Технологии проведения пресс-конференций на примере организации

Введение
Глава 1. Технология проведения пресс-конференции
1.1. Подготовка пресс-конференции
2.2. Проведение пресс-конференции и подведение итогов
Выводы к Главе 1
Глава 2. Проведение пресс-конференции в Русском Музее
2.1. Подготовка пресс-конференции «Музей без порогов»
2.2. Проведение пресс-конференции «Музей без порогов»
Выводы к Главе 2
Заключение
Список использованных источников:

е. о директорах Русского Музея и Благотворительного фонда);
Копии речей, произнесенных на пресс-конференции;
Буклет о компании или о спонсоре события;
Фотографии (в печатном и электронном виде – на диске).
Все это уложено в специальную папку с двумя кармашками. В данном случае папка была напечатана по заказу, хотя можно было и на обычную папку наклеить стикер с логотипом Русского музея. В одном из кармашков - визитная карточка. Основной элемент этого комплекта - буклет. Буклет включал короткие сведения о Русском Музее и Благотворительном фонде.
Первой на пресс-конференции прозвучала речь директора Русского Музея, здесь я привожу ее примерный текст:
Я рад приветствовать всех собравшихся здесь сегодня. Цель нашего собрания сегодня – организация «Музея без порогов», в прямом и переносном смысле. Мы у себя пытаемся предпринять некоторые шаги. Все дворцы, находящиеся в ведении Государственного Русского музея, оснащены подъемниками, пандусами и специальными туалетами для инвалидов. В 2000 году в корпусе Бенуа были установлены два подъемника, в 2002-2003 годах еще два лифта появились в Инженерном замке и Строгановском дворце (оба этих проекта были профинансированы из федерального бюджета), а еще один наклонный подъемник музей установил за свой счет в зале № 39 флигеля Росси. В планах руководства музея - реконструкция парадного двора перед Михайловским дворцом. А конечной целью, по словам директора музея, является настоящий музей без порогов. Таким, по мнению Владимира Гусева, должен быть и весь город, в котором ныне то и дело спотыкаешься о высокие поребрики, а на пандусах подземных переходов может свернуть себе шею даже здоровый человек. Но для этого необходима постоянная ежедневная работа.
Еще одним направлением работы Государственного Русского Музея является так называемая арт-терапия для детей-сирот, детей-инвалидов и детей из неблагополучных семей. Впервые сеансы арт-терапии проводились еще в 1991 году, но позже встала проблема нехватки специалистов. Для того чтобы решить ее, была создана школа волонтеров. К работе также привлекаются городские специалисты. Ныне с детьми занимаются двадцать три волонтера. Мешает, однако, то, что детям трудно добираться из разных районов города, и музею очень не хватает специально оборудованного автобуса. В этом вопросе Государственный Русский Музей рассчитывает на помощь спонсоров, поскольку от государственного бюджета помощи не ожидает, а федерального закона о меценатстве пока не существует. Поэтому помощь инвалидам совместно осуществляют руководство музея, общественные организации, местные власти и частные спонсоры.
Этой работой мы целенаправленно занимаемся с 1991 года, мы хотим, чтобы музей полностью отвечал стандартам европейского сообщества по созданию доступной среды для инвалидов. Русский музей полностью оборудован для посещения залов такими людьми, в каждом из наших дворцов установлены подъемники, каждый нуждающийся в инвалидной коляске во время посещения музея человек ее получит. За 2005 год нас посетили 400 человек на колясках. Мы стараемся сделать музей без порогов, но пороги - и в буквальном и в переносном смысле существуют в городе. Зачастую дети-инвалиды прекращают посещать наши программы, абсолютно бесплатные для них, потому что до музея не добраться. Мы мечтаем об автобусе, который бы мог привозить к нам тех, кому сложно передвигаться по городу, сейчас сотрудники Российского центра музейной педагогики уже разработали такой проект «Арт-Бус». Также мы считаем, что в России должен быть закон о меценатстве.
Но еще далеко не все пороги в музее ликвидированы. В 2005 году в нем побывали четыреста инвалидов, но это очень мало. Может ли инвалид сам, без сопровождения, посетить музей? Проблем пока масса, поэтому победных реляций пока не будет.
Спасибо за внимание и понимание.
Весь иллюстративный материал к данному выступлению был подготовлен в программе «Power Point» или аналогичной. Фотоснимки были отсканированы и обработаны. Изображение получилось четки, смена кадров управлялась компьютером. Материал располагался таким образом, чтобы последовательность зрительных образов обеспечивала повышение эмоционального напряжения. Помещение при этом полностью не затемнялось, что оставить собравшимся возможность что-то записывать.
Часть вопросов и ответов должна была заранее подготовлена. Это было сделано на основе изучения предыдущих материалов приглашенных журналистов, а также из самой логики выступления.
В данном случае это были вопросы:
«Каким, по Вашему, может быть закон о меценатстве? И кого Вы видите на месте меценатов?»
