Совещания в организации, как инструмент управления.

ПЛАН
СПИСОК ТЕРМИНОВ, ОПРЕДЕЛЕНИЙ И УСЛОВНЫХ СОКРАЩЕНИЙ
ВВЕДЕНИЕ
1. СОВЕЩАНИЕ – ЭЛЕМЕНТ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ РУКОВОДИТЕЛЯ
1.1 Основные типы совещаний
1.2 Методология проведения совещаний
1.3 Непродуктивность совещаний
2. РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ
2.1 Работа с документами от руководства
2.2 Работа с документами от подчиненных
2.3 Генерация своих документов
3. ОЦЕНКА ЭФФЕКТИВНОСТИ РЕЗУЛЬТАТОВ СОВЕЩАНИЙ
4. ПОЛОЖИТЕЛЬНЫЕ И ОТРИЦАТЕЛЬНЫЕ МОМЕНТЫ СОВЕЩАНИЙ
5. КАК СОКРАТИТЬ КОЛИЧЕСТВО СОВЕЩАНИЙ
5.1 Мониторинг
ЛИТЕРАТУРА

В важности решений в процессе управления свидетельствует тот факт, что принятие и реализация решений – единственная функция управления. [22]
Под решением понимается сознательный вывод субъекта деятельности об оставлении прежней или определении новой цели способах, средствах и сроках ее достижения в возникшей проблемной ситуации, сделанный им на основе исследования информации о ситуации, а в последующем ее оценки, выявления возможных вариантов действий, выбора одной из нескольких альтернатив.
В Костомукшской таможне отработана «обратная связь», дающая возможность оценить результативность совещаний и принять решение об эффективности принятых решений.
С этой целью организационно - аналитическим отделом каждому исполнителю направляется «Карточка контроля», в которой указано:
- вопрос, рассматриваемый на совещании;
- сформулированное решение по конкретному вопросу;
- ответственный исполнитель;
- срок исполнения;
-дата направления результатов исполнения в организационно-аналитический отдел для оценки и составления сводной таблицы исполненных
- мероприятий к конкретной дате проведения совещания. К информации предъявляются определенные требования. Например, по решению вопроса: «Повышение эффективности досмотровой работы» рассматриваются конкретные меры, принимаемые таможенным постом, а именно:
- применение кинологических групп для осмотра грузов и багажа, следующего с пассажиром;
- использование системы управления рисками, позволяющей проводить целевые досмотры, зачастую выявляющие нарушение таможенных правил;
- действие должностных лиц таможенных постов согласно информации, полученной в результате оперативно – розыскных мероприятий и т.д.
Каждый их перечисленных пунктов имеет конкретные рамки измерения и позволяет оценить эффективность принятого решения, подсчитав количеством выявленных нарушений таможенных правил и общей суммой наложенных штрафов, начисленных дополнительных таможенных платежей и т.д.
Также можно оценить скорость обработки и прохождения информации, направленной на сокращение времени оформления грузовых таможенных деклараций. Для реализации поставленной задачи на этапах таможенного оформления произведена замена ПВЭМ на современную вычислительную технику, локальные сети позволяют повысить скорость обработки данных. Такие решения достаточно эффективны. Решения, обретенные в оболочку реального исполнения, позволяют дать конкретную оценку реализации намеченного к определенному сроку. Общая сводная таблица доводит информацию о результатах исполнения оперативное совещание. Информация о ходе исполнения принятых решений на предыдущих совещаниях и ее результатах размещается на сервере в специальной папке «Оперативные совещания», что дает возможность руководителям структурных подразделений своевременно ознакомиться с материалами, иметь свое мнение при обсуждении результатов исполнения на очередном оперативном совещании у начальника таможни.
