Вход

Совершенствование организации документооборота в негосударственном предприятие (на примере ЗАО Инсити)

Рекомендуемая категория для самостоятельной подготовки:
Дипломная работа*
Код 164473
Дата создания 2012
Страниц 93
Источников 55
Мы сможем обработать ваш заказ (!) 29 марта в 12:00 [мск]
Файлы будут доступны для скачивания только после обработки заказа.
4 340руб.
КУПИТЬ

Содержание

СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА
1.1.Сущность понятия документация и ее место в деятельности предприятия
1.2. Структура документооборота современного предприятия
1.3. Теоретические основы управления документооборотом современного предприятия
ГЛАВА 2.АНАЛИЗ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА В КОМПАНИИ ЗАО «ИНСИТИ»
2.1. Краткая характеристика предприятия
2.2. Порядок обработки потоков документов в ЗАО «ИНСИТИ»
2.3 Проблемы документооборота в ЗАО «ИНСИТИ»
ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА ЗАО «ИНСИТИ»
3.1. Общие рекомендации по совершенствованию документооборота на предприятии
3.2. Разработка проектных мероприятий по совершенствованию документооборота ЗАО «ИНСИТИ»
3.3. Оценка социальной и экономической значимости предложений
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИОСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
ПРИЛОЖЕНИЕ 2
ПРИЛОЖЕНИЕ 3
ПРИЛОЖЕНИЕ 4

Фрагмент работы для ознакомления

Предложенная Система «ДЕЛО» обеспечивает работу с несколькими видами поручений:
резолюция – поручение, выдаваемое уполномоченным должностным лицом на основании документа;
пункт – поручение, содержащееся в тексте самого документа и не имеющее конкретного автора;
подчиненная резолюция – относится не к документу в целом, а к его отдельному пункту или резолюции; система позволяет отследить иерархию резолюций любой сложности независимо от их количества;
проект резолюции – предварительный вариант резолюции, требующий утверждения руководством.
Начальник отдела секретариата сможет вводить поручения и автоматически рассылать их исполнителям, делегируя полномочия по контролю специально выделенным должностным лицам или отделам контроля. Система поддерживает работу с любым количеством поручений по документу, каждое из которых имеет своих фигурантов (авторов, контролеров и исполнителей). Таким образом, предоставляются эффективные инструменты для удобства контроля и исполнения документов.
После ввода поручений документы автоматически пересылаются исполнителям в их рабочие кабинеты в системе «ДЕЛО». Получившее документ должностное лицо может либо само исполнить его и ввести в систему соответствующий отчет, либо своей резолюцией направить документ далее – исполнителям более низкого уровня.
Для контрольных документов, по которым введено поручение, автоматически отслеживаются сроки исполнения, особо выделяются контролируемые документы и документы с истекшими сроками исполнения. Система автоматически информирует пользователя о нарушении срока рассмотрения или исполнения документов и позволяет получать сводки об исполнении контрольных документов. Контроль также может осуществляться путем поиска документов по реквизитам контрольных поручений.
Снятие с контроля происходит после получения итогового отчета от исполнителя. Когда поручение снято с контроля, сведения о нем автоматически удаляются из всех рабочих кабинетов системы.
Кабинеты. Система «ДЕЛО» предоставляет пользователям компании «виртуальное рабочее место» – т.е. его личный кабинет, предоставляющий удобные средства для работы с документами: выдачи, контроля и исполнения поручений, визирования и подписания проектов и др.
Кабинет представляет собой набор папок, в которые группируются документы, поступившие на имя должностного лица: присланные на визирование или подписание, ожидающие вынесения резолюции, подлежащие контролю, принятые к исполнению и т.д.
Распределение по папкам кабинета позволяет упорядочить большое количество документов, находящихся в текущей работе.
Папки кабинета: «Поступившие», «На исполнении», «На контроле», «У руководства», «На рассмотрении», «В дело», «Управление проектами документов», «На визировании», «На подписи».
В системе предусмотрены развитые средства информирования владельца кабинета о поступлении в папки новых документов или изменении их статуса.
Благодаря понятному и максимально приближенному к реальным задачам пользователя интерфейсу можно предельно просто определить, с какими документами работает должностное лицо и на какой стадии исполнения они находятся. Как интерфейс, так и набор доступных функций могут настраиваться индивидуально для каждого пользователя системы.
Наличие собственных «рабочих мест» сотрудников позволяет удобно организовать совместную работу с документами большого числа должностных лиц. Кроме того, кабинет является также одним из эффективных средств обеспечения безопасности конфиденциальной информации, благодаря возможности ограничения прав пользователей на доступ к нему.
Инструментарий кабинета и принципы работы в нем полностью учитывают принятые делопроизводственные технологии, а также традиционное распределение обязанностей и «ролей» участников документооборота. В частности, у руководителей и других ответственных должностных лиц есть возможность передать часть своих полномочий помощникам или секретариату – например, функций выдачи поручений, контроля за их исполнением и др. (также, как это зачастую имеет место в действительности).
Работа с проектами документов. Все исходящие документы в процессе обработки проходят стадию проектов. Система поддерживает полный цикл работы с проектами: создание, редактирование с сохранением предыдущих версий, согласование и утверждение (подписание) и, наконец, регистрация исходящего или внутреннего документа, созданного на основе проекта.
