Вход

Электронный документ

Рекомендуемая категория для самостоятельной подготовки:
Реферат*
Код 160350
Дата создания 2008
Страниц 21
Источников 5
Мы сможем обработать ваш заказ 19 апреля в 12:00 [мск]
Файлы будут доступны для скачивания только после обработки заказа.
580руб.
КУПИТЬ

Содержание

Введение
1 Носители информации
2 Организация хранения документов
2.1 Систематизация документов
2.2 Обеспечение сохранности документов в электронной форме
2.3 Архивное хранение
Заключение
Список использованной литературы

Фрагмент работы для ознакомления

Если все компьютеры организации объединены в локальную сеть, то используют один-два накопителя большой емкости, осуществляющих копирование данных со всех компьютеров сети.
Не менее важна организация процесса резервного копирования.
Периодичность копирования устанавливается с учетом объема документов, создаваемых в организации, их важности и наличия бумажных копий. Лицо, ответственное за делопроизводство, с установленной периодичностью делает либо полную копию папок, выделенных для общих документов, либо копирует только новые и измененные файлы. Периодичность создания и обновления резервных копий может определяться инструкциями по системе информационного обеспечения организации. Ежедневное проведение архивации данных может занимать всего 5-15 минут и полностью окупает себя, обеспечивая сохранность информации.
Для создания резервных копий может быть использована стандартная программа BACKUP или внешние программы-архиваторы. [1, с.92]
Программа BACKUP выполняет три основных функции:
создает архив – архивирует выбранные папки и файлы, то есть «сжимает» информацию и помещает ее в один файл-архив на выбранное устройство внешней памяти;
восстанавливает архив при необходимости;
производит сравнение файлов архива с файлами-оригиналами и обновление архива, заменяя в архиве старые файлы более новыми.
Среди программ-архиваторов наиболее популярными являются ZIP- и ARJ-архиваторы, которые существуют как в версии для DOS, так и для WINDOWS.
Основные операции, которые обеспечивает WinZip, следующие:
создание архива;
обновление архива;
извлечение файлов из архива.
Положительное свойство WinZip по сравнению с BACKUP – наличие режима Update – обновление с добавлением, который позволяет не только заменять в архиве старые файлы более свежими, но и одновременно добавлять в архив новые файлы, отсутствовавшие ранее.
Третье направление обеспечения сохранности документов в электронной форме – использование специального программного обеспечения, гарантирующего защиту данных от разрушения вирусами.
Антивирусные программы предотвращают проникновение вирусов на компьютеры организации, выявляют инфицированные файлы и осуществляют «лечение» зараженного компьютера. Особенно опасны вирусы в условиях локальной сети, когда, проникнув на один компьютер, вирус может поразить все компьютеры, объединенные в сеть. Основные источники вирусов:
нелегальное программное обеспечение;
дискеты, зараженные вирусом, находящимся в загрузочном секторе;
документы MS Word и Excel, зараженные микровирусами.
Простейший способ сократить вероятность заражения компьютера, подключенного к локальной сети – отключить дисководы большей части сотрудников. Параллельно такая мера обеспечивает и предотвращение несанкционированной утечки информации. В этом случае запись информации на дискеты ввод информации, полученной на дискетах, осуществляется уполномоченными сотрудниками, обязательно осуществляющими предварительную проверку дискет на наличие вирусов.
Проверку компьютера, выявление вирусов и их уничтожение осуществляет ряд антивирусных программ.
Четвертая задача – осуществление диагностики состояния компьютера с использованием программ, предотвращающих «зависание» системы, обеспечивающих сохранение данных в случае «краха системы» и т. п. Работа таких вспомогательных программ направлена на сохранение данных даже в случае сбоев в работе программного обеспечения.
Чем меньше программ установлено на компьютере, тем меньше вероятность случайных сбоев и отказов в работе. Если же все-таки необходимо установить новую программу, рекомендуется использовать специальные программы для отслеживания процесса установки новой программы и в случае необходимости – корректного ее удаления.
2.3 Архивное хранение
Особенность электронного хранения состоит в направлении документов в электронный архив сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам как с помощью локальной сети, так и (при необходимости) с использованием удаленного доступа (по телефону и через Internet).
База данных о документах формируется в процессе их регистрации.
Данные о документах за истекший год хранятся отдельно и после того, как все документы за истекший год будут исполнены. База данных используется только для справочной работы и может быть переписана на внешний носитель информации. В зависимости от объема информации это может быть дискета, CD-ROM или другой архивный носитель. В случае возникновения необходимости поиска документов за предшествующие годы информация считывается с архивного носителя. В связи с этим если документы за прошедшие годы требуются крайне редко, то для их хранения можно использовать стример, требующий восстановления данных на жестком диске для их использования. Если же необходимость в наведении справок по документам за прошедшие годы возникает достаточно часто, то для хранения баз данных и самих документов лучше использовать устройства со сменными дисками, емкость и тип которых определяются потребностями организации.
Сроки хранения документов не зависят от формы их существования и определяются специальными справочниками – перечнями документов с указанием сроков хранения (типовым и ведомственными). Кроме того, в каждой организации имеется номенклатура дел. Она также вносится в компьютер и является самостоятельной таблицей в базе данных о документах организации.
Сроки хранения, заложенные в номенклатуре дел, позволяют при выборе в регистрационной карточке документа номера дела, в которое помещается документ, автоматически определять его срок хранения и инициировать перемещение или копирование документа в соответствующий раздел архива.
В качестве места для хранения документов архива обычно используется логический диск или несколько папок компьютера, оборудованного устройством записи данных на внешний носитель. При наличии программ типа «электронный архив» учет и копирование документов производятся автоматически. В небольших организациях это делается вручную: документы разделяются по срокам хранения, создаются папки, соответствующие годовым разделам описей.
При небольшом количестве документов одного срока хранения они располагаются в одной папке. При значительном количестве документов, особенно постоянного хранения, они располагаются внутри годового раздела в папках соответствующих подразделений.
После накопления на жестком диске документов за определенный период производится их копирование на внешний носитель. На один носитель копируются документы одного срока хранения. Для обеспечения сохранности и экономии места на жестком диске на внешние носители могут переноситься и неиспользуемые документы временного срока хранения. Это особенно актуально для бухгалтерских документов, которые занимают заметное место в общем объеме документации учреждения. Минимальный срок их хранения установлен Федеральным законом «О бухгалтерском учете» – пять лет с правом уничтожения только после проведения ревизии. При этом для документов постоянного и долговременного сроков хранения особое внимание необходимо уделять сохранности носителя информации. (Например, если документы копируются на дискеты, сменный жесткий диск – эти носители следует защитить от возможного магнитного воздействия). Обязательное условие – проверка качества записи после переноса данных и периодическая проверка сохранности данных в течение срока хранения носителей информации.
Если документы используются в оперативной работе, они могут оставаться и на жестком диске или быть скопированы на него в случае необходимости.
Оптимальным вариантом для документов постоянного и долговременного хранения является сегодня CD-R, гарантирующий от случайного стирания информации и позволяющий считывать файлы практически на любом компьютере, оборудованном CD-ROM.
Заключение
Электронный документ – это очень обширная и актуальная тема, так как в настоящее время практически ни одно дело не обходится без компьютерного обеспечения. Подводя общие итоги, можно сказать, что электронный документ – это зафиксированная на электронном носителе информация, которая записывается, сохраняется, передается и представляется в приемлемой для человека форме с помощью технологий, поддерживаемых ЭВМ, и которая содержит реквизиты, позволяющие ее идентифицировать. При этом под электронным носителем понимается материальный носитель, предназначенный для записи и хранения информации посредством электронной вычислительной техники.
Список использованной литературы
1. Басаков, Замыцкова. Делопроизводство. Документационное обеспечение управления. – М.: Феникс, 2008. – 376 с.
Галахов, Корнеев. Делопроизводство. Образцы, документы. Организация и технология. – М.: Проспект, - 2008. – 480 с.
Делопроизводство и корреспонденция: метод. указания к самостоят. работе / ОмГТУ ; сост. В. Н. Елкина. - Омск: Изд-во ОмГТУ, 2008. - 19 с.
Кукарина Ю.М. Формирование понятий «электронный документ» и «электронная цифровая подпись» в законодательных и нормативно-методических актах Российской Федерации // Делопроизводство. – 2008. - № 1. – С. 43-52.
Рогожин М. Ю. Документационное обеспечение управления: Учебно-практическое пособие. – М.: Проспект, - 2008. – 383 с.
1
2

