Организация управления архивным делом

Содержание
Введение
1. История архивного дела
2. Организация хранения архивных документов
3. Управление архивным делом в Российской Федерации
4. Требования к обеспечению сохранности архивных документов
5. Охранный режим хранения документов
6. Ответственность за нарушение архивного законодательства
Заключение
Список использованных источников

В помещениях хранилищ с нерегулируемым климатом рекомендуется проветривание, установка дополнительных источников осушения воздуха и т. п.
Температурно-влажностный режим хранения документов следует контролировать путем измерения параметров воздуха контрольно-измерительными приборами: термометрами, психрометрами, гигрометрами, которые нужно разместить в главном проходе на стеллаже на отдаленном расстоянии от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в специальном журнале.
Помещения архива должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли. Чтобы защитить документы от пыли, следует обеспечить максимальную герметичность помещений и по возможности оборудовать их установками, очищающими воздух от пыли и вредных газообразных примесей. В хранилищах необходимо систематически проводить влажную уборку помещений, не реже одного раза в год обеспыливать стеллажи, шкафы, коробки, связки и другие средства хранения документов.
Рекомендуется периодически, например до и после отопительного сезона, хотя бы выборочно проводить обследование документов на выявление насекомых и плесневых грибов. В случае обнаружения биологических вредителей необходимо принять срочные меры по дезинфекции и дезинсекции помещений силами работников архива, а также санэпидемиологических или карантинных служб.
В целях профилактики полы, плинтусы, подоконники, цокольные части стеллажей и иное оборудование помещений хранилищ следует не реже одного раза в год обрабатывать водными растворами антисептиков (2%-ный формалин, 5%-ный катамин АБ и т. п.).
При обнаружении документов, пораженных плесенью, их необходимо изолировать и передать на дезинфекцию. Стеллажи, шкафы, коробки, в которых они хранились, следует протереть водным раствором формалина (3–5%) и просушить. Если плесень появилась на стенах, полах или потолках, нужно обработать пораженные поверхности тем же раствором формалина.
В помещениях архивохранилищ должна быть свободная циркуляция воздуха. Чтобы избежать проникновения насекомых и мелких грызунов в помещения, окна, открывающиеся в теплое время года, а также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах хранилищ и наружные отверстия вентиляционных систем должны быть защищены сетками с диаметром ячеек не более 0,5мм.
5. Охранный режим хранения документов
В деле обеспечения сохранности документов большое значение имеет соблюдение охранного режима хранения. Помещения архива рекомендуется оборудовать охранной и пожарной сигнализацией. Наружные двери архивохранилищ должны быть обиты металлическим листом и иметь прочные засовы. По окончании рабочего дня они опечатываются и пломбируются. Печать или пломбир вместе с ключами хранятся в месте, установленном правилами внутреннего распорядка организации, – с тем, чтобы в случае чрезвычайных происшествий к ним был возможен доступ.
На те окна, расположение которых позволяет доступ извне, должны быть установлены распашные металлические решетки с замками, опечатанными пломбиром.
В рабочее время двери хранилища должны быть закрыты на ключ.Основным противопожарным оборудованием архивов являются порошковые или углекислотные огнетушители, которые устанавливаются из расчета не менее одного на каждые 50м2 площади, но не менее двух на каждое отдельное помещение.
Помещения архива оборудуются так, чтобы обеспечить рациональную организацию рабочих мест работников архива и создать все необходимые условия для исполнения ими служебных обязанностей.
Для перемещения документов в хранилище и работы у стеллажей используются тележки и легкие устойчивые стремянки.
На случай возникновения чрезвычайного происшествия разрабатывается план эвакуации и укрытия документов, в котором предусматривается порядок и место эвакуации и укрытия документов.
Если произошло чрезвычайное происшествие (пожар, затопление, злоумышленное проникновение посторонних лиц в архив), немедленно составляется акт с привлечением компетентных органов (пожарной охраны, милиции, работников коммунальных служб и т. п.). При этом приказом руководителя организации назначается комиссия по выяснению причин происшествия и устранению его последствий. Проводится проверка наличия и физического состояния документов архива. Итоги работы комиссии оформляются актом.
6. Ответственность за нарушение архивного законодательства
В соответствии со ст. 24 Конституции РФ сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни лица без его согласия не допускается. Органы государственной власти и местного самоуправления, их должностные лица обязаны обеспечить каждому возможность ознакомления с документами и материалами, непосредственно затрагивающими его права и свободы, если иное не предусмотрено законом. Статья 29 Конституции РФ предоставляет каждому гражданину право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом.
