Вход

Изучение организации документационного обеспечения корпорации, разработка и внесение рациональных предложений по ее совершенствованию

Дипломная работа*
Код 148543
Дата создания 2007
Страниц 102
Источников 33
Мы сможем обработать ваш заказ 25 сентября в 7:00 [мск]
Файлы будут доступны для скачивания только после обработки заказа.
4 760руб.
КУПИТЬ

Содержание

Введение
1. Аналитическая часть.
1.1 Описание производственно - торговой корпорации "Новый стиль"
1.1.1 Общая характеристика деятельности корпорации (основные цели и направления деятельности)
1.1.2 Характеристика структуры управления корпорации
1.2 Анализ состояния информационного и документационного обеспечения управления корпорации
1.2.1.Организация документооборота в корпорации «Новый стиль»
1.2.2 Порядок работы с входящими документами
1.2.3. Порядок работы с исходящими документами
1.2.4 Регистрация документов
1.2.5 Организация контроля исполнения документов
1.2.6 Составление номенклатуры дел
1.2.7 Формирование дел
1.2.8 Подготовка документов к передаче в архив
1.3 Выявление причин и факторов, препятствующих эффективной организации информационного и документационного обеспечения управления объекта, а также соответствующих информационных технологий.
1.4 Выводы и обоснование возможных направлений совершенствования организации информационного и документационного обеспечения управления объекта
2. Проектная часть.
2.1. Современное состояние и тенденции развития средств реализации информационного и документационного обеспечения управления корпорацией и соответствующих информационных технологий
2.2. Проектные предложения по реализации выбранного направления совершенствования организации информационного и документационного обеспечения управления объекта
2.3. Организация реализации предложенного направления совершенствования информационного и документационного обеспечения управления.
2.4. Риски и безопасность
Заключение
Список используемой литературы
Приложения

