Вход

Информационно-техническое обеспечение электронного документооборота организации. На примере ЗАО "ТВЭЛ-Теплоросс."

Рекомендуемая категория для самостоятельной подготовки:
Дипломная работа*
Код 158635
Дата создания 2010
Страниц 74
Источников 35
Мы сможем обработать ваш заказ 21 апреля в 12:00 [мск]
Файлы будут доступны для скачивания только после обработки заказа.
3 730руб.
КУПИТЬ

Содержание

СОДЕРЖАНИЕ
ПЕРЕЧЕНЬ УСЛОВНЫХ ОБОЗНАЧЕНИЙ, ТЕРМИНОВ И СОКРАЩЕНИЙ
ВВЕДЕНИЕ
ГЛ.1 СОВРЕМЕННЫЕ ЭЛЕКТРОННЫЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ И РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
1.1Управление и работа с документами
1.2 Характеристика систем электронного управления документами
1.3 Автоматизированные системы документационного обеспечения управления
ГЛ. 2 АНАЛИЗ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ В ЗАО «ТВЭЛ-ТЕПЛОРОСС»
2.1 Краткая характеристика предприятия
2.2 Анализ системы документирования управленческих процессов в ЗАО «ТВЭЛ-Теплоросс»
2.3 Организация работы с документами в ЗАО «ТВЭЛ-Теплоросс»
ГЛ.3 РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЬНОСТИ ЗАО «ТВЭЛ-ТЕПЛОРОСС»
3.1 Совершенствование нормативной базы документационного обеспечения ЗАО «ТВЭЛ-ТЕПЛОРОСС»
3.2 Совершенствование документационного обеспечения деятельности на основе автоматизации
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
Приложение А – Устав ЗАО «ТВЭЛ-Теплоросс»
Приложение Б – Структура управления ЗАО «ТВЭЛ-Теплоросс»
Приложение В – Образец приказа ЗАО «ТВЭЛ-Теплоросс»
Приложение Г – Должностная инструкция Секретаря-референта
Приложение Д – Положение о постоянно действующей экспертной комиссии

Фрагмент работы для ознакомления

Актуальность использования технологий электронного документооборота в современных организациях подтверждается заявлениями руководства страны — «Электронный документооборот должен стать реальностью в 2010 г.», — из Вступительного слова Президента России на заседании президиума Государственного совета «О реализации Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации».
Основываясь на вышеперечисленных в первой главе характеристиках автоматизированных систем, на практике внедрения, функциональности, в своей описательной модели для решения проблемы процесса документационного обеспечения управления с помощью автоматизации мы решили остановиться на автоматизированной системе «Евфрат-Документооборот». После проведенного анализа систем электронного документооборота наиболее развитую функциональность показала система ЕВФРАТ-Документооборот, которая, в отличие от других лидеров, стабильно набрала большое количество баллов по каждому из направлений работ с документами.
Таким образом, отличительными чертами АС «ЕВФРАТ-Документооборот» перед вышеописанными программами являются следующие.
Полнота комплекта поставки;
Отлаженность и стабильность работы;
Готовность к внедрению «по клику» (установка системы «ЕВФРАТ» занимает менее 10 минут);
Отсутствие необходимости в дорогостоящем консалтинге;
Проработанность методик обучения работе в системе и ее сопровождения;
Низкая стоимость владения системой [evfrat.ru];
Встроенные инструменты настройки и адаптации системы без программирования («Дизайнер форм», «Дизайнер маршрутов», «Менеджер журналов и отчётов» и др.);
Широкие возможности интеграции системы в инфраструктуру предприятия;
Возможность создания индивидуальных конфигураций системы и специализированных рабочих мест под требования заказчика;
Соответствие нормативным требованиям российского делопроизводства, требованиям стандарта ISO 9000 и рекомендациям WfMC (Workflow Management Coalition);
Дружественный и интуитивно-понятный интерфейс, облегчающий обучение и работу в системе;
Конкурентные лицензии (нет ограничений на количество установленных рабочих мест системы);
Наличие базовой конфигурации, позволяющей автоматизировать типовой комплекс документооборота в короткие сроки и с минимальными затратами;
Поддержка технологии workflow (управление деловыми процессами, коллективная работа, поддержка версионности документов, разграничение прав доступа к информации, подсистема напоминаний и уведомлений);
Наличие модуля «Монитор безопасности» (протоколирование, криптографическое шифрование);
Встроенные средства взаимодействия удаленных серверов (возможность децентрализованного хранения документов);
Полнофункциональный защищенный доступ к системе через Интернет;
Интеграция с продуктами и технологиями Microsoft, OpenOffice, 1С.
