документация и организация докуметооборота на предприятии ООО Металлоштамп

СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА
1.1. Сущность понятия документация и ее место в деятельности предприятия
1.2. Структура документооборота современного предприятия
1.3. Теоретические основы управления документооборотом современного предприятия
2. ХАРАКТЕРИСТИКА ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА ПРЕДПРИЯТИЯ ООО «МЕТАЛЛОШТАМП»
2.1. Общая характеристика ООО «Металлоштамп»
2.2. Анализ системы документационного обеспечения в ООО «Металлоштамп»
2.3. Оценка действующей системы управления документооборотом на предприятии ООО «Металлоштамп»
3. ПУТИ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОКУМЕНТАЦИИ И ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРЕДПРИЯТИИ ООО «МЕТАЛЛОШТАМП»
3.1. Совершенствование документационного обеспечения на предприятии
3.2. Современные программные решения для управления предприятием в области документооборота. Электронный документооборот
3.3. Программное решение в области документооборота для предприятия ООО «Металлоштамп»
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
ПРИЛОЖЕНИЕ -86

Поскольку предприятие имеет достаточно определенную структуру организации внутри, выделяя отделы, и в этих отделах работают специалисты по отдельным вопросам, готовящие квалифицированные решения в соответствии со своей компетенцией, а утверждает их линейный руководитель – генеральный директор. Согласно своим функциям, каждый отдел разрабатывает соответствующие документы, которые передает в другие отделы, а также внешним организациям и предприятиям, то внедрение общекорпоративной системы электронного управления документами будет происходить на базе уже внедренных систем. Такими системами можно считать, например: документооборот, секретарь-референт, управление отношениями с клиентами. Данные системы будут переведены в корпоративную информационную систему.
Рассмотрим более подробно функциональные возможности для секретаря-референта ООО «Металлоштамп», так организация документооборота лежит в ее обязанностях.
Регистрация документов. Прежде чем приступать к работе с документом, его необходимо ввести в систему, т.е. зарегистрировать. Регистрируются как поступившие извне, так и созданные внутри организации документы: письма, приказы, договоры, обращения граждан и прочее.
При регистрации формируется регистрационно-контрольная карточка (РК), в которую заносятся сведения о документе, и система автоматически присваивает номер в соответствии с заданным шаблоном.
Система позволит в автоматизированном режиме регистрировать переданные по электронной почте документы, в том числе снабженные электронной цифровой подписью (ЭЦП). Для документов, которые готовятся с помощью MS Word и Excel, также реализована упрощенная процедура регистрации прямо из привычной для пользователя среды редактора.
Работа с электронными документами. К регистрационной карточке могут прикрепляться файлы любых форматов, содержащие текст или графические образы документов. Файлы записываются в базу данных системы «ЕВФРАТ-Документооборот», гарантирующую их сохранность, после чего они могут быть удалены с локального компьютера пользователя. При этом система обеспечивает полноценную работу с файлами: просмотр, редактирование, удаление, подписание электронной цифровой подписью, разграничение прав доступа (как на уровне РК, так и самого электронного документа). При переводе документов из бумажной в электронную форму система предоставляет возможность сканирования и распознавания бумажных документов прямо из интерфейса регистрационной карточки и автоматически прикрепляет полученные файлы к РК (Опция «Сканирование»).
Для данного учреждения с большим документопотоком есть возможность массового ввода в систему бумажных документов и распознавания их электронных образов. Это значительно сокращает трудозатраты на ввод информации и создает предпосылки для перехода к электронному документообороту.
Работа с поручениями (выдача, исполнение и контроль). Предложенная система «ЕВФРАТ-Документооборот» обеспечивает работу с несколькими видами поручений:
резолюция – поручение, выдаваемое уполномоченным должностным лицом на основании документа;
пункт – поручение, содержащееся в тексте самого документа и не имеющее конкретного автора;
подчиненная резолюция – относится не к документу в целом, а к его отдельному пункту или резолюции; система позволяет отследить иерархию резолюций любой сложности независимо от их количества;
проект резолюции – предварительный вариант резолюции, требующий утверждения руководством.
