Свойства документа (документная информация: емкость, полнота, достоверность, своевременность и объективность)

Введение
1. Сущность документов
1.1. Понятие документа
1.2. Классификация документов
2. Документная информация
2.1. Информационная функция документа
2.2. Содержание управленческих документов
3. Способы документирования
3.1. Бланк документа
3.2. Язык документа
Заключение
Список литературы

По мнению некоторых разработчиков стилей можно выделить следующие подгруппы официально-делового стиля:
деловой;
официально-документальный;
официально-канцелярский;
официально-риторический;
судебный;
канцелярский.
Для текстов в официально-деловом стиле характерно:
общая регламентация формы документов;
ограничение разнообразия языка, его идеоматичность;
употребление предложений с большим числом слов и однородных членов, а также распространенных предложений;
использование страдательных конструкций;
соблюдение четких логических и смысловых связей между предложениями;
определенные способы словоизменения.
Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для деловых документов, которые не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка.
Для текстов официальных документов не характерно использование образной фразеологии, оборотов со сниженной стилистической окраской.
Стандартные обороты речи типа: «в связи с распоряжением Правительства», «в порядке оказания материальной помощи», «в связи с тяжелым положением, сложившимся...» - постоянно воспроизводятся в служебных документах, приобретают устойчивый характер и по своей роли сближаются с фразеологизмами. В языке документов они выполняют ту же функцию, что и устойчивые сочетания типа: «принять во внимание», «довести до сведения». Но если нормы нарушаются из-за незнания особенностей употребления того или иного фразеологизма, возникают ошибки. Например, глагол «допускать» («допустить») в значении «сделать что- либо, совершить» принято сочетать со словами «нарушение», «ошибка», «просчет» и некоторыми другими именами существительными, характеризующими отрицательные явления, но не называющими конкретного поступка: «допустить грубость, чванство». Неправильны сочетания типа: «допускать дефекты (брак, поломки, хищения)», в которых существительные указывают на результат ошибок, просчетов и т.д.
Нормативные требования к языку официально-делового стиля предусматривают:
умеренное использование канцеляризмов;
использование терминов и профессиональных слов;
использование устойчивых языковых моделей и текстовых формул;
точное использование значения слова;
умеренное и правильное употребление иностранных слов;
правильное использование грамматических категорий (например, предлогов);
недопустимость лишних слов и тавтологии;
употребление правильных сокращений слов;
различение одушевленных и неодушевленных существительных;
тенденцию к утрате местоимения «я»;
употребление вводных слов и оборотов для снятия отрицательного воздействия негативной информации;
использование обращения (например, уважаемый);
нейтральность тона изложения.
Многократное отображение типовых ситуаций и использование соответствующего жанра документа привело к стандартизации деловой речи. «Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве». Стандартизацию следует отличать от унификации, которая «сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению».
Универсализация многих слов, употребление трафаретов, штампов (нередко выполняющих функцию терминов), канцеляризмов, профессионализмов и речевых формул придают деловой речи фразеологическую устойчивость и помогают сократить время на поиск форм выражения в стандартных ситуациях.
Таким образом, стандартизация (терминологизация) деловой речи существенно повышает информативность документа, облегчает восприятие текста специалистами и способствует оперативности документооборота в целом. Однако это не следует путать с использованием жаргона бюрократического характера, созданного, по словам К.И.Чуковского, «... специально за тем, чтобы прикрывать наплевательское отношение к судьбам людей и вещей, ... уводя нашу мысль от реальной жизни,... весь его синтаксический строй представляет собой, так сказать, дымовую завесу, отлично приспособленную для сокрытия истины, ... закругленные фразы отлично баюкают совесть».
Формула официально – деловой речи может быть представлена следующим образом:
Типовая ситуация ( Жанр и форма документа ( Языковое наполнение документа
Официально – деловой стиль – наиболее замкнутая среди других стилей функциональная система, наиболее стабильная, традиционная и стандартизированная. Это не значит, что официально – деловому стилю чужда эволюция: он подвергается изменениям под влиянием социально – исторических сдвигов общества.
Заключение
Понятие «документ» является основным, фундаментальным в понятийной системе документоведения. Оно отражает признаки реально существующих предметов, служащих объектами практической деятельности по созданию, сбору, аналитико-синтетической обработке, хранению, поиску и использованию документной информации в обществе.
Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы.
Первая - это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью.
Вторая группа - документы по функциям управления.
