Вход

Роль секретаря в организации хранения документов

Рекомендуемая категория для самостоятельной подготовки:
Реферат*
Код 158041
Дата создания 2009
Страниц 19
Источников 7
Мы сможем обработать ваш заказ 29 октября в 12:00 [мск]
Файлы будут доступны для скачивания только после обработки заказа.
540руб.
КУПИТЬ

Содержание

Введение
1. Секретарь организации и его место в документообороте организации
2. Хранение документов как одна из функций секретаря
Заключение
Список литературы

Фрагмент работы для ознакомления

Например, все документы, созданные в октябре 2004 года, в ноябре 2004 года и т.д.
•  По авторам. В группы объединяются документы в зависимости от их автора. Например, папки каждого сотрудника, папки отдельных отделов, документы, созданные определенной комиссией и т.д.
•  По корреспондентам. В группу объединяются документы, имеющие одинаковый (или сходный) адресат. Например, переписка с налоговой инспекцией, переписка с арендаторами.
Обычно в файлинг-системе совмещается группировка по нескольким основаниям.
Но в любом случае, лучше если классификация первого уровня имеет какое-либо единое основание. То есть, прежде всего, необходимо определить какой именно признак будет положен в основу всей файлинг-системы. Обычно, первый уровень классификации документов для компании осуществляется по тематическому признаку. Это наиболее удобно, так как в рамках всей компании документы бывают самые разнообразные. Хотя иногда бывает необходимым даже для классификации первого уровня использовать разные основания.
Группировка всех документов в соответствии с выбранными параметрами
После того, как выбраны параметры классификации первого и последующих уровней осуществляется собственно процесс классификации. Часто бывает, что в компании уже сложилась какая-либо файлинг-система и необходимо осуществить перегруппировку документов.
Любая файлинг-система в полном объеме представляет собой разветвленное дерево. У каждой организации – это дерево уникально и не похоже на деревья других организаций.
Заключительный этап разработки файлинг-системы компании состоит в ее апробации. Для этих целей привлекаются сотрудники, более других работающие с документами. Проект файлинг-системы нужно раздать таким сотрудникам для ознакомления и дать им время на изучение, а потом выслушать их обратную связь. Это первый этап апробации. Бывает, что уже на этом этапе сотрудники высказывают существенные и полезные замечания. После внесения конструктивных предложений можно переходить к пробному использованию системы. Ориентировочно в течение месяца, после того, как введена новая система, сотрудники привыкают к ней и если всплывают какие-то противоречия, или система чем-либо неудобна, в нее вносятся коррективы. Изменение файлинг-системы компании – это по большому счету организационное изменение в компании. А к любым изменениям персонал обычно относится настороженно. Могут появиться недовольные, которые будут утверждать, что «и так все было хорошо, нечего было и огород городить». Не пройдет и полугода, как те же сотрудники будут говорить, что теперь работать стало значительно проще и приятнее, документы не теряются, времени на бесплодные поиски тратить не надо.
Итак, после того, новая файлинг-система пройдет апробацию, она утверждается руководителем компании и доводится до сведения всего персонала. Оптимально, чтобы в структурных подразделениях прошли занятия по новой файлинг-системе. Данные занятия проводит разработчик, обычно секретарь вместе с руководителем структурного подразделения. Для этого, до начала занятия, необходимо провести беседу с руководителем и убедиться, что он сам понимает суть изменений и поддерживает их. Тогда в ходе занятия он сможет помочь и поддержать ведущего. Для секретаря такая работа – это еще и профессиональный вызов, ведь его статус существенно меняется, он выступает преподавателем и осваивает новый для себя вид деятельности. Бывало, что после проведения таких занятий многие сотрудники в компаниях стали больше ценить и уважать секретаря, пересмотрели свое отношение.
При разработке файлинг-системы компании, стоит помнить еще о нескольких важных правилах этой работы:
•  Компьютерные папки и бумажные папки должны соответствовать друг другу. Для этого лучше всего ввести нумерацию папок и файлов, тогда процесс поиска, как на компьютере, так и в бумажных папках существенно ускорится. Обычно нумерация состоит из нескольких чисел. Например, 1 – 2 – 1 – 15. Классификация осуществляется по первой левой цифре, затем по второй и т.д.
•  В начало файлинг-системы лучше помещать группы документов, которые чаще используются. То есть имеет смысл выстраивать файлинг-систему по значимости, приоритетности документов.
•  Каждый сотрудник должен быть обеспечен бумажной распечаткой файлинг-системы, тогда новички не будут постоянно отрывать от дел более опытных коллег вопросами о том, где найти тот или иной документ.
•  Если документ вынимается из папки, в которую он подшит, то на его место обязательно должна быть вставлена карточка, с указанием того, кто, когда и на какой срок изъял документ. За этим процессом должен следить секретарь. Иначе возможна ситуация, когда сотрудники разобрали по рабочим местам документы, сами про это забыли и найти концов совершенно невозможно.
Работа с документами - серьезная часть работы секретаря. Здесь нет мелочей, важно правильно вести учет, не терять документы, знать, где и что хранится, уметь быстро найти нужный документ, вовремя переместить документ в архив, подготовить новый документ на базе существующего, использовать в работе утвержденные формы и бланки, оперативно предоставить руководителю необходимую информацию и многое другое. Файлинг-система – это управленческий инструмент, который при грамотной организации существенно облегчает работу с документами организации. Разработав и внедрив удобную файлинг-систему, секретарь может зарекомендовать себя ответственным, инициативным, творческим сотрудником. На сотрудника, справившегося с такой серьезной задачей, руководители обычно смотрят совершенно по другому, секретарь превращается для них их простого подчиненного в надежду и опору во многих ответственных делах.
Заключение
Таким образом, современная жизнь отличается динамичностью, насыщенностью событиями, множественностью деловых интересов и взаимоотношений. Любому предприятию и любой фирме приходится действовать, приспосабливаясь к определенным требованиям: правовым, административным, финансовым, техническим, экологическим и другим.
Организация документооборота и систематизации имеющейся информации занимает важное место в системе организации деятельности предприятия. При этом, в большинстве мелких и средних организаций ответственность за этот участок работы возложена на секретаря. Секретарь отслеживает поступление документов, сортирует их по необходимым и установлены в организации категориям и затем расположив их по соответствующим файлам хранения, следит за порядком пользования имеющейся информации.
Таким образом, роль секретаря в хранении документов выражается в совокупности действий, которые он производит, чтобы поступающая информация на предприятии не затерялась и была в легкой доступности для соответствующих пользователей.
Список литературы
Березина Н.М. Современное делопроизводство/ Н.М. Березина, Е.П.Воронцова , Л.М.Лысенко.- 2-е изд..- СПб: Питер, 2007.- 268 с.
Кавторева Я., Кузнецов В. Документооборот: организация и ведение.-Х.:Фактор,2006.-240с.
Кузнецова Т.В.     Секретарское дело.- 6-е изд., испр. и доп..- М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2006.- 341 с.
Курноскина О.Г.    Современное делопроизводство компании: постановка и ведение.- М.: Альфа-Пресс, 2005.- 202 с.
Стенюков М.В.    Справочник помощника руководителя.- М.: А-Приор, 2006.- 190 с.
Серегин Н.С., Тарасов Н.Н. Основы секретарского дела.-М.: ИНФРА-М,2007.-124с.
Сологуб О.П.    Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: Учебное пособие.- М.: Омега-Л, 2007.- 207 с.
Курноскина О.Г.    Современное делопроизводство компании: постановка и ведение.- М.: Альфа-Пресс, 2005.-с.45
Сологуб О.П.    Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: Учебное пособие.- М.: Омега-Л, 2007.-с.68
Кавторева Я., Кузнецов В. Документооборот: организация и ведение.-Х.:Фактор,2006.-с.24
Серегин Н.С., Тарасов Н.Н. Основы секретарского дела.-М.: ИНФРА-М,2007.-с.41
Стенюков М.В.    Справочник помощника руководителя.- М.: А-Приор, 2006.-с.18
Кузнецова Т.В.     Секретарское дело.- 6-е изд., испр. и доп..- М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2006.-51
Березина Н.М.    Современное делопроизводство/ Н.М. Березина, Е.П.Воронцова , Л.М.Лысенко.- 2-е изд..- СПб: Питер, 2007.-с.68
Березина Н.М.    Современное делопроизводство/ Н.М. Березина, Е.П.Воронцова , Л.М.Лысенко.- 2-е изд..- СПб: Питер, 2007.-с.74
Сологуб О.П.    Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: Учебное пособие.- М.: Омега-Л, 2007.-с.55
Сологуб О.П.    Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: Учебное пособие.- М.: Омега-Л, 2007.-с.69
2

