Сравнительные характеристики квалификационных требований различных категорий секретарей

Введение
1.История секретарских служб в России
2. Классификация секретарей
Заключение
Список литературы

В отличие от должностной инструкции, которая регламентирует процесс разделения труда, внутрифирменный профессиональный стандарт регламентирует требования к качеству персонала.
Таким образом, внутрифирменный профессиональный стандарт специалиста – это требования к профессиональным качествам, предъявляемые организацией к своим сотрудникам.
Целями внутрифирменного профессионального стандарта являются:
• формулировка требований к персоналу в соответствии с используемыми на предприятии технологиями и уровнем организационной культуры;
• создание системы критериев внутрифирменной оценки персонала;
• подтверждение квалификации персонала;
• стимулирование индивидуального профессионального роста работников;
• определение направлений внутрифирменной профессиональной подготовки.
Сертификация качества работы секретаря
В настоящее время разрабатывается серия международных стандартов по сертификации качества персонала. Так, в ГОСТ Р ИСО 9001-2001 сформулированы основные требования к компетентности, осведомленности, вовлечению работников. В ГОСТ Р ИСО 9004-2001 регламентировано, что руководящему составу организации следует определять "необходимую компетенция для персонала и поддерживать в рабочем состоянии записи об образовании, подготовке, навыках, опыте работников".
Ряд международных стандартов на базе стандарта ИСО 10015 регламентирует систему сертификации качества персонала.
В России в 1997 году было принято постановление Минтруда РФ и Госстандарта № 21/9 «О развитии системы сертификации качества персонала в РФ».
Сертификация проводится с целью оценки профессиональных навыков специалистов. В настоящее время в России создано несколько организаций, осуществляющих сертификацию качества секретарей. Так, например, сертификация секретарей проводится Российской Квалификационной Комиссией творческих достижений, созданной на базе МЦБ, которая имеет аккредитацию как орган по сертификации услуг в системе сертификации качества.
Сертификация проводится на соответствие квалификационным требованиям. Оцениваются также обучаемость, возможность оперативного принятия оптимального решения, психологические особенности и опыт работы секретаря. Сертификация проводится по методике академика Минина Б.А. путем оценки соответствия и степени превышения фактических значений уровня подготовки относительно принятых за базовые.
Рассмотрим в качестве примера требования и разделы тестирования секретаря директора.
Требования: специальное образование или опыт работы от одного года; организация делопроизводства: технология создания, обработки, передачи и хранения документов; навыки работы с Word, Excel; навыки работы с оргтехникой: телефон, факс, ксерокс, сканер, мини-АТС; русский язык; ведение телефонных и деловых переговоров, техника общения; умение поддерживать профессиональный имидж: профессиональная этика, деловой имидж, деловой этикет, психологические особенности; уровень обучаемости; правила техники безопасности, приемы оказания первой медицинской помощи.
По результатам тестирования выдается "Sertifikate-V" на русском и английском языках.
Европейские требования к квалификации секретаря
Европейская ассоциация профессиональных секретарей (EAPS) разработала нормативный документ "Ступени карьеры и повышение квалификации секретаря", который определяет уровень подготовки и требования к профессиональным и личностным качествам секретарей.
EAPS выделяет четыре профессиональных уровня секретарей, которые можно соотнести с наименованиями должностей секретарей в российской практике.
Таблица 3
Европейские требования к квалификации секретаря
Уровень А Уровень B Уровень C Уровень D Секретарь-машинистка Секретарь Секретарь-референт Руководитель секретариата или офис-менеджер В последней редакции этого документа был отменен уровень А как не соответствующий современному уровню требований, поскольку внедрение современной компьютерной техники исключило существование секретарей этого уровня. Секретари уровней C и D имеют право быть членами EAPS.
В отличие от российских нормативных документов EAPS регламентирует не только квалификационные требования и профессиональные навыки, но и личностные качества секретарей, которые во многом определяют эффективность их труда.
Заключение
В современных условиях значение секретарской службы особенно велико, возможно, более велико, чем когда бы, то ни было в прошлом. XXI столетие - эра информации и компьютеризации, период беспрецедентного накопления и расширения знаний, необычайного распространения деловых контактов и связей, требующих соответствующего документационного, правового и организационного обеспечения.
Упорядочение потока деловых связей, разнообразных коммерческих, финансовых, трудовых, профессиональных, культурных и других отношений на местном, региональном и федеральном уровне приобретает первостепенное значение. В связи с этим профессия секретаря учреждения, фирмы, организации, банка, торгового объединения, ассоциации, акционерного общества и т.д. становится особенно значимой.
В целом можно без преувеличения сказать, что работа секретаря во многих случаях имеет важное или даже исключительно важное значение для обеспечения нормальной производственной деятельности фирмы, банка, производственного предприятия, научного центра, торгового объединения, акционерного общества и т.д. Зачастую именно от него зависит то, в какой форме и в какое время поступит к руководству необходимая информация или насколько благоприятно начнутся деловые переговоры (а хорошее начало, как известно, - половина успеха). Приветливый, деликатный, обходительный и в то же время осмотрительный секретарь может с самого начала расположить к себе потенциальных деловых партнеров и настроить их на доброжелательное отношение к собеседникам и, соответственно, к предмету переговоров. У такого секретаря к тому же и служащие фирмы или предприятия всегда могут получить требуемую информацию, и при этом отпадает необходимость обращаться непосредственно к руководителю.
Таким образом, слагаемые успеха секретаря - это профессионализм, трудолюбие (исполнительность), стремление к самообразованию, сервис (высокое качество обслуживания клиентов), лояльность фирме.
Подведя итоги можно сказать понятие, секретарь сегодня достаточно сложное и имеет много градаций - от секретаря-помощника руководителя, секретаря-референта, ученого секретаря, секретаря коллегии, секретаря учреждения, секретаря структурного подразделения до технического секретаря. Отсюда большое разнообразие их деятельности, комплекса обязанностей и прав, различные требования к образованию, профессиональным навыкам - от специалиста с высшим образованием и ученой степенью до вчерашнего выпускника школы, окончившего секретарские курсы. Содержание работы, соотношение творческих и технических операций у них также различно. Секретарь в структуре управления занимает очень важное место. Он является лицом любой небольшой фирмы или крупного предприятия.
Список литературы
Архипова Н.И., Седова О.Л. Эффективность труда и качества секретаря // Секретарское дело. 2001. № 2. с. 57.
Захаркина О.И. кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база. С учетом новой редакции Трудового кодекса РФ. – М.: «Омега–Л». – 2007. – 116 с.
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. М., 2001. Электронный ресурс
Кузнецова Т.В.«Секретарское дело» Издательство: Управление персоналом 6-издание, 2006-344с
Серегин Н.С., Тарасов Н.Н. Основы секретарского дела. Учебное пособие. – М.: Система ГАРАНТ. – 2005. Электронный ресурс.
По материалам сайта http://portal.tolgas.ru/
По материалам сайта www.consultant.ru
По материалам сайта www.russia.org
По материалам сайта www.sekretariat.ru/
По материалам сайта www.sekretarskoe-delo.ru
По материалам сайта http://www.russia.org.cn/rus/?ID=31
По материалам сайта http://portal.tolgas.ru/
Серегин Н.С., Тарасов Н.Н. Основы секретарского дела. Учебное пособие. – М.: Система ГАРАНТ. – 2005.
По материалам сайта http://www.consultant.ru
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих М,2001
По материалам сайта www.consultant.ru
По материалам сайта www.sekretariat.ru/
2