Фрагмент работы для ознакомления

Да и в случае болезни, отпуска или командировки любой коллега сможет быстро сориентироваться в ситуации и заменить основного менеджера.
Осуществлять взаимодействие с внутренними службами компании также можно с использованием системы автоматизации делопроизводства. Например, если менеджеру необходимо написать заявление на дополнительный выходной, он может это сделать в системе автоматического приема и регистрации внутренних заявок. В такой программе также можно зарегистрировать свою просьбу и получить квалифицированный ответ на нее специалиста соответствующей службы компании. Руководство всегда вправе отследить, как и кем выполнялись заявки, а начальники технических служб, работающих по скользящему графику, могут не беспокоится о передаче дел по итогам смены – все события зарегистрированы в системе вместе с отметками о выполненных действиях.
Система Евфрат-Документооборот может стать удобным инструментом для организации трудового дня менеджера: этому способствует ее интерфейс, дающий возможность видеть все текущие задачи, требующие выполнения. Такие интерфейсы есть у многих современных программ автоматизации – в едином окне отображаются поступившие на согласование или ознакомления документы, выданные или полученные резолюции, файлы, с которыми менеджер работал в последнее время. А также есть механизм поиска и обработки любых документов из разных журналов регистрации через единый интерфейс. Удобно, если такой доступ можно использовать не только на рабочем компьютере, но и через Интернет: это позволяет менеджеру, даже если у него нет возможности быть в офисе, работать с документами.
Система электронного документооборота и Руководитель
Теперь давайте попробуем посмотреть глазами руководителя на возможности системы автоматизации для выполнения своих повседневных обязанностей.
Кроме солидных визиток с должностью и людей в подчинении, вместе с новым назначением руководитель получает массу проблем, связанных с управлением подотчетными ресурсами. И качество его работы напрямую зависит от взвешенности принимаемых решений и выполнения поставленных задач. Исходя из четырех основных функций управления (планирование, организация, управление и контроль), можно показать, как система электронного документооборота позволит упростить выполнение обязанностей руководителя.
С помощью встроенного календаря и планировщика программа Евфрат-Документооборот поможет руководителю спланировать решение задач, определить контрольные точки проверки хода выполнения, скоррелировать собственное расписание с необходимыми датами. Возможность быстрой замены сроков, при необходимости, может синхронно перевести связанные вопросы на заданный период, что обеспечивает точность, цельность и понятность расписания. В нем кроме руководителя вполне сможет разобраться и помощник, и секретарь компании.
Для организации процессов обработки поступающей корреспонденции руководитель вполне может воспользоваться тем единым интерфейсом, о котором говорилось ранее. Только теперь сфера интересов будет акцентирована на выдаче резолюций по документам и устных поручений, а также контроле сроков готовности. Те же функции согласования, ознакомления и поиска станут хорошими помощниками руководителя.
Для управления и принятия административных решений необходимо иметь полную и достоверную картину происходящего в организации, учитывать загруженность отделов и служб, а также отдельных сотрудников. Сбор всей этой информации можно существенно упростить с помощью системы отчетов, встроенной в большинство систем электронного документооборота. Построение отчета по заданным параметрам (срокам, сотрудникам или другим ресурсам, зарегистрированным в программе) или заранее заложенным шаблонам занимает немного времени, зато спустя всего несколько минут после нажатия кнопки "Построить отчет" руководитель сможет увидеть состояние дел компании в абсолютно непредвзятом представлении. Система не учитывает ничьих интересов и при правильной эксплуатации (своевременном введении данных) дает реальный срез ситуации в конкретный момент времени. И если по отчету видно, что какой-то сотрудник ведет много проектов, решает важные задачи, принимает участие в совещаниях и работает по выданным поручениям, то почему бы его не премировать? Или не перевести на более высокую должность? С другой стороны, с помощью отчета можно увидеть, какие отделы перегружены, где не хватает людей, где есть излишние ресурсы. Это поможет перераспределить задачи таким образом, чтобы не случилось внутреннего коллапса, который может негативно отразится на имидже и репутации компании на рынке.
Таким образом, мы рассмотрели возможности систем электронного документооборота и автоматизации делопроизводства глазами различных категорий сотрудников организации и увидели, в решении каких повседневных рабочих задач программы такого класса могут помочь конечному пользователю. Существуют предрассудки, связанные с мнением, что автоматизация дел в компании – это введение тотального контроля за всеми, строгой регламентации доступа к информации и контроля исполнения связанных с документами бизнес-процессов. Однако, если посмотреть с другой стороны, то правильное использование возможностей и функций системы может существенно повысить качество и скорость принятия решений (за счет полноты предоставляемой информации) и производительность труда каждого сотрудника в организации.
2.3. Организация реализации предложенного направления совершенствования информационного и документационного обеспечения управления.
Комплекс пуско-наладочных работ включает в себя следующие этапы:
I. Подготовительный этап:
- Формирование рабочей группы по комплексному внедрению системы, назначение руководителя проектом от исполнителя и ответственного за внедрение от заказчика.
- Определение рациональной конфигурации сети.
- Закупка, монтаж, наладка техники, сети и специального оборудования.
- Решение организационных и технических проблем, ограничивающих внедрение системы.
- Установка системы.
- Обучение «пилотной» группы пользователей.
- Разработка схемы эксплуатации и настройка системы.
- Проведение сквозной деловой игры.
II. Наладка системы:
- Общая настройка системы и рабочих мест.
- Работы по администрированию системы:
- Конвертирование данных из существующих баз данных в базу данных системы (при необходимости).
- Определение и предоставление прав доступа пользователей к функциям и данным системы.
- Определение порядка архивирования и сопровождения базы данных администратором системы.
- Формирование баз данных нормативно-справочной информации, выверка НСИ и разработка методики ее ведения.
- Реализация моделей бизнес-процессов и функциональное тестирование системы:
- Проработка детальной схемы эксплуатации системы на функциональном рабочем месте.
- Подготовка технических заданий на функциональные рабочие места (при необходимости).
- Реализация моделей бизнес-процессов.
- Выявление и устранение проблем, возникающих при выполнении бизнес-процессов.
- Выполнение и тестирование необходимых доработок системы.
- Настройка отчетных форм.
- Отработка методов поиска и исправления ошибок пользователя.
- Проведение деловых игр на рабочих местах, обучение конечных пользователей.
- Настройка и доработка отдельных компонентов системы.
III. Ввод системы в эксплуатацию:
- Ввод системы в опытную эксплуатацию.
- Опытная эксплуатация по бизнес-процессам предприятия и по модулям каждого контура системы.
- Ввод реальной информации в базы данных.
- Разработка инструкций по эксплуатации на каждое функциональное рабочее место.
- Анализ результатов опытной эксплуатации.
- Ввод системы в промышленную эксплуатацию.
- Последовательность работ по переходу от опытной эксплуатации к промышленной эксплуатации
- График перехода конечных пользователей на новую систему.
IV. Завершение работ:
- Рекомендации по реорганизации схем управления предприятием (при необходимости).
- Обсуждение вариантов продолжения сотрудничества.
- Консультации
Консультации по тематике пуско-наладочных работ системы необходимо оказать всем пользователям системы.
Самой актуальной остается задача организационного и кадрового обеспечения решения многоаспектной проблемы ДОУ.
В значительной степени эта задача может быть решена путем системы повышения квалификации специалистов и выработки соответствующих образовательных стандартов (программ).
2.4. Риски и безопасность
Риски, возникшие в связи с внедрением системы, можно поделить на две основные группы: раскрытие чувствительной информации и внедрение опасного кода.
Метаданные, используемые, например, MS Office, могут содержать информацию, не предназначенную для постороннего глаза, в том числе:
- пути к файлам на жестких дисках,
- имена серверов в локальной сети,
- удаленный из предыдущих редакций документа текст,
- данные о пользователях, работавших с этим документом.
В практике зарубежных юристов нередки случаи, когда приходится прибегать к анализу метаданных для выяснения обстоятельств, связанных с такими делами, как, например, тяжбы между компанией и сотрудником. Так, в одной из корпораций, во время расследования иска бывшей сотрудницы к компании благодаря анализу метаданных было установлено, что сотрудница преднамеренно изменяла даты создания и изменения некоторых документов, чтобы аргументировать свои претензии относительно условий увольнения.
Другим серьёзным и пока малоизученным риском, связанным с метаданными, является угроза внедрения опасного кода в метаданные.
Мета-тэги (поля, несущие служебную информацию), такие как ID3 у MP3 файлов, EXIF у JPEG и другие, предоставляют возможность внедрения потенциально опасного кода. Это может быть:
- кросс-скриптинг (в данном контексте представляется уместным использование обозначения XDS или cross-document scripting, то есть подстановка в документ, открытый пользователем, объектов из другого источника),
- исполняемый код,
- средства сбора информации о целевой системе.
В цепи передачи и обработки информации добавляется уязвимое звено - способ обработки метаданных программным средством чтения или индексирования документов.
Следует отметить, что уязвимости в обработке метаданных ещё недостаточно исследованы. С общим гигантским возрастанием объемов информации метаданные получат всё большее распространение как средство индексирования данных, и как результат возникнут новые (или будут обнаружены уже существующие) уязвимости, будет разработана методология внедрения кода.
Средства обеспечения безопасности
В настоящее время существуют программные средства, дающие определенную степень контроля над метаданными - в первую очередь, над данными MS Office и файлами в формате PDF (Adobe). Среди них можно отметить семейство продуктов Workshare,дополнение к Office - Remove Hidden Data и ezClean от KKL Software.
Проблема защиты коммерческой информации в полной мере встала перед российскими организациями и предприятиями в 90-х годах прошлого столентия. В то время решение этой задачи рассматривалось в основном таким образом: достаточно все просто «запаролить», «зашифровать», поставить специальные замки на компьютеры, и все проблемы будут решены. Причем подобный подход сохранялся довольно долгое время, защита информации во многих компаниях в целом и в «Новом стиле», в частности, сводилась к соблюдению некоторых технических правил.
В некотором смысле работа по обеспечению безопасности информации строилась приблизительно так же, как на предприи в то время осуществлялся контроль за качеством. А сам отдел по защите информации напоминал отдел технического контроля на заводах. Главная задача сотрудников и тех и этого отделов состояла в том, чтобы измерять и контролировать различные технические параметры. И такая ситуация сохранялась очень долгое время.
Интересно, что новый подход как к защите информации, так и к проблемам качества наметился практически одновременно. От создания системы качества, контролирующей отдельные параметры, перешли к внедрению системы управления предприятием. Подобные изменения произошли и в области организации информационной безопасности — на смену решениям, защищающим отдельные параметры информации, пришла система по организации управления процессами безопасности в целом.
