построение системы учета и контроля дебиторской задолжности.

Содержание
Введение
Глава 1. Теоретические аспекты учета дебиторской задолженности
1.1 Понятие дебиторской задолженности
1.2. Влияние дебиторской задолженности на финансовые результаты предприятия
Глава 2.Анализ управления дебиторской задолженностью
2.1. Методы учета и контроля дебиторской задолженностью
2.2. Оценка и анализ дебиторской задолженностью
Глава 3.Построение системы учета и контроля дебиторской задолженностью
3.1.Система учета и контроля дебиторской задолженностью
Заключение
Список использованных источников
Приложение 1

Разработкой вопросов по установлению параметров кредитования возлагалось на руководителей сбытовой и финансовой служб. Параметры кредитования по каждому классу риска были зафиксированы в соответствующем разделе "Положения о сбытовой политике". Принятие решения по превышению параметров кредитования по конкретным заказам входит в компетенцию заместителя директора по экономическим вопросам. При составлении проекта договора поставки начальник отдела сбыта (при участии в соответствующих расчетах главного бухгалтера) предусматривает в его приложениях такое соотнесение календарного графика отгрузки с календарным графиком оплаты, чтобы сумма планируемой на каждую календарную дату дебиторской задолженности (общая сумма отгруженной по договору (и с учетом других договоров с данным заказчиком) продукции минус общая сумма оплаченной по договору (и с учетом других договоров с данным заказчиком) продукции на календарную дату) не превышала установленный данному заказчику критический уровень дебиторской задолженности. Кроме того, должностное лицо, санкционирующее отгрузку должно производить контрольное сличение суммы, указанной в выписанной товарно-транспортной накладной с данными по фактическому уровню дебиторской задолженности покупателя (при ее наличии) в целях предотвращения превышения установленного данному покупателю критического уровня задолженности. При наличии отклонения (т.е. если в результате отгрузки будет превышен лимит задолженности по причине того, что покупатель имеет просроченные долги) отгрузка санкционируется только на сумму, в результате добавления которой к фактическому уровню дебиторской задолженности данного покупателя не будет превышен установленный ему лимит задолженности, а покупатель незамедлительно ставится об этом в известность соответствующим уведомлением отдела сбыта.
Учитывая отрицательное влияние роста дебиторской задолженности и в целях совершенствования контроля за сохранностью активов вместе со счетом - фактурой покупателю целесообразно высылать "напоминание об оплате", где указываются следующие данные: номер и дата договора, общая сумма задолженности (в том числе просроченной) по поставкам, порядок и сроки оплаты, механизм применения санкций за несвоевременную оплату. Данное "напоминание об оплате" составляется тем же работником, который ответственен за выписку счетов - фактур, и подписывается главным бухгалтером. "Напоминание об оплате" создает дополнительные условия для своевременного погашения дебиторской задолженности покупателя, так как в конкретной форме дополнительно ему напоминает о платежных обязательствах и последствиях их невыполнения.
Один из наиболее действенных методов внутреннего контроля дебиторской задолженности - метод первичной отчетности. Вести оперативный учет и методом документальной сверки осуществлять контроль за своевременностью и полнотой оплаты продукции покупателями (плательщиками) будет заниматься бухгалтер по расчетам с покупателями. На основании банковских выписок и оправдательных документов указанный работник делает соответствующие отметки об оплате в регистрах (файлах) расчетов с покупателями. Также им ведется учет отказов (полный отказ или частичный отказ) от оплаты (т.е. уведомлений об отказе в оплате или отказов от акцепта платежных требований - поручений) с указанием даты поступления отказа, его суммы и причин.
Для контроля регистры расчетов с покупателями будут включать следующие основные данные: наименования покупателей (плательщиков) и их юридические адреса, номера и даты заключения договоров (приложений или дополнений, где указаны условия расчетов), формы оплаты, номера и даты выписки отгрузочных документов и счетов - фактур, даты и время поступления отгрузочных документов (или их копий) в финансовый отдел, даты и время предъявления их в банк (при аккредитивной форме расчетов или при расчетах платежными требованиями - поручениями), порядок оплаты, т.е. календарные даты погашения задолженности и соответствующие им денежные суммы (в разрезе плановых и фактических данных).