4. ПОЛОЖИТЕЛЬНЫЕ И ОТРИЦАТЕЛЬНЫЕ МОМЕНТЫ СОВЕЩАНИЙ
Совещания критикуют из-за того, что они:
- растрачивают время впустую — слишком много людей говорят слишком много;
- зачастую на совещаниях принимаются не эффективные решения, а также могут проходить медленно, выводить из себя и разочаровывать — они узаконивают проволочки и нерешительность;
- как правило, на них доминируют несколько человек с сильными личностными качествами, тем самым оказывают влияние на принимаемое решение;
- вызывают к жизни политические решения, в которых корыстные интересы могут превалировать вследствие лоббирования и оказания давления отдельных личностей;
- обходятся дорого, т.к. рабочие время руководителей в большинстве случаев достойно оплачивается.
Для того чтобы избежать негативных результатов совещаний совещание должно быть тщательно подготовлено, в первую очередь повестка дня должна быть актуальной и содержательной. [34]
Круг участников совещания должен быть максимально узким; приглашаются только те люди, без которых вовсе нельзя обойтись: сотрудники, непосредственно связанные с принимаемыми решениями, конкретные их исполнители, специалисты в соответствующей области, а также лица, имеющие опыт действий в ситуации, по поводу которой созывается совещание.
Если кандидатов для присутствия на совещании набирается слишком много, лучше пригласить представителей, поскольку мероприятие может оказаться неуправляемым и не дать ожидаемых результатов. Продолжительность совещаний, за исключением чрезвычайных случаев, не должна превышать двух часов, чтобы обеспечить плодотворную работу всех участников совещания.
При проведении совещаний необходимо строго придерживаться регламента: мероприятие начинается в точно назначенный срок без ожидания опаздывающих, и если не случается непредвиденных событий, должно быть закончено в предусмотренное время.
Успех любого совещания или собрания во многом зависит от умелости его руководителя, первой обязанностью которого является психологическая разгрузка участников мероприятия, выведение их из обычного рутинного состояния и включения в активную работу. Что достигается за счет доброжелательной обстановки, созданием неформальных отношений, что позволяет в дальнейшем обеспечить свободный обмен информацией, полностью использовать опыт, знания и компетенцию людей.
Комфортная обстановка во многом обусловливается тем, что присутствующим предоставляется возможность свободно высказывать свое мнение, комментировать различные точки зрения и идеи, спокойно готовиться к выступлениям и ответам на поставленные вопросы, беспрепятственно менять свою точку зрения в связи с появлением дополнительной информации. Одновременно пресекаются пустопорожние дебаты, голая критика, ведется борьба с единомыслием.
Другой обязанностью руководителя является решение организационных проблем: обеспечение соблюдения регламента, порядка и дисциплины среди присутствующих (недопущение хождения, разговоров и т. п.), ведения протокола.
Наконец, третья обязанность председательствующего состоит в активизации аудитории и организации дискуссии. Для этого ему необходимо внимательно слушать выступающих, наблюдать за ними, фиксировать развитие обсуждения, его узловые моменты, замечать и поддерживать новые идеи, управлять конфликтами, находя свой «ключ» к каждому из присутствующих на совещании.
Итоги совещания оцениваются количеством и качеством выработанных на нем управленческих решений, и если таковых не последовало, то оно оказывается бесполезным. Именно в эти решения превращаются «заготовки», сделанные перед началом мероприятия — различного рода справки, диаграммы, графики.
В последнее время в западных фирмах получили распространение так называемые «проблемные совещания» где происходит совместный поиск решения тех или иных важных проблем в диалоге между рядовыми сотрудниками и руководством. Обычно такие совещания проходят в три этапа.[26]
На первом этапе сотрудники (как правило, одного уровня) встречаются с высшими руководителями и высказывают им все «наболевшие» проблемы, накопившиеся за истекший год.
Персональная критика при этом не допускается, так как считается, что она снижает эффективность подобных мероприятий. Обоснованность полученных сведений и жалоб проверяется на месте.
На втором - руководители, базируясь на полученной информации, ищут возможные пути решения поставленных проблем.
На третьем этапе созывается общее собрание, на котором разработанные на предыдущем этапе варианты всесторонне обсуждаются и принимаются наиболее подходящий вариант, в соответствии с которым, все и обязаны действовать.
