Принципы управления оптовой закупкой товаров

Содержание
Введение
1. Задачи и методы закупочной деятельности
2. Организация и планирование закупочной деятельности
3. Анализ конъюнктуры товарного рынка как основа планирования закупки товаров.
4. Принципы оценки и отбора поставщиков
5. Выбор оптимального способа закупки
6. Преимущества закупки товаров на ярмарках, выставках-продажах, биржах и аукционах.
7. Организация управления закупочной деятельностью и функции структурных подразделений и кооперация их труда.
Заключение
Используемая литература

Особая роль в обеспечении успеха в выставочной деятельности фирмы принадлежит стендистам – сотрудникам фирмы, работающим у стенда фирмы.
На рынках сырьевых и продовольственных товаров исторически сложились особые формы торговли - биржи и аукционы.
Товарные биржи - особый вид постоянно действующего рынка, на котором совершаются сделки купли-продажи на массовые сырьевые и продовольственные товары, обладающие родовыми признаками, качественно однородные и взаимозаменимые. На биржах товар обычно отсутствует. Он продается и покупается без предъявления и осмотра согласно установленным стандартам и образцам. Заключение сделок происходит на основе типовых контрактов, разработанных биржей.
Объектами биржевой торговли являются в настоящее время около 70 товаров, на долю которых приходится 15-20% международной торговли. Их можно объединить в несколько групп:
- зерновые (пшеница, кукуруза, овес, рожь, ячмень);
- цветные и драгоценные металлы (медь, олово, свинец, цинк, никель, аллюминий, серебро, золото);
- продовольственные товары (сахар, кофе, какао);
- текстильное сырье (хлопок, ажут, натуральный и искусственный шелк, мытая шерсть);
- промышленное сырье (каучук, пиломатериалы);
- масличные (льняное и хлопковое семя, соя, бобы, соевое масло).
Значение бирж реального товара резко упало, биржи превратились во фьючерсные. В основе лежат следующие причины:
1. Доля сырьевых и продовольственных товаров в мировом товарообороте уменьшилась;
2. Возросла степень монополизации сырьевых рынков и расширились прямые поставки на основе долгосрочных договоров;
3. Получили распределение межправительственные товарные соглашения, государственное регулирование сельскохозяйственной и внешней торговли.
На бирже работают две группы торговцев. Одна из них - спекулянты, другая - представители коммерческих проедприятий и коммерсантов, которые хотят защититься от перемены цен. Последняя имеет экономическое значение. Примером могут служить фермеры, экспортеры и предприятия обрабатывающей промышленности.
Спекулянты - это субъекты, которые покупают и продают контракты за свой счет и риск - риск, которому настоящие покупатели и продавцы не желают подвергаться.
Меньше чем 20% всех контрактов, проданных на бирже, заканчиваются действительной доставкой. Если кто-либо желает купить товар с обязательством доставки, он покупает этот товар на соответствующем рынке. Чикагская торговая биржа имеет значительный рынок зерна, где торгуют за наличные. Этот рынок составляет менее 5% объема биржевой торговли.
7. Организация управления закупочной деятельностью и функции структурных подразделений и кооперация их труда.
На функции отдела закупок в организационной структуре компании оказывают влияние такие факторы, как:
- доля затрат на закупаемое сырье и внешние услуги в расходах (доходах) компании;
- сущность приобретаемой продукции или услуг;
- ситуация на рынке продукции и услуг, жизненно необходимых для компании;
- наличие возможностей для выполнения данной функции;
- задачи в области снабжения, способствующие достижению организационных целей.
Службы закупок в компании могут быть построены централизованно и децентрализованно. Если компания подходит к процессу с позиции децентрализации, служащие отделов будут самостоятельно осуществлять закупки, каждый для своего отдела. Преимуществом такого подхода является тот факт, что пользователь лучше знает потребности отдела, чем кто-либо другой.
Процесс закупки при этом подходе может осуществляться быстрее. Однако по сравнению с децентрализацией у централизованных закупок гораздо больше преимуществ, поэтому почти все компании, за исключением самых мелких, используют централизованный подход к совершению закупок. При осуществлении закупок централизованным путем назначается конкретное лицо или создается отдел с полномочиями совершать закупки в интересах всех отделов.
Преимущества централизованных закупок:
- простота стандартизации купленных материальных ресурсов или готовой продукции;
- отсутствие административного дублирования;
- возможность совместного (несколькими отделами компании) размещения заказа у поставщика с целью получения скидок за большой объем заказа;
- лучший контроль за выполнением обязательств по закупкам;
- развитие профессиональных навыков специалистов по закупкам за счет специализации, профессионального принятия решений и лучшего использования времени. Вариант структуры службы закупок предприятия, предполагает сосредоточение всех функций закупок предприятия в одних руках, например, в дирекции по материально-техническому снабжению. Такая структура создает широкие возможности логистической оптимизации материального потока на стадии закупок предметов труда.
