Искусство письменной документации в связях с общественностью

Оглавление
Введение
Глава 1 Теоретические основы связей с общественностью
1.1 Развитие связей с общественностью, их принципы и функции
1.2 Развитие, цели и задачи письменной документации и ее использование в связях с общественностью
Глава 2 Особенности письменной документации организации и ее использование в аспекте связей с общественностью
2.1 Общая характеристика письменной документации организации и ее применения в связях с общественностью
2.2 Основные аспекты подготовки письменной документации организации
2.3Правовые и этические нормы составления письменной документации
Глава 3 Основные проблемы письменных коммуникаций в связях с общественностью
3.1 Анализ роли письменной документации в связях с общественностью
3.2 Рекомендации по совершенствованию письменных коммуникаций организации
Заключение
Список использованной литературы
Приложения

Большое значение имеет и степень доверия клиента и даже общества к PR-структуре и PR в целом. Поэтому PR-сфера просто не может игнорировать определенные этические нормы.Как известно, всякие этические нормы складываются из нескольких элементов. Прежде всего, к ним следует отнести общие, признаваемые в цивилизованной среде, условия поведения человека независимо от его профессии. Затем к кругу норм, принципов и стандартов профессионального поведения можно отнести все те аспекты, которые увязаны с этикой предпринимательства, а также профессиональные этические кодексы (практически в каждой стране имеется этический кодекс PR-специалиста) и правила корпоративной этики. Специалист по связям с общественностью при подготовке и написании PR-материалов должен со всей ответственностью понимать всю важность вопросов, связанных с правовыми и этическими нормами и внутренним уставом этой организации. Несоблюдение этических норм в письменной документации организации может негативно отразиться на ее репутации, имидже. Подорвать к ней доверие со стороны клиентов, партнеров, представителей целевой аудитории и т.д. В некоторых случаях последствия могут быть еще более серьезными – вплоть до судебных исков, в зависимости от содержания документов. Опасность подобной ситуации снижается, если при написании PR-материалов соблюдать некоторые правила:1.     в печатные материалы, особенно в брошюры, проспекты, релизы не следует включать имена и фотографии людей,не работающих в настоящее время в фирме;2.     в печатные материалы включают имена и фотографии людей (в том числе и сотрудников компании) только на основании их письменного разрешения;3.     торговая марка фирмы должна быть представлена в печатной продукции, выпускаемой организацией, в должном месте и в должной форме;4.     вся письменная (текстовая) продукция компании должна бытьзащищена авторским правом; также авторским правом следуетзащищать опубликованные фирмой газетные и журнальные статьи, фотографии, аудио- и видеопродукцию.Кроме того, этика составления письменных материалов компании требует, чтобы этикет требует, чтобы документы были достоверными, доказательными,объективными, убедительными. Точность в подборе фактов, оценка ситуацииособенно необходима в документации, отражающей конфликтные моменты в сфеределовых отношений (имеется в виду кризисный PR).По мнению некоторых авторов, этика письменных коммуникаций также подразумевает выбор наиболее уместного вида коммуникаций, а также средств и каналов передачи сообщения.На практике «выбор наиболее уместного вида коммуникаций» означает выбор формы письменного сообщения в зависимости от ситуации. Что касается канала передачи документации, то он должен отвечать требованиям информационной безопасности предприятия. Так, например,информацию, носящую частный характер, но не составляющую коммерческую тайну, обычно направляют по почте заказным письмом или пользуются услугами курьеров.Рассуждая о возможных последствиях неэтичного поведения специалиста по связям с общественностью следует отметить, что он всегда должен помнить следующее:1.     преступая этические нормы, PR-специалист во многих случаяхнарушает и закон, а следовательно, наносит вред своей собственной карьере;2.     неэтичное поведение разрушает личное достоинство специалиста, а также человеческое и профессиональное доверие к себе. В дальнейшем это негативно отразится на его карьере. 3.     неэтичное поведение PR-специалиста разрушает также деловуюрепутацию организации или клиентов, на которых он работает, иподрывает доверие к ним;4.     неэтичным поведением такой специалист подрывает доверие общества в целом ко всей профессии по связям с общественностью.