Для работы с проектами используется особый тип регистрационной карточки, содержащий набор специальных реквизитов.
Исполнитель, создающий проект документа, указывает визирующих и подписывающих должностных лиц, а также маршрут движения проекта между ними (последовательное или параллельное).
Сотрудники, которым направлен документ, могут ознакомиться с его содержанием и внести коррективы. Редактирование может осуществляться путем исправления текущей версии, прикрепления к карточке файла с замечаниями, а также путем создания новой версии проекта. Система поддерживает работу с неограниченным количеством версий, что позволяет удобно организовать коллективную работу с проектом, эффективно отслеживать и упорядочивать создание различных его вариантов и, при необходимости, на любой стадии процесса согласования вернуться к предыдущей редакции.
В случае если сотрудник удовлетворено содержанием проекта, оно может его завизировать или подписать в электронной форме, в том числе с применением персональной электронной цифровой подписи (ЭЦП). Статус проекта, отражающий ход визирования и подписания, автоматически обновляется и отображается на рабочем месте исполнителя.
Пройдя все этапы процедуры согласования, утвержденный проект становится исходящим или внутренним документом, который должен быть зарегистрирован в системе.
Прием и внешняя рассылка документов. Современный уровень развития управленческих связей и средств коммуникации ведет к постоянному увеличению объема служебной переписки. В крупных организациях со значительным документооборотом для ее обработки специально создаются отдельные подразделения – экспедиции. В связи с этим важным условием создания эффективной системы документооборота является автоматизация функций приема-отправки входящих и исходящих документов, причем как в электронной, так и в бумажной форме.
Для облегчения обработки документов, передаваемых по электронной почте, система «ДЕЛО» поддерживает работу с MAPI-совместимыми почтовыми программами, в т.ч. с MS Outlook. Пользователю предоставляются следующие возможности:
прием и отправка документов по электронной почте из интерфейса системы;
автоматизированная регистрация поступивших документов;
подписание отправляемого сообщения ЭЦП;
шифрование сообщений с применением средств криптозащиты;
контроль за уведомлениями о регистрации документов (в системе «ДЕЛО», установленной в организации адресат).
Бумажные документы могут отправляться по почте, курьером или фельдъегерской связью. Для организации отправки большого количества исходящих документов необходимо вести их учет путем внесения в специальные реестры, в соответствии с которыми осуществляется передача документов на отправку (под роспись). При традиционной технологии для этого используются установленные формы реестров. По ним документы распределяются в зависимости от вида и стоимости отправления, категории адресата и т. п.
Система «ДЕЛО» позволяет значительно облегчить и автоматизировать трудоемкий процесс составления реестров.
Все подлежащие отправке исходящие документы, имеющие внешнего адресата, автоматически помещаются в отдельную папку. Система настраивается на любое количество видов отправки и категорий адресатов, а также предназначенных для них типов реестров.
Секретари секретариата смогут в электронной форме подготовить рассылку, используя удобные инструменты сортировки документов по реестрам, сформировать содержимое пакетов и распечатать готовые реестры и конверты.
Система предоставляет также удобный механизм поиска по содержимому реестров, что позволяет, при необходимости, быстро обращаться к отправленному ранее документу.
Движение документов внутри организации. Помимо внешней рассылки документ в процессе работы с ним может перемещаться внутри организации между различными должностными лицами (подразделениями). Автоматическая передача документов по локальной сети значительно упрощает и ускоряет обмен информацией и взаимодействие между сотрудниками.
В секретариате документ обычно передается между ответственными исполнителями под роспись в специальном журнале. Для этого в системе предусмотрено ведение журнала передачи, где отмечается, кем и когда получен оригинал или копия документа. Там же указывается номер дела, в которое направлен документ или факт его уничтожения.
На основании записей журнала передачи секретарь может автоматически сформировать и распечатать реестры передачи документа внутри организации (в т ч. по подразделениям).
Кроме того, существует возможность отразить в электронной форме массовое ознакомление должностных лиц с документом.
Факт пересылки РК и передачи бумажного оригинала (копии) автоматически фиксируется системой в соответствующих журналах, что позволяет оперативно отслеживать все перемещения документа внутри организации.
Формирование дел. В течение текущего года исполненные документы «списываются в дело», и, таким образом, формируется архивный фонд организации. Система предоставляет удобные средства для организации хранения как бумажных, так и электронных документов.
Функция «опись дел» обеспечивает автоматизацию основных задач оперативного хранения документов и дел:
поддержка принятой в организации номенклатуры дел;
механизм списания документа в дело;
просмотр перечня документов, списанных в дело;
поддержка работы с многотомными делами;
автоматический пересчет страниц в деле;
возможность открыть и закрыть дело для поступления в него новых документов.
Для облегчения работы секретариата по правильному формированию дел существует возможность предварительного списания документа в дело уже на стадии регистрации или работы с ним путем помещения в специальную папку («В дело»). Впоследствии, когда документ исполнен, и работа с ним завершена, его не требуется специально искать в базе данных для направления в дело – достаточно воспользоваться удобным инструментом для группового списания в дело заранее подготовленных для этого документов.