Принципиальное отличие нового подхода состоит в том, что для его реализации формируется набор целей и задач, которые, в свою очередь, решаются с помощью определенных показателей. Однако необходимо понимать, что эта работа на 90% упирается в правильное управление персоналом. Можно с уверенностью сказать, что сейчас в корпорации «Новый стиль» основной акцент делается не на решении технических проблем, связанных с защитой информации (два-три года назад речь шла об организации систем по защите информации), а на том, как правильно реорганизовать общую систему управления организации в целом и систему управления персоналом в частности. Следует помнить еще об одном — в том случае, когда речь идет о системном решении, внедрение на девять десятых происходит за счет организационных мер, а технические и программные средства составляют остальную, очень незначительную часть. Только в таком случае система будет полностью управляема и контролируема. Тем более, что основная задача состоит не в ликвидации последствий инцидентов, а в том, чтобы не допустить их возникновения.
При этом, если внимательно рассмотреть стандарты в области менеджмента информационной безопасности и качества, то видно, что по очень многим пунктам они перекликаются. Так, например, в последней версии международных стандартов, регламентирующих создание систем по защите информации, ясно сказано, что требования по обеспечению информационной безопасности должны соответствовать международной системе стандартов качества ISO 9001.
Таким образом, когда мы говорим об организации безопасности информации в настоящее время, речь идет о создании системы менеджмента. Все это, в свою очередь, позволяет несколько по-другому оценивать непосредственно систему организации безопасности информации.
Основная проблема
Несмотря на то что взгляд на проблему организации безопасности информации и общая концепция защиты информации в последнее время принципиально изменились, люди остались те же. Поэтому основная проблема, которую приходится решать специалистам в области защиты информации, состоит в том, чтобы научить сотрудников, и в первую очередь старших менеджеров компании, уважать собственные информационные ресурсы и защищать их. Довольно часто руководители даже самого верхнего эшелона управления довольно слабо представляют себе, зачем собственно им нужно заниматься обеспечением безопасности своих информационных ресурсов. Мало того, требования по защите информации довольно часто воспринимаются как очередное бюрократическое запрещение и попытка заставить сотрудников вместо реальной работы заниматься выполнением каких-то никому не нужных регламентов. Эта проблема «системная» и связана она даже не с недостатком корпоративной культуры в компании, а с тем, что в обществе до конца не понимают, что такое информация, и довольно слабо осознают прямую связь между понятиями «информация» и «деньги». При этом известно, что порой стоимость информации может намного превышать стоимость золота.
Сейчас развитие мебельного бизнеса достигло такого уровня, при котором, по самым скромным оценкам, 50% активов предприятия составляют информационные ресурсы. Таким образом, получается, что деньгами является именно та информация, которая находится в корпоративных информационных системах. Однако эту реальность понимает очень незначительная часть руководителей. Причем зачастую даже те из менеджеров, кто публично декларирует свое понимание ситуации, в реальной жизни не придают защите информации большого значения. Подобный подход объясняется просто. Пока у руководителя не было серьезных прецедентов, он особо не верит в то, что потеря информации может привести действительно к серьезным убыткам. А его поведение полностью соответствует известной русской пословице: «Пока гром не грянет, мужик не перекрестится».
Поэтому специалистам в области защиты информации предстоит заниматься решением одной из самых важных задач — воспитанием высшего менеджмента.
Внешние проблемы
Уровень внешней технической защищенности систем сейчас таков, что украсть информацию «снаружи», через публичные каналы достаточно сложно. Такая ситуация объясняется несколькими причинами. Прежде всего потому, что, у системы нет физического выхода наружу — большинство систем работает по своим закрытым каналам. Конечно, веб-интерфейсы и публичные сети используются, однако это пока скорее исключение, чем правило. Несмотря на то что сейчас очень много говорят о различных интернет-сервисах, в действительности эта деятельность составляет незначительную часть бизнеса «Нового стиля».
Таким образом, можно говорить о том, что проблема внешней защищенности компании от атак «в основном решена». Хотя это не означает, что можно спокойно «почивать на лаврах». Необходимо помнить о том, что методы защиты всегда идут чуть позади способов нападения, и можно ожидать появления новых способов проникновения.
В числе других «внешних» проблем, с которыми приходится сталкиваться службам информационной безопасности, можно отметить взрывы, пожары, наводнения, отключения электроэнергии. Однако как решать такого рода проблемы, известно, для этого существуют стандартные методы, и поэтому эти прецеденты существенной проблемы для организации безопасности не представляют.
Внутренние проблемы
Если же говорить о «внутренних» проблемах, возникающих при защите информации, то прежде всего стоит отметить сложности при организации управления доступом к системам. Задача службы информационной безопасности состоит в том, чтобы обеспечить сотрудникам доступ к тем ресурсам, которые им нужны для решения их профессиональных задач. И одновременно закрыть доступ к той информации, которую им знать нельзя. Кроме того, необходимо следить за тем, чтобы соблюдались все требования по конфиденциальности, и организовывать контроль за перепиской. Для решения всех этих проблем прежде всего необходимо вести серьезную работу с сотрудниками.
Кто должен управлять организацией доступа к системам и как контролировать тех, кто управляет? В какой-то степени эта проблема не имеет конца — надо постоянно контролировать тех, кто контролирует. Однако эти задачи необходимо решать
Прежде всего, необходимо создать и наладить систему документооборота. Следующим шагом является утверждение должностных инструкций, положение о подразделениях, их взаимодействии и взаимозависимости. Должен существовать строгий регламент — кто, когда и в каком виде может создавать документы, а кто может их редактировать и удалять.