Одним из отрицательных моментов совещания является то, что их подготовка и проведение связаны с затратами. Поэтому при подготовке совещания выясняют, какая сумма потребуется на их проведение. Кроме материальных средств, задействуются значительные трудовые ресурсы. Все это отражает негативные стороны проведения совещаний.
Вместе с тем необходимо отметить, что хорошо организованное совещание, проведенное в нужное время и по нужному поводу, может принести много пользы, а именно:
- дать гарантии того, что важные вещи получают правильную интерпретацию со стороны всех задействованных лиц, а выступающие могут доказать остальным участникам собрания свои позиции;
- обеспечить выявление разных точек зрения;
- быть посредником при обмене информацией между участниками совещания;
- сохранять время, собирая вместе большое количество людей.
- с помощью группового метода создать то, чего нельзя было достичь, работая порознь - это синергический процесс, при котором целое больше, чем сумма частей. Совещание дает возможность четко определить задачи, стоящие перед организацией и требующие незамедлительного решения. В процессе совещания легко инициировать обсуждение каждого вопроса, кратко обрисовав общие положения рассматриваемых проблем.
Умелое ведение дискуссии председателем позволяет влиять на выступающих и не допустить, чтобы кто-то из присутствующих взял верх и подавил инициативу других членов совещания.[25]
Определенным стимулом принятия аргументированных решений является регулирование разговоров на совещании, важно вовремя направить участникам о том, что они собрались здесь для того, чтобы достичь прогресса. При этом поощрять высказывание разных точек зрения.
Организовывать совещание необходимо в тех случаях, если информация или суждение возникших проблем являются слишком сложными для одного человека. Не стоит созывать совещание, если один человек или созданный для этих целей комитет могут лучше выполнить, стоящие перед организацией задачи. При этом можно объединить людей с различными идеями.
Тем не менее, использовать совещание необходимо там, где они работают лучше всего. Например, при анализе или разработки политики организации, согласовании решений, при гарантии того, что все специалисты, связанные с решаемой программой, получают консультации и полную информацию.
5. КАК СОКРАТИТЬ КОЛИЧЕСТВО СОВЕЩАНИЙ
5.1 Мониторинг
Сэкономить время, как сове, так и своих сотрудников, можно многими способами. Например, сократив длительность различного рода совещаний и планерок, если их длительность превышает разумные границы.
Установлено, что вышестоящие руководители не должны занимать более 5 % рабочего времени у топ – менеджеров, 10 % времени у менеджеров среднего звена, и 15 % - линейных менеджеров. [34]
Если эти пределы превышены, значит, часть времени как руководителя, так и сотрудников, уходят в никуда. Если же они меньше 5 % - стоит задуматься о недостатке контроля в организации.
К сокращению количества совещаний может привести рациональная работа с документацией, основанная на использовании современных средств вычислительной техники.
Организация работы с документами – ключевая технология управления в любом учреждении: от офиса небольшого предприятия до федерального ведомства или огромной корпорации. Естественно, эффективное управление требует некоторой системы работы с документами. Чем шире сфера и масштабы деятельности организации, тем более важную и самостоятельную роль играет собственно система делопроизводства. Она предполагает не только единые правила документирования – оформления документов, но и единый порядок документооборота.
Отсутствие действенной технологии управления документооборотом приводит, в конечном счете, к тому, что, как правило, в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители.
В современном учреждении основными технологическими инструментами работы с документами являются компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенные в сеть. Если компьютерная сеть охватывает все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможность использовать сеть для перемещения документов.
Полное упразднение бумажного документооборота сейчас невозможно: консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться, боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота; фактор директора «советского типа» - нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы.
С другой стороны, отсутствие закона об электронном документе предполагает обязательное наличие бумажного подлинника любого значимого документа даже при существовании электронного варианта. Сегодняшние стандарты делопроизводства не учитывают особенностей работы с электронными документами. Когда говорят об автоматизации делопроизводства или документооборота, то обычно подразумевают любые информационные технологии, связанные с обработкой документов – от использования текстовых процессоров до систем управления потоком работ и управления базами данных.