Система «ДЕЛО» обеспечивает основные функции работы с архивом, но для более глубокой работы по ведению и учету архивных дел создана отдельная система «Архивное Дело». Для эффективного взаимодействия двух систем реализована возможность экспорта-импорта данных.
3.3. Оценка социальной и экономической значимости предложений
Сначала подсчитаем все расходы на внедрение системы. Введем некоторые предположения и обозначения, выполним простейшие подсчеты.
1) Стоимость одной лицензии ПО. Обычно эта цифра находится в диапазоне от 2500 до 25 000 руб. на рабочее место и в существенной степени зависит от числа закупаемых лицензий, то есть - от количества рабочих мест в СЭД. В нашем случае, количество рабочих мест равняется 60, а стоимость одной лицензии ПО PayDox 5000 руб. Таким образом, стоимость внедрения составит 5000*60 = 300 000 руб.
2) Стоимость дополнительной техники, необходимой для внедрения СЭД (компьютеры, принтеры, сканеры и т. д.). Величина, в большинстве случаев практически пропорциональная количеству рабочих мест. Такая пропорциональность соблюдается, если не требуется закупка дорогой специализированной техники, например, промышленных сканеров. Коэффициент пропорциональности, очевидно, зависит от текущей степени оснащенности техникой. Стоимость техники на одного сотрудника = 35 000 руб. Данные указаны исходя из современных цен на технику (компьютеры, сканеры, принтеры и т.д.). Коэффициент недооснащенности может быть от 10 до 40%, по большинству организаций эта цифра вряд ли больше. Допустим, требуется дооснащение техникой на 25%. Стоимость дополнительного оборудования в этом случае составит примерно:
Дооснащение = 0,25*35 000*60 = 525 000 руб.
3) Стоимость работ по внедрению системы. Эта величина не пропорциональна размеру организации, но, естественно, находится в определенной зависимости от него. Стоимость внедрения в существенной степени зависит от того, как будет организовано внедрение, чьими силами оно будет проводиться, во сколько этапов.
Предположим, что у ЗАО «ИНСИТИ» есть собственный штат сотрудников, способных организовать внедрение системы, и ей нужно только привлечь консультанта для решения наиболее сложных проблем. Типовой объем работ по внедрению информационных систем такого класса обычно составляет порядка 5 человек о- месяцев. Из них примерно 2 человеко-месяца - работа консультанта, которая стоит дороже. Добавим еще два человеко-месяца с учетом достаточно большого количества сотрудников в организации. Средняя стоимость собственного персонала типичного ведомства - примерно 15 000 руб. в месяц. Стоимость консультанта в зависимости от условий предоставления услуг - от 50 000 до 150 000 руб. в месяц. Для определенности положим, что она равна 100 000 долл. Итого получаем оценку стоимости работ по внедрению: 5*15 000 + 2*100 000 = 275 000 руб.
Таким образом, суммарные расходы по внедрению такой системы при разумной организации процесса могут составить:
300 000+525 000+275 000=1 100 000 руб. Стоимость сопровождения составит еще порядка 200 000 руб. Получаем расходы на сумму 1 300 000 руб.
Перейдем теперь к «доходной части».
Начнем с оценки прямой экономии средств. Пусть она включает только стоимость бумаги, сэкономленной при внедрении такой системы, и стоимость сэкономленного рабочего времени сотрудников. Это постоянные расходы, поэтому посчитаем расходы в месяц, чтобы затем оценить сроки окупаемости.
Максимальную стоимость расходуемой в месяц бумаги можно подсчитать, исходя из возможностей одного сотрудника прочитать и усвоить определенное количество страниц документов в месяц. На основе простого эксперимента можно выяснить, что в течение рабочего дня один средний сотрудник в состоянии прочесть не более 100 машинописных листов документов. С другой стороны, минимальный объем страниц, которые читает один сотрудник в течение рабочего дня, не может быть меньше одного полного документа, то есть 4-5 страниц, иначе этот сотрудник не работает с документами, а значит, не представляет интереса с точки зрения внедрения СЭД. Разброс получается большой, но для моей грубой схемы (тем более что этот фактор явно не будет значимым в общем балансе доходов и расходов) положим, что на одного сотрудника средней организации приходится 25 страниц в день.
Если Р - стоимость одного листа бумаги с нанесенной информацией (ксерокс, печать), то месячные расходы на бумагу составят 21*25* P*N. Положим, что один напечатанный в организации лист стоит примерно 0,5 руб. Тогда:
Расходы на бумагу = 21*25*0,5*60 = 15 750 руб. в месяц.
Стоимость сбереженного рабочего времени оценить сложнее. В первую очередь она складывается из следующих факторов:
Экономия усилий за счет повторного использования существующих документов.
Экономия времени на поиск нужных документов за счет систематизации в хранении документов и эффективных средств поиска информации.
Ускорение всех бизнес-процессов за счет их автоматизации, формализации и контроля исполнительской дисциплины.
Попытаемся перевести эти факторы в конкретные оценки.
