Типовые и индивидуальные иструкции документационного обеспечения управления

ВВЕДЕНИЕ
ГЛАВА 1. ПОНЯТИЕ ИНСТРУКЦИИ В ДОКУМЕНТАЦИОННОМ ОБЕСПЕЧЕНИИ УПРАВЛЕНИЯ
1.1. ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ
1.2. СТРУКТУРА ИНСТРУКЦИИ
1.3. ПРАВОВОЙ АСПЕКТ ОФОРМЛЕНИЯ ИНСТРУКЦИЙ
ГЛАВА 2. ПРИМЕРЫ ТИПОВЫХ И ИНДИВИДУАЛЬНЫХ ИНСТРУКЦИЙ
2.1. НОВАЯ ТИПОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ В ОРГАНАХ ФЕДЕРАЛЬНОЙ ВЛАСТИ
2.2. ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

Помимо названных документов, при разработке должностных инструкций следует опираться на положение о структурном подразделении. Положение и должностные инструкции - взаимосвязанные и взаимодополняемые документы, т. к. обязанности каждого работника вытекают из задач и функций структурного подразделения. Инструкции регламентируют задачи и функции работников, устанавливают их распределение между членами трудового коллектива, определяют содержание, характер и порядок деятельности каждого из них, исходя из общего объема работы, закрепленного в положении.
Должностная инструкция, как правило, состоит из 4-6 разделов.
Раздел I "Общие положения" содержит наименование должности в соответствии со штатным расписанием и основные сведения о ней: название структурного подразделения, подчиненность данного работника, порядок назначения и освобождения от должности, порядок замещения этой должности в период временного отсутствия работника, требования к профессиональной подготовке и квалификации.
Квалификационные требования делятся на два основных направления: уровень образования (общее, среднее, высшее, специальное) и практический опыт, т. е. стаж работы на аналогичной должности. Источником для их установления служат разделы "Должен знать" и "Должен уметь" Квалификационного справочника, однако каждая организация может конкретизировать требования к квалификации и образованию работника, исходя из своей политики работы с персоналом.
В этом же разделе отдельным пунктом перечисляют законодательные, нормативные и нормативно-методические документы, которыми должен руководствоваться работник в своей профессиональной деятельности. Помимо актов общего действия сюда включают перечень внутренних организационных и распорядительных документов, которые должны быть известны работнику, занимающему ту или иную должность (устав, приказы и распоряжения руководителя организации, положение о структурном подразделении, правила внутреннего трудового распорядка и др.).
Разделы "Функции", "Должностные обязанности", "Права", "Ответственность" и "Взаимоотношения"
В разделе II "Функции" формулируется основная задача работника данной должности, предмет его ведения, участок работы. Далее перечисляются конкретные виды работ, из которых складывается выполнение основной задачи.
Например, основная задача работника канцелярии регистрация документов. В разных организациях она может предусматривать выполнение целого ряда разнородных и порой трудоемких работ. В одном случае регистрация документов ограничивается ведением одного или нескольких журналов. В других случаях к этому добавляются заполнение карточек, ведение компьютерного банка данных, передача информации, составление и ведение справочных картотек, обслуживание запросов специалистов аппарата управления и т. д.
В этом же разделе отмечаются особенности подготовки, обработки и передачи документов, методы и сроки выполнения тех или иных функций, порядок исполнения отдельных поручений.
Формулируя перечень обязанностей работника при составлении конкретной должностной инструкции, учитывают принятую в организации технологию работы с документами и особенности применяемых технических средств. Инструкция должна закрепить виды работ и порядок их выполнения, а это связано с принятой в организации технологией документирования.
Состав функций в конкретной должностной инструкции всегда индивидуален, даже если она составлена на основе типового документа
В разделе III "Должностные обязанности" устанавливается порядок исполнения функций, видов работ, отдельных поручений, а также этические нормы, которые работник обязан соблюдать в ходе трудовой деятельности.
Например, перечень должностных обязанностей работника отдела кадров может выглядеть следующим образом.
Инспектор отдела кадров обязан;
1. Сохранять конфиденциальность служебной информации, а также персональных данных о работниках организации (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни),
2. Выполнять указания и распоряжения руководителя кадровой службы, директора организации.
3. Обеспечивать сохранность служебных документов, бланков, печатей, штампов и соблюдать правила их использования.
4. Соблюдать правила эксплуатации организационной техники, не допускать к работе на технических средствах посторонних лиц.
5. Тщательно контролировать качество изготовления и оформления документов по личному составу работников организации, а также документов, представляемых на подпись директору
6. Соблюдать сроки исполнения документов, заданий и поручений руководства,
7. Придерживаться установленной в организации субординации, соблюдать правила делового общения и нормы служебного этикета.
Раздел IV "Права" закрепляет круг прав, необходимых работнику для реализации возложенных на него функций, а также порядок осуществления этих прав. Как правило, к ним относятся: доступ работника к определенной информации, принятие решений, получение данных, необходимых в работе, право визирования определенных видов документов, а также контроля (за оформлением документов, работой подчиненных, за соблюдением трудовой дисциплины и т. д.). Содержание раздела "Права" напрямую взаимосвязано с набором функций. Он устанавливает компетенцию конкретного работника и права, предоставляемые ему для выполнения возложенных на него обязанностей.
Четкая формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, которая выделяется в отдельный раздел.
