицированной форме № Т-2, содержащейся в Альбоме форм документов. Личная карточка заполняется в одном экземпляре в соответствии с паспортными данными и документами, предъявленными работником, подписывается специалистом по кадрам и работником.
7.1.3.8. В течение трех рабочих дней со дня приема на работу специалист по кадрам оформляет личное дело работника.
В состав личного дела входят следующие документы:
- внутренняя опись документов дела
- личный листок по учету кадров с фотографией
- автобиография
- выписка из решения ученого совета о назначении на должность по результатам конкурсного отбора или выборов (для научно-педагогических работников)
- копия приказа о приеме на работу
- копии документов об образовании
- трудовой договор
В течение всего периода работы в личное дело работника вносятся копии приказов о переводах, перемещениях, копии документов о смене фамилии, о повышении квалификации и пр.
7..1.3.9. Специалист по кадрам заносит сведения о принятом работнике в базу данных сотрудников: основные данные (Ф.И.О., номер пенсионного страхового свидетельства, ИНН), дополнительные сведения (дата и место рождения, образование, пол, семейное положение), паспортные данные, стаж, место жительства.
7.1.3.10. В двухнедельный срок со дня приема на работу инженер военно-учетного стола направляет в военный комиссариат сведения о принятом на работу гражданине, подлежащем воинскому учету.
7. Изменение условий трудового договора
( за исключением трудовой функции работника)
7.2.1. Изменение условий трудового договора (за исключением трудовой функции) возможно как по соглашению сторон ( по инициативе работодателя или просьбе работника), так и по инициативе работодателя в случае, когда по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда ( изменения в технологии производства, структурная реорганизация производства, другие причины) определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены.
Решение о необходимости изменения определенных сторонами условий труда оформляется приказом по основной деятельности. О предстоящих изменениях условий трудового договора, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, необходимо уведомить работника в письменной форме не позднее чем за два месяца.
Изменение условий трудового договора по соглашению сторон возможно в любое время, предварительного уведомления для этого не требуется.
Документы, необходимые при оформлении изменения условий трудового договора:
перечень документов, создаваемых отделом кадров:
- дополнительное соглашение к трудовому договору;
- приказ об изменении условий трудового договора;
- уведомление работника об изменении условий трудового договора (если условия изменяются по инициативе работодателя)
- акт об отказе работника от ознакомления с документами (если работник отказывается ознакомиться с уведомлением об изменении условий трудового договора)
7.2.2.2. Перечень необходимых регистрационных форм:
- журнал регистрации трудовых договоров и изменений к ним;
- журнал регистрации приказов по личному составу (ЛС);
- журнал регистрации уведомлений;
7.2.2.3. Перечень документов, создаваемых работником:
- заявление с просьбой об изменении условий трудового договора (если условия изменяются по просьбе работника). Порядок и сроки оформления документов.
7.2.3.1. Если условия трудового договора изменяются по инициативе работодателя, предусмотренных ч.1 ст. 74 ТК РФ, не позднее чем за два месяца до введения новых условий труда, работнику должно быть направлено письменное уведомление об изменении условий трудового договора.
Уведомление составляется в письменной форме в двух экземплярах в сроки, указанные в приказе руководителя о введении новых условий труда.
Текст уведомления подписывается начальником управления кадров и регистрируется в журнале регистрации уведомлений.
Уведомление вручается работнику, работник дает свое согласие или несогласие на продолжение работы в новых условиях. Он подписывает оба экземпляра уведомления и расписывается в получении уведомления в журнале регистрации уведомлений. Один экземпляр вручается работнику, другой – хранится в управлении кадров.
При отказе работника ознакомиться с уведомлением об изменении условий трудового договора составляется соответствующий акт.
Дополнительное соглашение к трудовому договору должно быть оформлено не позднее следующего рабочего дня после достижения сторонами соглашения об изменении условий трудового договора.
Дополнительное соглашение к трудовому договору составляется в письменной форме в двух экземплярах.
Текст дополнительного соглашения к трудовому договору подписывается работником и руководителем. После подписания документа обеими сторонами дополнительное соглашение к трудовому договору регистрируется в Журнале регистрации трудовых договоров и изменений к ним в тот же рабочий день.
Один экземпляр дополнительного соглашения к трудовому договору передается работнику, о чем делается отметка на экземпляре документа, который хранится в управлении кадров.
7.2.3.3. На основании заключенного дополнительного соглашения к трудовому договору издается приказ об изменениях условий трудового договора.
Приказ подписывается руководителем и регистрируется в журнале регистрации приказов по личному составу. Копия приказа передается в финансово-экономическое управление для внесения изменений оплаты труда работника.
С приказом об изменении условий трудового договора работник должен быть ознакомлен под роспись в трехдневный срок со дня подписания.
Перевод на другую постоянную работу
Переводом на другую постоянную работу является:
– постоянное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, если структурное подразделение было указано в трудовом договоре
- перевод в другую местность вместе с работодателем.
Перевод на другую постоянную работу допускается только с письменного согласия работника.
