методы совершенствования документирования управленческой деятельности

Содержание
Введение
Глава I. Совершенствование планирования управлением документооборота
Глава II. Автоматизация документооборота как метод совершенствования управления документацией
Глава III. Влияние совершенствования документооборота на организационную структуру
Заключение
Список использованной литературы

Директор Компании Общий отдел 1.Составление проекта 2. Согласование 3. Внесение изменений 4.Печать
5. Визирование
6.Внесение изменений 7. Считка 8. Визирование 9. Передача на подпись 10 Подписание 11 Передача на регистрацию 12. Регистрация 13. Отправка
- движение документов, подписываемых Генеральным директором
- движение документов, подписываемых руководителями структурных подразделений
Организационная структура включает 3 элемента:
1 Схема организационной процедуры;
2 Описание организационной процедуры;
3 Перечень документов действующих в организации.
Рис..1.Схема обратной связи на предприятии с использованием отчёта о проделанной работе
Благодаря схеме мы видим, какую роль играет в принятии управленческого решения отчёт о проделанной работе и какую функцию выполняет в системе управления. В процессе функционирования на предприятии сформировался порядок выполнения должностных обязанностей, по решению производственных задач и реализации миссии предприятия. Одним из таких документов можно считать план работы производственного отдела с указанием сроков и порядком формирования отчёта о реализации услуги. Согласно этому документу первоначальная (базовая) информация о состоянии выполнения работ исходит от сотрудников производственного отдела, далее эта информация, передаётся заместителю гендиректора для формирования конечного отчёта. В обязанности зам гендиректора входит сравнительный анализ происходящих процессов с графиком выполнения работ. График выполнения работ отражен в проекте работ, который находиться на хранении у главного бухгалтера вместе со всеми другими документами. Вид и содержание отчёта оговорено в одном из разделов «Плана работы отдела», после того как отчёт будет соответствовать, требованиям он передаётся генеральному директору для принятия решений по дальнейшему функционированию. На основании отчёта генеральный директор проводит сравнение по расчётно-контрольным показателям, разрабатывает план для решения задач и корректировке дальнейших действий, что определяет наличие обратной связи на предприятии.
Таблица 1
Перечень организационных документов
Название документа № документа План работы отдела 1 Предварительный отчёт о сделанной работе от производственного отдела 2 Инструкция по составлению отчёта 3 Распоряжение гендиректора о подготовке отчёта 5 Информация с предприятия 6 Требуемый отчёт о проделанной работе 7 Приказ об изменении технологического цикла 8
Перечислим должности согласно штатному расписанию:
Генеральный директор.
Заместитель генерального директора по производству.
Главный бухгалтер.
Производственный отдел.
Отдел сбыта
Далее перейдём к построению схемы принятия решений в подразделении для анализа системы управления, и поиска резервных возможностей в структуре распределения обязанностей, а также формирования нового решения по созданию альтернативной структуры. Действующая схема показана на рис. 2.
Рис.2. Схема принятия решений в производственном подразделении
При рассмотрении схемы принятия решений в подразделении можно сделать вывод, что процедура сильно размыта из-за участия в нём всех сегментов административного и производственного ресурса, при этом нагрузка на зам гендиректора особенно высокая. Учитывая нагрузку на зам гендиректора, и отрицательные последствия этого, необходимо перераспределить обязанности, и функцию по выполнению отчёта передать начальнику производственного отдела, а в обязанности зам гендиректора вменить лишь утверждение отчёта.
Рис. 3. Альтернативная схема принятия решений в производственном подразделении
Явным преимуществом новой системы принятия решений является отсутствие документа № 2 (Предварительный отчёт производственного отдела), что естественно упрощает процесс формирования конечного отчёта. Таким образом, можно ослабить нагрузку, с целью освобождения резервных временных ресурсов и направить их на решение задач, напрямую, связанных с производством. Другим не маловажным фактором является то, что в результате такого перераспределения освобождается от подготовки отчёта ген. заместитель директора, т.е. из его обязанностей удаляется целая функция, благодаря чему становится возможным перспектива копирования производственного процесса на участке и достижения за счёт этого возможности получения дополнительной прибыли на данной фазе производственного цикла. В связи с этим можно предложить структуру, показанную на рис. 4.
Рис. 4. Предлагаемая система управления (производство и сбыт)
Заключение
Выводы и предложения по итогам работы следующие:
1.Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.
Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля. От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям.
