Типовые организационные структуры службы делопроизводства:цели,задачи.

Введение………………………………………………………………2
1. Общие понятия организации структурных служб делопроизводства
1.1.Цели, задачи организационных структурных служб делопроизводства……………………………………………..3
1.2.Функции подразделений делопроизводства………………..4
1.3.Формы организации делопроизводства…………………….10
2. Структурные подразделения службы делопроизводства
2.1. Структура службы делопроизводства………………………..12
2.2. Организация работы секретаря…………………………………14
3.Организация деятельности структурных служб делопроизводства
3.1. Развитие организационной структуры службы ДОУ…………20
3.2. Расчет оптимальной численности делопроизводственного персонала……………………………………………………………………21
3.3. Разделение функций между подразделениями делопроизводства и исполнителями………………………………………………………………27
Заключение……………………………………………………………30
Список использованной литературы………………………………..31
Приложение…………………………………………………………..32

На практике в службе ДОУ используются и иные должности руководителей: управляющий делами, заведующий общим отделом, заведующий протокольным отделом, начальник (руководитель) секретариата, заведующий центром подготовки документов, заведующий отделом писем и др. Как правило, наименование должности руководителя зависит от структуры службы делопроизводства. По существующим нормам управляемости количество руководителей не должно превышать 20% от общего количества делопроизводственного персонала. 9
К категории специалистов в соответствии с Квалификационным справочником относятся следующие должности:
документовед;
инспектор по контролю за исполнением поручений.
На практике к категории специалистов относятся такие должности, как: помощник (референт, секретарь-референт) руководителя организации, секретарь коллегии, инспектор, методист, специалист 1-й категории, специалист 2-й категории. 10
К категории технических исполнителей в соответствии с Квалификационным справочником относятся следующие должности:
архивариус;
делопроизводитель;
машинистка;
секретарь-машинистка;
секретарь незрячего специалиста;
секретарь руководителя;
секретарь-стенографистка;
стенографистка;
экспедитор.
Подробное описание должностных обязанностей и требований к квалификации сотрудников службы ДОУ, занимающих вышеперечисленные должности, содержится в разделе "Регламентация деятельности службы документационного обеспечения управления".
3.3. Разделение функций между подразделениями делопроизводства и исполнителями
Основой организации труда делопроизводственного персонала является глубокое и четкое разделение функций между подразделениями и исполнителями. Оно отражается в нормативных документах — положениях о делопроизводственных подразделениях и должностных инструкциях их работников.
Положение об отделе делопроизводства разрабатывает рукводитель отдела и утверждает руководитель учреждения. Положение о структурном подразделении отдела разрабатывает руководитель этого подразделения совместно с руководителем отдела, а утверждает руководитель отдела, управляющий делами или руководитель другого подразделения, в состав которого входит отдел делопроизводства.
Положение об отделе или его структурном подразделении включает следующие разделы:
общие положения;
основные функции и задачи;
обязанности, права и ответственность руководителя (этот пункт имеет место в том случае, если не разрабатывается должностная инструкция руководителя);
организация работы;
управление подразделением.
Положение должно содержать четкие формулировки, не допускающие разногласий в вопросе о том, кто и что должен делать, кто кому подчинен и т.д. Пункты положения, определяющие взаимоотношения отдела делопроизводства с другими подразделениями, должны быть согласованы с этими подразделениями.
При разработке положения об отделе делопроизводства используют типовое положение. Его дополняют (при необходимости — сокращают) и корректируют в соответствии с конкретными условиями работы данного аппарата управления и его делопроизводственной службы.
Для каждого работника отдела делопроизводства разрабатывается должностная инструкция, которая определяет организационно-правовое положение работника в структурном подразделении и обеспечивает условия для его эффективной работы. Инструкция состоит из следующих разделов.
Общая часть. Устанавливаются основные задачи работника (например, основная задача делопроизводителя — регистрация документов), порядок замещения должности (т.е. кем назначается и освобождается от должности данный работник), профессиональные требования к работнику (уровень образования, стаж работы, должен знать..., должен уметь...), лицо, которому непосредственно подчинен работник, основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности.
Функции работника. Определяются предмет ведения или участок работы, закрепленный за сотрудником, перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций (например, регистрация документов может слагаться из таких работ, как заполнение карточек, ведение картотеки, выдача справок по телефону и т.д.),
Обязанности работника. Указываются обязанности, связанные с подготовкой документов, получением, обработкой и выдачей информации, предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы (например, периодический контроль за формированием дел в структурных подразделениях, проведение инструктажей и т.д.), требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий, определяющие порядок исполнения поручений, этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе. Иногда в этом разделе описываются элементы технологии выполняемых работ.
Права работника. Определяются права работника по реализации порученных ему функций.
Взаимоотношения (связи по должности). Указываются подразделения и работники, от которых исполнитель получает и которым передает информацию, сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются и т.д.
