Документационное обеспечение организации участия предприятия в конференциях, выставках, рекламных компаниях и тд

Содержание
Введение
1. Выставки, ярмарки, конференции как инструмент маркетинга
2. Организация мероприятия
3. Документообеспечение
3.1. До начала мероприятия
3.2. Документы на мероприятии
3.3. После мероприятия
4. Регистрация и оформление участия
Заключение
Список литературы

Появление факса, электронной почты, а затем Интернета существенно упростило оформление заявки, однако перечень вопросов, на которые нужно ответить в заявке, практически не изменился.
В случае отказа от участия в выставке (ярмарке, конференции и др.) выплачивается неустойка в разных размерах – в зависимости от конкретных сроков. В случае отказа от участия незадолго до мероприятия при определенных обстоятельствах приходится выплачивать полную сумму арендной платы за стенд.
Для ввоза технических средств на выставку (ярмарку, конференцию и др.) также существуют определенные инструкции, где предъявляются высокие требования к технике безопасности. По вопросам технического оборудования даются подробные справки, проводятся контрольные испытания.
Поскольку участие в выставке (ярмарке, конференции и др.) во многих отношениях связано с риском, уже несколько десятилетий назад была разработана специальная система страхования. Экспонент должен сам позаботиться о достаточной страховой защите. Организатор несет только общую материальную ответственность за ущерб, нанесенный человеку или имуществу.
За рубежом страховка экспонента обеспечивает покрытие ущерба во время транспортировки и пребывания на выставке (ярмарке, конференции и др.) и может быть заключена через типовой договор с организатором. Выставочная страховка защищает от всех опасностей, которым может подвергаться имущество экспонента, стенд и оборудование стенда от момента транспортировки с фирмы, монтажа и всего времени работы выставки до разборки и возвращения имущества на место его постоянного хранения. Страховка вступает в действие в случае нанесения ущерба в этот период. Ущерб, нанесенный публикой на выставке, тоже будет возмещен. Дополнительно может быть заключен договор о страховании материальной ответственности экспонента.
В принципе организатор выставочного мероприятия и делом, и советом помогает экспонентам, особенно тем, кто впервые участвует в выставке (ярмарке, конференции и др.), в решении всех организационных и технических вопросов.
Вместе с документом об условиях участия в выставке (ярмарке, конференции и др.) или с подтверждением о выделении стенда экспоненту пересылаются формуляры – заказы на разнообразные сервисные услуги. Помимо вспомогательных средств для работы с прессой и рекламы у организатора или у фирм, с которыми он заключил договоры, можно сделать заказ на целый ряд услуг, включенных в стоимость участия (обязательные выставочные услуги) или по твердым расценкам. Сюда входят: аренда готового стенда, прокат мебели, кухонного оборудования, покрытий для пола, осветительных приборов, аудиовидео-техники, услуги экспедиции, аренда помещения для хранения тары, резервирование жилья, уборка и охрана стенда, транспортная и выставочная страховка, проводка электричества, воды, нагнетаемого воздуха, подключение телекоммуникаций, предоставление подсобных рабочих, фотообслуживание, посещение с целью ознакомления с деятельностью местных институтов, организаций, предприятий, представляющих интерес для экспонента, культурная программа (экскурсионные поездки по городу, посещение музеев, театров и т.д.).
Уже на месте при монтаже предлагаются и другие услуги, продажа и прокат цветов, декоративный материал и материал для монтажа стенда, продажа товаров повседневного спроса, предоставление новой рабочей силы и т.д.
В сервис входит также выдача удостоверений для персонала стенда. Соответственно величине стенда его персоналу раздаются бесплатные пропуска; другие удостоверения участников, как правило, за рубежом, можно получить за плату. Платные долгосрочные пропуска для парковки могут быть затребованы заранее на соответствующем бланке заказа.
Особое значение устроители выставки (ярмарки, конференции и др.) придают составлению выставочных каталогов. Их важность в том, что в них сохраняется память о выставке (ярмарке, конференции и др.), ее участниках и экспонентах. Каталоги позволяют анализировать состояние экономики и культуры на каждом конкретном временном этапе. Как правило, каталог служит источником информации для покупателей до следующей подобной выставки. Кроме того, каталог является дополнительным источником рекламы. Значение информации о себе в каталоге сегодня понимает подавляющее большинство экспонентов.
Бланки для внесения данных в каталог и информационные системы пересылаются при оформлении заявки на участие, за рубежом – вместе с официальным допуском. Следует обратить внимание на то, что выставочный каталог подписывается в печать относительно рано, потому что он должен быть в распоряжении заинтересованных кругов уже за несколько недель до начала мероприятия, чтобы они успели подготовиться к визиту на выставку.