Преимущества системы «ЕВФРАТ» и ее позиции на российском рынке СЭД подтверждаются высокими оценками от ведущих экспертных организаций и СМИ [evfrat.ru].
Базой для создания модели электронного документооборота является ЗАО «ТВЭЛ-Теплоросс». Поскольку предприятие имеет достаточно сложную структуру организации внутри, выделяя отделы, и в этих отделах работают специалисты по отдельным вопросам, готовящие квалифицированные решения в соответствии со своей компетенцией, а утверждает их линейный руководитель – генеральный директор. Согласно своим функциям, каждый отдел разрабатывает соответствующие документы, которые передает в другие отделы, а также внешним организациям и предприятиям, то внедрение общекорпоративной системы электронного управления документами будет происходить на базе уже внедренных систем. Такими системами можно считать, например: документооборот, бухгалтерия, управление отношениями с клиентами. Данные системы будут переведены к интеграции сервисов в корпоративную информационную систему. Мы выбрали внедрение сервисами в качестве способа внедрения СЭУД. Данный способ подразумевает собой деление всего процесса внедрения на сжатые промежутки времени этапы, в течение которых решается определенная задача, например, обеспечение управления нормативной документацией. В данном случае под сервисами следует понимать выделенный набор функций ПО, позволяющий полностью решить некую частную задачу. В рамках одной системы сервисы могут быть обособлены или полностью интегрированы друг с другом, однако в каждом из случаев они сохраняют свою работоспособность [Куциняк 2003: 20].
В ходе внедрения сервисами архитектура всего решения приобретает следующую структуру:
на нижнем уровне находятся общесистемные данные: информация о пользователях всех систем (LDAP, MS AD и прочие), также на этом уровне происходит авторизация и аутентификация пользователей, и организован доступ к общим справочникам информационной системы;
над общими данными находятся приложения, формирующие бизнес-логику. Эти приложения работают независимо друг от друга, поскольку общая информация хранится на нижнем уровне, доступном всем приложениям;
интерфейсы всех систем сводятся в едином портале и представляются в едином интерфейсе пользователя; пользователь получает доступ ко всем системам через веб-браузер, что обеспечивает единую авторизацию и привычность интерфейсов.
Мы выбрали именно такой способ, потому что подобная архитектура информационной системы позволяет нам наращивать сервисы в сжатые сроки, использовать разные системы без опасения проблем несовместимости, выполнять небольшие этапы, закрывающие частные задачи.
Преимущества, безусловно, очевидны:
при добавлении нового сервиса нет необходимости изменять бизнес-процессы, уже реализованные в программном обеспечении;
поскольку добавление набора сервисов реализуется в виде последовательности небольших этапов, в результате мы получаем законченное решение. Благодаря этому, в случае если у нас возникает необходимость отложить работы на более поздний период или отказаться от дальнейших работ, система сохранялась с тем же набором функционала, который позволял решить конкретные задачи;
в ходе внедрения и в последующем будет использован веб-интерфейс, который позволит охватить всю организацию, не производя работ по настройке клиентских мест.
Для нормативного урегулирования и защиты электронного документооборота в организации, был разработан ряд документов:
Руководство по организации электронного делопроизводства и документооборота.
Руководство по организации хранения документов на электронных носителях.
Руководство по установления сроков хранения.
Руководство по определению дальнейшего маршрута продвижения документов и информации с истекшим сроком хранения.
Наряду с вышеперечисленными руководствами были разработаны номенклатура дел, в которую были внесены основные виды документов с установленными сроками хранения, и реестр источников ключевой информации.
Для регламентации работы с конфиденциальной информацией был создан перечень сведений, относящихся к конфиденциальным. В нем зафиксированы: период и уровень (гриф) конфиденциальности, список сотрудников, которым предоставлено право использовать эти сведения в работе. А также дополнительно составлен перечень документов, в которых эти сведения документируются.
Использование электронно-цифровой подписи (ЭЦП) также регламентируется инструкциями и правилами по использованию ЭЦП.
Отдельно внесены добавления и корректировки в должностные инструкции сотрудников.
Защищенность ЭД – это самый волнующий вопрос для организации в целом. В связи с этим, данному вопросу мы уделили большое внимание.
