Организация документооборота в современных учреждениях

Введение
Глава I. Структура документооборота в современных условиях
Глава II. Эволюция документооборота в современных условиях
Глава III. Влияние совершенствования документооборота на организационную структуру
Заключение
Список использованной литературы

Проанализируем операцию подготовки отчёта, являющуюся важным звеном системы управления в подразделении. Для этого необходимо составить перечень документов действующих, в процедуре подготовки отчёта, на основе которого, осуществляется контроль и корректировка производственных процессов.
Организационная структура включает 3 элемента:
1 Схема организационной процедуры;
2 Описание организационной процедуры;
3 Перечень документов действующих в организации.
Рис. 1.Схема обратной связи на предприятии с использованием отчёта о проделанной работе
Благодаря схеме мы видим, какую роль играет в принятии управленческого решения отчёт о проделанной работе и какую функцию выполняет в системе управления. В процессе функционирования на предприятии сформировался порядок выполнения должностных обязанностей, по решению производственных задач и реализации миссии предприятия. Одним из таких документов можно считать план работы производственного отдела с указанием сроков и порядком формирования отчёта о реализации услуги. Согласно этому документу первоначальная (базовая) информация о состоянии выполнения работ исходит от сотрудников производственного отдела, далее эта информация, передаётся заместителю гендиректора для формирования конечного отчёта. В обязанности зам гендиректора входит сравнительный анализ происходящих процессов с графиком выполнения работ. График выполнения работ отражен в проекте работ, который находиться на хранении у главного бухгалтера вместе со всеми другими документами. Вид и содержание отчёта оговорено в одном из разделов «Плана работы отдела», после того как отчёт будет соответствовать, требованиям он передаётся генеральному директору для принятия решений по дальнейшему функционированию. На основании отчёта генеральный директор проводит сравнение по расчётно-контрольным показателям, разрабатывает план для решения задач и корректировке дальнейших действий, что определяет наличие обратной связи на предприятии.
Таблица 1
Перечень организационных документов
Название документа № документа План работы отдела 1 Предварительный отчёт о сделанной работе от производственного отдела 2 Инструкция по составлению отчёта 3 Распоряжение гендиректора о подготовке отчёта 5 Информация с предприятия 6 Требуемый отчёт о проделанной работе 7 Приказ об изменении технологического цикла 8
Перечислим должности согласно штатному расписанию:
Генеральный директор.
Заместитель генерального директора по производству.
Главный бухгалтер.
Производственный отдел.
Отдел сбыта
Рис.2. Схема принятия решений в производственном подразделении
Далее перейдём к построению схемы принятия решений в подразделении для анализа системы управления, и поиска резервных возможностей в структуре распределения обязанностей, а также формирования нового решения по созданию альтернативной структуры. Действующая схема показана на рис. 2.
Рис. 3. Альтернативная схема принятия решений в производственном подразделении
При рассмотрении схемы принятия решений в подразделении можно сделать вывод, что процедура сильно размыта из-за участия в нём всех сегментов административного и производственного ресурса, при этом нагрузка на зам гендиректора особенно высокая. Учитывая нагрузку на зам гендиректора, и отрицательные последствия этого, необходимо перераспределить обязанности, и функцию по выполнению отчёта передать начальнику производственного отдела, а в обязанности зам гендиректора вменить лишь утверждение отчёта. Явным преимуществом новой системы принятия решений является отсутствие документа № 2 (Предварительный отчёт производственного отдела), что естественно упрощает процесс формирования конечного отчёта. Таким образом, можно ослабить нагрузку, с целью освобождения резервных временных ресурсов и направить их на решение задач, напрямую, связанных с производством. Другим не маловажным фактором является то, что в результате такого перераспределения освобождается от подготовки отчёта ген. заместитель директора, т.е. из его обязанностей удаляется целая функция, благодаря чему становится возможным перспектива копирования производственного процесса на участке и достижения за счёт этого возможности получения дополнительной прибыли на данной фазе производственного цикла. В связи с этим можно предложить структуру, показанную на рис. 4.
Рис. 4. Предлагаемая система управления (производство и сбыт)
Заключение
Выводы и предложения по итогам работы следующие:
1.Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.