Существует огромное количество программных продуктов, позволяющих готовить текстовые, табличные, графические, мультимедийные и другие типы документов.
Автоматизированные системы делопроизводства делятся на два класса. К первому относятся системы управления электронными архивами. Их основные функции: регистрация новых документов, хранение, поиск и их извлечение с целью передачи в приложения, умеющие с ними работать.
Ко второму классу относятся системы управления электронным документооборотом. На них возложены функции управления документами на пути про-хождения от одного пользователя - должностного лица к другому.
Также имеется возможность осуществлять контроль за перемещаемыми документами, фиксировать все изменения, занесенные в документы и сопровождающие их резолюции. Такое построение работы с документами несет функциональную нагрузку оперативного совещания.
При организации электронного документооборота специалистами выделяются следующие характеристики:
- программная платформа (система, обеспечивающая хранение и поиск документов, а также система обмена сообщениями, в настоящее время используется архитектура «клиент /сервер»);
- поддержка распределенной обработки информации;
- возможности масштабирования (набор поддерживаемых платформ; максимальное число пользователей; число уровней вложенности структур);
- типы документов, с которыми работает система (форматы документов; поддержка работы с составными документами и несколькими версиями документа; связи документов (один документ может быть ответом на другой или может быть порожден при исполнении предыдущего документа); совместное использование электронных и обычных (бумажных) документов);
- коллективная работа группы исполнителей над одним (или несколькими) документами;
- возможность работы по «свободной» схеме (без жесткой фиксации маршрутов);
- возможности контроля за прохождением документов;
- способ оповещения должностных лиц;
- особенности настройки продукта для нужд конкретного заказчика (например, регистрационная карточка должна содержать все необходимые реквизиты); наличие локализованного (русифицированного) интерфейса;
- средства оповещения о нарушениях в регламенте прохождения документов;
- ориентация на традиционную российскую концепцию документооборота.
В случае если документ необходимо сделать общедоступным, это происходит двумя основными путями, либо через систему электронной почты путем пересылки, либо через Internet, путем публикации на Web-сервере.
Системой, обеспечивающей маршрутизацию документов, является система электронной почты.
Маршрутизация отличается от распределения или рассылки тем, что маршрутируемый документ возвращается в начало маршрута, например, к инициатору, а рассылаемый документ уходит к исполнителю без контроля факта возврата.
Для каждого пользователя создается почтовый ящик. Передачу сообщений между почтовыми ящиками внутри локальной сети осуществляет программный модуль – маршрутизатор.
Итак, электронная почта выполняет следующие функции:
- обмен сообщениями между пользователями;
- обмен документами между пользователями;
- обмен данными между приложениями;
- оповещение пользователей о проведении совещаний с определенной повесткой;
- сообщает о предварительном ознакомлении с документами по вопросам, которые будут рассматриваться на совещании.
Прежде всего, следует поставить вопрос – возможно ли современным организациям обходиться без совещаний или сократить их количество?
Другими словами может ли документ заменить доносимую в устной форме информацию?
Для ответа на данный вопрос оценим повестки совещания на предмет возможности использования документа вместо проведения совещания (табл. 2).
55
Таблица 2. Оценка возможности использования документа вместо проведения совещания
№
пп
Наименование повестки совещания Возможность
использования
документа 1. Информирование руководства о состоянии дел в организации + 2. Заслушивание отчетов о выполнении плановых заданий с объяснением причин невыполнения плана + 3. Информирование всех о состоянии дел в каком-то подразделении + 4. Доведение до всех участников совещания информации от руководства + 5. Критика руководством одного участника совещания (в присутствии других) + 6. Критика участниками совещания другого участника (в присутствии других) + 7. Формулировка конкретных поручений участникам совещания - 8. Информирование о коррекции планов работ. Координация, измерение объемов, перераспределение работ + 9. Подведение итогов деятельности организации. Оценка вклада участников совещания -/+ 10. Разрешение споров между участниками совещания - 11. Обсуждение проблемы с целью ее разрешения -
Анализ содержания таблицы 2 позволяет констатировать, что документ способен заменить большинство совещаний. Исключением являются ситуации, разрешение которых зависит от конкретных обстоятельств. Такие обстоятельства практически невозможно спрогнозировать, а также ситуации, где требуется постоянный обмен мнениями, которые формируются в процессе обсуждения проблемы.