Секретарь-референт сможет вводить поручения и автоматически рассылать их исполнителям, делегируя полномочия по контролю специально выделенным должностным лицам или отделам контроля. Система поддерживает работу с любым количеством поручений по документу, каждое из которых имеет своих фигурантов (авторов, контролеров и исполнителей). Таким образом, предоставляются эффективные инструменты для удобства контроля и исполнения документов.
После ввода поручений документы автоматически пересылаются исполнителям в их рабочие кабинеты в системе. Получившее документ должностное лицо может либо само исполнить его и ввести в систему соответствующий отчет, либо своей резолюцией направить документ далее – исполнителям более низкого уровня.
Работа с проектами документов. Все исходящие документы в процессе обработки проходят стадию проектов. Система поддерживает полный цикл работы с проектами: создание, редактирование с сохранением предыдущих версий, согласование и утверждение (подписание) и, наконец, регистрация исходящего или внутреннего документа, созданного на основе проекта.
Для работы с проектами используется особый тип регистрационной карточки, содержащий набор специальных реквизитов.
Исполнитель, создающий проект документа, указывает визирующих и подписывающих должностных лиц, а также маршрут движения проекта между ними (последовательное или параллельное).
Сотрудники, которым направлен документ, могут ознакомиться с его содержанием и внести коррективы. Редактирование может осуществляться путем исправления текущей версии, прикрепления к карточке файла с замечаниями, а также путем создания новой версии проекта. Система поддерживает работу с неограниченным количеством версий, что позволяет удобно организовать коллективную работу с проектом, эффективно отслеживать и упорядочивать создание различных его вариантов и, при необходимости, на любой стадии процесса согласования вернуться к предыдущей редакции [42 c.64-65].
В случае если сотрудник удовлетворен содержанием проекта, он может его завизировать или подписать в электронной форме, в том числе с применением персональной электронной цифровой подписи (ЭЦП). Статус проекта, отражающий ход визирования и подписания, автоматически обновляется и отображается на рабочем месте исполнителя.
Пройдя все этапы процедуры согласования, утвержденный проект становится исходящим или внутренним документом, который должен быть зарегистрирован в системе.
Прием и внешняя рассылка документов. Современный уровень развития управленческих связей и средств коммуникации ведет к постоянному увеличению объема служебной переписки. В связи с этим важным условием создания эффективной системы документооборота является автоматизация функций приема-отправки входящих и исходящих документов, причем как в электронной, так и в бумажной форме.
Все подлежащие отправке исходящие документы, имеющие внешнего адресата, автоматически помещаются в отдельную папку. Система настраивается на любое количество видов отправки и категорий адресатов, а также предназначенных для них типов реестров.
Секретарь-референт сможет в электронной форме подготовить рассылку, используя удобные инструменты сортировки документов по реестрам, сформировать содержимое пакетов и распечатать готовые реестры и конверты.
Движение документов внутри организации. Помимо внешней рассылки документ в процессе работы с ним может перемещаться внутри организации между различными должностными лицами (подразделениями). Автоматическая передача документов по локальной сети значительно упрощает и ускоряет обмен информацией и взаимодействие между сотрудниками.
На основании записей журнала передачи секретарь - референт сможет автоматически сформировать и распечатать реестры передачи документа внутри организации (в т ч. по подразделениям).
Кроме того, существует возможность отразить в электронной форме массовое ознакомление должностных лиц с документом.
Факт пересылки РК и передачи бумажного оригинала (копии) автоматически фиксируется системой в соответствующих журналах, что позволяет оперативно отслеживать все перемещения документа внутри организации.
Формирование дел. В течение текущего года исполненные документы «списываются в дело», и, таким образом, формируется архивный фонд организации. Система предоставляет удобные средства для организации хранения как бумажных, так и электронных документов.