Во-первых, внутри модели корпоративной электронной системы документооборота был создан центральный аппарат (компьютер-сервер), в котором содержится вся документация: как конфиденциального типа, так и неконфиденциального. Доступ к данному компьютеру-серверу ограничен правом доступа сотрудников в соответствии с их должностными обязанностями и статусом в организации. Так образом, система предусматривает несколько видов рабочих мест:
специализированное рабочее место, которое позволяет максимально расширить функции для работы, главном образом, с реквизитами документов;
универсальное рабочее место, позволяющее пользователям удобно работать с содержательной частью документа. С его помощью рядовые сотрудники могут ознакомиться с информацией, адресованной им, создать документ, завизировать его, поручить на исполнение подчиненному;
мобильное рабочее место позволяет осуществить доступ к системе через карманный персональный компьютер, в случаях, если сотрудник не может обратиться к системе через настольный компьютер. Данное место позволяет работать с поручениями, участвовать в согласовании документов, получать доступ к другим документам системы. Такое место удобно для руководителей отделов и генерального директора, участвующих в управленческих процессах;
рабочее место администратора позволяет производить настройку системы, изменять параметры, запрещать/разрешать доступ к некоторым файлам документов, блокировать и снимать блокировку на отдельные виды документации.
Каждый пользователь системы имеет свой пароль для входа.
Во-вторых, поскольку наша организация имеет достаточно сложную структуру корпоративного документооборота и, следовательно, большой обмен документацией, то информация между отделами передается в кодированном виде. При получении закодированного документа, получатель, в компетенцию которого входит изучение данного документа, с помощью системы производит раскодирование и начинает работу с документом.
В-третьих, система ведет беспрерывное протоколирование действий пользователей в ходе, которого всегда можно установить, кто регистрировал документ, прикрепил файл, отредактировал или удалил его, ввел резолюцию и так далее.
В-четвертых, внутри нашей модели корпоративного документооборота создан удостоверяющий центр, то есть орган, выдающий ключи (сертификаты) подписей и обеспечивающий достоверность ЭЦП, что исключает подделку подписи.
В-пятых, архивная система также имеет защиту на уровни документа: каждый документ имеет ассоциированный с ним список пользователей, имеющих право совершать с ним определенные операции.
Таким образом, благодаря такой системе ограничений электронный документооборот получается наиболее защищенным от несанкционированного доступа к важным документам предприятия. К тому же уменьшается количество ошибок, возникающих в результате ошибочных (умышленных или специальных) действий персонала при работе с документами (нарушение разрешительной системы доступа, правил обращения с документами, технологии их обработки и хранения и другое).
Вывод: В результате исследования систем электронного документооборота наиболее развитую функциональность показала система ЕВФРАТ-Документооборот, которая, в отличие от других лидеров, стабильно набрала большое количество баллов по каждому из направлений работ с документами. На базе уже внедренных систем в ЗАО «ТВЭЛ-Теплоросс» была создана модель электронного документооборота. Разработана схема поэтапного внедрения корпоративного электронного документооборота.
При создании модели электронного документооборота нами были предусмотрены все нюансы работы с документами при внедрении и последующей эксплуатации электронного документооборота. Данные варианты потребностей мы предлагаем рассматривать как наиболее весомые в ходе выбора автоматизированной системы, соответствующей всем заданным в организации параметрам в области безопасного и эффективного электронного документооборота.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
На сегодняшний день очень многие управленцы понимают, что успеха фирма или организация может достигнуть не только тогда, когда она будет хорошо спланирована и управляема, но и тогда, когда внутри организации будет производиться оперативная, своевременная, правильная работа со всей документацией, выработанной в процессе ее деятельности.
За время своего существования компьютерные технологии прошли длительный путь развития не только в области программных продуктов или архитектуры систем, но и в области интеграции компьютерных технологий и бизнес-процессов. Изначально созданные для автоматизации рутинных процессов компьютерные технологии стали решающим фактором, определяющим сами бизнес-процессы. Сейчас уже очень трудно представить современный офис не только без компьютера, но и без специальных программ, позволяющих автоматизировать всю работу с документацией. Можно сказать, что на сегодняшний день базовая функциональность этих программных продуктов всех наиболее известных производителей соответствует основным требованиям российского делопроизводства и обеспечивает реализацию всех основных делопроизводственных операций. Поэтому при выборе того или иного программного продукта основное внимание обращается на детали, особенности функционирования и настройки того или иного ПО.
Таким образом, спрос на такие программы быстро увеличивается, и благодаря этому производители создают все более и более совершенные, многофункциональные (корпоративные) системы, позволяющие решить любые промышленные вопросы, преодолеть не только проблемы, характерные для, по определению В.Э. Баласаняна, канонических моделей делопроизводства, но и проблемы, порожденные временным соединением двух полярных эпох в развитии документационного обеспечения управления. [Баласанян 2003: 23].
Как итог этого можно увидеть, что практически все организации, даже большие приверженцы бумажного документооборота в офисе, перешли на новый уровень развития компьютерных технологий, стали использовать электронный документооборот. С каждым годом он принимает все большие размахи, но, несмотря на это, все-таки еще активно используется бумажное дело. Это приводит к смешению технологий бумажного и электронного офиса.