Список литературы [ всего 5]

1. Басаков, Замыцкова. Делопроизводство. Документационное обеспечение управления. – М.: Феникс, 2008. – 376 с.
2.Галахов, Корнеев. Делопроизводство. Образцы, документы. Организация и технология. – М.: Проспект, - 2008. – 480 с.
3. Делопроизводство и корреспонденция: метод. указания к самостоят. работе / ОмГТУ ; сост. В. Н. Елкина. - Омск: Изд-во ОмГТУ, 2008. - 19 с.
4. Кукарина Ю.М. Формирование понятий «электронный документ» и «электронная цифровая подпись» в законодательных и нормативно-методических актах Российской Федерации // Делопроизводство. – 2008. - № 1. – С. 43-52.
5. Рогожин М. Ю. Документационное обеспечение управления: Учебно-практическое пособие. – М.: Проспект, - 2008. – 383 с.
Пожалуйста, внимательно изучайте содержание и фрагменты работы. Деньги за приобретённые готовые работы по причине несоответствия данной работы вашим требованиям или её уникальности не возвращаются.
* Категория работы носит оценочный характер в соответствии с качественными и количественными параметрами предоставляемого материала. Данный материал ни целиком, ни любая из его частей не является готовым научным трудом, выпускной квалификационной работой, научным докладом или иной работой, предусмотренной государственной системой научной аттестации или необходимой для прохождения промежуточной или итоговой аттестации. Данный материал представляет собой субъективный результат обработки, структурирования и форматирования собранной его автором информации и предназначен, прежде всего, для использования в качестве источника для самостоятельной подготовки работы указанной тематики.
© Рефератбанк, 2002 - 2021