Документационное обеспечение управления ЗАО ИКГ "Профконсалт" и его совершенствования

ВВЕДЕНИЕ
Глава 1. ОРГАНИЗАЦИОННОЕ УСТРОЙСТВО ЗАО ИКГ «ПРОФКОНСАЛТ» И НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ СЛУЖБЕ ДОУ
1.1. История организации
1.2. Организация документационного обеспечения управления ЗАО ИКГ «Профконсалт»
ГЛАВА 2. АНАЛИЗ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА: ЗАО ИКГ «ПРОФКОНСАЛТ»
2.1. Документирование управленческой деятельности
2.1.1. Анализ оформления бланков организации
2.1.2. Анализ оформления отдельных видов документов
2.2. Состав и объем документооборота
2.3. Прием и первичная обработка документов
2.4. Регистрация документов
2.5. Организация контроля за исполнением документов
2.6. Экспертиза ценности документов и подготовка к сдаче в архив
ГЛАВА 3. ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОУ ЗАО ИКГ «ПРОФКОНСАЛТ»
3.1. Доработка локальных нормативных правовых актов
3.2. Совершенствование делопроизводства на основе электронного документооборота
3.3. Разработка номенклатуры дел для ЗАО ИКГ «Профконсалт»
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
Приложение 1
Приложение 2
Приложение 3
Приложение 4
Приложение 5
Приложение 6
Приложение 7
Приложение 8

Начальник отдела секретариата сможет вводить поручения и автоматически рассылать их исполнителям, делегируя полномочия по контролю специально выделенным должностным лицам или отделам контроля. Система поддерживает работу с любым количеством поручений по документу, каждое из которых имеет своих фигурантов (авторов, контролеров и исполнителей). Таким образом, предоставляются эффективные инструменты для удобства контроля и исполнения документов.
После ввода поручений документы автоматически пересылаются исполнителям в их рабочие кабинеты в системе «ДЕЛО». Получившее документ должностное лицо может либо само исполнить его и ввести в систему соответствующий отчет, либо своей резолюцией направить документ далее – исполнителям более низкого уровня.
Для контрольных документов, по которым введено поручение, автоматически отслеживаются сроки исполнения, особо выделяются контролируемые документы и документы с истекшими сроками исполнения. Система автоматически информирует пользователя о нарушении срока рассмотрения или исполнения документов и позволяет получать сводки об исполнении контрольных документов. Контроль также может осуществляться путем поиска документов по реквизитам контрольных поручений.
Снятие с контроля происходит после получения итогового отчета от исполнителя. Когда поручение снято с контроля, сведения о нем автоматически удаляются из всех рабочих кабинетов системы.
Кабинеты. Система «ДЕЛО» предоставляет пользователям компании «виртуальное рабочее место» – т.е. его личный кабинет, предоставляющий удобные средства для работы с документами: выдачи, контроля и исполнения поручений, визирования и подписания проектов и др.
Кабинет представляет собой набор папок, в которые группируются документы, поступившие на имя должностного лица: присланные на визирование или подписание, ожидающие вынесения резолюции, подлежащие контролю, принятые к исполнению и т.д.
Распределение по папкам кабинета позволяет упорядочить большое количество документов, находящихся в текущей работе.
Папки кабинета: «Поступившие», «На исполнении», «На контроле», «У руководства», «На рассмотрении», «В дело», «Управление проектами документов», «На визировании», «На подписи».
В системе предусмотрены развитые средства информирования владельца кабинета о поступлении в папки новых документов или изменении их статуса.
Благодаря понятному и максимально приближенному к реальным задачам пользователя интерфейсу можно предельно просто определить, с какими документами работает должностное лицо и на какой стадии исполнения они находятся. Как интерфейс, так и набор доступных функций могут настраиваться индивидуально для каждого пользователя системы.