Период смешения технологий заведомо конечен, и повсеместное внедрение полноценного электронного документооборота исторически неизбежно. Однако очень многие компании-производители стремятся обеспечить эффективность деятельности своих клиентов и на этом непродолжительном отрезке пути к новой эпохе.
Целью данной дипломной работы являлось исследование системы документационного обеспечения ЗАО «ТВЭЛ-теплоросс» а также разработка и внесение рациональных предложений по совершенствованию документирования управленческой деятельности организации.
Проведенные нами исследования и работы по созданию модели электронного документооборота с эффективным движением документов, позволяют нам сделать ряд выводов и предложений:
Актуальность проблемы выбора и внедрения электронного документооборота определяется необходимостью создания на предприятии единого документационного пространства с учетом рационального использования человеческих ресурсов при выполнении определенных делопроизводственных работ.
Исследование проблем в области бумажного делопроизводства и проведенный сравнительный анализ его с электронным делопроизводством позволил нам выявить наиболее следующие существенные проблемы в этой сфере с целью разработки дальнейшего их решения:
неизбежная потеря документов, следовательно и информации;
попадание документов и информации, содержащейся в них, 3-ему лицу;
накопление множества документов, назначение и источник появления которых неясны;
большие затраты времени на подготовку и согласование документов, как следствие - малая скорость обработки и информации, а значит - медленная реакция на новые воздействия;
избыточность документооборота, большая потеря времени на обработку входящей и исходящей корреспонденции, внутренних документов и на ознакомление с документами;
противоречивость принимаемых решений, невозможность обеспечить быструю передачу исходных документов и информации должностным лицам, принимающим решения;
невозможность установления истории работы с документами;
непроизводственные затраты рабочего времени на поиск необходимого документа, формирование тематической подборки документов;
избыточные затраты на бумагу и копирование для создания нескольких копий одного документа.
Изучение понятия «системы электронного управления документами» помогло разграничить, в зависимости от характеристики и способов решения делопроизводственных задач, «системы электронного документирования», «системы электронного документооборота».
Проведенный в работе аналитико-синтетический анализ автоматизированных систем, позволил сформулировать основные критерии для выбора наиболее эффективной автоматизированной системы, которая бы решала большинство делопроизводственных задач. К таким критериям можно отнести: критерии функциональности системы, маршрутизация и контроль исполнения, аналитика и управление, архив, критерий безопасности. Результаты сравнения функциональных возможностей наиболее популярных систем, используемых для автоматизации работы с документами, позволили выделить 3 группы систем: высокофункциональные, среднефункциональные и низкофункциональные.
Наиболее развитую функциональность показала система «ЕВФРАТ-Документооборот», которая, в отличие от других лидеров, стабильно набрала большое количество баллов по каждому из направлений работ с документами. «ЕВФРАТ-Документооборот» соответствует всем потребностям в области делопроизводства, удобства формирования единого делопроизводственного пространства и которая стала базой для внедрения электронного документооборота в разработанной нами модели документооборота.
Во второй главе данного диплома было рассмотрено и проанализировано предприятие ЗАО «ТВЭЛ-Теплоросс», которое существует на рынки более 20 лет. Имеет достаточно большой коллектив численностью 223 человека. При проведении анализа системы документирования управленческих процессов были выявлены проблемы:
Определение статуса делопроизводственной службы в структуре организации. В настоящее время, как видно из проведенного анализа, значительная часть функций по организации документооборота на предприятие возложена на Секретаря-референта, подчиненного генерального директору, но должностной инструкции как таковой нет.
Как уже было выше отмечено на данном предприятие ЗАО «ТВЭЛ-Теплоросс» недостаточная автоматизация процесса документационного обеспечения управления. Так, в организации для учета документооборота не используется ни одна автоматизированная программа специального назначения (например, «Дело»). На основании результатов проведенного исследования в первой главе создана модель электронного документооборота для ЗАО «ТВЭЛ-Теплоросс».
Разработана схема поэтапного внедрения корпоративного электронного документооборота. При создании модели электронного документооборота нами были предусмотрены все нюансы работы с документами при внедрении и последующей эксплуатации электронного документооборота. Данные варианты потребностей мы предлагаем рассматривать как наиболее весомые в ходе выбора автоматизированной системы, соответствующей всем заданным в организации параметрам в области безопасного и эффективного электронного документооборота.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
Устав закрытого акционерного общества «ТВЭЛ-Теплоросс»
Баласанян, В.Э. Электронный документооборот – основа эффективного управления современным предприятием / В.Э. Баласанян // Секретарское дело. – 2002.— №2. – С. 46—48.