«Уверены ли Вы, что дети-инвалиды не могут добраться до музея? Возможно, их просто не интересует предлагаемая Вами программа?»
«Кто разрабатывал проект «Арт-Бас?»
«Какую организацию представляют упомянутые Вами двадцать три волонтера?»
«Расскажите подробнее об арт-терапии»
В данном случае фуршет был организован для неформального общения журналистов и организаторов пресс-конференции. Фуршет занял не более получаса, и был достаточно скромным: гостям подали только сок, кофе, канапе и фрукты. Для данного случая было придумано несколько небольших речей, которые пресс секретари обеих организаций произнесли перед собравшимися, но уже в неформальной обстановке.
Так, например, представители городской администрации выразили надежду на то, что закон «О благотворительной деятельности» будет принят Законодательным собранием в 2008 году и сообщили, что в городе пока невозможно применение санкций при вводе в строй новых объектов, не приспособленных для инвалидов, и только 10% из обследованных специалистами соцзащиты объектов культуры в Санкт-Петербурге приспособлены для посещения людьми с ограниченными возможностями.
Т.к. данная пресс-конференция привлекла средства массовой информации и не «отошла на второй план» благодаря последним событиям, необходимо было в данном случае обеспечить, чтобы материал данной пресс-конференции попал по возможности в большее количество агентств, в частности, в те средства массовой информации, представители которых не были на пресс-конференции. Для этого Е.М. Петрова:
Обзвонила все информационные агентства и тех корреспондентов, которые заявили о своем участии в пресс-конференции, но по каким-то причинам не смогли присутствовать. Им была выслана информация об уже прошедшей пресс-конференции, включая речи выступавших, с тем, чтобы они могли опубликовать ее в своих изданиях.
Таким образом, пресс-конференция Русского Музея «Музей без порогов» прошла достаточно успешно. Можно отметить, что на ней присутствовали практически все приглашенные журналисты, и абсолютное большинство из них опубликовали помимо выданного им пресс-релиза собственные впечатления и мнения, что также является показателем хорошего уровня подготовки и проведения мероприятия.
Выводы к Главе 2
Исходя из вышеизложенного, можно сделать вывод, что благодаря тщательной подготовке и правильно выбранной стратегии, пресс-конференция, организованная Русским Музеем прошла на должном уровне и достигла намеченных на этапе планирования данной PR-акции результатов:
удачный информационный повод позволил СМИ еще раз напомнить общественности и администрации города о разработке новых проектов Русского Музея;
Был создан позитивный имидж Русского музея как организации, занимающейся новыми проектами, обеспечивающими доступ в Музей самым разным категориями населения.
Заключение
Анализ различных источников, посвященных разработке различных PR-мероприятий и технологии проведения пресс-конференций в частности, показал что:
Можно выделить следующие условия проведения успешной пресс-конференции:
Информационный повод;
Тщательная обработка информации;
Выбор СМИ и журналистов для приглашения;
Достаточная подготовленность выступающих;
Доступность информационных материалов;
Четкое взаимодействие с журналистами;
Доступность места проведения пресс-конференции;
Соответствие атмосферы пресс-конференции поводу её проведения;
Четкая организация и управление этапами мероприятия;
Уважительное отношение к работе журналистов.
Одними из самых важных элементов являются выбор места и времени проведения пресс-конференции, а также составление и рассылка пресс-релиза. Пресс-релиз должен быть составлен с учетом проводимого мероприятия, и, давая четкое представление о предстоящем событии, одновременно являться готовым шаблоном для написания статьи или репортажа.
Не менее важным элементов является выбор и приглашение средств массовой информации. В отдельных случаях составляется список приглашенных СМИ.
Проведение пресс-конференции начинается с момента регистрации участников и заканчивается подведением ее итогов.
Пресс-конференция не может длиться больше 40-45 минут. При этом на речь или речи организаторов и устроителей пресс-конференции отводится 20-30 минут, и еще столько же – на вопросы журналистов.
В отдельных случаях целесообразно провести после окончания пресс-конференции фуршет. Для докладчиков и руководителей компании, проводившей пресс-конференцию, фуршет - это время свободного, неформального общения с прессой.
После окончания пресс-конференции осуществляется обзвон корреспондентов или информационных служб и передается информация о том, что было сказано на пресс-конференции. В некоторых случаях предлагают дать интервью, чтобы они могли осветить это событие.
Через несколько дней после пресс-конференции необходимо провести мониторинг пресс и на основании полученного резонанса планировать дальнейшую работу компании.
Пресс-конференция при грамотной и четкой организации может стать удачной PR-акцией для любой организации, в том числи и для Государственного Русского Музея.