Наличие собственных «рабочих мест» сотрудников позволяет удобно организовать совместную работу с документами большого числа должностных лиц. Кроме того, кабинет является также одним из эффективных средств обеспечения безопасности конфиденциальной информации, благодаря возможности ограничения прав пользователей на доступ к нему.
Инструментарий кабинета и принципы работы в нем полностью учитывают принятые делопроизводственные технологии, а также традиционное распределение обязанностей и «ролей» участников документооборота. В частности, у руководителей и других ответственных должностных лиц есть возможность передать часть своих полномочий помощникам или секретариату – например, функций выдачи поручений, контроля за их исполнением и др. (также, как это зачастую имеет место в действительности).
Работа с проектами документов. Все исходящие документы в процессе обработки проходят стадию проектов. Система поддерживает полный цикл работы с проектами: создание, редактирование с сохранением предыдущих версий, согласование и утверждение (подписание) и, наконец, регистрация исходящего или внутреннего документа, созданного на основе проекта.
Для работы с проектами используется особый тип регистрационной карточки, содержащий набор специальных реквизитов.
Исполнитель, создающий проект документа, указывает визирующих и подписывающих должностных лиц, а также маршрут движения проекта между ними (последовательное или параллельное).
Сотрудники, которым направлен документ, могут ознакомиться с его содержанием и внести коррективы. Редактирование может осуществляться путем исправления текущей версии, прикрепления к карточке файла с замечаниями, а также путем создания новой версии проекта. Система поддерживает работу с неограниченным количеством версий, что позволяет удобно организовать коллективную работу с проектом, эффективно отслеживать и упорядочивать создание различных его вариантов и, при необходимости, на любой стадии процесса согласования вернуться к предыдущей редакции.
В случае если сотрудник удовлетворено содержанием проекта, оно может его завизировать или подписать в электронной форме, в том числе с применением персональной электронной цифровой подписи (ЭЦП). Статус проекта, отражающий ход визирования и подписания, автоматически обновляется и отображается на рабочем месте исполнителя.
Пройдя все этапы процедуры согласования, утвержденный проект становится исходящим или внутренним документом, который должен быть зарегистрирован в системе.
Прием и внешняя рассылка документов. Современный уровень развития управленческих связей и средств коммуникации ведет к постоянному увеличению объема служебной переписки. В крупных организациях со значительным документооборотом для ее обработки специально создаются отдельные подразделения – экспедиции. В связи с этим важным условием создания эффективной системы документооборота является автоматизация функций приема-отправки входящих и исходящих документов, причем как в электронной, так и в бумажной форме.
Для облегчения обработки документов, передаваемых по электронной почте, система «ДЕЛО» поддерживает работу с MAPI-совместимыми почтовыми программами, в т.ч. с MS Outlook. Пользователю предоставляются следующие возможности:
прием и отправка документов по электронной почте из интерфейса системы;
автоматизированная регистрация поступивших документов;
подписание отправляемого сообщения ЭЦП;
шифрование сообщений с применением средств криптозащиты;
контроль за уведомлениями о регистрации документов (в системе «ДЕЛО», установленной в организации адресат).
Бумажные документы могут отправляться по почте, курьером или фельдъегерской связью. Для организации отправки большого количества исходящих документов необходимо вести их учет путем внесения в специальные реестры, в соответствии с которыми осуществляется передача документов на отправку (под роспись). При традиционной технологии для этого используются установленные формы реестров. По ним документы распределяются в зависимости от вида и стоимости отправления, категории адресата и т. п.
Система «ДЕЛО» позволяет значительно облегчить и автоматизировать трудоемкий процесс составления реестров.
Все подлежащие отправке исходящие документы, имеющие внешнего адресата, автоматически помещаются в отдельную папку. Система настраивается на любое количество видов отправки и категорий адресатов, а также предназначенных для них типов реестров.
Секретари секретариата смогут в электронной форме подготовить рассылку, используя удобные инструменты сортировки документов по реестрам, сформировать содержимое пакетов и распечатать готовые реестры и конверты.
