Вход

Автоматизация регистрации документов

Рекомендуемая категория для самостоятельной подготовки:
Курсовая работа*
Код 137706
Дата создания 2009
Страниц 31
Источников 12
Мы сможем обработать ваш заказ (!) 1 апреля в 12:00 [мск]
Файлы будут доступны для скачивания только после обработки заказа.
2 000руб.
КУПИТЬ

Содержание

ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ …………………………………………………………………………...3
ГЛАВА 1. ХАРАКТЕРИСТИКА ПРОБЛЕМЫ АВТОМАТИЗАЦИИ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ В СОВРЕМЕННЫХ УСЛОВИЯХ ……………5
1.1. Общая характеристика регистрации документов ……………………………..5
1.2. Отличительные черты автоматизированных систем регистрации документов ..11
ГЛАВА 2. ВЫБОР АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ СИСТЕМЫ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ ……………………………………………………………………..19
1.2. Современные программные решения в области автоматизации регистрации документов …………………………………………………………………………...19
2.2. Преимущества использования автоматизированной системы регистрации документов …………………………………………………………………………..28
ЗАКЛЮЧЕНИЕ ……………………………………………………………………..31
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ …………………………………………………………..32

Фрагмент работы для ознакомления

При регистрации непосредственно из РКК возможно занесение отсканированного (электронного) документа в модуль «Управление электронными документами» с автоматическим присоединением его к РКК. Для оперативного занесения большого объема документов используются службы ввода DIRECTUM Capture Services, обеспечивающие поточное занесение документов в систему. Впоследствии РКК, как и сам занесенный электронный документ, легко могут быть найдены по штрих-коду на бумажном аналоге документа, благодаря технологии быстрой идентификации DIRECTUM RapID.
По данным РКК можно распечатать журналы входящих и исходящих документов. Также для исходящих документов можно автоматически сформировать и распечатать наклейку на конверт.
При создании учетной карточки документа в системе «DocsVision» ему автоматически присваивается номер, имеется возможность настраивать правила нумерации документов для разных типов документов и подразделений компании. Кроме этого можно фиксировать атрибуты, часть из которых является обязательными. При сохранении карточка проверяет уникальность определенных полей, например, сочетание типа документа и его номера.
Карточка документа может быть привязана к номенклатуре дел компании. Имеется возможность указать дело из справочника номенклатуры. С документами стандартных типов могут быть ассоциированы наборы атрибутов, такие как тип документа, координаты отправителя и получателя, дата, краткое содержание, и другие. Для заполнения отдельных атрибутов карточки могут быть использованы разные справочники.
«DocsVision» позволяет сохранять в карточке один или несколько файлов документов, например, его изображение и текст. Для разных типов карточек имеется возможность определять специфические возможности по обработке файлов. В частности, имеется возможность определить возможности модификации файлов, политику хранения версий документов, возможность блокировки документов (средства Check-in/Check-out контроля).
Кроме этого, система позволяет фиксировать ссылки на карточки. Ссылка может иметь окраску - свойство, обозначающее его семантику: «дополнение», «ответ», «в приложение» и др. Также система поддерживает справочник окрасок ссылок документов. Особый тип ссылки - симметричная ссылка, например пара документов может содержать встречную ссылку («ответ» - «в ответ на», «приложение» - «основной документ»). Система включает возможность автоматической фиксации встречной ссылки при выборе из справочника симметричной ссылки. При фиксации (удалении) подобной ссылки встречная ссылка будет автоматически фиксироваться (удаляться) в соответствующем документе.
Таким образом, организация при выборе программного продукта для автоматизации регистрации документов, должна ознакомиться с возможностями системы и выбрать наиболее оптимальный для себя вариант.
Кроме этого, немаловажным критерием при выборе автоматизированной системы ДОУ, и в частности регистрации документов, является стоимость приобретаемого программного продукта. Суммарные затраты на приобретение системы складываются из стоимости лицензий программного продукта, базы данных, услуг, дополнительных модулей системы и стороннего программного обеспечения. По общей стоимости серверной и пользовательских лицензий, а также стоимости СУБД/платформы, наиболее приемлемыми являются системы ГранДок, «ЕВФРАТ-Документооборот» и DocsVision. Стоимость базы данных и программных платформ варьируется от 900$ (MS SQL Server 2005) до 4000$ (Lotus Notes Domino). Исключением является система «ЕВФРАТ-Документооборот», имеющая встроенную СУБД Ника (0$) (таблица 1).
Таблица 1. Стоимость сервера и лицензий
Система
стоимость БР ГД Д ЕД СМ D DIS DV LD OW Стоимостьть СУБД, $ От 3900 От 900 от 900 0 От 3900 От 900 От 900 От 900 От 900 От 900 Стоимость сервера (50 лицензий), $ 17600 10200 12100 7200 21000 14800 19700 9200 21000 18200
