Учет денежных средств

Введение
1. Теоретические основы бухгалтерского учета денежных средств
1.1.Цели и задачи бухгалтерского учета денежных средств
1.2.Организация кассы на предприятии и ведение бухгалтерского учета
1.3.Бухгалтерский учет денежных средств на расчетных, валютных и специальным счетах
1.4.Контроль за денежными потоками
1.5.Типичные ошибки и нарушения при отражении в учете денежных средств
2.Бухгалтерский учет денежных средств на примере ООО «Дифарм»
2.1.Экономико-организационная характеристика организации
2.2.Бухгалтерский учет кассовых операций
2.3.Учет денежных средств на расчетном счете
2.4.Учет операций с денежными средствами в пути
2.5.Организация контроля за наличием и сохранностью денежных средств в организации
Заключение
Список литературы
Приложения

Сначала сопоставляют остатки по счету 51 «Расчетные счета» Главной книги с данными, отраженными в бухгалтерском балансе по строке 260 «Денежные средства» в части безналичных денежных средств.
Проверка тождественности показателей бухгалтерской отчетности и регистров бухгалтерского учета
таблица 2.10
тысяч рублей
Показатели Код строки баланса № счета Остатки по счетам На начало периода На конец периода По балансу По главной книге Расхож-
дение По балансу По главной книге Расхож-
дение Денежные средства на счетах в банке 260 51 11 11 0 5 6 +1
При обнаружении расхождений необходимо провести сопоставление остатков и оборотов по счету 51 Главной книги с аналогичными показателями регистра синтетического учета, то есть журнала-ордера №2 .
Проверка тождественности показателей бухгалтерской отчетности и регистров бухгалтерского учета в течение всего периода
таблица 2.11
тысяч рублей
Год:2006 Наименование регистра Остаток на начало месяца Оборот за месяц Остаток на конец месяца месяц дебет кредит дебет кредит дебет кредит январь Главная книга 11 - 155 160 6 - Журнал-ордер № 2 11 - 155 160 6 - Занижено в главной книге(-);
Завышено в главной книге (+); Расхождений нет (прочерк) - - - - - - Февраль-декабрь декабрь Главная книга 5 - 1943 1942 6 - Журнал-ордер № 2 4 - 1943 1942 5 - Занижено в главной книге(-); Завышено в главной книге (+); Расхождений нет (прочерк) +1 - - - +1 -
Далее проведем сопоставление остатков и оборотов по счетам синтетического учета и счетам аналитического учета.
Проверка тождественности остатков и оборотов в регистрах синтетического и аналитического учета ООО «Дифарм»
таблица 2.12
тысяч рублей
Год:
2006 Синтетический учет Аналитический учет Рас хож дения месяц Наимено-
вание регистра Пока -затели Сумма Наимено-
вание регистра Пока -затели
Сумма дебет кредит дебет кредит январь Журнал- ордер
№2 Остаток на начало месяца 11 - Карточки аналити-
ческого
учета Остаток на начало месяца 11 - - Оборот за месяц 155 160 Оборот за месяц 155 160 - Остаток на конец месяца 6 - Остаток на конец месяца 6 - - февраль-ноябрь ……. ………. декабрь Журнал- ордер
№2 Остаток на начало 4 - Карточки аналити-
ческого
учета Остаток на начало 4 - - Оборот 1943 1942 Оборот 1943 1942 - Остаток на конец месяца 5 - Остаток на конец месяца 5 - -
Поскольку ООО «Дифарм» имеет один расчетный счет, данные синтетического и аналитического учета совпадают. В результате проверки выявлено завышение остатка в Главной книге на 1000 рублей.
Проверка письменного уведомления налогового органа об открытии банковского счета выявила его наличие. По состоянию на 01 января 2006 года действовала редакция статьи 23 Налогового кодекса Российской Федерации, где установлен срок уведомления налогового органа – 10 дней. Замечаний по данному документу не установлено, так как документ был предоставлен в налоговый орган своевременно.