Для облегчения работы секретаря-референта по правильному формированию дел существует возможность предварительного списания документа в дело уже на стадии регистрации или работы с ним путем помещения в специальную папку («В дело»). Впоследствии, когда документ исполнен и работа с ним завершена, его не требуется специально искать в базе данных для направления в дело – достаточно воспользоваться удобным инструментом для группового списания в дело заранее подготовленных для этого документов.
Таким образом, использование системы «ЕВФРАТ-Документооборот» позволяет заменить стандартные офисные программы и средства электронной почты в несвойственных для них областях автоматизации бизнес-процессов. При этом «ЕВФРАТ-Документооборот» интегрирует с популярными офисными программами, что делает переход на нее удобным и безболезненным.
Благодаря внедрению такой автоматизированной программы «ЕВФРАТ-Документооборот», компания ООО «Металлоштамп» сможет:
Увеличить производительность труда персонала на 20-25%
Снизить стоимость архивного хранения документов по сравнению со стоимостью хранения бумажных архивов на 80%
Увеличится экономия времени на различные операции до 60%, на такие как, поиск и ожидание поступления документов, согласовании, утверждение документов, передача документов между подразделениями, а также подготовка стандартных отчетов о движении документов.
Рассмотрим затраченное до и после внедрения программы «ЕВФРАТ-Документооборот» в компанию ООО «Металлоштамп».
Таблица 3.6
Сравнительная характеристика операций по времени в ООО «Металлоштамп»
Операции Время для бумажного документа (час) Время для электронного документа (час) Доставка входящего документа сотруднику 5 3 Доставка входящего документа конечному исполнителю 15 4 Доставка служебной записки от исполнителя до конечного исполнителя 16 5 Ознакомление с документами 20 1,5 Выпуск организационно-распорядительных документов 27 6 Согласование исходящего документа 17 8
Исходя, из приведенной таблицы можно сделать вывод, о том, что с применением СЭД «ЕВФРАТ-Документооборот», компания «Металлоштамп» сэкономит 72,5% времени.
Внедрив «ЕВФРАТ-Документооборот», компания «Металлоштамп» также сократит свои затраты, по сравнению с бумажным делопроизводством, на 60%. Сокращение затрат произойдет:
на копирование и печать документов;
на доставку информации в бумажном виде;
на ресурсы: люди и оборудование (например, расходные материалы, обновление копировально-множительного оборудования; ответственные за данные материалы);
на бумагу.
И как следствие вышеперечисленного – повышение общей продуктивности труда и количества выполняемых работ, повышение качества обслуживания заказчиков, увеличение скорости реагирования на запрос клиентов, повышение скорости распространения информации по компании, а также создание более эффективных деловых коммуникации между структурными подразделениями организации и внутри самих подразделений.
На основании всего вышеизложенного можно сделать следующие выводы.
Первым путем совершенствования документации и организации документооборота автором было усовершенствовать существующую нормативную документацию компании. Автором данной работы была разработана и внедрена в организации должностная инструкция секретаря-референта, в которой прописано право подписи определенных документов, а также применение стандартных бланков при служебной переписке. Вторым путем совершестования организации документооборота является внедрение комплексной автоматизированной системы для документооборота. Среди систем электронного документооборота с наиболее развитой функциональностью система была выбрана система «ЕВФРАТ-Документооборот», которая, в отличие от других аналогов, является самой наилучшей. Данные варианты потребностей предлагается рассматривать как наиболее весомые в ходе выбора автоматизированной системы, соответствующей всем заданным в организации параметрам в области безопасного и эффективного электронного документооборота. На основании предложенного проекта была произведена оценка эффективности от реализации данного проекта. Благодаря внедрению такой автоматизированной программы «ЕВФРАТ», ООО «Металлоштамп» сможет: увеличить производительность труда персонала, снизить стоимость архивного хранения документов по сравнению со стоимостью хранения бумажных архивов. Также увеличится экономия времени на различные операции: поиск и ожидание поступления документов, согласование, утверждение документов, передача документов между подразделениями, а также подготовка стандартных отчетов о движении документов.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
В современных условиях значительного роста объемов информации, увеличения номенклатуры выпускаемых продуктов, расширения международных экономических и культурных связей роль организации процесса создания и оформления документов, а также контроля за их исполнением значительно возросла. Повысилась значимость единого порядка составления документов и работы с ними, возросла необходимость составления на предприятиях специальных инструкций по делопроизводству, обязательного ознакомления с ними всех сотрудников.