Условные обозначения в таблице: БР – Босс-Референт, ГД – ГранДок, Д – Дело, ЕД – Евфрат-Документооборот, СМ – CompanyMedia, D- Directum, DIS - DIS-системы, DV – DocsVision, LD – LanDocs, OW - Optima-Workflow.
Итак, выбор программного продукта для решения задачи автоматизации регистрации документов организации, является сложным и ответственным процессом, в ходе которого руководители и специалисты предприятия должны учитывать особенности своей фирмы и ее документооборота, удобство работы с системой, ее функциональные и технические возможности, а также финансовый аспект внедрения.
2.2. Преимущества использования автоматизированной системы регистрации документов
При рассмотрении положительных сторон автоматизации регистрации документов необходимо помнить, что данный этап работы с документами тесно связан с организацией контроля исполнения документов и информационно-справочной работы. Следовательно, автоматизация регистрации документов обеспечивает полную или частичную автоматизацию и этих этапов документооборота.
Внедрение автоматизированной системы регистрации документов обеспечит повышение управляемости организацией за счет обеспечения прозрачности и оперативности документооборота, возможности быстрого сбора информации по конкретным вопросам и поиска нужного документа, организации контроля исполнительской дисциплины, выявления фактов противодействия принятию решения, отслеживания выполнения поручений и хода принятия решений в разрезе вопросов, подразделений.
Еще одним положительным результатом является скорость реагирования организацией на новые возможности. Время является источником конкурентных преимуществ: успешные предприятия опережают конкурентов по скорости процессов в проектировании, производстве, сбыте, логистике, маркетинге, планировании. Полнофункциональная автоматизированная система регистрации документов позволяет сократить время подготовки и согласования документа в несколько раз, сократить время передачи документов между сотрудниками и офисами практически до нуля, значительно снизить время сбора дополнительной информации для принятия решения по документу. Ускорение принятия решений позволяет организациям существенно повысить быстроту реагирования на изменяющиеся внутренние и внешние условия деятельности.
Также повышается обучаемость работников предприятия - новые знания и способности организаций создаются посредством координации поведения и знаний людей. Широкие возможности по организации информации, обмену информацией, быстрому поиску информации и экспертов являются условием накопления знаний в организации и их освоения.
Для государственных предприятий работа с документами составляет основной бизнес-процесс. Организация такой работы является важной частью процессов управления, существенно влияющих на оперативность и качество принимаемых решений. Внедрение автоматизации регистрации документов дает следующие ощутимые выгоды в государственных управленческих структурах:
«Электронная Россия»: готовность организации к работе в рамках общероссийской Федеральной целевой программы «Электронная Россия» (если автоматизированы и другие этапы работы с документами);
Экономия бюджетных средств: сокращение затрат на расходные материалы, сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников, расходуемого на непроизводительную работу с документами;
Повышение скорости и качества реакции организации на обращения ведомств и граждан;
Сокращение сроков подготовки и рассмотрения документов, повышение качества принимаемых решений.
Кроме этого, внедрение автоматизации регистрации документов имеет прямой экономический эффект за счет:
Уменьшения площадей, отводимых для хранения документов;
Уменьшения затрат на копирование;
Сокращения затрат на бумагу и расходные материалы для принтеров;
Уменьшения затрат на доставку информации в бумажном виде;
Уменьшения затрат на ресурсы: люди и оборудование;
Сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников: повышение скорости выполнение работ, увеличение объема выполняемых работ, снижение ошибок при работе (особенно с документами, имеющими юридические обязательства).
При этом руководители всех уровней получают инструменты для быстрого доступа ко всем документам по рассматриваемому вопросу, работы с содержанием документов в их привязке к управленческому контексту, вынесения простых и сложных резолюций, формирования поручений разветвленной структуры, контроля за исполнением поручений, информирования сотрудников, сбора мнений по обсуждаемым вопросам, согласования документов в рамках подразделений и рабочих групп, делегирования полномочий.