Пресс-конференцию Русского Музея «Музей без порогов» как PR-акцию можно считать удавшейся, так как были достигнуты следующие цели:
Пресс-клипинг (анализ вышедших о пресс-конференции статей) дал нужное количество положительных отзывов;
Пресс-конференция привлекла внимание значительного количества спонсорских организаций;
Пресс-конференция привлекла внимание Законодательного собрания и городской администрации (в частности, появилась развернутая статья о посещении детьми-инвалидами музеев в газете городской администрации «Петербургский Дневник»);
Финансирование проекта «Музей без порогов» обеспечено в результате пресс-конференции более чем на 50%;
Тема пресс-конференции вызвала увеличение посещений как самого Русского музея, так и его сайта, и сайта Благотворительного фонда;
Пресса стала уделять больше внимания самому Русскому музею (увеличилось количество статей и репортажей о нем).
Список использованных источников:
PR в изменяющемся мире. - Барнаул : Изд-во Алтайского университета, 2005. – 114 с.
Азарова Л.В. Связи с общественностью в некоммерческих организациях : Учеб. пособие :. - СПб. : Изд-во СПбГЭТУ "ЛЭТИ", 2005. - 53 с.
Андреева Ю.В. Психология имиджа и рекламы : концепции, технологии, стратегии эффективности. - Казань : Центр инновационных технологий, 2006. - 355 с.
Белов А.А. Теория и практика связей с общественностью. - Ростов н/Д : Феникс; СПб. : Северо-Запад, 2005. - 204 с.
Векслер А.Ф. PR для российского бизнеса. – СПб. : Вершина, 2006. - 230 с.
Викентьев И.Л. Приемы рекламы и Public Relations. – СПб. : Бизнес-пресса, 2007. - 405 с.
Воронцова Н.Н. Теория и практика связей с общественностью. – М. : МИИТ, 2005. - 268 с.
Гандапас Р. Пресс-конференция – это серьезнее, чем вы думали! // Рекламное измерение. - № 1. – 2005. – С. 35-42
Емельянов С.М. Теория и практика связей с общественностью. – СПб. : Питер, 2006. - 240 с.
Игнаткина А.Л. Концепт PUBLIC RELATIONS. - Саратов : Научная книга, 2006. - 130 с.
Катлип С., Сентер А., Брум Г. Паблик рилейшенз. Теория и практика. – М. : Вильямс, 2005. – 780 с.
Лидин К.Л. Психология имиджа. - Иркутск : Иркут. гос. ун-т, 2005. - 108 с.
Лысикова О.В. Имиджелогия и паблик рилейшнз в социокультурной сфере. – М. : Флинта : Московский психолого-социальный институт, 2006. - 166 с.
Маркони Д. PR: Полное руководство. – М. : Вершина, 2006. – 255 с.
Писарский И.В. Реклама и PR : современные технологии и коммуникации. – СПб. : Изд-во Санкт-Петербургского гуманитарного университета профсоюзов, 2005. - 32 с.
Почепцов Г.Г. Паблик рилейшнз для профессионалов. – М. : Финансы и статистика, 2005. – 640 с.
Райс Э. Расцвет пиара и упадок рекламы : как лучше всего представить фирму. – М.: АСТ : Транзиткнига, 2006. - 311 с.
Связи с общественностью в российских регионах. - Омск : Изд-во ОмГТУ, 2006. - 87 с.
Связи с общественностью высшего учебного заведения. –СПб. : Астерион, 2005. - 87 с.
Связи с общественностью как социальная инженерия. - СПб. : Речь, 2005. - 349 с.
Тульчинский Г.Л. Бизнес в России. Проблема социального признания и уважения. – М. : Вершина, 2006. – 384 с.
Управление общественными отношениями : учеб. пособие. - Красноярск : Платина, 2006. - 141 с.
Холден Н.Дж. Кросс-культурный менеджмент. – М. : Юнити, 2005. - 363 с.
Шарков Ф.И. Паблик рилейшнз. - Екатеринбург : Деловая книга,2005. - 303 с.
Шарков Ф.И. Реклама и связи с общественностью. - М. : Трикста : Акад. Проект, 2005. - 298 с.
Шарков Ф.И. Теория коммуникации. – М. : РИП-холдинг, 2005. - 247 с.
Шепель В.М. Имиджелогия. - Ростов-на-Дону : Феникс, 2005. - 472 с.
Юдина Е.Н. Креативное мышление в PR. - М. : РИП-холдинг, 2005. - 271 с.
Материалы Государственного Русского Музея
Интернет: www.btpr.ru
Векслер А.Ф. PR для российского бизнеса. – М. : Вершина, 2006. – С. 11
Лысикова О.В. Имиджелогия и паблик рилейшнз в социокультурной сфере. – М. : Флинта : Московский психолого-социальный институт, 2006. – С. 35
Интернет: www.btpr.ru
Связи с общественностью как социальная инженерия. - СПб. : Речь, 2005. – С. 26
Гандапас Р. Пресс-конференция – это серьезнее, чем вы думали! // Рекламное измерение. - № 1. – 2005. – С. 35-42
Игнаткина А.Л. Концепт PUBLIC RELATIONS. - Саратов : Научная книга, 2006. – С. 38
Материалы Государственного Русского Музея
Материалы Государственного Русского Музея
33