Конференц-индустрия. Организация деятельности конгресс-отеля на примере гостиницы "Интурист" (г.Ростов-на-Дону)

ТЕМА: КОНФЕРЕНЦ-ИНДУСТРИЯ. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КОНГРЕСС-ОТЕЛЯ НА ПРИМЕРЕ ГОСТИНИЦЫ «ИНТУРИСТ» ГОРОДА РОСТОВ-НА-ДОНУ
Введение
Глава I. Конференц-индустрия в аспекте развития делового туризма в России
1.1. Характеристика делового туризма как разновидности туристской индустрии
1.2. Развитие конференц-индустрии в России и в Ростове – на - Дону
Глава II. Развитие конференц-индустрии в Ростове-на-Дону
2.1. Основные требования к средствам размещения в аспекте конгресс-туризма
2.2. Организация деятельности Конгресс-Отеля на примере гостиницы «Интурист» Ростова-на-Дону
Заключение
Библиографический список
Приложение 1
Приложение 2

Вся коммуникация при этом максимально скрыта в целях сохранения презентабельного вида помещений.
В предлагаемый набор технического оснащения входят следующие системы:
оборудование отображения визуальной информации;
оборудование озвучивания;
видео-оборудование;
коммутационное оборудование;
вспомогательное оборудование.
Одним из главных условий успешной работы делового форума является визуальная и аудиальная наглядность в силу большого количества предоставляемой информации. Задачи визуализации информации, ее корректного полноценного отображения становится приоритетной при оснащении современного конференц-зала.
В качестве оборудования для отображения визуальной информации Конференц-Отель «Don-Plaza» предлагает использование систем прямой проекции с экраном большого размера и проектором с большим световым потоком. В состав системы входят средства воспроизведения видео- и графического изображения. Это видеомагнитофоны, проигрыватели DVD-дисков, персональные компьютеры, мультимедийные и оверхед-проекторы. Мульти-медиапроекторы – аппараты, содержащие наборы входов для DVD-проигрывателей, компьютеров, ноутбуков.
Основное требование, предъявляемое к оборудованию для озвучивания, - четкое разборчивое воспроизведение речевой информации и равномерность звучания по всему объему зала. Используются новейшие модели микрофонов и радиомикрофонов, цифровые диктофоны для аудиозаписи выступлений, которые предлагаются для использования в большом количестве. Среди дополнительных услуг Отеля предлагается работа профессионального звукооператора. В состав его системы звукоусиления входит микшерный пульт с достаточным количеством входов, приборы обработки звукового сигнала и приборы для коррекции акустических характеристик помещения.
Из видеооборудования Конференц - Отель предлагает видеомагнитофоны, из коммутационного – коммутаторы, соединительные кабели для соединения оборудования и подключения дополнительных источников видео- и звукового сигнала.
В Конференц – Отеле имеется возможность осуществления видеоконференцсвязи – компьютерной технологии, позволяющей осуществить передачу видеоизображения, звука и различного типа данных по цифровым проводным или беспроводным каналам связи. Для этого Отель предоставляет спутниковую телевизионную антенну. В набор обязательных услуг по оснащению конференц-залов входят Интернет и телефонная линия.
Вспомогательное оборудование включает в себя как технические средства – устройства гарантированного питания, так и нетехнические средства. К нетехническим средствам относят флипчарты, стойки для оборудования, танцпол, подиум.
Кроме того, в Отеле обеспечиваются комфортные условия не только для организаторов и участников мероприятий, но и для технического персонала. Оборудование не только функциональное, но и хорошо вписываемое в интерьер помещения, простое и удобное в использовании.
Бронирование зала может происходить как при личной встрече, так и посредством факсимильной и электронной связи. Конгресс – Отель «Don-Plaza» имеет свой сайт в интернете, где располагается подробная информация, касающаяся предоставляемых многочисленных конференц – услуг на самый строгий выбор клиента.
Кроме аренды конференц-помещений, Отель предоставляет следующие услуги:
комфортное размещение участников деловых мероприятий в номерах бизнес-класса и «люкс»;
питание: шведский стол, кофе-брейк, бизнес-ланч, фуршет, банкет;
индивидуальный и коллективный трансфер – аренду микроавтобусов, автобусов и автомобилей;
организация досуга и отдыха – экскурсионные программы по Ростову, культурные и музыкальные программы;
услуги конференц-службы – формирование пакета заказов, составление программы мероприятий, координация всех этапов подготовки и проведения деловых мероприятий.