Внесение данных в каталог обычно оплачивается заказчиком и идет по трем линиям: в алфавитном порядке по названиям фирм (иногда с кратким изложением программы поставки), по наименованиям товаров или номенклатуре и, наконец, по павильонам вместе с соответствующим планом павильона. По желанию продукция экспонента может быть обозначена в разных товарных группах. Так же, за плату, в каталоге публикуют товарные или фирменные знаки. Можно поместить и отдельную рекламу о своей фирме (организации) или товаре (услугах).
Для внесения в электронные системы информации для посетителей применяется тот же принцип распределения. Здесь тоже отчасти существуют возможности для рекламы. Что касается самих систем, то рекомендуется в первый день выставки (ярмарки , конференции и др.) перепроверить внесенные данные и сравнить их с данными конкурентов, чтобы успеть сделать поправки.
Разумное планирование и осуществление транспортировки предотвращает излишние материальные потери и сокращает дополнительные расходы, возникающие из-за спешки. Для экспонента транспортировка является частью организации его участия в ярмарке/выставке и требует серьезной заботы, ибо залог успеха – вовремя доставленные в сохранности экспонаты, которые легко распаковать и вновь упаковать.
Транспортировка экспонатов, материалов для изготовления и оформления стенда и прочих, связанных с ярмаркой-выставкой, грузов представляет собой задачу, которую без особых затруднений может выполнить любая серьезная транспортная компания. За рубежом, если речь идет о крупногабаритных предметах, рекомендуется сотрудничество с опытной выставочной экспедицией – официальным перевозчиком выставки-ярмарки. Во избежание неприятных сюрпризов экспонент должен запрашивать транспортировку грузов.
С учетом принятых решений необходимо составить график перевозки, куда должен войти весь цикл от подготовки к отправке до возвращения экспонатов на предприятие. Несоблюдение установленных регламентом условий участия (сертификаты происхождения, заверение счетов, оговорки и т.д.), неправильное заполнение оправдательных документов, недооценка часто запутанной и длительной процедуры таможенной очистки, исключение из расчета так называемого «железного времени» страховки (забастовки, кратковременное прекращение работы и т.д.) часто становятся причиной несвоевременной доставки грузов или даже осложнений в их таможенной очистке, вследствие чего подвергаются риску все организационные усилия.
Если не считать собственных средств доставки с фирмы на территории выставки (ярмарки, конференции и др.) за доставку и обратную транспортировку, а также за обеспечение разгрузочной техники ответственны только специальные экспедиторы выставки. С одной стороны, дело здесь в условиях страхования, с другой – экспедитор выставки берет на себя (вместо устроителя) ответственность за доставку и отправку, уплату пошлины за все экспонаты и, кроме того, за хранение тары. Экспедиционные бюро на выставках (ярмарках, конференциях и др.) работают постоянно: и во время монтажа, и во время самого мероприятия, и во время разборки. Заказы на услуги экспедиции должны быть сделаны своевременно, до начала работы выставки.
От зарубежных участников при транспортировке грузов и выполнении связанных с этим таможенных формальностей требуется знание соответствующих правил. Экспедиторы, имеющие опыт работы на международных выставках и часто являющиеся партнерами по договору самих компаний, следят за ходом передвижения всех грузов, нередко используя возможности сборных контейнеров для многих экспонентов сразу. Они гарантируют соблюдение всех инструкций и хорошо знают возможности погрузочно-разгрузочной техники, которая находится в их распоряжении на месте выставки. В случае если такого специального выставочного перевозчика нет, экспонент должен:
-сам позаботиться о своевременном получении информации о специфических условиях, действующих в стране проведения ярмарки/выставки, о наиболее подходящем способе транспортировки и виде упаковки;
-правильно выбрать транспортную компанию;
-своевременно информировать транспортную компанию о товарах и прочих грузах, подлежащих перевозке (количество, объем, вес);
- подготовить подходящие упаковочные материалы;
-обеспечить совместную отгрузку необходимых инструментов и вспомогательных материалов для упаковки экспонатов при вывозе;
-позаботиться о безукоризненной упаковке и правильной маркировке ящиков на иностранном языке и, наконец,
-составить специальный график транспортировки в сотрудничестве с компанией-перевозчиком.
Кроме того, во всех случаях экспонент должен следить за исполнением валютных формальностей банками-посредниками.
