Анализ организации ДОУ на конкретном предприятиии

Введение
1.Основы делопроизводства
1.1.Требования к оформлению документов
1.2.Основные типы и виды документов на предприятии
1.3.Инструкция по делопроизводству
2.Анализ организации ДОУ на ООО «Абразив»
2.1. Структура и функции ООО «Абразив»
2.2. Организация ДОУ фирмы
2.3. Составление и оформление документов
2.4. Технология работы с документами
2.5. Систематизация документов
3.Совершенствование ДОУ на ООО «Абразив»
3.1.Положение о Секретариате
3.2.Инструкции
Заключение
Список использованных источников
Приложения

Анализ организации ДОУ на конкретном предприятиии

ООО «Абразив»_____ УТВЕРЖДАЮ
(наименование организации)
Генеральный директор
___________ ___В.А. Берендей
(подпись) (Ф.И.О.)
«15» ноября 2007 г.
Структура и штатная численность
Таблица 3.1
Наименование подразделения
Наименование должности
Штатная численность, чел.
…
Секретариат
Секретарь генерального директора
Секретарь структурного подразделения (делопроизводитель)
Архивариус
ВСЕГО:
1
3
1
5
…
Генеральный директор ООО «Абразив» _____________В.А. Берендей
(подпись)
Визы:
Инструкция – правовой акт, издаваемый илиутверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.
Заголовок инструкции четко очерчивает круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования, например: «Инструкция о документационном обеспечении управления на ООО «Абразив».
Инструкция визируется руководителями всех заинтересованных подразделений и подписывается Генеральным директором. Инструкция оформляется на общем бланке организации.
Обязательными реквизитами инструкции являются: наименование организации, вид документа, дата, номер документа (при непосредственном утверждении руководителем), место составления, заголовок к тексту, визы согласования документа, подпись, гриф утверждения.
Инструкция о ДОУ на ООО «Абразив» представлена в Приложении 2.
Действующие должностные инструкции секретарей разработаны на основании Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих утв. Постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37 и описывают все необходимые положения для качественного выполнения работы. Необходимо разработать должностную инструкцию новой штатной единицы отдела – архивариус (Приложение 3).
Заключение
Деятельность любой, в том числе коммерческой организации сопровождается созданием документов. Оформление документов в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов организации, увеличивает эффективность управленческого труда.
Важнейшую роль в подготовке и реализации документов организации, а также контроле за их исполнением играет организационный офисный персонал: секретари руководителей.
При всей необходимости и важности знания того, как составить и оформить документ, не менее значимым является умение организовать работу с ним на всех этапах его прохождения от момента создания до реализации связанного с ним управленческого или иного действия.
По результатам анализа организации ДОУ на ООО «АБРАЗИВ» руководству компании предложено:
актуализировать действующие и составить недостающие регламентирующие акты по организации работы ДОУ;
провести методологическую работу с сотрудниками предприятия о важности соблюдения правил оформления и работы с документами;
предложено увеличить штат сотрудников ДОУ;
организовать работу по созданию архива на предприятии;
обеспечить выполнение положений всех нормативных актов по данной деятельности всеми участниками Общества.
Список использованных источников
1. Галахов В.В., Корнеев И.К. и др. Делопроизодство: Образцы, документы. Организация и технология работы. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ТК Велби, 2006. – 456 с.
2. Стяжкина Т.А. Делопроизводство предприятия. – М.: Экзамен, 2006. – 282 с.
3. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Издание официальное. ГОСТ Р 6.30-2003. – ИПК Издательство стандартов, 2003.
4. Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федераций от 8 ноября 2005 г. N 536 г. Москва О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. – Российская газета, 2006, № 24 (3990).
5. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения/ Росархив. ВНИИДАД. – М., 2000.
Приложения
Приложение 1
ООО «Абразив» Утверждаю
Генеральный директор
ПОЛОЖЕНИЕ ______________ В.А. Берендей
15.11.2007 № _5_ 15.11.2007
Санкт-Петербург
о Секретариате
1. Общие положения
1.1. Секретариат (далее – Отдел) является самостоятельным структурным подразделением предприятия и подчиняется непосредственно генеральному директору.