Учитывая, что документирование является лишь средством достижения целей производства, нужно так организовать его, чтобы из средства оно не превратилось в самоцель, не отвлекало работников от выполнения главных задач производства.
На сегодняшний день очень многие управленцы понимают, что успеха фирма или организация может достигнуть не только тогда, когда она будет хорошо спланирована и управляема, но и тогда, когда внутри организации будет производиться оперативная, своевременная, правильная работа со всей документацией, выработанной в процессе ее деятельности.
Сейчас уже очень трудно представить современный офис не только без компьютера, но и без специальных программ, позволяющих автоматизировать всю работу с документацией. Можно сказать, что на сегодняшний день базовая функциональность этих программных продуктов всех наиболее известных производителей соответствует основным требованиям российского делопроизводства и обеспечивает реализацию всех основных делопроизводственных операций. Поэтому при выборе того или иного программного продукта основное внимание обращается на детали, особенности функционирования и настройки.
Как итог этого можно увидеть, что практически все организации, даже большие приверженцы бумажного документооборота в офисе, перешли на новый уровень развития компьютерных технологий, стали использовать электронный документооборот. С каждым годом он принимает все большие размахи, но, несмотря на это, все-таки еще активно используется бумажное дело. Это приводит к смешению технологий бумажного и электронного офиса.
Период смешения технологий заведомо конечен, и повсеместное внедрение полноценного электронного документооборота исторически неизбежно. Однако очень многие компании-производители стремятся обеспечить эффективность деятельности своих клиентов и на этом непродолжительном отрезке пути к новой эпохе.
Целью дипломной работы является исследование документации и организации документооборота ООО Металлоштамп», а также разработка и внесение рациональных предложений по ее совершенствованию.
Проведенные нами исследования в работе, позволяют нам сделать ряд выводов и предложений:
В основе всей управленческой деятельности организации или предприятия как уже было сказано лежит работа с документами, делопроизводство, документооборот. Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства в организации (организации), так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов.
Современный документооборот организации следует рассматривать как смешанный документооборот, основанный на приоритетном использовании электронной технологии работы с документами. Документооборот организации включает значительную часть избыточных документов и инстанций их рассмотрения, а принимаемые решения нередко дублируют друг друга, а иногда носят противоречивый характер. Это приводит к фактической неуправляемости организации, которая выражается и в том, что руководители не могут проследить прошлой и текущей деятельности подразделений и исполнителей с документами.
По проведенному анализу документации и организации документооборота в ООО «Металлоштамп» можно сделать выводы:
ООО «Металлоштамп» является производителем изделий из листового материала.
Компания является юридическим лицом и действует на основе Устава, имеет собственное имущество, самостоятельный баланс и расчетный счет.
Разделы устава, посвящены порядку управления компанией и дают первоначальные представления о распорядительной документации фирмы.
В настоящее время, как видно из проведенного анализа, значительная часть функций по организации документооборота в организации возложена на секретаря-референта, подчиненного генеральному директору, но должностной инструкции как таковой нет. Функции секретаря определяются из целей и задач ее деятельности и включают полный объем работы по делопроизводству организации.
Также при проведении анализа было установлено, что в организации значительная часть объему документооборота составляет служебная переписка и оформляется она на листах форматом А4.
Весь документооборот в представленной организации ООО «Металлоштамп» в основном оформляется в ручную. Таким образом в компании существует недостаточная автоматизация процесса документационного обеспечения управления. Так, в организации для учета документооборота не используется ни одна автоматизированная программа специального назначения.
На основании выявленных проблем были разработаны основные пути совершенствования документации и организации на предприятии.