Система предоставляет также удобный механизм поиска по содержимому реестров, что позволяет, при необходимости, быстро обращаться к отправленному ранее документу.
Движение документов внутри организации. Помимо внешней рассылки документ в процессе работы с ним может перемещаться внутри организации между различными должностными лицами (подразделениями). Автоматическая передача документов по локальной сети значительно упрощает и ускоряет обмен информацией и взаимодействие между сотрудниками.
В секретариате документ обычно передается между ответственными исполнителями под роспись в специальном журнале. Для этого в системе предусмотрено ведение журнала передачи, где отмечается, кем и когда получен оригинал или копия документа. Там же указывается номер дела, в которое направлен документ или факт его уничтожения.
На основании записей журнала передачи секретарь может автоматически сформировать и распечатать реестры передачи документа внутри организации (в т ч. по подразделениям).
Кроме того, существует возможность отразить в электронной форме массовое ознакомление должностных лиц с документом.
Факт пересылки РК и передачи бумажного оригинала (копии) автоматически фиксируется системой в соответствующих журналах, что позволяет оперативно отслеживать все перемещения документа внутри организации.
Формирование дел. В течение текущего года исполненные документы «списываются в дело», и, таким образом, формируется архивный фонд организации. Система предоставляет удобные средства для организации хранения как бумажных, так и электронных документов.
Функция «опись дел» обеспечивает автоматизацию основных задач оперативного хранения документов и дел:
поддержка принятой в организации номенклатуры дел;
механизм списания документа в дело;
просмотр перечня документов, списанных в дело;
поддержка работы с многотомными делами;
автоматический пересчет страниц в деле;
возможность открыть и закрыть дело для поступления в него новых документов.
Для облегчения работы секретариата по правильному формированию дел существует возможность предварительного списания документа в дело уже на стадии регистрации или работы с ним путем помещения в специальную папку («В дело»). Впоследствии, когда документ исполнен, и работа с ним завершена, его не требуется специально искать в базе данных для направления в дело – достаточно воспользоваться удобным инструментом для группового списания в дело заранее подготовленных для этого документов.
Система «ДЕЛО» обеспечивает основные функции работы с архивом, но для более глубокой работы по ведению и учету архивных дел создана отдельная система «Архивное Дело». Для эффективного взаимодействия двух систем реализована возможность экспорта-импорта данных.
Благодаря внедрению такой автоматизированной программы «ДЕЛО», компания ЗАО ИКГ «Профконсалт» сможет:
Увеличить производительность труда персонала на 20-25%
Снизить стоимость архивного хранения документов по сравнению со стоимостью хранения бумажных архивов на 80%
Увеличится экономия времени на различные операции до 60%, на такие как, поиск и ожидание поступления документов, согласовании, утверждение документов, передача документов между подразделениями, а также подготовка стандартных отчетов о движении документов.
Рассмотрим затраченное до и после внедрения программы «ДЕЛО» в компанию ЗАО ИКГ «Профконсалт».
Таблица 3.1.
Сравнительная характеристика операций по времени в ЗАО ИКГ «Профконсалт»
Операции Время для бумажного документа (час) Время для электронного документа (час) Доставка входящего документа сотруднику 5 3 Доставка входящего документа конечному исполнителю 15 4 Доставка служебной записки от исполнителя до конечного исполнителя 16 5 Ознакомление с документами 20 1,5 Выпуск организационно-распорядительных документов 27 6 Согласование исходящего документа 17 8
Исходя, из приведенной таблицы можно сделать вывод, о том, что с применением СЭД «ДЕЛО», компания «Профконсалт» сэкономит 72,5% времени.
Внедрив СЭД «ДЕЛО», компания «Профконсалт» также сократит свои затраты, по сравнению с бумажным делопроизводством, на 60%. Сокращение затрат произойдет:
на копирование и печать документов;
на доставку информации в бумажном виде;
на ресурсы: люди и оборудование (например, расходные материалы, обновление копировально-множительного оборудования; ответственные за данные материалы);
на бумагу.