1.2. Отдел создан на основании приказа генерального директора ООО «Абразив» от 20.10.1995 г. № 5 «Об утверждении структуры ООО «Абразив».
1.3. Отдел возглавляется секретарем генерального директора.
1.4. В своей деятельности отдел руководствуется требованиями законов РФ в соответствующей области права, директивными указаниями Генерального директора и настоящим Положением.
1.5. Деятельность работников отдела регламентируется должностными инструкциями, утвержденными генеральным директором.
2. Основные задачи
Основными задачами, решаемыми секретариатом являются:
2.1. Обеспечение единого порядка документирования и работы с документами в организации в соответствии с действующими нормативами.
2.2. Совершенствование форм и методов работы с документами с учетом автоматизации документационных процессов.
3. Функции
Основными функциями секретариата являются:
3.1. Повышение квалификации коллектива и их консультирование по вопросам документирования управленческой деятельности.
3.2. Разработка, внедрение и совершенствование нормативных и методических документов организации по делопроизводству.
3.3. Разработка и внедрение альбома форм документов.
3.4. Разработка бланков документов и обеспечение их изготовления.
3.5. Обеспечение защиты конфиденциальной информации от несанкционированного доступа и регламентация доступа к информации и документации.
3.6. Организация работы по регистрации, учету и хранению документации.
3.7. Установление единого порядка прохождения и обработки документов, составление графика документооборота, внедрение новых технологических приемов работы.
3.8. Организация работы с обращениями граждан.
3.9. Разработка номенклатуры дел, осуществление контроля за правильным формированием дел в подразделениях предприятия и подготовкой материалов к своевременной комплектации архива.
3.10. Участие в подготовке созываемых руководством совещаний и организация их технического обслуживания.
4. Права и обязанности
Секретариат обязан и имеет право:
4.1. Контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами.
4.2. Вносить предложения по совершенствованию документооборота в организации.
4.3. Привлекать с согласия генерального директора сотрудников других структурных подразделений для решения задач, связанных с работой отдела.
4.4. Проверять правильность оформления документов, предоставляемых на подпись генеральному директору и для отправки, возвращать для доработки документы, оформленные с нарушением.
5. Ответственность
Секретариат несет ответственность за:
5.1. Несоблюдение выполнения установленного порядка оформления документов в организации.
5.2. Несвоевременное и некачественное исполнение обязанностей, возложенных на отдел.
5.3. Утрату, порчу документов организации.
5.4. Нарушение сохранности и конфиденциальности при работе с документацией.
6. Взаимоотношения
Секретариат взаимодействует:
6.1. С руководством:
Представляет: проекты документов на подписание, поступившую в организацию корреспонденцию на рассмотрение, проекты планов работы подразделений, проекты нормативных документов на утверждение, докладные записки, предложения, справки, информационные и иные материалы.
Получает: поступившие в фирму документы, а также предложения, докладные записки, справки от структурных подразделений фирмы с резолюцией, подписанные приказы, распоряжения, протоколы, письма и другие документы, утвержденные нормативные документы, задания и поручения.
6.2. С подразделениями организации:
Направляет: копии протоколов совещаний, обращения граждан на исполнение, запросы о предоставлении информации и др.
Получает: проекты писем, распорядительных документов, информационные и справочные материалы, документы на хранение.
6.3. С другими организациями:
Направляет: письма, информационные материалы.
Получает: письма, информационные материалы.
Лист согласования прилагается
Руководитель
Секретариата А.Б. Потапова
Приложение 2
ООО «Абразив» Утверждаю
Генеральный директор
ИНСТРУКЦИЯ _______________ В.А. Берендей
15.11.2007 № _8_ 15.11.2007
Санкт-Петербург
Инструкция по делопроизводству
I. Общие положения
1. Назначение и основание
1.1. Настоящая Инструкция регламентирует порядок разработки, оформления и движения документов в  ООО «Абразив» (далее – «Компания»).
1.2. Настоящая Инструкция разработана с целью документационного обеспечения управления и повышения эффективности движения управленческих документов.
1.3. Настоящая Инструкция разработана на основании стандартов Российской Федерации и следующих организационных и нормативных документов Компании:
Устав ООО «Абразив».
Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации.
Под документационным обеспечением управления Компании понимается создание документированной информационной базы на различных носителях для использования управленческим аппаратом в процессе реализации его функций.
2. Область применения инструкции
2.1. Выполнение настоящей Инструкции обязательно для всех сотрудников Компании.
2.2. Действие настоящей инструкции распространяется на все виды работ по документационному обеспечению управления Компании и заключается в обязательной, своевременной и последовательной фиксации всех управляющих воздействий и основных данных по состоянию организации на официальных носителях информации - документах. Основными видами работ по документационному обеспечению управления являются процедуры следующих трех типов:
создание документов или "документирование";
передача документов или "документооборот";
хранение документов или "делопроизводство".
2.3. Порядок учета, регистрации, хранения, использования и уничтожения документов, содержащих конфиденциальную информацию, регламентируется настоящей Инструкцией, "Перечнем сведений, составляющих коммерческую тайну", "Положением по обеспечению сохранности коммерческой тайны".
3. Ограничения
1.1. Действие инструкции не распространяется на создание документов, которые поступают в Компанию из других организаций ("входящие" документы) и на работу с информационными материалами, которые не являются официальными носителями информации.
1.2. На "входящие" документы не распространяются только требования к созданию, но относятся все требования по их передаче и хранению. При этом, принципы и правила работы с "входящими" документами являются такими же, как и для "внутренних" документов Компании.
1.3. Правила работы с информационными материалами определяют руководители подразделений Компании в рамках своей компетенции.
II. ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. Принципы создания документов
1.1. Первым принципом документирования в Компании является обязательное фиксирование ключевой информации по управлению организацией и ее состоянию в документах.
1.2. Вторым принципом документирования является обязательное соблюдение требований к оформлению документов. Данные требования различаются для каждого типа документов и имеют специфику в зависимости от того, кто является автором и адресатом документа.
2. Типы и виды документов
2.1. В соответствии с первым принципом документирования, используются следующие типы документов: распорядительные; информационно-справочные; организационные; регламентирующие; коммерческие; кадровые; планово-учетные; бухгалтерские.
2.2. Правила подготовки и оформления документов описаны в Приложении 2.1.
3. Бланки документов.
3.1. При оформлении документов должны использоваться стандартные бланки. В Компании используются Официальный бланк, используемый для переписки с организациями РФ, при пересылке официальных документов российским партнерам и органам власти. В соответствии с законодательством РФ название организации, а также все реквизиты должны указываться только на русском языке.
3.2. Оформление документов с использованием черно-белых бланков осуществляется на обычной бумаге с использованием лазерного принтера, при условии, что документ введен в файл, созданный с использованием шаблона, соответствующего документу.
3.3. Хранение и учет бланков Компании, изготовленных типографским способом, осуществляет Секретариат.
4. Реквизиты документов
4.1. В оформлении документов должны использоваться обязательные элементы оформления, которые называются реквизитами. Набор используемых реквизитов частично различается для каждого типа и вида документов. Каждый реквизит имеет стандартное место расположения и правила оформления.
4.2. При создании документов при помощи соответствующих шаблонов текстового редактора Word for Windows, место расположения и оформление всех реквизитов автоматически указывается в файле.
4.3. Подробное описание реквизитов приводится в Приложении 2.2.
5. Применение персональных компьютеров при создании документов
5.1. Документы разрабатываются с использованием текстового редактора Microsoft Word.
5.2. При необходимости включения в документ таблиц с расчетами, разрабатываемыми в редакторе электронных таблиц Excel 7.0, а также рисунков, графиков и другой графической информации, она должна вставляться в файл текстового редактора в качестве "объекта" либо "рисунка" (Меню - "Вставка").
5.3. При создании документов необходимо использовать шаблоны для каждого вида документов. Файлы шаблонов установлены на компьютеры. После введения текста документа необходимо проверить его на отсутствие орфографических и грамматических ошибок.
5.4. При возникновении затруднений с использованием шаблонов следует обращаться к Секретарю структурного подразделения. Установку и своевременную замену действующих шаблонов документов обеспечивает Руководитель Секретариата. Он также организует консультацию сотрудников по применению шаблонов и использованию текстовых и графических редакторов при подготовке документов.