Так как любая организация постоянно занимается решением достаточно похожих друг на друга задач, то очевидно, что возможность повторного использования существующих документов весьма реальна. Если для одних типов документов (договоры, письма, приглашения) такое повторное использование - устоявшаяся практика в большинстве мест, то для документов типа коммерческих предложений, аналитических обзоров, предварительных проектов или даже просто переписки, к сожалению, процент повторного использования в большинстве случаев равен нулю. Исходим из того, что практически для любого документа в достаточно давно существующей организации найдется прототип. Чаще всего от прототипа можно будет "взять" от 20 до 30% (не от объема текста, а по трудозатратам на создание), остальное - специфика отдельного случая, которая требует продумывания и принятия решений. Поэтому будем исходить из коэффициента повторного использования в 25%. Если предположить, что каждый сотрудник тратит на создание новых документов примерно 30% своего рабочего времени (этот параметр нигде не измерялся, но, по моему мнению, является достаточно близким к истине), то общая экономия времени сотрудников составит примерно 7,5% (0,25*0,30)от их полного рабочего времени.
Экономия времени на поиск документа. В рекламных целях называют цифры, доходящие до 30% рабочего времени сотрудника. В реальности, конечно же, эта цифра меньше, и скорее всего находится в диапазоне 5-10%. Для определенности возьмем 5,5%. Таким образом, общая экономия рабочего времени по этим двум факторам составит примерно 13% (7,5%+5,5%).
Ускорение бизнес-процессов - наиболее очевидная выгода от внедрения СЭД. При бумажном документообороте почта сотрудникам обычно разносится канцелярией два раза в день. Таким образом, в зависимости от списка согласования документ может проходить инстанции от трех дней до месяца и более. Любая задержка исполнения только увеличивает этот срок. Контроль задержки исполнения по отдельным документам невозможен, а комплексный контроль исполнительской дисциплины отдельного сотрудника осложняется непрозрачностью его деятельности. При внедрении СЭД документы передаются в следующую инстанцию сразу же после исполнения. При любых задержках кем-либо из исполнителей можно видеть как сроки задержки, так и загрузку исполнителя другими работами, и соответственно можно принять меры. С учетом этого документ, который обычно исполняется не менее трех дней, может быть исполнен в один-два дня, а время исполнения документов, которые проходят через многостадийное утверждение и согласование, может быть сокращено в несколько раз. Другими словами, это еще 10-30% экономии рабочего времени.
Таким образом, наиболее пессимистичная оценка экономии трудозатрат составила величину около 20%. Исходя из средних месячных расходов на одного сотрудника в типовом ведомстве в 15 000 руб. можно считать, что внедрение СЭД позволяет сэкономить:
Экономия = 15 000*60*0,20 = 180 000 руб. в месяц.
Получаем, общую экономию за месяц равной около 195 000 руб. При расходах в 1 300 000 руб. срок окупаемости внедрения СЭД составит менее года.
В приведенном выше подсчете можно легко выявить недостатки. Во-первых, стоимость внедрения СЭД может оказаться выше в несколько раз - в зависимости от того, какая форма внедрения будет выбрана, и насколько требования организации отличаются от возможностей, уже заложенных в систему. Во-вторых, эффективность от внедрения может быть не столь очевидной, хотя, по мнению автора, 20% экономии усилий - вполне достижимая величина для организации, постоянно работающей с документами. Надо учитывать, что если объем работы с документами в организации недостаточен для того, чтобы можно было говорить о столь существенной экономии ресурсов, то и требования к системе будут существенно более простыми, а значит, стоимость внедрения, модернизации техники и т. д. может оказаться гораздо ниже.
Рассмотрим затраченное до и после внедрения программы «ДЕЛО» в компанию ЗАО «ИНСИТИ».
Таблица 3.1.
Сравнительная характеристика операций по времени в ЗАО «ИНСИТИ»
Операции Время для бумажного документа (час) Время для электронного документа (час) Доставка входящего документа сотруднику 5 3 Доставка входящего документа конечному исполнителю 15 4 Доставка служебной записки от исполнителя до конечного исполнителя 16 5 Ознакомление с документами 20 1,5 Выпуск организационно-распорядительных документов 27 6 Согласование исходящего документа 17 8
Исходя, из приведенной таблицы можно сделать вывод, о том, что с применением СЭД «ДЕЛО», компания ЗАО «ИНСИТИ» сэкономит 72,5% времени.
Внедрив СЭД «ДЕЛО», компания ЗАО «ИНСИТИ» также сократит свои затраты, по сравнению с бумажным делопроизводством, на 60%. Сокращение затрат произойдет:
на копирование и печать документов;
на доставку информации в бумажном виде;
на ресурсы: люди и оборудование (например, расходные материалы, обновление копировально-множительного оборудования; ответственные за данные материалы);
на бумагу.
И как следствие вышеперечисленного – повышение общей продуктивности труда и количества выполняемых работ, повышение качества обслуживания заказчиков, увеличение скорости реагирования на запрос клиентов, повышение скорости распространения информации по компании, а также создание более эффективных деловых коммуникации между структурными подразделениями организации и внутри самих подразделений.