Кроме этого по желанию клиентов предусмотрена регистрация участников, изготовление рабочих наборов с символикой (ручки, блокноты, бэджи, папки), оформление зала флагами, растяжками, плакатами, предполагаются услуги фитодизайна. Предлагается видео- и фотосъемка мероприятий, техническое обслуживание, юридическое сопровождение.
Наиболее важным и интересным нам представляется следующий набор дополнительных услуг в свете рекламной поддержки:
освещение событий в центральной и региональной прессе (пресс-релизы и нью-релизы событий);
размещение рекламной информации в периодических изданиях, справочниках, на радио, на телевидении;
осуществление совместных программ с ведущими средствами массовой информации;
организация встреч с деловой, административной и культурной элитой города;
организация пресс – конференций.
Бизнес – Центр предлагает следующие услуги:
телефон, факс;
копир;
электронная почта, Интернет;
заказ и аренда транспорта;
продажа авиа- и железнодорожных билетов;
аренда мини-офисов и персональных компьютеров;
курьерские, секретарские и информационные услуги;
услуги переводчиков;
экспресс – доставка корреспонденции и грузов с помощью систем DHL и UPS.
Заключение
Деловой туризм является одним из перспективных и наиболее быстро развивающихся направлений современного туризма. Объем мирового рынка делового туризма эксперты оценивают в сумму, превышающую полтора триллиона долларов. В ближайшие годы эта цифра может составить два триллиона долларов. В России бизнес-туризм также растет быстрыми темпами, по оценкам экспертов ежегодный рост составляет до 25 процентов. Данная отрасль туризма является самой доходной. Это перспективная и высокорентабельная сфера деятельности.
Большинство развитых стран на протяжении многих лет получают немалую долю прибыли, развивая данный вид туризма. В России деловой туризм также набирает обороты, но необходимо еще многое сделать, для того чтобы эта отрасль туризма начала развиваться в полной мере. Тем более что в нашей стране есть все предпосылки для развития делового туризма. Бизнес-туризм, являясь достаточно многогранной отраслью, при правильном подходе может повлечь за собой развитие многих отраслей человеческой деятельности, а также создать огромное количество рабочих мест.
Судя по результатам многочисленных исследований во всем мире, конференц-деятельность считается перспективным направлением развития гостиничного бизнеса. Многие лучшие иностранные и российские отели открыли для себя этот прибыльный рынок. Ведь позиционирование гостиниц на ниве конференц-деятельности позволяет не только значительно увеличить загрузку, но и получать дополнительный доход от нее, а также усилить нагрузку на рестораны.
В России данный рынок пока еще не совсем освоен и спрос на эти услуги во много раз превышает предложение. В нашей стране пока только зреет понимание международной концепции индустрии делового туризма и до сих пор многие российские специалисты не владеют четкой и фиксированной терминологией, характеризующей основные параметры конференц – деятельности гостиниц с точки зрения принятых международных стандартов. Тенденции развития делового туризма в Ростове и конференц-индустрии средств размещения города, крупные инвестиционные проекты в этом направлении свидетельствуют о позитивном варианте его развития в ближайшие годы. Гостиница может претендовать на звание конгресс-отеля, если в ней будет достаточное количество конференц-залов и переговорных комнат, рассчитанных на разное количество участников. А это в современных условиях становится возможным только на этапе планирования строительства нового помещения. Слишком высокие требования на европейском уровне предъявляются к помещениям и их техническому оснащению. Наглядным примером тому является планирование строительства Международного Конгрессного Центра «Hyatt Redgency Don Plaza Ростов», который первоначально планировался как 4 – звездочный. Учитывая современные европейские тенденции – востребованность именно 5* отелей, на этапе планирования были своевременно изменены планы и схемы, и, конечно, же смета предполагаемых затрат.
Развивая сегодня свою конференц - деятельность Конгресс – Отель получает немалую дополнительную прибыль. Кроме того, конференц - деятельность способствует увеличению загрузки гостиницы, так как естественно, что конгрессмены хотят получить все услуги под одной крышей.