И как следствие вышеперечисленного – повышение общей продуктивности труда и количества выполняемых работ, повышение качества обслуживания заказчиков, увеличение скорости реагирования на запрос клиентов, повышение скорости распространения информации по компании, а также создание более эффективных деловых коммуникации между структурными подразделениями организации и внутри самих подразделений.
На основании проведенного анализа автором были сделаны предложения по совершенствованию документационного обеспечения управления ЗАО ИКГ «Профконсалт», которые состоят из двух направлений:
Первым путем направления совершенствования документационного обеспечения автором было доработать существующую локальную нормативную базу ЗАО ИКГ «Профконсалт». Автором данной работы была предложены проекты должностных инструкций секретаря и курьера. Вторым путем совершестования документационного обеспечения управления является внедрение комплексной автоматизированной системы для документооборота. Среди систем электронного документооборота с наиболее развитой функциональностью система была выбрана система ДЕЛО, которая, в отличие от других аналогов, является самой наилучшей. При создании модели электронного документооборота автором были предусмотрены все нюансы работы с документами при внедрении и последующей эксплуатации электронного документооборота. На основании предложенного проекта, был сделан вывод, что мероприятия по созданию и внедрению автоматизированной системы документооборота являются эффективными, т.к. благодаря внедрению компания ЗАО ИКГ «Профконсалт» сможет реально уменьшить свои затраты, повысить качество обслуживания заказчиков, увеличить скорость реагирования на запрос клиентов, увеличить скорость распространения информации по компании, а также создать более эффективные деловые коммуникации между структурными подразделениями организации и внутри самих подразделений.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Проведенное автором исследование документационного обеспечения ЗАО ИКГ «Профконсалт», позволяет сделать ряд выводов:
Компания является юридическим лицом и действует на основе Устава, имеет собственное имущество, самостоятельный баланс и расчетный счет.
Разделы устава, посвящены порядку управления компанией и дают первоначальные представления о распорядительной документации фирмы.
В ЗАО ИКГ «Профконсалт» функции службы делопроизводства выполняет секретариат, состоящий из пяти сотрудников. Все сотрудники данного отдела непосредственно подчиняются Генеральному директору.
Функции секретариата определяются из целей и задач ее деятельности и включают полный объем работы по делопроизводству организации.
Секретариат осуществляет свою деятельность на основе «Положения о службе документационного обеспечения управления», в котором определены основные цели, задачи, функции, обязанности и права секретариата.
Среди нормативных документов отсутствуют такие документы, как должностные инструкции на каждого сотрудника. В отделе имеется только одна должностная инструкция на весь отдел, что является нарушением правил ГСДОУ. Должностные обязанности нигде не закреплены и не регламентированы.
Во второй главе был произведен анализ делопроизводства организации.
Наибольшее количество документов в ЗАО ИКГ «Профконсалт» составляют исходящие документы. Все входящие, исходящие, и внутренние документы подлежат регистрации, которая ведется в журнальной форме. Такая форма имеет много недостатков, такие как: процесс регистрации занимает значительное время, что естественно приводит к задержке дальнейшей работы с документом и при журнальной системе регистрации невозможно вести сроковый контроль за исполнением документов. Контроль за исполнением документов ведется вручную. В компании ЗАО ИКГ «Профконсалт» недостаточная автоматизация процесса документационного обеспечения управления. В организации для учета документооборота не используется ни одна автоматизированная программа специального назначения.
Еще одно проблемой в компании является экспертиза ценности документов. Компанией ЗАО ИКГ «Профконсалт» еще ни разу не проводилась экспертиза ценности. Формирование и оформление ведется произвольно. В каждом отделе сотрудники ведут свою папку с учетом дел, которые они ведут.