Сократить количество совещаний при современной автоматизации процессов общения членов организации не предоставляется сложным процессом. Безусловно, что сокращение количества совещаний и замена их документами, а именно, документооборотом, позволяющим собрать и аккумулировать мнение многих руководителей по проблеме, вынесенной на общее обсуждение.
Именно такой подход позволит участнику обсуждения, не выходя из кабинета, использовать различную справочную информацию, узнать мнение подчиненных должностных лиц с тем, чтобы повысить эффективность принимаемого решения, повысить скорость обсуждения и принятия решения.
Рисунок 7.Техника принятия решений
57
Рисунок 8.Структурированный подход к принятию решений
Рисунок 9. Дерево решений
58
Рисунок 9. Мониторинг решений
Рисунок 10. Проблема мониторинга и оценки
Рисунок 11. Определение мониторинга решений
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Руководство — это процесс, который осуществляется для того, чтобы получать результаты, наилучшим образом используя человеческие, финансовые и материальные ресурсы, имеющиеся в распоряжении организации и отдельных руководителей. [9] Эти вопросы в определенной мере можно решить с помощью совещаний.
Чтобы совещания «работали», для их успешной деятельности менеджерами выделяются три составляющие: [37]
- совещания должны быть правильно организованы;
- у них должен быть хороший председатель;
- участники совещания должны быть способны принять в нем активное участие.
Прежде чем собрание начнется, необходимо удостовериться, что у него есть достаточные полномочия, и что люди осведомлены о том, чего следует ожидать и к какому вкладу с их стороны они должны быть готовы.
При составлении повестки дня необходимо учесть условия проведения структурированного собрания, охватывающего все проблемы в логической последовательности.
Особая роль при проведении совещания принадлежит председательствующему. В соответствующие моменты во время совещания он должен суммировать обсуждение, огласить взгляды, к которым пришло совещание, и наметить в общих чертах восприятие промежуточного или окончательного решения. Председательствующий должен проверить, согласно ли собрание, изменяя при необходимости выводы, и удостовериться, что решение записано точно в той формулировке, в которой было вынесено.
Подводя итог совещанию необходимо суммировать все решения, указывая, кто, что должен сделать и к какому сроку.
60
В этом вся экономическая ценность совещания, а также то, что во время его проведения каждый участник видит реакцию коллег по обсуждаемым вопросам повестки дня, может оценить важность принимаемых решений.
Если потребуется следующее совещание, то необходимо согласовать его цели и то, что каждый из присутствующих должен сделать до того, как оно состоится.
Необходимым условием завершающего этапа совещания является контроль выполнения принятых решений всеми должностными лицами организации, кого они касаются. При этом невыполненные задачи и нерешённые проблемы должны быть первым пунктом следующей повестки дня.
Однако, управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности.
Работа с документами организации может быть представлена в виде следующей технологической цепочки операций (рис. 7).
Рис. 7. Схема организации работы с документами
Наиболее прогрессивным положением следует считать, что организация имеет достаточные условия для обеспечения автоматизированной системы документооборота, экспресс участие документа в решении текущих проблем и принятии эффективных путей обеспечения функционирования организации.
В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии организации и его руководства. [40] Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность, дисциплинированность и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела.
Автоматизированная система предоставляет возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками производственного процесса, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможных появлений ошибок подготовки отчётной документации, обсуждение вопросов, заменяющих сбор совещаний.
Для этого можно превратить все бумажные документы в электронные и сосредоточить их в базе данных главного офиса, обеспечив к ним доступ по интрасети всем сотрудникам организации, а по Internet - ее клиентам. Это позволит снизить затраты на распространение бумажной документации за счет публикации необходимой информации в Internet и интрасети и повысить оперативность работы с документацией.