Таким образом, деятельность PR-специалиста по составлению письменной документации организации регулируется как правовыми, так и этическими нормами. В настоящее время в России отсутствует специальный закон, регулирующий отношения в сфере связей с общественностью. Поэтому, при составлении письменной документации сотрудник PR-службы должен руководствоваться рядом федеральных законов, в которых рассматриваются те или иные аспекты данной деятельности, а также местными нормативно-правовыми документами. Кроме того, разработка письменной документации организации регулируется ее внутренними положениями. Что касается этической стороны вопроса, то составление письменных PR-материалов подразумевает соблюдение принципов как общепринятых норм этики, так и деловой и корпоративной, а также профессиональной этики в сфере PR. Несоблюдение этих норм и принципов может негативно отразиться как на имидже и репутации организации, так и самого PR-специалиста.Таким образом, на этапе подготовки письменной документации организации PR-специалист должен рассмотреть ряд важнейших аспектов, от реализации которых в конечном итоге будет зависеть эффективность коммуникации. В деятельности организации по налаживанию связей с общественностью используется множество документов. Выбор типа документа, а также его содержания, оформления и канала распространения определяется конкретной ситуацией, целью и задачами организации в этой ситуации, целевой аудиторией, для которой данный документ предназначается. Деятельность PR-специалиста по составлению письменной документации организации регулируется как правовыми, так и этическими нормами. Ввиду отсутствия в России закон, регулирующего отношения в сфере PR, специалисты руководствуются законами, в которых рассматриваются те или иные аспекты данной деятельности. Кроме того, составление письменных PR-материалов подразумевает соблюдение принципов как общепринятых норм этики, так и деловой и корпоративной, а также профессиональной этики в сфере PR. Несоблюдение этих норм и принципов может негативно отразиться как на имидже и репутации организации, так и самого PR-специалиста.Глава 3 Основные проблемы письменных коммуникаций в связях с общественностью3.1 Анализ роли письменной документации в связях с общественностьюС целью выяснения роли письменной документации организации в налаживании ее связей с общественностью был проведен анкетный опрос 30 PR-специалистов, работающих в различных организациях города. Опрос проводился анонимно, на добровольной безвозмездной основе с помощью специально разработанной анкеты (приложение 1). С целью соблюдения репрезентативности включение респондентов в выборку происходило методом случайного отбора.При анализе полученных данных было выявлено, что респонденты были представлены как мужским, так и женским полом примерно в равных пропорциях – мужчины составили 60% (18), а женщины 40% (12).Возрастная структура выборки представлена на рисунке 1.Рис. 1 Возрастная структура выборкиКак видно из данных диаграммы, среди опрошенных преобладали лица в возрасте 31-40 лет – они составили половину выборки. Следовательно, PR-деятельностью в городе занимаются преимущественно люди в наиболее активном и трудоспособном возрасте, сочетающие молодуюкреативность и свежий, нестандартный взгляд на вещи со зрелым подходом и уже немалым опытом. Наименьшую долю (всего 6,67%) ставили лица в возрасте 51-60 лет.При анализе стажа работы по специальности было выявлено, что большая часть опрошенных представлена специалистами с довольно солидным стажем, превышающим 7 лет (рис. 2).Рис. 2 Распределение респондентов по стажу работыНа диаграмме видно, что меньше всего среди опрошенных было лиц, чей стаж в области PR не превышал 3 лет. Полученные данные позволяют расценивать дальнейшие результаты опроса как довольно надежные, поскольку специалисты с большим профессиональным стажем способны дать обоснованные и продуманные ответы на интересующие нас вопросы. Кроме того, являясь в течение длительного времени членами профессионального PR-сообщества, они хорошо знакомы с основными особенностями и проблемами разработки письменной документации.При анализе ответов на следующий вопрос анкеты было выявлено, что чаще всего респонденты разрабатывают пресс-релиз и пресс-кит (по 80%), а также брошюры (70%) и информационное письмо (60%). Реже всего они выпускают корпоративные издания (20%). Вероятно, это обусловлено тем, что большая часть организаций не в состоянии позволить себе издание корпоративной прессы по финансовым соображениям. С другой стороны, это может свидетельствовать о недооценке роли данного типа письменной документации в связях с общественностью.