На основании проведенного анализа автором были сделаны предложения по совершенствованию документационного обеспечения управления ЗАО ИКГ «Профконсалт», которые состоят из двух направлений:
Автором предложено доработать существующую локальную нормативную базу ЗАО ИКГ «Профконсалт». Автором данной работы представлены проекты должностных инструкций секретаря и курьера.
Вторым направлением совершенствования документационного обеспечения управления является внедрение комплексной автоматизированной системы для документооборота. Среди систем электронного документооборота с наиболее развитой функциональностью система была выбрана система «ДЕЛО», которая, в отличие от других аналогов, является самой наилучшей. При создании модели электронного документооборота автором были предусмотрены все нюансы работы с документами при внедрении и последующей эксплуатации электронного документооборота.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ
Источники
Опубликованные источники
Гражданский кодекс Российской Федерации // Собрание законодательства Российской Федерации, 2006 № 52, ч.1 Ст.5496. - С.14803-14949.
Федеральный закон от 24 декабря 1995г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (с изм., внесенными Федеральными законами от 18 декабря 2006 г. № 231) // Собрание законодательства Российской Федерации 2006. № 2. Ст. 172.
Федеральный закон РФ от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Российская газета 2006. №165. Ст. 609.
Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» //Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, № 25, ст. 3060.
ГОСТ Р. 1.5-2004 Государственная система стандартизации РФ. Стандарты. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению.- Введ. 30.12.2004. - М.: Издательство стандартов, 2005. – 78 с.
ГОСТ Р. 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». - Введ. 01.07.2003. -М.: Издательство стандартов, 2003. – 20 с.
ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – Введ. 01.01.99. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. – III, 7 с.
Неопубликованные источники.
Устав ЗАО ИКГ «Профконсалт» от 20.02.2008г.
Положение об отделе секретариата
Должностные инструкции сотрудников ЗАО ИКГ «Профконсалт»
Литература
Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение. М.: Кнорус, 2007. - 248c.
Байкова И.Ю. Настольная книга делопроизводителя. 3-е изд. перераб. и доп., «Издательство «ЭКСМО», 2010. - 352с.
Балибардина Г.И. Документоведение и документационное обеспечение управления / Учеб.-метод. пособие / ВолГУ, 2004. – 78с.
Басаков М. И. Справочник секретаря по делопроизводству. Издательство «Март», 2006. - 315с.
Гаева И.И. Делопроизводство: курс лекций, 2005. – 222с.
Гайдукова Л.М. Проблемы традиционных технологий документационного обеспечения / Л.М. Гайдукова// – Секретарское дело. – 2006. - №10. - С. 17–22.
Демин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов Издательство: Феникс, 2010.- 256с.
Еремченко В.А. О проблеме электронных документов // Секретарское дело 2005. №3. С. 23-26.
Иритикова В.С. Разрабатываем инструкцию по делопроизводству на основе новых правил делопроизводства и методических рекомендаций/ В.С. Иритикова//- Делопресс. – 2010. - №6. – С.4-9
Кирсанова М. В., Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления. Издательство «ИНФРА-М», 2007. – 363с.
Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. 6-е изд., испр. и доп. /М.В. Кирсанова, Ю.М.Аксенов. – М.: ИНФРА-М, 2008. - 363c.
Красавин А.С. Проблемы ДОУ по кадрам // Делопроизводство. 2006. - № 2. – С.1-4.
Кузнецов И. Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: Издательско- торговая корпорация «Дашков и К», 2006. — 520 с.
Кузнецов С. Л. Кадровое делопроизводство: (традиционные и автоматизированные технологии), - М. : Интел-синтез АПР, 2005. - 399 с.
Кузнецов С.Л. Современные технологии регистрации документов / С.Л. Кузнецов // Секретарское дело. – 2007. – № 11. – С. 30-33.
Кузнецова Т.В. Отражение вопросов документирования в законодательных актах РФ // Делопроизводство.- 2007. -№ 1.- С.16-18.
Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. – М.: Научная книга, 2005. - 137с.