Наличие письменного уведомления налогового органа об открытии банковского счета в 10 - дневный срок
таблица 2.13
№ п/п Источник сведений Дата открытия счета Дата направления уведомления Замечания аудитора Примечания 1. Договор банковского счета с ОАО «Инкасбанк», копия уведомления налогового органа об открытии банковского счета №40702810640104000042 в ОАО «Инкасбанк» 25.06.05 30.06.05 Замечаний нет -
Также первичные документы обязательно проверяются на наличие разрешительных подписей руководства их оплату.
Наличие разрешительных подписей руководства на оплату платежных документов
таблица 2.14
№ п/п Источник сведений Замечания аудитора Примечания 1. Платежные документы
(счета, счет-фактуры) Замечаний нет -
Таким образом, в ходе проверки участка бухгалтерского учета «Операции по расчетному счету» на ООО «Дифарм» выявлено нарушение при регистрации документа (переносе данных из документа в учетные регистры) по операциям на расчетном счете.
2.4.Учет операций с денежными средствами в пути
ООО «Дифарм» применяет в своей деятельности систему расчетов с покупателями медикаментов по кредитным картам.
Расчеты между банком и ООО «Дифарм», принимающим платежи от покупателей при помощи карт, осуществляются на основе договора эквайринга.
В договоре эквайринга предусматриваются порядок авторизации карт, обеспечение организации необходимым техническим оборудованием, условия расчетов за товары, порядок зачисления средств на счет организации и другие.
Банк сам установил в ООО «Дифарм» необходимое оборудование, обеспечивает обучение персонала работе с системой, а также материально-техническое обслуживание.
По договору ООО «Дифарм» уплачивает банку несколько видов платежей:
- комиссия, то есть денежная сумма, уплачиваемая организацией банку при реализации товаров с использованием карт;
- арендная плата за оборудование, необходимое для работы с картами.
В ООО «Дифарм» установлен POS-терминал. Данный вид оборудования является более прогрессивным и безопасным.
Расчеты с использованием карт через POS-терминал осуществляются следующим образом. POS-терминал считывает информацию с магнитной полосы карты. Он запрашивает по коммуникационным сетям в банке подтверждение на авторизацию платежи и выдает слип после его получения.
В соответствии с п. 3.3 Положения об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт, утвержденного Банком России 24 декабря 2004 года №266-П, на слипе напечатаны следующие реквизиты:
- идентификатор электронного терминала;
- вид операции;
- дата совершения операции;
- сумма операции;
- валюта операции;
- код авторизации;
- реквизиты платежной карты.
Слип составляется в трех экземплярах: первый вручается покупателю; второй сдается инкассатору для передачи в банк; третий передается в бухгалтерию.
Слип подписывает покупатель, причем кассир либо продавец, совершающий операцию, сличает эту подпись с оригиналом на банковской карте.
Слипы, как и наличные денежные средства, подлежат инкассации. Сроки инкассации установлены в договоре между банком и ООО «Дифарм». Раз в неделю, перед приездом инкассатора бухгалтер составляет реестр слипов с указанием их количества и суммы денежных средств. Реестр заполняется в двух экземплярах. Первый экземпляр реестра передается со слипами инкассатору, второй с распиской инкассатора остается в организации.
После получения из ООО «Дифарм» реестра слипов банк зачисляет на счет магазина причитающиеся ему денежные средства за проданные товары. При зачислении денег на расчетный счет ООО «Дифарм» в документах, приложенных к выписке, указываются даты реестров слипов и суммы денежных средств.
Согласно Федеральному закону от 22 мая 2003 года №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» ООО «Дифарм» обязано выдавать покупателям, при осуществлении расчетов с использованием платежных карт, в момент оплаты отпечатанные ККТ кассовые чеки.
На выдаваемом покупателям чеке отражаются следующие реквизиты:
- наименование организации;
- идентификационный номер организации-налогоплательщика;
- заводской номер контрольно-кассовой машины;
- порядковый номер чека;
- дата и время покупки;
- стоимость покупки;
- признак фискального режима.
В контрольно-кассовой машине ООО «Дифарм» выделен виртуальный отдел «Оплата платежными картами». В Z-отчете эти суммы будут отражаться отдельно.
Полученные суммы денежной наличности ежедневно отражаются в журнале кассира-операциониста (форма № КМ-4) ООО «Дифарм» и справке-отчете кассира-операциониста (форма № КМ-6).