Раздел V "Ответственность" раскрывает содержание и формы ответственности должностного лица за результаты и последствия своей деятельности, а также за факты непринятия своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям. В инструкции может быть установлена административная, дисциплинарная и материальная ответственность. Меры ответственности устанавливаются в соответствии с действующим законодательством и с учетом специфики работы организации. При подготовке этого раздела за основу следует брать разд. "Функции" и "Должностные обязанности", в соответствии с которыми и детализируется ответственность должностного лица.
В разделе VI "Взаимоотношения (связи по должности)" регулируются производственные контакты между должностными лицами данного и иных структурных подразделений организации, устанавливается круг служебных связей. В этом же разделе могут перечисляться связи со сторонними организациями.
Для повышения качества должностной инструкции целесообразно установить в данном разделе порядок и периодичность предоставления (а также получения) данным работником отчетов, планов и других документов.
Несмотря на то, что должностная инструкция - документ унифицированный по правилам оформления и структуре текста (разделов), в дополнение к основным разделам в должностную инструкцию могут быть включены и иные разделы.
Например, в должностную инструкцию может быть включен раздел "Оценка работы", где на основе разделов "Функции" и "Должностные обязанности" устанавливаются критерии оценки труда. К таким критериям можно отнести, например, соблюдение сроков подготовки документов и их соответствие установленным нормам, обеспечивающим юридическую силу документа.
К дополнительным разделам относится и разд. "Порядок пересмотра должностной инструкции". В нем устанавливают или срок действия инструкции (например: "Инструкция подлежит пересмотру 1 раз в год"), или условия пересмотра должностной инструкции, в числе которых: изменение организационной структуры, пересмотр штатного расписания, появление новых видов работы, ведущих к перераспределению должностных обязанностей, внедрение новых технологий, меняющих характер работы и др. Данный раздел располагают в заключение должностной инструкции.
Более информативно выглядят инструкции, в которых устанавливаются виды ответственности за каждый вид выполняемой работы.
Для кадровых служб, например, характерны связи с территориальными отделениями Пенсионного фонда России, отделом соцобеспечения, военкоматом, Центром занятости и др.
Заключение
Инструкция (от лат. — instruktio — устройство) — нормативный акт, изданный органом государственного управления, в котором дается разъяснение отдельных положений, законов, указов и постановлений, устанавливается порядок и условия их применения. Инструкции призваны обеспечить рациональное распределение и взаимоувязку всех функций каждого подразделения органа управления, предприятия, организации между его работниками. Они используются также для закрепления должностных прав и обязанностей служащих. Инструкции должны соответствовать нормативным актам органов государственной власти и управления, вышестоящих по отношению к органу, издающему Инструкции. Таким образом, под инструкцией следует понимать свод правил, устанавливающий определенный порядок взаимоотношений в процессе совместной деятельности.
Инструкция особенно необходима в кадровых службах крупных предприятий со сложной организационной структурой. В небольших организациях, где кадровая служба представлена одним-двумя сотрудниками, такой документ имеет меньшее значение.
Список литературы
1. Быкова Т.А.,Емышева Е.М., Мосягина О.В. Подготовка документов к последующему хранению и использованию: Учеб.-метод. пособие. М.,2006. 67 с.
2. Вялова Л.М., Санкина Л.В., Шатина Н.В., Документы. Современные требования к оформлению. М.: РГГУ, 2004. 66 с.
3. Варадинов Н.В. Делопроизводство или теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному коллективному и одноличному письмоводству. СПб. 2007. Ч.2. Изд.1.
4. Вельдбрехт В. Общие основания русского делопроизводства с приложением основных его форм. СПб. 2004.
5. Государственные учреждения России XVI-XVIII в. М. 2001.
6. Гальперин Г.Б. Форма управления Русским централизованным государством. М.2004.
7. Ерошкин Н.П. История государственных учреждений России. М., 2008.
8. Илюшенко М.П. Возникновение и развитие делопроизводства на Руси. //Делопроизводство, 2003
9. Илюшенко М.П. История делопроизводства в дореволюционной России: Учеб. Пособие. М.: РГГУ. 2004. 79 с.
Вялова Л.М., Санкина Л.В., Шатина Н.В., Документы. Современные требования к оформлению. М.: РГГУ, 2004. 66 с.
Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А.Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. – 592 с.
Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. – М.: ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003. – 408 с.
Вельдбрехт В. Общие основания русского делопроизводства с приложением основных его форм. СПб. 2004.
Илюшенко М.П. История делопроизводства в дореволюционной России: Учеб. Пособие. М.: РГГУ. 2004. 79 с.
Вельдбрехт В. Общие основания русского делопроизводства с приложением основных его форм. СПб. 2004.
За исключением инструкции по делопроизводству федерального органа исполнительной власти, которая должна быть разработана в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536.
Илюшенко М.П. История делопроизводства в дореволюционной России: Учеб. Пособие. М.: РГГУ. 2004. 79 с.
Вялова Л.М., Санкина Л.В., Шатина Н.В., Документы. Современные требования к оформлению. М.: РГГУ, 2004. 66 с.
Вельдбрехт В. Общие основания русского делопроизводства с приложением основных его форм. СПб. 2004.
Быкова Т.А.,Емышева Е.М., Мосягина О.В. Подготовка документов к последующему хранению и использованию: Учеб.-метод. пособие. М.,2006. 67 с.
Илюшенко М.П. История делопроизводства в дореволюционной России: Учеб. Пособие. М.: РГГУ. 2004. 79 с.
Быкова Т.А.,Емышева Е.М., Мосягина О.В. Подготовка документов к последующему хранению и использованию: Учеб.-метод. пособие. М.,2006. 67 с.
27