6. Принципы передачи документов
6.1. При передаче документов в Компании используются следующие принципы:
обязательности регистрации всех документов;
официальной передачи документов с обязательной фиксацией факта передачи.
Каждый принцип описывается в нижеследующих пунктах
6.2. Все документы после создания должны быть зарегистрированы. Регистрационный номер является обязательным реквизитом документа. Отсутствие регистрационного номера означает, что документ не существует для ДОУ и может использоваться в работе только в качестве информационного материала, не имеющего официального характера. Регистрируются все документы, независимо от того, созданы они сотрудниками Компании или поступили из других организаций. Для документов, поступивших из других организаций, регистрационный номер присваивается независимо от того, есть ли на нем исходящий номер организации отправителя или нет.
6.3. Передача документов должна осуществляться в официальном порядке. Этот принцип означает, что любой факт официальной передачи документов должен быть в свою очередь зарегистрирован в журнале движения документов. Данный принцип означает, что документы, переданные из рук в руки, без регистрации факта передачи, не считаются переданными по назначению.
6.4. При регистрации любого документа совершаются следующие действия:
документу присваивается регистрационный номер;
с документа снимается необходимое количество копий;
копии заверяются;
копия или оригинал документа подшивается в дело;
оригинал и/или копии документа передаются по назначению.
6.5. Общие правила по регистрации и передаче документов приводятся в следующей последовательности:
перечень регистрируемых документов - в подразделе 7.
регистрация документов - в подразделе 8.
передача документов - в подразделе 9.
принципы и правила подшивки документов в дело приводятся в разделе 10-11.
7. Перечень регистрируемых документов
7.1. За регистрацию и передачу документов в Компании отвечает Секретариат.
7.2. Перечень документов, с которыми работает отдел документооборота:
Входящая и исходящая корреспонденция;
Приказы Генерального директора по основной деятельности;
Распоряжения Генерального директора, руководителей подразделений;
Договоры, доверенности, служебные записки;
Бухгалтерские, финансовые, кадровые, учетные и др.;
Регистрационные журналы и книги: учета движения трудовых книжек, трудовых договоров, приказов по личному составу, справок с места работы, больничных листов.
Регистрация и хранение бухгалтерских и планово-учетных документов.
8. Общие правила регистрации документов
8.1. Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления в Компанию документа путем проставления на нем регистрационного номера, версии документа и даты утверждения с последующей записью необходимых сведений в журнале регистрации, который ведется как на бумажном носителе, так и в электронном виде в базе данных Компании.
8.2. Не подлежат регистрации рекламные извещения, статьи, поздравительные письма, пригласительные билеты, прейскуранты, а также корреспонденция с пометкой "лично".
8.3. Документы Компании регистрируются однократно. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые - в день подписания или утверждения.
8.4. Секретариат не принимает на регистрацию документы, оформленные не должным образом.
Регистрационный номер служит для идентификации документа, хранения и последующего поиска. Регистрация осуществляется сотрудниками центра документооборота сразу после поступления к ним документа. Регистрационный номер состоит из двух основных частей: индекса документа и порядкового номера.
Индекс документа служит для отнесения документа к одному из классов официальной информации по документационному обеспечению управления.
Порядковый номер уточняет место документа в массиве всех документов, относящихся к одному классу.
8.5. Индекс документа состоит из буквенно-цифровой последовательности, на основании которой определяется класс информации, содержащейся в документе. При проставлении индекса используются следующие элементы:
буквенный элемент из одного символа (в виде заглавной буквы русского алфавита), указывающий на тип документа;
буквенный элемент из двух символов (в виде заглавных букв русского алфавита), указывающий на вид и разновидность документа в границах одного типа;
цифровой элемент из двух символов, показывающий направление деятельности Компании, к которой относится данный документ;
буквенный элемент из двух символов, указывающий на подразделение Компании, в область ответственности которого входит работа с документом;
цифровой элемент из двух символов, указывающий на внешнюю организацию, отношения с которой фиксируются в документе;
цифровой элемент из двух символов, указывающий на год создания документа.
Перечни возможных состояний для каждого элемента индекса, а также образцы постановки индексов приводятся в Приложении 2.3.