Внедрение автоматизированной системы обеспечивает удобство в работе, рациональную организацию производства и снижает психологические нагрузки. Также снижаются физиологические нагрузки, т.к. с внедрением соответствующего программного обеспечения время, затраченное на эту же работу, существенно уменьшится. Это положительно влияет на работоспособность работника, т.к. приведёт к уменьшению количества обрабатываемой информации, а также у персонала появится дополнительное время для анализа и принятия управленческих решений.
Следовательно, для решения управленческих задач и эффективной работы с документами важно иметь информационную систему управления, представляющую совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, других технологических средств и специалистов, предназначенная для обработки информации и принятия управленческих решений. [36]
Таким образом, информационные системы помогают справиться с большим потоком информации, которая постоянно поступает из внешней и внутренней среды, так, чтобы администрация могла принимать эффективные решения и успешно вести дела организации.
ЛИТЕРАТУРА
Нормативно-правовые документы
Гражданский Кодекс Российской Федерации (Часть первая) №51-ФЗ от 30 ноября 1994 года (принят ГФ ФС РФ 20.10.1994, ред. От 27.07.2006, с изм. И доп., встурившими в силу с 01.01.2006).-Правовая база «Консультант плюс» www.consultant.ru.
2.Таможенный кодекс российской Федерации.- М.: Издательство «Экзамен», 2005.- 256 с. (Серия «Кодексы и законы») Стр. 86
3.Статья 124 п.1 «Декларирование товаров производится путем заявления таможенному орган в таможенной декларации или иным способом, предусмотренным настоящим Кодексом, в письменной, устной, электронной и конклюдентной форме сведений  о товарах, об их таможенном режиме и других сведений, необходимых для таможенных целей.» Таможенный кодекс Российской Федерации М.: Издательство «Экзамен», 2005.- 256 с. (Серия «Кодексы и законы») Стр. 86.
4.Статья 11 п.3: «Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе». ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» № 149-ФЗ от 27 июля 2006 (правовая база Консультант-плюс).
5.Приказ ГТК России от 13.11.2001 № 1073 «О концепции информационно-технической политики ГТК России».
6.ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требование к оформлению документов».
7.ФЗ об информации, информационных технологиях и о защите информации № 149-ФЗ от 27 июля 2006 / правовая база «Консультант-плюс» www.consultant.ru
Литература:
Афонин П.Н., Сальников И. А. Информационное обеспечение в таможенных органах: Учебник – СПб: Санкт-Петербургский им. В.Б. Бобкова филиал РТА, 2006.
Армстронг Майкл. Как стать лучшим руководителем. Р-на-Д, 1998
Вяткин В.П. и др. Инструменты руководителя. – Ижевск, 1990.- С. 75.
Вересов Н.И. Психология управления: Учебное пособие.- М.: Московский психолого-социальный институт; Воронеж: Из-во НПО «МОДЭК».- 2001.- С.86.
Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: Учебник, 3-е изд.М.: Гардарика, 2000.
Зайверт Л. Ваше время – в ваших руках (советы деловым людям как эффективно использовать рабочее время)/пер. с нем.- М.: 2005.- С.267.
Еремин Л. Информационные технологии в системах организационно - экономического управления: перспективы развития и применения //Проблемы теории и практики управления.- 2006 - № 5. - С.65.
Информационные технологии управления Учеб. пособие для вузов//под ред. Г.А. Титоренко- М., ЮНИТИ-ДАНА, 2002.
Кузин Ф.А. Культура делового общения: Практическое пособие. М.: Ось – 89, 2002.
Кухаренко В.Б. Управление модернизацией таможенной службы: Монография.- М.: ИЦ Классика, 2000.- С.167.
Ксенчук Е.В., Киянова М.А. Технология успеха. М.: Дело ЛТД, 1993.
Лукичева Л.М. Управление организацией. Учебное пособие.- М.: Омега – Л, 2004.
