Автоматизация управленческой деятельности предприятия

Введение
1. Понятие информационных систем управления для предприятий
2. Проблемы выбора информационных систем
3. Требования к ИСОУ
3. Программно-техническое обеспечение деятельности предприятия
Заключение
Список литературы

Эти средства могут представлять собой отдельные пакеты (WinWord, WordPerfect, Excel и т. п.), интегрированный набор пакетов (Microsoft Office, Lotus SmartSuit или Corel Perfect Office). Для создания приложений на основе этих пакетов используют макроязыки или диалекты Basic (Word Basic, Excel Basic и др.) или единый язык для расширения приложений, например Visual Basic for Applications для продуктов Microsoft. Для многих пакетов характерно использование так называемых мастеров Wizard, которые в режиме диалога помогает неподготовленному пользователю выполнить сложную процедуру обработки.
Решение: в качестве программного обеспечения учрежденческой деятельности целесообразно использовать интегрированный набор Microsoft Office.
Системы управления электронными документами имеют следующие функции: создание электронной копии документа путем сканирования бумажного оригинала или ввода его текста в ПК; построение полнотекстового индекса документа; создание учетной карточки документа и заполнение атрибутов; организация тематических папок и/или гипертекстовых ссылок; блокировка документов при коллективном использовании; поиск документов по атрибутам и ключевым словам. Широко известными примерами систем управления электронными документами являются DOCS Open, Excalibur EFS и прикладные системы, созданные с использованием технологии Lotus Notes.
Средства обеспечения коллективной работы ориентированы на автоматизацию работы небольшого коллектива и поддерживают корректное совместное использование информации группой пользователей. Такое разделение информационных ресурсов возможно организовать в локальной сети ПК с помощью средств офисной автоматизации (Microsoft Office) и сетевой файловой системы или электронной почты и форматного ввода документов (Novell GroupWise и Perfect Office или Lotus Notes). При этом отсутствует структуризация в проведении работ, т. е. нет правил и предписаний по выполнению работ в системе. Эта подгруппа практически совпадает со средствами автоматизации учрежденческой деятельности, ее отличия заключаются в интеграции средств, коллективном использовании ресурсов и применении электронной почты.
Средства автоматизации документооборота нацелены на автоматизацию деятельности предприятия и поддерживают разделение работ, т. е. многопользовательскую обработку нескольких задач одновременно в синхронном или в асинхронном режиме. Для автоматизации документооборота и контроля исполнительской дисциплины применяются методы теории Workflow. В систему закладываются описания графов взаимоотношений работников, выполнение работ четко структурировано: расписано по ролям, документам, времени обработки документов и заданы маршруты движения документов. Эти графовые модели и их параметры сохраняются в базе данных. Основная трудность при этом заключается в построении системы графов, описывающих деловую деятельность всего учреждения. В простейшем случае для поддержки документооборота бывает необходимо обеспечить маршрутизацию документов по электронной почте.
Система может быть интегрирована как с системой управления документами, так и с СУБД. Она реализуется в среде клиент-сервер и ориентирована на корпоративную сеть. Предметом разработки в системах автоматизации документооборота являются экранные формы в узлах графов. Существуют генераторы форм, но для описания действий необходимо использовать макроязык или Visual Basic. Примерами систем автоматизации документооборота являются пакеты Action Workflow (Action Technologies) и Staffware (Staffware).
Lotus Domino/Notes является идеальной инфраструктурой, объединяющей в себе почтовую среду клиент/сервер корпоративного масштаба, глобальные средства доступа и распространения информации, средства быстрой разработки и внедрения прикладных систем для коллективной работы, а также средства доступа и создания инфраструктуры сетей Intranet и WWW. Notes позволяет отельным пользователям и организациям в целом обмениваться информацией, совместно работать в группах и координировать деловые процессы, как в рамках организации, так и за ее пределами. Lotus Domino/Notes поддерживает все основные операционные системы: Microsoft Windows и Windows NT, платформы UNIX такие как IBM AIX, Sun Solaris, HP-UX, IBM OS/400.