На основании проведенного анализа автором были сделаны предложения по совершенствованию документооборота ЗАО «ИНСИТИ», которые состоят из двух направлений:
Первым путем направления совершенствования документационного обеспечения автором было доработать существующую локальную нормативную базу ЗАО «ИНСИТИ». Автором данной работы была предложены проекты должностных инструкций секретаря и курьера. Вторым путем совершенствования документационного обеспечения управления является внедрение комплексной автоматизированной системы для документооборота. Среди систем электронного документооборота с наиболее развитой функциональностью система была выбрана система ДЕЛО, которая, в отличие от других аналогов, является самой наилучшей. При создании модели электронного документооборота автором были предусмотрены все нюансы работы с документами при внедрении и последующей эксплуатации электронного документооборота. На основании предложенного проекта, был сделан вывод, что мероприятия по созданию и внедрению автоматизированной системы документооборота являются эффективными, т.к. благодаря внедрению компания ЗАО «ИНСИТИ» сможет реально уменьшить свои затраты, повысить качество обслуживания заказчиков, увеличить скорость реагирования на запрос клиентов, увеличить скорость распространения информации по компании, а также создать более эффективные деловые коммуникации между структурными подразделениями организации и внутри самих подразделений.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Проведенные исследования работы по разработке и внесению рациональных предложений по совершенствованию документооборота ЗАО «ИНСИТИ», позволяют сделать ряд выводов.
Документооборот организации включает значительную часть избыточных документов и инстанций их рассмотрения, а принимаемые решения нередко дублируют друг друга, а иногда носят противоречивый характер. Это приводит к фактической неуправляемости организации, которая выражается и в том, что руководители не могут проследить прошлой и текущей деятельности подразделений и исполнителей с документами.
ЗАО «ИНСИТИ» – российский fashion brand, созданный в 2005 году. Это сеть магазинов модной женской одежды, состоящая более чем из 300 магазинов по России и странам СНГ. Компания является юридическим лицом и действует на основе Устава, имеет собственное имущество, самостоятельный баланс и расчетный счет.
Разделы устава, посвящены порядку управления компанией и дают первоначальные представления о распорядительной документации фирмы.
В ЗАО «ИНСИТИ» функции службы делопроизводства выполняет секретариат и канцелярия. Функции секретариата и канцелярии определяются из целей и задач ее деятельности и включают полный объем работы по делопроизводству организации.
Секретариат осуществляет свою деятельность на основе «Положения о службе документационного обеспечения управления», в котором определены основные цели, задачи, функции, обязанности и права секретариата.
Среди нормативных документов отсутствуют такие документы, как должностные инструкции на каждого сотрудника. В отделе имеется только одна должностная инструкция на весь отдел, что является нарушением правил ГСДОУ. Должностные обязанности нигде не закреплены и не регламентированы.
ЗАО «ИНСИТИ» - крупная организация с большим массивом документов и соответственно большим объемом документооборота. Поэтому задачей управления является налаживание правильной и рациональной работы с документами. Наибольшее количество документов в ЗАО «ИНСИТИ» составляют исходящие документы, по сравнению с входящими документами на 3,2%.
Наибольшее количество документов в ЗАО «ИНСИТИ» составляют исходящие документы. Все входящие, исходящие, и внутренние документы подлежат регистрации, которая ведется в журнальной форме. Такая форма имеет много недостатков, такие как: процесс регистрации занимает значительное время, что естественно приводит к задержке дальнейшей работы с документом и при журнальной системе регистрации невозможно вести сроковый контроль за исполнением документов. Контроль за исполнением документов ведется вручную. В компании ЗАО «ИНСИТИ» недостаточная автоматизация процесса документационного обеспечения управления. В организации для учета документооборота не используется ни одна автоматизированная программа специального назначения.
На основании проведенного анализа автором были сделаны предложения по совершенствованию документационного обеспечения управления ЗАО «ИНСИТИ», которые состоят из двух направлений:
Автором предложено доработать существующую локальную нормативную базу ЗАО «ИНСИТИ». Автором данной работы представлены проекты должностных инструкций секретаря и курьера.
Вторым направлением совершенствования документационного обеспечения управления является внедрение комплексной автоматизированной системы для документооборота. Среди систем электронного документооборота с наиболее развитой функциональностью система была выбрана система «ДЕЛО», которая, в отличие от других аналогов, является самой наилучшей. При создании модели электронного документооборота автором были предусмотрены все нюансы работы с документами при внедрении и последующей эксплуатации электронного документооборота.
СПИОСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
Источники
Опубликованные источники
Гражданский кодекс Российской Федерации // Собрание законодательства Российской Федерации, 2006 № 52, ч.1 Ст.5496. - С.14803-14949.
Федеральный закон от 24 декабря 1995г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (с изм., внесенными Федеральными законами от 18 декабря 2006 г. № 231) // Собрание законодательства Российской Федерации 2006. № 2. Ст. 172.
Федеральный закон РФ от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Российская газета 2006. №165. Ст. 609.
Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» //Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 25, ст. 3060.
ГОСТ Р. 1.5-2004 Государственная система стандартизации РФ. Стандарты. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению.- Введ. 30.12.2004. - М.: Издательство стандартов, 2005. – 78 с.
ГОСТ Р. 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». - Введ. 01.07.2003. -М.: Издательство стандартов, 2003. – 20 с.
ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – Введ. 01.01.99. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. – III, 7 с.
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. Утв. Приказом Минкультуры и массовых коммуникаций РФ от25.08.2010 №558
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности организаций, с указанием сроков хранения./Росархив; ВНИИДАД: М.,2001. 143 с.
Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия (Утв. Приказом Росархива от 19.01.1995 №2)
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждена приказом Минкультуры и массовых коммуникаций РФ от08.11.2005 №536. М.,2006
Неопубликованные источники.
Устав ЗАО «ИНСИТИ» от 20.02.2005г.
Положение об отделе секретариата
Должностные инструкции сотрудников ЗАО «ИНСИТИ»
Литература
Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение. М.: Кнорус, 2007. - 248c.
Байкова И.Ю. Настольная книга делопроизводителя. 3-е изд. перераб. и доп., «Издательство «ЭКСМО», 2010. - 352с.
Балибардина Г.И. Документоведение и документационное обеспечение управления / Учеб.-метод. пособие / ВолГУ, 2004. – 78с.
Басаков М. И. Справочник секретаря по делопроизводству. Издательство «Март», 2006. - 315с.
Гаева И.И. Делопроизводство: курс лекций, 2005. – 222с.
Гайдукова Л.М. Проблемы традиционных технологий документационного обеспечения / Л.М. Гайдукова// – Секретарское дело. – 2006. - №10. - С. 17–22.
Демин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов Издательство: Феникс, 2010.- 256с.
Еремченко В.А. О проблеме электронных документов // Секретарское дело 2005. №3. С. 23-26.
Иритикова В.С. Разрабатываем инструкцию по делопроизводству на основе новых правил делопроизводства и методических рекомендаций/ В.С. Иритикова//- Делопресс. – 2010. - №6. – С.4-9
Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления. Издательство «ИНФРА-М», 2007. – 363с.
Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. 6-е изд., испр. и доп. /М.В. Кирсанова, Ю.М.Аксенов. – М.: ИНФРА-М, 2008. - 363c.
Красавин А.С. Проблемы ДОУ по кадрам // Делопроизводство. 2006. - № 2. – С.1-4.
Кузнецов И. Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: Издательско- торговая корпорация «Дашков и К», 2006. — 520 с.
Кузнецов С. Л. Кадровое делопроизводство: (традиционные и автоматизированные технологии), - М. : Интел-синтез АПР, 2005. - 399 с.
Кузнецов С.Л. Современные технологии регистрации документов / С.Л. Кузнецов // Секретарское дело. – 2007. – № 11. – С. 30-33.
Кузнецова Т.В. Отражение вопросов документирования в законодательных актах РФ // Делопроизводство.- 2007. -№ 1.- С.16-18.
Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. – М.: Научная книга, 2005. - 137с.
Ленкевич Л. А. Секретарь-референт. Секретарское дело: учебное пособие для образовательных учреждений, реализующих программы профессиональной подготовки. Издательство «Академия», 2007.- 452с.
Максимович Г.Ю. Комплексный подход к внедрению информационных технологий во все сферы ДОУ / Г.Ю. Максимович, В.И. Берестова // Секретарское дело. – 2005. – № 11(63). – С.10-12.
Петрова Ю. А. Секретарское дело: настольная книга секретаря-референта Издательство «Омега-Л», 2008. – 320с.
Рогожин М. Ю. Делопроизводство «ИндексМедиа», 2007. - 239с.
Румынина Л. А. Документационное обеспечение управления: учеб. Для студентов образоват. учреждений сред. проф. образования / Л. А. Румынина. – 7-е изд., стер. – М. : Академия, 2009. – 222c.
Смирнова Е. П. Делопроизводство для секретаря. Разработка, хранение и учет служебной документации: практическое пособие. Издательство «Омега-Л», 2007.- 152с.
Сокова А.Н. Идеальное делопроизводство/ А.Н. Сокова // Секретарь-Референт. -. 2005. - №11. – С.25.
Соколов В. С. Документационное обеспечение управления.. Издательство «Форум», 2007. – 176с.
Стенюков М. В. Документы, Делопроизводство. - М. «ПРИОР», 2006. - 190с.
Стяжкина Т.А. Делопроизводство предприятия: Практическое пособие. Издательство «Экзамен», 2006. – 286с.
Сысоева Л.В. Разработка концепции общекорпоративной системы управления документами / Л.В. Сысоева// – Секретарское дело. – 2006. – № 7. – С. 30–35.
Филенко Е.Н. Развитие понятия «документ» с внедрением новых информационных технологий / Е.Н. Филенко// – Делопроизводство. – 2006. – № 3. – С. 64–65.
Энговатова О.А. 500 советов секретарю Издательство: Альфа-Пресс, 2006. - 224с.
Янковая В.Ф. Делопроизводство с нуля/ В.Ф. Янковая // Секретарь-Референт. -. 2010. - №7. – С.10.
Янковая В.Ф. Организация службы документационного обеспечения/ В.Ф. Янковая // Секретарь-Референт. -. 2005. - №1. – С.20.
Официальный сайт информационно-правовой системы Консультант [Электронный ресурс].-URL:http:www.consultant.ru/.Загл. с экрана. - Яз. Рус.
Официальный сайт системы электронного документооборота и автоматизации управления документами Евфрат [Электронный ресурс].-URL:http:www.evfrat.ru/.
Официальный сайт журнала Делопроизводство и документооборот на предприятии [Электронный ресурс].-URL:http:www.delo-press.ru/.
Официальный сайт журнала Делопроизводство и электронный документооборот [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http:www.termika.ru/.