Приезд, отъезд и пребывание на выставке (ярмарке, конференции и др.). Чтобы получить номер нужной категории в гостинице, разумнее всего заранее письменно его забронировать. Организатор выставки (ярмарке, конференции и др.) таким образом, получает вместе с документами об участии заполненный бланк на бронирование номера. На всех выставках (ярмарке, конференции и др.) есть бюро обслуживания, которые берут на себя резервирование жилья перед началом выставки.
Как правило, в крупных городах, например в Германии, квартирные бюро в течение всего мероприятия функционируют и на центральном вокзале города, и в аэропорту, и на территории выставки. Эти бюро по преимуществу подыскивают жилье для тех посетителей, которые не заявили заранее о своем приезде.
Во многих странах мира часто организуются групповые поездки на выставки (ярмарке, конференции и др.) (в том числе в рамках делового туризма). Справки об этом можно получить у организаторов и в их зарубежных представительствах.
Защита окружающей среды. Требование учета экологической безопасности при организации выставочной деятельности в России еще не стало одним из важнейших. В этом отношении весьма полезен опыт Германии. Немецкие выставочники исходят из понимания того, что охрана природы и окружающей среды – одна из важнейших задач экономики и общества. Именно поэтому соблюдение требований экологии – насущная необходимость.
Для того чтобы участие в выставке (ярмарке, конференции и др.) соответствовало требованиям экологии, необходимо заранее:
-использовать системный подход к планированию, когда все решения и действия проверяются с точки зрения их последствий для окружающей среды;
-изыскивать возможности сокращения отходов;
-заблаговременно получать информацию о системе назначения платы за удаление отходов у организатора ярмарки;
-применять многооборотную тару и упаковку при транспортировке;
-сводить к минимуму отходы ядовитых и вредных веществ и сложных многослойных материалов;
-применять изделия, рассчитанные на многоразовое употребление или вторичную утилизацию;
-предотвращать загрязнения, повреждения, пыль, нерациональный расход материалов при монтаже и разборке стендов;
-взять на вооружение девиз: «Предотвращать – Сокращать – Повторно использовать».
Участие в общей программе. Проведение большинства специализированных выставок (ярмарок, конференций и др.) в настоящее время сопровождается организацией научно-практических конференций, семинаров, «круглых столов», презентаций фирм-участников, учебных занятий и других мероприятий. В тех случаях, когда подобные мероприятия носят образовательный характер, организаторы выставок-ярмарок добавляют к стоимости участия в выставке регистрационный взнос или устанавливают отдельную плату за посещение учебных семинаров. Однако если это мероприятие приравнивается к конференции (форуму, конгрессу), то оплата участия в нем устанавливается отдельно. В России до последнего времени большинство специализированных выставок включает затраты на организацию связанных с тематикой выставок научно-практических конференций, семинаров, «круглых столов» в стоимость затрат на аренду выставочных площадей. В результате на целом ряде специализированных экспозиций в рамках программы, предусматривающей доклады экспонентов-специалистов, экспонент имеет возможность выступить от имени фирмы с реферативными сообщениями об отдельных товарах или о технологии. Но об этих докладах надо своевременно проинформировать устроителя. Соответствующая запись, как правило, должна быть помещена в заявке-договоре, включая тему, время и дату желательного выступления. На это, как уже указано, обычно не требуется специальных расходов. Устроитель предоставляет помещение и берет на себя рекламу и оповещение посетителей.
Экспонент может выступить со своими товарами и в специальном показе. Такие спецпоказы обычно объявляются отдельно; они организованы так, что никакой из фирм не оказывается предпочтение. Кроме того, экспонент может рассчитывать на участие в специальных конференциях, конгрессах или обсуждениях, чтобы приобрести новые или освежить свои знания о современном положении дел. Но от всего этого не должно страдать обслуживание стенда.
Заключение
Неудовлетворительная степень достижения целей выставочной я ярмарочной деятельности, может быть, для предприятия равносильна неудаче, однако для него это должно быть не поводом для разочарования, а стартовой площадкой для углубленного изучения вызвавших ее причин и условий.
При этом необходимо отметить две из наиболее распространенных ошибок, в которые впадают многие экспоненты, производя оценку своего участия в ярмарке, выставке или конференции, а именно:
1. Выводы делаются ими сразу же после закрытия экспозиции, так что недооценивается возможность заключения так называемых последующих соглашений, роль которых, особенно на мероприятиях инвестиционных товаров, очень велика.
2. Оценка значимости мероприятия, в которой участвовали эти экспоненты, производится ими уже с первого участия.