Перечень сведений, составляющих государственную тайну, определяется Федеральным законом от 21.07.93 № 5485 «О государственной тайне» (далее – Закон о гостайне). Данным законом определены полномочия государственных органов и должностных лиц по обеспечению сохранности и защиты государственной тайны, в нем также содержится перечень представляющих государственную тайну сведений, порядок засекречивания и рассекречивания, контроля за обеспечением защиты государственной тайны.
В статье 7 Закона о гостайне перечислены сведения, не подлежащие отнесению к государственной тайне и засекречиванию. Должностные лица, принявшие решение о засекречивании перечисленных сведений, либо о включении их с этой целью в носители сведений, составляющих государственную тайну, несут уголовную, административную или дисциплинарную ответственность в зависимости от причиненного обществу, государству и гражданам материального и морального ущерба. Граждане вправе обжаловать такие решения в суд.
Федеральным законом от 20.02.95 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» (далее – Закон об информации) утвержден правовой режим создания, хранения и использования информации, порядок ее документирования и доступа к ней. Закон об информации регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов в процессе их создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации, а также при защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах.
Что касается защиты персональных данных работников, нужно иметь в виду, что не допускается сбор, хранение, использование и распространение информации о частной жизни физического лица без его согласия кроме как на основании судебного решения. Юридические и физические лица, в соответствии со своими полномочиями владеющие информацией о гражданах, получающие и использующие ее, несут ответственность в соответствии с законодательством РФ за нарушение режима защиты, обработки и порядка использования этой информации.
Конкретная ответственность должностных лиц и граждан за нарушение требований архивного законодательства определена УК РФ. Он содержит ряд правовых норм, устанавливающих ответственность за хищение, контрабанду, уничтожение или повреждение документов, имеющих особую историческую, научную, художественную или культурную ценность. Кроме того, в УК РФ определены наказания за преступления в сфере компьютерной информации, против государственной власти, интересов государственной службы и службы в органах местного самоуправления, предусматривающие ответственность должностных лиц.
В соответствии со ст. 13.20 КоАП установлены административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования документов в виде предупреждения или наложения административного штрафа: на граждан в размере от 1 до 3 МРОТ; на должностных лиц – от 3 до 5 МРОТ. Дела об административных правонарушениях, предусмотренных ст. 13.20, в соответствии с ч. 3 ст. 23.1 КоАП рассматриваются мировыми судьями.
Заключение
Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» определяет весь порядок организации архивного хранения документов. Ключевым моментом в его реализации является разработка, принятие и внедрение подзаконных нормативных правовых актов, и в первую очередь единых правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов. В них не только сконцентрированы действующие нормативы и методики по всем основным направлениям архивной работы, но и отражены накопленные архивистами опыт и достижения современных технологий.
Список использованных источников
Указ Президента Российской Федерации от 06.03.97 № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера»
Федеральный закон «Об архивном деле в РФ. Положение о Федеральном архивном агентстве». – М.: Приор, 2005. – 32с.
Федеральный закон от 21.07.93 № 5485 «О государственной тайне».
История [Электронный ресурс]: Главное архивное управление московской области. – М., 2009.- Режим доступа: http://www.rusarchives.ru.
Кошелева Е.А. Организация хранения архивных документов [Текст]: // Справочник кадровика. – 2005 № 5.
Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. – 592 с.
Специалисты Росархива – о Правилах 2007 г. // Отечественные архивы. – 2007. – №4.
История [Электронный ресурс]: Главное архивное управление московской области. – М., 2009.- Режим доступа: http://www.rusarchives.ru.
Федеральный закон «Об архивном деле в РФ. Положение о Федеральном архивном агентстве». – М.: Приор, 2005. – С. 14.
Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. – С. 358.
Специалисты Росархива – о Правилах 2007 г. // Отечественные архивы. – 2007. – №4. – С. 34.
Федеральный закон от 22.10.04 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ. Положение о Федеральном архивном агентстве». – М.: Приор, 2005. С.10-12.
Федеральный закон от 21.07.93 № 5485 «О государственной тайне».
Указ Президента Российской Федерации от 06.03.97 № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера»
Кошелева Е.А. Организация хранения архивных документов [Текст]: // Справочник кадровика. – 2005 № 5. С. - 18
24