Обращает на себя внимание, что лишь 50% респондентов привлекаются к составлению годового отчета. Возможно, это связано с тем, что многие руководители не полностью осознают роль PR-специалистов в деятельности организации.Весьма интересные данные были получены при анализе ответов на следующий вопрос анкеты. Так, только половина респондентов (50%) учитывают особенности целевой аудитории при разработке письменной документации. Еще 20% делают это иногда, а 30% не считают нужным принимать во внимание характеристики аудитории, для которой предназначен PR-материал. Между тем, как уже указывалось выше, игнорирование особенностей целевой аудитории может повлечь за собой резкое снижение эффективности письменной коммуникации и даже нанеси урон имиджу организации. Подобный подход к разработке письменной документации нашел свое отражение и при ответе на следующий вопрос анкеты – лишь 40% респондентов стремятся разрабатывать оригинальные тексты (рис. 3).Рис. 3 Распределение мнений респондентов о необходимости оригинальной документацииИз данных диаграммы следует, что более половины респондентов при написании PR-материалов пользуются общепринятыми шаблонами. С одной стороны, полученный результат вполне закономерен, учитывая, что примерно такая же доля специалистов не считает нужным учитывать характеристики целевой аудитории. С другой стороны, подобный подход снижает эффективность письменной коммуникации, поскольку шаблонная документация вряд ли способна привлечь внимание представителей целевой аудитории.Положение усугубляется тем, что как показывают данные опроса, подавляющее большинство респондентов не определяют уровень сложности разработанных текстов (70%). 20% делают это иногда, и лишь 10% - всегда. С одной стороны, полученные данные можно объяснить отсутствием знакомства со способами определения сложности текста. Однако, это маловероятно, поскольку все опрошенные специалисты имели профильное образование. Поэтому, наиболее вероятным объяснением является все тот же формальный подход к разработке письменной документации организации. Разумеется, это не может не отразиться на качестве коммуникации – часть письменной документации просто не воспринимается целевой аудиторией.При анализе ответов на следующий вопрос анкеты было выявлено, что все специалисты по связям с общественностью знакомы с законодательством, регулирующим составление письменной PR-документации. Наиболее часто назывались законы «О рекламе» и «О средствах массовой информации» (рис. 4).Рис. 4 Знакомство респондентов с законодательством, регулирующим составление письменных PR-материаловПри анализе данных диаграммы обращает на себя внимание, что практически основополагающий закон, которым должны руководствоваться PR-специалисты («Об информации…»), назвали только половина респондентов. Кроме того, весьма немного сотрудников PR-служб указали другие законы (преимущественно они касались регулирования деятельности отрасли, к которой относилась их организация). Полученные результаты вызывают некоторую тревогу, поскольку незнание законодательства может обернуться его нарушением с весьма неприятными последствиями – как для самого специалиста, так и для его организации.Еще более тревожные результаты были получены при анализе ответов на следующий вопрос анкеты. Так, только половина опрошенных PR-специалистов (50%) указали, что всегда придерживаются этических норм при разработке письменной документации. Еще 40% делают это иногда, а 10% вообще не считают нужным соблюдать нормы этики. Полученные данные указывают на то, что в нашей стране еще не до конца изжиты негативные тенденции в сфере PR, которые были характерны для 90-х гг. ХХ века. Тогда процветал «черный» PR, а нормы этики в большинстве случаев игнорировались. Однако, за прошедшие десятилетия ситуация в стране коренным образом изменилась и игнорирование этических норм при составлении письменной документации, разумеется, совершенно недопустимо.В то же время, как показывают данные опроса, подавляющее большинство респондентов (70%) полагают, что письменная документация играет очень важную роль в деятельности их организации. Еще 20% отводят ей важное место, и лишь 10% не считают письменную документацию значимым фактором в деятельности организации. Полученные результаты выглядят несколько парадоксально, учитывая, что половина респондентов относятся к разработке письменных PR-материалов формально, т.