Первым путем является совершенствование документации документооборота. Совершенствование документации документооборота будет достигнуто благодаря внедрению должностной инструкции на секретаря-референта с внесением в должностную инструкцию, пункта о праве подписи определенных видов документов. Также совершенствование документооборота на предприятие будет достигнуто с помощью стандартизированных бланков для служебной переписки форматом А5, а непосредственно служебной записки.
Вторым путем является совершенствование организации документооборота на предприятии путем внедрения автоматизированных систем. Проанализировав имеющиеся на данный момент в России системы электронного документооборота, была выявлена наиболее развитая система «ЕФРАТ - Документооборот», которая, в отличие от других аналогов, является самой наилучшей. Данные варианты потребностей предлагается рассматривать как наиболее весомые в ходе выбора автоматизированной системы, соответствующей всем заданным в организации параметрам в области безопасного и эффективного электронного документооборота. На основании предложенного проекта была произведена оценка эффективности от реализации данного проекта. Благодаря внедрению такой автоматизированной программы «ЕВФРАТ», ООО «Металлоштамп» сможет: увеличить производительность труда персонала, снизить стоимость архивного хранения документов по сравнению со стоимостью хранения бумажных архивов. Также увеличится экономия времени на различные операции: поиск и ожидание поступления документов, согласование, утверждение документов, передача документов между подразделениями, а также подготовка стандартных отчетов о движении документов.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
Из Вступительного слова Президента России на заседании президиума Государственного совета «О реализации Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации» (17 июля 2008 года, город Петрозаводск)
Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи»
Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 65-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «Об электронной подписи»
Федеральный закон РФ от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»
Федеральный закон от 01.06.2005 №53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации»
Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями на 13.05.2008)
Федеральный закон от 27.07.2004 №79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».//Собрание законодательства Российской Федерации от 02. 08.2004 №31,ст.3215
Федеральный закон от 10.01.2002 №1- ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (с изменениями на 08.11.2007)
Постановление Правительства Российской Федерации от15.06.2009 №477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» [Текст]//Собрание законодательства Российской Федерации-2009-№25-ст.3060
Распоряжение Правительства Российской Федерации от 12.02.2011 №176-р «Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности»
ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
ГОСТ Р. 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»: Требования к оформлению документов: [Текст] Срок введения 01.07.2003-М.:Изд-во стандартов, 2003
ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти: [Текст]: утверждены Постановлением Минтруда России,25.03.2002 №23.М.,2002.65с.
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждена приказом Минкультуры и массовых коммуникаций РФ от08.11.2005 №536. М.,2006
Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение. М.: Кнорус, 2007-248c.
Балибардина Г.И. Документоведение и документационное обеспечение управления / Г.И. Балибардина // Учеб.-метод. пособие / ВолГУ. – 2002. – 78с.
Басаков М. И. Справочник секретаря по делопроизводству. Издательство «Март», 2006-315с.
Бобылева, М.П. Выбор программного продукта для автоматизации документооборота / М.П. Бобылева // Делопроизводство. – 2002. – №2. – С.27–33.
Вялова Л.М. Регистрация документов / Л.В. Вялова // - Журнал «Секретарь-референт», - 2003. - № 11-с.12
Гаева И.И. Делопроизводство: курс лекций, 2005. – 222с.
Гайдукова Л.М. Проблемы традиционных технологий документационного обеспечения / Л.М. Гайдукова// – Секретарское дело. – 2006. – №10 – С. 17–22.
Живаева О.В. Управление информационными потоками промышленных предприятий на основе оптимизации документооборота: Дис. канд. эконом. Наук: 03.00.02 / О.В. Живаева. – В., 2002. – 148 с.
Захаркина О.И. Кадровая служба предприятия:делопроизводство, документооборот и нормативная база. С учетом новой редакции Трудового кодекса РФ. – М.: «Омега–Л». – 2007. – 116с.
Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. 6-е изд., испр. и доп. \М.В. Кирсанова, Ю.М.Аксенов. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2008-363c.
Кудряев В.А. Организация работы с документами -2 изд., перераб. и доп.-М.: ИНФРА-М, 2003.-592с.