Технология Lotus Domino/Notes позволяет комплексно решать задачи создания корпоративных систем передачи сообщений, информационно-справочных систем различного назначения, систем электронного документооборота и автоматизации деловых процедур. В состав таких решений входят компоненты:
общекорпоративная электронная почта
средства выхода на внешние системы электронной почты, глобальные компьютерные сети и другие средства электронных коммуникаций
корпоративная система электронного документооборота и автоматизации деловых процессов
корпоративная система распределенных баз данных документов по различным предметным областям
специализированные системы прикладного характера (кадровая система, учет материальных ценностей и т.д.).
Клиент-серверная архитектура Lotus Notes, открытость этой технологии, выраженная в возможности работать с хранящейся в собственных базах данных информацией через клиентскую часть Lotus Notes, а также через механизм ODBC или с использованием API, позволяют решить задачу построения единой корпоративной коммуникационной системы для обеспечения информационного обмена и взаимодействия всех сотрудников организации, а также задачу интеграции разнородной отчетной информации организации.
Решение: для разработки средств автоматизации делопроизводства, единой информационно-справочной подсистемы, специализированных систем прикладного характера (кадровая система, учет материальных ценностей) и системы электронного документооборота целесообразно использовать инфраструктуру Lotus Domino/Notes.
СУБД
В настоящее время абсолютное большинство инсталлированных в мире систем реляционные и эта архитектура выбрана такими производителями, как Oracle, Sybase, Ingres, Informix, Progress. Но даже с учетом того, что подавляющее большинство систем работает по одной и той же концептуально общей схеме, между различными продуктами имеются большие архитектурные различия. Возможно, наиболее существенным из них является реализация самой СУБД. Данное обстоятельство необходимо учитывать при включении в систему автоматизированных процедур обмена данными с информационными системами субъектов управления и других организаций (комитет по статистике, налоговая инспекция, земельный комитет, муниципальное адресное бюро и т.д.).
Сегодня промышленные СУБД продолжают опираться на язык SQL. Международный стандарт SQL развивается для поддержки перспективных способов проектирования и программирования - работа с неструктурированной информацией, обработка событий, объектно-ориентированное проектирование и др. Полномасштабная СУБД - это три интегрированных комплекса программных продуктов, которые обеспечивают практически любую потребность при разработке и эксплуатации корпоративных ИС. Эти комплексы таковы:
а) Комплекс Базы Данных, куда входит ядро СУБД, обеспечивающее любые виды контроля и защиты данных, и продукты, поддерживающие работу с распределенной базой данных в разнородной по типам компьютеров и сетевых средств среде. В последнее время в ядро, как правило, входят средства параллельной работы. Кроме того, обычно, ядро СУБД реализует многие из функций SQL.
б) Комплекс Инструментов, куда входят до 10-ти программных продуктов при одновременной поддержке нескольких поколений инструментальных средств. В число инструментов входят программы, ориентированные на разные классы пользователей: программистов, аналитиков по стратегическому планированию автоматизации предприятия, аналитиков- постановщиков задач, продвинутых пользователей, обычных (если есть такие) работников предприятия. Выполняются требования преемственности: основу обычно составляют современные версии тех инструментов, которые получили признание ранее. К ним добавляются инструменты, отвечающие требованиям новейших направлений в автоматизации (объектно-ориентированное проектирование и программирование и др.).
в) Комплекс Приложений, куда фирмы-поставщики включают несколько десятков мощных пакетов прикладных программ, разработанных самой фирмой, и еще большее число приложений других разработчиков. Банковская деятельность, финансовая деятельность, планирование производства и управление производством, геоинформационные системы и системы обучения в среде мультимедиа - примеры областей, для которых существует набор готовых приложений.
Рекомендация: учитывая масштаб групповых подсистем (в подразделениях администрации или в субъектах управления) и централизованных ресурсов ИСОУ можно рекомендовать в качестве базовой платформы в первом случае СУБД Microsoft SQL Server, а во втором - Oracle 7, Oracle 8 либо IBM DB 2.