е. налицо разрыв между теорией и практикой. Тем не менее, выявленный факт осознания значимости письменной документации в деятельности организации дает надежду, что с течением времени PR-специалисты изменят свое отношение к е разработке и будут применять менее формальный подход.С целью более глубокого изучения применения письменной документации в PR-деятельности организации была проанализирована документация предприятия ИП «Слад-Мастер». Основным видом деятельности фирмы является производство и продажа тортов и пирожных. Предприятие имеет собственный магазин, расположенный в производственном помещении, а также реализует готовую продукцию через магазины города.Следует отметить, что в ИП «Слад-Мастер» нет специальной службы PR, но есть менеджер по рекламе, который отвечает как за рекламу продукции фирмы, так и за связи с общественностью.при этом он занимается преимущественно коммуникациями с внешней аудиторией организации. Внутренний PR (контакты с сотрудниками фирмы, организацию дней рождения, праздников и т.п.) осуществляет секретарь фирмы. Контакты на высшем уровне (общение с представителями власти, руководителями общественных организаций, детских организаций и т.п.) осуществляет директор ИП «Слад-Мастер». Руководство фирмы считает нецелесообразным организовывать собственную PR-службу, либо пользоваться сторонних PR-агентств, поскольку существующая структура доказала свою эффективность.Основными направлениями PR-активности фирмы является проведение презентаций продукции фирмы на выставках-ярмарках, а также специальных презентаций в магазинах и кафе, приуроченных к праздничным дням. Кроме того, организация участвует и оказывает спонсорскую помощь (в виде выпечки заказных тортов) в различных культурных мероприятиях города, в основном детских праздниках (утренники, концерты). Также фирма занимается благотворительностью – оказывает помощь детским домам, участвует в благотворительных и социально значимых акциях городской и краевой администрации (вручение призов победителям олимпиад и т.п.). Разумеется, все эти мероприятия освещаются в СМИ.С этой целью «Слад-Мастер» рассылает приглашения журналистам на все проводимые фирмой мероприятия, пресс-релизы, поздравление главных редакторов, ведущих журналистов с профессиональными праздниками и т.д. что касается внутренних коммуникаций фирмы, то они, как правило, ограничиваютсядоской объявлений в комнате отдыха сотрудников.Соответственно, разработка письменной PR-документации фирмы ограничивается всего лишь несколькими видами – информационными письмами, поздравительными письмами, приглашениями для журналистов, пресс-релизами, объявлениями для сотрудников. Проанализировав их стиль и содержание, мы пришли к выводу, что они сделаны по общепринятому шаблону, их стиль – сухой, невыразительный. Другими словами, практически не учитываются особенности целевой аудитории. Кроме того, при анализе внутренней PR-документации мы обратили внимание на наличие ошибок и опечаток, что, разумеется, совершенно недопустимо. В организации практически не используются электронные виды PR-документации, несмотря на то, что у всех сотрудников имеется электронная почта, а у фирмы – собственный сайт. Материалы, размещенные на нем, также подверглись анализу. В результате было отмечено, что контент сайта весьма скудный и ограничивается краткой информационной справкой о фирме, составленной опять-таки по шаблону. Текст сопровождается очень небольшим набором иллюстративного материала. Кроме того, суд по дате его составления, он не обновлялся уже 2 года. Также обращает на себя внимание наличие ошибок и опечаток в тексте. Также организация не практикует рассылку пресс-релизов и прочих видов электронной документации в электронные СМИ, чем существенно сужает поле своей PR-деятельности. Выявленные недостатки, с одной стороны, можно объяснить отсутствием обособленного отдела по связям с общественностью. С другой стороны нельзя исключить и недооценку значимости письменной PR-документации со стороны руководства фирмы. В любом случае, выявленные недостатки подлежат коррекции. Это поможет повысить эффективность PR-деятельности фирмы, что в конечном итоге будет способствовать повышению эффективности деятельности организации в целом.Таким образом, проведенный анкетный опрос PR-специалистов помог выявить, что даже среди сотрудников со значительным стажем работы имеет место недооценка значимости индивидуального подхода и формализм при разработке письменной документации. Кроме того, многие респонденты не были осведомлены о законодательной базе, регулирующей создание письменной документации, а половина из них допускали нарушение этических норм. В то же время, 90% опрошенных осознают значимость письменной документации в деятельности организации, что дает основание надеяться на устранение выявленных недостатков.