При использовании платежных карт в журнале кассира-операциониста заполняются графы 12-13 «Оплачено по документам». В графе 12 отражается количество платежных карт, по которым произведена оплата, в графе 13 – сумма, полученная по расчетам посредством кредитных (платежных) карт в соответствии с п.5.3 Типовых правил.
После окончания смены и снятия Z-отчета в момент передачи денежных средств в кассу ООО «Дифарм» оформляется приходный кассовый ордер. Однако, выписывать приходные кассовые ордера и проводить платежи, произведенные с помощью кредитных карт, по кассовой книге не нужно, так как она предназначена для отражения только наличных денежных средств. Платежи с использованием платежных карт относятся к безналичным.
По договору эквайринга при возврате покупки запрещена выдача наличных из кассы организации, необходимо вернуть денежные средства на карточный счет покупателя. Поэтому на POS-терминале в этом случае выполняют «REFUND» - операцию по отмене сделки, совершенной в другой день. В бухгалтерском учете эту операцию отражают методом сторнирования.
С момента авторизации за перечисление денежных средств со своего карточного счета обязанность по оплате товара считается выполненной. При этом у банка возникает обязательство возместить денежные средства за товары ООО «Дифарм». Денежные средства банк зачисляет на расчетный счет ООО «Дифарм» через какой-то промежуток времени (от одного до нескольких дней). Поэтому для отражения сумм, оплаченных платежными картами, но еще не зачисленных на расчетный счет ООО «Дифарм», применяется счет 57 «Переводы в пути».
В момент передачи в банк реестра слипов бухгалтер ООО «Дифарм» делает запись:
Дебет 57 «Переводы в пути»
Кредит 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».
Выручкой ООО «Дифарм» является общая стоимость реализованных товаров. Однако суммы, зачисленные банком на расчетный счет организации за проданный товар, оказываются меньше на сумму комиссии банку за обслуживание пластиковых карт.
При поступлении денег на расчетный счет делается запись:
Дебет 51 «Расчетные счета» Кредит 57 «Переводы в пути».
Суммы удержанной банком комиссии учитывают по дебету счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» в корреспонденции со счетом 57 «Переводы в пути». Сумма комиссии затем списывается со счета 76 в дебет счета 91-2 «Прочие расходы».
2.5.Организация контроля за наличием и сохранностью денежных средств в организации
Требования ряда руководящих документов последних лет возлагают на руководителя организации и главного бухгалтера персональную ответственность за организацию и осуществление финансово-экономической деятельности, а также за состояние и организацию внутреннего контроля за финансовой и хозяйственной деятельностью организации.
В соответствии с общероссийским стандартом «Изучение и оценка систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля на предприятии» система внутреннего контроля – это совокупность организационных мер, методик и действий, применяемых руководством и работниками предприятия для успешного и эффективного ведения хозяйственной деятельности.
Средствами внутреннего контроля на участке «касса» являются:
- разрешительные надписи руководителя и (или) главного бухгалтера на документах;
- подпись главного бухгалтера на проверяемом им бухгалтерском регистре;
- сплошная нумерация создаваемых документов;
- регистрация документов в специальных журналах;
- подшивка копий документов в специальные папки;
- надлежащим образом организованный документооборот;
- встречные проверки бухгалтерских записей;
- инвентаризация.
При оценке рисков следует учитывать следующие факторы, которые в целом повышают аудиторские риски:
- новый клиент;
- отрасль незнакомая для аудиторской фирмы;
- угрожающая ликвидация или поглощение бизнеса клиента;
- чрезмерная загруженность сотрудников предприятия-клиента и т.д.
Для оценки рисков применяется градация: высокий, средний, низкий.
Лист опроса с целью определения надежности системы внутреннего контроля на ООО «Дифарм» представлен в таблице 2.15.