Баласанян, В.Э.Какой должна быть современная автоматизированная система документационного обеспечения управления / В.Э. Баласанян // X Междунар. научно-практическая конференция «Документация в информационном обществе: парадигмы XXI в.». – М.,– 2003. – С.22—25.
Балибардина, Г.И. Документоведение и документационное обеспечение управления / Г.И. Балибардина // Учеб.-метод. пособие / ВолГУ. – 2002. – 78 с.
Бобылева, М.П. Вопросы использования элементов электронного документооборота внутри организации / М.П. Бобылева // Секретарское дело. – 2003. – №2. – С. 15–17.
Бобылева, М.П. Выбор программного продукта для автоматизации документооборота / М.П. Бобылева // Делопроизводство. – 2002. – №2. – С.27–33.
Бобылева, М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному / М.П. Бобылева. – М.: Издательство МЭИ, 2004—49 с.
Гайдукова, Л.М. Проблемы традиционных технологий документационного обеспечения / Л.М. Гайдукова// – Секретарское дело. – 2006. – №10 – С. 17–22.
Джулер, А. Креативные стратегии в рекламе / А. Джулер, Б. Дрюниани – СПб: «Питер», 2002. – 289 с.
Домарев, В.В. Защита информации и безопасность компьютерных систем/ В.В. Домарев. – К.: «Диа-Софт», 1999. – 38 с.
Живаева, О.В. Управление информационными потоками промышленных предприятий на основе оптимизации документооборота: Дис. канд. эконом. наук: 03.00.02 / О.В. Живаева. – В., 2002. – 148 с.
Захаркина О.И. кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база. С учетом новой редакции Трудового кодекса РФ. – М.: «Омега–Л». – 2007. – 116 с.
Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. 6-е изд., испр. и доп. \М.В. Кирсанова, Ю.М.Аксенов. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2008-363c.
Кудряев В.А.Организация работы с документами: Учебник. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. – 592 с.
Куциняк, Д.Л. От автоматизированного делопроизводства к электронному документообороту / Д.Л. Куциняк // X Междунар. Научно-практическая конференция «Документация в информационном обществе: парадигмы XXI в.». – М., – 2003. – С. 18– 23.
Ларин, М.В. Управление документацией в организации / М.В. Ларин // –М.: «Научная книга», 2002. – 110 с.
Ларин, М.В. Электронный документооборот: что мешает его внедрению / М.В. Ларин// Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2003. – №12. – С.30–38.
Лысенко, Н.А. Документирование управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонденция / Н.А. Лысенко // Учеб.-метод. пособие / Р-на-Д: МарТ. – 2002. – 272 с.
Максимович, Г.Ю. Комплексный подход к внедрению информационных технологий во все сферы ДОУ / Г.Ю. Максимович, В.И. Берестова // Секретарское дело. – 2005. – № 11(63). – С. 51–56 (2005 а).
Максимович, Г.Ю. Современные информационные технологии хранения информации и организация доступа к ней / Г.Ю Максимович, В.И. Берестова // Секретарское дело. – 2005. – №1 (53) – С. 34 (2005 в).
Максимович, Г.Ю. Современные универсальные информационные технологии – основа совершенствования ДОУ / Г.Ю. Максимович, В.И. Берестова // Секретарское дело. – 2005. – № 2(54). – С. 23–27 (2005 б).
Официальный сайт www.evfrat.ru
Официальный сайт информационно- правовой системы Консультант www.consultant.ru
Официальный сайт предприятия www.tvel.com
Саблин, В.К. О внедрении электронного документооборота / В.К. Саблин // Аудит. – 2004. – №5. – С.6.
Санкина Л.В. Должностная инструкция, рекомендации по составлению // Трудовое право 2002. №2. С. 12
Сборец, М.В. О внедрении системы электронного документооборота в ОАО АИБ «Академхимбанк» / М.В. Сборец // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2004. – №9. – С. 48–56.
Сысоева, Л.А. Системы электронного управления документами / Л.А. Сысоева // Секретарсоке дело. – 2003. – №3. – С.29–33.
Сысоева, Л.В. Разработка концепции общекорпоративной системы управления документами / Л.В. Сысоева// – Секретарское дело. – 2006. – № 7 – С. 30–35.
Филенко, Е.Н. Развитие понятия «документ» с внедрением новых информационных технологий / Е.Н. Филенко// – Делопроизводство. – 2006. – № 3 – С. 64–65.
По материалам сайта www.russia.org
По материалам сайта www.sekretariat.ru/
По материалам сайта www.sekretarskoe-delo.ru
Приложение А – Устав ЗАО «ТВЭЛ-Теплоросс»
Приложение Б – Структура управления ЗАО «ТВЭЛ-Теплоросс»
Приложение В – Образец приказа ЗАО «ТВЭЛ-Теплоросс»
Приложение Г – Должностная инструкция Секретаря-референта
ЗАО «ТВЭЛ-Теплоросс» УТВЕРЖДАЮ
Должностная инструкция Генеральный директор
«____»___________200_г. ________И.О.Фамилия
секретаря Генерального «____»_________200_г.