При изучении PR-документации фирмы «Слад-мастер» были получены практически аналогичные результаты. Так, были отмечены недооценка значимости индивидуального подхода, которая влечет за собой формальное отношение к составлению письменных документов, крайне ограниченный набор используемых видов письменной документации, наличие ошибок при ее составлении, а также ограниченное применение электронных видов документации.3.2 Рекомендации по совершенствованию письменнойдокументации организацииПроведенный анкетный опрос PR-специалистов и анализ документации фирмы «Слад-Мастер» позволили выявить основные проблемы и недостатки при разработке PR-материалов, которые снижают эффективность письменных коммуникаций. Полученные данные послужили основной для формулирования ряда рекомендаций по совершенствованию данного вида коммуникаций в организациях.Прежде всего, необходимо увеличить разнообразие видов письменной документации в организациях. Как показали данные опроса и анализа, как правило, PR-специалисты ограничиваются составлением пресс-релизов, пресс-китов, брошюр и информационных писем. Между тем и другие виды письменной документации – биографии, интервью, корпоративные издания оказываются не менее эффективными. В частности, корпоративные издания разрабатываются реже всего, однако они играют рол не только во внутреннем PR, но и способствуют формированию имиджа организации во внешней среде. Недостаток финансирования, который, как правило, препятствует их выпуску, может отразиться лишь на формате издания (газета небольшого формата, специально оформленный лист), но не на решении об их существовании. То же относится и к другим видам письменной документации – ее многообразие должно соответствовать многообразию ситуаций, в которых оказывается организация в процессе своей деятельности.также рекомендуется чаще использовать брошюры и буклеты – это относится к фирмам, участвующим в выставочно-ярмарочной деятельности. это поможет более широкому информированию внешней аудитории о деятельности организации, а также установлению новых деловых контактов.Из этой рекомендации логически следует другая – при разработке письменных материалов необходим индивидуальный подход. При этом имеются в виду не только особенности ситуаций, но и характеристики целевой аудитории. Их учет должен выражаться в выборе вида документации, объема информации, дизайна, стиля изложения, каналов распространения и т.д. Это позволит существенно повысить эффективность коммуникации.В свою очередь, индивидуальный подход диктует следующую рекомендацию – необходимо стремиться всякий раз разрабатывать оригинальные тексты, а не пользоваться общепринятыми шаблонами. Использование креатива при разработке письменной документации определяется особенностями целевой аудитории и ситуации. В зависимости от этого рекомендуется выбирать те или иные креативные приемы для привлечения внимания к письменным материалам организации представителей целевой аудитории.Также, учитывая необходимость индивидуального подхода, рекомендуется всегда проверять уровень сложности разрабатываемых документов. Он должен соответствовать типу целевой аудитории – это позволить улучшить восприятие информации и повысить эффективность письменной коммуникации.Всем PR-специалистам рекомендуется повышать свою правовую грамотность, особенно в области законодательной базы, регулирующей отношения в сфере связей с общественностью. С этой целью рекомендуется регулярно посещать специализированные семинары и тренинги для PR-специалистов, а также заниматься самообразованием. Руководителям учреждений рекомендуется организовать регулярный контроль знаний сотрудников PR-отдела в этой области. Разумеется, полученные знания рекомендуется применять в практической деятельности – при составлении письменной документации организации. Каждый новый документ перед его обнародованием (опубликованием) должен быть проверен на предмет соответствия действующему законодательству. С этой целью рекомендуется наладить постоянное тесное сотрудничество PR-отдела с юристом организации (или юридическим отделом). Все письменные материалы организации должны строго соответствовать этическим нормам и правилам. Для достижения этой цели PR-специалистам рекомендуется посещать специализированные семинары, где обсуждаются вопросы профессиональной этики, а также иметь в PR-отделе этический кодекс. Кроме того, руководству учреждений рекомендуется провести разъяснительную работу с сотрудниками службы по связям с общественностью о последствиях нарушений этических норм – как для них лично, так и для организации в целом.