Специалисты службы закупок предприятия отвечают за закупку продукции в соответствии со спецификациями, полученными от внутренних потребителей. Внутренними потребителями являются другие функциональные подразделения предприятия, которым требуется продукция.
Внутри самого отдела закупок функции часто подвергаются дальнейшей специализации и развитию профессионализма как результата специализации. В небольшой компании, где отдел закупок представлен одним человеком, вероятно, никакого разделения функций не будет. Но в более крупной организации, осуществляющей закупки, обычное разделение функций происходит по четырем специальным направлениям.
Организация процесса закупок имеет определенные этапы:
1. Определение потребности в материальных ресурсах.
2. Определение нужных характеристик и количества товаров и услуг.
3. Анализ и определение возможных источников снабжения.
4. Определение цены и условий закупок.
5. Подготовка и размещение заказа на закупку.
6. Контроль выполнения заказа и/или экспедирование.
7. Получение и проверка товаров.
8. Обработка счета и оплата.
9. Учет поступлений материальных ресурсов.
Любая закупка начинается с определения общей потребности компании и индивидуальных потребностей каждого ее подразделения. Имея такую информацию, можно получить материальные ресурсы со склада либо путем перемещения избытка товаров из другого подразделения, либо покупая новые товары.
Кроме того, необходимо иметь точное описание потребности, артикула товара или услуги, которые запрашиваются. Для этого в отделе закупок ведется, список (каталог) постоянно закупаемых предметов, что способствует ведению правильного бухгалтерского учета и процедуре хранения их на складе.
Выбор поставщика составляет важную часть функции закупок и включает поиск источников снабжения и оценку возможности своевременной поставки и предоставления необходимых услуг до и после продажи. Среди основных сведений, которые могут храниться как в электронном виде, так и в книгах учета, в отделе закупок должна быть информация о действующих контрактах с поставщиками, в соответствии с которыми размещаются заказы, товарная классификация закупленных изделий, реестр поставщиков. Анализ и выбор поставщика, являющиеся вопросами субъективной оценки, ведут к размещению заказа. Большинство компаний применяют простую форму оценки предложений при их анализе, но универсальной практики в этом не существует. Многие заказы размещаются в результате тендера, например, после ознакомления с прайс-листом или в ходе переговоров.
Размещение заказа на закупку включает заполнение формы заказа, если в качестве альтернативы не используется соглашение поставщиком на продажу товара или поставка товара на оснований общего заказа. Важным требованием любой формы заказа на закупку должно быть наличие серийного номера, даты заполнения, названия и адреса поставщиков, количества и описания заказанный товаров, требуемой даты доставки, указаний по отгрузке, условий; оплаты и условий.
После того, как заказ на закупку отправлен поставщику, покупатель может контролировать ход его выполнения и/или ускорят выполнение заказа. Эти функции возложены на отдел контроля экспедирования. Функция контроля выполнения заказа - стандартная функция, контролирующая способность поставщика выполнят свои обязательства по срокам доставки. Экспедирование заказа это своего рода давление на поставщика с тем, чтобы он выполнял свои обязательства по доставке товара, доставлял его с опережением графика или ускорил доставку в случае отставания от графика. В качестве стимула может применяться угроза аннулирования заказа или прекращения деловых отношений в будущем, если поставщик не может выполнить условия соглашения.
Важный этап - оприходование (получение) материальных ресурсов и готовой продукции. Основными целями функции получения и контроля материальных ресурсов являются: гарантия получения заказа; проверка качества; подтверждение получения заказанного количества материальных ресурсов; отправка их далее к месту назначения (на склад, ОТК и т. д.); регистрация необходимой документации на получение материальных ресурсов.
Счет на оплату налагает обязательства на покупателя, обычно выписывается в двух экземплярах и включает номер заказа, стоимость изделия, общую сумму к оплате по каждому виду.
После получения заказа необходимо ввести новые сведения в учет отдела закупок. Эта операция включает в себя ведение файлов документов, которые относятся к заказу и необходимы отделу закупок:
1. Журнал заказов на закупку, в котором ведется учет всех заказов по номерам и отображается статус каждого заказа - выполнен/не выполнен.
2. Реестр заказов на закупку, содержащий копии всех заказов на закупку.
3. Товарный реестр, показывающий все закупки каждого основного вида товара или изделия (дату, поставщика, количество, цену, номер заказа на закупку).
4. Реестр с историей поставщика, отображающий все закупки.
Основным документом, регулирующим взаимоотношения по закупкам и поставкам материальных ресурсов, является договор поставки. Он представляет собой соглашение, по которому поставщик (изготовитель, посредник) обязуется сформировать и направить соответствующий материальный поток (передать в собственность потребителю продукцию обусловленного ассортимента и качества в установленные сроки и в требуемом количестве), а потребитель - принять и оплатить эту продукцию.
