Архивные фонды и архивные коллекции

Введение
Глава 1. Понятие архивного фонда и архивной коллекции
1.1. Организация работы архивного фонда
1.2. Организация архивных документов в пределах архивного фонда
1.3 Правовое регулирование работы архивов в РФ
Глава 2. Исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера
Заключение
Список использованной литературы

При отсутствии в архиве документов, содержащих сведения по запрашиваемому вопросу, архивная справка может быть выдана по хранящимся в архиве печатным материалам, относящимся к предмету обращения, с точным и полным указанием источника.
Архивные справки составляются по установленной форме (приложение 42) на бланке архивной справки или общем бланке организации.
В справке приводятся названия, даты и номера документов и излагаются сведения, имеющиеся в названных документах и относящиеся к вопросу обращения. Изложение дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Допускается приводить в справке выдержки из документов, заключая их в кавычки. Названия организаций в тексте справки при первом употреблении приводятся полностью, а в скобках их официально принятые сокращения; при повторных упоминаниях - только сокращенные.
В справку включаются только сведения, упоминаемые в документах.
В тексте архивной справки не допускаются комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию использованных документов.
После текста справки помещаются архивные шифры документов, послуживших основанием для составления текста справки (номера фондов, описей и дел, а также номера листов в деле).
Архивная справка подписывается руководителем организации или подразделения, в состав которого входит архив, и руководителем архива; право подписи справки устанавливается в положении о службе ДОУ или в положении об архиве организации. Справка заверяется печатью организации; второй экземпляр архивной справки заверяется руководителем архива и хранится в делах архива в соответствии с номенклатурой дел.
Архивные копии и выписки из документов выдаются в соответствии с запросом. Идентичность подлиннику выданных архивных копий и выписок заверяется подписью руководителя организации или уполномоченного им лица (руководителя подразделения, в состав которого входит архив) и гербовой печатью организации.
Выписка производится только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов. Выписка должна воспроизводить полный текст части документа, относящейся к запросу.
Отдельные слова и выражения подлинного документа, а также исправления, подчистки, вызывающие сомнение в их достоверности, оговариваются словами: "Так в документе" или "В тексте неразборчиво".
Машинописные архивные копии и выписки изготавливаются на бланке письма организации с обозначением названия документа: "Архивная копия", "Архивная выписка". При изготовлении ксеро- или фотокопий документа бланк организации, как правило, не используется.
После текста архивной копии или выписки указывается архивный шифр документа. Если копия или выписка занимают более одного листа, архивный шифр указывается на обороте каждого листа. Все листы архивной копии или выписки должны быть скреплены, пронумерованы и на месте скрепления заверены архивом.
Архивные справки, копии и выписки из архивных документов направляются заявителям по почте с сопроводительным письмом, подписанным руководителем организации или структурного подразделения, в состав которого входит архив. Архивные справки, копии и выписки могут выдаваться под расписку на руки заявителям при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; их родственникам или доверенным лицам при предъявлении нотариально заверенной доверенности, оформленной в соответствии с законодательством.
Получатель архивной справки, копии или выписки расписывается на втором экземпляре получаемого документа, остающемся в делах архива, с указанием данных паспорта или другого документа, удостоверяющего личность получателя.
Архив в соответствии с законодательством обеспечивает: право граждан на доступ к документированной информации о них; право знать, кто и в каких целях использует, и использовал эту информацию. Отказ гражданину в доступе к документам о нем может быть обжалован в судебном порядке.
Архив организации обязан предоставить информацию бесплатно по требованию тех организаций и лиц, которых оно касается. Ограничения возможны лишь в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации. Архив может исполнять тематические запросы юридических лиц, а также запросы физических лиц имущественного и финансового характера на платной основе. Перечень таких услуг и размер оплаты утверждаются руководителем организации.
Допускается изъятие из архивных дел и выдача владельцам или их родственникам подлинных личных документов о гражданском состоянии, об образовании, трудовых книжек и других, не полученных в свое время владельцем, документов.
Подлинные личные документы выдаются с разрешения руководителя организации заявителям по предъявлении паспорта, иного документа, удостоверяющего личность, их родственникам или доверенным лицам нотариально заверенной доверенности. Подлинные личные документы могут быть высланы заявителю ценным письмом.
Органами правопорядка из архива могут быть изъяты документы в соответствии с законодательством Российской Федерации.
На место изъятого документа в дело вкладывается справка о выдаче, снятая с него копия или в учетных архивных документах делается отметка об изъятии, указываются номер, дата и название документа - основания для изъятия, а также расписка получателя документа (при личной передаче).
При отсутствии в архиве запрашиваемых сведений отрицательный ответ составляется на бланке письма организации. В нем указывается факт отсутствия в документах архива интересующих заявителя сведений, и даются рекомендации, куда следует обратиться за необходимой информацией. В случаях отрицательного ответа, содержащего сведения об отсутствии в архиве необходимых документов вследствие их гибели или утраты, текст письма должен быть заверен печатью организации.
Заключение
Таким образом, изучение темы архивных фондов и архивных коллекций позволяет сделать следующие выводы.
К основным видам архивных фондов в нашей стране относятся:
- архивный фонд государственного органа, органа местного самоуправления, организации;
- объединенный архивный фонд, состоящий из образовавшихся в процессе деятельности двух или более организаций;
- архивный фонд личного происхождения (семьи, рода), состоящий из образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного гражданина, семьи, рода архивных документов.
- к архивному фонду также приравнивается совокупность отдельных документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, образовавшихся в деятельности разных источников комплектования архива.
К архивным коллекциям относится совокупность документов, объединенных по какому- либо признаку, например, архивная коллекция документов об алтайском крае.
Архивы, архивные фонды обеспечивают предоставление пользователям информационных услуг. В свою очередь, пользователи архивных документов несут ответственность за их использование и сохранность в установленном порядке.
Основная проблема организации работы архивных фондов в данное время состоит в том, что, несмотря на новации нормативно-правовой базы, практика предоставления архивами информационных услуг остается прежней. По сути, архивы фактически диктуют пользователю свои условия предоставления информационных услуг, в основном финансовые. Пользователь в свою очередь, вынужден либо соглашаться, либо отказываться от получения необходимой ему информации.
Список использованной литературы
Голланд Ш.М. Архивы и пользователи: оформление платных услуг надо регламентировать \\ «Отечественные архивы» . 2005. №1. С.3
Кирсанова М.В. , Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: учебное пособие. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2004 г.
Положение о Федеральном архивном агентстве (Постановление Правительства РФ от 17.06.2004 г. №290)
Федеральная архивная служба России ВНИИДАД «Основные правила работы архива». Одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002.
ФЗ «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 г. №125-ФЗ
ФЗ «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 г. №125-ФЗ
ФЗ «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 г. №125-ФЗ
ФЗ «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 г. №125-ФЗ
Федеральная архивная служба России ВНИИДАД «Основные правила работы архива». Одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002., с. 9
Федеральная архивная служба России ВНИИДАД «Основные правила работы архива». Одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002., с. 17
ФЗ «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 г. №125-ФЗ
Кирсанова М.В. , Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: учебное пособие. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2004 г., с. 112
Положение о Федеральном архивном агентстве (Постановление Правительства РФ от 17.06.2004 г. №290)
Федеральная архивная служба России ВНИИДАД «Основные правила работы архива». Одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002.
Федеральная архивная служба России ВНИИДАД «Основные правила работы архива». Одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002.
Федеральная архивная служба России ВНИИДАД «Основные правила работы архива». Одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002.
Федеральная архивная служба России ВНИИДАД «Основные правила работы архива». Одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002.
3