Нельзя обойти вниманием и вопрос грамотности составленных текстов. Разумеется, как ошибки, так и опечатки в них совершенно не допустимы. При чем это в равной степени относится как к документации, разрабатываемой для внешней аудитории, так и к внутрифирменным документам. По поводу последних – следует порекомендовать шире использовать письменную документацию во внутренних PR. В настоящее время, когда значимость корпоративной культуры и внутренних PR в деятельности любой фирмы не подвергается сомнению, нельзя ограничиваться лишь служебными записками, либо объявлениями. Необходимо рассмотреть вопрос создания внутрифирменного печатного органа (нечто вроде стенгазеты), рассылать поздравительные письма сотрудникам (с общепринятыми и корпоративными праздниками, днями рождения) и т.д.Рекомендуется шире использовать электронные виды письменной документации. Это могут быть пресс-релизы и информационные письма как в сетевые, так и в офф-лайновые СМИ, рассылка писем и объявлений на электронную почту сотрудникам и др. особого внимания заслуживают PR-материалы, размещаемые на сайте любой фирмы. К их составлению следует относиться столь же ответственно, как и к традиционным видам письменной документации. Кроме того, их следует регулярно обновлять, сопровождать иллюстративным материалом, использовать разнообразные виды. Иными словами, рекомендуется не ограничиваться простой информационной справкой об организации. На сайте следует размещать объявления, статьи (как о деятельности фирмы, так и из сферы ее деятельности), интервью с руководителями (иногад – и с другими сотрудниками). Кроме того, сайт следует использовать для размещения материалов, освещающих PR-активность организации. Реализация в практической деятельности специалистов по связям с общественностью перечисленных рекомендаций приведет к повышению эффективности письменных коммуникаций организации.Таким образом, проведенный анкетный опрос PR-специалистов позволил выявить основные недостатки и проблемы, возникающие при разработке письменной документации организации. К ним относятся: недостаточное разнообразие видов используемых PR-материалов, отсутствие индивидуального подхода, использование шаблонных средств и методов. Кроме того, была отмечена недостаточная информированность в области законодательства, регулирующего связи с общественностью и пренебрежение этическими нормами при составлении письменной документации. Проведенный анализ письменной документации фирмы «Слад-Мастер» позволил выявить практически аналогичные недостатки – ограниченный набор применяемых видов документации, недоучет характеристик аудитории, формальный подход к разработке документации. Кроме того, было отмечено наличие в материалах ошибок, недостаточное использование электронных видов документации.Полученные результаты позволили сформулировать ряд рекомендаций по совершенствованию письменных коммуникаций организации. Практическая реализация этих рекомендаций позволит повысить эффективность письменных коммуникаций, что, в свою очередь, может стать конкурентным преимуществом фирмы.ЗаключениеВ настоящее время связи с общественностьюрассматриваются как искусство и наука анализа тенденций, предсказания последствий и выполнения запланированных программ которые служат как интересам самой компании, так и интересам общества в целом. В России РRкак контент эффективных коммуникаций развиваются стремительно и являются одним из ключевых элементов маркетинга. Уже сегодня накоплен достаточный опыт практического РR с учетом специфики России, ее территориальной масштабности, ресурсного потенциала, культуры, традиций. Одним из весьма эффективных каналов взаимодействия PR-службы с целевыми аудиториями являются письменные коммуникации. Ежедневная деятельность PR-специалиста любой организации подразумевает составление многочисленных документов, предназначенных как для внутренней, так и для внешней аудитории. Поэтому, совершенно очевидно, что от эффективности письменной коммуникации в немалой степени зависит успешность деятельности организации в целом.Между тем, в настоящее время назрели многочисленные проблемы разработки письменных документов. Они обусловлены несовершенством законодательной базы в области связей с общественностью, недостаточным внедрением этических принципов в деятельность PR-служб. Кроме того, в связи расширением международного сотрудничества могут возникнуть языковые и межкультурные барьеры письменных коммуникаций. Изучению указанных проблем посвящены многочисленные работы, однако, они рассматривают письменные коммуникации лишь в каком-либо одном определенном аспекте (лингвистическом, этическом, правовом и т.