Вопросы, изучаемые аудитором в ходе знакомства с системой учета денежных средств на ООО «Дифарм»
таблица 2.15
№ п/п Вопрос Оценка фактора Источник информации высокая средняя низкая 1 Соответствует ли структура бухгалтерии масштабам организации? + Положение
о бухгалтерии 2 Правильно ли отражается поступление денежных средств от покупателей? + ПКО №КО-1, Кассовая книга, журнал регистрации ПКО, книга кассира-операциониста 3 Правильно ли отражается выдача денежных средств под отчет? + РКО №КО-2, Кассовая книга, журнал регистрации РКО, сопроводительный документ (заявление на выдачу денег, распоряжение руководителя, смета на командировку) 4 Правильно ли отражается выдача денежных средств поставщикам по доверенности? + РКО, Кассовая книга, журнал регистрации РКО, доверенность на получение материальных ценностей №М-2 5 Правильно ли отражается выдача заработной платы через кассу? + РКО, кассовая книга, журнал регистрации РКО, платежная ведомость №Т-53 6 Правильно ли отражается выдача через кассу различных выплат персоналу (материальная помощь)? + РКО, кассовая книга, журнал регистрации РКО 7 Правильно ли отражается возврат выданных ранее денежных средств? + ПКО №КО-1, Кассовая книга, журнал регистрации ПКО 8 Правильно ли отражается сдача денежных средств в учреждения банка? + РКО, кассовая книга, журнал регистрации РКО, квитанция о сдаче наличных в учреждение банка 9 Соблюдается ли установленный лимит хранения наличных денег в кассе?
+ Кассовая книга 10 Соблюдается ли установленный лимит наличных расчетов с юридическими лицами? + РКО, кассовая книга, журнал регистрации РКО 11 Применяется ли контрольно-кассовая техника при расчетах наличными? + Книга кассира-операциониста 12 Имеется ли в наличии договор о полной материальной ответственности с кассиром? + Договор о полной материальной ответственности 13 Правильно ли отражаются в учете и отчетности кассовые операции? + Карточка и оборотно-сальдовая ведомость по счету 50 «Касса», бухгалтерская отчетность 14 Проводятся ли инвентаризации денежных средств в кассе во всех предусмотренных законом случаях? + Акты инвентаризации, инвентаризационные описи, приказы о смене материально-ответственных лиц Итого оценок: высоких 10 средних 1 низких 3 Контрольный риск зависит от надежности системы внутреннего контроля. Исходя из таблицы 2.15 система внутреннего контроля ООО «Дифарм» характеризуется высокой надежностью, соответственно контрольный риск низкий.
Контроль за наличием и сохранностью денежных средств в ООО «Дифарм» осуществляется путем проведения нескольких процедур.
1.Просмотр приказов, распоряжений, специальной литературы показал, что ООО «Дифарм» имеет в наличии все необходимые действующие нормативные документы, регламентирующие порядок учета денежных средств.
2. Проведенная проверка создания инвентаризационной комиссии определила ее наличие в соответствии с приказом генерального директора ООО «Дифарм» от 30 декабря 2005 года №433 «О создании постоянно действующей инвентаризационной комиссии».
3. Экспертиза договоров о полной материальной ответственности с кассиром, а также с лицами, временно исполняющими обязанности кассира ООО «Дифарм» на случай его болезни, отпуска показала, что в юридическом отделе имеются оригиналы, а бухгалтерии – копии договоров. Форма заключенных договоров соответствует смыслу совершенной сделки.
4.Оценка организации синтетического и аналитического учета денежных средств в бухгалтерии ООО «Дифарм».
Ведение учета денежных средств ООО «Дифарм» осуществляется в соответствии с Законом «О бухгалтерском учете», Планом счетов, Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, Положением о безналичных расчетах и другими нормативными документами.
5. Проверка результатов последней инвентаризации денежных средств.
Контрольными процедурами в данном случае являются проверка наличия и качественного состояния денежных средств, документирование итогов инвентаризаций.
Одной из основных контрольно-ревизионных процедур является документальный контроль.
Перед началом проведения инвентаризации главный бухгалтер ООО «Дифарм» оценивает доброкачественность предоставленных документов по поступлению и выдаче денежных средств по следующим критериям:
- формальность;
- законность;
- действительность.