Вторая группа проблем как раз связана с тем, что в компании, так же, как и в любой другой организации, накапливается огромный объем информации. Необходимо четко определить, что, как именно и сколь долго следует хранить. Понятно, что хранить все и вечно невозможно, да и не нужно. Поэтому речь идет о том, чтобы четко классифицировать всю информацию и создавать регламенты, кто из сотрудников к какой информации может иметь доступ и как быстро необходимые сведения должны быть ему предоставлены. Все это требует создания достаточно сложных алгоритмов резервного и архивного хранения.
Стоит упомянуть об одной закономерности: чем более удобный для клиента продукт внедряется компанией (например, обслуживание по системе электронных денег), тем больше проблем приходится решать службе информационной безопасности, тем сложнее защищать информацию, причем не только внутреннюю, но и личную информацию самого клиента.
Поэтому основной принцип, на котором строит свою работу «Новый стиль», состоит в том, чтобы правильно оценивать риски. Именно в этом, кстати сказать, состоит самое главное отличие защиты коммерческой информации от защиты информации в государственных структурах. В госорганизациях, как правило, денег не считают, если задача поставлена, она должна быть решена любыми средствами. В основе деятельности коммерческих предприятий лежит оценка рисков. Абсолютной защиты не бывает, и поэтому в том случае, когда принимается какое-либо решение, руководство должно просчитывать, какие потери может понести компания. Предпринимается комплекс мер, которые могут смягчить последствия потери: формируется резервный фонд, заранее подготавливаются юристы и предупреждаются клиенты. Система строится таким образом, чтобы любой клиент, приобретая определенную услугу, знал, к каким последствиям это может привести и что сам он от потерь также не застрахован. Бывает, что на основе предварительной оценки рисков по той или иной услуге руководство приходит к выводу, что эту услугу компания пока еще не готова предоставлять.
Подобный подход помогает научиться управлять рисками информационной безопасности и безопасности бизнеса. В том случае, когда руководство спрашивает мнение специалистов в области информационной безопасности, оно, как правило, получает квалифицированную консультацию. При этом довольно часто решающими факторами оказываются требования бизнеса и желания клиентов.
Степень надежности и безопасности различных систем, в том числе и «Евфрат» представлены в табл. 11.
Условные обозначения систем в таблице:
Босс-Референт (Б-Р), ГранДок (ГД), Дело (Д), ЕВФРАТ-Документооборот (Е-Д), CompanyMedia (CM), Directum (D), DIS-системы (DIS), DocsVision (DV), LanDocs (LD), Optima-Workflow (O-W).
Пояснения к таблице:
“+“ - возможность имеется, “-“ - возможности нет, “+/-“ - опционально или внешним ПО, “-/+“ - неполная функциональность возможности.
Таблица 11. Надёжность, безопасность
Система
Возможность Б-Р ГД Д Е-Д СМ D DIS DV LD O-W Авторизация пользователя с паролем + + + + + + + + + + Шифрование документов +/- - +/-+ + +/- + + + +/- + Поддержка ЭЦП +/- + +/-+ + +/- + + + +/- + Резервное копирование БД по расписанию + - + + + + - + - + Протокол событий + +/- + + -/+ + + + + + Проанализировав таблицу, автор делает вывод о достаточной степени безопасности информации при использовании системы ЕВФРАТ-Документооборот.
Заключение
В заключение необходимо сказать, что в последнее время корпоративные информационные системы перестают быть данью моде. Они становятся неотъемлемой частью системы управления на предприятиях в условиях российских реалий. В связи с этим процесс внедрения информационной системы, иначе говоря – автоматизация системы управления предприятием, рассматривается неотрывно от процесса его оптимизации.
Достижение успеха в работе по автоматизации системы управления сопряжено с выполнением ряда условий. Необходимо правильно поставить цели автоматизации, разработать проект, выбрать средство автоматизации, сформировать проектную команду.
Кроме того, как показывает практика, невозможно провести успешный проект по автоматизации без участия высшего руководства, в первую очередь потому, что автоматизация системы управления направлена на обеспечение первого лица предприятия управленческой информацией для принятия решений. И если руководитель не может корректно определить свои требования к создаваемой информационной системе, то подчиненные тем более не могут это сделать. Функциональные специалисты могут отразить только требования своих служб, а их несистемность и несбалансированность делают будущую систему неэффективной и не удовлетворяющей требованиям топ-менеджмента.
Развитие информационных технологий есть составная часть развития предприятия. Какая бы ни была стратегия развития предприятия, IT-стратегия должна ей соответствовать (как минимум – не должна противоречить!). В противном случае вложения в информационные технологии не только не принесут пользы, но и могут обернуться значительными убытками для предприятия. Этот немаловажный фактор необходимо учитывать при принятии решения о внедрении информационной системы управления таой корпорацией, как «Новый стиль».
При соблюдении вышеперечисленных условий корпорация получит следующие преимущества по сравнению с существующей сегодня системой документооборота:
- оперативность поиска нужного документа: время поиска необходимого документа сокращается с нескольких часов до нескольких секунд;
- ускорение обмена информацией внутри организации: передача документов в электронной форме не требует физического перемещения бумаг и происходит мгновенно;
- надежный контроль за прохождением документа;
- снижение рисков утраты или порчи документа;
- снижение риска несанкционированного доступа к документам: надежность и безопасность хранения электронных версий документа по сравнению с бумажными аналогами;
- отсутствие необходимости многократного копирования и распечатки, что значительно снижает затраты на расходные материалы;