д.), между тем как проблема носит комплексный характер. Это и определяет актуальность проведенного исследования.В результате изучения теоретических основ PR было установлено, что связи с общественностью имеют довольно древнюю историю, однако в своем современном понимании они зародились вXIX в. в США.Поэтому во многих странах становление паблик рилейшнз проходило под влиянием американских тенденций. В России развитие связей с общественностью происходит со значительным отставанием от других развитых стран и началось лишь в конце ХХ в.Тем не менее, в настоящее время в России имеется весьма развитый институт PR, сформированный с учетом специфики нашей страны.Служба по связям с общественностью выполняет многообразные функции, которые можно свести к одной основополагающей – достижение взаимопонимания организации с общественностью. Соответственно, весьма многообразны средства и методы работы PR-специалистов. Выбор конкретных средств и методов зависит от специфики деятельности организации, целей и задач, которые она ставит перед собой, а также перспектив развития. Одним из видов их деятельности PR-службы является установление письменных коммуникаций с целевыми аудиториями с помощью различных видов документации. Ихформа и содержание обусловливаются определенным временем, общественным сознанием, политическими, социальными и культурными особенностями среды. Несмотря на достижения технического прогресса, письменные коммуникации по-прежнему необходимы в любой организации, поскольку они выполняют уникальные функции. Для достижения максимального эффекта письменной коммуникации при составлении документации необходимо не только придерживаться сложившихся норм языковой практики и речевого этикета, но и учитывать особенности мотивации адресата.В этой связи на этапе подготовки письменной документации организации PR-специалист должен рассмотреть ряд важнейших аспектов, от реализации которых в конечном итоге будет зависеть эффективность коммуникации. Основой подготовки любого письменного документа является индивидуальный подход, базирующийся на знании особенностей целевой аудитории. Именно эти особенности определяют форму подачи сообщения, уровень его сложности, канал распространения, а также выбор типа документа.В деятельности любой организации используется множество документов, назначение которых состоит в налаживании связей с общественностью. Выбор типа документа, а также его содержания, оформления,помимо характеристик целевой аудитории, определяется конкретной ситуацией, целью и задачами организации в этой ситуации. Только при учете всех этих особенностей письменные коммуникации организации будут эффективны и помогут налаживанию связей с партнерами, клиентами, государственными органами и другими представителями внешней среды организации. Отсюда становится очевидной значимостьдеятельностиPR-специалиста по составлению письменной документации организации. Разумеется, этот вид деятельности, как и всякий другой, должен регулироваться с помощью определенных механизмов, к которым относятся правовые и этические нормы. В настоящее время в России отсутствует специальный закон, регулирующий отношения в сфере связей с общественностью. Поэтому, при составлении письменной документации сотрудник PR-службы должен руководствоваться рядом федеральных законов, в которых рассматриваются те или иные аспекты данной деятельности, а также местными нормативно-правовыми документами. Кроме того, разработка письменной документации организации регулируется ее внутренними положениями. Что касается этической стороны вопроса, то составление письменных PR-материалов подразумевает соблюдение принципов как общепринятых норм этики, так и деловой и корпоративной, а также профессиональной этики в сфере PR. Несоблюдение этих норм и принципов может негативно отразиться как на имидже и репутации организации, так и самого PR-специалиста.Между тем, проведенный анкетный опрос PR-специалистов выявил, что даже среди сотрудников со значительным стажем работы имеет место недооценка значимости индивидуального подхода и формализм при разработке письменной документации. Кроме того, многие респонденты не были осведомлены о законодательной базе, регулирующей создание письменной документации, а половина из них допускали нарушение этических норм. В то же время, 90% опрошенных осознают значимость письменной документации в деятельности организации, что дает основание надеяться на устранение выявленных недостатков.