Просмотр первичных документов и учетных регистров денежных средств в ООО «Дифарм» показал, что все документы соответствуют требованиям, предъявляемым к ним в соответствии с действующим законодательством. То есть документы составлены на унифицированных бланках, все обязательные реквизиты заполнены, оценка существа произведенных хозяйственных операций дает возможность оценить их как доброкачественные.
При проверке учета денежных средств документальный контроль имеет важное значение, так как часто хищения денежных средств завуалированы в первичных документах посредством фальсификации текста, подделки подписей должностных лиц, подделке штампов и печатей.
Порядок и сроки проведения инвентаризации определяет генеральный директор, издавая соответствующие приказы.
Последняя инвентаризация в ООО «Дифарм» была проведена 27 июня 2006 года, что отражено в приказе №38. Причиной проведения инвентаризации стала смена материально-ответственного лица – кассира.
Так же как и предыдущая данная инвентаризация не выявила расхождений фактического наличия денежных средств с данными бухгалтерского учета.
Инвентаризация проводилась в соответствии с требованиями Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина России от 13.06.1995 года №49.
Проверка фактического наличия денежных средств проводилась при участии материально-ответственного лица.
По результатам ревизии составлен акт инвентаризации наличных денежных средств (форма № ИНВ-15), представленный в Приложении 21. На основании акта бухгалтер делает соответствующие проводки.
Есть случаи, когда инвентаризация проводится в обязательном порядке, а именно:
- перед составлением годового отчета;
- при смене кассира;
- если были выявлены факты хищения наличных денег;
- если наличные деньги были частично или полностью уничтожены из-за чрезвычайных ситуаций.
Так, изучая документы ООО «Дифарм» выявлено, что перед составлением годового отчета за 2006 год, инвентаризация денежных средств в кассе не проводилась.
6.Инвентаризация денежных средств, находящихся в банке на расчетном счете, производится бухгалтером ООО «Дифарм» ежемесячно по состоянию на 1 число следующего месяца путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерии организации, с данными выписок банков.
7.Проверка порядка хранения денежных средств включает в себя установление:
- соответствия помещения для хранения денежных средств требованиям по санитарному состоянию, освещению, вентиляции, температуре и влажности;
- соответствие технического оснащения помещения кассы;
- наличие и исправность противопожарных средств;
- правильность размещения денежных средств;
- состояние общей и противопожарной охраны помещений кассы.
Касса ООО «Дифарм» располагается в изолированном помещении, имеется окошко. В помещении кассы находятся металлические шкафы (сейфы). Учтенные дубликаты ключей от кассы хранятся в опечатанных пакетах у генерального директора ООО «Дифарм». Результаты проверки организации работы с наличными денежными средствами в ООО «Дифарм» обобщены в таблице 2.16.
Организация работы с наличными денежными средствами
таблица 2.16
Место-нахождение кассы в организации Признак
функцио-нирования Период МОЛ Соблюдение требований по оборудованию касс Изоли-рован-
ное поме-щение Капита-льные стены Метал-лическая дверь Специа-льное окошко Сейф Огнету-шитель бухгалтерия постоянно 2006 год Иванова А.А. да да нет да да да
Данные таблицы 2.16 демонстрируют несоблюдение требований по оборудованию помещения кассы в организации.
8.Проверка графика документооборота по движению денежных средств выявила наличие данного документа. Документ представлен в Приложении 22, замечаний нет. Так как унифицированной формы графика документооборота нет, то данный документ составлен под руководством главного бухгалтера ООО «Дифарм».
Таким образом, можно сделать вывод, что мероприятия по контролю за наличием и сохранностью денежных средств позволяют своевременно выявить умышленные нарушения работником требований руководящих документов с целью нанесения совершаемым действием утраты организацией имущества, а также халатное отношение материально-ответственных лиц к выполняемым им обязанностям по обеспечению сохранности денежных средств организации.
Проведенный в дипломном проекте анализ учета денежных средств ООО «Дифарм» за 2006 год показал, что в организации имеют место нарушения учета и хранения денежных средств:
1.Проверка соблюдения установленного лимита по хранению денежных средств кассе ООО «Дифарм» выявила случай превышения установленного ОАО «ИНКАСБАНК» лимита на 2006 год в размере 10 000 рублей на 100 рублей.