Ленкевич Л. А. Секретарь-референт. Секретарское дело: учебное пособие для образовательных учреждений, реализующих программы профессиональной подготовки. Издательство «Академия», 2007.- 452с.
Максимович Г.Ю. Комплексный подход к внедрению информационных технологий во все сферы ДОУ / Г.Ю. Максимович, В.И. Берестова // Секретарское дело. – 2005. – № 11(63). – С.10-12.
Петрова Ю. А. Секретарское дело: настольная книга секретаря-референта Издательство «Омега-Л», 2008. – 320с.
Рогожин М. Ю. Делопроизводство «ИндексМедиа», 2007. - 239с.
Румынина Л. А. Документационное обеспечение управления: учеб. Для студентов образоват. учреждений сред. проф. образования / Л. А. Румынина. – 7-е изд., стер. – М. : Академия, 2009. – 222c.
Смирнова Е. П. Делопроизводство для секретаря. Разработка, хранение и учет служебной документации: практическое пособие. Издательство «Омега-Л», 2007.- 152с.
Сокова А.Н. Идеальное делопроизводство/ А.Н. Сокова // Секретарь-Референт. -. 2005. - №11. – С.25.
Соколов В. С. Документационное обеспечение управления.. Издательство «Форум», 2007. – 176с.
Стенюков М. В. Документы, Делопроизводство. - М. «ПРИОР», 2006. - 190с.
Стяжкина Т.А. Делопроизводство предприятия: Практическое пособие. Издательство «Экзамен», 2006. – 286с.
Сысоева Л.В. Разработка концепции общекорпоративной системы управления документами / Л.В. Сысоева// – Секретарское дело. – 2006. – № 7. – С. 30–35.
Филенко Е.Н. Развитие понятия «документ» с внедрением новых информационных технологий / Е.Н. Филенко// – Делопроизводство. – 2006. – № 3. – С. 64–65.
Энговатова О.А. 500 советов секретарю Издательство: Альфа-Пресс, 2006. - 224с.
Янковая В.Ф. Делопроизводство с нуля/ В.Ф. Янковая // Секретарь-Референт. -. 2010. - №7. – С.10.
Янковая В.Ф. Организация службы документационного обеспечения/ В.Ф. Янковая // Секретарь-Референт. -. 2005. - №1. – С.20.
Информационно - правовая система Консультант Плюс/ [Электронный ресурс] - Режим доступа: www.consultant.ru, свободный. — Загл. с экрана.
Компания ЗАО ИКГ « Профконсалт» [Электронный ресурс] / Разработка и Дизайн «PRавильное агентство» - Режим доступа: www.profconsalt.ru , свободный. — Загл. с экрана.
Электронные офисные системы/ [Электронный ресурс] - Режим доступа www.eos.ru, свободный. — Загл. с экрана.
Приложение 1
Организационная структура компании ЗАО ИКГ «Профконсалт»
Приложение 2
Общий бланк ЗАО ИКГ «Профконсалт»
Приложение 3
Образец нового бланка ЗАО ИКГ «Профконсалт»
Закрытое Акционерное Общество «Профконсалт»
***********************************************************************
Барклая, д.13, стр.2., офис 12 г. Москва, 121309, телефон/факс: (495) 221-60-11;
р/с: 40702810300080001262 в ОАО «Банк Москвы», г. Москва, к/с: 30101810500000000219 БИК: 044525219 ИНН/КПП 7714609665/771401001
*********************************************************************************
№ ______ « ____ » ___________ 20__г.