Практически ни одно деловое мероприятие сегодня не может обойтись без современной техники. Последние достижения в помощь организаторам и гостям конференций включают: мультимедийный проектор, моторизированный экран, видеоплеер DVD, VHS, аудиосистема, микрофоны и усилители, магнитно-маркерные доски, ноутбук. Помещение для проведения конференц - услуг должно быть оснащено новейшими системами вентиляции и кондиционирования.
Сегодня любой комплект технического оборудования для оснащения конференц-зала содержит источники информации, аудиосистемы, устройства отображения, коммутации и управления для отображения компьютерной и видеоинформации, обеспечения аудио-сопровождения выступлений.
Отмечая значительные достоинства оказываемых основных и дополнительных конференц – услуг в Конгресс – Отеле «Don Plaza» города Ростова – на – Дону, логично было бы предложить несколько рекомендаций, которые могли бы способствовать дальнейшему продвижению и усовершенствованию конференц – услуг. Речь идет об оснащении конгресс – зон Отеля дополнительной новейшей техникой.
Одним из самых новейших технических средств, активно используемых за рубежом, является документ – камера. Документ-камера подключается к проектору и представляет собой видеокамеру со специальной подсветкой для показа на большом экране изображений бумажных документов, прозрачных пленок, небольших предметов. В самом простом варианте для отображения информации служит стационарный проектор, демонстрирующий картинку на большом экране. Если зал большой, то устанавливается несколько проекторов с экранами. Звуковая аппаратура (усилитель, микшер, динамики) обеспечивает качественное воспроизведение речи с микрофоном, музыкальных композиций и других аудиосигналов. Для управления компьютером используется беспроводная гироскопическая мышь, которая работает не только на поверхности, но и «в воздухе», позволяя вести презентацию из любой точки зала.
В небольших конференц-залах для проведения бизнес-тренингов сегодня используется электронная доска, объединяющая возможности обычной маркерной доски и интерактивного монитора. На ней создаются и редактируются записи и рисунки, как на обычной маркерной доске. После подключения доски к ноутбуку появляется возможность сохранения информации на жестком диске в виде графических файлов, а затем имеется возможность их распечатки.
Дискуссионные конференц-системы в гостиничных конференц-залах встречаются нечасто. Подобная конференц-система состоит из индивидуальных микрофонов для каждого участника мероприятия. Хотелось бы увидеть это техническое устройство в конференц – залах Ростова – на – Дону.
Руководство «Интуриста» в свое время правильно оценило ситуацию на рынке конференц - услуг города Ростова-на-Дону и осознало, что подобная деятельность может быть действительно очень доходной. На сегодняшний день Конгресс – Отель «Don-Plaza» является одним из ведущих отелей, предлагающих конференц - услуги в городе Ростове-на-Дону.
Современная жизнь характеризуется постоянно происходящим техническим прогрессом. Это время перемен и быстро меняющегося окружающего мира. Поэтому так важно всегда быть в курсе событий, узнавать своевременно обо всех новинках и тенденциях, которые могут положительно повлиять на деятельность гостиницы. Конечно, не менее важной является необходимость прислушиваться к пожеланиям клиентов, привлечение которых и есть основная задача любой гостиницы. Именно так стратегически правильным курсом через десятилетия шагает современный Конгресс – Отель «Don-Plaza» города Ростова-на-Дону.

Библиографический список
Постановление Правительства РФ от 25.04.97 №490 «Правила предоставления гостиничных услуг в Российской Федерации».
ГОСТ Р 50645-94 «Классификация гостиниц».
Ассоциация Делового Туризма. [Электронный доступ]. Режим доступа: http:// www.rbta.ru.
Баланенко Д. Оснащаем конференц-зону // Business Travel, №1-2, 2007.
Воскресенский В.Ю. Международный туризм: учебное пособие для вузов / В.Ю. Воскресенский. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2007. – 255с.
География туризма: Учебник / Коллектив авторов; под ред. А.Ю. Александровой. – М.: КНОРУС, 2008. – 592 с.
Гостиница Конгресс Отель Интурист. [Электронный доступ]. Режим доступа: http://business.travel.ru/rus/intourist.htm.
Добровольская А. Поехал по делам // Российская газета. Экономика. Туризм, № 58, 2008. 19 марта 2008 г.
Дон Плаза. [Электронный доступ]. Режим доступа: http://www.hotelrate.ru/russia/rostov_na_donu/don_plaza.