Преднамеренная фиксация информации с целью ее сохранения и передачи и определяет содержание информационной функции документа. Характерная особенность этой функции состоит в том, что она присуща всем без исключения документам, ибо необходимость фиксировать информацию - причина появления любого из них.
Важнейшим качеством документа, выполняющим эту функцию, является его информационная емкость (или информационный потенциал), т.е. количество и качество информации.
Информационная емкость определяется такими показателями, как полнота, объективность, достоверность, оптимальность и актуальность информации.
На информационную функцию оказывает влияние специфика и способы поиска, хранения, передачи, использования информации, а также ее доступность, лежащие, строго говоря, за пределами документа как такового.
Под содержанием управленческого документа следует понимать всю включенную в него информацию. При этом основным информационным компонентом управленческого документа является его текст.
Деловой стиль - это совокупность языковых средств, позволяющая обслуживать сферу официально-деловых отношений.
Список литературы
ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Госстандарт России, 2007.
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 2007.
ГОСТ 9327 – 60. Бумага. Потребительские форматы. – М., 2000.
Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах. – Ростов н/Д: Издательство «Феникс», 2001.
Волгина Н. Функциональные стили русского языка. – М.: Дело, 2003.
Гойхман О.Я., Гончарова Л.М., Лапшина О.Н. и др. Русский язык и культура речи. – М.: ИНФРА-М, 2002.
Голуб И.Б. Русский язык и культурология. – М.: Логос, 2002.
Делопроизводство: Учеб. для нач. проф. образования / Е.Н. Басовская, Т.А. Быкова, Л.М. Вялова и др. – М.: ПрофОбрИздат, 2005. – 176 с.
Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления. – М.: ИНФРА-М, 2007. – 272 с.
Колесников Н.П. Практическая стилистика и литературное редактирование. – М.: ИКЦ «МарТ»; Ростов н/Д: Издательский центр «МарТ», 2003.
Лагутина Т.М., Щуко Л.П. Деловое письмо: Справочник. – СПб.: «Издательский дом Герда», 2005.
Ларионова А.Ю. Деловое общение. – Екатеринбург, 2000.
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М.: Прогресс, 2003.
Организация работы с документами: учебник / Под ред. В.А. Кудряева. – М.: ИНФРА-М, 1998.
Пензин Э.А. Документоведение. Документ и система документации. – Екатеринбург, 2003.
Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. – М.: ТК Велби, 2006. – 384 с.
Накорякова К.М. Литературное редактирование. – М.: Изд-во «ИКАР», 2004.
Пензин Э.А. Документоведение. Документ и система документации. – Екатеринбург, 2003.
Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления. – М.: ИНФРА-М, 2007. С. 13.
Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. – М.: ТК Велби, 2006. С. 117.
ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Госстандарт России, 2007.
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М.: Прогресс, 2003.
ГОСТ 9327 – 60. Бумага. Потребительские форматы. – М., 2000.
Организация работы с документами: учебник / Под ред. В.А. Кудряева. – М.: ИНФРА-М, 1998. С. 85.
Делопроизводство: Учеб. для нач. проф. образования / Е.Н. Басовская, Т.А. Быкова, Л.М. Вялова и др. – М.: ПрофОбрИздат, 2005. С. 60.
Кирсанова М.В., Аксенова Ю.М. – Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления. – М.: ИНФРА-М, 2007. С. 247.
Гойхман О.Я., Гончарова Л.М., Лапшина О.Н. и др. Русский язык и культура речи. – М.: ИНФРА-М, 2002. С. 11.
Голуб И.Б. Русский язык и культурология. – М.: Логос, 2002. С. 58.
Колесников Н.П. Практическая стилистика и литературное редактирование. – М.: ИКЦ «МарТ»; Ростов н/Д: Издательский центр «МарТ», 2003. – С. 5.
Кирсанова М.В., Аксенова Ю.М. – Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления. – М.: ИНФРА-М, 2007. С. 249.
Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах. – Ростов н/Д: Издательство «Феникс», 2001. С. 320.
Лагутина Т.М., Щуко Л.П. Деловое письмо: Справочник. – СПб.: «Издательский дом Герда», 2005. С. 193.
Чуковский К.И. Цит. по Накорякова К.М. Литературное редактирование. – М.: Изд-во «ИКАР», 2004. С. 66.
Ларионова А.Ю. Деловое общение. – Екатеринбург, 2000. С. 51.
Волгина Н. Функциональные стили русского языка. – М.: Дело, 2003. С. 45.
2