директора
1. Общие положения
Секретарь-референт назначается Генеральным директором ЗАО «ТВЭЛ-Теплоросс».
Секретарь-референт непосредственно подчиняется Генеральному директору ЗАО «ТВЭЛ-Теплоросс».
На должность секретаря-референта назначаются лица со средним образованием, подготовленные по специальной программе или с высшим образованием, имеющие опыт практической работы.
Секретарь-референт должен знать правила подготовки документов, технологию делопроизводства, правила эксплуатации вычислительной и организационной техники, средств связи, нормы служебного этикета, иностранный язык.
Секретарь-референт должен уметь печатать на пишущей машинке, работать на компьютере в среде WINDOWS, WORD, EXCEL, выполнять копировальные работы, вести телефонные переговоры.
Секретарь-референт в своей деятельности должен руководствоваться государственными нормативами и требованиями международного стандарта ИСО - 9002, положениями и инструкциями по ведению делопроизводства, структурной схемой организации, ее подразделений, правилами орфографии и пунктуации, порядком расположения материала при печатании различных документов, правилами эксплуатации вычислительной и оргтехники, стандартами унифицированной системы организационно-распорядительной документации, правилами охраны труда и пожарной безопасности, распоряжениями Генерального директора ЗАО «ТВЭЛ-Теплоросс».
2. Основная задача и обязанности Секретаря-референта
Основной задачей секретаря-референта является осуществление технических функций по обеспечению и обслуживанию работы Генерального директора ЗАО «ТВЭЛ-Теплоросс».
Обеспечение приема, учета и регистрации поступающей в организацию корреспонденции, сортировка входящей документации.
Своевременная передача поступивших документов на рассмотрение Генерального директора или специалистов фирмы.
Ведение контроля за сроками подготовки документов, находящихся на исполнении у специалистов, информирование Генерального директора о состоянии исполнительской дисциплины.
Получение необходимых руководителю организации сведений от подразделений или исполнителей и вызов их по поручению руководителя организации к нему.
Организация телефонных переговоров Генерального директора, прием и передача телефонограмм (факсов) и доведение до сведения директора их содержания.
Осуществление работы по подготовке совещаний, проводимых Генеральным директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте и повестке дня совещания), по указанию директора оформление протоколов совещаний
Обеспечение рабочего места Генерального директора канцелярскими принадлежностями (справочниками, бланками, бумагой), средствами вычислительной техники и средствами связи, создание условий, способствующих его эффективной работе.
Печатание, копирование по указанию руководителя различных материалов.
10.Принятие документов на подпись Генеральным директором и личных заявлений работников.
11. Организация приема посетителей, проявляя при этом тактичность и внимание к ним, содействие оперативности рассмотрения вопросов с которыми пришли посетители.
12.Выполнение поручений Генерального директора по бронированию номеров в гостиницах, заказу авиа- и железнодорожных билетов, размещению командированных.
13,Заказ пропусков для посетителей фирмы с отметкой времени их ухода.
14.Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности. Сохранение служебной конфиденциальности.
15. Соблюдение правил делового общения, норм служебного этикета, служебной субординации.
3. Права Секретаря-референта
Имеет право требовать от посетителей соблюдения порядка в приемной.
Требовать от руководителей подразделений или исполнителей оформления документации, представляемой на подпись или рассмотрение Генерального директора, в соответствии с порядком, установленным в организации.
Требовать соблюдения сроков исполнения документов, возврата документов после окончания работы.
4.Ответственность Секретаря-референта
1. Секретарь-референт несет административную ответственность за выполнение обязанностей, возложенных на него настоящей инструкцией по действующему Законодательству РФ.
Начальник Общего отдела ____________________И.О.Ф.
Начальник Управления делами ___________________И.О.Ф.
Приложение Д – Положение о постоянно действующей экспертной комиссии
ЗАО «ТВЭЛ-Теплоросс» УТВЕРЖДАЮ
Положение о постоянно Генеральный директор
действующей экспертной комиссии ______________________И.О.Ф.
«___»_______200_г. «___»_______200_г.
1. Общие положения
1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда России, включая управленческую, научно-техническую, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности Компании.
1.2. Постоянно действующая экспертная комиссия является совещательным органом при Начальнике Управления делами ЗАО «Технолига». Решения комиссии вступают в силу после их утверждения Генеральным директором Компании. В необходимых случаях решения комиссии утверждаются после их предварительного согласования с соответствующим учреждением Государственной архивной службы России.