Кузнецов И. Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: Издательско - торговая корпорация «Дашков и. К», 2006. — 520с.
Кузнецов С. Л. Кадровое делопроизводство: (традиционные и автоматизированные технологии), - М.: Интел-синтез АПР., 2005. - 399с.
Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. – М.: Научная книга, 2002, - 137с.
Лойко В.И., Информационные системы и технологии в экономике. 2005 2-е изд. -416с.
Макеев В.Ф. Правила написания официальных наименований /В.Ф. Макеев// - Журнал «Секретарь-референт», - 2008. -№ 8-с. 24
Максимович Г.Ю. Комплексный подход к внедрению информационных технологий во все сферы ДОУ / Г.Ю. Максимович, В.И. Берестова // Секретарское дело. – 2005. – № 11(63).
Рогожин М. Ю. Делопроизводство «ИндексМедиа», 2007-239с.
Румынина Л. А. Документационное обеспечение управления: учеб. Для студентов образоват. учреждений сред. проф. образования / Л. А. Румынина. – 7-е изд., стер. – М.: Академия, 2009. – 222 c.
Саблин, В.К. О внедрении электронного документооборота / В.К. Саблин // Аудит. – 2004. – №5. – С.6.
Сборец, М.В. О внедрении системы электронного документооборота в ОАО АИБ «Академхимбанк» / М.В. Сборец // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2004. – №9. – С. 48–56.
Свинцова Т. Повышение квалификации: что должен знать кадровик?// Т. Свинцова// Кадровое дело. – 2010. - №1.
Смирнова Е. П. Делопроизводство для секретаря. Разработка, хранение и учет служебной документации: практическое пособие. Издательство «Омега-Л», 2007-152с.
Стенюков М. В. Документы, Делопроизводство. - М. "ПРИОР", 2006. - 190с.
Сысоева Л.В. Разработка концепции общекорпоративной системы управления документами / Л.В. Сысоева// – Секретарское дело. – 2006. – № 7 – С. 30–35
Титоренко Г.А., Информационные системы в экономике. 2008 - 463с.
Филенко Е.Н. Развитие понятия «документ» с внедрением новых информационных технологий / Е.Н. Филенко// – Делопроизводство. – 2006. – № 3 – С. 64–65.
Информационно - правовая система Консультант Плюс www.consultant.ru
Официальный сайт журнала Делопроизводство и документооборот на предприятии www.delo-press.ru
Официальный сайт журнала Делопроизводство и электронный документооборот www.termika.ru
Официальный сайт журнала Секретарское дело www.sekretarskoe-delo.ru
Официальный сайт журнала Секретарь-референт www.sekretar-info.ru и www.profiz.ru
Официальный сайт системы электронного документооборота и автоматизации управления документами Евфрат www.evfrat.ru
По материалам сайта микротест http://www.microtest.ru/software/portal-doc/
Сайт электронных офисных систем www.eos.ru
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
Сравнительная характеристика бумажного и электронного документов [35]
Критерии сравнения Бумажный документ Электронный документ 1 2 3 Время транспортировки документа Зависит от используемых способов доставки: почта, телекс, доставка самолетом, пневмопочта и так далее Время передачи по электронным каналам связи исчисляется секундами и минутами Справочно-информационная работа (поиск информации в информационном фонде по атрибутам документа) Достаточно трудоемка, зависит от организации эффективной системы классификации информации и документов Занимает минимальное количество времени, а использование ссылок позволяет найти не только один документ, но и другие, связанные с ним тематически Требования к оформления документов Определены стандартами и унифицированными формами Требования не стандартизированы, регламентируются пока только ряд вопросов использования ЭЦП. Придание документу юридической силы Решены практически все вопросы придания юридической силы ФЗ «Об электронной цифровой подписи» определяет в качестве условий: срок действия сертификата ключа, относящегося к этой ЭЦП, подтверждение подлинности ЭЦП в документе, использование ЭЦП в отношениях, в которых она имеет юридическое значение. При соблюдении данных условий ЭЦП признается равнозначной собственноручной подписи в бумажном документе Удобство восприятия информации Максимально оптимален для восприятия информации Поданным американских исследователей, текст с экрана компьютера воспринимается на 25% медленнее, чем при чтении с листа бумаги Возможность работать с несколькими документами Возможна и позволяет получить целостный взгляд на документ Возможна «многооконная» работа с