Размещение заказов, удовлетворяющее потребности логистической системы, непосредственно влияет на эффективность всего процесса логистики, так как заказ определяет мощность материальных потоков и особенности их формирования, возможные методы и пути продвижения по логистическим цепям.
Заключение
В условиях развитого рынка главная проблема закупочного звена заключается в том, что рыночная потребность постоянно изменяется в промежутке времени между началом поставок и использованием компонентов. Это приводит к ситуации, когда сроки поставок могут быть отодвинуты из-за того, что с производства и от поставщиков поступают детали, в которых нет больше необходимости, в то время как не хватает других компонентов для выполнения текущих заказов клиентов.
В последние десятилетия разработан ряд методов снабжения, ориентированных на конкретную потребность производства:
- метод «Канбан» (разработан в Японии с целью управления поставками в условиях поточного производства;)
- система планирования материальных потребностей, охватывающая планирование на 3 уровнях: на первом уровне осуществляется программное планирование, затем — распределение материалов и управление закупками (здесь фактическое отклонение от плана передается через обратную связь на уровень планирования и возникает замкнутая система);
- метод «Точно в срок», с помощью которого в результате частых («дробных») поставок резко сокращаются накопленные запасы;
- система запросов, по которой с поставщиками заключаются типовые контракты на длительный период существования потребностей, а данные по фактической потребности запрашиваются на основе поэтапного уточнения;
- метод прогнозных показателей: спрос на большие партии закупок формируются на определенном уровне, а затем конкретный объем поставок приводится в соответствие со спросом;
- электронно-информационный метод коммуникации клиента и поставщика на основе передачи необходимых данных, когда запрос поступает в виде заказа, а данные о поставке и транспортировке уточняются в прямом межкомпьютерном общении.
Используемая литература
Агафонова Н.М. Оптовая и розничная торговля. – М.: Бератор-Пресс, 2005 г. – 464с
Бланк И.А. Торговый менеджмент. 2-е изд. доп. и пер. / под ред Бланк И.А. Киев: Ника-центр, 2006 г. 780с.
Вакулина М.И. Экономика оптово-закупочной деятельности: учебник/ Вакулина М.И, - 3-е издание доп. и перер. – М: КНОРУС, 2007- 543с
Донская В.Т. Экономика торгового и общественного питания Учеб. пособие/Под ред. В.Т. Донская. - 2-е изд., перераб. и доп. - ЮНИТА-ДАНА, 2003. - 392 с
Иванов Г.Г., Шипилова С.С. Экономика торгового предприятия: Учебное пособие. М.:Изд-во Российская экономическая академия, 2004 г. -148стр.
Ильин П.Л. Экономика торгового предприятия. Учебник.- М.: «ЮНИТА-ДАНА», 2006. – 765 с.
Логистика: Учебное пособие/Под ред. Б,А. Аникина. – М.: ИНФРА –М, 2006 г. -327с.
Памбухчиянц О.В. Технология розничной торговли: Учебное пособие. – 4-е изд., доп. и пер.-М. Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2006 г.- 288с.
Сорокина М.В. Менеджмент торгового предприятия. СПб.: Питер, 2004 г. -528с.
Торговое дело: экономика, маркетинг и организация. Учебники 2-е изд. пер./под общей ред. проф.Данько Т.П. М. ИНФРА-2006 г. – 560 с.
Логистика: Учебное пособие/Под ред. Б,А. Аникина. – М.: ИНФРА –М, 2006 г. -327с.
Бланк И.А. Торговый менеджмент. 2-е изд. доп. и пер. / под ред Бланк И.А. Киев: Ника-центр, 2006 г. 780с.
Торговое дело: экономика, маркетинг и организация. Учебники 2-е изд. пер./под общей ред. проф.Данько Т.П. М. ИНФРА-2006 г. – 560 с.
Вакулина М.И. Экономика оптово-закупочной деятельности: учебник/ Вакулина М.И, - 3-е издание доп. и перер. – М: КНОРУС, 2007- 543с
Донская В.Т. Экономика торгового и общественного питания Учеб. пособие/Под ред. В.Т. Донская. - 2-е изд., перераб. и доп. - ЮНИТА-ДАНА, 2003. - 392 с
Сорокина М.В. Менеджмент торгового предприятия. СПб.: Питер, 2004 г. -528с.
Ильин П.Л. Экономика торгового предприятия. Учебник.- М.: «ЮНИТА-ДАНА», 2006. – 765 с.
Иванов Г.Г., Шипилова С.С. Экономика торгового предприятия: Учебное пособие. М.:Изд-во Российская экономическая академия, 2004 г. -148стр.
Памбухчиянц О.В. Технология розничной торговли: Учебное пособие. – 4-е изд., доп. и пер.-М. Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2006 г.- 288с.
Вакулина М.И. Экономика оптово-закупочной деятельности: учебник/ Вакулина М.И, - 3-е издание доп. и перер. – М: КНОРУС, 2007- 543с
4