В результате изучения письменной документации фирмы «Слад-Мастер» были выявлены практически аналогичные недостатки – ограниченный набор применяемых видов документации, недоучет характеристик аудитории, формальный подход к разработке документации. Кроме того, было отмечено наличие в материалах ошибок, недостаточное использование электронных видов документации.Полученные результаты позволили сформулировать ряд рекомендаций по совершенствованию письменных коммуникаций организации. Практическая реализация этих рекомендаций позволит повысить эффективность письменных коммуникаций, что, в свою очередь, может стать конкурентным преимуществом фирмы.Список использованной литературыО государственной тайне / Федеральный закон РФ №5485-I. – М., 1993 (с изменениями и дополнениями от 2011 г.). – 38 с.О рекламе / Федеральный закон РФ №38-ФЗ. – М., 2006. – 47 с.О средствах массовой информации / Федеральный закон РФ №2124-1 . – М., 1991 (ред. от 11.07.2011). – 38 с.Об информации, информационных технологиях и о защите информации / Федеральный закон РФ №149-ФЗ. – М., 2006. – 32 с. Об авторском праве и смежных правах / Федеральный закон РФ №5351-I. – М., 1993. – 29 с.Александрова А.Я. Организация и технология документационного обеспечения управления: комплекс учебно-методических материалов. – М., 2009. – 139 сАлёшина И.В. Паблик рилейшнз для менеджеров – М., 2007. – 208 с.Андреева В.И. Справочник секретаря и офис-менеджера. – М., 2008. – 116с.Багрянцева Г.И. Деловой язык Петровской эпохи. // Русская речь. – 1986. – №4. – с. 87Белов А.А. Теория и практика связей с общественностью. – Ростов н/Д., 2005. – 208 с.Березняков Д.В. СМИ и PR-технологии. – Новосибирск, 2006. – 118 с.Блажнов Е.А. PublicRelations: Приглашение в мир цивилизованных рыночных и общественных отношений. – М., 2005. - С. 45.Борисов Л.Б. Технология рекламы и PR. – М., 2001. – 312 с.Бортник Е.М., Коротков Э.М., Никитаева А.Ю. Управление связями с общественностью. – М., 2002. – 128 с.Бубнова Т.Н., Гарбовский Н.К. Письменная и устная коммуникация: Синтаксис и просодия. – М., 1991. – 270 с.Варакута С.А. Связи с общественностью: Учебное пособие. – М., 2009. – 199 с.Веселов П.В. Современное деловое письмо в промышленности. – М., 1990. – с.119Гавра Д.П. Общественное мнение как социологическая категория и социальный институт. — СПб., 1999. — 420с.Галумов Э.А. Основы РR – М., 2004 —360 с.Голубкова Е.Н. Маркетинговые коммуникации: Учебное пособие. — М., 2003. – 243 с.Граулина Л.К. Риторика М.М. Сперанского // Русская речь. – 1986. – №4. – с. 42Григорьев П. Паблик рилейшнз для профессионалов. – М., 2006. – 312 с.Драбкина И.В. Прагмалингвистические аспекты письменного делового общения: На материале англоязычных текстов контрактов и деловой корреспонденции: автореф. дисс…канд.филол.наук. – Самара, 2001. – 21 с.Емельянов С.М. Теория и практика связей с общественностью. — СП6., 2007. – 229 с.Игнатьев Д., Бекетов А., Сарокваша Ф. Настольная энциклопедия Public Relations. – СПб, 2003. – 678 с.Ильинский С.В. Общественные связи. Реклама. Маркетинг. – М., 2006. – 479 с.Илюшин И.А. Введение в Public Relations: Учеб. пособие для студентов фак. журналистики ДВГУ. – Владивосток, 2000. – 132 с.Катлип С., Сентер А., Брум Г. Паблик рилейшнз. Теория и практика / Пер. с англ. – М., 2008. – 624 с.Качалкин А.Н. Жанры русского документа допетровской эпохи. – М., 1988. – 287 с.Кондратьев Э.В., Абрамов Р.Н. Связи с общественностью. – М., 2004. – 432 с.Королько В.Г. Основы паблик рилейшнз. – М., 2000. – 324 с.Коханова Л.А. Медиарилейшнз. Что это такое? – М., 2006. – 247 с.Кузнецов В.Ф. Связи с общественностью. – М., 2006. – 300 с.Кузнецова Т.В. Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления) – М., 2008. – 408 с.Кэмерон У. Самое главное в PR. – М., 2004. – 560 c.Ларьков Н.С. Документоведение: учебное пособие. – М., 2008. – 427 с.Макаревич Э. Противоречие между технологиями «Паблик Рилейшнз» // Диалог. – 2000. – №8. – С. 18-20Меркулов Г. Правовое поле Publicrelations не пахано // Советник. – 2004. – № 7. – С. 14-16Моисеев В. Паблик рилейшнз – средство социальной коммуникации (теория и практика) – М., 2002. – 348 с.Музыкант В.Л. Реклама и PR технологии в бизнесе, коммерции, политике: Учеб. пособие для вузов. – М., 2001. – 456 с.Организация работы с документами / В.А. Кудряев и др. – М., 2004. – 314 с.Основы выставочно-ярмарочной деятельности: уч. пособие / под ред. Л.Е. Стровского. – М., 2005. – 288 с.Паблик рилейшенз. Теория и практика / М. Скотт, Х. Ален, М. Глен, О. Брум. – М., 2003. – 624 с.Паблик рилейшнз в коммерческой деятельности: Учеб. для студ. вузов, обучающихся по экон. спец.