файлами, но на мониторе в каждый момент обозрима лишь часть информации Возможность сделать копию документа Трудоемкость процесса зависит от используемых технических средств Трудоемкость и затраты времени получения копии уменьшаются: копирование файла, вывод информации на микрофотоносители, распечатка документа. Утомляемость при работе с документами (без учета характера содержания информации) Возможна работа в течение нескольких часов без перерыва Большая утомляемость при работе с компьютером из-за нагрузки на зрение Специально оборудованное рабочее место для восприятия информации Специальных условий не требуется, только приемлемое освещение Необходим компьютер, а при необходимости передачи документов адресату – телекоммуникационные каналы Информационная безопасность и защита информации Защита информации обеспечивается физической недоступностью документа (хранение в сейфе и тому подобное), фиксацией факта передачи документа в специальных учетных формах и другими организационными мерами Используются средства регламентации доступа пользователей к компьютерам и базам данных, средства криптозащиты, протоколирование действий пользователей. Также необходимо обеспечить техническую защиту информации от компьютерных вирусов и хакеров Сохранность информации и ее доступность для восприятия человеком Зависит от качества бумаги, качества средств нанесения информации на бумагу (чернил, пасты, средств, используемых в матричных, струйных или лазерных принтерах и тому подобное). При восприятии информации не требуются специальные устройства для ее преобразования Важно учитывать, что жизненный цикл программных средств и носителей записи может быть меньше, чем требуемый срок хранения. Необходима перезапись информации на другой носитель и обеспечение средств ее аутентификации (в противном случае документ утратит юридическую силу). Возможность распечатывать документы на бумаге и заверять сделанные копии Сфера применения документов Применяются повсеместно Используются теми участниками коммуникаций, которые имеют соответствующую компьютерную технику. При этом сфера применения электронных документов постоянно расширяется по мере развития технической оснащенности, накопления опыта и создания нормативной базы.
ПРИЛОЖЕНИЕ 2
Организационная структура управления ООО «Металлоштамп»
ПРИЛОЖЕНИЕ 3
Образец приказа по предприятию ООО «Металлоштамп»
ООО «Металлоштамп»
ПРИКАЗ
04.06.2011
№2
Об изменении графика работы
В связи с производственной необходимостью и на основании докладной записки нач. отдела Афанасьева М.В. от 03.05.2011
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Начальнику технического отдела Заболотникову Е.В. организовать работу отдела в субботние дни в период с 7.07.2011 по 28.07.2011.
2. Гл. бухгалтеру Бычковой О.А. подготовить предложения по оплате сверхурочных дней до 15.07.2011.
3. Зам. генерального директора по экономике и персоналу Майкову М.Н. организовать контроль за исполнением приказа.
Генеральный директор Подпись А.А. Веселов
Юрисконсультант Подпись А.В. Киреев
04.06.2010.
ПРИЛОЖЕНИЕ 4
УТВЕРЖДАЮГенеральный директорВеселов А. А.«___» _________ 2011г
СХЕМА
документооборота ООО «Металлоштамп»
№
п/п Наименование группы
документов Кому поступает
документ Кому передаётся
документ ВХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ 1 Приём (доставка) документов Секретарь - референт ------- 2 Первичная обработка документов Секретарь - референт - 3 Регистрация документов Секретарь - референт Сотрудникам отделов 4 Передача документов исполнителям Секретарь - референт Сотрудники отделов 5 Исполнение документов Сотрудники отделов №
п/п Наименование группы
документов Кому поступает
документ Кому передаётся
документ ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ
1 Приём документов от исполнителей Сотрудники отделов Секретарь - референт 2 Тиражирование документов (при необходимости) Секретарь - референт - 3 Регистрация документов Секретарь - референт, сотрудники отделов - 4 Отправка документов Секретарь - референт - ВНУТРЕННИЕ ДОКУМЕНТЫ
1 Выдача документов исполнителям Секретарь - референт В отделы 2 Регистрация документа Сотрудники отделов, секретарь - референт Секретарь - референт 3 Тиражирование документа (при необходимости) Секретарь - референт -
Начальник отдела кадров Кошкина А.А. Кошкина
Дата 12.01.2011г.