Дон Плаза. [Электронный доступ]. Режим доступа: http:// www.don-plaza.ru/index.
IMEX обречен на успех!// Отель.-2004.- № 5.
Индустрия гостеприимства и деловой туризм в контексте деятельности Европейского Союза // Отель, № 3, 2004.
Кабушкин Н. И. Менеджмент туризма: Учебник.- 4-е изд.,стереотип.- Мн.: Новое знание, 2004. –409 с.
Каурова А.Д. Организация сферы туризма: Учебное пособие. – СПб.: Издательский дом Герда, 2005. – 320 с.
Конференц-залы. [Электронный доступ]. Режим доступа: http://polymedia.ru/view_s321_mid_r321_1057042598.htm.
Кулибина А. Конгресс туризм и средства размещения// Ведомости, № 6, 2003.
Линн Ван Дер Ваген. Гостиничный бизнес. Серия «Учебное пособие», Ростов н/Д: Феникс, 2001. – 416 с.
Не все туристы отдыхающие.// ExpoReport, № 9, 2003.
Организация туризма: учебное пособие / А.П. Дурович, Г.А. Бондаренко, Т.М. Сергеева и др.; под ред. А.П. Дуровича. – Мн.: Новое знание, 2006. – 640 с.
Основы туристской деятельности: Учебник / Г.И.Зорина, Е.Н. Ильина, Е.В. Мошнягина и др.; состав. Е.Н. Ильина. – М.: Советский спорт, 2004. – 200 с.
Ростов-на-Дону: развитию бизнес-туризма поможет Конгресс-бюро // Деловая пресса. [Электронный доступ]. Режим доступа: http://www.businesspress.ru/newspaper/artide_mid.44.ald
Туризм и гостиничное хозяйство: Учебное пособие. – М.: ИКЦ «МарТ»; Ростов н/Д: Издательский центр «МарТ», 2003. – 352 с.
Ушаков Д.С. Технологии въездного туризма. М.: ООО Издательство «МарТ»; Ростов н/Д: ООО Издательство «Март», 2006. – 350 с.
Hyatt и Don Plaza: рождение пятизвездочного отеля в Ростове-на-Дону [Электронный доступ]. Режим доступа: http://www. Rosbaltsouth.ru/2007/10/26/425945.html.
Шамиула С.А. О развитии делового и конгрессного туризма и создании туристского информационного центра в Ростовской области. [Электронный доступ]. Режим доступа: www.donland.ru/print/info
http://www.gaomoskva.ru/
http://www.micerussia.ru/
http://www.tourbus.ru/
http://www.russiatourism.ru/
Приложение 1
Структура российского делового туризма, %
Индивидуальные деловые поездки 42 Поездки для участия в конференции 29 Инсетив-поездки 16 Посещение выставок 13 Источник: Ассоциация делового туризма в России, 2008 год.



Приложение 2
Конгресс-услуги, предоставляемые Конференц-Отелем «Don-Plaza»
№ п\п Название Площадь, кв. м Вместимость, человек Цена, рубли 1. Форум (7 вариантов) 312 350 4 часа – 22 000
8 часов – 37 000 2. Конгресс 215 240 4 часа – 12 000 3. Конференц-залы 1, 2 и 3 68.5 60 1 час - 2 500
4 часа – 8 600 4. Диалог 16 10 1 час – 1 200
4 часа – 2 500 5. Пресс - зал 177 100 1 час – 6 500-8 500
4 часа – 11000 - 12500 6. Комната переговоров (3 варианта) 27.2 16-20 1 час – 2 000
4 часа – 5 100 7. Овальный кабинет 16 10 1 час – 2 000
4 часа – 5 100
Ассоциация Делового Туризма. [Электронный доступ]. Режим доступа: http:// www.rbta.ru.
IMEX обречен на успех!// Отель.-2004.- № 5.
Организация туризма: учебное пособие / А.П. Дурович, Г.А. Бондаренко, Т.М. Сергеева и др.; под ред. А.П. Дуровича. – Мн.: Новое знание, 2006. – с. 33.
География туризма: Учебник / Коллектив авторов; под ред. А.Ю. Александровой. – М.: КНОРУС, 2008. – с. 478.