Геоинформационные системы
Полноценное управление данными, имеющими пространственную привязку, а это почти вся информация ресурсного характера (материальные, природные, людские и т.д.), обеспечивают географические информационные системы (ГИС). ГИС содержит средства визуализации данных в виде различных карт, графиков, трехмерных поверхностей, чертежей и т.п., как на экране, так и в виде "твердой" копии на принтерах, плоттерах и т.п. В процессе визуализации ГИС предоставляют различные средства редактирования и трансформации изображений, позволяют "накладывать" карты друг на друга, используя, например, понятие "слой карты", объединяющий те или иные компоненты по смысловому признаку. ГИС может обеспечить эффективный доступ к большому объему информации об объектах, имеющих пространственную привязку. Например, гораздо легче получить паспорт участка земли, непосредственно указав на него курсором, нежели блуждать в дебрях файловой системы в поисках одного нужного файла из тысяч. Это же относится и к топографическим картам - здесь мы можем в качестве навигационного средства использовать мелкомасштабную карту вместо файловой системы.
Любая географическая информация содержит сведения о пространственном положении, будь то привязка к географическим или другим координатам, или ссылки на адрес, почтовый индекс, избирательный округ или округ перепИСОУ населения, идентификатор земельного или лесного участка, название дороги и т.п. ГИС помогает сократить время получения ответов на запросы пользователей; выявлять территории подходящие для требуемых мероприятий; выявлять взаимосвязи между различными параметрами (например, почвами, климатом и урожайностью с/х культур); выявлять места разрывов электросетей, прогнозировать чрезвычайные ситуации и т.д. ГИС, как и другие информационные технологии, подтверждает известный тезис о том, что лучшая информированность помогает принять лучшее решение. Однако, ГИС - это не инструмент для выдачи решений, а средство, помогающее ускорить и повысить эффективность процедуры принятия решений, обеспечивающее ответы на запросы и функции анализа пространственных данных, представления результатов анализа в наглядном и удобном для восприятия виде. ГИС помогает, например, в решении таких задач, как предоставление разнообразной информации по запросам органов планирования, выбор оптимальных мест для размещения объектов. Наличие доступной для восприятия и обобщения информации позволяет ответственным работникам сосредоточить свои усилия на поиске решения, не тратя значительного времени на сбор и осмысливание данных.
ГИС уровня предприятия обеспечивает всю организацию пространственной информационной поддержкой. В такую ГИС можно встроить специализированные приложения с встроенными средствами пространственных запросов, расширенного анализа, отображения и представления данных.
ГИС для рабочей группы (уровня подразделения или небольшой организации) обычно базируется на разделяемой базе пространственных данных, поддерживаемой и обновляемой с помощью разных продуктов и обеспечивающей работу “конечных” пользователей на персональных компьютерах в пределах данной рабочей группы или отдела.
При этом необходимо понимать, что базовые средства ГИС необходимо рассматривать лишь в качестве технологии (совокупность программной оболочки и методов сбора данных), которые обеспечивают управление данными и визуализацию. Они позволяют объединить определенный набор данных для решения конкретных задач. Кроме базовой ГИС необходимо еще иметь цифровые карты и данные. Универсальность ГИС заключается в способности объединять различные внешние данные и графические возможности компьютера для решения большого круга задач. Стоимость собственно базового программного обеспечения ГИС колеблется в пределах 10-25% от общей стоимости разработки ГИС-проекта (или продукта).
Таким образом, ГИС - это аппаратно-программная система и процедуры, созданные для обеспечения сбора, управления, манипуляции, анализа, моделирования и отображения пространственно соотнесенных данных для решения задач планирования и управления. Нет особого смысла перечислять здесь области, где применение ГИС позволяет существенно повысить эффективность управления территорией. Отметим лишь, что для Хакасии ключевыми направлениями применения ГИС являются:
Земельно-имущественный кадастр;
Природно-ресурсный кадастр (топливно-энергетический, водохозяйственный, недра, лесной);
Экология;
Чрезвычайные ситуации;
Транспорт.
Рекомендация: первоочередной задачей успешного применения геоинформационных технологий в составе ИСОУ является создание качественной цифровой картографической основы на территорию региона (масштабы 1:100000 и 1:50000) и территорию крупных населенных пунктов (масштабы 1:2000, 1:10000).
В качестве базовой технологии создания ГИС целесообразно использовать решения ESRI: ArcView GIS - задачи географического (пространственного) анализа для хранилищ данных; MapObjects - встраивание карт и функций ГИС в приложения; Spatial Database Engine (SDE) - открытая среда управления пространственными данными; ARC/INFO - загрузка и просмотр данных SDE; MapObjects Internet Map Server - компоненты для публикации карт в Интернет; ArcView Internet Map Server - готовое средство для публикации карт в Интернет.