ПРИЛОЖЕНИЕ 5
Жизненный цикл прохождения внешних и внутренних документов:
№
п/п Наименование группы
документов Кому поступает
документ Кому передаётся
документ ВХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ 1 Приём (доставка ) документов Секретарь - референт В отделы 2 Первичная обработка документов Секретарь - референт - 3 Регистрация документов Секретарь - референт В отделы 4 Передача документов исполнителям Секретарь - референт В отделы 5 Исполнение документов Исполнители Секретарь - референт ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ 1 Приём документов от исполнителей Отделы Секретарь - референт 2 Тиражирование документов ( при
Необходимости ) Секретарь - референт - 3 Регистрация документов Секретарь - референт - 4 Сортировка документов Секретарь - референт Секретарь - референт 5 Отправка документов Секретарь - референт Секретарь - референт ВНУТРЕННИЕ ДОКУМЕНТЫ 1 Оформление документа Исполнители Генеральный директор 2 Утверждение(подписание) документа Генеральный директор Отделам 3 Регистрация документа Отделы Секретарь -референт, отделы 4 Тиражирование документа (при необходимости) Секретарь - референт, сотрудники отделов - 5 Выдача документа в работу Руководитель отдела Должностные лица
ПРИЛОЖЕНИЕ 6
Должностная инструкция секретаря-референта
ООО «Металлоштамп» УТВЕРЖДАЮ
Должностная инструкция Директор
«____»___________200_г. ________И.О.Фамилия
Секретаря референта «____»_________200_г.
1. Общие положения
Секретарь-референт назначается генеральным директором ООО «Металлоштамп».
1.2. Секретарь-референт непосредственно подчиняется директору ООО «Металлоштамп».
1.3. На должность секретаря-референта назначаются лица со средним образованием, подготовленные по специальной программе или с высшим образованием, имеющие опыт практической работы.
Секретарь-референт должен знать правила подготовки документов, технологию делопроизводства, правила эксплуатации вычислительной и организационной техники, средств связи, нормы служебного этикета, иностранный язык.
Секретарь-референт должен уметь печатать на пишущей машинке, работать на компьютере в среде WINDOWS, WORD, EXCEL, выполнять копировальные работы, вести телефонные переговоры.
Секретарь-референт в своей деятельности должен руководствоваться государственными нормативами и требованиями международного стандарта ИСО - 9002, положениями и инструкциями по ведению делопроизводства, структурной схемой организации, ее подразделений, правилами орфографии и пунктуации, порядком расположения материала при печатании различных документов, правилами эксплуатации вычислительной и оргтехники, стандартами унифицированной системы организационно-распорядительной документации, правилами охраны труда и пожарной безопасности, распоряжениями директора ООО «Металлоштамп».
2. Основная задача и обязанности Секретаря-референта
Основной задачей секретаря-референта является осуществление технических функций по обеспечению и обслуживанию работы директора ООО «Металлоштамп».
Обеспечение приема, учета и регистрации поступающей в организацию корреспонденции, сортировка входящей документации.
Своевременная передача поступивших документов на рассмотрение директора или специалистов фирмы.
Ведение контроля за сроками подготовки документов, находящихся на исполнении у специалистов, информирование директора о состоянии исполнительской дисциплины.
Получение необходимых руководителю организации сведений от подразделений или исполнителей и вызов их по поручению руководителя организации к нему.
Подписание определенных видов документов с разрешения генерального директора
Организация телефонных переговоров директора, прием и передача телефоног