2.Проверка расходования денежных средств из кассы сверх установленных предельных сумм между юридическими лицами зафиксировала случай превышения ограничения, установленного указанием Центрального банка Российской Федерации на 5 000 рублей.
3.Проверка тождественности показателей бухгалтерской отчетности и регистров бухгалтерского учета по денежным средствам на расчетном счете ООО «Дифарм» выявила расхождения при переносе данных из журнала-ордера в Главную книгу на 1 000 рублей.
4.Проверка наличия и сохранности денежных средств ООО «Дифарм» выявила несоблюдение требований по оборудованию помещения кассы, в частности, отсутствие металлической двери.
5.Проверкой результатов инвентаризаций выявлено, что перед составлением годового отчета за 2006 год инвентаризация денежных средств в ООО «Дифарм» не проводилась.
По первым двум перечисленным нарушениям возможно применение к организации финансовых санкций в размере от 40 000 до 50 000 рублей. Кроме того, за это же нарушение согласно Кодексу об административных правонарушениях на руководителя организации может быть наложен административный штраф от 4 0000 до 5 000 рублей.
Нарушение при регистрации документа (переносе данных из документа в учетные регистры) по операциям на расчетном счете не является существенным, так как в бухгалтерском балансе за 2006 год отражена сумма, соответствующая данным первичного учета. В результате отчетность не искажена, однако имеет место невнимательность и некачественное выполнение своих обязанностей бухгалтером ООО «Дифарм».
Несоответствие помещения кассы предъявляемым требованиям повышает вероятность хищений денежных средств, что может нанести значительный ущерб организации.
Не проведение инвентаризации в случаях установленных законодательством нарушает требования ст.8, 12 Федерального закона №129-ФЗ «О бухгалтерском учете», Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств. Не подтверждение сумм денежных средств ведет к искажению отчетности (данных в статьях бухгалтерского баланса), что влечет за собой применение штрафных санкций.
Возможный порядок устранения данных нарушений:
- в целях соблюдения требований по оборудованию помещения кассы, установить входную металлическую дверь в изолированное помещение кассы организации;
- в целях выполнения требований Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации, утвержденного приказом ЦБ РФ 5 января 1998 г. №14-п и Советом директоров Банка России (протокол от 19.12.1997г. №47) (в ред. Указаний ЦБ РФ от 22.01.1999г. №488-У, от 31.10.2002г. №1201-У), п.5 Порядка ведения кассовых операций от 22.09.93 г. №40, необходимо своевременно сдавать в банк образовавшуюся наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе;
- в целях выполнения требований Указаний Центрального банка Российской Федерации: до 21.01.2007 года от 14.11.2001г. №1050-У «Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами по одной сделке», а с 22.07.2007 года от 20.06.2007 года №1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходованием наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» производить наличные расчеты с юридическими лицами в соответствии с установленным предельным размером;
- в целях регулярного и своевременно проведения инвентаризаций денежных средств генеральному директору ООО «Дифарм» необходимо издать приказ о проведении инвентаризации в организации, ее периодичности и срокам, назначить постоянно действующую комиссию и ответственного за оформление результатов инвентаризации. Провести инвентаризацию, отразить ее результаты в учете и, по необходимости, в отчетности;
- повысить квалификацию работников бухгалтерии с целью обеспечения соответствующего осуществления хозяйственных операций законодательству Российской Федерации. Понятно, что бухгалтерский учет ведется людьми, а людям свойственно ошибаться (из-за усталости, рассеянности или небрежности, недопонимания или превратного толкования инструктивных материалов). Грамотное ведение бухгалтерского учета является важным контрольным фактором финансово-хозяйственной деятельности организации.
Заключение
Важное значение для хозяйственной и финансовой деятельности организаций имеют система денежных потоков, своевременность расчетов, тщательно налаженный учет кредитных и расчетных операций.
Все хозяйственные операции по движению денежных средств должны своевременно, непрерывно и в полной мере отражаться в бухгалтерском учете организации с соблюдением установленной Планом счетов бухгалтерского учета схемы корреспонденции счетов со счетами денежных средств.
Порядок учета денежных средств регламентируется не учетной политикой организации, а государством.