Случаи, в которых работодатель обязан предложить работнику перевод на другую постоянную работу:
- наличие медицинского заключения о необходимости перевода работника на другую постоянную работу ( ч.1 ст. 73 ТК РФ)
- отказ работника от продолжения работы в новых условиях при изменении работодателем определенных сторонами условий трудового договора по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда (ч.3 ст.74 ТК РФ)
- сокращение численности или штата работников организации (ч.3 ст.81 ТК РФ)
- подтверждение результатами аттестации несоответствия работника занимаемой должности или выполняемой работе вследствие недостаточной квалификации ( ч.4 ст. 81 ТК РФ)
- восстановление на работе работника, ранее выполнявшего эту работу, по решению суда (ч. 2 ст. 83 ТК РФ)
В перечисленных случаях работодатель обязан предложить работнику другую имеющуюся у него работу, которую работник может выполнять с учетом состояния его здоровья:
- вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника;
- вакантную нижестоящую или нижеоплачиваемую работу.
7.3.3. Документы, необходимые при оформлении перевода на другую постоянную работу.
7.3.3.1. Перечень документов, создаваемых управлением кадров:
- представление о переводе (если перевод носит характер повышения работника в должности)
- предложение работнику о переводе (если работодатель обязан предложить работнику перевод на другую работу)
- дополнительное соглашение к трудовому договору
- приказ о переводе работника на другую постоянную работу
- аттестационный лист (в случае, если перевод осуществляется по результатам аттестации работника)
- личная карточка работника
- трудовая книжка
- личное дело
- акт об отказе работника от ознакомления с документами ( если работник отказывается ознакомиться с предложением о переводе)
7.3.3.2. Перечень необходимых регистрационных форм:
- журнал регистрации трудовых договоров и изменений к ним
- журнал регистрации приказов по личному составу
- журнал регистрации уведомлений и предложений
7.3.3.3. Перечень документов, создаваемых работником:
- заявление с просьбой о переводе на другую работу
- виза с выражением согласия на перевод на предложение о переводе, если работодатель обязан предложить перевод на другую работу и работник согласен на перевод
7.3.3.4. Перечень документов, предъявляемых работником:- медицинское заключение, выданное в порядке, установленным федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ
7.3.4. Порядок и сроки оформления документов
7.3.4.1. Если перевод на другую работу осуществляется по инициативе работодателя и носит характер повышения в должности, руководитель структурного подразделения составляет представление о переводе. Представление о переводе подписывается составителем. Работник знакомится с содержанием представления и ставит визу ознакомления, в которой выражает свое отношение к переводу на вышестоящую должность. Представление о переводе передается руководителю на рассмотрение. Руководитель проставляет соответствующую резолюцию, после чего документ передается в управление кадров.
7.3.4.2. В случаях, когда работодатель обязан предложить работнику перевод на другую работу, работнику направляется предложение, составленное в письменной форме о переводе на новое место работы. Предложение подписывается начальником управления кадров и регистрируется в журнале регистрации уведомлений и предложений. На экземпляре предложения, который хранится в управлении кадров, работник проставляет визу ознакомления, подтверждая получение экземпляра документа. Другой экземпляр предложения вручается работнику. При отказе работника знакомиться с предложением о переводе составляется соответствующий акт. Свое решение о согласии на перевод работник оформляет соответствующим заявлением.
7.3.4.3. В случае, когда перевод на другую работу осуществляется по инициативе работника, он обращается с соответствующим заявлением. На заявлении работника проставляются визы согласования руководителей соответствующих структурных подразделений. Заявление передается руководителю на рассмотрение. На заявлении руководителя проставляет соответствующую резолюцию о переводе или отказе на перевод, после чего документ передается в управление кадров.
7.3.4.4. До начала работы в новых условиях труда необходимо ознакомить работника с локальными нормативными документами, с которыми ранее он не знакомился (должностная инструкция, инструктаж на новом рабочем месте и т.д.)
7.3.4.5. При осуществлении перевода на другую постоянную работу составляется дополнительное соглашение к трудовому договору. Дополнительное соглашение составляется в письменной форме в двух экземплярах, подписывается работником и руководителем. После подписания дополнительное соглашение к трудовому договору регистрируется в журнале регистрации трудовых договоров и изменений к ним. Один экземпляр дополнительного соглашения к трудовому договору передается работнику. Получение работником экземпляра дополнительного соглашения подтверждается подписью работника на экземпляре соглашения, который хранится в управлении кадров.
7.3.4.6. На основании заключенного дополнительного соглашения к трудовому договору издается приказ о переводе работника на другую работу по унифицированной форме № Т-5. Приказ подписывается руководителем и регистрируется в журнале регистрации приказов по личному составу. Копия приказа передается в финансово-экономическое управление для внесения изменений в оплату труда работника. С приказом о переводе работник должен быть ознакомлен под роспись в трехдневный срок.
7.3.4.7. На основании приказа о переводе работника на другую постоянную работу специалист по кадрам вносит запись о переводе в трудовую книжку работника в течение пяти рабочих дней со дня издания приказа. С внесенной записью о переводе на другую постоянную работу специалист по кадрам знакомит работника под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.
7.3.4.8. Переводу на другую должность научно-педагогических работников предшествует
Отпуск
Работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы и среднего заработка.
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск работникам управления предоставляется продолжительностью 28 календарных дней, инвалидам – 30 календарных дней, для научно-педагогических работников – удлиненный от