Заключение
После рассмотрения собранного мной материала и исследования поставленных целей и задач можно сделать следующие выводы:
1. Использование информационной технологии (ИТ) относится к наиболее противоречивым внутрифирменным проблемам. Руководство предприятий часто отказывается их решать, так как не чувствует себя достаточно компетентным. Решения обычно возлагаются на руководителей информационных служб или специализированные внешние организации.
2. Использование систем автоматизации деловых процессов позволяет говорить о следующих преимуществах внедрения новой технологии организации управленческой деятельности по сравнению с традиционными: обеспечивается высокая эффективность принятия решений; рационализируются и интегрируются информационные процессы, в том числе совершенствуется организация документооборота предприятия; поддерживается оперативная настройка системы автоматизации на изменения порядка работы, складывающегося на предприятии; устраняется дублирование функций; повышается эффективность работы в целом; снижаются расходы на информационное сопровождение функционирования предприятия.
Для многих российских предприятий наилучшей стратегией внедрения ИТ может стать использование какой-либо развивающейся российской системы, получая соответствующие скидки на обновленные версии и подготавливая управленческий персонал к ее возрастающим функциональным возможностям.
Внедрить относительно недорогую российскую учетную систему, что позволит достичь полного соответствия российскому законодательству, и со временем интегрировать ее с системой управления предприятием типа ERP. Следует отметить, что по этому пути пытались пойти некоторые поставщики ERP-систем на нашем рынке, предпочтя доработке собственной системы ее интеграцию с качественными российскими продуктами.
Список литературы
Андреев В.А Автоматизированные системы управления предприятием. – М.: Дело, 2004.
Введение в информационный бизнес. Учеб. пособ. / Под ред. В.П. Тихомирова, А.В. Хорошилова. – М.: Финансы и статистика, 2004.
Гульков Г.Н., Петренко Ю.Н. Раткевич Е.П. и др. Системы автоматизированного управления производственным процессом. – М.: Новое знание, 2004.
Информатика: Учебник. – 3 изд., переаб./ под ред. Н.В. Макаровой. – М.: Финансы и статистика, 2000.
Компьютерные технологии обработки информации/ Под ред. С.В. Назарова. _ М.: Финансы и статистика, 2005.
Коуров Л.В. Информационные технологии. – М: Амалфея, 2004.
О’Лири Д. Информационные системы в экономике: Современное планирование и управление ресурсами предприятия. Выбор, внедрение, эксплуатация: перевод с английского. – М.: Вершинка, 2004.
Основы современных компьютерных технологий: Учеб. пособ./ Под ред. А.Д. Хомоненко. – Спб.: Корона принт, 2004.
Панарин В.В., Зайцев Л.А. Автоматизированные системы управления. – М.: Инфра-М, 2006.
Плетнев Г.П. Информационные системы в бизнесе: Учебник для вузов. — 3-е изд., перераб. и доп. — М.: Издательство МЭИ, 2005.
Якубайтис Э.А. Информатика - Электроника - Сети. М.: Финансы и статистика 2007.
Уткин В.В. Проблемы формирования информационного пространства территории // Проблемы информатизации, № 2, 2007. – с. 40- 45.
Лескин А.А., Мальцев В.Н. Системы поддержки управленческих и проектных решений. - СПб.: ИНФОРМ, 2005.
Плетнев Г.П. Информационные системы в бизнесе: Учебник для вузов. — 3-е изд., перераб. и доп. — М.: Издательство МЭИ, 2005. – с. 153
О’Лири Д. Информационные системы в экономике: Современное планирование и управление ресурсами предприятия. Выбор, внедрение, эксплуатация: перевод с английского. – М.: Вершинка, 2004. – с. 175
Уткин В.В. Проблемы формирования информационного пространства территории // Проблемы информатизации, № 2, 2007. С.42.
Лескин А.А., Мальцев В.Н. Системы поддержки управленческих и проектных решений. - СПб.: ИНФОРМ, 2005. - с.83
Штарков С.В. Актуальные проблемы информационного обеспечения органов муниципального управления // Организация и методика информационной работы, №8, 2006. С.22.
34