1.3. В своей работе ЭК руководствуется Положением об Архивном фонде РФ, Основами законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, распорядительными документами Росархива и архивного органа субъекта РФ, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, настоящим положением.
Экспертная комиссия возглавляется Начальником Общего отдела, в ее состав входит секретарь-референт Генерального управления Компании и представителей лиц, ответственных за делопроизводство в подразделениях.
2. Основные задачи ЭК
Основными задачами ЭК являются:
2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел.
2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению
2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение, в том числе научно-технической документации.
3. Основные функции ЭК
В соответствии с возложенными на нее задачи ЭК выполняет следующие функции:
3.1. Организует и проводит совместно с делопроизводственной службой работу по отбору документов Компании для дальнейшего хранения и уничтожения.
3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов Компании и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку проектам нормативно-методических документов по этим вопросам.
3.3. Рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет:
- на утверждение Генерального директора Компании: описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации; перечни проектов научно-техническая документация по которым подлежит передаче на государственное хранение, акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения (документов со сроками хранения 10 лет и более, с отметкой «ЭПК» в перечне; номенклатуру дел Компании; описи дел по личному составу; акты об утрате или неисправимом повреждении документов; акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.
- совместно со службами делопроизводства и кадров проводит для сотрудников учреждения консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.
4. Права ЭК
Экспертная комиссия имеет право:
4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам Компании по вопросам разработки номенклатуры дел и их формирования в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.
4.2. Запрашивать от руководителей структурных подразделений:
- письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в том числе документов по личному составу;
- предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов.
4.3. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовке документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда России, о причинах утраты документов.
4.4. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей учреждений Государственной Архивной службы России.
4.5. ЭК в лице ее председателя - начальника Общего отдела имеет право не принимать к рассмотрению и возвращать для доработки некачественно и небрежно подготовленные документы.
4.6. Информировать руководство Компании по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.
5. Организация работы ЭК
5.1. Экспертная комиссия Компании работает в тесном контакте другими структурными подразделениями.
5.2. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости, но не реже 2 раз в год. Все заседания комиссии протоколируются. Поступающие на рассмотрение ЭК документы рассматриваются на заседании не позднее чем через 10 дней.
5.3. Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.
5.4. Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и руководство Компании.
5.5. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль за исполнением принятых ЭК решений возлагается на председателя комиссии – начальника Общего отдела.
Начальник Общего отдела ____________ И.О.Ф.
(подпись)
Начальник Управления делами ____________И.О.Ф.
61
Кадровая служба
Главный инженер
ИТР
Технический директор
Коммерческий директор
Генеральный директор
Директор
Транспортный отдел
Контрольно-пропускная служба
Надомники
Совместители
Отдел главного энергетика
Отдел складского учета
Экспериментальный участок
Цех теплогидроизоляции (ЦТГИ)
Участок муфт
Участок по изготовлению п/этиленовой оболочки
Фасонные изделия
Слесарно-механический цех
Слесарно-механический участок
Заготовительно-сварочный цех
Охрана труда и техники безопасности
Отдел обеспечения производства
Отдел АСУП
Служба изоляции монтажных участков трубопроводов
Вспомогательная служба
Отдел ВЭД
Технический отдел
Коммерческий отдел
Планово-экономический отдел
Отдел маркетинга
Рисунок 2 – Структура управления ЗАО «ТВЭЛ-Теплоросс»
Конструкторский отдел
Отдел материально-технического обеспечения
Отдел п

Список литературы [ всего 35]

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
1.ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
2.ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
3.Устав закрытого акционерного общества «ТВЭЛ-Теплоросс»
4.Баласанян, В.Э. Электронный документооборот – основа эффективного управления современным предприятием / В.Э. Баласанян // Секретарское дело. – 2002.— №2. – С. 46—48.
5.Баласанян, В.Э.Какой должна быть современная автоматизированная система документационного обеспечения управления / В.Э. Баласанян // X Междунар. научно-практическая конференция «Документация в информационном обществе: парадигмы XXI в.». – М.,– 2003. – С.22—25.
6.Балибардина, Г.И. Документоведение и документационное обеспечение управления / Г.И. Балибардина // Учеб.-метод. пособие / ВолГУ. – 2002. – 78 с.
7.Бобылева, М.П. Вопросы использования элементов электронного документооборота внутри организации / М.П. Бобылева // Секретарское дело. – 2003. – №2. – С. 15–17.
8.Бобылева, М.П. Выбор программного продукта для автоматизации документооборота / М.П. Бобылева // Делопроизводство. – 2002. – №2. – С.27–33.