Если же выбор оказался правильным и коммерческое предложение предприятия соответствовало требованиям посетителей, практика показывает, что для достижения ощутимых и жизнеспособных результатов необходимо принимать участие в конкретной ярмарке, выставке, конференции по крайней мере, в течение трех лет подряд.
Только тогда предприятие «вольется» в эту сферу маркетинга, которая переживает в настоящее время значительные трансформации, связанные с широкомасштабным применением телекоммуникаций, современных средств связи, Интернета… Существует даже предположение, что в скором времени физическое присутствие на мероприятии будет заменено «интерактивным» присутствием.
С течением веков ярмарки, конференции и выставки постепенно трансформировались из сферы узкоторговых отношений в сферу многоплановых коммуникаций, что сделало их ареной острой конкурентной борьбы. Организация такого рода мероприятий предполагает высокую степень профессионализма, требует своевременного планирования, наличия квалифицированного персонала, тесного сотрудничества всех работников предприятия, на которых возложена совместная ответственность за подготовку и осуществление участия предприятия на выставках или ярмарках.
В сфере отечественного выставочного бизнеса специалисты отмечают появление важных тенденций:
1) растет количество специализированных выставок по сравнению с универсальными (соответственно, 76% и 24%), что весьма выгодно фирмам- экспонентам,
2) наблюдается рост числа российских фирм, участвующих в международных выставках
3) стабильно растет интерес зарубежных фирм к России
Этот бурный рост выставочной активности в настоящее время свидетельствует о стремлении предпринимателей восстановить старые и найти новые хозяйственные связи и постепенно занять значительные позиции на мировых рынках.
Список литературы
Федеральный закон от 13 октября 1995 г. № 157-ФЗ «О государственном регулировании внешнеэкономической деятельности».
Концепция развития выставочно-ярмарочной деятельности в Российской Федерации. Одобрена Правительством Российской Федерации на заседании 29 марта 2001 г. // Журнал-справочник о выставках и деловых встречах «Экспомир» 2001 № 3–4 Сб. «Выставки в России и за рубежом 2001/2002». Выпуск 2. (На сайте ТПП РФ).
Олвуд Д., Монтгомери Б. Выставки: планирование и дизайн. Новосибирск: Interbook, 1991.
Критсотакис Я.Г. Конференция. Участие, организация. Техника участия и коммуникации. М.: Ось-89, 1997.
Петелин В. Г. Стендист торгово-промышленной выставки: секреты мастерства. М.: Ось-89, 2000.
Александрова Н., Сорокина Е., Филоненко И. Выставочный менеджмент. Промэкспо. М., 2001.
Журнал «Экспомир» за 1996–2002 гг. С 2000 г. издается в составе сборника «Выставки в России и за рубежом».
Всероссийская выставочная газета «Удача Экспо», сайт: www.informexpo.ru.
Торгово-промышленная палата России – www.tpprf.ru.
Московская торгово-промышленная палата – www.mtpp.org.
Комитет германской экономики по делам торговых выставок и ярмарок (AUMA) – www.auma.de.
Журнал «Экспомир», Каталог «Выставки в России и за рубежом» – www.expomir.ru.
Голицына С. Что показала выставка М1ТТ.//Туризм: практика, проблемы,
Дурович А.П., Копанев А.С. Маркетинг в туризме: Учебное пособие / Под общ. ред. 3.М. Горбылевой. Мн.: «Экономпресс». 1998.
Крылов И.В. Теория и практика рекламы в России. –М.: Издательство Центр, 1996.
Назаренко Л.Ф. Выставка как инструмент маркетинга. М: Информационно-издательский дом «Филинъ», 1997.
Павлова А. Организаторы MITT: успех выставки не повод почить на лаврах //Туризм: практика, проблемы, перспективы. 2001. №5.
www.cfin.ru /marketing/ – Сайт «Корпоративный менеджмент».
www.edu.fairs.ru – Сайт Всероссийского форума «Современная образовательная среда»
Концепция развития выставочно-ярмарочной деятельности в Российской Федерации. Одобрена Правительством Российской Федерации на заседании 29 марта 2001 г.
Журнал «Экспомир» за 1996–2002 гг. С 2000 г. издается в составе сборника «Выставки в России и за рубежом».
Всероссийская выставочная газета «Удача Экспо»
Дурович А.П., Копанев А.С. Маркетинг в туризме
Критсотакис Я.Г. Конференция. Участие, организация. Техника участия и коммуникации
Павлова А. Организаторы MITT: успех выставки не повод почить на лаврах
Олвуд Д., Монтгомери Б. Выставки: планирование и дизайн. Новосибирск
2