- резкое снижение стоимости архивного хранения электронных документов и оперативность доступа к архивной информации: при общей тенденции к повышению долговечности и надежности электронных носителей и их стремительном удешевлении происходит экономия как за счет стоимости носителя, так и за счет площадей, занимаемых архивом;
- система напоминаний пользователям о выданных заданиях: электронный документооборот уведомляет пользователей о приближении контрольных точек, тем самым исключая "забывчивость" сотрудников;
- инструмент для оценки загрузки и эффективности работы персонала: поскольку все действия пользователей фиксируются в системе, существует возможность оценить степень загруженности каждого сотрудника и его исполнительность;
- накопление корпоративных знаний, ускоренное обучение и взаимозаменяемость сотрудников: система единого хранилища документов и заданий с функцией полнотекстового поиска позволяют оперативно выбирать документы по интересующим вопросам, при смене сотрудников необходима лиш корректировка прав доступа.
Следствиями перехода на электронный документооборот являются:
- уменьшение накладных расходов на доставку, обработку и хранение документов;
- сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников;
- снижение финансовых потерь, связанных с несвоевременным получением либо утратой документов, а также утечкой коммерческой информации;
- повышение уровня обслуживания клиентов;
- укрепление исполнительской дисциплины;
- сокращение времени адаптации новых сотрудников, что особенно важно при расширении бизнеса.
Результатом эффективного внедрения системы документооборота являются реальные конкурентные преимущества: рост производительности труда, повышение эффективности управления, увеличение ответственности сотрудников. Сотрудники обеспечиваются актуальной информацией, повышается уровень предоставляемых услуг. При этом происходит снижение внутренних расходов и рисков, обеспечивается безопасность хранения коммерческой информации.
Список используемой литературы
Федеральный закон Российской Федерации от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» // Собрание законодательства Российской Федерации. 1995. № 8 (20 февраля). Ст. 609;
Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» //Российская газета. 2006. 8 августа; Основы законодательства об Архивном фонде Российской Федерации и архивах: 7 июля 1993 г. № 5341-1;
Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: перечни документов // Секретарское дело 2001. №2. С. 90-101.
Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: каталоги и другие информационно-поисковые справочники в архиве организации // Секретарское дело 2002. №1. С. 86-93.
Артамонова И.Л. Из опыта внедрения автоматизированной системы регистрации // Секретарское дело 1997. №3. С.23-26.
Бадьина А.В. Электронный документооборот фирмы // Делопроизводство 1999. №1. С. 34-39.
Банасюкевич В.Д. Экспертиза ценности документов // Секретарское дело 1998. №3. С. 19-23.
Басакина Н.В. Организация подготовки и передачи на архивное хранение документов учреждений различных форм собственности // Секретарское дело 2000. №3.С.87-90.
Бачило, И.Л. Современные правовые проблемы документирования информации // Документация в информационном обществе: электронное делопроизводство и электронный архив / ВНИИДАД. – М., 2000;
Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // Делопроизводство 1999. №2. С. 45-49.
Бобылева М.П. Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем // Делопроизводство 2001. №1. С. 36-41.
Бобылева, М.В. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. – М.: Изд. МЭИ, - 2004.
Бобылева М.П. и Гуськов В.А. Вопросы ведения номенклатуры дел в условиях автоматизации делопроизводства // Делопроизводство 1999. №1. С. 29-32.
Быкова Т.А. Правовые требования к внутренним документам фирмы: составление и оформление положений // Секретарское дело 2000. №2. С. 21-25.
Веселов П.В. Вы – секретарь. М.: Изд-во стандартов, 1993. – 120 с.
Вялова Л.М. Организация движения документов // Секретарское дело 2000. №2. С.16-20.
Делопроизводство: Справ. Пособие – 4-е изд., доп. – Омск: Фирма «ЛЕО», 1995. – 56 с.
Документация в информационном обществе: законодательство и стандарты. Доклады и сообщения на XII Международной научно-практической конференции 22-23 ноября 2005 г. / Росархив. ВНИИДАД. М., 2006.
Документы и делопроизводство: Справ. Пособие/ Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум; Сост.: М.Т. Лихачев. М.: Экономика, 1991. – 271 с.
Емышева Е.М. Методика составления номенклатуры дел // Секретарское дело 1996. №3. С. 31-34.
Еремченко В.А. О проблеме электронных документов // Секретарское дело 2001. №3. С. 23-26.
Ефимова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства попытка анализа и классификации // Секретарское дело 2000. №4. С. 23-28.
Конявский, В.А., Гадасин, В.А. Основы понимания феномена электронного обмена информацией. – Минск: Беллитфонд, - 2004.
Короткий С. Современные технологии корпоративного документооборота // Компьютерный еженедельник "Компьютерра" 2000. № 3. С. 13-19.
Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере: Компьютерные технологии в делопроизводстве. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел – Синтез», 2000 - 232 с.
Кузнецов С.Л. Применение современных технологий в работе с документами // Секретарское дело 2003. №3. С. 23-29.
Кузнецов С.Л. Автоматизированные системы регистрации и контроля исполнения // Секретарское дело 2005. №4. С. 24-29.
Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства. Первый этап // Делопроизводство 2000. №1. С. 41-46.
Куняев, Н.Н. О некоторых вопросах правового регулирования электронного документооборота. – документация в информационном обществе: законодательство и стандарты. Доклады и сообщения на Доклад на XII Международной научно-практической конференции 22-23 ноября 2005 г. // - М.: Росархив, ВНИИДАД // - 2006.
Максимович Г.Ю., Андреев А.М. Новые возможности автоматизации делопроизводства // Секретарское дело 1999. №4. С. 19-25.
Романов, Д.А., Ильина, Т.Н., Логинова, А.Ю. Правда об электронном документообороте. – М.: ДМК Пресс, 2002.
Устав корпорации «Новый стиль»
Источник: http://www.cio-world.ru/290657/?r1=yandex&r2=news
Приложения
Приложение 1.
КВАЛИФИКАЦИОННАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА

Секретарь-машинистка
 
Должна уметь:
 
- выполнять технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя;
-  организовывать телефонные переговоры руководителя;
- принимать и передавать телефонограммы, записывать принятые сообщения и доводить до его сведения их содержание;
- подготавливать совещания и заседания, проводимые руководителем, вести и оформлять протоколы;
- передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам;
- печатать по указанию руководителя различные материалы;
- вести делопроизводство;
- организовывать прием посетителей;
- формировать дела, обеспечивать их сохранность, сдавать в архив;
- Работать с программным обеспечением;
- работать с файлами, каталогами и программной оболочкой;
- работать с периферийными устройствами;
- создавать текстовые файлы, редактировать их и печатать их.
 
Должна знать:
 
-      положения и инструкции по ведению делопроизводства;
-   стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
-      правила орфографии и пунктуации;
-      порядок расположения материала при печатании различных документов;
-      правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
-      правила пользования приемно-переговорными устройствами;
-      правила по технике безопасности и нормы по охране труда, производственной санитарии и противопожарной безопасности;
-      принципы работы и устройства ПЭВМ;
-     состав и назначение программного обеспечения ПЭВМ;
-      общие сведения редактирования текстов.

Приложение 2.
Образец приказа по основной деятельности
Версия для печати

________________________________________________
(наименование предприятия)


ПРИКАЗ

"___"_________ 200_ г. Nо. _____________

г. _______________

О введении Инструкции
по делопроизводству


В целях совершенствования работы с документами на предприятии и
обеспечения их сохранности

ПРИКАЗЫВАЮ :
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству на предприятии.
2. Ввести в действие Инструкцию по делопроизводству с
"__"_________ 200_ г.
3. Всем структурным подразделениям и работникам предприятия с
"___"_________ 200_ г. руководствоваться Правилами работы с
документами, закрепленными в Инструкции по делопроизводству.
4. Секретарю ___________________________ обеспечить тиражирование
(Ф.И.О.)

Правил внутреннего трудового распорядка и ее передачу в структурные
подразделения предприятия до "___"__________ 200_ г.
5. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на
__________________________________.
(должность, ф.и.о.)


Директор предприятия __________________ ____________________
(личная подпись) (расшифровка)

Визы
____________________________
(должность)

____________________________
(подпись, расшифровка)

____________________________
(дата)

Приложение 3
ФОРМА ПОЛНОГО ПРОТОКОЛА

__________________________
(Наименование предприятия)

ПРОТОКОЛ
"__"______ 200_ г.
Nо. ______________

__________________________
__________________________

Председатель - _________________________________________________
Секретарь - _________________________________________________


Присутствовали: ________________________________________________
(должности, фамилии, инициалы)

Приглашенные: ________________________________________________
(должности, фамилии, инициалы)

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. _____________________________________________________________
_____________________________________________________________________
2. _____________________________________________________________
_____________________________________________________________________

1. СЛУШАЛИ:
__________________________ - ___________________________________
(Ф.И.О., должность) (содержание доклада)