9.Бобылева, М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному / М.П. Бобылева. – М.: Издательство МЭИ, 2004—49 с.
10.Гайдукова, Л.М. Проблемы традиционных технологий документационного обеспечения / Л.М. Гайдукова// – Секретарское дело. – 2006. – №10 – С. 17–22.
11.Джулер, А. Креативные стратегии в рекламе / А. Джулер, Б. Дрюниани – СПб: «Питер», 2002. – 289 с.
12.Домарев, В.В. Защита информации и безопасность компьютерных систем/ В.В. Домарев. – К.: «Диа-Софт», 1999. – 38 с.
13.Живаева, О.В. Управление информационными потоками промышленных предприятий на основе оптимизации документооборота: Дис. канд. эконом. наук: 03.00.02 / О.В. Живаева. – В., 2002. – 148 с.
14.Захаркина О.И. кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база. С учетом новой редакции Трудового кодекса РФ. – М.: «Омега–Л». – 2007. – 116 с.
15.Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. 6-е изд., испр. и доп. \М.В. Кирсанова, Ю.М.Аксенов. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2008-363c.
16.Кудряев В.А.Организация работы с документами: Учебник. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. – 592 с.
17.Куциняк, Д.Л. От автоматизированного делопроизводства к электронному документообороту / Д.Л. Куциняк // X Междунар. Научно-практическая конференция «Документация в информационном обществе: парадигмы XXI в.». – М., – 2003. – С. 18– 23.
18.Ларин, М.В. Управление документацией в организации / М.В. Ларин // –М.: «Научная книга», 2002. – 110 с.
19.Ларин, М.В. Электронный документооборот: что мешает его внедрению / М.В. Ларин// Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2003. – №12. – С.30–38.
20.Лысенко, Н.А. Документирование управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонденция / Н.А. Лысенко // Учеб.-метод. пособие / Р-на-Д: МарТ. – 2002. – 272 с.
21.Максимович, Г.Ю. Комплексный подход к внедрению информационных технологий во все сферы ДОУ / Г.Ю. Максимович, В.И. Берестова // Секретарское дело. – 2005. – № 11(63). – С. 51–56 (2005 а).
22.Максимович, Г.Ю. Современные информационные технологии хранения информации и организация доступа к ней / Г.Ю Максимович, В.И. Берестова // Секретарское дело. – 2005. – №1 (53) – С. 34 (2005 в).
23.Максимович, Г.Ю. Современные универсальные информационные технологии – основа совершенствования ДОУ / Г.Ю. Максимович, В.И. Берестова // Секретарское дело. – 2005. – № 2(54). – С. 23–27 (2005 б).
24.Официальный сайт www.evfrat.ru
25.Официальный сайт информационно- правовой системы Консультант www.consultant.ru
26.Официальный сайт предприятия www.tvel.com
27.Саблин, В.К. О внедрении электронного документооборота / В.К. Саблин // Аудит. – 2004. – №5. – С.6.
28.Санкина Л.В. Должностная инструкция, рекомендации по составлению // Трудовое право 2002. №2. С. 12
29.Сборец, М.В. О внедрении системы электронного документооборота в ОАО АИБ «Академхимбанк» / М.В. Сборец // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2004. – №9. – С. 48–56.
30.Сысоева, Л.А. Системы электронного управления документами / Л.А. Сысоева // Секретарсоке дело. – 2003. – №3. – С.29–33.
31.Сысоева, Л.В. Разработка концепции общекорпоративной системы управления документами / Л.В. Сысоева// – Секретарское дело. – 2006. – № 7 – С. 30–35.
32.Филенко, Е.Н. Развитие понятия «документ» с внедрением новых информационных технологий / Е.Н. Филенко// – Делопроизводство. – 2006. – № 3 – С. 64–65.
33.По материалам сайта www.russia.org
34.По материалам сайта www.sekretariat.ru/
35.По материалам сайта www.sekretarskoe-delo.ru

Пожалуйста, внимательно изучайте содержание и фрагменты работы. Деньги за приобретённые готовые работы по причине несоответствия данной работы вашим требованиям или её уникальности не возвращаются.
* Категория работы носит оценочный характер в соответствии с качественными и количественными параметрами предоставляемого материала. Данный материал ни целиком, ни любая из его частей не является готовым научным трудом, выпускной квалификационной работой, научным докладом или иной работой, предусмотренной государственной системой научной аттестации или необходимой для прохождения промежуточной или итоговой аттестации. Данный материал представляет собой субъективный результат обработки, структурирования и форматирования собранной его автором информации и предназначен, прежде всего, для использования в качестве источника для самостоятельной подготовки работы указанной тематики.
© Рефератбанк, 2002 - 2021