2.Повышение эффективности работы аппарата управления может быть достигнуто за счет совершенствования его структуры, повышения квалификации кадров, улучшения организации, механизации и автоматизации выполнения наиболее трудоемких процессов управленческой деятельности. Наибольший эффект достигается при комплексном, взаимосвязанном и гармоничном развитии всех этих направлений.
3.На современном этапе можно отметить, что в связи с внедрением электронно-вычислительной техники значительно повысилась эффективность работы, но так как внедрение ВТ происходит постепенно (это связано с большими финансовыми, организационными и людскими затратами), то существуют участки, где работа строится традиционными методами. Современные и перспективные направления совершенствования документационного обеспечения управления неотделимы от процесса массового внедрения достижений научно-технического прогресса. Эти достижения, связанные с созданием качественно новых видов вычислительной техники, средств связи, дают возможность перейти к принципиально иной и значительно более эффективной информационной технологии в органах управления, основанной на органичном включении комплекса технических средств в управленческий процесс.
Что же касается эффективности, то в качестве наилучшей ее меры выступает повышение производительности труда в результате внедрения системы. Важно отметить, что эффективность достигается не только за счет высокого быстродействия системы, но и опять же ее широких функциональных возможностей. Полнофункциональная система позволяет автоматизировать работу с документами любых типов и практически на всех стадиях жизненного цикла, начиная от задания на разработку и кончая сдачей в архив. Кроме того, данное качество дает возможность настраивать систему на различные специфические участки, будь то классическое делопроизводство (с параллельным хождением электронных и бумажных документов) или разработка проектно-конструкторской документации (с поддержкой сканирования, векторизации, распознавания и индексирования), что актуально для организации.
Список использованной литературы
Трудовой кодекс Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. N 197-ФЗ (в ред. 30 июня 2006 г.) М.: Проспект, 2007 – 227 с.
Комментарий к Трудовому кодексу Российской Федерации (под ред. К.Н.Гусова) - М.: «ТК Велби», «Издательство Проспект», 2006 – 544 с.
Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами документов. — М.: Бизнес-школа, 2000 - 224 с.
Андреева В.И. Делопроизводство. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000 - 187 с.
Кузнецова Т.В. Делопроизводство и документационное обеспечение управления - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999 -818 с.
Кузнецова Т.В. Делопроизводство в бухгалтерии. М.: ЗАО «Бухгалтерский бюллетень», 2003 - 256 с.
Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. — М.: Научная книга, 2005 - 137 с.
Организация работы с документами /под ред. И.К. Корнеева. М.: Инфра-М, 2005 - 572 с.
Пшенко А.В. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам. М.: Изд-во «Юридический колледж МГУ», 1994 - 85 с.
Хныкин Г. В. Систематизация локальных источников рудового права //Законодательство, 2005, № 10, с.71 -74
Хныкин Г. В.Коллективный договор //Законодательство, 2005, № 11, с.51 -61
Хныкин Г. В.Правила внутреннего трудового распорядка //Законодательство, 2005, № 12, с.46 -52
Хныкин Г. В. Локальные нормативные акты об аттестации работников //Законодательство, 2006, № 3, с.41 - 50
Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами документов. — М.: Бизнес-школа, 2000 - С.178
Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами документов. — М.: Бизнес-школа, 2000 – С.197
Кузнецова Т.В. Делопроизводство в бухгалтерии. М.: ЗАО «Бухгалтерский бюллетень», 2003 – С.111
Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. — М.: Научная книга, 2005 - С.83
Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. — М.: Научная книга, 2005 – С.90-91
Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. — М.: Научная книга, 2005 – С.101
Организация работы с документами /под ред. И.К. Корнеева. М.: Инфра-М, 2005 – С.187
16
Генеральный директор
Корректировка согласно отчёту о проделанной работе
Конечный продукт
отчёт
Производств. отдел
Обратная связь
Производственный отдел
Зам. гендиректора
Главный бухгалтер
Принятие отчёта
Подготовка отчёта
1
2
3
4
5
Договор с заказчиком
Гендиректор
Формирование предварит отчёта
7
Обратная связь
Отдел продаж
Информация
6
8
Начальник производственного отдела
Гендиректор
Замдиректора
Информация
Главный бухгалтер
Отдел продаж
Принятие отчёта
Утверждение отчёта
1
3
4
5
Договор с заказчиком
Подготовка отчёта
7
Обратная связь
1
3
4
5
6
8
Генеральный директор
Начальник производственного отдела
Начальник отдела продаж
Главный бухгалтер
Зам. генерального директора
Производственный отдел
Отдел продаж