Также бухгалтер по расчетам с покупателями должен будет представлять главному бухгалтеру еженедельные отчеты по выполнению плана поступления денежных средств за день и с начала отчетного периода (пятидневки, декады, месяца, квартала, года) в разрезе покупателей и заключенных с ними договоров; к данным отчетам прилагаются расшифровки по отклонениям, где отклонения разбиваются по календарным датам их возникновения. В результате полученных данных устанавливаются причины и выявляются виновники отклонений. Причинами могут быть: несвоевременное поступление документов, подтверждающих отгрузку, в бухгалтерию; несвоевременное представление их в банк для получения платежа (при аккредитивной форме расчетов); несвоевременная сдача в банк (или высылка покупателю) платежных требований - поручений; несвоевременная выписка и высылка покупателям счетов - фактур; ошибки в планировании продолжительности документооборота; ошибки в планировании поступлений от просроченной дебиторской задолженности; отказ (частичный отказ) покупателей от оплаты; их неплатежеспособность или платежная недисциплинированность и другие причины. О факте возникновения отклонений от планируемых поступлений денежных средств главный бухгалтер по установленному порядку (оперативно, еженедельно) уведомляет коммерческого директора соответствующими докладными записками, где, кроме расшифровки отклонений (сумма, покупатель, договор, счет - фактура, длительность просроченной задолженности, т.е. период времени от момента ее возникновения), указывает установленные причины и выявленных виновников.
Проведя анализ полученных данных по отклонениям, коммерческий директор принимает меры в пределах своей компетенции (по виновникам, по оперативной корректировке бюджетов движения денежных средств и т.д.).
Работник бухгалтерии по учету расчетов с дебиторами и кредиторами делает соответствующие отметки об оплате в регистрах (файлах) аналитического учета покупателей.
Аналитический учет расчетов с покупателями ведется по каждому покупателю и каждому договору с учетом каждого предъявляемого к оплате счета и должен обеспечить получение данных по возникновению задолженности, срокам и способам ее погашения (в том числе по задолженности, обеспеченной векселями).
Одновременно с занесением данных по оплате работником бухгалтерии по учету расчетов с дебиторами и кредиторами осуществляется бухгалтерский контроль методом сверки оплаченных сумм и числящейся задолженности. Такой контроль позволяет выявить: уложился ли покупатель в срок, на который ему была предоставлена скидка (при ее предоставлении); полноту и своевременность погашения задолженности; неверные записи по статьям дебиторов (ошибки при вводе данных по дебиторской задолженности покупателей); не учтенную ранее дебиторскую задолженность покупателей.
Периодический контроль регистров аналитического учета покупателей (дебиторов), проводимый главным бухгалтером организации методами документальной проверки (сверки), позволяет выявить превышение критического уровня дебиторской задолженности покупателя, не учтенное при санкционировании отгрузки, а также просроченную задолженность, по которой не приняты меры по взысканию.
Еще одним эффективным приемом контроля за дебиторской задолженностью являются периодические сверки с покупателями. При этом ежемесячная выверка задолженности покупателей производится работником бухгалтерии. Для этого всем покупателям по установленному порядку (не позднее 5-го числа каждого месяца) направляются Акты сверки, подписанные главным бухгалтером и скрепленные печатью организации. Данные выверки проводятся независимо от выверки дебиторской задолженности, осуществляемой аппаратом бухгалтерии в целях бухгалтерского контроля в рамках проведения обязательной ежегодной инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации (проводимой перед составлением годового бухгалтерского отчета). Ежемесячная выверка дебиторской задолженности покупателей, осуществляемая работником бухгалтерии, является методом дополнительного оперативного упреждающего (упреждающего неплатежи) контроля платежной дисциплины покупателей.
Акты сверки содержат данные по календарному графику погашения задолженности покупателей на предстоящий период за отгруженную им продукцию, т.е. суммы оплаты по календарным датам с указанием оснований для оплаты (номера и даты заключения договоров (их соответствующих приложений или дополнений), номера и даты выписки отгрузочных документов, даты совершенных отгрузок, номера и даты выписки соответствующих счетов - фактур), а также по согласованию с начальником отдела сбыта данные по просроченной задолженности. В Акте сверки также указывается просьба к покупателю рассмотреть и подтвердить данные по задолженности и по порядку ее погашения в течение 10-ти дней со дня получения Акта, а при наличии разногласий указать их причины. Акт сверки составляется в 2-х экземплярах: 2-й экземпляр регистрируется в специальном журнале и хранится в специальной картотеке в целях последующего контроля своевременности и полноты выверки указанной задолженности; 1-й экземпляр, подписанный главным бухгалтером и скрепленный печатью организации, отправляется покупателю посредством факсимильной или почтовой связи (заказным или ценным письмом), при этом бухгалтером по расчетам с покупателями расчетного бюро регистрируются дата и точное время его отправления.