Руководители канцелярий и секретариатов получают средство, которое позволит им реализовать систему электронного документооборота и автоматизации делопроизводства, отвечающую потребностям их организации, обеспечивающую, в том числе, работу нескольких канцелярий. Повышается удобство ведения описания документов, реализации сложных систем нумерации документов, передачи документов на рассмотрение, формирования поручений исполнителям после получения резолюции руководителя, контроля исполнительской дисциплины и др. Делопроизводители же получают средство для описания и регистрации документов, быстрого поиска документов, связывания документов, относящихся к одному вопросу, для передачи документов руководителям или в другие удаленные канцелярии.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Создание и ведение больших картотек – это трудоемкая работа и она была поставлена лишь в отдельных учреждениях, имеющих хорошо организованную делопроизводственную службу. Избавиться от громоздких картотек, организовать трудоемкую информационно-справочную работу практически в любом учреждении позволило внедрение компьютерных технологий.
Сегодня ручные журнальная и карточная системы регистрации повсеместно заменяется наиболее рациональной регистрацией документов на компьютере. Но и в этом случае на экран выводится регистрационная форма.
Регистрация документов производится децентрализовано по группам документов в зависимости от названия, автора и содержания документов в местах их создания и исполнения. Например, приказы по основной деятельности регистрируются в канцелярии, приказы по кадрам – в отделе кадров, бухгалтерская документация - в бухгалтерии, учебная документация- в учебной части и т. д. Вместе с тем децентрализация также должна основываться на единой системе и единых правилах регистрации, на всеобщей доступности регистрационных данных, естественно, с соблюдением всех положений по конфиденциальности информации.
Таким образом, введение компьютеризованной системы регистрации документов обеспечивает сбор и ранение исчерпывающих данных о всех документах организации, позволяет осуществлять эффективный контроль и вести информационно – справочную работу, а также автоматически составлять при необходимости внутреннюю опись документов в делах и описи дел постоянного хранения.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., 1998.
ГОСТ 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Госстандарт России, 2003.
Баласанян, В.Э. Электронный документооборот – основа эффективного управления современным предприятием / В.Э. Баласанян // Секретарское дело. – 2002.— №2. – С. 46—48.
Белая Т.Р. Автоматизированная система документационного обеспечения управления: организация создания АСДОУ / Т.Р. Белая. // Делопроизводство. – 2007. – № 3. – С. 40 – 48.
Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. / М.П. Бобылева - М.: Издательство МЭИ, 2004. - 172 с.
Ватолина М.В. Организация работы с документами / М.В. Ватолина. – Ростов н/Д: Феникс, 2004. – 320 с.
Гайдукова Л.М. Проблемы традиционных технологий документационного обеспечения / Л.М. Гайдукова// – Секретарское дело. – 2006. – №10 – С. 17–22.
Делопроизводство / Т.А. Быкова [и др.]; под общ. ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: МЦФЭР, 2004. – 544 с.
Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства. С чего начать? / С.Л. Кузнецов. // Делопроизводство. – 2003. – № 1. – С. 53 – 57.
Кузнецов С.Л. Проблемы выбора программного обеспечения для автоматизации работы с документами в офисе / С.Л. Кузнецов // Секретарское дело. – 2005. – №10. – С. 32–35.
Максимович Г.Ю. Современные универсальные информационные технологии – основа совершенствования ДОУ / Г.Ю. Максимович, В.И. Берестова // Секретарское дело. – 2005. – № 2. – С. 23–27.
Сысоева Л.А. Системы электронного управления документами / Л.А. Сысоева // Секретарское дело. – 2003. – №3. – С.29–33.
ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., 1998. – С. 3.
Ватолина М.В. Организация работы с документами / М.В. Ватолина. – Ростов н/Д: Феникс, 2004. – С. 123.
Гайдукова Л.М. Проблемы традиционных технологий документационного обеспечения / Л.М. Гайдукова// – Секретарское дело. – 2006. – №10 – С. 19.
Максимович Г.Ю. Современные универсальные информационные технологии – основа совершенствования ДОУ / Г.Ю. Максимович, В.И. Берестова // Секретарское дело. – 2005. – № 2. – С. 24.
Делопроизводство / Т.А. Быкова [и др.]; под общ. ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: МЦФЭР, 2004. – С. 449.
Баласанян, В.Э. Электронный документооборот – основа эффективного управления современным предприятием / В.Э. Баласанян // Секретарское дело. – 2002.— №2. – С. 46—48.
Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства. С чего начать? / С.Л. Кузнецов. // Делопроизводство. – 2003. – № 1. – С. 54.
Делопроизводство / Т.А. Быкова [и др.]; под общ. ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: МЦФЭР, 2004. – С. 464.
Кузнецов С.Л. Проблемы выбора программного обеспечения для автоматизации работы с документами в офисе / С.Л. Кузнецов // Секретарское дело. – 2005. – №10. – С. 32.
Сысоева, Л.А. Системы электронного управления документами / Л.А. Сысоева // Секретарское дело. – 2003. – №3. – С. 31.
Белая Т.Р. Автоматизированная система документационного обеспечения управления: организация создания АСДОУ / Т.Р. Белая. // Делопроизводство. – 2007. – № 3. – С. 45.
33

