Организация работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию

Введение
1.Государственная тайна
2.Служебная тайна
3.Коммерческая тайна
3.1.Понятие и сущность коммерческой тайны
3.2.Порядок работы с документами с грифом «Коммерческая тайна»
3.3.Меры по защите конфиденциальной информации
Заключение
Список использованных источников

Регистрации подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы, а также издания с грифом «КТ». Такие документы учитываются по количеству листов, а издания (книги, журналы, брошюры) — поэкземплярно.
Учет документов и изданий с грифом «КТ» ведется в журналах или на карточках отдельно от учета другой несекретной документации.
Листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются. Издания, которые не подшиваются в дела, учитываются в журнале инвентарного учета.
Движение документов и изданий с грифом «КТ» должно своевременно отражаться в журналах или на карточках.
На каждом зарегистрированном документе, а также на сопроводительном листе к изданиям с грифом «КТ» проставляется штамп, в котором указываются наименование, регистрационный номер документа и дата его поступления.
Тираж издания с грифом «КТ», полученный для рассылки, регистрируется под одним входящим номером в журнале учета и распределения изданий.
Дополнительно размноженные экземпляры документа (издания) учитываются за номером этого документа (издания), о чем делается отметка на размножаемом документе (издании) и в учетных формах. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров производится от последнего номера ранее учтенных экземпляров.
Печатание материалов с грифом «КТ» производится в бюро оформления технической документации или в структурных подразделениях под ответственность их руководителей.
Отпечатанные и подписанные документы с грифом «КТ» вместе с их черновиками и вариантами передаются для регистрации сотруднику канцелярии, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим сотрудником с подтверждением факта уничтожения записью на копии исходящего документа: «Черновик (и варианты) уничтожены». Дата. Подпись.
Размножение документов и изданий с грифом «КТ» в типографиях и на других множительных аппаратах производится с разрешения службы безопасности и под контролем канцелярии по заказам, подписанным руководителем подразделения и утвержденным заместителем директора по направлению. Учет размноженных документов и изданий осуществляется поэкземплярно в специальном журнале.
Рассылка документов и изданий с грифом «КТ» осуществляется на основании подписанных руководителем структурного подразделения списков с указанием учетных номеров отправляемых экземпляров.
Документы с грифом «КТ» после исполнения группируются в отдельные дела. Порядок их группировки предусматривается номенклатурами дел несекретного делопроизводства. В номенклатуру дел в обязательном порядке включаются все справочные картотеки и журналы на документы и издания с грифом «КТ».
При пользовании открытой радиосвязью запрещается передавать сведения, имеющие гриф «КТ». Такие сведения могут передаваться только по закрытым техническим средствам связи или по открытой телетайпной связью с проставлением на документах и телеграммах соответствующего штампа.
При пользовании проводной связью запрещается указывать должности адресатов и отправителей, разрешается указывать только телеграфные адреса и фамилии отправителей и получателей.
Снятие копий (рукописных, машинописных, микро- и фотокопии, электрографических и др.), а также производство выписок из документов и изданий с грифом «КТ» сотрудниками производится по разрешению руководителей подразделений.
Снятие копий для сторонних организаций с документов и издании с грифом «КТ» производится на основании письменных запросов по разрешению руководителей подразделений, подготовивших эти документы и издания.
Аналогичные отметки вносятся в описи и номенклатуры дел (3).
Меры по защите конфиденциальной информации
Ограничение доступа тех или иных лиц к информации, составляющей коммерческую тайну, подразумевает организационно-технические мероприятия, основными из которых могут быть:
- разработка ограничительного списка работников организации (предприятия), утвержденного руководством в соответствии с занимаемыми должностями и выполняемыми обязанностями;
- разработка инструкции по организации защиты коммерческой тайны (определяет общую систему организации защиты коммерческой тайны);
- создание таких механизмов, при которых исключаются разглашения и утраты конфиденциальной информации; организация порядка хранения, обращения и уничтожения носителей, содержащих коммерческую тайну; определение обязанностей основных должностных лиц организации по защите данных и т.д.;
- организация и ведение специального делопроизводства носителей, содержащих коммерческую тайну;
- применение средств защиты информации от несанкционированного доступа, сертифицированных по требованиям безопасности конфиденциальной информации.
В зависимости от специфики деятельности той или иной организации могут быть разработаны другие внутренние нормативные документы (например, обязанности администратора по безопасности, обязанности пользователей при работе на ПЭВМ и сетях общего пользования и т.д.).
Учет лиц, получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, должен вестись как по отношению к персоналу данной компании, так и ко всем организациям (предприятиям), получившим такую информацию. Учет должен носить абсолютно конкретный характер с указанием, кто, когда, на основании чего и какую информацию получил.
Регулирование отношений по использованию данных, являющихся коммерческой тайной, осуществляется работниками на основании трудовых договоров и контрагентами на основании гражданско-правовых договоров. Очевидно, что правильное и юридически наполненное содержание таких договоров, во-первых, позволяет привлечь к ответственности нерадивых работников самой организации (предприятия), а во-вторых, юридически закрепить ответственность той или иной стороны за разглашение коммерческой тайны организации.
Нанесение на материальные носители грифа «Коммерческая тайна» неразрывно связано с установленным порядком ведения специального делопроизводства и требует от всех работников неукоснительного выполнения правил обращения с документами, содержащими конфиденциальную информацию (5, с.35-36).
Заключение
При рассмотрении темы «Организация работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию», была достигнута цель данной работы и рассмотрены следующие вопросы:
Государственной тайной являются защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации (ст. 2 Закона РФ от 21 июля 1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне» (с изменениями от 6 октября 1997 г., 30 июня 2003 г., 11 ноября 2003 г.). Перечень сведений, отнесенных к государственной тайне, утвержден Указом Президента РФ от 30 ноября 1995 г. № 1203.
Служебная тайна - это защищаемая по закону конфиденциальная информация, ставшая известной в государственных органах и органах государственного самоуправления только на законных основаниях и в силу исполнения их представителями служебных обязанностей, а также служебная информация о деятельности государственных органов, доступ к которой ограничен федеральным законом или в силу служебной необходимости
Коммерческая тайна определяется как информация, имеющая действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу ее неизвестности третьим лицам, любая информация, несанкционированное распространение которой может нанести ущерб ее законному владельцу (коммерческому предприятию или частному предпринимателю), который принял меры для ее защиты (ввел режим «коммерческой тайны»).
Список использованных источников
Захаркина О. И., Гусятникова Д. Е., Шитова М. А. Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база: Учебное пособие/ М.: «Омега-Л», 2009. – 260с.
Коммерческая тайна. Юридическое партнерство «БЕРАТОР ГРУПП» [Электронный ресурс] 2005: Режим доступа: http://www.investi.ru/index/?node_id=204.
Порядок работы с документами с грифом «Коммерческая тайна». [Электронный ресурс] 2009: Режим доступа: http://www.sec4all.net/prak24.html.
Столяров Н.В. История и становление организации защиты государственной тайны в России” Законодательство о государственной тайне в Российской Федерации    [Электронный ресурс] 2002: Режим доступа: http://sec4all.net/gostaina-russ3.html.
Худой И.Н. Несколько слов о коммерческой тайне [Текст]: // Information Security/ Информационная безопасность № 6 - 2005.
3