2.Повышение эффективности работы аппарата управления может быть достигнуто за счет совершенствования его структуры, повышения квалификации кадров, улучшения организации, механизации и автоматизации выполнения наиболее трудоемких процессов управленческой деятельности.
3.На современном этапе можно отметить, что в связи с внедрением электронно-вычислительной техники значительно повысилась эффективность работы, но так как внедрение вычислительной техники происходит постепенно, то существуют участки, где работа строится традиционными методами. Современные и перспективные направления совершенствования документационного обеспечения управления неотделимы от процесса массового внедрения достижений научно-технического прогресса. Эти достижения, связанные с созданием качественно новых видов вычислительной техники, средств связи, дают возможность перейти к принципиально иной и значительно более эффективной информационной технологии в органах управления, основанной на органичном включении комплекса технических средств в управленческий процесс.
Список использованной литературы
Гражданский кодекс Российской Федерации (части первая, вторая и третья) М.: Инфра-М, 2004 – 512 с.
Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами документов. — М.: Бизнес-школа, 2000 - 224 с.
Андреева В.И. Делопроизводство. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000 - 187 с.
Кузнецова Т.В. Делопроизводство и документационное обеспечение управления - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999 -818 с.
Кузнецова Т.В. Делопроизводство в бухгалтерии. М.: ЗАО «Бухгалтерский бюллетень», 2003 - 256 с.
Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. — М.: Научная книга, 1998 - 137 с.
Организация работы с документами /под ред. И.К. Корнеева. М.: Инфра-М, 1998 - 572 с.
Пшенко А.В. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам. М.: Изд-во «Юридический колледж МГУ», 1994 - 85 с.
Русский язык и культура речи /под редакцией Е. В. Ганапольской, А.В. Хохлова. СПб: Питер, 2005 - 336 с.
Составление и оформление служебных документов. Практическое пособие для коммерческих фирм, общественных организаций и государственных структур./под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 1999 - 224с.
Смирнов С. Д. Педагогика и психология высшего образования: от личности к деятельности. М. Аспект-Пресс, 2003 – 272 с.
Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. М.: ПРИОР, 1999 -144с.
Андреева В.И. Делопроизводство. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000 – С.121
Пшенко А.В. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам. М.: Изд-во «Юридический колледж МГУ», 1994 - С.49
Кузнецова Т.В. Делопроизводство в бухгалтерии. М.: ЗАО «Бухгалтерский бюллетень», 2003- С.144
Составление и оформление служебных документов. Практическое пособие для коммерческих фирм, общественных организаций и государственных структур./под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 1999 – С.95
Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами документов. — М.: Бизнес-школа, 2000 - С.99
Кузнецова Т.В. Делопроизводство в бухгалтерии. М.: ЗАО «Бухгалтерский бюллетень», 2003 - С.166
Пшенко А.В. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам. М.: Изд-во «Юридический колледж МГУ», 1994 – С.72
Кузнецова Т.В. Делопроизводство и документационное обеспечение управления - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999 – С.411
Составление и оформление служебных документов. Практическое пособие для коммерческих фирм, общественных организаций и государственных структур./под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 1999 – С.200
Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. — М.: Научная книга, 1998 - С.53
3
Генеральный директор
Корректировка согласно отчёту о проделанной работе
Конечный продукт
отчёт
Производств. отдел
Обратная связь
Производственный отдел
Зам. гендиректора
Главный бухгалтер
Принятие отчёта
Подготовка отчёта
1
2
3
4
5
Договор с заказчиком
Гендиректор
Формирование предварит отчёта
7
Обратная связь
Отдел продаж
Информация
6
8
Начальник производственного отдела
Гендиректор
Замдиректора
Информация
Главный бухгалтер
Отдел продаж
Принятие отчёта
Утверждение отчёта
1
3
4
5
Договор с заказчиком
Подготовка отчёта
7
Обратная связь
1
3
4
5
6
8
Генеральный директор
Начальник производственного отдела
Начальник отдела продаж
Главный бухгалтер
Зам. генерального директора
Производственный отдел
Отдел продаж