Список литературы

1.Березина Н.М. Современное делопроизводство/ Н.М. Березина, Е.П.Воронцова , Л.М.Лысенко.- 2-е изд..- СПб: Питер, 2007.- 268 с.
2.Кавторева Я., Кузнецов В. Документооборот: организация и ведение.-Х.:Фактор,2006.-240с.
3.Кузнецова Т.В. Секретарское дело.- 6-е изд., испр. и доп..- М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2006.- 341 с.
4.Курноскина О.Г. Современное делопроизводство компании: постановка и ведение.- М.: Альфа-Пресс, 2005.- 202 с.
5.Стенюков М.В. Справочник помощника руководителя.- М.: А-Приор, 2006.- 190 с.
6.Серегин Н.С., Тарасов Н.Н. Основы секретарского дела.-М.: ИНФРА-М,2007.-124с.
7.Сологуб О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: Учебное пособие.- М.: Омега-Л, 2007.- 207 с.
Пожалуйста, внимательно изучайте содержание и фрагменты работы. Деньги за приобретённые готовые работы по причине несоответствия данной работы вашим требованиям или её уникальности не возвращаются.
* Категория работы носит оценочный характер в соответствии с качественными и количественными параметрами предоставляемого материала. Данный материал ни целиком, ни любая из его частей не является готовым научным трудом, выпускной квалификационной работой, научным докладом или иной работой, предусмотренной государственной системой научной аттестации или необходимой для прохождения промежуточной или итоговой аттестации. Данный материал представляет собой субъективный результат обработки, структурирования и форматирования собранной его автором информации и предназначен, прежде всего, для использования в качестве источника для самостоятельной подготовки работы указанной тематики.
© Рефератбанк, 2002 - 2020