Денежные средства организаций находятся в кассе в виде наличных денег и денежных документов, на счетах в банках, в выставленных аккредитивах и на открытых особых счетах, чековых книжках и так далее.
Для хранения денег и производства безналичных расчетов каждая организация в районе своего местонахождения открывает расчетные и другие необходимые счета. Проведение кассово-расчетных операций через банк позволяет государству всесторонне контролировать финансово-хозяйственную деятельность организаций. Банк контролирует организации и в части соблюдения ими установленных фондов заработной платы, лимитов на командировки и хозяйственные расходы, следит за своевременностью расчетов организаций с бюджетом, выдает предприятиям ссуды на различные цели.
Относительно небольшие суммы денежных средств используются для наличных расчетов с работниками по оплате труда, подотчетными лицами, за проданные ценности за наличный расчет и так далее. Такие средства хранятся и обращаются через кассы.
Поскольку денежные средства являются посредником во всех расчетах, то очевидно, что для обеспечения нормального кругооборота средств и ведения деятельности в условиях рыночной экономики необходимо правильно и своевременно выполнять все расчеты. В свою очередь эффективность расчетных операций во многом зависит от состояния бухгалтерского учета денежных средств.
Основными задачами бухгалтерского учета денежных средств являются:
- точный, полный и своевременный учет этих средств и операций по их движению;
- контроль за наличием денежных средств и денежных документов, их сохранностью и целевым использованием;
- контроль за соблюдением кассовой и расчетно-платежной дисциплины;
- выявление возможностей более рационального использования денежных средств.
В кассе организации не могут находиться деньги, не принадлежащие организации, а также из кассы организации не могут быть взяты деньги кассиром, руководством или собственником организации без надлежащего оформления.
В хозяйственной практике организации используют денежные средства и совершают сделки не только в российских рублях, но и в различных иностранных валютах. Следовательно, в случае наличия в организации валютной кассы необходим пересчет поступивших и выданных сумм в рубли по курсу Центрального банка Российской Федерации на день совершения операции.
Особенностью учету денежных средств является то, что на данном участке учета возникает наибольшее число злоупотреблений и манипуляций с денежными средствами.
В этих условиях важен контроль за соблюдением кассовой и расчетной дисциплины, правильностью и эффективностью использования денежных средств и кредитов, обеспечением сохранности денежной наличности и документов в кассе.
Так, нарушениями порядка работы с наличными денежными средствами могут быть:
- хищения вследствие искажения сумм в первичных документах;
- ничем не замаскированное хищение;
- неоприходование и присвоение поступающих в кассу денежных средств с расчетного счета;
- излишнее списание денег из кассы путем использования подложных документов или неправильного подсчета итогов;
- списание из кассы и присвоение сумм, законно начисленных различным юридическим и физическим лицам.
В выявлении и пресечении перечисленных нарушений заинтересованы и руководство, и собственники организации.
В отношении денежных средств могут совершаться и сознательные нарушения. Такие как:
- прием выручки у населения наличными деньгами за товары без использования контрольно-кассовых машин;
- прием выручки без отражения сумм на счетах бухгалтерского учета;
- расчеты суммами наличных денежных средств, превышающими предельную величину;
- накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов;
- несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств;
- неотражение операций по учету денежных средств в учете и отчетности организации.
За каждое из перечисленных нарушений предусмотрено административное наказание.
Аудиторская проверка учета денежных средств необходима для уверенности заинтересованных пользователей данных бухгалтерского учета и отчетности в ее достоверности. Анализ учета дает возможность до проведения налоговой проверки выявить нарушения и исправить их.
В данной работе рассматривается деятельность ООО «Дифарм» за 2006 год. Основной вид деятельности предприятия - оптовая торговля медикаментами, предметами санитарии и гигиены.
Вначале была проведена оценка состава и структуры имущества организации, которая показала, что за 2006 год имущество предприятия увеличилось. В ходе анализа сравнительного аналитического баланса выявлено, что произошло изменение структуры стоимости имущества в сторону увеличения доли внеоборотных активов. Денежные средства организации уменьшились как в абсолютном, так и в относительном выражении. Анализ пассива выявил уменьшение доли собственного капитала и увеличение заемного. Анализ отчета о прибылях и убытках выявил отрицательную динамику прибыли вследствие увеличения доли себестоимости в процентах к выручке.