Покупатель должен в течение 10-ти дней со дня получения указанного Акта сверки подтвердить числящуюся за ним задолженность и порядок ее погашения либо представить свои мотивированные возражения. Покупатель также должен заверить Акт (или возражения к Акту) своей печатью и подписью уполномоченного лица.
Полученный ответ (подтвержденный Акт сверки либо возражения к Акту) также регистрируется бухгалтером по расчетам с покупателями с указанием даты и точного времени его получения. Могут быть получены ответы, содержащие признание долга полностью или частично, а также отказ признать (или выверить) задолженность. Также может и совсем не быть ответа.
В случае непризнания покупателем своего долга (полностью или частично) либо в случае отказа выверить задолженность об этом оперативно ставится в известность главный бухгалтер, а также коммерческий директор. Главный бухгалтер представляет информацию по данному отклонению дирекции организации на еженедельных оперативных совещаниях руководителей организации. Коммерческий директор по согласованию с начальником юридического отдела принимает решение о порядке взыскания данной задолженности (претензионный или судебный порядок урегулирования споров).
В случае если ответ на обращение с просьбой выверить задолженность в установленные сроки не получен, соответствующими работниками (по установленному порядку) выясняются причины непредставления ответа на обращение с просьбой выверить задолженность.
При получении отказа выверить задолженность материалы об этом оперативно передаются дирекции организации для принятия соответствующих решений.
При отсутствии связи с организацией - должником (покупателем) выясняются причины этого (в частности, выясняется, не ликвидирована ли она).
Если в результате сбора соответствующей информации выясняется, что организация - должник не ликвидирована, то необходимо применить претензионный, а в тех случаях, если подходит к концу предельный срок исполнения обязательств по расчетам за поставленную продукцию (согласно Указу Президента РФ от 20 декабря 1994 г. N 2204 равен трем месяцам с момента фактической отгрузки продукции), - судебный (арбитражный) порядок урегулирования споров.
Если организация - должник ликвидирована, то дебиторская задолженность признается безнадежным долгом. При этом необходимо иметь в виду, что документом, подтверждающим ликвидацию организации - должника, в соответствии с п.8 ст.63 ГК РФ может являться только запись о ликвидации в Едином государственном реестре (или выданное на ее основе письмо из налогового органа, где состояла на учете ликвидированная организация).
Решение по поводу признания задолженности безнадежной и ее списания принимает (санкционирует списание) генеральный директор организации по соответствующей докладной записке главного бухгалтера, составленной на основании представленных начальником отдела сбыта необходимых материалов, подтверждающих ликвидацию организации - должника (покупателя).
Списание дебиторской задолженности обязательно оформляется приказом или распоряжением руководителя организации.
Если организация - должник (покупатель) не ликвидирована, то возможны следующие варианты процедур:
1. Неистребованная дебиторская задолженность покупателя (та, по которой не приняты все возможные меры к ее взысканию, т.е. либо претензионный (досудебный), либо судебный порядок урегулирования споров) по санкции главного бухгалтера списывается на убытки (не уменьшая финансовый результат, учитываемый при налогообложении прибыли) организации по истечении 4-х месяцев со дня фактического осуществления отгрузки.
2. Неистребованная дебиторская задолженность покупателя по санкции директора (документально оформленный приказ или распоряжение) на основании представленных главным бухгалтером материалов списывается в общеустановленном порядке по истечении срока исковой давности (согласно ст.196 ГК РФ общий срок исковой давности составляет три года).
При этом как истребованная, так и неистребованная дебиторская задолженность покупателя должна учитываться на забалансовом счете 007 "Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов" в течение пяти лет для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника.
Заключение
Дебиторская и кредиторская задолженность являются естественными составляющими бухгалтерского баланса предприятия. Они возникают в результате несовпадения даты появления обязательств с датой платежей по ним.
На финансовое состояние предприятия оказывают влияние как размеры балансовых остатков дебиторской и кредиторской задолженности, так и период оборачиваемости каждой из них.