Лукьянова Н.Ф., Талан М.В. Как правильно проводить совещания //Секретарское дело – 2000 № 3.- С. 60.
Макаров С.Ф. Менеджер за работой.- М.: Прогресс, 1989.
Мильнер Б.З., Евенко Л.И., Раппопорт Р.С. Системный подход к организации управления.-М.: Экономика.- 20023.- С.102.
Найм и развитие персонала: Учебное пособие/пер с англ.- Жуковский. : МИМ ЛИНК,2003.- С.56.
Ожегов С.И. Словарь русского языка.- М.: Русский язык, 1997. – С. 392.
Омаров А.М. Руководитель: Размышления о стиле управления, 2-е изд., - М.: Политиздат.- С.36.
Пшенко А.В. Основные нормативные требования к документам и документационному обеспечению управления. Учебное пособие для вузов//ГУУ. – М.: ЗАО Финстатинформ. 2002.
Тихомиров Ю.А. Управленческое решение.- М.: Наука, 1977.
Управление в таможенных органах США. М.: Российская таможенная академия.- 1995.
Шейнов В.П. Как сделать совещание более эффективным, но менее продолжительным. Как подготовить хорошее выступление. Рекомендации для руководителей. – Минск, 2005.
Эльсон Боб и др. Умение управлять для «чайников».: Пер. с англ.- Киев: Диалектика, 1997.
Яцушко А.Н. Менеджмент: Связующие процессы: Принятие решений.- М.:РИО РТА, 2002.- С.51.
Периодические издания:
Горбачев А. Цена делового совершенства.// Управление персоналом. 2007 - № 9.
Еремин Л. Информационные технологии в системах организационно - экономического управления: перспективы развития и применения //Проблемы теории и практики управления.- 2006 - № 5.
Капитанчук Ю. Повышение эффективности совещаний.//БОСС, 2000 - № 10.- С.30.
Коротков Э.М. Концепция менеджмента: Учебное пособие.- М.Издательско-консалтинговая компания «Дека».- 1997.- С.65.
Тагаданов Д.Н. Информация как основной фактор формирования конкурентной стратегии // Менеджмент.- 2005.- №1.- С.10.
Шубенкова Т. Внимание! Совещание начинается.//Управление персоналом.- 2003 - № 10.
Интернет
http://www.ura-inform.com/ru/print/ukraine/2006/04/04/internet_mir Китайцы проводят больше всех времени в Интернете, а японцам он приносит наибольший доход УРА.
39. Интернет. Признаки торможения и углубления. М.: GENERATIONNX.RU. Режим доступа: World Wide Web/ URL: http://www.generationnx.com.
40. http://www.e-rus.ru/site.shtml?id=7&n_id=5769
59
Участники совещания
Участники совещания
Рисунок 1. План размещений участников совещания
Проверка правильности сформулированной гипотезы
Формирование гипотез и установление зависимостей
Ремвантная информация
Наблюдения (сбор и анализ информации)
Реализация
управленческих решений
Основные системы управленческих документов
Организационно-правовая документация
Плановая
документация
Распорядительная документация
Документация по материально-техническому обеспечению
Отчётная
документация
Договорная документация
Документация по обеспечению финансами
Документация по обеспечению
кадрами (по личному составу)
Документация по документационному и информационному обеспечению деятельности учреждения
Информационно-справочная и справочно-аналитическая документация
Рисунок 4. Схема основных систем управленческой документации.
Локальная сеть
Шлюз
локальной сети
Глобальная сеть
Шлюз
внешней сети
Модем
Модем
Коммутируемый канал
Коммутируемый канал
Прием входящих документов
Предварительное рассмотрение начальником ОДО
Регистрация
документов
Доклад руководителю о полученных документах
Принятие решения руководителем
Направление документов на исполнение
Контроль исполнения документов
Исполнение
документов
Формирование документов в дела
Использование документов в справочно-информационной работе
Определение сроков хранения документов
Передача в архив
Дальнейшее
использование
Уничтожение
документов