Ушаков Д.С. Технологии въездного туризма. М.: ООО Издательство «МарТ»; Ростов н/Д: ООО Издательство «Март», 2006. – с. 223.
Добровольская А. Поехал по делам // Российская газета. Экономика. Туризм, № 58, 2008. 19 марта 2008 г.
Индустрия гостеприимства и деловой туризм в контексте деятельности Европейского Союза // Отель, № 3, 2004.
Добровольская А. Поехал по делам // Российская газета. Экономика. Туризм, № 58, 2008. 19 марта 2008 г., с. 15.
Там же, с. 15.
Не все туристы отдыхающие.// ExpoReport, № 9, 2003.
http://www.gaomoskva.ru/
http://www.micerussia.ru/
Добровольская А. Поехал по делам // Российская газета. Экономика. Туризм, № 58, 2008. 19 марта 2008 г., с. 15.
Шамиула С.А. О развитии делового и конгрессного туризма и создании туристского информационного центра в Ростовской области. [Электронный доступ]. Режим доступа: www.donland.ru/print/info
Там же.
Шамиула С.А. О развитии делового и конгрессного туризма и создании туристского информационного центра в Ростовской области. [Электронный доступ]. Режим доступа: www.donland.ru/print/info
Ростов-на-Дону: развитию бизнес-туризма поможет Конгресс-бюро // Деловая пресса. [Электронный доступ]. Режим доступа: http://www.businesspress.ru/newspaper/artide_mid.44.ald
Каурова А.Д. Организация сферы туризма: Учебное пособие. – СПб.: Издательский дом Герда, 2005. – с. 80.
Там же, с. 81.
Каурова А.Д. Организация сферы туризма: Учебное пособие. – СПб.: Издательский дом Герда, 2005. – с. 81.
Основы туристской деятельности: Учебник / Г.И.Зорина, Е.Н. Ильина, Е.В. Мошнягина и др.; состав. Е.Н. Ильина. – М.: Советский спорт, 2004. – с. 113.
Каурова А.Д. Организация сферы туризма: Учебное пособие. – СПб.: Издательский дом Герда, 2005. – с. 81.
Линн Ван Дер Ваген. Гостиничный бизнес. Серия «Учебное пособие», Ростов н/Д: Феникс, 2001. – с. 152.
Линн Ван Дер Ваген. Гостиничный бизнес. Серия «Учебное пособие». - Ростов н/Д: Феникс, 2001. – с. 156.
Каурова А.Д. Организация сферы туризма: Учебное пособие. – СПб.: Издательский дом Герда, 2005. – с. 85.
http://www.tourbus.ru/
Гостиница Конгресс Отель Интурист. [Электронный доступ]. Режим доступа: http://business.travel.ru/rus/intourist.htm.
Дон Плаза. [Электронный доступ]. Режим доступа: http:// www.don-plaza.ru/index.
Дон Плаза. [Электронный доступ]. Режим доступа: http:// www.don-plaza.ru/index.
Hyatt и Don Plaza: рождение пятизвездочного отеля в Ростове-на-Дону [Электронный доступ]. Режим доступа: http://www. Rosbaltsouth.ru/2007/10/26/425945.html.
Там же.
Там же.
Дон Плаза. [Электронный доступ]. Режим доступа: http://www.hotelrate.ru/russia/rostov_na_donu/don_plaza.
Дон Плаза. [Электронный доступ]. Режим доступа: http:// www.don-plaza.ru/index.
Конференц-залы. [Электронный доступ]. Режим доступа: http://polymedia.ru/view_s321_mid_r321_1057042598.htm.
Там же.
Конференц-залы. [Электронный доступ]. Режим доступа: http://polymedia.ru/view_s321_mid_r321_1057042598.htm.
Баланенко Д. Оснащаем конференц-зону // Business Travel, №1-2, 2007.
Дон Плаза. [Электронный доступ]. Режим доступа: http:// www.don-plaza.ru/index.
Дон Плаза. [Электронный доступ]. Режим доступа: http:// www.don-plaza.ru/index.
Добровольская А. Поехал по делам // Российская газета. Экономика. Туризм, № 58, 2008. 19 марта 2008 г.
Баланенко Д. Оснащаем конференц-зону // Business Travel, №1-2, 2007.
Баланенко Д. Оснащаем конференц-зону // Business Travel, №1-2, 2007
2