Далее изучена организация учета кассовых операций в организации. ООО «Дифарм» имеет кассу. Обязанность по ведению кассовых операций в соответствии со штатным расписанием возложена на кассира. Расчеты наличными денежными средствами в организации производятся в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации.
В ходе изучения организации учета наличных денежных средств в ООО «Дифарм» проведена проверка по нескольким направлениям. Проверка своевременности внесения денежной наличности из банка в кассу отклонений в датах и суммах не выявила. Проверка соблюдения установленного лимита по хранению денежных средств кассе ООО «Дифарм» выявила случай превышения установленного лимита. Проверка тождественности показателей бухгалтерской отчетности и регистров бухгалтерского учета расхождений не выявила. Проверка расходования денежных средств из кассы сверх установленных предельных сумм между юридическими лицами зафиксировала случай превышения ограничения, установленного указанием Центрального банка Российской Федерации. В ходе проверки договора о полной материальной ответственности с кассиром недостатков не обнаружено, документ имеет юридическую силу по всем основаниям. Проверка применения контрольно-кассовой техники при наличных расчетах нарушений не выявила. Книга кассира-операциониста ведется в хронологическом порядке, данные совпадают с показаниями контрольных лент и данными кассовой книги.
Проверка первичных банковских документов ООО «Дифарм» проводилась на правильность оформления, наличие разрешительных подписей руководства на оплату платежных документов, правильность отраженной корреспонденции счетов. Нарушений не выявлено. Проверка тождественности показателей бухгалтерской отчетности и регистров бухгалтерского учета по денежным средствам на расчетном счете ООО «Дифарм» была проведена несколькими этапами, и выявила расхождения при переносе данных из журнала-ордера в Главную книгу. Проверка наличия и своевременности предоставления письменного уведомления в налоговый орган об открытии банковского счета нарушений не обнаружила.
Особенностью деятельности ООО «Дифарм» является то, что часть расчетов с покупателями медикаментов осуществляется с помощью кредитных карт. Для этого в организации установлен POS-терминал, а с обслуживающим банком заключен договор эквайринга. При такой форме расчетов поступление денежных средств на расчетный счет ООО «Дифарм» осуществляется в течение некоторого промежутка времени. В этом случае в учете организации используется счет 57 «Переводы в пути». Частота совершаемых таким образом операций невелика, нарушений не выявлено.
В целях своевременного выявления нарушений учета денежных средств важную роль играет организация в ООО «Дифарм» мероприятий по контролю за наличием и сохранностью денежных средств. К данным мероприятиям относятся: регулярный просмотр руководящих документов, создание постоянно действующей инвентаризационной комиссии, экспертиза договоров о полной материальной ответственности, проверка результатов последней инвентаризации.
Главный способ контроля за наличием денежных средств в организации – внезапная инвентаризация. При изучении документов ревизий кассы ООО «Дифарм» обнаружено не проведение инвентаризации в обязательном случае перед составлением годовой отчетности, что недопустимо. Проверка порядка хранения денежных средств в ООО «Дифарм» показала, что помещение кассы не соответствует техническому оснащению.
По выявленным нарушениям учета денежных средств в ООО «Дифарм» за 2006 год предлагается:
- в целях соблюдения требований по оборудованию помещения кассы установить входную металлическую дверь в изолированное помещение кассы организации;
- повысить квалификацию работников бухгалтерии с целью обеспечения соответствующего осуществления хозяйственных операций законодательству Российской Федерации. Грамотное ведение бухгалтерского учета позволит избежать выявленных ошибок;
- повысить эффективность работы системы внутреннего контроля по направлениям своевременной сдачи в банк образовавшейся наличности сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе и осуществлении наличных расчетов с юридическими лицами, а также своевременного проведения инвентаризаций денежных средств.
С целью повышения качества учета денежных средств на ООО «Дифарм» можно предложить автоматизировать бухгалтерский учет, например, применять программу «1С: Бухгалтерия».
Программа «1С:Бухгалтерия» является универсальной системой для авт