Приложение 4
УТВЕРЖДАЮГенеральный директорКондратьева В. А.«___» _________ 2011г
СХЕМА
документооборота ЗАО ИКГ «Профконсалт»
№
п/п Наименование группы
документов Кому поступает
документ Кому передаётся
документ ВХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ 1 Приём (доставка) документов Курьер Секретариат 2 Первичная обработка документов Секретариат - 3 Регистрация документов Секретариат Сотрудникам отделов 4 Передача документов исполнителям Секретариат Сотрудники отделов 5 Исполнение документов Сотрудники отделов №
п/п Наименование группы
документов Кому поступает
документ Кому передаётся
документ ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ
1 Приём документов от исполнителей Сотрудники отделов Секретариат 2 Тиражирование документов (при необходимости) Секретариат - 3 Регистрация документов Секретариат, сотрудники отделов - 4 Отправка документов Экспедитор - ВНУТРЕННИЕ ДОКУМЕНТЫ
1 Выдача документов исполнителям Секретариат В отделы 2 Регистрация документа Сотрудники отделов, секретарь Секретариат 3 Тиражирование документа (при необходимости) Секретарь -
Секретарь – делопроизводитель Кошкина А.А. Кошкина
Дата 12.01.2011г.
Приложение 5
Жизненный цикл прохождения внешних и внутренних документов:
№
п/п Наименование группы
документов Кому поступает
документ Кому передаётся
документ ВХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ 1 Приём (доставка ) документов Секретарь В отделы 2 Первичная обработка документов Секретарь - 3 Регистрация документов Секретарь В отделы 4 Передача документов исполнителям Секретарь В отделы 5 Исполнение документов Исполнители Секретариат ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ 1 Приём документов от исполнителей Отделы Курьеру 2 Тиражирование документов ( при
Необходимости ) Секретарь - 3 Регистрация документов Секретарь - 4 Сортировка документов Секретарь Секретарь 5 Отправка документов Секретарь Курьер ВНУТРЕННИЕ ДОКУМЕНТЫ 1 Оформление документа Исполнители Генеральный директор 2 Утверждение(подписание) документа Генеральный директор Отделам 3 Регистрация документа Отделы Секретарь, отделы 4 Тиражирование документа (при необходимости) Секретарь, сотрудники отделов - 5 Выдача документа в работу Руководитель отдела Должностные лица
Приложение 6
Должностная инструкция секретаря генерального директора
УТВЕРЖДАЮГенеральный директорКондратьева В. А.«___» _________ 2011г.
1. Общие положения
1.1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.
1.2. Секретарь назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Секретарь подчиняется непосредственно генеральному директору / руководителю структурного подразделения компании.
1.4. На время отсутствия секретаря его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность секретаря назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel).
1.6. Секретарь руководствуется в своей деятельности:
законодательными актами РФ;
Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
приказами и распоряжениями руководства;
настоящей должностной инструкцией.
2. Должностные обязанности секретаря
Секретарь выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.
2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
2.3. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.
2.4. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию руководителю, организует проведение телефонных переговоров руководителя.
2.5. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы.
2.6. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.7. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
2.8. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
2.9. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
2.10. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
2.11. Организует командировки руководителя: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы.
2.12. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
3. Права секретаря
Секретарь имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.3. Запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.
4. Ответственность секретаря
Секретарь несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.
Начальник секретариата ____________________И.О.Ф.
Приложение 7
Должностная инструкция курьера
УТВЕРЖДАЮГенеральный директорКондратьева В.А.«___»_______ 2011г.
1. Общие положения
1.1. Курьер относится к категории технических исполнителей.
1.2. Курьер назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора по представлению начальника курьерской службы / руководителя канцелярии / руководителя структурного подразделения.
1.3. Курьер подчиняется непосредственно начальнику курьерской службы / руководителю канцелярии / руководителю структурного подразделения.
1.4. На время отсутствия курьера его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. Курьер должен знать правила учета, хранения и доставки по назначению корреспонденции, пакетов, посылок и иных предметов.
1.6. Курьер руководствуется в своей деятельности:
законодательными актами РФ;
Уставом организации, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
приказами и распоряжениями руководства;
настоящей должностной инструкцией.
2. Должностные обязанности курьера
Курьер выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Получать в подразделениях компании задания по доставке или получению деловых бумаг, пакетов, писем, книг.