Однако балансовые остатки дебиторской и кредиторской задолженности могут служить лишь отправной точкой для исследования вопроса о влиянии расчетов с дебиторами и кредиторами на финансовое состояние. Если дебиторская задолженность больше кредиторской, это является возможным фактором обеспечения высокого уровня коэффициента общей ликвидности.
Одновременно это может свидетельствовать о более быстрой оборачиваемости кредиторской задолженности по сравнению с оборачиваемостью дебиторской задолженности. В таком случае, в течение определенного периода долги дебиторов превращаются в денежные средства, через более длительные временные интервалы, чем интервалы, когда предприятию необходимы денежные средства для своевременной уплаты долгов кредиторам. Соответственно возникает недостаток денежных средств в обороте, сопровождающийся необходимостью привлечения дополнительных источников финансирования. Последние могут принимать форму либо просроченной кредиторской задолженности, либо банковских кредитов.
Дебиторская и кредиторская задолженность — неизбежное следствие существующей в настоящее время системы денежных расчетов между организациями, при которой всегда имеется разрыв времени платежа с моментом перехода права собственности на товар, между предъявлением платежных документов к оплате и временем их фактической оплаты.
Анализ дебиторской и кредиторской задолженности включает комплекс взаимосвязанных вопросов, относящихся к оценке финансового положения предприятия.
Список использованных источников
Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (с изм. и доп. от 2 30 июня 2003 г.)
Приказ Министерства финансов РФ от 9 декабря 1998г. № 60 н «Об утверждении положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ1/98
Положение ЦБ РФ от 3 октября 2002 г. № 2-П «О безналичных расчетах в Российской Федерации»
Астахов В.П. Бухгалтерский (финансовый) учет: Учеб. пособие. М.: ПРИОР, 2004.
Бабаева Ю. А., Петров А. М. Бухгалтерский учет и контроль дебиторской и кредиторской задолженности: Учебное пособие. – М.: Издательство «Проспект», 2004.
Войко А. Дебиторская задолженность и формирование финансовых результатов организации /Финансовая газета. Региональный выпуск -№ 27 – июнь 2004 – СПС «Гарант».
Войко А. Дебиторская задолженность и формирование финансовых результатов организации /Финансовая газета. Региональный выпуск -№ 27 – июнь 2004 – СПС «Гарант».
Захарьин В.Р. Учет расчетов с покупателями и заказчиками. //Консультант бухгалтера - № 6 - 2004 – СПС «Гарант».
Кузьмин Г. НКО: дебиторская и кредиторская задолженность /Бухгалтерское приложение к газете «Экономика и жизнь» - выпуск 43 – октябрь 2004 – СПС «Гарант».
Лытнева Н.А., Кыштымова Е.А. Учет и налогообложение задолженности при расчетах с покупателями //Бухгалтерский учет - №13 - 2002 – СПС «Гарант».
Кожинов В. Я. Бухгалтерский учет. Оценка прибыльности хозяйственных операций. – Москва. «Экзамен», 2001. – 270 с.
Новиков Д.Ю. Расходы организации: бухгалтерский и налоговый учет. - "Бератор-Пресс", 2005 – СПС «Гарант».
Планирование дебиторской и кредиторской задолженностей http://pravo.kulichki.ru/dop/plan/plan0244.htm
Попова О.В. Учет дебиторской задолженности //Бухгалтерский учет - № 17 – 2003 – СПС «Гарант».
Первичные документы. Раздел IX. Дебиторы и кредиторы. Инвентаризация расчетов с дебиторами и кредиторами – СПС «КонсультантПлюс».
Фельдман А. Б. Оценка дебиторской и кредиторской задолженности. Учебное пособие. Серия «В помощь специалисту практику». – Международная академия, 2004.
Приложение 1
Система управления дебиторской задолженностью

Богатая И. Н., Хахонова Н. Н. Бухгалтерский учет. Серия «Высшее образование». 3-е изд., перераб. И доп. – Ростов н/Д: «Феникс», 2004. – 800 с.
Войко А. Дебиторская задолженность и формирование финансовых результатов организации /Финансовая газета. Региональный выпуск -№ 27 – июнь 2004 – СПС «Гарант».
Кожинов В.Я. Основы бухгалтерского учета. - Система ГАРАНТ, 2003. – СПС «Гарант».