_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
______________________

Список литературы

1.Федеральный закон Российской Федерации от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» // Собрание законодательства Российской Федерации. 1995. № 8 (20 февраля). Ст. 609;
2.Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» //Российская газета. 2006. 8 августа; Основы законодательства об Архивном фонде Российской Федерации и архивах: 7 июля 1993 г. № 5341-1;
3.Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: перечни документов // Секретарское дело 2001. №2. С. 90-101.
4.Алексеева Е.В., Афанасьева П.П., Бурова Е.М, Осичкина Г.А. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: каталоги и другие информационно-поисковые справочники в архиве организации // Секретарское дело 2002. №1. С. 86-93.
5.Артамонова И.Л. Из опыта внедрения автоматизированной системы регистрации // Секретарское дело 1997. №3. С.23-26.
6.Бадьина А.В. Электронный документооборот фирмы // Делопроизводство 1999. №1. С. 34-39.
7.Банасюкевич В.Д. Экспертиза ценности документов // Секретарское дело 1998. №3. С. 19-23.
8.Басакина Н.В. Организация подготовки и передачи на архивное хранение документов учреждений различных форм собственности // Секретарское дело 2000. №3.С.87-90.
9.Бачило, И.Л. Современные правовые проблемы документирования информации // Документация в информационном обществе: электронное делопроизводство и электронный архив / ВНИИДАД. – М., 2000;
10.Бобылева М.П. На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // Делопроизводство 1999. №2. С. 45-49.
11.Бобылева М.П. Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем // Делопроизводство 2001. №1. С. 36-41.
12.Бобылева, М.В. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. – М.: Изд. МЭИ, - 2004.
13.Бобылева М.П. и Гуськов В.А. Вопросы ведения номенклатуры дел в условиях автоматизации делопроизводства // Делопроизводство 1999. №1. С. 29-32.
14.Быкова Т.А. Правовые требования к внутренним документам фирмы: составление и оформление положений // Секретарское дело 2000. №2. С. 21-25.
15.Веселов П.В. Вы – секретарь. М.: Изд-во стандартов, 1993. – 120 с.
16.Вялова Л.М. Организация движения документов // Секретарское дело 2000. №2. С.16-20.
17.Делопроизводство: Справ. Пособие – 4-е изд., доп. – Омск: Фирма «ЛЕО», 1995. – 56 с.
18.Документация в информационном обществе: законодательство и стандарты. Доклады и сообщения на XII Международной научно-практической конференции 22-23 ноября 2005 г. / Росархив. ВНИИДАД. М., 2006.
19.Документы и делопроизводство: Справ. Пособие/ Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум; Сост.: М.Т. Лихачев. М.: Экономика, 1991. – 271 с.
20.Емышева Е.М. Методика составления номенклатуры дел // Секретарское дело 1996. №3. С. 31-34.
21.Еремченко В.А. О проблеме электронных документов // Секретарское дело 2001. №3. С. 23-26.
22.Ефимова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства попытка анализа и классификации // Секретарское дело 2000. №4. С. 23-28.
23.Конявский, В.А., Гадасин, В.А. Основы понимания феномена электронного обмена информацией. – Минск: Беллитфонд, - 2004.
24.Короткий С. Современные технологии корпоративного документооборота // Компьютерный еженедельник "Компьютерра" 2000. № 3. С. 13-19.
25.Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере: Компьютерные технологии в делопроизводстве. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел – Синтез», 2000 - 232 с.
26.Кузнецов С.Л. Применение современных технологий в работе с документами // Секретарское дело 2003. №3. С. 23-29.
27.Кузнецов С.Л. Автоматизированные системы регистрации и контроля исполнения // Секретарское дело 2005. №4. С. 24-29.
28.Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства. Первый этап // Делопроизводство 2000. №1. С. 41-46.
29.Куняев, Н.Н. О некоторых вопросах правового регулирования электронного документооборота. – документация в информационном обществе: законодательство и стандарты. Доклады и сообщения на Доклад на XII Международной научно-практической конференции 22-23 ноября 2005 г. // - М.: Росархив, ВНИИДАД // - 2006.
30.Максимович Г.Ю., Андреев А.М. Новые возможности автоматизации делопроизводства // Секретарское дело 1999. №4. С. 19-25.
31.Романов, Д.А., Ильина, Т.Н., Логинова, А.Ю. Правда об электронном документообороте. – М.: ДМК Пресс, 2002.
32.Устав корпорации «Новый стиль»
33.Источник: http://www.cio-world.ru/290657/?r1=yandex&r2=news
Пожалуйста, внимательно изучайте содержание и фрагменты работы. Деньги за приобретённые готовые работы по причине несоответствия данной работы вашим требованиям или её уникальности не возвращаются.
* Категория работы носит оценочный характер в соответствии с качественными и количественными параметрами предоставляемого материала, который не является научным трудом, не является выпускной квалификационной работой и представляет собой результат обработки, структурирования и форматирования собранной информации, но может использоваться в качестве источника для подготовки работы указанной тематики.
© Рефератбанк, 2002 - 2018