2.2. Своевременно и самостоятельно уточнять местонахождение адресатов, разрабатывать маршруты движения, согласовывать дни и часы приема в организациях-адресатах.
2.3. Своевременно получать доверенности, необходимые для выполнения поручений.
2.4. Выполнять поручения в указанные сроки, докладывать о выполнении либо о причинах, препятствующих выполнению, работнику, давшему поручение, или начальнику отдела.
2.5. Вести журнал поручений и еженедельно представлять непосредственному руководителю отчет о проделанной работе.
2.6. Выполняет отдельные служебные поручения руководства.
3. Права курьера
Курьер имеет право:
3.1. Запрашивать от структурных подразделений предприятия информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
3.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3.3. Требовать от руководства предприятия обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
4. Ответственность курьера
Курьер несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности
Начальник секретариата ____________________И.О.Ф.
Федеральный закон РФ от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Российская газета 2006. №165. Ст. 609.
Смирнова Е. П. Делопроизводство для секретаря. Разработка, хранение и учет служебной документации: практическое пособие. Издательство «Омега-Л», 2007.- 152с.
Филенко Е.Н. Развитие понятия «документ» с внедрением новых информационных технологий / Е.Н. Филенко// – Делопроизводство. – 2006. – № 3. – С. 64–65.
Компания ЗАО ИКГ « Профконсалт» [Электронный ресурс] / Разработка и Дизайн «PRавильное агентство» - Режим доступа: www.profconsalt.ru , свободный. — Загл. с экрана. (дата обращения 01.03.2011)
Компания ЗАО ИКГ « Профконсалт» [Электронный ресурс] / Разработка и Дизайн «PRавильное агентство» - Режим доступа: www.profconsalt.ru , свободный. — Загл. с экрана. (дата обращения 01.03.2011)
Устав ЗАО ИКГ «Профконсалт» от 20.02.2008г.
Федеральный закон от 24 декабря 1995г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (с изм., внесенными Федеральными законами от 18 декабря 2006 г. № 231) // Собрание законодательства Российской Федерации 2006. № 2. Ст. 172.
Экономика предприятия: Учеб. для вузов/Под ред. проф. В.Я. Горфинкеля, проф. В.А. Швандара. - 4-е изд., перераб. и доп. (Серия «Золотой фонд российских учебников»), 2007. - 670с.
Компания ЗАО ИКГ « Профконсалт» [Электронный ресурс] / Разработка и Дизайн «PRавильное агентство» - Режим доступа: www.profconsalt.ru , свободный. — Загл. с экрана.
Информационно - правовая система Консультант Плюс/ [Электронный ресурс] - Режим доступа: www.consultant.ru, свободный. — Загл. с экрана. (дата обращения 01.03.2011).
Устав ЗАО ИКГ «Профконсалт» от 20.02.2008г.
Устав ЗАО ИКГ «Профконсалт» от 20.02.2008г.
Электронные офисные системы/ [Электронный ресурс] - Режим доступа www.eos.ru, свободный. — Загл. с экрана (дата обращения 28.02.2011).
Кузнецов И. Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: Издательско- торговая корпорация «Дашков и К», 2006. — 520с.
Компания ЗАО ИКГ « Профконсалт» [Электронный ресурс] / Разработка и Дизайн «PRавильное агентство» - Режим доступа: www.profconsalt.ru , свободный. — Загл. с экрана.
Рогожин М.Ю. - Справочник по делопроизводству /Издательство: Юстиц-Информ, 2007. – 216с.
Янкова В.Ф. Делопроизводство и документооборот на предприятии.- 2009.- № 8.- С. 6-13.
Захаркина О.И. Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база. С учетом новой редакции Трудового кодекса РФ. – М.: «Омега–Л», 2007. – 116с.
Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. 6-е изд., испр. и доп. \М.В. Кирсанова, Ю.М.Аксенов. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2008. - 363c.
Санкина Л.В. Как составить должностную инструкцию секретаря-референта (рекомендации по составлению) /