Официальный сайт журнала Секретарское дело [Электронный ресурс].-URL:http:www.sekretarskoe-delo.ru/.Загл. сэкрана.-Яз. рус.
Официальный сайт журнала Секретарь-референт [Электронный ресурс].-URL:(http:www.sekretar-info.ru);(http:www.profiz.ru)/.Загл. с экрана. - Яз. Рус.
Официальный сайт электронных офисных систем [Электронный ресурс]. - Режим доступа:http:www.eos.ru/.Загл. с экрана. - Яз. Рус.
Официальный сайт Федерального архивного агентства (Росархива) [Электронный ресурс]. - Режим доступа:http:www.archives.ru/.
Официальный сайт компании ЗАО «ИНСИТИ» [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.incity.ru
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
Организационная структура управления ЗАО «ИНСИТИ»
ПРИЛОЖЕНИЕ 2
Организационная структура управления административно-хозяйственного департамента ЗАО «ИНСИТИ»
ПРИЛОЖЕНИЕ 3
Образец нового бланка ЗАО «ИНСИТИ»
Закрытое Акционерное Общество «ИНСИТИ»
***********************************************************************
Барклая, д.13, стр.2., офис 12 г. Москва, 121309, телефон/факс: (495) 221-60-11;
р/с: 40702810300080001262 в ОАО «Банк Москвы», г. Москва, к/с: 30101810500000000219 БИК: 044525219 ИНН/КПП 7714609665/771401001
*********************************************************************************
№ ______ « ____ » ___________ 20__г.
ПРИЛОЖЕНИЕ 4
Должностная инструкция секретаря
УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор Куприянов В. А. «___» _________ 2011г.
1. Общие положения
1.1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.
1.2. Секретарь назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Секретарь подчиняется непосредственно генеральному директору / руководителю структурного подразделения компании.
1.4. На время отсутствия секретаря его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность секретаря назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel).
1.6. Секретарь руководствуется в своей деятельности:
законодательными актами РФ;
Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
приказами и распоряжениями руководства;
настоящей должностной инструкцией.
2. Должностные обязанности секретаря
Секретарь выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.
2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
2.3. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.
2.4. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и пе

Список литературы [ всего 55]

СПИОСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
Источники
Опубликованные источники
1.Гражданский кодекс Российской Федерации // Собрание законодательства Российской Федерации, 2006 № 52, ч.1 Ст.5496. - С.14803-14949.
2.Федеральный закон от 24 декабря 1995г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (с изм., внесенными Федеральными законами от 18 декабря 2006 г. № 231) // Собрание законодательства Российской Федерации 2006. № 2. Ст. 172.
3.Федеральный закон РФ от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Российская газета 2006. №165. Ст. 609.
4.Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» //Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 25, ст. 3060.
5.ГОСТ Р. 1.5-2004 Государственная система стандартизации РФ. Стандарты. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению.- Введ. 30.12.2004. - М.: Издательство стандартов, 2005. – 78 с.
6.ГОСТ Р. 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». - Введ. 01.07.2003. -М.: Издательство стандартов, 2003. – 20 с.
7.ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – Введ. 01.01.99. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. – III, 7 с.
8.Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. Утв. Приказом Минкультуры и массовых коммуникаций РФ от25.08.2010 №558
9.Перечень типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности организаций, с указанием сроков хранения./Росархив; ВНИИДАД: М.,2001. 143 с.
10.Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия (Утв. Приказом Росархива от 19.01.1995 №2)
11.Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждена приказом Минкультуры и массовых коммуникаций РФ от08.11.2005 №536. М.,2006
Неопубликованные источники.
12.Устав ЗАО «ИНСИТИ» от 20.02.2005г.
13.Положение об отделе секретариата
14. Должностные инструкции сотрудников ЗАО «ИНСИТИ»
Литература
15.Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение. М.: Кнорус, 2007. - 248c.
16.Байкова И.Ю. Настольная книга делопроизводителя. 3-е изд. перераб. и доп., «Издательство «ЭКСМО», 2010. - 352с.
17.Балибардина Г.И. Документоведение и документационное обеспечение управления / Учеб.-метод. пособие / ВолГУ, 2004. – 78с.
18.Басаков М. И. Справочник секретаря по делопроизводству. Издательство «Март», 2006. - 315с.
19.Гаева И.И. Делопроизводство: курс лекций, 2005. – 222с.
20.Гайдукова Л.М. Проблемы традиционных технологий документационного обеспечения / Л.М. Гайдукова// – Секретарское дело. – 2006. - №10. - С. 17–22.
21.Демин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов Издательство: Феникс, 2010.- 256с.
22.Еремченко В.А. О проблеме электронных документов // Секретарское дело 2005. №3. С. 23-26.
23.Иритикова В.С. Разрабатываем инструкцию по делопроизводству на основе новых правил делопроизводства и методических рекомендаций/ В.С. Иритикова//- Делопресс. – 2010. - №6. – С.4-9
24.Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления. Издательство «ИНФРА-М», 2007. – 363с.
25.Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. 6-е изд., испр. и доп. /М.В. Кирсанова, Ю.М.Аксенов. – М.: ИНФРА-М, 2008. - 363c.
