Функциональные обязанности секретаря и серетаря-референта

ВВЕДЕНИЕ
Роль секретаря-референта в современном делопроизводстве
Основные функциональные обязанности и навыки секретаря-референта
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

Функции/требования
Должности
Секретарь-референт
Помощник руководителя
Должностные обязанности
Документационное обеспечение управления
Делопроизводство
(документирование в полном объеме), кадровое делопр-во, осуществление (и документирование) отдельных хозяйственных операций, машинописные работы
Документац-нное обеспечение управления (делопроизвод-во, в т.ч. кадровое, протоколирование совещаний, контроль исполнения распоряжений, переписка, договоры, обработка корреспонденции, подготовка документов)
Информационное обеспечение управления
Формирование информационных баз, обработка информационных ресурсов
Информационное обслуживание
Организационное обеспечение управления
Фильтрация и распределение телефонных контактов, организация и планирование рабочего дня руководителя, выполнение его поручений, организация и координация приема посетителей, организация и ведение переговоров
Планирование рабочего дня, выполнение личных поручений руководителя, организация работы офиса, «билетно-визовая поддержка» (заказ билетов), организация переговоров, командировок
Знание иностранного языка
От базовых знаний до свободного владения
От «хорошего уровня» до свободного владения
Технические умения и навыки
ПК
Факс, ксерокс
Мини-АТС
Машинопись
Интернет, электронная почта
Уверенный пользователь
Обязательно
Обязательно
Обязательно
«Продвинутый пользователь»
Квалифицированный пользователь
Обязательно
Обязательно
Обязательно
Квалифицированный пользователь
Должностные обязанности Документационное обеспечение управления Делопроизводство
(документирование в полном объеме), кадровое делопр-во, осуществление (и документирование) отдельных хозяйственных операций, машинописные работы Документац-ное обеспечение управления (делопроизвод-во, в т.ч. кадровое, протоколирование совещаний, контроль исполнения распоряжений, переписка, договоры, обработка корреспонденции, подготовка документов) Информационное обеспечение управления Формирование информационных баз, обработка информационных ресурсов Информационное обслуживание Организационное обеспечение управления Фильтрация и распределение телефонных контактов, организация и планирование рабочего дня руководителя, выполнение его поручений, организация и координация приема посетителей, организация и ведение переговоров Планирование рабочего дня, выполнение личных поручений руководителя, организация работы офиса, «билетно-визовая поддержка» (заказ билетов), организация переговоров, командировок Знание иностранного языка От базовых знаний до свободного владения От «хорошего уровня» до свободного владения Технические умения и навыки
ПК
Факс, ксерокс
Мини-АТС
Машинопись
Интернет, электронная почта Уверенный пользователь
Обязательно
Обязательно
Обязательно
«Продвинутый пользователь» Квалифицированный пользователь
Обязательно
Обязательно
Обязательно
Квалифицированный пользователь Как мы видим, секретарско-референтская работа многопланова, многопрофильна и имеет много градаций: от технического секретаря и секретаря-референта - до помощника руководителя и офис-менеджера. У референта - помощника руководителя творческая часть работы значительно выше, чем у секретаря технического, и занимает большую часть его времени. Он сам составляет документы по поручению руководства, готовит обзоры, сложные справки, представляет фирму на переговорах. Но любому референту приходится оформлять документы, работать с ними, отвечать на телефонные звонки, первому принимать посетителей и т. д. Сегодня повсеместно внедрены компьютерные технологии, которые в корне меняют работу по информационно-документационному обслуживанию и в то же время повышают требования к знаниям и умениям секретарского и референтского состава управленческого аппарата.
Таким образом, можно сделать вывод, что для того, чтобы соответствовать современным требованиям, серктарю-референту необходимо:
- иметь профессиональный имидж;
- хорошо владеть речью и письмом;
- обладать неплохой памятью (в том числе зрительной памятью на лица);
- содержать в порядке документацию, быстро находить необходимые бумаги;
- уметь правильно оформлять документы, вести деловую переписку руководителя;
- квалифицированно пользоваться офисной оргтехникой;
- осваивать разработки новых компьютерных программ;
- быть энергичным, проявлять инициативу;
- уметь находить взаимопонимание с руководством, коллегами и клиентами;
- поддерживать эффективную работу офиса в отсутствие шефа;
- проявлять осторожность и осмотрительность в конфиденциальных вопросах.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Главная фигура делопроизводственного процесса - секретарь-референт. Его важнейшая задача, которая реализуется при выполнении многих функций, - оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени.
Состояние делопроизводства и общая культура обслуживания руководителей, специалистов в значительной мере определяются качеством труда секретаря-референта, которое, в свою очередь, зависит от уровня его организации. На практике секретарь-референт либо ведет полностью (или в значительной мере) делопроизводство аппарата управления или крупного структурного подразделения в целом, выполняя при этом функции секретаря руководителя, либо выполняет только функции секретаря руководителя. Преобладает первый тип секретарско-референтской деятельности.
Труд секретаря-референта характеризуется широтой и разнообразием выполняемых функций и операций. Во-первых, секретарская деятельность требует умения быстро переключаться с одного вида работы на другой: регистрация документов, телефонные переговоры, машинопись, работа с факсом, прием посетителей и т.д. Во-вторых, секретарь-референт в течение рабочего дня общается с относительно большим кругом лиц. В-третьих, секретарь-референт помимо поручений непосредственного руководителя по роду своей деятельности нередко должен выполнять поручения других лиц. Такое положение создает дополнительные трудности в работе секретаря-референта, и поэтому его обязанности и права должны быть особенно строго определены и закреплены в должностной инструкции.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
Басаков, М.И. Справочник секретаря по делопроизводству / М.И. Басаков. – М.: Изд. центр «Март», 2005. – 320 с.
Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство / М.В. Кирсанова. – М.: Инфра-М, 2006. – 312 с.
Референт руководителя / О.Я. Гойхман, Л.М. Гончарова и др.; Под ред. О.Я. Гойхмана. – М.: Ось-89, 2006. – 528 с.
Секретарь – первый помощник руководителя // Секретарское дело. - 2003. - № 1. - С. 5.
Стенюков, М.В. Справочник секретаря / М.В. Стенюков. - М.: Приор, 2001. – 340 с.
Теория и практика референтской деятельности / Под ред.О.Я. Гойхмана. - М.: ИНФРА-М, 2002. – 248 с.
Басаков М.И. Справочник секретаря по делопроизводству. – М.:Изд. центр «Март», 2005. – С. 248
Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. – М.: Инфра-М, 2006. – С. 10-11
Референт руководителя / О.Я. Гойхман, Л.М. Гончарова и др.; Под ред. О.Я. Гойхмана. – М.: Ось-89, 2006. – С. 21-22
Секретарь – первый помощник руководителя // Секретарское дело. - 2003. - № 1. - С. 5.
2