Оценка работы. Перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей, использования прав и т.д. Основными критериями являются качество работы и своевременность ее выполнения.
Должностную инструкцию подписывает начальник отдела недопроизводства и утверждает руководитель или заместитель, курирующий отдел делопроизводства.
Заключение:
Без условно во многих, даже очень крупных предприятиях, с большим количеством документооборота нет всех существующих видов структурных подразделений осуществления документооборота. Но даже те существующие, например, в виде секретаря являются очень необходимыми для качественной и рациональной работы организации.
Нельзя недооценивать работу структурных служб делопроизводства.
Делопроизводство представляет собой комплекс мероприятий по обеспечению ДОУ предприятия или организации. Традиционная организация работы служб делопроизводства (таких как управление делами, секретариат, канцелярия, сектор писем и обращений граждан, других подразделений) направлена на упорядочение работы с документами и предусматривает выполнение следующих функций – которые можно охарактеризовать как организационные, документационные, информационные.
Т.е. от правильного построения системы структурных подразделений документооборота зависит организация всей работы компании, ее документальное обеспечение и информирование всех секторов работы компании.
Список использованной литературы:
Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. – М.: ТЕРМИКА, 2004. – 172
Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. Учебное пособие. Москва – Новосибирск. Инфра-М – Сибирское соглашение. 2000.
Кудряева В.А. Организация работы с документами. Учебник Инфра-М. М. 2003.
Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003. – 408 с.
Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. – Раздел 1.3.
Рекомендации по определению штатной численность работников бюджетных организаций на основе нормативов по труду. – ЦБНТ. М, 2002.
Клэр Тэйлор Основы делопроизводства в современном бизнесе Сол Систем «Финансы и статистика» М. 1997.
Стенюков М.В. Образцы документов по делопроизводству. Руководство к составлению М. 2005.
Стенюков М.В. Документы делопроизводство. Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. М. 1995.
Янковая В.Ф. Как организовать делопроизводство. – М.: МЦФЭР, 2004. – 416 с.
Приложение 1
Примерная должностная инструкция секретаря-референта
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель
Наименование организации Подпись И.И.Петров
Дата
Наименование организации
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ секретаря-референта
Дата
1. Общие положения
1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.
Основными задачами секретаря-референта являются организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.
Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия.
1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:
законодательными актами РФ;
Уставом предприятия;
Положением о функциональных службах предприятия;
приказами (указаниями) руководства предприятия;
нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;
настоящей должностной инструкцией.
На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.
Секретарь-референт должен владеть вопросами:
перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;
организации работы с документами, составления документации;
организации управленческого труда;
применения средств вычислительной и организационной техники;
перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера;
культуры труда и служебной этики;
охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.
Функции
На секретаря-референта возлагаются следующие функции:
Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.
Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия.
Документирование деятельности совещательных органов предприятия.
Оперативно-организационное обслуживание руководства.
Ведение и оформление кадровой документации и учета (в случае отсутствия инспектора по персоналу).
3. Должностные обязанности
Секретарь-референт должен:
Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.
Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия 3.3. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные насвоевременное и качественно их выполнение.
Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.
Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т.п.).
Вести приём посетителей.
Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия:
оформление приказов по личному составу;
оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;
оформление трудовых книжек;
оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);
оформление командировочных документов;
оформление листов нетрудоспособности;
ведение табеля учета рабочего времени;
выдача справок о трудовом стаже и зарплате.
3.8. Обеспечивать выполнение машинописных и копировальных работ.
Использовать ПЭВМ как средство автоматизации документационного обеспечения предприятия.
Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или уничтожение.
Выполнять отдельные поручения руководства, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью предприятия.
4. Права
Секретарь-референт имеет право:
Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия
Требовать от исполнителей доработки документов, подготавливаемых с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ Р 6.30-97), международных правил оформления документов (ISO).
Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.
Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствования форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.
Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в процессе деятельности предприятия.
4.7. Работать с документами, имеющими гриф «Дляслужебного пользования».
Принимать решения в пределах своей компетенции.
Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству.
5. Ответственность
Секретарь-референт несет ответственность за:
5.1. Качество документов, предоставляемых на подписьруководству предприятия.
5.2. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведениюдокументов.
5.3. Сохранность документации, разглашение сведений,имеющих гриф «Для служебного пользования».
5.4. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностныхобязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.
Зам.руководителя Подпись А.П.Сидоров
Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. Учебное пособие. Москва – Новосибирск. Инфра-М – Сибирское соглашение. 2000. С.
Янковая В.Ф. Как организовать делопроизводство. – М.: МЦФЭР, 2004. – 416 с.
Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. – Раздел 1.3. 
Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003. – 408 с. 
Янковая В.Ф. Как организовать делопроизводство. – М.: МЦФЭР, 2004. – 416 с. 
Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. – М.: ТЕРМИКА, 2004. – 172 с. 
30