26.Красавин А.С. Проблемы ДОУ по кадрам // Делопроизводство. 2006. - № 2. – С.1-4.
27.Кузнецов И. Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: Издательско- торговая корпорация «Дашков и К», 2006. — 520 с.
28.Кузнецов С. Л. Кадровое делопроизводство: (традиционные и автоматизированные технологии), - М. : Интел-синтез АПР, 2005. - 399 с.
29.Кузнецов С.Л. Современные технологии регистрации документов / С.Л. Кузнецов // Секретарское дело. – 2007. – № 11. – С. 30-33.
30.Кузнецова Т.В. Отражение вопросов документирования в законодательных актах РФ // Делопроизводство.- 2007. -№ 1.- С.16-18.
31.Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. – М.: Научная книга, 2005. - 137с.
32.Ленкевич Л. А. Секретарь-референт. Секретарское дело: учебное пособие для образовательных учреждений, реализующих программы профессиональной подготовки. Издательство «Академия», 2007.- 452с.
33.Максимович Г.Ю. Комплексный подход к внедрению информационных технологий во все сферы ДОУ / Г.Ю. Максимович, В.И. Берестова // Секретарское дело. – 2005. – № 11(63). – С.10-12.
34.Петрова Ю. А. Секретарское дело: настольная книга секретаря-референта Издательство «Омега-Л», 2008. – 320с.
35.Рогожин М. Ю. Делопроизводство «ИндексМедиа», 2007. - 239с.
36.Румынина Л. А. Документационное обеспечение управления: учеб. Для студентов образоват. учреждений сред. проф. образования / Л. А. Румынина. – 7-е изд., стер. – М. : Академия, 2009. – 222c.
37.Смирнова Е. П. Делопроизводство для секретаря. Разработка, хранение и учет служебной документации: практическое пособие. Издательство «Омега-Л», 2007.- 152с.
38.Сокова А.Н. Идеальное делопроизводство/ А.Н. Сокова // Секретарь-Референт. -. 2005. - №11. – С.25.
39.Соколов В. С. Документационное обеспечение управления.. Издательство «Форум», 2007. – 176с.
40.Стенюков М. В. Документы, Делопроизводство. - М. «ПРИОР», 2006. - 190с.
41.Стяжкина Т.А. Делопроизводство предприятия: Практическое пособие. Издательство «Экзамен», 2006. – 286с.
42.Сысоева Л.В. Разработка концепции общекорпоративной системы управления документами / Л.В. Сысоева// – Секретарское дело. – 2006. – № 7. – С. 30–35.
43.Филенко Е.Н. Развитие понятия «документ» с внедрением новых информационных технологий / Е.Н. Филенко// – Делопроизводство. – 2006. – № 3. – С. 64–65.
44.Энговатова О.А. 500 советов секретарю Издательство: Альфа-Пресс, 2006. - 224с.
45.Янковая В.Ф. Делопроизводство с нуля/ В.Ф. Янковая // Секретарь-Референт. -. 2010. - №7. – С.10.
46.Янковая В.Ф. Организация службы документационного обеспечения/ В.Ф. Янковая // Секретарь-Референт. -. 2005. - №1. – С.20.
47.Официальный сайт информационно-правовой системы Консультант [Электронный ресурс].-URL:http:www.consultant.ru/.Загл. с экрана. - Яз. Рус.
48.Официальный сайт системы электронного документооборота и автоматизации управления документами Евфрат [Электронный ресурс].-URL:http:www.evfrat.ru/.
49.Официальный сайт журнала Делопроизводство и документооборот на предприятии [Электронный ресурс].-URL:http:www.delo-press.ru/.
50.Официальный сайт журнала Делопроизводство и электронный документооборот [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http:www.termika.ru/.
51.Официальный сайт журнала Секретарское дело [Электронный ресурс].-URL:http:www.sekretarskoe-delo.ru/.Загл. сэкрана.-Яз. рус.
52.Официальный сайт журнала Секретарь-референт [Электронный ресурс].-URL:(http:www.sekretar-info.ru);(http:www.profiz.ru)/.Загл. с экрана. - Яз. Рус.
53.Официальный сайт электронных офисных систем [Электронный ресурс]. - Режим доступа:http:www.eos.ru/.Загл. с экрана. - Яз. Рус.
54.Официальный сайт Федерального архивного агентства (Росархива) [Электронный ресурс]. - Режим доступа:http:www.archives.ru/.
55.Официальный сайт компании ЗАО «ИНСИТИ» [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.incity.ru
Очень похожие работы
Пожалуйста, внимательно изучайте содержание и фрагменты работы. Деньги за приобретённые готовые работы по причине несоответствия данной работы вашим требованиям или её уникальности не возвращаются.
* Категория работы носит оценочный характер в соответствии с качественными и количественными параметрами предоставляемого материала. Данный материал ни целиком, ни любая из его частей не является готовым научным трудом, выпускной квалификационной работой, научным докладом или иной работой, предусмотренной государственной системой научной аттестации или необходимой для прохождения промежуточной или итоговой аттестации. Данный материал представляет собой субъективный результат обработки, структурирования и форматирования собранной его автором информации и предназначен, прежде всего, для использования в качестве источника для самостоятельной подготовки работы указанной тематики.
bmt: 0.00537
© Рефератбанк, 2002 - 2024