Правила проведения совещаний

Введение
1 Понятие и типы совещаний
2 Роли участников совещания
3 Этапы проведения совещаний
4 Основные правила проведения совещаний
5 Эффективность корпоративных совещаний
Заключение
Список литературы

Также важно проверять состав участников совещаний, так как в любой компании со временем происходят структурные изменения.В процессе внедрения системы совещаний на первый план выступают такие факторы, как: ведение протокола, наличие регламентированных правил, правила презентаций и обсуждения, действия в конфликтных ситуациях и соблюдение деловой этики. Следует обратить внимание на личность ведущего, ведь именно он определяет и задает ритм работы группы. Проведение первых совещаний по новой схеме следует отслеживать и анализировать по следующим критериям: Базовые правила (соблюдаются ли всеми участниками группы?) Протокол (кем и как ведется) Участие (все ли участники интегрированы в процесс обсуждения) Временной параметр (соблюдаются ли участниками общие временные рамки и регламент, как решаются вопросы, требующие дополнительного рассмотрения). Конфликтные ситуации и соблюдение деловой этики (насколько проявляются в процессе обсуждения, как решаются.) После анализа первых совещаний может возникнуть необходимость корректировки и внесения дополнений. Закрепление результатов совещания и дальнейшее сопровождение принятых решений – это факторы последствий. К ним относятся: подведение итогов, выводы или резюме; определение вопросов, требующих дополнительного обсуждения; согласованные действия после совещания; определение ближайших задач; определение зон ответственности. Лучше всего по итогам совещания составлять протокол, в котором фиксировать какие вопросы обсуждались, какие и кем точки зрения были высказаны, какие приняты решения, кому и в какие сроки поручено их исполнять. Также обязательно нужно фиксировать дату и время проведения совещания, его тему, состав участников, председателя. Замечено, что если на совещании не фиксируются результаты, то эффективность его уменьшается более чем наполовину. Документально зафиксированные итоги совещания служат источником анализа работы системы совещаний и компании в целом. Можно проследить эффективность по следующим пунктам: Принятые решения (конкретность изложения, однозначность формулировок, отсутствие решений, дублирующих уже утвержденные организационные нормы) Сроки исполнения и их соблюдение Исполнительская дисциплина Далее, постоянный анализ этих документов позволит отслеживать продуктивность системы совещаний. В США практикуется метод повышения эффективности совещаний, который заключается в том, что на совещание приходит серьезный человек в деловом костюме с портфелем. Он занимает одно из свободных мест и больше ничего не делает и не говорит. Никто не представляет его и не объясняет ситуацию. В течение некоторого времени молчат и окружающие, ожидая услышать стандартные речи о перспективах. В результате, через определенный период, сотрудники сами проявляют инициативу и начинают обсуждать свои насущные вопросы, но присутствие такого важного и загадочного человека мобилизирует их и задает строгий, официальный тон. Интересен японский метод принятия решений «Рингесе». Суть его заключается в том, что документ не принимается до тех пор, пока свое мнение не выскажут все подразделения и сотрудники, которые хоть как-то с ним связаны. Это позволяет учесть все возможные факторы, после чего, он принимается, как конституция и уже не корректируется. Еще один подход к проведению совещаний состоит в очень жесткой регламентации и введении правил, которые нельзя нарушать ни при каких условиях. Например, каждому участнику дается ровно три минуты, за которые он должен доложить о результатах работы своего подразделения за неделю. При этом его никак не ограничивают в средствах. Он может приходить с напечатанными заготовками, может рисовать на доске, может раздавать участникам таблицы. Главное уложиться в три минуты. Или вводиться правило, что на каждом совещании каждый участник обязан высказать 3 предложения по улучшению работы компании. После того, как участники осваивают какой-либо из таких способов проведения совещаний, он начинает оказывать на них сильное мобилизующее действие, заряжает энергией. ЗаключениеСовещание - это один из основных видов деятельности менеджеров. Потребность в проведении совещаний очевидна - необходимость оценки непрерывно изменяющихся ситуации и состояния дел, выработки решений и координации деятельности персонала организации. Так же, как и любой другой вид деятельности, подготовка и проведение совещаний требует "упорядочения", определенной регламентации с позиций здравого смысла, т. е. мудрости, разделяемой всеми людьми. От успешного проведения совещания зависит не только эмоциональное состояние сотрудников, но и успешность решения проблем и задач на предприятии. Руководитель обязан учитывать, что направленность внимания его подчиненных не одинакова. При проведении совещания необходимо управлять направленностью внимания, направляя его на объект работы. Не менее важно знать и собственные стили мотивации и использовать их применительно к целям проведения совещания.Цель системы совещаний определяется каждой организацией в зависимости от целей и задач, стоящих перед компанией. Несмотря на то, что цели совещаний довольно стандартны, у каждой компании свои приоритеты на текущий момент, и соответственно различаются цели совещанийКроме того, при построении системы совещаний необходимо учитывать особенности каждого уровня управления. В основе совещаний на высшем уровне («Совет Директоров») лежит разработка и корректировка стратегических решений и контроль над их реализацией. В то время как цели совещаний с менеджерами подразделений в первую очередь заключаются в транслировании этих решений, утверждении операционных задачСписок литературыДрачева Е.Л., Л, Юликов Л.И. Менеджмент..-М.:Мастерство, 2006Жолобова Е. Какой должна быть повестка. Бывает ли совещаний слишком много /Деловой квартал, 2007.-№ 24 (596) Курбатова Н. Сикачева И. ,Техника проведения совещания/Консультант,2006.-№ 23Логачев С. Совещание - не место для торговли между начальником и подчиненным/Управление компанией, 2008.-№4Проводим совещание грамотно/ http://www.volgograd.ru/theme/info/psihology/sovety/19601.pubСанкина Л.В Подготовка совещаний и оформление протокола/Объединённая редакция деловых журналовСергеева Е. Разработка и внедрение системы совещаний а компаниях среднего бизнеса/Офис-Файл, 2007.- №101