Грачёв А.В. Анализ и управление финансовой устойчивостью предприятия: Учебно-практическое пособие. – М.: Финпресс,2004.
Планирование дебиторской и кредиторской задолженностей http://pravo.kulichki.ru/dop/plan/plan0244.htm
Балабанов И. Т. Финансовый анализ и планирование хозяйственного субъекта. Издание 2-е. – М.:. «Финансы и статистика», 2004, с.19.
Бухгалтерский (финансовый) учет. Учет активов и расчетных операций / Под ред. А. В. Богатко. – М.: Финансы и статистика, 2004, с.258.
Бабаева Ю. А., Петров А. М. Бухгалтерский учет и контроль дебиторской и кредиторской задолженности: Учебное пособие. – М.: Издательство «Проспект», 2004.
Астахов В.П. Бухгалтерский (финансовый) учет: Учеб. пособие. М.: ПРИОР, 2004, с.298.
Абрютина М. С. Анализ финансово–экономической деятельности предприятия. – Москва. «Филин», 2004.
Учет расчетов. Учебное пособие. М.: Издательство «Бератор-Пресс». Серия «Бухгалтерские консультации», 2004, с.259.
Бородина В.В Малые предприятия. Бухгалтерский учет, отчетность, анализ финансового состояния. – М.: Книжный мир, 2004.
Бабаева Ю. А., Петров А. М. Бухгалтерский учет и контроль дебиторской и кредиторской задолженности: Учебное пособие. – М.: Издательство «Проспект», 2004.
Войко А. Дебиторская задолженность и формирование финансовых результатов организации /Финансовая газета. Региональный выпуск -№ 27 – июнь 2004 – СПС «Гарант».
Кузьмин Г. НКО: дебиторская и кредиторская задолженность /Бухгалтерское приложение к газете «Экономика и жизнь» - выпуск 43 – октябрь 2004 – СПС «Гарант».
Лытнева Н.А., Кыштымова Е.А. Учет и налогообложение задолженности при расчетах с покупателями //Бухгалтерский учет - №13 - 2002 – СПС «Гарант».
Планирование дебиторской и кредиторской задолженностей http://pravo.kulichki.ru/dop/plan/plan0244.htm
Первичные документы. Раздел IX. Дебиторы и кредиторы. Инвентаризация расчетов с дебиторами и кредиторами – СПС «КонсультантПлюс».
Кожинов В. Я. Бухгалтерский учет. Оценка прибыльности хозяйственных операций. – Москва. «Экзамен», 2004. – 270 с.
Фельдман А. Б. Оценка дебиторской и кредиторской задолженности. Учебное пособие. Серия «В помощь специалисту практику». – Международная академия, 2004.
Абрютина М. С. Анализ финансово–экономической деятельности предприятия. – Москва. «Филин», 2004.
Грачёв А.В. Анализ и управление финансовой устойчивостью предприятия: Учебно-практическое пособие. – М.: Финпресс, 2004.
Гражданский кодекс Российской Федерации (части первая, вторая и третья) (с изм. и доп. от 30 декабря 2004 г.)
Гражданский кодекс Российской Федерации (части первая, вторая и третья) (с изм. и доп. от 30 декабря 2004 г.)
Кузьмин Г. НКО: дебиторская и кредиторская задолженность /Бухгалтерское приложение к газете «Экономика и жизнь» - выпуск 43 – октябрь 2004 – СПС «Гарант».
43
Коммерческий директор
Реализация товаров (работ, услуг), расширение рынка сбыта, поиск потенциальных покупателей
Менеджеры по продажам
Разработка лимита задолженности по сумме и сроку по покупателям
Финансовый менеджер
Статистический учет покупателей
Начальник отдела сбыта
Главный бухгалтер
Установка параметров коммерческого кредита
Контрольное сличение суммы ТТН с данными по фактическому уровню ДЗ
Бухгалтер по отгрузке
Рассылка «напоминаний об оплате»
Проведение документальной сверки с покупателями
Представление ежене-дельных отчетов по выполнению плана поступления денежных средств
Уведомление коммерческого директора о факте возникновения отклонений от планируемых поступлений денежных средств
Выработка решения по факту возникновения отклонений от планируемых поступлений денежных средств
Периодический контроль регистров аналитического учета дебиторов
Ежемесячная выверка задолженности покупателей
Составление проекта договоров, календарного графика оплаты и отгрузки, плана дебиторской задолженности