Список литературы [ всего 12]

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
1.ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М., 1998.
2.ГОСТ 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Госстандарт России, 2003.
3.Баласанян, В.Э. Электронный документооборот – основа эффективного управления современным предприятием / В.Э. Баласанян // Секретарское дело. – 2002.— №2. – С. 46—48.
4.Белая Т.Р. Автоматизированная система документационного обеспечения управления: организация создания АСДОУ / Т.Р. Белая. // Делопроизводство. – 2007. – № 3. – С. 40 – 48.
5.Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. / М.П. Бобылева - М.: Издательство МЭИ, 2004. - 172 с.
6.Ватолина М.В. Организация работы с документами / М.В. Ватолина. – Ростов н/Д: Феникс, 2004. – 320 с.
7.Гайдукова Л.М. Проблемы традиционных технологий документационного обеспечения / Л.М. Гайдукова// – Секретарское дело. – 2006. – №10 – С. 17–22.
8.Делопроизводство / Т.А. Быкова [и др.]; под общ. ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: МЦФЭР, 2004. – 544 с.
9.Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства. С чего начать? / С.Л. Кузнецов. // Делопроизводство. – 2003. – № 1. – С. 53 – 57.
10.Кузнецов С.Л. Проблемы выбора программного обеспечения для автоматизации работы с документами в офисе / С.Л. Кузнецов // Секретарское дело. – 2005. – №10. – С. 32–35.
11.Максимович Г.Ю. Современные универсальные информационные технологии – основа совершенствования ДОУ / Г.Ю. Максимович, В.И. Берестова // Секретарское дело. – 2005. – № 2. – С. 23–27.
12.Сысоева Л.А. Системы электронного управления документами / Л.А. Сысоева // Секретарское дело. – 2003. – №3. – С.29–33.
Очень похожие работы
Пожалуйста, внимательно изучайте содержание и фрагменты работы. Деньги за приобретённые готовые работы по причине несоответствия данной работы вашим требованиям или её уникальности не возвращаются.
* Категория работы носит оценочный характер в соответствии с качественными и количественными параметрами предоставляемого материала. Данный материал ни целиком, ни любая из его частей не является готовым научным трудом, выпускной квалификационной работой, научным докладом или иной работой, предусмотренной государственной системой научной аттестации или необходимой для прохождения промежуточной или итоговой аттестации. Данный материал представляет собой субъективный результат обработки, структурирования и форматирования собранной его автором информации и предназначен, прежде всего, для использования в качестве источника для самостоятельной подготовки работы указанной тематики.
bmt: 0.01021
© Рефератбанк, 2002 - 2024